Hilfsübersicht
RW-Buch 5.0 für Windows

Das Programm RW-Buch 5.0 für Windows ist eine Finanzbuchhaltung, die sowohl für eine Bilanzierung sowie für eine Einnahme-Überschuß-Rechnung eingesetzt werden kann. Durch vielfältige Auswertungen erhalten Sie einen ständigen Überblick über die aktuelle Geschäftslage.

Im Hauptmenü erreichen Sie die folgenden Funktionen:

Buchen

Auswerten

Stammdaten

Optionen

Fenster

Unter dem Hauptmenü ist eine Funktionsleiste enthalten, die einen direkten Zugriff auf die jeweilige Funktion erlaubt, ohne daß das Hauptmenü aufgeklappt sein muß.

Dieser Hilfstext ist als Ergänzung des Handbuchs konzipiert. Folgende weitere allgemeine Themen können Sie hier abrufen:

Handbuch-Ergänzungen

Release-Stand

SHAREWARE-Hinweise

Bestellformular

Installation

Beispieldaten

Neue Buchhaltung einrichten

Buchungsbeispiele

Drucken

Kennziffer-Auswertungen

Geschäfts-Grafik

Passwortschutz

USt-Formular

Datensuche per F3-Taste

Volltextsuche per F3-Taste

Datenbankformat

Geschwindigkeit optimieren

Reportdateien

Abweichendes Geschäftsjahr

Tastenbelegung in Tabellen

Unter der Hauptmenüleiste befindet sich eine Funktionsleiste, mit der einige wichtige Funktionen direkt, also ohne Umweg über das Hauptmenü aufgerufen werden können. Am unteren Bildschirmrand befindet sich eine Statuszeile mit einem kurzen Hilfstext, dem eingestellten Buchungsjahr und dem aktuellen Mandanten mit Nummer und Suchname.


Buchen
Das Buchen-Menü

Im Buchen-Menü finden Sie Funktionen, um neue Buchungen einzugeben, automatische Buchungen vorzunehmen, Buchungen bzw. andere Stammdaten zu importieren oder einige allgemeine Funktionen.

Bearbeiten

Tabelle

Dauerbuchungen

Datenimport

Stapelbearbeitung

Buchungsjahr einstellen

Buchungsprüfung

Ende


Auswerten
Das Auswerten-Menü

Unter Auswerten erreichen Sie alle verfügbaren Auswertungsmöglichkeiten, die im Programm angeboten werden.

Kontoblatt

Kontoblätter (Kontenbereich)

Journal

Gewinn- und Verlust

Bilanz

Hauptabschlußübersicht

Summen- und Saldenliste

USt-Voranmeldung

Budget

BWA (Zeitraum)

BWA (Prozent)

Kontenaufteilung (Kennziffer)

Kontenaufteilung (USt-Kennziffer)

Einzelkennziffer

Jahresumsatz

Kostenstellen

Kontenplan

Vorlagenliste

Anlagenspiegel


Stammdaten
Das Stammdaten-Menü

Mit Stammdaten bearbeiten Sie die Konten, Vorlagen, Anlagegüter oder Mandanten-Angaben. Außerdem finden Sie hier Reparatur-Maßnahmen.

Konten

Konten-Budget

Vorlagen

Dauerbuchungen zurücksetzen

Anlagegüter

Mandanten Allgemeine Angaben

Mandanten-Wechsel

Neuen Mandanten anlegen

Vorhandenen Mandanten löschen

Buchungsjahr löschen

Buchungs-Reorganisation

Datenbank komprimieren

Datenbanken reparieren


Optionen
Das Optionen-Menü

Unter Optionen können Sie das Programm auf diverse Dinge einstellen und Sicherungsfunktionen durchführen.

Belegorientiert

Beleg-Kreisläufe

USt-Formular

Datenlaufwerk

Datensicherung

Datenrücksicherung

Programmeinstellung


Fenster
Das Fenster-Menü

Zur Steuerung des optischen Erscheinungsbildes finden Sie im Fenster-Menü einige Einstellmöglichkeiten.

Alle anzeigen

Icon-Anzeige sortieren

Arbeitsfenster in Maximalgröße

Variable Fontgrößen

Zoomstufe


Buchen bearbeiten

Hiermit rufen Sie die Buchungsmaske auf, in der Sie neue Buchungen eingeben oder vorhandene Buchungen bearbeiten können. Der Aufruf erfolgt entweder über das Hauptmenü über Buchen Bearbeiten oder über die Funktionsleiste mit Buchen. Die Maske enthält die folgenden Angaben:

Datum	Belegdatum der Buchung
Belegnummer	Belegnummer
Identnummer	Weitere interne Nummer z.B. Kontoauszug o.ä.
Kostenstelle	Jeder Buchung zuweisbare Kostenstellennummer
EA-Kürzel	Angabe ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Die Angabe bezieht sich immer auf das Ausgangskonto.
Vorlagennummer	Nummer einer vorhandenen Buchungsvorlage. In diesem Feld können Sie per F4-Taste eine Auswahlliste mit den vorhandenen Vorlagen aufrufen. Außerdem steht die Volltextsuche per F3-Taste zur Verfügung.
Buchungstext	Text der Buchung
Ausgangskonto	Das Konto von dem die Buchung ausgeht. In diesem Feld können Sie per F4-Taste eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten aufrufen. Außerdem steht die Volltextsuche per F3-Taste bereit.
Gegenkonto	Das Konto wo gegengebucht wird. Die F3- und F4-Tasten stehen wie beim Ausgangskonto zur Verfügung.
USt-Konto	Falls die Buchung USt enthält. Die F3- und F4-Tasten stehen wie beim Ausgangskonto zur Verfügung.
Brutto/USt/Netto	Buchungsbetrag

Die anderen Anzeigen in der Maske dienen der Information oder sind für allgemeine Angaben bestimmt:

Buchungsübersicht	Links unten werden alle Buchungen als Tabelle angezeigt
Kontrollsumme	Betragsfeld welches ständig beim Buchen addiert wird
Kontenwerte	Anzeige Soll-Haben- u. Saldo-Wert für die Konten
Allgemeines	Rechts oben finden Sie die Angaben zur Buchungsart, Belegnummer hochzählen, Beleg-Kreislauf u. Buchungsstapel
Buchungsart (Freie Buchung)	Hiermit wird festgelegt, welche Konten bebucht werden können. Der Kontrollschalter 'Freie Buchung'  ist im Normalfall ausgeschaltet und sollte nur bei besonderen Buchungen eingeschaltet werden. Freie Buchung ausgeschaltet: Als Ausgangskonto werden nur Bestandskonten zugelassen und die Aufteilung der Umsatzsteuer ist möglich. Als Gegenkonto werden bis auf USt-Konten alle Konten zugelassen. Freie Buchung eingeschaltet: Als Ausgangs- und Gegenkonto werden alle Konten zugelassen, eine Aufteilung der Umsatzsteuer ist nicht möglich. Das Eingabefeld USt-Konto wird gesperrt.

Befehlsschalter sind rechts unten in der Maske plaziert und lösen weitere Aktionen aus:

Neu	Umschaltung in den Neu-Modus
Ändern	Änderung der angezeigten Buchung, wenn diese sich noch im änderbaren Buchungsstapel befindet
Splitten	Falls die Buchung als Splittbuchung erfolgt ist, können Sie hiermit die Aufteilung in der separaten Splittmaske anzeigen lassen
Korrektur	Auslösung einer Korrekturbuchung
Schliessen	Schließt die Buchungsmaske


Buchen Tabelle

Die Tabelle oder auch Buchungstabelle ist ähnlich wie die normale Buchungsmaske für die Bearbeitung von Buchungen vorgesehen. Die Anzeigeform ist jedoch als Tabelle aufgebaut, also mehrere Buchungen untereinander.

Die Tabelle enthält nicht alle Eingabefelder der normalen Buchungsmaske, dafür können die Buchungen schneller und etwas übersichtlicher erfolgen. Bei der Eingabe von Daten, sind die aktiven Tasten unter Tastenbelegung für Tabellen ersichtlich. Die wichtigste Taste ist im Ändern- oder Neueingabe-Modus die F2-Taste, die von der Spaltenbewegung in die Tastatureingabe umschaltet. Wenn eine neue Spalte aktiviert wird, erfolgt zuerst eine Hervorhebung des Spalteninhalts. Sie können jetzt einen neuen Text eingeben, der vorher den alten Text löscht oder den vorhandenen Text editieren durch die F2-Taste.

Bei der Eingabe von Kontonummern oder des Buchungstextes können Sie per F4-Taste eine Suchliste aufrufen, wo Sie bequem ein Konto oder eine Vorlage auswählen. Diese Suchliste können Sie auch über die ALT+CURSOR UNTEN - Taste aufrufen.

Die Möglichkeiten der normalen Buchungsmaske in Bezug auf

- Freie Buchung

- Rechenart Brutto/Netto etc.

- Stapel-Nummer

- Beleg-Nummer hochzählen

- Kontrollsumme

sind in der Tabelle nicht möglich. Die Angaben der normalen Buchungsmaske werden dafür jedoch nach Möglichkeit verwendet. Um also z.B. einen anderen Belegkreislauf zu wählen, stellen Sie diesen in der normalen Maske ein. Der Buchungsstapel wird immer auf 0 festgelegt.

Eine neue Buchung wird immer mit der Berechnungsart Brutto vorgenommen. Das heißt die Eingabe Brutto legt die Werte Netto und USt fest. USt wird dann berechnet, wenn ein USt-Konto mit hinterlegtem USt-Prozentsatz in die Spalte eingesetzt wird.

Die Tabelle ist mit einer Kopierfunktion versehen, die eine bequeme Duplizierung des vorherigen Zelleninhaltes erlaubt. Die F5-Taste kopiert aus der daüberliegenden Zeile die gerade aktive Spalte. Bei einer neuen Buchung wird standardmäßig das Belegdatum auf diese Art in die neue Zeile kopiert.

Bei der Eingabe des Belegdatums ist, wie in anderen Datumseingaben auch, das automatische Erhöhen oder Vermindern durch die +/- Tasten aktiv. Das Datum kann hierdurch recht schnell auf nahegelege Datumswerte geändert werden.


Buchen Dauerbuchungen

Mit dieser Funktion können Sie vorhandene Vorlagen als eine Dauerbuchung durchführen. Die Vorlage muß dabei als Dauerbuchung gekennzeichnet sein, ein Buchungsbetrag muß vorhanden sein und die Konten müssen komplett in der Vorlage hinterlegt sein.

Jede der so gekennzeichneten Vorlagen kann für beliebige Monate ein Buchungstag zugewiesen sein, der als Grundlage für die Dauerbuchung benutzt wird. Die Eingrenzung der Daten erfolgt über eine VON/BIS-Monatsangabe, die sich auf den bei der Vorlage hinterlegten Monat bezieht.

Vor der Durchführung der Buchungen können Sie eine Startbelegnummer angeben, die für jede weitere Buchung hochgezählt wird. Als Grundlage dient der jeweilige Beleg-Kreislauf.

Wenn die Buchungen erfolgt sind, werden die Vorlagen entsprechend gekennzeichnet, damit nicht eine doppelte Verbuchung erfolgen kann. Zur erneuten Benutzung muß daher die Funktion Stammdaten Dauerbuchungen zurücksetzen benutzt werden. Diese Funktion sollte daher nach einem Jahreswechsel durchgeführt werden.


Buchen Abschreibungen

Die vorhandenen Anlagegüter können mit dieser Funktion automatisch in Abschreibungsbuchungen verbucht werden. Dazu werden die vorhandenen AfA-Tabellen ermittelt und angezeigt. Die Buchungen können dann mit einer Startbelegnummer versehen werden, die automatisch anhand des Beleg-Kreislaufs erhöht werden.


Buchen Datenimport

Mit dem Datenimport können Sie Daten in das Programm einlesen. Die Daten können dabei aus einer älteren DOS-Version von RW-Buch oder aus einem anderen Mandanten der Windows-Version stammen. Außerdem kann eine für die DOS-Version von RW-Buch bestimmte Exportdatei eingelesen werden.

Sie legen fest in welchem Format und welche Daten importiert werden soll. Wenn eine Exportdatei gewählt wird, können zwangsläufig nur Buchungen importiert werden. Dies trifft z.B. für unsere Programme RW-Kasse und RW-Fakt zu, die auf diese Art und Weise mit der Buchhaltung Daten austauschen.

Wenn Buchungen importiert werden, so erfolgt keine automatische Verbuchung auf den Konten. Daher ist es unbedingt notwendig, den Buchungsimport von der Funktion Stammdaten Buchungs-Reorganisation nochmals bearbeiten zu lassen.


Buchen Stapelbearbeitung

Jede Buchung wird zuerst einem internen Buchungsstapel zugeordnet. Dazu dient die Angabe 'Stapel' in der Buchungsmaske. Wenn dort keine Angabe erfolgt ist, wird automatisch der Stapel 0 angenommen.

