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Questo programma ha una funzione molto semplice: raccoglie indirizzi di posta elettronica e consente di gestire mailing list tramite il vostro tradizionale account di posta elettronica. Pu≥ essere quindi utilizzato per mandare newsletter, aggiornamenti al vostro sito, o qualsiasi tipo di messaggio desideriate comunicare alle persone che si iscrivono alle vostre mailing list.
Premessa: cos'Φ una mailing list? Molto banalmente, Φ una raccolta di indirizzi di posta elettronica di persone che, VOLONTARIAMENTE, decidono di iscriversi ad un servizio (di solito gratuito) che consente loro di ricevere, a cadenza decisa dal fornitore del servizio, e-mail informative relative al tema che interessa. Per esempio: se consultiamo spesso il sito di un produttore di hardware (del quale possediamo, per esempio, una scheda video), potremmo voler informati ogni volta che viene rilasciata una nuova versione dei driver della nostra scheda. Ci iscriviamo al servizio e sappiamo che quando la pagina web che fa riferimento ai driver viene aggiornata riceveremo un'e-mail che ci notifica la cosa, segnalandoci le novitα pi∙ importanti. Oppure, se ci iscriviamo alla mailing list di un sito di finanza, riceveremo una newsletter settimanale o quotidiana che ci riferisce le novitα pi∙ significative avvenute in quel lasso di tempo. L'iscrizione, lo ripeto, Φ volontaria, e deve poter essere annullata in qualsiasi momento dagli stessi iscritti. Una mailing list deve quindi poter offrire la possibilitα di iscriversi ma anche di cancellarsi: non esiste cosa pi∙ antipatica (o quasi) del ricevere posta elettronica che inevitabilmente finiamo per cestinare senza neppure sapere di che si tratta. In questo caso faccio esplicito riferimento ai simpatici lettori che si divertono ad iscrivermi alle newsletter di siti hard o umoristici convinti di farmi una cortesia...
Spese che abbiamo queste due parole sulle mailing list, passiamo al programma vero e proprio. Ci sono svariati servizi online gratuiti che permettono di raccogliere indirizzi di posta e mandare messaggi, ma presentano due grossi svantaggi: uno, che sono situati su server remoti, sui quali non si ha molto controllo e garanzie di riservatezza; due, che di solito i messaggi spediti da tali siti contengono della pubblicitα. Better Letter invece mantiene la gestione delle ML totalmente sul vostro PC, quindi sotto il vostro totale controllo.
Una volta installato il programma la prima cosa da fare Φ creare una mailing list: per far ci≥ selezionate la linguetta Mailing Lists. Cliccate su 'New' e indicate il nome della ML: per esempio, 'TGM Mailing List'; il passo successivo Φ scrivere l'indirizzo e-mail da cui vogliamo raccogliere le adesioni alla lista (non usate alias, nel caso ne abbiate uno), il vostro nome, il server POP3, la password dell'account e il server SMTP di posta in uscita che intendete utilizzare. Il server SMTP ha di solito lo stesso nome del POP3, ma per essere certi controllate le impostazioni del vostro provider. Attenzione alle caselle di 'Subscribe Text' e 'Un-Subscribe Text': in tali spazi andrα inserito il testo che successivamente Better Letter cercherα nelle intestazioni dei messaggi del vostro account per aggiungere o rimuovere automaticamente le iscrizioni. Dovrete quindi fare in modo che le persone che visitano il vostro sito e si vogliono iscrivere alla ML mandino un'e-mail il cui subject contenga, nel caso di iscrizione, il testo esatto contenuto in 'Subscribe Text', e in caso di cancellazione, quello di 'Un-Subscribe Text'. A questo punto potete cliccare sul tasto 'Save', ed eventualmente impostare questa ML come default. Ogni parametro pu≥ successivamente essere modificato e aggiustato come volete.
Passiamo alla linguetta Newsletter, il cuore del tutto, la schermata da cui inviare effettivamente i messaggi. La voce 'Available Mailing Lists' permette di scegliere a quale ML in memoria inviare la newsletter che state per scrivere; 'Subject' Φ il normale oggetto del messaggio; 'Newsletter Text' contiene invece il corpo della lettera che dovete scrivere. Se ve la cavate con l'HTML potete anche scriverne una in questo linguaggio, cos∞ da rendere l'aspetto della lettera pi∙ accattivante. Attenzione: BL non Φ un editor HTML: nel corpo del testo dovrete quindi inserire il codice HTML puro e semplice, con tanto di tag e compagnia bella. Consiglio quindi, se volete utilizzare l'html, di scrivere il corpo della lettera con un editor apposito, e poi di copiare il codice ottenuto nello spazio riservato al testo della lettera.
╚ possibile allegare dei file, semplicemente cliccando sul bottone 'Attach' e selezionando dal vostro hard disk gli allegati da spedire con la newsletter. Una volta che avete preparato tutto e siete connessi in rete, cliccate su 'Send' e il messaggio verrα inviato a tutti i destinatari della ML scelta. Operazione di una facilitα a tratti estrema. Le opzioni di questa pagina prevedono inoltre di salvare la newsletter (in modo da avere sempre pronta una bozza), caricarne una in memoria, e di fare il controllo ortografico del testo (abbiamo inserito nel CD anche lo spell checker per l'italiano).
La seconda linguetta del programma Φ Subscribers: qui trovate l'elenco degli iscritti alla ML selezionata alla pagina 'Newsletter'. ╚ possibile aggiungere, rimuovere, modificare indirizzi di posta, spostare destinatari da una lista ad un'altra, nonchΘ impacchettare il tutto per risparmiare spazio. Per aggiungere pi∙ comodamente gli iscritti alle ML esiste anche il comodissimo Gatherer, di cui parlo pi∙ sotto.
L'ultima linguetta, Getting Support, serve per mandare e-mail al supporto tecnico.
E veniamo ora al pratico tool di Better Letter, ovvero The Gatherer: trattasi di semplice utility separata dal programma vero e proprio, ma allo stesso tempo vitale per utilizzarlo al meglio. Quello che fa, in parole povere, Φ collegarsi al POP server della mailing list selezionata (nella parte alta della schermata del programma vengono elencate le mailing list presenti in BL), scaricare le intestazioni dei messaggi, controllare il subject di ognuno di loro per verificare se all'interno ci sono le stringhe definite dai campi 'Subscribe Text' e 'UnSubscribe Text' della mailing list corrente e agire di conseguenza, aggiungendo e rimuovendo automaticamente le iscrizioni. Il tasto 'Start' avvia il processo di raccolta delle informazioni (Gatherer vuol dire proprio 'colui che raccoglie'), mentre 'Stop' lo interrompe. 'Schedule' definisce l'intervallo di tempo (opzionale) tra un controllo e il successivo.
Attenzione: Better Letter non Φ stato scritto per generare posta elettronica non desiderata (SPAM).
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