Ŀ ۱ ۱ ۱ DENK Version: 4.0 / 01.12.93 Copyright (c)1993 Japo software P.O.BOX 16,763 15 Sluovice zzn./fax: (067) 981284 Ŀ P O M O C N E V I D E N C E Toto prosted disponuje moduly, kter nepedstavuj dal etn knihy, ale podporuj zpracovn etnch (resp. daovch) doklad a tm tak urychluj a usnaduj prci. Faktury ------- Nejvznamnj subsystm Pomocn evidence. Zahrnuj kompletn proces fakturace - od vystaven odbratelskch faktur pes jejich odesln a po evidenci jejich hrady. Jednm z faktor akcelerujcch vysta- ven faktur je zadvn poloek, kter jsou pedmtem prodeje, z prosted Kalkulace slueb. Proto je nutn, aby veker prodejn poloky byly nejdve definovny v prosted Kalkulace slueb. Aktualizace faktur ------------------ Obsahovou npln tto poloky menu Faktury je vystaven, tisk, odes- ln a hrada odeslanch faktur. Stiskem klvesy Ins se objev ern okno pro vyplnn podklad k fakturaci: - slo faktury. Pokud svme slovn programu, bude toto prov- dt automaticky. Obsahem automatickho slovn je rok, msc a poadov slo faktury vystaven v pslunm msci. Vystavujeme-li nap. tet fakturu v msci listopadu r.1993, program k n piad slo 9311003. Pokud nm uveden slovn nevyhovuje, meme vzt postup slovn faktur "do svch rukou." V tom ppad musme vnovat pozornost poadovm slm nmi zap- sanch faktur, aby jednotliv faktury na sebe seln navazovaly - Dodavatel. Abychom nemuseli na kad nov faktue zadvat daje o dodavateli, nebo maj konstantn charakter, vyplnme daje o dodavateli v prosted Ovldac panel (poloka v hlavnm menu), daje o zpracovvan firm. Tyto podklady se s vystavenm kad nov faktury budou automaticky zobrazovat do daj o dodavateli. Laku efektivity vak meme posunout jet ve - vyplnnm Vzoru faktury (prosted Ovldac panel, Vzor faktury), kde uskutenme pedvolbu dalch obsahovch nleitost faktury (nap. lhta splatnosti, penle, stedisko, text, podoba faktury, atd.). Takto definovan daje vak maj oteven charakter - tzn. meme je kdykoli na vystavovan faktue mnit. - Odbratel. Pokud jsme identifikan daje o odbrateli zapsali do Adrese firem (viz Pomocn evidence, Adres firem), stiskem kl- vesy F3 zobrazme nabdku odbratel a vybereme poadovanho odb- ratele. V ppad, e pslun odbratel dosud nen evidovn v databzi firem, vyplnme na faktue jeho identifikan daje a program je automaticky zachyt do Adrese firem. - Objednvka. Pokud mme pro tuto poloku npl,vyplnme jej obsah. - HS. (Hospodsk smlouva). Jsou-li platebn podmnky obsaeny v hospodsk smlouv, dosadme slo (nzev) hospodsk smlouvy. - Forma. Mezernkem se nastav jednu ze dvou dostupnch forem hra- dy: v hotovosti nebo pkaz k hrad. - Stedisko. Pokud se platba bude vztahovat na urit, pedem defi- novan stedisko, ozname jej pslunm slem nebo vybereme z nabdky stiskem klvesy F3. - Zd.plnn. Zadme datum uskutenn zdanitelnho plnn, tzn. da- tum dodvky). Nepltci DPH uvedou datum vystaven faktury. Upozor- nn! Nesmme zapomenout vyplnit datum zdanitelnho plnn, proto- e jeho obsah pedstavuje klovou poloku, na zklad kter se odeslan faktura pevd do Knihy pohledvek. - Vystaven faktury. Program automaticky nabz dnen datum faktu- race. V ppad poteby jej meme korigovat v souladu s na pedstavou. - Splatnost. Na zklad nastaven lhty splatnosti (Vzor faktury) program nabz datum splatnosti. V ppad poteby jej opt meme upravit. - Nzev. Tento prostor je uren pro zpis textov informace, kter charakterizuje dodvku odbrateli (nap. "Fakturujeme Vm dodvku zbo ze dne 12.11.1993) - Kalkulace fakturovan stky. Program "otevel" druhou strnku vystavovan faktury. Zde odpovme na otzku "Co bylo pedmtem dodvky (prodeje)?" vbrem poloek dodvky. Je nutn, aby vbru poloek pro fakturaci pedchzel jejich zpis do Katalogu slueb: a) pokud jsme tak uinili, stiskneme klvesu F3 a ze zobrazen nabdky realizujeme vbr pslun poloky. b) vyplnme textovou poloku datum dodvky. c) zobrazil se nzev innosti. Jeho obsahem je nzev poloky, pod kterou dan sluby (zbo) evidovna v Katalogu sluby. d) Mnostv. Dosadme mnostv, v jakm byla dan poloka dod- na. e) Jedn.cena. Zobraz se jednotkov cena tak, jak jsme ji defino- vali v Katalogu slueb. V ppad poteby ji meme upravit. Dal poloky fakturace zadme na dalch dcch stejnm zp- sobem. f) stiskem Esc se vrtme na pedchoz strnku. V pravm hornm rohu je vypotan celkov DPH a celkov stka k hrad. Za- okrouhlovn DPH se provd na zklad nastaven v prosted daje o zpracovvan firm a stka DPH se zaokrouhluje na de- setiny stky nahoru ("desetihale"). g) stiskem klvesy Esc a potvrzenm (stisk Enter nebo psmene A) ulome vystavenou fakturu do pamti Zobrazen a tisk faktury. Faktura uloen do pamti rozila dosa- vadn vystaven faktury