Mit den im jeweiligen Stapel vorhandenen Buchungen können Sie hiermit die folgenden Aktionen durchführen:

Abschluß	Die Buchungen werden als abgeschloßen gekennzeichnet und können nicht mehr geändert werden. Die Korrekturmöglichkeit über eine Korrekturbuchung bleibt natürlich weiterhin möglich.
Löschen	Die Buchungen des gewählten Stapels werden alle gelöscht und aus dem System entfernt. Wenn Sie z.B. Probebuchungen gemacht haben, können Sie hiermit diese recht einfach wieder entfernen.


Buchen Buchungsjahr einstellen

Die Buchungen werden vom Programm immer jahresweise verarbeitet, da dieser Zeitraum für das Finanzamt und die diversen Auswertungen relevant ist. Bei den Mandantenangaben wird das Buchungsjahr eingestellt, mit dem begonnen werden soll. Die Erhöhung oder Verminderung des Buchungsjahres erfolgt hingegen mit dieser Funktion, da hierbei einige weitere Aktionen notwendig sind.

Wenn das Buchungsjahr erhöht wird, saldiert das Programm alle Konten, bei denen 'mit Saldierung' eingeschaltet ist. Diese Angabe finden Sie unter Stammdaten Konten. Für diese Konten wird der Jahresendsaldo ermittelt und als Anfangsbestand in das Folgejahr eingesetzt. Außerdem wird ein vorhandener Budget-Wert in das Folgejahr übertragen, wenn dort noch kein Budget vorhanden ist.

Bei einer Zurücksetzung auf das vorherige Buchungsjahr wird nur das Buchungsjahr bei den Mandantenangaben gespeichert und einige interne Werte umgesetzt, damit die Auswertungen etc. für das korrekte Jahr ablaufen können.

Zur Information werden Ihnen die aktuellen Einstellungsdaten einschließlich eines evtl. abweichenden Geschäftsjahres angezeigt.

Diese Funktion kann auch durch ein Anklicken des Buchungsjahres in der Statuszeile aufgerufen werden.


Buchen Buchungsprüfung

Hier stehen 2 verschiedene Prüfmethoden zur Auswahl, eine Schnellprüfung und eine Einzelprüfung. Sie können damit recht schnell ermitteln, ob alles korrekt verlaufen ist.

Die Schnellprüfung prüft alle Kontenwerte und vergleicht die ermittelten Werte mit dem Journal. Die Kontenwerte werden dabei mit Soll und Haben ermittelt, deren Addition dem Journal entsprechen muß.

Die Einzelprüfung setzt dagegen auf Buchungsebene an und prüft jede einzelne Buchung. Falls Buchungen ermittelt werden, die den Formalien nicht entsprechen, werden diese in einer Tabelle angezeigt. Diese Buchungen sollten Sie in der Buchungsmaske überprüfen und die Fehler korrigieren.

Bei angezeigten Fehlern sollte zuerst eine Datensicherung erstellt werden. Anschließend sind entweder die bei der Einzelprüfung angezeigten Buchungen zu korrigieren oder eine Buchungs-Reorganisation vorzunehmen, wenn nur die Schnellprüfung Fehler anzeigt.


Buchen Ende

Hiermit beenden Sie das Programm. In der Funktionsleiste finden Sie ebenfalls eine Möglichkeit zum Programmende.

Es ist zu empfehlen, nach jeder Buchungssitzung eine Datensicherung vorzunehmen.


Auswerten Kontoblatt

Hiermit können Sie für jedes Konto ein Kontoblatt anzeigen lassen. Die für das Konto vorhandenen Buchungen des aktuellen Buchungsjahres werden in einer Tabelle angezeigt. Der Aufbau ist an DATEV angelehnt.

Beim ersten Aufruf dieser Funktion wird das erste Konto aktiviert und der Monat des Systemdatums als Auswertungszeitraum eingestellt.

Wenn über eine der Verbindungsfunktionen das Kontoblatt aufgerufen wird, erscheint direkt das gewählte Konto und als Auswertungszeitraum wird das komplette Jahr eingestellt. Die Verbindungsfunktion ist von folgenden Funktionen aufrufbar, durch einen Doppelklick auf die Kontenzeile:

Gewinn- und Verlust

Bilanz

Hauptabschlußübersicht

Summen- und Saldenliste

USt-Voranmeldung

Budget

BWA (Zeitraum)

BWA (Prozent)

Kontenaufteilung (Kennziffer)

Kontenaufteilung (USt-Kennziffer)

Kontenplan


Auswerten Kontoblätter (Kontenbereich)

Diese Funktion entspricht der normalen Kontoblatt-Ausgabe, nur daß hierüber ein Kontenbereich angegeben werden kann und die Ausgabe nur als Druckausgabe möglich ist.

Jedes einzelne Kontoblatt wird dabei als einzelner Druckauftrag an den Druckmananger gesandt.


Auswerten Journal

Alle Buchungen des aktuellen Buchungsjahres können hiermit in Tabellenform angezeigt werden. Die angezeigten Buchungen werden über den Zeitraum eingegrenzt und können nach veschiedenen Kriterien sortiert werden.

Beim Journal kann eine Datensuche per F3-Taste benutzt werden, die Ihnen erlaubt, nur bestimmte Daten anzuzeigen.

Zur besseren optischen Trennung können verschiedene Trennlinien eingeschaltet werden.


Auswerten Gewinn- und Verlust

Die umfangreichsten Auswertungsmöglichkeiten stehen bei der Gewinn- und Verlust-Rechnung zur Verfügung. Die Auswertung ermittelt die Erlös- und die Aufwandskonten, summiert die jeweiligen Einzelwerte und ermittelt das Ergebnis.

Maßgeblich für die jeweilige Auflistung sind die bei den Konten gemachten Angaben zur Auswertung und Auswertungsseite. Sie können also genau festlegen, welche Konten bei der Auswertung erscheinen sollen oder nicht.

Die GuV stellt verschiedene Formen bereit:

Schnellübersicht	Erstellt eine Jahresaufstellung nach Monaten getrennt. Außerdem wird der Anteil des jeweiligen Monats am Ergebnis ermittelt. Die letzte Zeile ermittelt jeweils Durchschnittswerte für Erlös, Aufwand und Ergebnis.
Kontenauflistung	Hier werden die ermittelten Konten in 2 Tabellen angezeigt, in denen separat geblättert werden kann.
Kennziffer	Die Kennziffer-Auswertung stellt eine sehr flexible Auswertungsform bereit, die darauf basiert, daß in einer Steuerdatei Textangaben und Angaben zur Wertermittlung vorhanden sind.

Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Angaben zur Eingrenzung der Werte über einen Auswertungszeitraum als VON/BIS-Monat. Außerdem kann das Auswertungsjahr erhöht oder vermindert werden. Die Grafik-Funktion rundet neben der Druck-Funktion die Möglichkeiten ab.

Die Grafik-Funktion ist bei der Kennziffer-Auswertung nicht verfügbar. Bei der Schnellübersicht wird die Grafik als Balkendiagramm getrennt nach Monaten durchgeführt, während die Kontenauflistung als Kreisdiagramm erfolgt. Dabei werden die einzelnen Konten als Kreissegment aufgefaßt. Dazu klicken Sie bitte mit der Maus entweder in die Erlös- oder die Aufwands-Tabelle oder aktivieren diese per Tabulatortaste. Die aktive Tabelle wird jeweils als Grafik umgesetzt.

Die GuV ist für die Kontenauflistung mit einer Verbindungsfunktion versehen, die direkt zum Kontoblatt für das jeweilige Konto verzweigt. Dies wird durch einen Doppelklick auf das gewünschte Konto ausgelöst. Sie können also sofort ermitteln, aus welchen Einzelwerten sich der angezeigte Betrag zusammensetzt. Die Verbindungsfunktion ist jedoch nur dann wirksam, wenn das Auswertungsjahr dem aktuellen Buchungsjahr entspricht.

Sie können mehrere Fenster für die GuV öffnen und jeweils andere Auswertungsjahre einstellen. Dadurch können Sie sehr einfach verschiedene Jahre gegenüberstellen und miteinander vergleichen.


Auswerten Bilanz

Die Bilanzauswertung entspricht der Gewinn- und Verlust-Rechnung, nur daß hierbei andere Konten aufgelistet werden. Außerdem werden bei den Konten vorhandene Anfangsbestände mit berücksichtigt, die bei den GuV-Konten nicht vorhanden sind.


Auswerten Hauptabschlußübersicht;Vermögensrechnung;Erfolgsrechnung;Anfangsbestand
Auswerten Hauptabschlußübersicht

Die Hauptabschlußübersicht ist als zentrales Instrument für den Jahresabschluß vorhanden. Hier werden alle Konten aufgelistet und in verschiedenen Spalten mit den jeweiligen Werten plaziert. Die angezeigte Tabelle ist in allen Richtungen rollbar, bei horizontalem Rollen werden die Spalten Konto-Nr und Bezeichnung fixiert, damit die Übersicht erhalten bleibt.

Die einzelnen Spalten ergänzen sich jeweils und führen zur Vermögens- und zur Erfolgsrechnung, die im Normalfall immer das gleiche Ergebnis ergeben müssen. Im unteren Bildschirmbereich werden beide Berechnungen nochmals in T-Form angezeigt.

Wenn bei der Ermittlung eine Differenz angezeigt wird, so ist in der Regel die Ursache in den folgenden Möglichkeiten zu suchen:

- Sie haben Konten mit der Kontoart Sonstiges versehen und diese Konten wurden bebucht

- Sie haben Anfangsbestände manuell verändert bzw. falsch eingetragen

Auch die Haupabschlußübersicht ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Summen- und Saldenliste

In der Summen- und Saldenliste werden alle Konten mit Ihren Werten angezeigt. Die Wertanzeige ist aufgeteilt in Vorsaldo, Soll, Haben und Endsaldo.

Bitte beachten Sie, daß die angezeigten Werte sich immer auf den Auswertungszeitraum beziehen. Wenn also vom 1. bis zum 12. Monat ausgewertet wird, erscheint als Vorsaldo der Anfangsbestand und als Endsaldo der Jahresendsaldo. Wenn aber vom 2. bis zum 2. Monat ausgewertet wird, enthält der Vorsaldo den Endsaldo vom 1. Monat und der Endsaldo entspricht dem Endsaldo vom 2. Monat.

Die Summen- und Saldenliste ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten USt-Voranmeldung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung listet 3 verschiedene Kontenbereiche auf und summiert diese gleichzeitig:

Erlös

Mehrwertsteuer

Vorsteuer

Die Kontenbereiche werden am Bildschirm in der Tabelle als separate Spalten aufgelistet. In der letzten Spalte befindet sich die Zahllast, die jedoch nur im unteren Bildschirmbereich als Summe dargestellt wird. Bei der Berechnung werden lediglich die Kontenwerte Vorsteuer von den Kontenwerten Mehrwertsteuer abgezogen. Die Erlössumme dient nur der Information, da das Finanzamt diese Angabe benötigt.

Die Kontenliste entspricht nicht den für das amtliche Formular benötigten Zahlen, sondern dient lediglich als Anhalt für das Ermitteln der in das Formular einzutragenden Zahlen. Ein Runden bzw. die detaillierte Aufteilung findet hierbei nicht statt. Dafür ist das Formular vorgesehen, welches Sie beim Ausdruck einschalten können. Am linken unteren Bildschirmrand nehmen Sie die Einstellung vor.

Das amtliche USt-Formular basiert jedoch auf einigen Vorarbeiten, die zum korrekten Ablauf unbedingt zu beachten sind. Sie müssen dazu den relevanten Konten eine USt-Kennziffer vergeben, so daß die Formularspalten richtig berechnet werden können. Näheres finden Sie unter USt-Voranmeldung. Das amtliche Formular ist für das Jahr 1995 im Programm enthalten. Dafür liegt die Genehmigung der Oberfinanzdirektion Münster vor, die für alle Bundesländer erteilt wurde. Das Programm druckt die Genehmigungsnummer automatisch in das Formular ein.

Die USt-Voranmeldung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Budget

Die Budget-Auswertung führt einen Soll-Ist-Vergleich durch. Sie können jedem Konto einen Budget-Wert zuordnen, der als geplanter Wert oder sogenannter Soll-Wert zu verstehen ist. Die hat mit einer Soll-Haben-Aufteilung jedoch nichts zu tun. Dieser Planzahl werden die gebuchten Werte auf dem Konto gegenübergestellt, also der Ist-Wert.

Im Rahmen der Budget-Auswertung wird die Differenz aus dem Budget und dem Saldo ermittelt und als Rest angezeigt. Außerdem wird der Rest als Prozentwert berechnet.

Wichtig!

Bitte beachten Sie hierbei, daß der Budget-Wert immer als Jahreswert aufgefaßt wird. Wenn der Auswertungszeitraum auf weniger als ein Jahr eingestellt wird, erfolgt eine Umrechnung des Jahres-Budgets auf den auszuwertenden Zeitraum. Wenn ein Konto z.B. als Jahres-Budget 10.000 enthält und Sie werten vom 1. bis 6. Monat aus, wird ein Budget von 5.000 angezeigt.

