Allgemeine Programmbeschreibung : Die Archivierung der Dokumente können Sie sich bildlich wie das Ablegen von Schriftstücken in Ordnern vorstellen. Diese Ordner werden durch folgende Trennblätter unterteilt : 1) Dokumenttyp z.B.: Faxnachrichten Rechnungen Aktennotizen usw. (Diese Zuweisungen erfolgen im Unterprogramm "Dokumenttyp zuweisen") 2) Max. 3 Suchbegriffsgruppen pro Ordner, die aber wiederum beliebig viele Suchbegriffe enthalten können : z.B.: Gruppe Suchbegriffe Projekte --> Projekt 01 Projekt 02 usw. Sachbearbeiter --> Mayer Kurt Moser Franz usw. Achtung: Bevor Sie Dokumente archivieren können, müssen Sie mindestens einen Ordner und einen Dokumententyp zuweisen. o)Neuen Ordner anlegen: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Neuen Ordner anlegen" Allgemeine Funktionsbeschreibung: Neben den Bezeichnungen sehen Sie weiße Kreise,von denen jeweils nur immer einer als aktiv gekennzeichnet ist. Wenn Sie bereits einige Ordner angelegt haben, dann erscheint in der rechts stehenden Listenbox eine Auswahl der Bezeichnungen (alphabetisch geordnet), die Sie bereits eingegeben haben. Sie können eine dieser Bezeichnungen einfach durch einen Doppel- klick auswählen. Das Umschalten zwischen den einzelnen Eingabe- feldern erfolgt durch Anklicken oder durch die "TAB - Taste". Wenn Sie einen bereits angelegten Ordner auswählen, dann werden alle 3 Suchbegriffsgruppen dieses Ordners angezeigt. (z.B.: Projektordner -> Projekt 01, Projekt 02 usw.). Ordnerbezeichnung eingeben: Geben Sie bitte in der Eingabezeile die Bezeichnung für einen neuen Ordner ein. Jede Bezeichnung kann nur einmal verwendet werden. Suchbegriffsgruppennamen eingeben: Geben Sie in den dazugehörigen Eingabefeldern die von Ihnen ausgewählten Suchbegriffsgruppennamen ein. z.B.: -> Firma Liegenschaft Kunde Produkt usw. Sie können natürlich auch durch Doppelklick eine bereits be- stehende Suchbegriffsgruppe aus der Listenbox auswählen. Wenn Sie eine Suchbegriffsgruppe in mehreren Ordnern verwenden, dann greifen diese immer auf den gleichen Datenbankstand zu. Falls Sie jedoch keine 3 Suchbegriffsgruppen benötigen, dann können Sie zum Beispiel auch eine Suchbegriffsgruppe mit der Be- zeichnung anlegen. Nachdem Sie eine Ordnerbezeichnung und die Suchbegriffsgruppen- namen eingegeben haben, klicken Sie bitte auf die "OK-Taste", um den neuen Ordner anzulegen. o)Dokumententyp zuweisen: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Dokumenttyp zuweisen" Allgemeine Funktionsbeschreibung: Diese Bezeichnung teilt dem Programm mit, welche Dateien als Vorlage verwendet werden.Immer wenn Sie ein neues Dokument er- stellen, wird die Vorgabedatei auf den neuen Namen umkopiert. Für diesen Zweck können Sie sich ein Unterverzeichnis anlegen (z.B."Vorlagen"), in dem Sie dann Ihre Vorgabedokumente speichern. Die Vorgabedokumente erstellen Sie ganz normal in den Windowsanwendungen, mit denen Sie normalerweise arbeiten. Oder Sie verweisen auf die von Ihnen bereits erstellten Vor- lagen. Sie müssen unbedingt eine Dokumententypbezeichnung anlegen, bevor Sie Dokumente archivieren können. Diese Bezeichnung beinhaltet : a) Vorgabedatei und Vorgabepfad --> Dies ist der Verweis auf die Datei, welche bei der Erstellung eines neuen Dokumentes als Vorlage verwendet wird. b) Vorgabepfad für neue Dokumente --> Dies ist das Verzeichnis, in welches die neuen Dokumente abgespeichert werden. Dieser Pfad dient nur als Vorgabe. Eingaben in die Texteingabefelder: Aktivieren Sie das Feld, in dem Sie eine Eingabe vornehmen wollen, durch Klicken auf den dazugehörigen Schalter. Das Feld wird dadurch als "AKTIV" gekennzeichnet und Sie können Ihre Auswahl durch Doppelklicken in der Listenbox "Auswahl" vornehmen oder direkt über die Tastatur eine neue Bezeichnung eingeben. Plattenbezeichnung eingeben: Rechts von dem Schalter "Vorgabepfad" und "Pfad..." wird die Plattenbezeichnung angegeben. Bei jeder erstmaligen Speicherung eines Dokuments auf ein Medium, müssen Sie für dieses eine eindeutige Plattenbezeichnung eingeben. Diese Eingabe erfolgt aus zwei Gründen : 1) Wenn Sie ein auswechselbares Medium verwenden (z.B. Wechselfestplatten), wird Ihnen dadurch angegeben welches Medium Sie einlegen müssen. 