o nov dek. Pokud je tento dek prosvcen (tzn. je na nm kurzor), zobrazme tuto fakturu stiskem klvesy F4. Na obrazovce se nm objev faktura v podob, v jak se objev i na tiskrn.K tomu sta u jen stisknout F2 a nastavit parametry tisku Zobrazen a tisk stvrzenky. V ppad prodeje v hotovosti program nabz doklad v podob stvrzenky. daje, kter jsou zobrazeny na stvrzence, se vak zapisuj ve stejnm prosted a stejnm zpsobem jako faktury. Po nastaven na poadovan dek (Pehled faktur) stiskneme F5 a podobu stvrzenky zskme na obrazovce. Vstup na tis- krn se uskuten stiskem klvesy F2 + ponechn nebo prava para- metr tisku. Evidence odesln faktur. Faktura se stv pohledvkou vi viteli v okamiku, kdy se provede jej odesln. Tento stav faktury zachy- tme stiskem klvesy F3 - Stav (Pehled faktur). Objev se okno se tymi polokami charakteristiky stavu faktury. Nastavme poloku .2 - Pedan (odeslan) a stiskneme Enter. Potvrzen o odesln faktury vidme na samotnm pravm okraji dku Pehledu faktur, kde je nov umstn znak P (jako pedan faktura). Aby skutenost vzniku nov pohledvky byla evidovna i v Knize faktur, musme pevst odeslanou faktur (resp. faktury) do Knihy pohledvek, a to sputnm Pevodu do knihy pohledvek (posledn poloka okna Faktury). Evidence hrady faktury. hrada na faktury odbratelem znamen, e pestv bt pohledvkou a stv se etnm ppadem pro evidenci platby do pennho denku. Tento "stav" zachytme nastavenm kurzo- ru na relevantn fakturu (Pehled faktur), kter byla uhrazena a stiskneme F3. Opt se objev okno s tymi charakteristikami stavu faktury. Na zklad zpsobu hrady faktury nastavme jednu ze dvou dostupnm forem hrady (bezhotovostn nebo hotovostn platba) a stiskneme Enter. Skutenost a forma hrady je potvrzena zmnou znaku z P na B (v ppad bezhotovostn formy hrady) nebo ze znaku P na H (v ppad hotovostn formy hrady) Vyhledn sla faktury. Ve stejnm prosted nm program umouje vyhledat poadovanou faktury nap. pro ely jejho uhrazen. Stisk- neme tedy souasn Ctrl+Enter a zapeme slo poadovan faktury. Pot toto nastaven potvrdme klvesou Enter a program poadovanou fakturu vyhled nastavenm kurzoru na dek. Upozornn! Odeslnm, resp. hradou faktur se zablokuje vstup do tchto faktur, aby bylo znemonno poruen vazbu mezi daji v pros- ted Faktury a daji v Knize pohledvek (resp. v Pennm denku). Program vak umouje nouzovou aktualizaci nebo opravu tchto fak- tur. Tato nutnost me nastat nap.nesprvnm vyplnnm etnho do- kladu, zadnm nesprvnch stek. K tomu, abychom pslunou faktu- ru zpstupnili k oprav, musme splnit nsledujc podmnky: - pevedenou fakturu je nutn vymazat z knih, do kterch byla pevedena (Kniha pohledvek, ppadn i Penn denk) - Odblokovn pedn faktur. Tento krok uinme nastavenm na parametr Ne poloky Odblokovn pedanch faktur v prosted Provoz aplikac (pedchzejc poloka Ovldac panel) - po realizaci poadovanch korekc doporuujeme optovnou akti- vaci blokovn pedanch faktur Seznam faktur ------------- Vstupn sestava zobrazujc vpis vystavench a souasn odeslanch faktur seazench podle svch sel. Obsahem vpisu jsou vechny n- leitosti jednotlivch faktur (slo, odbratel,datum fakturace, da- tum splatnosti,stka k hrad,atd.). Zobrazen vpisu pedchz n- sledujc kroky: - po volb poloky Seznam faktur se objev okno rozmez vpisu. Ponechme nebo ozname stedisko. - Od. Ponechme nebo upra- vme doln limit vpisu, kter je pedstavovn slem faktury. - Do. Ponechme nebo upravme horn limit vpisu, kter je ped- stavovn slem faktury. Vpis spustme stiskem Enter a vstup na tiskrn stiskem klvesy F2 + ponechnm nebo pravou parametr tisku. Nezaplacen faktury ------------------- Pehled neuhrazench faktur. Vstupn sestava obsahuje faktury, kte- r byly odeslny, ale dosud nebyly uhrazeny. Soust informac o tchto fakturch jsou slo, odbratel, datum fakturace, datum splatnosti, dlun stka, sazby penle, prodlen a stka penle. Stiskneme klvesu Enter a objev se nsledujc okno rozmez vpisu: - Stedisko. Ponechme centrln oznaen (0) nebo upravme seln oznaen podle poadovanho stediska - Vpoet pro vechny odbratele. Provede se komplexn vpis neuhra- zench faktur za vechny odbratele. Pokud chceme zobrazit vpis neuhrazench faktur v rmci jednoho uritho odbratele. Tohoto odbratele vybereme z nabdky aktivovan stiskem klvesy F3 Vpis na tiskrn zskme stiskem klvesy F2 a ponechnm nebo pra- vou parametr tisku. Informace o fakturaci --------------------- Obsahem informac o fakturaci je tabulka s jednotlivmi msnmi obraty fakturovanch stek, DPH a obraty uhrazench stek. Vstup na tiskrnu-klvesa F2+ponechn nebo prava parametr tisku. Uzvrka roku ------------- Pi pechodu na nov ron