Die Budget-Auswertung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten BWA (Zeitraum)

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Zeitraumvergleich ermittelt die Erlös- und Aufwandskonten für das aktuelle Jahr und stellt diesen Wert dem Vorjahreswert gegenüber. Die Änderung gegenüber dem Vorjahr wird einmal als Wert und zum anderen als Prozentwert ermittelt und in weiteren Spalten angezeigt.

Die BWA-Auswertung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten BWA (Prozent)

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) als Prozentaufteilung ermittelt die Erlös- und Aufwandskonten für das aktuelle Jahr und berechnet anhand der ermittelten Summen jeweils einen Prozentwert für das einzelne Konto. Der Prozentwert stellt also den Anteil des Einzelkontos am Gesamterlös bzw. Gesamtaufwand dar.

Die BWA-Auswertung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Kontenaufteilung (Kennziffer)

Die Kontenaufteilung nach Kennziffer stellt eine Ergänzung der Kennziffer-Auswertung dar. Hier werden alle Konten aufgelistet, denen eine Kennziffer zugewiesen wurde. Die Tabelle zeigt diese Konten sortiert nach der Kennziffer an.

Bei der Druckausgabe wird zusätzlich pro Kennziffer eine Zwischensumme gebildet.

Die Kontenaufteilung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Kontenaufteilung (USt-Kennziffer)

Die Kontenaufteilung nach USt-Kennziffer stellt eine Ergänzung der USt-Voranmeldung dar. Hier werden alle Konten aufgelistet, denen eine USt-Kennziffer zugewiesen wurde. Die Tabelle zeigt diese Konten sortiert nach der USt-Kennziffer an.

Bei der Druckausgabe wird zusätzlich pro USt-Kennziffer eine Zwischensumme gebildet.

Die Kontenaufteilung ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Einzelkennziffer

Die Einzelkennziffer-Auswertung kann verschiedene Konten zu einer Gesamtanzeige zusammenfassen. Die Anzeige erfolgt für jeden Monat mit Soll, Haben und Saldo.

Sie können über Kontoeigenschaften einstellen, welche Konten zusammengefaßt werden sollen. Rechts neben dem Saldo finden Sie die entsprechenden Angaben:

Kennziffer (Normal und USt)

Kontoart (Bestand, Aufwand etc.)

Auswertungsart (Bilanz Aktiv, GuvErlös etc.)


Auswerten Jahresumsatz

Hiermit wird der Umsatz des aktuellen Jahres und des Vorjahres ermittelt. Eine weitere Spalte enthält die Änderung als Wertangabe. Außerdem wird der Durchschnittsumsatz pro Monat ermittelt und unter der Summe angezeigt.


Auswerten Kostenstellen

Bei der Kostenstellen-Auswertung werden alle Buchungen ermittelt, die eine Kostenstelle enthalten. Beim erstmaligen Aufruf ist die zu suchende Kostenstelle noch nicht belegt, so daß zuerst einmal die Anzeige für alle Buchungen erfolgt.

Nach der Eingabe einer Kostenstelle werden dann nur noch die Buchungen summiert, die diese Kostenstelle enthalten.

Bei der Druckausgabe wird ein Kostenstellen-Journal erzeugt, welches nach der Kostenstelle sortiert ist. Pro Kostenstelle wird eine Zwischensumme gebildet. Außerdem wird für jede Kostenstelle eine weitere Zwischensumme pro Monat gebildet.


Auswerten Kontenplan

Der Kontenplan zeigt Ihnen alle vorhandenen Konten an. Hierbei können Sie eine Sortierung nach verschiedenen Kriterien durchführen. Außerdem kann die Datensuche per F3-Taste benutzt werden.

Der Kontenplan ist mit einer Verbindungsfunktion zur Kontoblatt-Ausgabe versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.


Auswerten Vorlagenliste

Die Vorlagenliste zeigt Ihnen alle vorhandenen Buchungsvorlagen an, die Sie mit Stammdaten Vorlagen erzeugt haben. Hierbei können Sie eine Sortierung nach verschiedenen Kriterien durchführen. Außerdem kann die Datensuche per F3-Taste benutzt werden.


Auswerten Anlagenspiegel

Im Anlagenspiegel werden die vorhandenen Anlagegüter aufgelistet. Als Grundlage für die Anzeige dienen neben den Anlagegüter die dafür vorhandenen AfA-Tabellen.

Sie können eine Jahreszahl angeben, von dem die Werte ausgehend berechnet werden. Durch die Angabe der Jahre grenzen Sie ein, für wieviele Jahre die Tabelle erzeugt werden soll.

Pro Jahr wird der Restwert des Vorjahres, der AfA-Betrag und der Restwert ermittelt und angezeigt.

Die Druckausgabe ist aufgrund der zu kleinen Papierbreite grundsätzlich auf 2 Jahre begrenzt.


Stammdaten Konten

Die Konten bilden die Grundlage für alle Buchungsbewegungen. Jede Buchung erfolgt auf einem Konto, dem dazu Soll- und Haben-Werte zugeordnet sind. Ein Konto wird mit gewissen Eigenschaften versehen, damit Buchungsprüfungen, Auswertungen etc. ablaufen können.

Die Bildschirmanzeige erfolgt auf verschiedenen Seiten einer Dialogmaske, Allgemeine Angaben und Jahreswerte. Rechts daneben wird eine Kontoliste angezeigt, die zum Blättern in den Daten benutzt wird. Außerdem ist die Kontenliste mit einer Verbindungfunktion zum Kontoblatt versehen, die unter GuV näher beschrieben ist.

Jedes Konto enthält die folgenden Angaben:

Konto-Nr	Hier geben Sie eine eindeutige Konto-Nr an, die zur Identifizierung benutzt wird. Sie sollten 4 Stellen für die Nummer benutzen, es können aber auch mehr oder weniger Stellen benutzt werden.
Bezeichnung	Jedem Konto kann eine Bezeichnung von bis zu 50 Zeichen zugewiesen werden. Es empfiehlt sich jedoch kurze und treffende Bezeichnungen zu verwenden.
Saldierung	Dieser Kontrollschalter gibt an, ob das Konto bei einem Jahreswechsel saldiert werden soll oder nicht. In der Regel sind alle Bestandskonten und die USt-Konten zu saldieren. Die übrigen Konten werden im Normalfall nicht saldiert, sondern beim Jahreswechsel auf Null gesetzt. Die Saldierung bezieht sich nur auf den Anfangsbestand, der in das Folgejahr eingesetzt wird. Dazu ermittelt das Programm beim Jahreswechsel den Endsaldo und trägt diesen Wert als Anfangsbestand ein.
Kontoart	Die Kontoart klassifiziert ein Konto zu einer bestimmten Kontoart. Diese kann sein: - Bestand - Aufwand - Erlös - Vorsteuer - Mehrwertsteuer - Sonstiges
Auswertung	Jedem Konto kann hiermit die Zugehörigkeit zu einer Auswertung zugewiesen werden: - GuV - Bilanz - ohne Außerdem kann eingestellt werden, ob das Konto bei einer USt-Voranmeldung (Kontenauflistung) erscheinen soll oder nicht.
Auswertungsseite	Die Auswertungsseite legt fest, auf welcher Seite der eingestellten Auswertung das Konto erscheinen soll. Eine Besonderheit stellt dabei die Eigenschaft Saldenabhängig dar. Hiermit ermittelt das Programm anhand des festgestellten Saldos die Auswertungsseite selber. Ein typischer Fall ist das Bankkonto, welches im Plus oder Minus sein kann und bei der Bilanz entweder als Aktiva oder Passiva erscheinen muß.
Auto-USt	Hier können Sie ein USt-Konto angeben, welches beim Buchen automatisch benutzt werden soll. Wenn das Konto in der Buchungsmaske eingetragen wird, setzt das Programm das hier angegebene Konto automatisch als USt-Konto in die Maske ein. Ein typischer Fall ist ein Erlöskonto, auf dem immer Erlöse mit 15 % MwSt gebucht werden. Hier kann das MwSt-Konto angegeben werden.
USt %	Diese Angabe ist nur bei USt-Konten von Bedeutung. Also bei Konten mit der Kennung V für Vorsteuer oder M für Mehrwertsteuer. Die Prozentangabe steuert die automatische Berechnung der USt beim Buchen. Bei allen anderen Konten wird diese Angabe ignoriert.
Auto-Privat	Über diese Angabe können Sie eine Buchungsaufteilung im Rahmen von Splittbuchungen veranlassen. Wenn einem Konto hier ein anderes Konto zugewiesen wird, setzt die Splittmaske automatisch dieses Verzweigungskonto als nächste Splittzeile ein.
Privat %	Im Rahmen von Splittbuchungen wird diese Angabe benutzt, um einen Buchungsbetrag prozentual aufzuteilen. Wenn ein Konto als Splittzeile eingetragen wird, wo unter Auto-Privat eine Kontonummer ist, wird das Verzweigungskonto eingesetzt. Die Betragsaufteilung erfolgt dann anhand des bei diesem Konto angegeben Prozentwertes.
Kennziffer	Diese Angabe wird nur für eine Kennziffer-Auswertung benutzt. Sie können eine Nummer zwischen 0 und 9999 einsetzen.
USt-Kennziffer	Diese Angabe wird für das amtliche USt-Formular benutzt. Dort ist neben jedem einzutragenden Wert eine Zahl enthalten, die an dieser Stelle einzutragen ist. Also z.B. für Vorsteuerkonten der Wert 66.
Anfangsbestand	In der Regel enthalten Bestandskonten einen Anfangsbestand, der sich aus dem Endsaldo des Vorjahres ergibt. Diesen Wert können Sie hier einsetzen. Bitte beachten Sie, daß z.B. bei einem Bankkonto der Wert umgekehrt, bezogen auf den Kontoauszug, einzutragen ist. Ein Soll-Saldo wird also unter Haben eingesetzt und umgekehrt.
Budget	Jedem Konto können Sie einen Jahres-Budgetwert zuweisen, der als Planzahl oder Sollzahl aufgefaßt wird. Dieser Wert kann im Rahmen einer Budget-Auswertung dann mit dem tatsächlichen Wert, Istzahl, verglichen werden.


Stammdaten Konten-Budget

Hiermit können Sie die bei den Konten vorhandenen Budgetwerte verändern. Die Änderung bezieht sich dabei immer auf alle Konten, die ein Budget enthalten.

Sie können den Budgetwert löschen oder um einen anzugebenden Prozentwert erhöhen oder vermindern.


Stammdaten Vorlagen

Hiermit können Sie Vorlagen oder auch Buchungsvorlagen bearbeiten. Durch die Vorlagen können Buchungen weitgehend automatisiert werden, da die meisten Buchungsangaben hiermit hinterlegt werden können. Beim Buchen rufen Sie eine Vorlage entweder durch die Vorlagennummer auf oder durch Auswahl aus einer Liste.

Die Anzeige entspricht in etwa der Buchungsmaske. Die Angaben werden soweit vorhanden in die laufende Buchung eingesetzt und vermeiden dadurch lästige Tipparbeit für immer wiederkehrende gleiche oder ähnliche Buchungen. Durch die Zuordnung der zu bebuchenden Konten werden außerdem Fehlerquellen beim Buchen minimiert, da beim Buchen mit Vorlagen nicht mehr überlegt werden muß, welche Konten anzusprechen sind. Sie müssen nur dafür Sorge tragen, daß die Vorlage die korrekten Konten enthält.

Eine Besonderheit stellt die Angabe Splittkonten dar, die für die Benutzung der Vorlagen im Rahmen von Splittbuchungen zuständig ist. Grundsätzlich kann eine Vorlage auch in einer Splittbuchung aufgerufen werden. Da die Vorlage im Normalfall jedoch nur maximal 3 Konten anspricht, besteht hiermit die Möglichkeit, weitere Konten anzugeben. Diese Konten werden bei einer Splittbuchung automatisch als weitere Splittzeilen eingesetzt.

Die Splittkonten müssen dabei mit folgender Syntax eingegeben werden:

KontoNr,Wert; KontoNr,Prozent%

Mehrere Konten werden durch Semikolon getrennt angegeben. Jedem Konto kann durch ein Komma getrennt entweder ein fester Wert oder ein Prozentwert zugewiesen werden. Bei Werten müssen Dezimalzeichen mit einem Dezimalpunkt eingegeben werden. Z.B.:

4500,1500;4510,210.50

bucht auf Konto 4500 den Betrag von 1.500,-- und auf 4510 den Betrag von 210,50

4500,20%;4510,10.5%

bucht auf Konto 4500 20% und auf 4510 10,5% des Nettowertes

Außerdem können die Vorlagen für automatische Dauerbuchungen benutzt werden. Dies ist für Daueraufträge sehr sinnvoll einzusetzen, da hier ja immer die gleichen Beträge periodisch gebucht werden müssen.

Für die Benutzung als Dauerbuchung ist ein Kontrollschalter vorhanden. Außerdem befindet sich links unten eine Tabelle mit den Einzelangaben, also Monat, Tag und Buchungsstatus.