2) In einem Netzwerk kann es natürlich vorkommen, daß sich die einzelnen Laufwerksbuchstaben, je nachdem auf welchen Arbeitsplatz Sie sich befinden, ändern. Durch die Eingabe der Plattenbezeichung erhält jedoch jedes Laufwerk einen eindeutigen Namen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie bitte auf die "OK-Taste" um den neuen Dokumententyp zu erzeugen. o)Neues Dokument erstellen: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Neues Dokument erstellen" Allgemeine Funktionsbeschreibung : Nachdem Sie Ordner und Dokumententypen angelegt haben, können Sie mit dem Archivieren Ihrer Dokumente beginnen. Wie beim Dialogfenster für das Anlegen von Ordnern, sehen Sie auch hier neben den Bezeichnungen Kreise, von denen immer einer als der Aktive gekennzeichnet ist. Zu dieser Bezeichnung erscheinen dann in der Listenbox "Vorhandene Objekte" die jeweiligen Begriffe, die Sie bereits angelegt haben. Sie können einen dieser Begriffe einfach durch einen Doppelklick auswählen. Das Umschalten zwischen den einzelnen Eingabefeldern erfolgt durch Anklicken bzw. mit der "TAB - Taste". Eingeben der Ordnerbezeichnung: Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken und wählen Sie in der Listenbox den von Ihnen für die Archivierung bestimmten Ordner aus (Doppelklick). Sobald Sie einen Ordner ausgewählt haben, werden die einzelnen Suchbegriffsgruppen eingelesen und angezeigt. In der Listenbox werden immer alle vorhandenen Objekte zum aktiven Begriff alphabetisch geordnet angezeigt. Sobald Sie beginnen eine Be- zeichnung über die Tastatur einzugeben, werden nur noch jene Bezeichnungen angezeigt, die mit den eingegebenen Buchstaben übereinstimmen. Dokumenttyp auswählen: Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken der Eingabezeile und wählen Sie den Dokumententyp aus der Liste der vorhandenen Objekte aus. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird der Vorgabepfad für das neue Dokument auf die Einstellungen des Dokumententyps umgestellt. Suchbegriffe eingeben: Aktivieren Sie das Eingabefeld durch Anklicken und wählen Sie einen Suchbegriff in der Liste aus. Falls Sie einen neuen Such- begriff eingeben wollen, dann drücken Sie, nachdem Sie das Eingabefeld aktiviert haben, auf eine Taste (z.B.: Space-Taste). Der voreingestellte Suchbegriff wird dadurch gelöscht und Sie können ganz normal über die Tastatur einen neuen Suchbegriff eingeben. Dieser wird dann nach dem Drücken der OK-Taste gespeichert. Sobald Sie mit der Eingabe eines neuen Suchbegriffes beginnen, werden nur noch jene Suchbegriffe angezeigt, die mit den ein- gegebenen Buchstaben noch übereinstimmen. Pfad eingeben: Nachdem Sie einen Dokumententyp ausgewählt haben, wird der Pfad (Verzeichnis, indem das neue Dokument abgelegt wird), den Sie eingestellt haben, angezeigt. Durch Drücken auf die Taste "Pfad" können Sie jedoch diesen Vor- gabepfad durch das Auswählen in der Listenbox jederzeit ändern. Dateinamen eingeben: Geben Sie in dieser Eingabezeile den Namen ein, unter dem das neue Dokument gespeichert werden soll. In der Listenbox werden alle Dateien angezeigt, die in diesem Verzeichnis bereits angelegt wurden. Die Eingabe einer Dateienerweiterung ist nicht notwendig, da diese von der Vorgabedatei übernommen wird. Notizbeschreibung erzeugen: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Kurzbeschreibung" Dadurch wird die Dialogbox für die Erstellung von Notizdateien geöffnet. In dieser Dialogbox können Sie eine Kurzbeschreibung über das zu archivierende Dokument eingeben. Diese Beschreibung wird Ihnen dann später beim Suchen nach Dokumenten sehr nützlich sein, da Sie genau feststellen können, um welches Dokument es sich hierbei handelt. Nachdem Sie dann die OK-Taste gedrückt haben, wird der neue Datenbankeintrag gespeichert, die Vorgabedatei auf die neue Bezeichnung umkopiert, und die entsprechende Windowsanwendung mit der neuen Datei hochgefahren. o)Archivieren von bereits bestehenden Dokumenten: Dies erfolgt analog zum Anlegen von neuen Dokumenten. Sie haben jedoch hier noch zwei weitere Befehle zur Auswahl: 1)Durch Drücken auf die Taste "Anzeigen" wird das Dokument in der dazugehörigen Anwendung angezeigt. 