etn obdob se pevdj neuhrazen faktury. Tuto funkci spustme a po uzaven pedchzejcho etn- ho obdob se zpisem vech pslunch daj. Pevod se spust stis- kem klvesy Enter a jeho optovnm potvrzenm. Pevod do knihy pohledvek -------------------------- Faktura se stv pohledvkou tehdy, pokud je odeslna. Zpis do kni- hy pohledvek je podmnn sputnm pevodu do knihy pohledvek. Po volb tto poloky ponechme nebo upravme nastaven rozmez vpisu a stiskneme Enter. Po programovm ukonen pevodu se na obrazovce zobraz protokol o pevodu. Tento protokol pevodu podv informace o kad potenciln faktue, kter spluje podmnky pevodu. Na pra- v stran dku se objevuje poznmka, kter potvrzuje spnost pe- vodu nebo v opanm ppad sdl dvody, pro faktura nebyla peve- dena. Adres firem ------------- Databze obchodnch partner, dodavatel a odbratel. daje, kter- mi tato databze disponuje, se vyuvaj pi zpisech do knih pohle- dvek a zvazk a pi fakturaci. Dle adres poskytuje komplexn abecedn setdn seznam se vemi vznamnmi daji o firmch. Po volb poloky Adres firem a stiskem klvesy Ins se objev okno pro vyplovn daj. Vyplnme poadovan obsah poloek: - Firma. Zadme obchodn jmno firmy - Ulice. - Msto. - PS. - Banka. Obsah tto poloky nen tak vznamn jako u pedchzejcch. - et. Obsah tto poloky nen tak vznamn jako u pedchzejcch. - Jmno. Vyplnme jmno odpovdn osoby nebo vnitn oddlen firmy. - Telefon. - Telefax. - IO. - DI. Doporuujeme maximln vyut adres, alespo daji o tch obchod- nch partnerech, kte pedstavuj odbratele a dodavatele. Zobrazen a tisk telefonnho seznamu. Stiskem klvesy F3 se objev okno se temi parametry, jejich volba ovlivn rozsah vpisu: - Aktuln vty. Zobraz se informace z dku, na kterm je umstn kurzor - Oznaench vt. Zobraz se informace z dk, kter jsme oznaili mezernkem. Potvrzen tohoto oznaen zskme tm, e se na samot- nm pravm okraji inkriminovanm dku objevuje "fajfka" - Vech vt v souboru. Provede se zobrazen vech informac v Adre- si firem. Po volb jednoho ze t uvedench parametr se objev informace o obchodnch partnerech obsahujc firmu, telefon, telefax, jmno, ulici, msto a PS. Vstup na tiskrn se bude standardn ovldat klvesou F2. Zobrazen a tisk seznamu firem. Stiskem klvesy F4 a volbou jednoho ze t znmch parametr rozmez se objev dkov seznam obsahujc informace - firma, msto, IO, DI, Banka, et Hromadn pkaz k hrad ------------------------ Volbou tto poloky meme vyplnit formul hromadnho pkazu k - hrad.Vhodou je automatick sumarizace stek, kter jsou pedmtem hrady. Po vyplnn pslunch stek se podoba formule, kter se objev na tiskrn,zobraz stiskem klvesy F3.Pro vstup na tiskrnu sta jen opt stisk F2 a nastaven parametr tisku. Smazn obsahu poloek se neprovd klvesou Delete, ale F4 nebo F5. Klvesa F4 je urena k vmazu dk ve prospch tu. Klvesa F5 vy- mae vechny daje vetn dku na vrub tu. Poznmka. Vystaven hromadn pkazy k hrad nepedstavuj vlastn datov soubor, proto se neukldaj do pamti. Do n je mon doasn uloit pouze posledn pedchzejc hromadn pkaz k hrad. Kniha jzd ---------- Jednou z pomcek,kter program poskytuje je vystaven a tisk cestov- nch vkaz. Ty se vytvej na zklad Knihy jzd obsahujc jedno- tliv cesty do podnikn. Vslednm efektem cestovnho vkazu je hodnota cestovn jako vdaj do podnikn na zklad potu ujetch kilometr. Tato cifra se vak nepevd na pslun etn kl, nebo m informativn charakter a je nutn ji v ppad poteby upravit, aby respektovala vi vdaj cestovnho zahrnovanch do z- kladu dan z pjm. Podmnkou evidence jednotlivch jzd je eviden- ce pslunho dopravnho prostedku, kter m vyhrazen prostor v poloce 6.5.5. Dopravn prostedky. Pokud je tedy pslun do- pravn prostedek ji evidovn, meme vyplnit prvn zznam jzdy do Knihy jzd: - SPZ. Stiskem klvesy F3 vybereme z nabdky pslun dopravn prostedek. - Start. Zadme poten stav tachometru. - Stop. Zadme konen stav tachometru. - Ujeto. Stiskem klvesy F4 se vypot dlka trasy na zklad dvou pedchzejcch daj - poten a konen stav tachometru. Exis- tuje vak i druh varianta postupu vpotu hodnot: - pokud si nepamatujeme konen stav tachometru, sta pouze vy- plnit daj Ujeto, tzn. zadat dlku trasy v kilometrech, vrtit se na pedchzejc poloku Stop a stisknout F4.Tm se automa- ticky vypot konen stav tachometru na zklad dlky trasy. - Datum. Uvedeme datum jzdy. - Cl. Specifikace trasy jzdy - odkud, kam. Tento daj ppadn do- plnme o el cesty. - Jzdn. Ostatn nklady souvisejc s jzdou (nap. doprava MHD) - Strava. Ostatn nklady souvisejc s jzdou. - Nocleh. Ostatn nklady souvisejc s jzdou. - Ostatn. Ostatn nklady souvisejc s jzdou. - Celkem. Stiskem F4 se zobraz sumarizace vech ostatnch nklad souvisejcch s