Stammdaten Dauerbuchungen zurücksetzen

Die vorhandenen Vorlagen, die als Dauerbuchung gekennzeichnet sind, können hiermit für eine erneute Benutzung zurückgesetzt werden. Wenn die Dauerbuchungen durchgeführt werden, erfolgt eine Kennzeichnung mit dem Buchungsstatus, der auf JA gesetzt wird. Dadurch können Sie jederzeit erkennen, welche Dauerbuchungen bereits erfolgt sind.

Bevor die Dauerbuchung erneut benutzt werden kann, muß dieser Buchungsstatus wieder auf NEIN eingestellt werden. Dies hat nur Sicherheitsgründe, damit irrtümliche Doppelbuchungen vermieden werden.


Stammdaten Anlagegüter

Hiermit können Sie Anlagegüter verwalten. Diese werden dazu benutzt, um ein Anlagenverzeichnis bzw. Anlagenspiegel zu erstellen und um die Abschreibungen automatisch durchführen zu können.

Jedem Anlagegut wird eine AfA-Tabelle zugewiesen, die beim Speichern eines neuen Anlagegutes erzeugt wird. Erst danach kann die AfA-Tabelle manuell bearbeitet werden, um Besonderheiten wie eine Sonderabschreibung zu berücksichtigen.


Stammdaten Mandanten Allgemeine Angaben

Das Programm verwaltet die Mandanten als verschiedene Buchhaltungen, die miteinander nichts zu tun haben. Im Normalfall wird also nur ein einziger Mandant verwaltet. Hier können Sie diverse allgemeine Angaben machen, wie Anschrift, Steuernummer etc.

Falls der Mandant mit einem abweichendem Geschäftsjahrabwjahr bebucht werden soll, können Sie angeben, mit welchem Startmonat das Jahr beginnen soll. Ein abweichendes Geschäftjahr bedeutet dabei, daß dieses nicht dem Kalenderjahr entspricht und ist nur sehr selten anzutreffen.

Der Steuernummer kommt eine besondere Bedeutung in Bezug auf das amtliche USt-Formular zu. Die Steuernummer muß einem gewissen Aufbau entsprechen, um ordnungsgemäß in das Formular eingesetzt werden zu können. Der Gesetzgeber erteilt jedem Steuerpflichtigen die Steuernummer und sorgt so für eine einheitliche Systematisierung. Folgendes Schema wird benutzt, die Ziffern entsprechen der Position in der Steuernummer:

Land	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Baden- Württemberg		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Bayern	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U
Berlin					B	B	B		U	U	U	U
Brandenburg	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U
Bremen		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Hamburg		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Hessen		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Mecklenburg- Vorpommern	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U
Niedersachsen		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Nordrhein- Westfalen	F	F	F		B	B	B	B		U	U	U
Rheinland- Pfalz		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Saarland		F	F		B	B	B			U	U	U
Sachsen	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U
Sachsen- Anhalt	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U
Schleswig- Holstein		F	F		B	B	B		U	U	U	U
Thüringen	F	F	F		B	B	B		U	U	U	U

Erläuterungen:

F = Finanzamtsnummer, ggf. mit führender Null

B = Bezirksnummer, ggf. mit führenden Nullen

U = Unterscheidungsnummer, ggf. mit führenden Nullen

Weitere Stellen in der Steuernummer werden für den Druck des USt-Formulars nicht berücksichtigt. Bei diversen anderen Ausdrucken wird ebenfalls die Steuernummer eingefügt.


Stammdaten Mandanten-Wechsel

Das Programm muß immer einen aktiven Mandanten bearbeiten. Welcher Mandant gerade aktiv ist, wird in der Statuszeile am unteren Bildschirmrand angezeigt. Um den Mandanten zuw wechseln können Sie diese Funktion benutzen oder die Mandantnummer bzw. den Suchnamen mit der Maus anklicken.


Stammdaten Neuen Mandanten anlegen

Mit dieser Funktion können Sie einen neuen Mandanten anlegen. Dazu erscheint zuerst eine Übersichtsliste mit den vorhandenen Mandanten und Sie können die neue Mandantnummer eingeben.

Danach wird der neue Mandant erzeugt und zu diesem gewechselt. Abschließend wird direkt zur Eingabe der allgemeinen Mandantendaten verzweigt, so daß Sie die weiteren Angaben wie Anschrift, Steuernummer vornehmen können.


Stammdaten Vorhandenen Mandanten löschen

Diese Funktion löscht einen kompletten Mandanten. Sie sollten die Funktion daher besonders sorgsam einsetzen. Nach dem Löschen sind die bei dem Mandanten gespeicherten Daten verloren und lassen sich nur mit besonderen Zusatzprogrammen wieder herstellen.


Stammdaten Buchungsjahr löschen

Diese Funktion löscht ein komplettes Buchungsjahr aus der Mandanten-Datenbank. Im Normalfall bleiben die Buchungen ständig in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie z.B. Probebuchungen gemacht haben, können Sie diese hiermit wieder entfernen.

Zur Sicherheit sollte vor dem Löschen auf jeden Fall eine Datensicherung erstellt sein.


Stammdaten Buchungs-Reorganisation

Falls Probleme beim Buchen oder anderen Funktionen auftreten, kann hiermit eine komplette Neuverbuchung aller Buchungen vorgenommen werden.

Nach einem Datenimport von Buchungen sollte diese Funktion immer benutzt werden, da der Import nicht gleichzeitig verbucht wird.


Stammdaten Datenbank komprimieren

Diese Funktion überprüft alle Komponenten der Mandanten-Datenbank und baut diese komplett neu auf. Dabei werden gelöschte Datensätze entfernt. Die Datenbank wird also unter Umständen etwas kleiner. Die Zugriffszeiten werden ggf. schneller.


Stammdaten Datenbanken reparieren

Diese Funktion versucht alle Mandanten-Datenbanken zu reparieren. Die im aktuellen Datenlaufwerk vorhandenen Datenbanken werden nach einer Abfrage repariert.


Optionen Belegorientiert

Diese Anzeige hat nur Informationscharakter. Bei eingeschalteter Belegorientierung wird links neben dem Text ein Haken angezeigt. Ansonsten wird nicht belegorientiert gebucht.

Sie können diese Grundeinstellung des Programms nur über das separate Zusatzprogramm RWBUPARA.EXE ändern. Mit der Funktion Optionen Programmeinstellung wird dieses aufgerufen.


Optionen Beleg-Kreisläufe

Hiermit bearbeiten Sie die vom Programm verwalteten Beleg-Kreisläufe. Diese Nummern werden beim Buchen für das Hochzählen der Beleg-Nummern benutzt.

Es stehen 10 Kreisläufe zur Verfügung, die von 0 bis 9 durchnummeriert sind. Über diese Nummer sprechen Sie bei einer Buchung den jeweiligen Kreislauf an.

Beim Hochzählen sind folgende Dinge zu beachten:

- Sie sollten grundsätzlich die Stellenanzahl bis zur Maximallänge auffüllen, empfohlen werden 5 Stellen, die auch von der DOS-Version von RW-Buch standardmäßig benutzt wird

- Beim Hochzählen können Leerzeichen nicht berücksichtigt werden

- Es können alphanumerische Zeichen benutzt werden

Die folgenden Beispiele zeigen die Anwendung:

Beispieleintrag	wird hochgezählt zu	bis maximal
00000	00001	99999
000	001	999
A-001	A-002	z-999
KA0	KA1	z99


Optionen USt-Formular

Hiermit stellen Sie das Bundesland ein, für das das USt-Formular gedruckt werden soll. Vor der Benutzung des USt-Formulares muß diese Angabe gemacht werden, damit das Programm die ordnungsgemäße Aufteilung der Prüfziffer vornehmen kann.

Zur Auswahl stehen alle Bundesländer. Die Genehmigung des amtlichen Formulares liegt für alle Bundesländer vor.


Optionen Datenlaufwerk

Hiermit stellen Sie das Datenlaufwerk ein, von dem das Programm die Daten einliest. In dem neu gewählten Laufwerk wird automatisch zum Mandanten 0 gewechselt. Wenn dieser nicht vorhanden ist, wird er neu angelegt.

Bitte beachten Sie, daß durch eine Änderung des Datenlaufwerks, die alten Mandanten nicht mehr im Zugriff sind. Wenn Sie also z.B. im Verzeichnis C:\RWBUWIN verschiedene Mandanten vorhanden hatten, werden diese beim Wechsel des Datenlaufwerks nicht mehr vorhanden sein. Die Mandanten können jedoch durch Einstellung des alten Datenlaufwerks wieder sichtbar gemacht werden.


Optionen Datensicherung

Mit dieser Funktion führen Sie eine Datensicherung des gerade aktiven Mandanten durch. Die Mandanten-Datenbank wird hiermit komplett auf das gewählte Laufwerk kopiert.

Bitte beachten Sie, daß die Sicherung nur bis zur Diskettengröße erfolgen kann. Bei größeren Datenbeständen müssen Sie auf separate Sicherungsprogramme, wie das BACKUP-Programm ausweichen, die außerhalb des Programms benutzt werden.

Da die Sicherung immer mandantenbezogen erfolgt, sollten Sie für jeden Mandanten eine separate Sicherungsdiskette benutzen, da sonst die Kapazität der Diskette schnell erschöpft sein wird.

Diese Funktion können Sie auch über die Funktionsleiste am oberen Bildschirmrand erreichen. Es ist zu empfehlen nach jeder Buchungssitzung eine Sicherung vorzunehmen, um einen möglichen Datenverlust bei einem Festplattendefekt o.ä. zu vermeiden.


Optionen Datenrücksicherung

Mit dieser Funktion führen Sie eine Rücksicherung einer vorher erstellten Datensicherung des gerade aktiven Mandanten durch. Die Mandanten-Datenbank wird hiermit komplett vom  gewählten Laufwerk in das Datenlaufwerk kopiert.

Bitte beachten Sie, daß die Rücksicherung mit einem Überschreiben der bisherigen Daten verbunden ist. Alle nach dem Zeitpunkt der Sicherung erfolgten Aktionen machen Sie damit rückgängig. Um einen ungewollten Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie sich unbedingt vergewissern, daß die Rücksicherung korrekt ist.

Eine Datenrücksicherung sollte nur dann durchgeführt werden, wenn akute Probleme bestehen, wie Festplattendefekt o.ä.


Optionen Programmeinstellung

Mit dieser Funktion können Sie verschiedene Programmeinstellungen vornehmen:

- Registriernummer u. Firmenname eintragen

- Passwort ändern oder löschen

- Belegorientierung einstellen

- Grundeinstellung für alle Einstellungen

Die Funktion beendet das Programm und ruft das Programm RWBUPARA.EXE auf, welches bei der Installation in das Programmverzeichnis kopiert wurde. Anschließend wird das Hauptprogramm wieder aufgerufen.

Wenn Sie die Belegorientierung ausschalten, sollten Sie beachten, daß die Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung nicht mehr eingehalten werden. Diese Einstellung ist daher nur für eine Privatbuchhaltung zu empfehlen, für eine Geschäftsbuchhaltung ist die Belegorientierung immer eingeschaltet zu lassen.

Die Einstellung auf Nicht Belegorientiert hat zur Auswirkung, daß eine Korrekturbuchung nicht als neue Buchung, sondern als Löschung durchgeführt wird.

Sicherheitshinweis!

Da hiermit das Passwort geändert werden kann, sollten Sie das Einstellprogramm aus dem Programmverzeichnis löschen, wenn Sie ungewollte Änderung unterbinden wollen. Folgende Aktionen sind zu empfehlen:

1. Kopieren Sie die Datei RWBUPARA.EXE aus dem Programmverzeichnis auf eine separate Diskette mit dem Dateimananger

2. Anschließend löschen Sie diese Datei aus dem Programmverzeichnis

3. Im Programm-Manager richten Sie ein neues Programm ein mit der Funktion Datei Neu. Hier geben Sie als Befehlszeile <A:\>RWBUPARA.EXE <Programmverzeichnis> an, wobei Sie <A:\> durch das Laufwerk ersetzen, welches von Ihnen benutzt wird. <Programmverzeichnis> ersetzen Sie durch das Programmverzeichnis wo RW-Buch installiert ist. Also z.B.

A:\RWBUPARA  C:\RWBUWIN

4. Die Einstellung nehmen Sie dann nicht mehr innerhalb von RW-Buch vor, sondern vom Programm-Manager aus.


Fenster Alle anzeigen

Mit dieser Funktion können Sie geöffnete Fenster in einer Reihe darstellen lassen. Bei kleinen Bildschirmauflösungen unter 1024 X 768 sollte dieses jedoch nicht benutzt werden.


Fenster Icon-Anzeige sortieren

Jedes der Haupt-Arbeitsfenster können Sie über das Systemmenü als Icon verkleinern lassen. Das Fenster wird dann als Icon am unteren Bildschirmrand plaziert. Die Icons können beliebig verschoben werden, so daß evtl. neue Fenster diese überdecken. Mit dieser Funktion können Sie die Icons alle am unteren Rand plazieren lassen.