2)Zusätzlich haben Sie auch noch die Möglichkeit, vorhanden Dokumente durch "Drag & Drop" zu archivieren . Wählen Sie die zu archivierende Datei(z.B.: im Datei-Manager, Explorer, in der Suchendialogbox usw.) mit der linken Maustaste aus. Halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie die Datei auf das Hauptfenster der Dokumentverwaltung und lassen Sie dort die Maustaste wieder los . Es wird nun automatisch das Fenster für das Archivieren von vorhandenen Dokumenten geöffnet und der Dateienpfad und der Name der Datei übernommen. o)Dokument suchen: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Dokument suchen" Zeitraum: Hier können Sie angeben, in welchen Zeitraum nach den Dokumenten gesucht werden soll. Hierbei haben Sie zwei Möglichkeiten : 1) Einstellung über die vorgegebenen Zeitbegrenzungen : 2) durch freie Eingabe des gewünschten Zeitraumes. Als Vorgabe ist immer das letzte Monat eingestellt. Ordner: Aktivieren Sie bitte die Ordnerauswahl durch Klicken auf den Schalter "Ordner". Es werden nun in der Listenauswahl "vorhandene Objekte" alle Ordner angezeigt, die Sie bereits angelegt haben. Durch Doppelklicken können Sie die gewünschten Ordner auswählen. Diese werden dann in der Liste "verwenden" angezeigt. Durch einen Doppelklick auf dem Begriff werden alle Ordner entweder selektiert oder deselektiert. Dokumententyp: Aktivieren Sie bitte die Dokumententypauswahl durch Klicken auf den Schalter "Dokumenttyp" und wählen Sie die Typen- bezeichnungen aus, die Sie für die Suche verwenden wollen. Suchbegriffe: Klicken Sie bitte auf die Eingabeleiste unter der jeweiligen Suchbegriffsgruppe. Es wird dadurch eine Liste geöffnet, die alle Suchbegriffsgruppennamen enthält , die in dem ausgewählten Ordnern vorkommen . Sobald Sie einen Suchbegriffsgruppennamen ausgewählt haben, werden in der Liste alle Suchbegriffe dieser Gruppe angezeigt.Treffen Sie nun bitte Ihre Auswahl be- züglich der Suchbegriffe, die verwendet werden sollen. Für die Suche nach Dokumenten würde die Ordner- und Dokumenten- typauswahl bereits genügen. Sie sollten deshalb nur diese Suchbegriffe verwenden, von denen Sie wissen, daß sie auch in den gesuchten Dokument vorkommen. Oft kann es vorkommen, daß Sie Ihr gesuchtes Dokument bereits mit einer Suchbegriffsgruppe eindeutig herausfiltern können. Nachdem Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie bitte auf die "OK-Taste" um mit der Suche zu beginnen. Es werden nun die gefundenen Dokumente zeilenweise angezeigt. Sie können hierbei bereits erkennen : o) Ordnerbezeichnung o) Dokumententyp o) Datum (Erstellungsdatum des Dokumentes) o) Medium (die von Ihnen eingegebene Plattenbezeichnung) o) Dateiname Notizdatei anzeigen: Jedesmal, wenn Sie auf einen gefundenen Eintrag in der Liste klicken, wird die dazugehörige Notizdatei angezeigt. Diese gibt Ihnen dann noch zusätzliche Informationen über das gefundene Dokument. Gefundene Dokumente anzeigen: Um die gefundenen Dokumente zu bearbeiten, brauchen Sie nur auf den jeweiligen Eintrag in der Listenbox doppelklicken. Danach wird die entsprechende Windowsanwendung gestartet und das Dokument geladen. o)Zubehör: Öffnen Sie bitte das dazugehörige Programm durch Klicken auf den Schalter "Zubehör" Datenbankfreigabe: Bei einigen Änderungen an der Datenbank werden Sperrdateien angelegt, sodaß in der Zwischenzeit eine andere Anwendung nicht auf die Datenbank zugreifen kann. Diese Sperrdateien werden normalerweise vom Programm wieder gelöscht. Sollte dies jedoch einmal nicht der Fall sein, dann können Sie mit diesem Befehl die Datenbank wieder freigeben. Suchbegriffsgruppennamen,Suchbegriffe,Ordner und Dokumenten- typen umbenennen: Mit diesen Befehlen können Sie nachträglich die von Ihnen ein- gegebenen Bezeichnungen ändern. Diese Änderungen werden dann in allen Datenbankeinträgen durchgeführt. Nicht verwendete Suchbegriffe entfernen: Wenn Sie z.B. Suchbegriffe nachträglich ändern(Bearbeiten in der Suchendialogbox), dann kann es vorkommen, daß Sie in der Datenbank Suchbegriffe angelegt haben, die in keinem Dokument mehr verwendet werden. Mit diesem Befehl werden diese Such- begriffe entfernt. Ordner löschen: Mit Hilfe dieses Befehles können Sie einen Ordner mit allen Datenbankeintragungen und den dazugehörigen Notizblockdateien löschen. Wenn Sie die Auswahl treffen, daß auch die Suchbegriffsgruppen gelöscht werden sollen, dann werden nur diese gelöscht, die in keinen anderen Ordner verwendet werden.