jzdou. Abychom vak hodnotu tchto ostatnch n- klad, kter odpovd vi upraven pslunou prvn pravou,pro- mtli do povolen ve vdaj zahrnovanch do cestovn, upravme ji v souladu s touto prvn pravou. - Pln ndr/Dotankovno. Pokud mezernkem nastavme parametr Pln ndr, program si "zafixuje" ohranien trasy proto, aby mohl vy- potat spotebu vozidla z uritch jzd. Parametr Dotankovno po- uijeme tehdy, pokud se v prbhu aktuln zapisovan jzdy dopl- nila palivov ndr vozidla - v ppad nastaven parametru Pln ndr uvedeme poet litr jako kapacitu palivov ndre, v ppad volby Dotankovno dosadme poet litr pohonnch hmot, ktermi by- la ndr bhem jzdy doplnna - Cena za litr. Zadme nebo upravme cenu pohonnch hmot platnou v dob jzdy. Cestovn vkaz. Stiskem klvesy F3 se objev okno rozmez vpisu: - SPZ. Stiskem klvesy F3 a vbrem ze zobrazen nabdky specifikuje dopravn prostedek. - Od data. Ponechme nebo upravme doln limit vpisu. - Do data. Ponechme nebo upravme horn limit vpisu. Stiskneme Enter a objev se vpis cestovnho vkazu se vemi evi- dovanmi jzdami a vpotem stky cestovn vetn obsahu tohoto vpotu. Spoteba. Stiskem klvesy F4 a ponechnm, resp. korekc nastavench parametr rozmez vpisu se zobraz vstupn sestava s vypotenou prmrnou spotebou na 100 km podle pslunch jzd, kter byla ohranieny parametrem Pln ndr. Plnovac kalend ------------------ Jednoduch plnovac di umouje zapisovat koly, schzky a dal informace a zrove kontrolovat jejich plnn. Po volb poloky Plnovac kalend se kurzor nastav na dnen da- tum. Chceme-li zapsat urit kol do die, nastavme kurzor na po- adovan datum a stiskneme Enter. Objev se okno, kter poskytuje prostor pro evidenci a 6 kol v rmci jednoho dne. Pokud zapeme danou informaci do dku, automaticky se na pravm okraji dku nas- tav vraz Ne,tzn.e kol dosud nebyl splnn. Pokud kol byl splnn, nastavme se pslun datum s poadovanm kolem a vraz Ne zmnme mezernkem na Ano.Tm se tento dek automaticky posouv na posledn dek, aby se do poped posunuly dal priority danho dne. Nesplnn koly. Klvesou F3 + ponechnm nebo pravou rozmez vpi- su se zobraz pehled dosud nesplnnch kol, kter jsou na jednot- livch dcch oznaeny parametrem Ne. koly tdne. Stiskem klvesy F4 se objev aktuln pracovn tden se zobrazenm jednotlivch informac,kter jsme v rmci pslunch dn uvedli. Dan. Stiskem klvesy F5 si objev tabulka s jednotlivmi typy dao- vch povinnost,kter se mohou opakovat. Pokud si ponechme nastave- n termny, resp. je upravme, plnovac kalend je bude evidovat a ve funkci Nesplnn koly nebo koly tdne oznm povinnost jejich splnn. Katalog slueb -------------- Jak ji bylo uvedeno v odstavci 6.5.1.1. Aktualizace faktur, je vy- staven faktur s uvedenm zbo nebo slueb, kter jsou pedmtem prodeje, podmnno zpisem tchto kalkulanch poloek zbo nebo slueb do Katalogu slueb. Je toti nutn specifikovat nkolik para- metr, kter souvisej s pevodem do Knihy pohledvek, s evidenc DPH, atd. V katalogu slueb jsou ji definovny prvn dv poloky, kter se pouvaj pro vystaven zlohov faktury. Po stisku Ins vy- pad vyplnn nov poloky Katalogu slueb nsledovn: - Nzev. Uvedeme nzev kalkulan poloky (nap. disketa) - Rozliovac znak DPH. Pltce DPH uvede pslun znak DPH z nabdky zobrazen stiskem F3 - Sazba DPH. Pltce DPH zad sazbu DPH podle aktuln platnosti (5 % nebo 23 %). - tovat na kl. Zajistme vazbu na Knihu pohledvek (a na Penn denk) uvedenm pslunho etnho kle. Musme si uvdomit, jak je el platby za danou kalkulan poloku. Tento kol si m- eme usnadnit stiskem klvesy F3 a vbrem z tto nabdky. (nap. 1 - Trby za zbo). - Skupina. Na zklad definovanch skupin v prosted Ovldac panel zadme slo skupiny. Tento daj nen povinn. - nyn mme monost popsat, z eho se dan kalkulan poloka (nap. materil, provozn reie, zisk), abychom vidli, jak se jednotliv sti promtaj do vsledn jednotkov ceny kalkulan poloky. Tyto daje nejsou povinn, nicmn jsme povinni zadat stku, aby se promtla na prvnm dku okna jako suma (). - pot stiskneme Esc a nsledovnm stiskem klvesy Enter (nebo ps- mene A) ulome zpis kalkulan poloky do Katalogu slueb tovac kle -------------- etn osnova programu Denk 4.0 se skld ze dvou podskupin - to- vacch kl, kter pouv uivatel a soutovac kle, kter suma- rizuj stky z tovacch kl. etn osnova vlastn definuje druhy zpisu v etnch knihch. tovac kle jsou ty, ktermi tujeme etn ppady. Tyto etn kle se vepisuj do poloky Kl pi zadn novch zznam (Kniha pohledvek, Kniha zvazk, Pe- nn denk). Tyto kle lze libovoln mnit dle Vaich poadavk, ale tm se vystavuje nebezpe nesprvnho vpotu pslunch polo- ek v etn zvrce (viz Hospodaen firmy - Pjmy a vdaje). Pro- to Vm doporuujeme etn osnovu