Umstieg auf Access 97

Der Weg bei der Umstellung einer Access-Datenbank geht so: Schließen Sie die Datenbank, die Sie konvertieren möchten. Wenn sie von mehreren Leuten in einer vernetzten Umgebung benutzt wird, sorgen Sie dafür, daß sie niemand gerade geöffnet hat.
Erzeugen Sie dann eine Sicherungskopie (*.MDB) und bewahren diese so lange auf,
bis Sie die konvertierte Version wie gewünscht einsetzen können.
In dem Menü »Extras« ist »Datenbank-Dienstprogramme | Datenbank konvertieren« anzuklicken. Wählen Sie nun die betreffende Datenbank aus und klicken dann auf »Konvertieren«. Wählen Sie noch einen anderen Standort für die Access-97-Datenbankdatei und speichern sie schließlich.
Der Fall, daß mit verschiedenen Programmversionen auf dieselben Daten zugegriffen werden soll, wird sicherlich bei Access viel häufiger als bei anderen Office-Applikationen auftauchen. Darum haben Microsofts Programmierer bei Access diesem Fall besonders Rechnung getragen. Es gibt zwei mögliche Wege zum Ziel:
1. Mit alten Access-Versionen hergestellte Datenbanken lassen sich mit Access 97 problemlos öffnen. Daraufhin können Sie die einzelnen Datensätze bearbeiten, löschen und neue anlegen. Einzig die Datenbankstruktur (also der Entwurf der Objekte) kann mit Access 97 nicht verändert werden; das bleibt der mit der Datenbank korrespondierenden Programmversion vorbehalten.
2. Unter Zuhilfenahme eines Office-Assistenten kann die konvertierte Datenbank in eine Front-End- und eine Back-End-Anwendung aufgeteilt werden. Dann ist die Back-End-Datenbank, die der Assistent zur Datenbankaufteilung generiert hat, zu löschen. Da ja die Daten in der Originaldatenbank erhalten bleiben sollen, verwenden Sie die Originaldatenbank als Back-End. Sie sollte in der ältesten der noch verwendeten Access-Version vorliegen.
Starten Sie dann den Tabellenverknüpfungs-Manager (»Extras | Add-Ins«), um die neue Front-End-Datenbank mit den Tabellen in der Datenbank der früheren Version zu verknüpfen.
Abschließend können Sie die Front-End-Datenbank für Benutzer von Microsoft Access 97 so erweitern, daß diese die Vorteile der neuen Features ohne Beeinträchtigung durch die anderen nutzen können.