旼컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� � GS-GRAFIK (R) Grafik und Statistik � � � � Version 2.xx � 읕컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴컴� Kurzdokumentation - Schnellstart Wichtige Tasten ---------------- Durch Dr갷ken der Funktionstaste rufen Sie das Hilfssystem von GS-GRAFIK auf, das Ihnen 갶erall im Programm Informationen zum gerade aktuellen Programmteil gibt. Zum Beenden eines Programmteiles bzw. des Programmes an sich dr갷ken Sie die -Taste. In den Men걌 k봭nen Auswahlpunkte mit den und oder durch Anklicken mit der Maus gew꼑lt werden. Innerhalb der Bildschirmlisten und in Bildschirmmasken k봭nen Sie sich ebenfalls mit den Pfeiltasten bewegen. Weitere m봥liche Tasten werden unten in der Statuszeile angezeigt. Eine Besonderheit ist die Taste (Tabulator), die in vielen Feldern eine Auswahlliste mit alternativen Eingaben zu diesem Feld anzeigt. Aufruf von GS-GRAFIK: --------------------- Nach der Installation starten Sie GS-GRAFIK, indem Sie den Programmnamen auf DOS-Ebene eingeben, z. B.: C:\GS\GRAFIK> GSGRAFIK Danach dr갷ken Sie die Eingabetaste . Beim Einsatz auf einem Laptop mit VGA-Grafikkarte und SW-Bildschirm kann der Parameter /SW angegeben werden, um eine Schwarz-Wei�-Darstellung zu erzwingen. Aufruf dann also: C:\GS\GRAFIK> GSGRAFIK /SW Die wichtigste Grundlage f걊 GS-GRAFIK sind die Daten der GS-Programme, die bei Ihnen im Einsatz sind. Beim ersten Start stellt GS-GRAFIK die Frage, ob diese Programme automatisch gesucht werden sollen. Geben Sie "Ja" ein, durchsucht GS-GRAFIK alle vorhandenen Festplatten nach den entsprechenden Programmen. Je nach Anzahl der Dateien kann das einige Zeit dauern. Wenn Sie selbst die Programmpfade eingeben wollen, w꼑len Sie "Nein". In diesem Fall erscheint eine Maske zur manuellen Eingabe der Verzeichnisse, in denen sich die anderen Programme befinden. Auch in dieser Eingabemaske besteht die M봥lichkeit der automatischen Suche: Dr갷ken Sie auf dem entsprechenden Eingabefeld einfach die Tabulator-Taste (TAB). Geben Sie keinen Programmpfad ein, geht GS-Grafik davon aus, da� das Programm nicht vorhanden und somit auch nicht auszuwerten ist. EINSTELLUNGEN ------------- Beim ersten Programmstart ist es sinnvoll, mit dem Men걈unkt EINSTELLUNGEN anzufangen. Dort w꼑len Sie mit der TAB-Taste den gew걆schten Drucker f걊 den Grafikdruck. F걊 Hoch- bzw. Querformat geben Sie "H" oder "Q" ein. Sie k봭nen sich in einem Fenster im Hintergrund st꼗dig statistische Informationen anzeigen lassen. Tragen Sie dazu im Eingabefeld STATISTISCHE INFORMATIONEN "J" ein. Alle durchgef갿rten Auswertungen k봭nen gespeichert werden und lassen sich jederzeit neu auf dem Bildschirm oder Drucker ausgeben, ohne da� die Werte neu ermittelt werden m걌sen. Die Liste der gespeicherten Auswertungen mit dem Datum und der Uhrzeit des Speicherns steht Ihnen jederzeit zur Verf갾ung. Dr갷ken Sie F11, erscheint sie auf dem Bildschirm. In dieser Liste kann durch Bet꼝igen der Taste die aktuelle Auswertung gel봲cht werden. Au�erdem k봭nen Sie alle zu dem gew꼑lten Programm gespeicherten Auswertungen mit der Tastenkombination + l봲chen. Ob Auswertungen gespeichert werden sollen, stellen Sie im Feld AUSWERTUNGEN SPEICHERN ein. GRAFIK ------ In GS-GRAFIK haben Sie u. a. die M봥lichkeit, Ihre Daten in drei verschiedenen Grafiktypen anzuzeigen: XY-Grafik, Kuchendiagramm und