Fenster Arbeitsfenster in Maximalgröße

Hiermit stellen Sie ein, ob die Arbeitsfenster beim Aufruf in Maximalgröße erscheinen sollen oder nicht. Da RW-Buch eine sogenannte MDI-Applikation ist können die Arbeitsfenster nur bis zur Größe des Hauptfenster vergrößert werden. Ein Verschieben der Fenster außerhalb des Hauptfensters ist nicht möglich.


Fenster Variable Fontgröße
Fenster Variable Fontgrößen

Hiermit stellen Sie das Programm ein, ob bei den Arbeitsfenstern variable Fontgrößen für die Texte benutzt werden sollen oder nicht. Die Arbeitsfenster sind alle mit einer proportionalen Größenanpassung versehen, die dafür sorgt, daß die Bildschirmmasken immer die gleichen Proportionen aufweisen. Je größer die Bildschirmauflösung ist, desto größer werden die verwendeten Schriftgrößen und die einzelnen Objekte.

Leider kostet die proportionale Anpassung einige Rechenzeit, so daß zumindest die Anpassung der Schriftgrößen hiermit verhindert werden kann. Bei einer schnellen Grafikkarte werden Sie hingegen kaum eine Verzögerung bemerken.


Fenster Zoomstufe

Wenn die Option Variable Fontgrößen eingeschaltet ist, können Sie hiermit eine weitere Feinabstimmung vornehmen, in welchem Verhältnis die Größen angepaßt werden sollen. Da diese Einstellung start von der Hardware und der Windows-Einstellung abhängen, sollten Sie verschiedene Einstellungen ausprobieren, um die Ihnen angenehmste Schriftgröße zu ermitteln.

Bitte beachten Sie, daß eine Änderung nur für später geöffnete Arbeitsfenster wirksam wird. Bereits geöffnete Fenster müssen Sie manuell in der Größe verändern, also z.B. umschalten von Maximal- auf Normale Größe.


Korrekturbuchung

In der Buchungsmaske finden Sie einen Befehlsschalter 'Korrektur' der eine Korrekturbuchung auslöst. Die Korrektur bezieht sich dabei immer auf die gerade angezeigte Buchung.

Je nach Programmeinstellung auf die Belegorientierung wird die Korrekturbuchung als neue Buchung oder als Löschung durchgeführt. Bei einer Geschäftsbuchhaltung darf die Belegorientierung nicht ausgeschaltet werden.

Die Korrekturbuchung wird als Generalumkehrbuchung durchgeführt, wobei der Buchungsbetrag als Negativwert eingesetzt wird. Die Belegnummer und der Buchungstext können von Ihnen neben dem Buchungsdatum frei angegeben werden.


Splittbuchung

Bei der Buchungseingabe in der Buchungsmaske können Sie durch den Befehlsschalter 'Splitten' oder durch die F8-Taste eine Splittbuchung veranlassen. Damit können Sie eine beliebige Aufteilung einer Buchung auf bis zu 100 Konten vornehmen. Ein typischer Anwendungfall wäre z.B. die Verbuchung eines Bank-Kontoauszugs mit sehr vielen Buchungsbewegungen.

Die komplette Buchung wird hierbei in der separaten Splittmaske vorgenommen. Die allgemeinen Angaben finden Sie am oberen Rand, die einzelnen Splittzeilen in der Mitte und die Befehlsschalter am unteren Rand.

Pro Splittzeile können Sie die folgenden Angaben machen:

Konto-Nr	Die Konto-Nr die bebucht werden soll. Sie können beliebige Konten angeben. Durch die F4-Taste rufen Sie in der Spalte ein Auswahlfenster mit allen Konten auf. Zusätzlich steht die Volltextsuche per F3-Taste zur Verfügung.
Kostenstelle	Angabe der Kostenstelle
Text	Buchungstext. Hier können Sie über die F4-Taste eine Liste der vorhandenen Vorlagen anzeigen lassen. Außerdem steht die Volltextsuche per F3-Taste zur Verfügung.
Soll	Soll-Betrag
Haben	Haben-Betrag

Sie können die Buchung nur dann vornehmen, wenn die Summen für Soll und Haben identisch sind. Ansonsten wird die Speicherung verweigert.

Durch den Befehlsschalter Verdichten können Sie eine Buchungsverdichtung durchführen lassen. Wenn Zeilen die gleichen Kontonummern enthalten, werden diese zusammengefaßt. Voraussetzung ist, daß die Kostenstelle ebenfalls gleich ist, sonst bleiben die Zeilen getrennt.

Mit dem Befehlsschalter Seitentausch können Sie sehr schnell die Buchungsseiten vertauschen, falls Sie sich einmal vertan haben sollten.


Drucken

Die gesamten Druckausgaben im Programm werden über eine separate Dialogmaske durchgeführt. Hier können Sie angeben, wohin die Ausgabe erfolgen soll, welche Reportdatei benutzt werden soll und allgemeine Angaben wie Reportdatum, Drucker-Kopien und Schriftart einstellen.

Bei der Ausgabe auf den Drucker können Sie den Standard-Drucker von Windows oder einen anderen Drucker benutzen. Die im Lieferumfang befindlichen Reportdateien sind alle mit der Schriftart Times Roman erstellt. Falls Sie einen anderen Druckerfont benutzen wollen, können Sie aus den Schriften des Standard-Druckers den gewünschten Font auswählen.

Die zur Verfügung stehenden Reportdateien sind in der rechten Auswahlliste enthalten. Es handelt sich hierbei um Reportdateien, die mit dem Reportgenerator Crystal Reports 4.0 erstellt wurden. Die Anpassung ist damit jederzeit möglich.

Bei der Ausgabe auf den Bildschirm wird eine Druckvorschau angezeigt, die weitgehend dem tatsächlichen Druckbild entspricht. Von der Druckvorschau können Sie ebenfalls die Druckausgabe veranlassen. Dazu finden am unteren Rand ein Druckersysmbol, welches per Mausklick die Ausgabe veranlaßt.

Neben dem Druckersymbol befinden sich weitere Symbole für den Export in eine Datei bzw. für E-Mail-Versand. Der Export in eine Datei kann in die verschiedenste Format erfolgen, die Sie über Format wählen können.

Hinweis!

Im Lieferumfang befinden sich Unterstützungsdateien für die wichtigsten Exportformate. Aus Platzgründen befinden sich jedoch nicht alle DLL-Dateien auf den den Programmdisketten. Bei Bedarf stellen wir Ihnen diese gerne zur Verfügung. Es handelt sich um den E-Mail-Export nach MAPI oder VIM und den Diskettenexport nach DIF, Quattro Pro etc.

Bei einigen Druckfunktionen wird eine Art Hardcopy oder Bildschirmausdruck an den Drucker geschickt. Die Größe des Arbeitsfenster ist dabei für den Ausdruck maßgeblich. Im Zweifel sollten Sie also vorher das Fenster verkleinern. Dies ist der Fall z.B. bei Stammdaten/Konten oder Auswerten/Jahresumsatz.


Kennzifferauswertung

Bei der Kennziffer-Auswertung handelt es sich um eine flexible Auswertungsform, die für GuV und Bilanz zur Verfügung steht.

Grundlage ist eine Steuerdatei, die als Textdatei ausgelegt ist und die für die Anzeige und Berechnung der Werte zuständig ist. Die Steuerdatei wird mit der Dateiendung .RWS im Programmverzeichnis vorausgesetzt. Die Beispieldatei KEZGUV.RWS zeigt Ihnen einige Beispiele für die Anwendung.

Der Aufbau der Steuerdatei ist an folgende Regeln gebunden bzw. enthält diese Elemente:

Spalte	Inhalt
Text	Freier Text
1. Betrag Suchbegriff	Hier steht entweder ein Suchbegriff oder eine Variableneinfügung.  Wenn eine Variable eingefügt werden soll, so ist dieser ein Doppelkreuz voranzustellen. Die Ausgabe kann mit weiteren Rechenfunktionen verbunden werden, wenn Sie mit der Variable darüber hinausgehende Berechnungen anstellen wollen. Z.B. #ERLOESE * 1.15 Mit den ermittelten Variablen können Sie wie mit Zahlen auch Berechnungen anstellen. Z.B.: #ERLOESE - AUFWAND Das Doppelkreuz ist hierbei nur einmal am Anfang des Suchbegriffs notwendig. Für die Festlegung eines Suchbegriffes können Sie die F3-Taste benutzen, die zur Datensuche per F3-Taste verzweigt.
H-S	Angabe, wie die Berechnung des ermittelten Wertes erfolgen soll. Entweder  - H für Haben minus Soll oder  - S für Soll minus Haben Ohne diese Angabe wird immer Soll minus Haben gerechnet.
Variablenzuweisung	Ein Wert in der 1. Betragsspalte kann hiermit einer Variablen zugewiesen werden. Der Variablenname sollte aus normalen Buchstaben bestehen. Z.B. AUFWAND. Es dürfen keine Umlaute benutzt werden!  Wenn Sie in mehreren Zeilen der gleichen Variablen einen Wert zuweisen, so wird dieser aufsummiert. Es handelt sich also um eine Summenvariable, die ständig erhöht wird.
2. Betrag Suchbegriff	wie 1. Betrag jedoch für die 2. Betragsspalte
H-S	dto.
Variablenzuweisung	dto.


Grafik

Bei diversen Auswertungen wird eine Grafik-Funktion angeboten, die Ihnen die auszuwertenden Daten als Geschäftsgrafik anzeigt. Je nach der Art der Daten zeigt das Programm eine bestimmte Grafikart als Vorgabe an. Die meisten Auswertungen benutzen hierfür ein Balkendiagramm in 3D-Form.

Die Ausgabe erfolgt in ein separates Fenster, wo Sie einige Auswahlmöglichkeiten haben. Hier können Sie die Grafikart nochmal ändern, z.B. von 3D- auf 2D-Darstellung oder ein Kreis- in ein Balkendiagramm. Bitte beachten Sie hierbei jedoch, daß einige Umwandlungen keine sinnvollen Anzeigen ergeben, da sich nicht jede Grafikform in eine beliebige andere Form umwandeln läßt.

Über weitere Befehlsschalter können Sie die Ausgabe an den Drucker schicken oder in die Zwischenablage kopieren. Beachten Sie bitte bei der Druckausgabe, daß die Fenstergröße für die Ausdruckgröße maßgeblich ist. Im Normalfall wird es daher sinnvoll sein, das Fenster vor dem Drucken zu verkleinern.

Beim Kopieren findet ein Datenexport in die Zwischenablage statt. In anderen Applikationen können Sie über Datei Einfügen die Grafik importieren, z.B. in Paintbrush oder anderen grafikfähigen Anwendungen.

Sie können beliebig viele Grafikfenster öffnen, z.B. um die GuV in mehreren Jahren zu sehen. Das Grafikfenster ist ebenso wie die anderen Arbeitsfenster als MDI-Fenster ausgelegt und bleibt solange offen, bis Sie es schließen. Die Anzahl der Fenster wird nur vom Speicher Ihres PC's begrenzt.


Passwort

Über das Einstellprogramm RWBUPARA.EXE können Sie ein Passwort vergeben, welches beim Programmstart abgefragt wird. Falls ein Passwort vorhanden ist, wird dieses bis zu 3 mal abgefragt, danach wird der Programmstart abgebrochen.

Die Änderung oder Löschung des Passworts ist über das o.g. Einstellprogramm möglich. Bitte beachten Sie dazu die Sicherheitshinweise unter Programmeinstellung.


USt-Formular

Das amtliche USt-Formular wird direkt auf ein leeres Blatt gedruckt. Sie brauchen also keine vorgedruckten Formulare mehr. Sie erreichen die Ausgabe über Auswerten USt-Voranmeldung. Hier müssen Sie nur den Ausdruck als Formular per Optionsschalter einstellen.

Für den Ausdruck des Formulars müssen einige Voraussetzungen gegeben sein:

- Die Steuernummer muß bei den allgemeinen Mandantendaten vorhanden sein und muß den amtlichen Vorschriften über den Aufbau entsprechen

- Das Bundesland muß eingestellt sein über Optionen USt-Formular

- Die Konten müssen mit einer USt-Kennziffer versehen sein, damit das Programm die korrekten Spalten ermitteln kann

- Als Schriftfont sollte entweder Standard oder ein nicht zu großer proportionaler Font benutzt werden, da ansonsten der Platz für einige Ausgabetexte zu klein sein kann

Ohne diese Angaben kann das Formular nicht korrekt erstellt werden. Vor der Benutzung sind daher die Angaben dem Programm mitzuteilen.

Bei der Vergabe der USt-Kennziffer sind nur wenige Dinge zu beachten. Im Grunde handelt es sich die gleichen Arbeiten, die beim mnauellen Ausfüllen des Formulars anfallen. Das Programm erwartet die USt-Kennziffer als Zahl zwischen 35 und 94, die auf dem amtlichen Formular vorgedruckt sind. Dort finden Sie links neben der Betragsangabe eine Ziffer, die hiermit gemeint ist.