nemnit ! Ppadn zmna obsahu kle (stisk klvesy Enter) nebo zpis novho kle (stisk klvesy Ins) vypad takto: - slo kle. Ozname dvoumstnm selnm znakem. - Nzev. Pojmenujeme etn kl. Na samotnm pravm okraji pro bli orientaci uvedeme daj charakterizujc, o jak typ pjmu (vdaje) se jedn (nap. pjmy zahrnovan do zkladu dan) - zadme slo soutovacho kle, na kter se budou hodnoty tohoto kle penet - nastavenm parametru (parametr Ano) se hodnoty budou na pslun soutovac kl pitat, v opanm ppad (parametr Ne) se budou hodnoty z pslunho soutovacho kle odtat - dal seln parametry vyplnme stejnm zpsobem jako v pedch- zejcch dvou krocch, dokud se nenastavme na posledn poloku tohoto okno - textovou informaci pibliujc obsah danho etnho kle. Uve- deme tedy bli specifikaci tohoto etnho kle. Vyplnn tto textov poloky vak nen povinn. Seznam tovacch kl. Stiskem klvesy F3 a ponechnm rozmez v- pisu se objev sestava, kter zobrazuje vechny tovac etn kl- e se specifikacemi cest, jak se penej na soutovac kle. Tuto sestavu zskme na tiskrn stiskem klvesy F2. Soutovac kle ---------------- Tyto etn kle zachycuj daje z tovacch etnch kl a pe- nej je do dalch poloek. Je velmi dleit v ppad zmny etn osnovy pesn specifikovat cesty soutovn z tovacch kl- na soutovacch. Tak jako v pedchzejcm odstavci Vm ani tuto podskupinu etn osnovy nedoporuujeme mnit! Seznam soutovacch kl. Stiskem klvesy F3 a ponechnm rozmez vpisu se objev sestava, kter zobrazuje vechny soutovac etn kle se specifikacemi cest, jak se penej na dal soutovac kle. Tuto sestavu zskme na tiskrn stiskem klvesy F2. Stediska --------- Operace souvisejc s evidenc stedisek maj svoje msto v proste- d Stediska. Stiskem klvesy Ins se objev okno pro vyplnn texto- vho oznaen stediska. Stediska se eviduj poadovmi sly, po- naje slem 1. slo 0 charakterizuje centrln evidenci firmy. SKLADY ------ Tato st je urena tm uivatelm, kte v rmci programu Denk pra- cuj s evidenc skladovho hospodstv. Tento modul (Sklady) je v programu dostupn pod polokou Zbo na sklad (Pomocn evidence, Zbo na sklad). Obsahem tto programov evidence je zaloen skla- dovch karet (na kterch jsou uvedeny dan druhy zbo nebo materi- lu) a evidence pjm a vdaj zbo ke skladovm kartm. Vsledkem vkldn a aktualizace tchto dat jsou vstupn sestavy, jen podva- j informace o skladov evidenci - aktuln mnostv zbo na sklad, vpis podlimitnch zsob, seznam pjm zbo a komplexn vpis vech pjm a vdaj na skladovch kartch. Skladov evidence navazuje na etnictv v etnch knihch programu Denk. Komunikace mezi sklado- vou evidenc a fakturac, kdy si uivatel v rmci vystaven faktur vybr prodvan zbo i sluby, zajiuje penos dat ze skladu a do pennho denku (pes Faktury a Knihu pohledvek). 1. Sputn programu Protoe je skladov evidence soust jednotnho programovho prost- ed Denk, budete tento program spoutt zapsnm pkazu Sklady94.exe a potvrdte klvesou Enter. V ppad teprve prvnho sputn programu po instalaci na Vaem potai nejdve vyresetujte pota a a po realizaci tohoto kroku spuste program (pkaz Sklady94.exe). 2. Zaloen soubor Ihned po instalaci si zalote soubory, kter budete potebovat pro tovn. Provedete jej nsledovn: a) v hlavnm menu si vyberete poloku Sprvce soubor b) potvrdte Zaloen soubor c) objev se okno, kter Vm nabz soubory nutn k bezchybn innosti programu. Veker soubory po instalaci nejsou vytvoeny a objevuje se u nich npis Zalote! U takto oznaench soubor stisknete Enter a tm je soubor zaloen (pokud se tento n- pis Zalote! na dku s pslunm souborem neobjevuje, znamen to, e ji byl zaloen) d) dvojitm stiskem klvesy Esc se vrtte do hlavnho menu 3. Nastaven varianty slovn skladovch karet V rmci nastaven zkladnch parametr (viz uivatelsk pruka, str.7, oddl 5.2 Nastaven zkladnch parametr) si zvolte zpsob slovn skladovch karet. Nastavte poloku slovn skladovch karet a mezernkem nastavte volbu slovn karet. Pokud si zvolte automatick slovn karet, program bude realizovat slovn karet vzestupn takto: 000001,000002,000003,... V ppad runho slov- n karet zadvte vlastn sla karet; program pouze za Vmi zvolen slo dopln pro vlastn potebu nuly. Popis skladov evidence ----------------------- Jak ji bylo uvedeno, je evidenci skladovho hospodstv vyhrazen prostor pod polokou Zbo na sklad, na kterou se nastavte pes po- loku Pomocn evidence v hlavnm menu programu. Prvn dv poloky okna Pomocn evidence tvo Zbo na sklad a Fak- tury. Jejich sled nen zobrazen nhodn, nebo pedstavuj prostor pro evidenci pjm zbo (Zbo na sklad) a vdaj zbo (Faktury). Pod polokou Zbo na sklad navc program poskytuje adu vstupnch sestav o skladovm hospodstv. Pokud se tk poloky Faktury, tato je urena pro veker vdaje zbo a nikoli tedy jen k vystaven sa- motnch faktur, jak by se mohlo na prvn pohled zdt. 1. Zbo na sklad Stiskem klvesy Enter se dostvme do prosted, kter je ureno pro zadvn skladovch karet a pjm k tmto skladovm karet. Dal vznam tohoto prosted tvo zobrazen a tisk vstupnch sestav o stavu a pohybech na sklad. 