Balkendiagramm. Um den Grafiktyp zu wechseln, dr갷ken Sie in einer Grafik die -Taste. WICHTIG: Da in einem Kuchendiagramm keine negativen Werte dargestellt werden k봭nen, werden diese ignoriert und nicht dargestellt. Au�erdem gibt es bei Kuchendiagrammen keine Auswertungen mit Vergleichswerten. STATISTIKLISTE -------------- Wenn Sie eine Auswertung als Grafik auf dem Monitor haben, k봭nen Sie durch Dr갷ken der Taste die in grafischer Form darstellten Werte als Liste ausdrucken. Es erscheint ein Auswahlfenster mit einem oder mehreren "Formularen", in denen die Art der Listenausgabe festgelegt ist. Diese Formulare k봭nen z. B. in den Dinstprogrammen vielf꼕tig angepa�t werden. Ist nur ein einziges Formular vorhanden, also nur eine einzige Auswahl m봥lich, wird keine Auswahlliste angezeigt. Alle Ausdrucke k봭nen au�er auf den Drucker auch in eine Datei oder auf den Bildschirm umgeleitet werden. W꼑len Sie eine der M봥lichkeiten und best꼝igen diese mit . Nach dem Ausdruck des Formulars gelangen Sie wieder zum Grafikbildschirm zur갷k. Durch Dr갷ken der Funktionstaste k봭nen Sie die Grafik selbst ausdrucken. Soweit zu den Grundfunktionen von GS-Grafik. Um Auswertungen f걊 ein bestimmtes Programm vorzunehmen (in diesem Beispiel GS-Auftrag), gehen Sie folgenderma�en vor: W꼑len Sie im Hauptmen� den Punkt "PROGRAMME - GS-AUFTRAG". Wenn Sie mit GS-AUFTRAG 2.xx mehrere Firmen (Mandanten) gleichzeitig verwalten, erscheint eine Mandantenauswahlliste. Anschlie�end (bzw. sofort, wenn nur ein Mandant vorhanden ist) gelangen Sie in das Men� zu GS-Auftrag 2.x. GS-GRAFIK bietet Ihnen im Programmteil GS-AUFTRAG 2.xx folgende Auswertungen und "Dienste": - Umsatzverteilung - Artikel - Kunden - Einstellungen - Sonstiges Diese Auswertungen k봭nen durch bestimmte Selektionskriterien eingeschr꼗kt werden. Je mehr Einschr꼗kungen eingeben werden, desto weniger Datens꼝ze werden bei der Auswertung ber갷ksichtigt. Eines der wichtigsten Selektionskriterien ist Periode. In GS-GRAFIK stehen Ihnen folgende Perioden zur Verf갾ung: - Alle Bewegungen - Jahr - Quartal - Monat - Tag - Freie Periode Die Periodenauswahlliste erscheint immer nach Anwahl der gew걆schten Auswertung. Bei der "Periode" ALLE BEWEGUNGEN wird keine Einschr꼗kung vorgenommen, d. h. es werden alle vorhandenen Daten ber갷ksichtigt. In diesem Fall ist nat걊lich kein Datenvergleich mit einer fr갿eren Periode m봥lich! Bei Anwahl einer anderen Periode haben Sie die M봥lichkeit, die dazugeh봱igen Daten im Vergleich mit den Daten einer alternativen Periode auszuwerten. Mit den und oder der Maus w꼑len Sie die gew걆schte Periode aus. Ein Eingabefenster mit dem aktuellen Jahr, Quartal und Tag erscheint auf dem Bildschirm. Diese vorgeschlagenen Daten k봭nen Sie nat걊lich auch 꼗dern. Gleichzeitig k봭nen Sie die alternative Periode aus einem Vorjahr eingeben. Best꼝igen Sie die Angaben mit , geht GS-Grafik davon aus, da� ein Periodenvergleich vorgenommen werden soll. Dr갷ken Sie , werden Ihre Daten ohne alternative Periode ausgewertet. Au�er bei GS-Adressen wird die Periodenauswahl bei allen mit GS-Grafik auszuwertenden Programme gleich vorgenommen. Bei Auswertungen in den Bereichen KUNDEN und ARTIKEL kann 갶er SICHT die Selektionsmaske gew꼑lt und ausgef걄lt werden. Danach werden nur die selektierten Daten ausgewertet! In der Auswertungsmaske geben Sie verschiedene Suchbegriffe f걊 Ihre Auswertung