Bei der Auswertung ermittelt das Programm alle Konten, die mit der jeweiligen USt-Kennziffer vorhanden sind und berechnet dafür die Werte für den gewünschten Auswertungszeitraum. Sie steuern also über die getätigten Buchungen, welche Werte in das Formular eingesetzt werden. Leider sind sehr viele Sonderfälle möglich, die zwar fast alle vom Programm verarbeitet werden können, jedoch sehr hohe Buchhaltungskenntnisse voraussetzen. Im Zweifel befragen Sie bitte Ihren Steuerberater, wie bestimmte Dinge gebucht werden müssen.

Im Normalfall werden nur ganz wenige Werte für das Formular gebraucht. Die wichtigsten USt-Kennziffer sind:

USt-Kennziffer	Hinweis
43	Erlöskonten für Verkäufe ins Ausland, die nicht zur EG gehören und für die keine MwSt berechnet wurde
50	alle Erlöskonten, die mit 15 % MwSt bebucht wurden
86	alle Erlöskonten, die mit 7 % MwSt bebucht wurden
92	Wareneinkauf aus dem EG-Ausland, die mit 15 % zu besteuern sind
93	Wareneinkauf aus dem EG-Ausland, die mit 7 % zu besteuern sind
66	alle Vorsteuerkonten, also Konten mit der Kontoart V für Vorsteuer jedoch nur Inlandsumsätze
61	Vorsteuerkonten, die im Rahmen eines EG-Umsatzes gebucht wurden, also Waren, die Sie im EG-Ausland gekauft haben

Buchungshinweis

Für die Verbuchung des USt-Zahllast, also der von Ihnen zu zahlenden Umsatzsteuer, ist zubeachten, daß dieser Betrag auf dem Finanzkonto, Bank o.ä., als Ausgabe buchen. Als Gegenkonto dient ein sogenanntes Verrechnungskonto und nicht irgendein USt-Konto.

Sie brauchen also die USt-Konten nicht durch eine Umbuchung auf Null zu setzen.


Datensuche per F3-Taste

Bei einigen Auflistungen, z.B. im Journal, können Sie über die F3-Taste zu einer Sucheingabe verzweigen, die es ermöglicht die anzuzeigenden Daten einzugrenzen. Wenn eine Suchangabe vorhanden ist, wird die Tabelle nur noch mit den ausgefilterten Daten gefüllt, die der Suchbedingung entsprechen.

Zur Eingabe erscheint eine separate Dialogbox, die folgende Elemente enthält:

Datenfelder	Hier werden alle vorhandenen Datenfelder der jeweiligen Datenbank-Tabelle aufgelistet. Neben dem Feldnamen wird als Info auch die Feldart angezeigt.
Relationen	Hier wird die Suchbedingung in der Art festgelegt. Wenn Sie die Suche nach 'enthält' benutzen, geben Sie den Suchtext bitte in dieser Form an: *suchtext* Der Stern steht hierbei für beliebige Zeichen davor oder danach. Dadurch erreichen Sie eine Volltextsuche in dem gewählten Datenfeld. Der Suchtext kann dann also an beliebiger Stelle im Feld enthalten sein. Außerdem ist die Groß-/Klein-Schreibung ohne Bedeutung.
Suchtext	Der zu suchende Text
Suchdatum	Das zu suchende Datum
Verknüpfung	Logische Verbindung von mehreren Suchteilen
Suchvorschrift	Anzeige der bisher vorhandenen Suchvorschrift. Bei mehreren Teilen werden diese ständig anhand der der gewählten Verknüpfung hinzufügt
Befehlsschalter	Hinzufügen, Löschen etc. Beachten Sie, daß die manuelle Eingabe nach der ACCESS-SQL-Syntax aufzubauen ist. Im Normalfall fügt der Schalter Hinzufügen automatisch die korrekte Syntax der Suchvorschrift hinzu.


Datenbankformat

Im Programm wird die Microsoft ACCESS-Datenbank Engine benutzt. Es handelt sich konkret um Datenbanken im Format von ACCESS 1.1. Falls Sie ACCESS besitzen, können Sie auch direkt auf die Daten zugreifen. Andere Microsoft-Produkte können teilweise ebenfalls auf dieses Datenformat direkt zugreifen.

Sie sollten hierbei beachten, daß die Tabellen nicht geändert werden bzw. keine Datenfelder entfernt werden. Ein Hinzufügen von Datenfeldern ist dagegen ohne Probleme möglich.

Der Name der Datenbank ist noch folgendem Schema aufgebaut:

RWBU<Mandantnummer>.MDB

Die Mandantnummer ist mit führenden Nullen versehen, also z.B. RWBU001.MDB für Mandant 1 und RWBU234.MDB für den Mandanten 234.

Falls Sie die Version 2.0 von ACCESS einsetzen, sollten Sie beachten, daß die Datenbank nicht umgewandelt wird in das 2.0-Format.


Geschwindigkeit optimieren

Zur Optimierung der Geschwindigkeit möchten wir einige Hinweise geben, die sich bei uns im Einsatz bewährt haben:

- Je schneller der Rechner umso besser. Ein 386-Rechner wird insgesamt unter Windows nur eine sehr langsame Arbeitsgeschwindigkeit erreichen können. Zu empfehlen ist mindestens ein 486-Rechner, optimal ist ein Pentium.

- Es sollte möglichst viel RAM-Speicher vorhanden sein. Mit 4 MB ist das Programm zwar lauffähig, jedoch wird Windows ständig am Auslagern sein. Dies trifft umso mehr zu, wenn sehr viel an Daten zu verwalten sind. Zu empfehlen ist hier 8 MB RAM, wenn mehr RAM vorhanden ist, wird sich Windows jedoch spürbar beschleunigen. Eine permanente Auslagerungsdatei kann den verfügbaren Speicher vergrößern und ist außerdem schneller als eine temporäre Auslagerungsdatei.

- Wenn ein großer CACHE-Speicher z.B. Smartdrive o.ä. eingesetzt wird, sollten Sie beachten, daß bei einem RAM-Speicher von 4 MB der CACHE-Speicher nicht mehr als 1 MB betragen sollte. Besser kann eine Reduzierung auf 512 KB sein, da die Datenbank den normalen RAM-Speicher evtl. besser ausnutzen kann.

- Eine schnelle Grafikkarte wird Windows ebenfalls sehr beschleunigen. Da zum Teil sehr aufwendige Bildschirmmasken benutzt werden, die zudem mit einer proportionalen Größenanpassung ausgestattet sind, ist eine Beschleunigung spürbar sichtbar. Bei einer langsamen Grafikkarte können Sie mit Optionen Variable Fontgrößen auch eine Beschleunigung erreichen, indem Sie diese Option ausschalten. Durch Redzierung der Farben erreichen Sie ebenfalls eine Beschleunigung, meistens reichen 16 Farben durchaus aus.


Reportdateien

Das Programm benutzt zur Ausgabe der gesamten Auswertungen sogenannte Reportdateien. Diese wurden mit dem Reportgenerator Crystal Reports 4.0 erstellt. Zur Änderung ist daher dieses Programm zu benutzen.

Wenn Ihnen das Programm nicht vorliegt, können wir Ihnen dieses mitsamt der technischen Unterstützung für die RW-Buch-Listen anbieten. Der Support ist wie immer bei uns völlig kostenlos. Crystal Reports ist einer der leistungsfähigsten Reportgeneratoren im Windows-Bereich. Der Hersteller ist die Firma Seagate, einem der weltweit größten Festplattenhersteller.

Die Reportdateien haben alle die Dateiendung .RPT und befinden sich im Programmverzeichnis von RW-Buch, also dort, wohin Sie RW-Buch installiert haben.

Die Gestaltung eines Berichts in Crystal Reports erfolgt in der Regel ausschließlich durch Mausbenutzung. Sie klicken nur das gewünschte Objekt an und verschieben es an eine neue Position. Oder Sie wählen aus der Datenbank ein Feld aus und ziehen es an die gewünschte neue Position. Durch eingebaute Funktionen lassen sich so ziemlich alle möglichen Resultate erzielen, auch wenn sie noch so komplex sein sollten.

Der Reportgenerator kann jedoch nicht nur mit RW-Buch benutzt werden. Es werden praktisch alle PC-Datenbanken und auch alle SQL-Formate unterstützt. Eine Grafikeinbindung ist möglich, z.B. um ein Firmenlogo einzusetzen. Auch eine Geschäftsgrafik kann auf Basis der Reportdaten in einen Bericht eingefügt werden.


Abweichendes Geschäftsjahr

Ein abweichendes Geschäftsjahr liegt immer dann vor, wenn das Geschäftsjahr nicht dem Kalenderjahr entspricht. Im Normalfall ist jedoch das Kalenderjahr auch das Geschäftsjahr. Eine Abweichung ist immer auch dem Finanzamt mitzuteilen, bzw. wird von dort Ihnen genehmigt.

Das Programm RW-Buch unterstützt das abweichende Geschäftsjahr in vollem Umfang. Dazu ist es notwendig, daß bei den allgemeinen Mandantendaten die Option 'Abweichendes Geschäftsjahr' eingeschaltet wird. Außerdem müssen in dem Fall angeben, mit welchem Monat das abweichende Jahr beginnen soll. Mit 'Startmonat' geben Sie also an, wann das Jahr beginnen soll. Hier sind Werte zwischen 2 und 12 möglich, also von Februar bis Dezember.

Das Programm versteht unter einem Buchungsjahr immer einen Zeitbereich von 12 Monaten, der jedoch mit den o.g. Angaben mit einem beliebigen Monat anfangen kann. Ein abweichendes Geschäftjahr wird immer mit dem jahr bezeichnet, mit dem es beginnt. Das Geschäftsjahr April 1995 bis März 1996 ist also für das Programm das Jahr 1995. Bei der Einstellung des Buchungsjahres wird Ihnen immer auch dieser Zeitraum als Info angezeigt.

Alle Auswertungen im Programm sind in der Regel mit einem Auswertungszeitraum versehen, der Ihnen die Angabe eines VON/BIS-Monats erlaubt. Die Reihenfolge der Monatsnamen ist auf ein evtl. eingestelltes abweichendes Geschäftsjahr eingerichtet und zeigt die korrekten Monatsnamen an. Im o.g. Beispiel ist der 1. Monat also der April und der letzte Monat der März. Diese Unterscheidung ist z.B. auch bei den Kontenwerten vorhanden, deren Jahreswerte in dieser Reihenfolge angezeigt werden.

Wichtig!

Wenn Sie im Nachhinein ein abweichendes Geschäftsjahr für einen Mandanten einstellen, müssen Sie als Buchungsjahr das erste Jahr einstellen, in dem Buchungen vorhanden sind. Dann ist eine Buchungs-Reorganisation durchzuführen. Beim Jahreswechsel werden dann anschließend die korrekten Endsalden ermittelt und in das Folgejahr übertragen.


Volltextsuche per F3-Taste

Beim Buchen kann bei der Angabe der Konten bzw. zur Auswahl einer Buchungsvorlage eine Volltextsuche benutzt werden. Dieses ist in der normalen Buchungsmaske und bei der Splittbuchung wirksam.

Wenn Sie sich im Eingabefeld für das Ausgangs-, Gegen- oder USt-Konto oder für die Vorlagennummer befinden, geben Sie einfach einen Suchtext ein. Dieser wird vom Programm umgesetzt in die Suchanfrage LIKE *suchtext*, die ähnlich wie eine Volltextsuche funktioniert.

Bei der Eingabe einer Kontonummer können Sie hiermit nach der Kontobezeichnung suchen. Bei der Eingabe der Vorlagennummer wird der Buchungstext durchsucht.

Bei einer Splittbuchung entfällt die Vorlagennummer, dafür können Sie die Suchanfrage im Eingabefeld des Buchungstextes starten.


Release-Stand
Release-Stand/Dauer-Update

Für das Programm ist ein Dauer-Update verfügbar. Hier senden wir ca. alle 1 bis 2 Monate eine neue Diskette mit dem neuesten Stand des Programms zu. Die Änderungen am Programm werden genau dokumentiert, so daß Sie genau nachvollziehen können, was wir ergänzt oder korrigiert haben.

Die Installation besteht in der Regel nur aus einer Diskette, die Sie einfach neu installieren. Bitte geben Sie hierbei das gleiche Verzeichnis an, wie bei der ursprünglichen Installation. Der neue Release-Stand überschreibt dann die ältere Programmversion.

Falls Sie kein Dauer-Update bei uns erworben haben, können Sie jederzeit gegen Zusendung von DM 5 (für Rückporto und Diskette) und Angabe der Registrier-Nummer den neuesten Release-Stand bei uns anfordern.

Die Nummer des bei Ihnen eingesetzten Release-Standes können Sie einfach durch das Info-Fenster, im Hauptmenü unter ?, ermitteln.