1.1 Aktualizace karet Toto prosted je ureno k zaloen skladovch karet. Pjmy a vdaje zbo nelze realizovat, pokud nen zaloena skladov karta. Na tuto kartu se zapisuj daje o dan poloce (druhu) zbo, kter budete evidovat. Pro zaloen skladov karty je tedy nutn vyplnit (nasta- vit) nsledujc daje - stiskneme klvesu Insert. Objev se okno pro naten jednoho zz- namu - Karta. Pokud jste zvolili run slovn karet, zadme vlastn slo karty. V ppad automatickho slovn se o zpis sla postar program - Nzev. Uvedeme text - nzev poloky zbo - - Cena. Vyplnnm tto poloky zskme orientan stku, kter se bude zobrazovat v rmci vystaven faktur jako orientan prodejn cena - Obchodn pirka. Pro pesnj evidenci meme stanovit vi obchodn pirky - et prodeje. Tento prostor je uren k nastaven cesty tovn prodeje do pennho denku. Ve vtin ppad bude pouit kl pod slem 1 - Trby za zbo - Skupina. Vyplnn tto poloky je nepovinn. Jej vznam spov v oddlenm zachycen prodejnch poloek podle skupin na dokla- dech o vdeji zbo (tzn.faktura, vdejka, dodac list,...) - Znak DPH. Stiskem klvesy F3 se zobraz klasifikace DPH, ze kter vybereme pslun znak - Sazba DPH. Ponechme nebo upravme sazbu DPH v procentech (5% ne- bo 23%) - Poet. Ponechme nebo upravme vraz pro oznaen hmotnostn nebo objemov jednotky (kus, litr, metr,..) - Minimln. Smyslem tohoto daje je stanoven limitnho mnostv danho zbo, pod kter by neml poklesnout stav zsob. Pokud se tak stane, program tuto skutenost zachyt ve vstupn sestav Vpis podlimitnch zsob. Jinak je vyplnn tto poloky nepovinn - po zpisu poslednho daje stiskneme dvakrt Enter a tm je skla- dov karta zaloena Zpis pjm zbo V "rolovacm" okn Pehled skladovch karet (Aktualizace karet) nas- tavme pslunou skladovou kartu, na kter zachytme pjem zbo a stiskneme klvesu F4 (viz spodn dek obrazovky: F4-Pjemky). Ob- jev se tmav okno s dky urenmi pro zpisy pjm zbo: - na przdnm dku stiskneme Enter a tm se zpstupn jednotliv poloky tohoto dku - Datum. Zadme datum pjmu zbo na sklad - Dodavatel. Pokud se jedn o nkup, resp. dar zbo, zadme nzev dodavatele. Pro vbr dodavatele me pomoci klvesa F3, kter poskytne nabdku obchodnch partner z adrese firem - Zpsob pozen. Obsah jednoznakov poloky uruje typ pjmu zbo- na sklad. Jedn se o nsledujc typy pjmu: - Z (Poten zstatek) - N (Nkup) - V (Pjem z vroby) - P (Pevod z jinho skladu) - D (Dar) - Mnostv. Zadme velikost jednotky pijatho zbo, tzn. v jakm mnostv bylo dan zbo pijato na sklad - Poizovac cena. Zadme jednotkovou poizovac cenu (cena za 1ks). Pltci DPH uvedou cenu bez DPH, nepltci uvedou cenu vetn DPH - po vyplnn poslednho daje stiskneme Enter a tm se dek s prv zapsanm pjmem zbo prosvt - pokud nepokraujeme ve vyplnn dalch dk na te skladov kart, stiskneme Esc a klvesou Enter potvrdte zaloen pjemky Upozornn! Evidence pjm na sklad by mla bt zahjena zpisem potenho stavu na skladovch kartch, protoe evidence skladu je zahjena od uritho dne, kdy je ve skladu ji urit mnostv zbo- . Pi zpisu pjemek na skladov karty se tedy do Typu pjmu vy- pln znak Z (poten zstatek) Vyhledvn skladovch karet Pro rychl vyhledn a nastaven na poadovanou skladovou kartu je ur- ena funkce Najdi, kter se spust souasnm stiskem klves Ctrl a En- ter. Pot sta dosadit slo Vmi poadovan karty a opt stisknout Enter. 1.2 Seznam skladovch karet Prvn z ady vstupnch sestav. Zobraz vechny evidovan skladov karty s aktulnm mnostv na kad skladov kart. Tento dokument pedstavuje vznamn podklad pro inventarizaci skladu, nebo mnost- v danho zbo by pi sprvn skladov evidenci mlo odpovdat sku- tenmu mnostv danho zbo ve skladu. Vedle aktulnho mnostv pod seznam tak informaci o hodnot zbo v danm mnostv. Je nutn poznamenat, e hodnota zbo je uvedena v poizovacch cench a je stanovena tzv. FIFO metodou (tzn. prvn do skladu, prvn ze skladu) - po zvolen poloky Seznam skladovch karet se objev okno s para- metry vpisu - ponechme nebo upravme nastaven rozmez (od karty . - do karty .) a spustme vpis 1.3 Seznam pjm zbo Obsahem je vpis pjm na evidovanch skladovch kartch s uvedenm sla skladov karty, nzvu karty, potu kus, jednotkov ceny a celkov ceny za x kus. Rozsah a podobu vpisu meme ovlivnit zmnou parametr vpisu: - po volb poloky seznamu se objev okno s parametry vpisu - prvn parametr je uren k