ein. Folgende M봥lichkeiten stehen Ihnen zur Verf갾ung: Indexfeld --------- Wenn Sie das Indexfeld (erstes Feld in der Maske) verwenden, wird die Suche nach den gew걆schten Daten wesentlich beschleunigt, da nur noch die Daten durchsucht werden m걌sen, die der eingegebenen Indexbedingung entsprechen. Wenn Sie schon vorher wissen, da� Sie z. B. nur Artikel mit den Artikelnummern zwischen 1000 und 2000 ausdrucken wollen, sollten diese "Eckwerte" auch in die Indexbedingung eingetragen werden. Je st꼛ker ein Indexfeld Ihre Daten einschr꼗kt, desto schneller geht die Auswertung. Wird z. B. die Indexbedingung leergelassen und eine Zusatzbedingung eingegeben, m걌sen ALLE vorhandenen Datens꼝ze durchsucht werden, was bei vielen Datens꼝zen einige Zeit dauern kann. Zusatzbedingungen ----------------- Ihnen stehen bis zu sechs zus꼝zliche Bedingungen zur Verf갾ung, die die Auswahl der Daten weiter einschr꼗ken k봭nen. Wie oben bereits erw꼑nt, sollte eine Zusatzbedingung nur in Kombination mit einer Indexbedingung verwendet werden, da das die Suche erheblich beschleunigt. Jedes Feld kann innerhalb eines bestimmten Bereiches eingeschr꼗kt werden. Die Bedingung geht jeweils von einem Startwert (VON) aus und erstreckt sich bis zu einem Endwert (BIS). Diese beiden Eckwerte werden bei der Suche mit eingeschlossen. Wird ein Feld leer gelassen, werden alle Daten ber갷ksichtigt. Illustieren wir eine Suche innerhalb Ihrer Artikel mit einem Beispiel: Sie wollen einen Artikelsatz auswerten, der nur die Artikel 1000 bis 2000 beinhaltet. Der Listenpreis soll gr붳er als 100,00 DM sein: Tragen Sie in die Indexbedingung (Artikelnummer) in das erste Feld (VON) die 1000 ein, in das zweite Feld (BIS) die 2000. Wandern Sie mit der Taste auf die Eingabe des Listenpreises und geben Sie im ersten Feld (VON) die 100 ein. Mit der Funktionstaste wird die Auswertung gestartet, mit wird die Eingabe abgebrochen. Wenn der Listenpreis nicht gr붳er als 100,00 DM sein soll, sondern kleiner 2000,00 DM, wird statt im ersten Feld im zweiten Feld (BIS) die Zahl 2000 eingetragen. UMSATZVERTEILUNG ---------------- Durch Auswahl des Men걈unktes UMSATZVERTEILUNG k봭nen Sie die Verteilung der Ums꼝ze des bereits gew꼑lten Mandanten innerhalb der gew걆schten Periode im (ohne) Vergleich mit den Werten einer alternativen Periode bekommen. Nach der Periodenauswahl und der Auswertung, die je nach Anzahl der Daten einige Zeit dauern kann, erscheint die Grafik auf dem Bildschirm. Um aus der Grafik zum Programmen� zur갷kzukehren, dr갷ken Sie . Wenn Sie unter EINSTELLUNGEN im Hauptmen� angegeben haben, da� Auswertungen gespeichert werden sollen, k봭nen Sie durch Bet꼝igen der Funktionstaste oder Auswahl des Men걈unktes SONSTIGES / AUSWERTUNGEN EINLESEN die bereits vorgenommenen Auswertungen ohne nochmalige Berechnung wieder anzeigen lassen. ARTIKEL ------- Nach der Periodenauswahl erscheint die Selektionsmaske auf dem Bildschirm. Wenn Sie nur bestimmte Artikel auswerten wollen, geben Sie die Selektionskriterien in dieser Maske an. Mit starten Sie die Auswertung. Anschlie�end gelangen Sie in das ARTIKEL-Men�, wo folgende Auswertungen und Dienste zur Auswahl stehen: - Gesamtumsatz - Gesamteinkauf - Periodisch Umsatz/Periode Ertrag/Periode Teile/Periode - Druck - Dienste Reihenfolge wechseln Grafiktyp wechseln Bitte beachten Sie folgende Einschr꼗kungen bei der Ausgabe der