Folgende Release-Änderungen sind bisher erfolgt:

Release	Ergänzungen/Korrekturen
2	Ergänzung beim Jahresumsatz und der Einzelkennziffer-Auswertung um eine Druckfunktion für den Ausdruck des Bildschirms, die Kontoblattausgabe für einen Kontenbereich wird jetzt nur für bebuchte Konten durchgeführt Ergänzung um weitere Funktionstaste beim Buchen, die Speicherung einer Buchung kann jetzt mit der F9-Taste erfolgen (wie bei Splittbuchung) Ergänzung bei der Datensicherung, bei einem Kopierfehler wird eine eventuell teilweise aber unter Umständen nicht komplette Sicherung wieder gelöscht Ergänzung bei der Buchungsmaske, die Befehlsschalter wurden mit Farben belegt u. etwas umgesetellt, Hinweis- oder Infobereiche wurden mit einer anderen Hintergrundfarbe zur besseren optischen Trennung angezeigt Korrektur bei Splittbuchung, die Einsetzung einer Vorlage mit dort hinterlegten Buchungsbeträgen erfolgte nur mit Abrundung, bei der Datumseingabe wurde das Systemdatum evtl. irrtümlich eingesetzt Korrektur bei der Buchungsmaske, bei einer freien Buchung konnte durch eine Vorlage oder ein Automatik-Konto das USt-Konto fälschlicherweise angesprochen werden
3	Korrektur bei Korrekturbuchung, das Datum wurde bei einer Änderung nicht übernommen sondern mit dem Datum der Ursprungsdatum versehen
4	Ergänzung um eine Buchungstabelle zur Bearbeitung der Buchungen in Tabellenform Korrektur beim Datenimport, Vorlagenübernahme aus RW-Buch Windows
5	Korrektur bei der USt-Voranmeldung als Formular, die Fehlermeldung 'Invalid use of Null' konnte unter gewissen Umständen erscheinen, falls keine Konten mit relevanten Werten gefunden wurden, blieb das Ausgabefenster geöffnet
6	Ergänzung bei Buchungstabelle, die Refresh-Taste ALT+R machte die Spalten zu hoch, umfangreichere Prüfungen für USt-% u. fehlende Konten, jetzt ist die  Datumseingaben mit +/- möglich, Sonderfall leere Tabelle wird beachtet Korrektur beim Datenimport Konten aus DOS-Version mit USt-%  Korrektur bei der Buchungsmaske, beim Währungsformat "DM 123" konnte die Fehlermeldung "Betrag muß größer 0 sein" erscheinen
7	Korrektur bei Anlagegüter bzw. Vorlagen, bei Neueingabe wurde die AfA-Tabelle bzw. Dauerbuchungsangaben nicht korrekt aufgebaut, beim Speichern konnte das Programm mit Indexfehler abbrechen, die Einzelbuchung zur AfA-Verbuchung wurde entfernt
8	Ergänzung bei Kontoblatt und Journal um eine eingeschränkte Sortierung, dadurch werden beide Funktionen wesentlich beschleunigt. Das Kontoblatt wurde außerdem um eine Buttonleiste erweitert, um in den Buchungen besser zu blättern Ergänzung der Buchungsmaske um ein Vorgabedatum für eine neue Buchung, das Datum der letzten Buchung wird jetzt automatisch für die nächste Buchung verwendet Korrektur bei der Anlagenverwaltung und beim Anlagenspiegel, Rundungsprobleme wurden beseitigt, beim Anlagenspiegel konnte die Fehlermeldung 'Invalid Property Value' unter Umständen erscheinen
9	Korrektur bei der Buchungsmaske, wenn die Vorlagen-Nr durch Text ergänzt wurde (Nr + Buchstaben), konnte das Programm mit Syntax-Error abbrechen
10	Korrektur beim Import von einer DOS-Version 4.0 oder 5.0 für die Übernahme Saldierungskennzeichen Korrektur bei Buchungsmaske bzw. Buchungstabelle bei zu schnellem Klicken auf 'Neu' während des Speichervorgangs konnte ein Abbruch erfolgen Korrektur bei Kontenblätter / Kontenbereich, die Ausgabe konnte bei mehreren vorhandenen Buchungsjahren zu mehreren Seiten führen
11	Korrektur bei der Buchungsmaske, die Info der Saldoanzeige der bebuchten Konten erfolgte mit umgekehrtem Vorzeichen
12	Ergänzung um eine Reparaturfunktion, Stammdaten/Datenbanken reparieren Korrektur bei der Hauptabschlußübersicht, die Plazierung der USt-Konten ist jetzt abhängig von der Auswertungsart Korrektur bei Optionen / Programmeinstellung, der Aufruf des Einstellprogramms konnte unter gewissen Umständen zu Problemen führen
13	Änderung Datenimport, Befehlsschalter 'Importieren' statt 'OK' Korrektur bei Splittbuchung u. Einsetzung einer Vorlage, das EA-Kürzel konnte zu einer falschen Seiten-Einsetzung führen
14	Korrektur wegen Ländereinstellungen im Bereich Kontoblatt-Ausgabe und diversen Betragseingaben, Probleme gab es z.B. bei Schweiz Ergänzung der Sicherungsmaßnahmen bei Stammdaten Neueingabe
15	Korrektur bei Vorlagenliste Einnahme/Ausgabe war vertauscht Korrektur bei Kostenstellen in der Buchungsmaske u. -tabelle, Maskeneingabe war zu klein (2 Stellen), bei einer Generalumkehr wurde die Kostenstelle nicht beachtet Korrektur bei der Vorlageneinsetzung beim Buchen, Einsetzung einer Vorlage ohne USt-Konto löscht jetzt das Eingabefeld, die Kostenstelle wurde nicht übertragen Korrekturbuchung bei der Generalumkehr, in der Buchungsmaske wurde eine Ausgaben-Buchung nicht korrekt zurückgebucht Korrektur bei Druckausgabe Kontenblätter, Schriftart wird jetzt beibehalten
16	Erweiterung der Buchungsprüfungen beim Buchen um unterschiedliche Ausgangs- und Gegenkonten Erweiterung der Geschäfts-Grafik um einstellbare Schriftfonts, Korrektur bei GuV/Bilanz-Einzelkonten-Grafik aufgrund von zu wenigen Konten (min. 2) Erweiterung der Startprüfung für das eingestellte Datenverzeichnis Korrektur der Kontenmaske, Farbwerte für Saldierungsschalter waren nicht OK, bei der Buchungsmaske war die Saldoanzeige beim Ändern von Buchungen nicht OK
17	Diverse Anpassungen für Windows 95 Korrektur der Reportdatei HAB1.RPT, Plazierung der USt-Konten


SHAREWARE-Hinweise

Das Programm RW-Buch für Windows wird als SHAREWARE vertrieben. Das bedeutet, daß eine Prüfversion vor dem Kauf von Ihnen getestet werden kann. Nur wenn Ihnen das Programm gefällt, können Sie das Programm als Normalversion kaufen.

Ein SHAREWARE-Programm zeichnet sich unter anderem dadurch aus, daß Änderungen sehr schnell realisiert werden können. Wir möchten Sie daher nochmals darauf hinweisen, daß Verbesserungsvorschläge ausdrücklich erwünscht sind. Bei kleineren Korrekturen werden diese in der Regel sofort vorgenommen und stehen dann ca. 1 Woche später als neuer Release-Stand zur Verfügung.

Die SHAREWARE-Version hat den gleichen Umfang wie die Normalversion. Es können nur keine Daten aus einer DOS-Version übernommen werden und Hinweisfenster weisen auf die Prüfung hin. Ab 100 Buchungen wird außerdem eine Wartepause eingelegt, die mit der Anzahl der vorhandenen Buchungen ansteigt. Bei mehr als 2000 Buchungen werden die Pausen drastisch verlängert, da wir dann nicht mehr von der Prüfung des Programms ausgehen können.

Falls Ihnen das Programm gefällt, erwerben Sie mit der registrierten Normalversion die folgenden Leistungen:

- ausführliches, gebundenes Handbuch

- neueste Programmdiskette ohne SHAREWARE-Hinweise

- Daten können aus einer DOS-Version übernommen werden

- kostenlose Hotline für alle Fragen zum Programm

- Update-Service für künftige Versionen


Handbuch-Ergänzungen

SHARE-Aufruf

Auf Seite 5 im Handbuch ist vermerkt, daß das Setup-Programm bei Bedarf den Aufruf des SHARE-Programms in die Datei AUTOEXEC.BAT einträgt. Dies ist jedoch nur bedingt richtig. Falls dieses nicht erfolgen kann, erscheint eine Meldung, daß Sie den Eintrag vornehmen sollen. Dann müssen Sie diese Zeile in der Datei AUTOEXEC.BAT ergänzen:

SHARE /L:500 /F:5100

Bitte beachten Sie, daß die Zeile vor einem Aufruf eines Menüprogramms oder dem Aufruf von Windows zu plazieren ist. Ansonsten hätte die Angabe keine Auswirkung.


Eingeschränkte Sortierung

Beim Kontoblatt und beim Journal ermöglicht diese Option eine wesentlich schnellere Anzeige am Bildschirm. Die Druckausgabe ist hiervon nicht berührt.

Die Datenbank muß bei einer eingeschränkten Sortierung wesentlich weniger an Daten bewegen und kann daher die gesuchten Daten viel schneller bereitstellen. Der Nachteil liegt darin, daß auschließlich nach dem Indexfeld Belegdatum sortiert wird. Die Sortierung von Einzelzeilen einer Splittbuchung oder von Buchungen mit gleichem Datum ist daher unter Umständen nicht ganz korrekt, dürfte aber nur eine untergeordnete Rolle spielen.

Wenn die Option eingeschaltet wird, ist die Anzeigefolge daher genauer, braucht aber sehr viel länger. Besonders bei vielen Buchungen ist der Geschwindigkeitsunterschied sehr groß.


Tastenbelegung in Tabellen

An sehr vielen Stellen im Programm werden Daten in tabellarischer Form angezeigt. Die Anzeige des Journals, die Kontenauflistung bei der GuV oder die Buchungsliste bei der Buchungsmakse sind Beispiele dafür. Die optische Darstellung erfolgt in Spalten, die jedoch in den meisten Fällen von Ihnen beeinflußt werden kann.

Spalten mit der Maus ändern

Wenn Sie den Mauscursor auf die Spaltenüberschrift bewegen, wird sich die Mauscursor-Form ändern. Bei einem Pfeil nach unten können Sie die Spalte ausblenden, in dem Sie die jeweilige Spalte mit der rechten Maustaste anklicken. Eine bereits ausgeblendete Spalte können Sie auf die gleiche Art wieder einblenden.

Wenn ein Balken mit 2 auseinanderzeigenden Pfeilen erscheint, können Sie die Spalte in der Breite ändern. Dazu bewegen Sie die Maus auf die Spalten-Trennung in der Überschrift und ziehen per linker Maustaste die Spalte auf die gewünschte Breite.

Wenn das Fenster in der Größe geändert wird, sorgt die proportionale Maskensteuerung wieder für den ursprünglichen Aufbau. Die Änderungen werden dabei zurückgenommen.

Dateneingabe in Tabellen

Einige Tabellen sind für die Änderung von Daten ausgelegt. Ein Beispiel hierfür ist die Kennziffer-Auswertung bei der GuV. Bei der Dateneingabe bewegen Sie sich per Cursortasten innerhalb der vorhandenen Spalten und Zeilen. Wenn eine einzelne Zelle aktiviert wird, so ist in der Regel der dort enthaltene Text markiert, also hervorgehoben. Durch die F2-Taste schalten Sie um in den Ändern-Modus und Sie können den Text editieren.

Bei der Bearbeitung des Textes können Sie auch die Zwischenablage benutzen, um einen Text zu kopieren, also STRG + EINFG zum Kopieren in die Zwischenablage und SHIFT+EINFG zum Einfügen der Kopie an die neue Stelle.

Daten auffrischen

Falls Sie mehrere Fenster geöffnet haben und die Möglichkeit besteht, daß die Daten sich geändert haben, steht eine Refresh-Taste zur Verfügung. Dazu halten Sie die ALT-Taste gedrückt und betätigen die R-Taste. Damit veranlassen Sie die Datenbank, die Daten komplett neu einzulesen, um die Änderungen anzuzeigen.


Installation

Wie bei Windows-Programmen üblich, erfolgt die Installation mit einem SETUP-Programm von der 1. Programmdiskette. Gestartet wird die Installation durch den Programm-Manager mit Datei/Ausführen. Als Befehlszeile tragen Sie ein:

- wenn Sie vom Laufwerk A: installieren: 	a:setup

- wenn Sie vom Laufwerk B: installieren: 	b:setup

Setup wird anschließend initialisiert und das Kopieren bzw. Entpacken der Dateien beginnt. Bei Installation von einem Diskettenlaufwerk kopiert Setup zuerst alle Dateien auf die Festplatte und entpackt dann von der Festplatte. Die meisten installierten Dateien sind DLL- bzw. VBX-Dateien, die in das Systemverzeichnis von Windows installiert werden. In das von Ihnen angegebene Zielverzeichnis wird die Programmdatei RWBUCH.EXE und die Unterstützungsdateien wie Reportdateien etc. kopiert. Der Speicherbedarf liegt bei ca. 5 MB auf der Festplatte. Da viele der DLL-Dateien wahrscheinlich schon auf Ihrem System vorhanden sind, wird der tatsächliche Speicherplatz jedoch weitaus geringer sein.