vbru dodavatele, ke ktermu program zobraz pjmy prv od tohoto subjektu; pokud ponechme progra- mem nastaven parametr pro vechny partnery, zobraz se pjmy za vechny evidovan dodavatele - nastaven Od (data) - do (data). Urenm doln a horn datov hranice determinujeme datov rozsah vpisu (tzn. od data pozen do data pozen) - Typ pjmu. Poslednm parametrem vpisu je typ pjmu, pro kter zvolme vpis pjm zbo 1.4 Vpis podlimitnch zsob Tento vpis informuje o ppadnch skladovch kartch, u nich je aktuln mnostv ni ne je limitn mnostv, nastaven pi zalo- en skladov karty. Vpis pod informace s nzvem skladov karty, aktulnm mnostv a limitnm mnostv. - po zvolen poloky se objev okno s parametry vpisu - ponechme nebo upravme nastaven rozmez (od karty . - do karty .) a spustme vpis 1.5 Pehled pjm a vdaj Nejpodrobnj vstupn sestava v prosted skladov evidence. Pos- kytuje komplexn daje o evidovanch skladovch kartch vetn vech pohyb na skladovch kartch (tedy pjm a vdaj). Jednotliv pjmy a vdaje jsou doprovzeny uvedenm potu kus a poizovacch nebo prodejnch jednotkovch cen. Pod touto sestavou je zachyceny souty - suma pijatch a vydanch kus, suma celkovch poizovacch cen a suma cen celkovch prodejnch. - po zvolen poloky se objev okno s parametry vpisu - ponechme nebo upravme nastaven rozmez (od karty . - do karty .) a spustme vpis 1.6 Pevod na dal rok Funkce jednorzovho charakteru pouit v danm etnm roce. Jejm pouitm zskme poten stavy mnostv na skladovch kartch v novm etnm roce. 2. Faktury Stiskem klvesy Esc se vrtme do pedchzejcho okna Pomocn evi- dence a nastavme poloku Faktury. Toto prosted je ureno na tyto operace: - vystaven a tisk faktur - vystaven a tisk stvrzenek - vystaven a tisk vdejek - vystaven a tisk dodacch list - zpis vech vdaj zbo 2.1 Aktualizace faktur V tomto prosted se uskuten vechny ve uveden operace. Pi kadm vdeji zbo (na fakturu, v hotovosti, dar, ostatn vdeje, ..) se stiskem klvesy Insert objev okno pro vyplnn zobrazench poloek. - slo faktury nebo dokladu o vdeji. Pokud svme slovn prog- ramu, bude toto provdt automaticky. Obsahem automatickho slo- vn je rok, msc a po- adov slo faktury nebo dokladu o vde- ji vystaven v pslunm msci. Vystavujeme-li nap. tet fak- turu v msci listopadu r.1993, program k n piad slo 9311003. Pokud nm uveden slovn nevyhovuje, meme vzt pos- tup slovn doklad "do svch rukou." V tom ppad musme vno- vat pozornost poadovm slm nmi zapsanch doklad, aby jednot- liv doklad na sebe seln navazovaly - Dodavatel. Abychom nemuseli na kad nov faktue zadvat daje o dodavateli, nebo maj konstantn charakter, vyplnme daje o dodavateli v prosted Ovldac panel (poloka v hlavnm menu), daje o zpracovvan firm. Tyto podklady se s vystavenm kad nov faktury budou automaticky zobrazovat do daj o dodavateli. Laku efektivity vak meme posunout jet ve - vyplnnm Vzoru faktury (prosted Ovldac panel, Vzor faktury), kde uskutenme pedvolbu dalch obsahovch nleitost faktury (nap. lhta splatnosti, penle, stedisko, text, podoba faktury, atd.). Takto definovan daje vak maj oteven charakter - tzn. meme je kdykoli na vystavovan faktue mnit. - Odbratel. Pokud jsme identifikan daje o odbrateli zapsali do Adrese firem (viz Pomocn evidence, Adres firem), stiskem kl- vesy F3 zobrazme nabdku odbratel a vybereme poadovanho odb- ratele. V ppad, e pslun odbratel dosud nen evidovn v databzi firem, vyplnme na faktue jeho identifikan daje a program je automaticky zachyt do Adrese firem. - Objednvka. Pokud mme pro tuto poloku npl,vyplnme jej obsah. - Typ vdeje. Zadme charakteristiku vdeje volbou jedn z nsledu- jcch monost: - F (prodej) - Z (ztrta na zklad proveden inventury) - S (storno) - P (pevod z jinho skladu) - O (ostatn) - Forma. Mezernkem se nastav jedna ze dvou dostupnch forem hra- dy: v hotovosti nebo pkaz k hrad. - Stedisko. Pokud se platba bude vztahovat na urit, pedem defi- novan stedisko, ozname jej pslunm slem nebo vybereme z nabdky stiskem klvesy F3. - Zd.plnn. Zadme datum uskutenn zdanitelnho plnn, tzn. da- tum dodvky). Nepltci DPH uvedou datum vystaven faktury. Upozor- nn! Nesmme zapomenout vyplnit datum zdanitelnho plnn, proto- e jeho obsah pedstavuje klovou poloku, na zklad kter se odeslan faktura pevd do Knihy pohledvek. - Vystaven faktury. Program automaticky nabz dnen datum faktu- race. V ppad poteby jej meme korigovat v souladu s na pedstavou. - Splatnost. Na zklad nastaven lhty splatnosti (Vzor faktury) program nabz datum splatnosti. V ppad poteby jej opt meme upravit. - Nzev. Tento prostor je uren pro zpis textov informace, kter charakterizuje dodvku odbrateli (nap. "Fakturujeme Vm dodvku zbo ze dne 12.11.1993) - Kalkulace vydanho zbo a slueb. Program "otevel" druhou strn- ku vystavovanho dokladu. Zde odpovme na otzku "Co bylo pedm- tem dodvky (prodeje), resp. vyskladnn?" vbrem poloek zbo nebo katalogu slueb. Je nutn, aby vbru poloek pedchzel je- jich zpis na pjemky skladovch karet nebo do Katalogu slueb: a) pokud jsme tak uinili, nyn meme provst vbr poloek, a to ze dvou databz: 1. Stiskem klvesy F3 se zobraz nabdka Katalogu slueb 2. Stiskem klvesy F4 se zobraz nabdka skladovch ka- ret b) zobrazil se nzev sluby nebo nzev skladov karty. Jeho obsa- hem je nzev poloky, pod kterou dan sluba (zbo) evidovna v Katalogu slueb nebo na skladovch kartch. c) Mnostv. Dosadme mnostv, v jakm byla dan poloka dod- na nebo vyskladnna. d) Jedn.cena. Zobraz se jednotkov cena tak, jak jsme ji defino- vali v Katalogu slueb nebo pi zaloen skladov karty. V ppad poteby ji meme upravit. Po vyplnn tohoto daje se prosvt dek s prv zapsanou polokou, kter bude nsle- dovat ukonen nebo pokraovn na dalch dcch podle krok a) - d). e) stiskem Esc se vrtme na pedchoz strnku. V pravm hornm rohu je v ppad prodeje vypotan celkov DPH a celkov stka k hrad. Zaokrouhlovn DPH se provd na zklad nas- taven v prosted daje o zpracovvan firm a stka DPH se zaokrouhluje na desetiny stky nahoru ("desetihale"). f) stiskem klvesy Esc a potvrzenm (stisk Enter nebo psmene A) ulome vystaven doklad do pamti. Zobrazen a tisk faktury. Faktura uloen do pamti rozila dosavadn vystaven faktury o no- v dek. Pokud je tento dek prosvcen (tzn. je na nm kurzor), zobrazme tuto fakturu stiskem klvesy F4. Na obrazovce se nm objev faktura v podob, v jak se objev i na tiskrn.K tomu sta u jen stisknout F2 a nastavit parametry tisku Zobrazen a tisk stvrzenky. V ppad prodeje v hotovosti program nabz doklad v podob stvr- zenky. daje, kter jsou zobrazeny na stvrzence, se vak zapisuj ve stejnm prosted a stejnm zpsobem jako faktury. Po nastaven na poadovan dek (Pehled faktur) stiskneme F5 a podobu stvrzenky zskme na obrazovce. Vstup na tiskrn se uskuten stiskem klve- sy F2 + ponechn nebo prava parametr tisku. Zobrazen a tisk dodacho listu. Pokud mme prosvcen dek s pslunm dokladem o vdeji, program pomoc klvesy F6 zobraz dodac list. Vstup na tiskrnu se reali- zuje stejnm zpsobem jako faktury nebo stvrzenky. Zobrazen a tisk vdejky. Stiskem klvesy F7 se zobraz vdejka. Stiskem klvesy F2 urme zobrazen tohoto dokumentu na tiskrnu. Potvrzen o vdeji. Aby program provedl snen stavu zsob na zklad vdeje zbo ze skladu, je nutn tento vdej potvrdit stiskem klvesy F3-Stav a v- brem druh poloky P-Pedan. Tm teprve v tomto okamiku program zachyt snen mnostv zbo na vstupnch sestavch. Potvrzen vidme na samotnm pravm okraji dku Pehledu faktur, kde je nov umstn znak P. Charakteristika stavu faktury (dokladu) je tak podmnkou pevodu do Knihy pohledvek a slou tedy i k evidenci odeslanch faktur. Evidence hrady faktury. hrada na faktury odbratelem znamen, e pestv bt pohledvkou a stv se etnm ppadem pro evidenci platby do pennho denku. Tento "stav" zachytme nastavenm kurzoru na relevantn fakturu (Pehled faktur), kter byla uhrazena a stiskneme F3. Opt se objev okno s tymi charakteristikami stavu faktury. Na zklad zpsobu hrady faktury nastavme jednu ze dvou dostupnm forem hrady (bez- hotovostn nebo hotovostn platba) a stiskneme Enter. Skutenost a forma hrady je potvrzena zmnou znaku z P na B (v ppad bezho- tovostn formy hrady) nebo ze znaku P na H (v ppad hotovostn formy hrady). Vyhledn sla dokladu. Ve stejnm prosted nm program umouje vyhledat poadovanou fak- tury nap. pro ely jejho uhrazen. Stiskneme tedy souasn Ctrl+Enter a zapeme slo poadovan faktury. Pot toto nastaven potvrdme klvesou Enter a program poadovanou fakturu vyhled nas- tavenm kurzoru na dek. Upozornn! Potvrzenm o vdeji, resp. hradou faktur se zablokuje vstup do tchto faktur, aby bylo znemonno poruen vazbu mezi da- ji v prosted Faktury a daji v Knize pohledvek (resp. v Pennm denku). Program vak umouje nouzovou aktualizaci nebo opravu tchto faktur. Tato nutnost me nastat nap.nesprvnm vyplnnm etnho dokladu, zadnm nesprvnch stek. K tomu, abychom ps- lunou fakturu zpstupnili k oprav, musme splnit nsledujc pod- mnky: - pevedenou fakturu je nutn vymazat z knih, do kterch byla pevedena (Kniha pohledvek, ppadn i Penn denk) - Odblokovn pedn faktur. Tento krok uinme nastavenm na parametr Ne poloky Odblokovn pedanch faktur v prosted Provoz aplikac (pedchzejc poloka Ovldac panel) - po realizaci poadovanch korekc doporuujeme optovnou akti- vaci blokovn pedanch faktur