Daten als Grafik: Schon bei nicht allzu vielen Artikeln ist es unm봥lich, alle in einer Grafik darzustellen. Deshalb zeigt GS-GRAFIK nur bis zu 12 der ausgewerteten Artikel, deren Werte maximal oder minimal sind. Die Reihenfolge (entweder absteigend oder aufsteigend) k봭nen Sie im Men걈unkt DIENSTE /REIHENFOLGE WECHSELN oder durch Bet꼝igen der Funktionstaste w꼑len. Die Statistikliste enth꼕t nat걊lich alle selektierte Artikel. Wie 갶erall im Programm ist, k봭nen Sie diese aus der Grafik heraus ausdrucken. Dr갷ken Sie dazu . Wie Sie schon wissen, stellt GS-GRAFIK die Auswertungen in drei verschiedenen Grafiktypen dar. Welche dieser Grafiken als erstes angezeigt werden soll, wird unter DIENSTE - GRAFIKTYP WECHSELN angegeben. In diesen Punkt gelangen sie auch mit . Um zum Programmen� zur갷kzukehren, dr갷ken Sie die Taste . KUNDEN ------ Der Programmteil KUNDEN folgt derselben Bedienungslogik, wie der Programmteil ARTIKEL. Nach der Periodenauswahl erscheint die Selektionsmaske auf dem Bildschirm. Wenn Sie eine Kundenselektion auswerten wollen, f걄len Sie die Maske aus. Mit wird die Auswertung gestartet. Anschlie�end gelangen Sie in das KUNDEN - Men�, wo Ihnen folgende Auswertungen und Dienste zur Verf갾ung stehen: - Umsatz Gesamt - Saldo Gesamt - Periodisch Umsatz Periode Saldo Periode Gutschriften Zahlungen Artikelumsatz St갷kzahl - Druck - Dienste Reihenfolge wechseln Grafiktyp wechseln Wie bei den Artikeln werden auch hier bis zu 12 der ausgewerteten Kunden dargestellt, deren Werte jeweils maximal oder minimal sind. Auch hier kann die Statistikliste ausgedruckt und mit eine bereits fr갿er vorgenommene Auswertung eingelesen werden. EINSTELLUNGEN ------------- GS-GRAFIK bietet im Programmteil GS-AUFTRAG die M봥lichkeit, die Statistikliste sofort nach der Auswertung auszudrucken. Dies kann z. B. sinnvoll sein, wenn so viele Datens꼝ze vorhanden sind, da� der Ausdruck lange dauert und Sie ihne 갶er Nacht laufen lassen wollen. SONSTIGES --------- Durch Bet꼝igen des Men걈unktes SONSTIGES haben Sie M봥lichkeit folgende Dinstfunktionen aufrufen: - Taschenrechner - Auswertungen einlesen - Auswertungen l봲chen Taschenrechner -------------- Ein Rechner wird angezeigt, der sich von der Bedienung nicht sehr von dem auf Ihrem Schreibtisch unterscheiden d걊fte. Sie k봭nen ihn 갶erall im Programm haben und mit der Tastenkombination + aufrufen. Auswertungen einlesen --------------------- Wenn von Ihnen nichts anderes im Hauptmen걈unkt EINSTELLUNGEN angegeben wurde, wird jede Auswertung gespeichert und durch Bet꼝igen der Funktionstaste oder des Men걈unktes SONSTIGES / AUSWERTUNGEN EINLESEN ohne neue Berechnung eingelesen. Auswertungen l봲chen -------------------- Sie k봭nen alle zu GS-Auftrag gespeicherten Auswertungen durch Bet꼝igen der Tastenkombination + oder durch Auswahl des Men걈unktes SONSTIGES / AUSWERTUNGEN L셎CHEN l봲chen. Mit wird die aktuelle Auswertung (die, auf der der Auswahlbalken steht) gel봲cht. Diese Seiten stellen nur eine kleine Einf갿rung in GS-GRAFIK dar. Da das Programm 갶erall derselben Bedienungslogik folgt, d걊ften eigentlich keine gro�en Fragen mehr offen sein ... Trotzdem ist es ratsam, die komplette Dokumentation auszudrucken, die alles bis in die Einzelheiten beschreibt. W꼑len Sie dazu den Men걈unkt DIENSTE - DOKUMENTATION AUSDRUCKEN. Wir w걆schen Ihnen viel Spa� und Erfolg mit unserem Programm GS-GRAFIK !