Wenn Sie eine DOS-Version von RW-Buch ebenfalls einsetzen, sollte die Installation nicht in das dortige Programmverzeichnis erfolgen. Am besten übernehmen Sie die Standardvorgabe C:\RWBUWIN.

Falls Ihr System nicht mit dem SHARE-Programm konfiguriert ist, wird Setup dieses für Sie in die Datei AUTOEXEC.BAT eintragen. Bei Windows für Workgroups entfällt dieses. Nach der Installation erzeugt Setup eine Programm-Gruppe RW-Software und 2 Programm-Icons, RW-Buch 5.0 für Windows und Hilfe-Datei:RWBUCH.HLP, die Sie direkt starten können. Falls Handbuchergänzungen vorliegen sollten, finden Sie diese als separates Kapitel der Online-Hilfe, die Sie sich per F1 und Anklicken von 'Inhalt' im Hilfsprogramm  ansehen oder ausdrucken können.

Beim ersten Programmstart ist das Programm noch nicht eingestellt, so daß das Einstellprogramm RWBUPARA gestartet wird. Hier können Sie Ihre Registrier-Nummer bzw. Ihren Namen eintragen, die Angaben 'speichern' und mit 'Ende' das Hauptprogramm erneut aktivieren.


Beispieldaten

Im Lieferumfang befinden sich Beispielkonten, die im Testmandanten 100 enthalten sind. Mit der Funktion Mandant wechseln können Sie diesen Mandanten aktivieren und sich die Konten ansehen. Es handelt sich um einen DATEV-Kontenplan nach SKR 03, der im Buchungsjahr 1989 auch einige Beispielbuchungen enthält.

In diesem Beispielmandanten können Sie beliebig buchen und so das  Programm ausprobieren. Falls Sie nicht eine DOS-Vorversion bereits kennen oder wenig Buchhaltungserfahrungen besitzen wird empfohlen, die ersten Schritte in diesem Testmandanten zu machen. Sie können dann anschließend z.B. den Kontenplan kopieren und mit der eigentlichen Buchhaltung beginnen.


Neue Buchhaltung einrichten

Wenn Sie ganz neu mit dem Programm anfangen, sollten Sie folgende Schritte durchführen, um Ihre Buchhaltung neu einzurichten:

1. Sie legen einen neuen Mandanten an und hinterlegen dort Ihren Namen, Anschrift, Steuer-Nummer etc. Hier legen Sie auch fest, in welchem Jahr Sie mit Ihren Buchungen beginnen möchten.

2. Anschließend sollten Sie sich Gedanken über den Kontenplan machen. Entweder übernehmen Sie einen bereits bestehenden Kontenplan oder Sier richten einen völlig neuen Kontenplan ein. Für einen völlig neuen Kontenplan sollten Sie sich die Vergabe der Konto-Nummer überlegen, da dadurch eine Klassifizierung erreicht werden kann.

3. Der Kontenplan wird neu eingegeben, indem Sie mit Stammdaten/Konten neue Konten anlegen.

4. Jetzt ist die Buchhaltung grundsätzlich arbeitsbereit. Zur Vereinfachung können jetzt z.B. Buchungs-Vorlagen eingerichtet werden, damit die Buchungen möglichst schnell ablaufen können.

5. Die meisten Auswertungen sind ebenfalls bereits abrufbar, falls Sie bei der Konteneingabe, die jeweiligen Angaben gemacht haben.

Kontenplan kopieren

Wenn Sie einen bestehenden Kontenplan übernehmen möchten, steht die Funktion Buchen/Datenimport bereit. Dort können Sie z.B. den mitgelieferten Kontenplan aus Mandant 100 kopieren.

Dazu wählen Sie als Format 'RW-Buch 5.0 Windows' und als Daten 'Konten'. Der Kontenplan wird dann komplett kopiert. Bitte beachten Sie, daß die Jahreszahl neben der Konten-Option steuert, ob Jahreswerte, also Bewegungsdaten, mit übernommen werden. Wenn dieses vermieden werden soll, geben Sie bitte ein Jahr an, in dem noch keine Daten vorhanden sind. Die untere Grenze liegt hierfür bei 1900.


Buchungsbeispiele

Warenverkauf

Sie verkaufen in Ihrem Ladenlokal einen PC für DM 5.000,-- zuzüglich 15 % Mehrwertsteuer. Der Kunde bezahlt den Betrag in Höhe von 5.750,-- in bar.

Dieser Buchungsvorfall ist ein typisches Beispiel für eine Automatik-Buchung, die Sie mit der Funktion Buchen/Bearbeiten vornehmen.

In der Buchungsmaske tragen Sie das Verkaufsdatum u. evtl. eine Belegnummer u. Identnummer ein. Anschließend wird die Angabe benötigt, wie auf dem Kassenkonto gebucht werden soll. Dazu dient das EA-Kürzel. Sie können entweder die Buchung als Einnahme oder als Ausgabe veranlassen. Im Beispiel handelt es sich um eine Einnahme.

Die nächste Abfrage erfolgt im Feld für die Vorlagennummer. Da wir hierbei davon ausgehen, daß noch keine Vorlagen vorhanden sind, geben Sie bitte hier nichts ein.Der Eingabecursor springt daraufhin in das Feld für den eigentlichen Buchungstext. Dort können Sie einen beliebigen Text angeben.

Danach wird das Ausgangskonto abgefragt. Da ein Barverkauf vorliegt, haben Sie das Kassenkonto auszuwählen. Falls Sie die Kontonummer nicht wissen, können Sie mit der F4-Taste eine Suchliste auf den Bildschirm bringen, die Ihnen alle Bestandskonten auflistet. Nach der Auswahl des richtigen Kontos setzt das Programm automatisch den Kontonamen neben der Kontonummer ein und ermittelt den entsprechenden Monatssaldo.

Bei der Angabe des Gegenkontos wählen Sie bitte das entsprechende Erlöskonto aus. Auch hier kann die F4-Taste helfen. Falls das Konto noch nicht vorhanden sein sollte, können Sie per Stammdaten/Konten auch zwischendurch ein neues Konto anlegen.

Da es sich um einen Verkauf inkl. Mehrwertsteuer handelt, geben Sie bitte beim USt-Konto das entsprechene Mehrwertsteuerkonto an. Die F4-Taste gibt Ihnen hierbei eine Liste der vorhandenen Vor- u. Mehrwertsteuerkonten an. Der USt-Prozentwert wird aus dem angesprochenen USt-Konto ermittelt u. auch in der Buchungsmaske angezeigt.

Bei der Betragseingabe geben Sie bitte bei Brutto den Betrag von DM 5750 an. Dieses wird vom Programm automatisch umgerechnet in einen Netto- u. USt-Betrag u. in der Maske angezeigt. Die Infowerte für Soll und Haben sowie Saldo wird automatisch aktualisiert.Der Saldo stellt aber aus Zeitgründen nur den Monatssaldo dar, da ein Tagessaldo nur sehr langwierig festgestellt werden kann.

Nach der Betragseingabe wird der Befehlsschalter OK aktiviert, so daß Sie per ENTER die Buchung bestätigen können.

Wareneinkauf

Wir nehmen an, daß Sie von einem Lieferanten mehrere Handelswaren eingekauft haben. Die Waren werden unfrei geliefert, also fallen zusätzliche Bezugskosten an. Sie bekommen die Waren per NN u. bezahlen diese gleich in bar.

Da Sie die Handelswaren in unterschiedliche Warengruppen einordnen wollen, haben Sie je Warengruppe ein einzelnes Warenbestandskonto angelegt. Um diesen Fall möglichst einfach zu verbuchen, steht die Splittbuchung zur Verfügung. Dazu wählen Sie ebenfalls Buchen/Bearbeiten. Jetzt veranlassen Sie aber nach dem Befehlsschalter über den Befehlsschalter Splitten eine Verzweigung zur Splittmaske.

In der ersten Zeile der Splittmaske tragen Sie bitte das Kassenkonto ein. Bei der Betragsabfrage geben Sie bitte den Gesamtbetrag, den Sie bezahlt haben, in der Spalte Haben an. Der Betrag wird anschließend auf andere Konten im Soll verteilt.

Die weiteren Zeilen enthalten dann jeweils die Konten für die einzelnen Warengruppen u. das Vorsteuerkonto. Auch hierbei kann bei jeder Kontenauswahl die F4-Taste benutzt werden, um eine Suchliste auf den Bildschirm zu bekommen.

Falls Sie bei den einzelnen Konten für den Wareneinkauf ein Automatik-Konto für die Umsatzsteuer eingetragen haben, wird dieses USt-Konto automatisch eingesetzt und auch der USt-Betrag berechnet. Ansonsten werden die USt-Konten wie andere Konten auch behandelt, lassen sich also jeweils separat einsetzen.

Privatanteil-Buchung

Wir nehmen an, daß Sie für Ihre Telefonkosten mit Ihrem Finanzamt einen Privatanteil von 20 % vereinbart haben. Sie haben daher ein Konto für diesen Privatanteil eingerichtet, wobei Sie dort den Prozentsatz eingetragen haben. Bei dem normalen Kostenkonto Telefonkosten ist dieses Privatanteilskonto anzugeben, um die automatischen Funktionen verfügbar zu haben. Da automatische Privatanteilsbuchungen nur in der Splittmaske möglich sind, wählen Sie wie im vorherigen Beispiel die Buchungsart Splittbuchung per F8-Taste oder per Befehlsschalter  aus.

In der ersten Zeile tragen Sie Ihr Bankkonto ein, wenn die Abbuchung von dort erfolgt, sonst das entsprechende Konto. Der Gesamtbetrag, also der Zahlungsbetrag, ist dort ebenfalls in der Spalte Haben einzusetzen, da es sich wieder um eine Ausgabe handelt.

Die Folgezeilen enthält dann das Telefonkostenkonto, wobei nach der Betragseingabe automatisch der Wert um hier 20 % vermindert wird. Die nächste Buchungszeile wird automatisch mit dem Privatanteilskonto u. dem verminderten Betrag gefüllt. Falls in der Telefonrechnung noch Vorsteuer enthalten ist, sollte natürlich auch ein Vorsteuerkonto angesprochen werden.

Durch die Automatik-Funktionen können Sie diese Buchungsarten sehr bequem vornehmen. Voraussetzung ist dafür in jedem Fall die vorherige Zuordnung der Automatik-Konten. Sie sollten dieser Zuordnung besondere Aufmerksamkeit widmen, um mögliche Fehlfunktionen zu vermeiden.


Bestellformular
Absender/Datum/Unterschrift:

Fa.

Wachtmann Computer-Service

Postfach 3021

D-32020 Herford

Eilbestellung per Fax:

0 52 21 / 6 73 58

Bestellung

Artikel (Preise vom 01.06.95 inkl. MwSt, Netzversion a. Anfrage)	Windows	DOS	Preis DM
RW-Buch 5.0, Finanzbuchhaltung, Grundversion	ž	ž	129,--
RW-Buch 5.0 OP, Offene Posten Ergänzung zur Grundversion		ž	69,--
RW-DTA 1.0, Zahlungsverkehr u. DTA, Disketten-Clearing		ž	79,--
RW-DATEV 1.0, Datev-Schnittstelle für RW-Buch		ž	79,--
RW-Buch 5.0 Listengenerator für RW-Buch DOS		ž	49,--
Reportgenerator Crystal Reports 4.0 Standard für RW-Buch Windows	ž		379,--
RW-Kasse 4.0, Kassenbuch mit Schnittstelle zu RW-Buch		ž	79,--
RW-Kasse 4.0 Kassengenerator, Anpassung von Listen u. Masken		ž	49,--
RW-Fakt 2.0, Fakturierung(Auftragsbearbeitung, Lagerwesen etc.)		ž	198,--
RW-File 5.0, Datenbank		ž	98,--
RW-File 5.0, Anwenderdiskette mit fertigen Datenbanken		ž	30,--
RW-Menu 2.0, Bedieneroberfläche		ž	39,--
RW-Menu 2.0 SP, Spezialversion mit unbegrenzter Kopierlizenz		ž	198,--
Dauer-Update für 1 Jahr für das Programm:			120,--
Gewünschte Zahlungsweise zuzüglich Versandpauschale
ž Verrechnungsscheck ist beigefügt ž Vorauszahlung			5,--
ž Post-Nachnahme Inland ž Bankeinzug/Kreditkarte			7,--
ž Post-Nachnahme Ausland			25,--
Diskettenformat: ž 3,5 Zoll ž 5,25 Zoll
Gesamt DM
Zusatzangaben für Bankeinzug/Kreditkarte:

(Komplette Bankverbindung oder Kreditkarten-Nr u. Gültigkeitsdatum)

Wachtmann Computer-Service	Stadtsparkasse Herford
Postfach 3021 / 32020 Herford	BLZ: 494 500 75  Konto: 48322
Im Kohlpott 5 / 32120 Hiddenhausen	Postgiroamt Hannover
Tel: 05221-67140 / Fax: 05221-67358	BLZ: 250 100 30  Konto: 522766-308