Wozu braucht man das Journal in Outlook?

Ich arbeite viel mit Outlook und habe mich so nach und nach mit vielen Funktionen vertraut gemacht. Nur mit dem Journal hatte ich bisher nichts zu tun. Als ich letztens einen Blick hineinwarf, stellte ich fest, daß dort automatisch Einträge gemacht werden. Wozu ist das Journal eigentlich da, und wie gehe ich damit um?

In Outlook nimmt die Funktion Autojournal die Stelle des Protokollchefs ein. Sie wacht im Hintergrund über Ihre Aktivitäten und trägt sie im Journal ein. Das Journal unterstützt Sie so beim Verfolgen aller mit dem PC verwalteten Informationen wie Outlook-Nachrichten, Office-Dokumente, über Outlook geführte Telefonate und vieles mehr. Im Journal finden Sie für alle Aktivitäten einen entsprechenden Eintrag.

Sie brauchen sich nicht zu merken, wo und unter welchem Namen Sie ein Dokument oder die Nachricht eines Kontaktes gespeichert haben, oder wann Sie mit wem telefoniert haben. Im Outlook-Journal genügt es zu wissen, wann ein Ereignis stattgefunden hat. Hinter jedem Journal-Eintrag kann sich auch eine Verknüpfung zu Dateien verbergen. Zum Öffnen der Datei genügt dann ein Doppelklick.

Wenn Sie den Ordner JOURNAL öffnen, zeigt Ihnen Outlook auf einer Zeitskala alle Einträge chronologisch geordnet. Ähnlich wie in der Kalenderansicht können Sie im Menüpunkt Ansicht zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsdarstellung wählen.

Um Informationen auf dem Computer zu finden, müssen Sie normalerweise wissen, wo sie auf der Festplatte gespeichert sind oder eine Textpassage oder andere Details kennen. Auf der Zeitskala im Journal können Sie Informationen allein anhand des Zeitpunkts suchen, zu dem Sie bestimmte Aktivitäten unternommen haben. Mit dem Befehl Extras – Optionen – Journal können Sie übrigens die Regeln für das Journal definieren.


Outlook kann auch den Informationsaustausch mit Kontakten dokumentieren. Neben elektronischen Nachrichten und Telefonanrufen gehören dazu beispielsweise Besprechungs- und Aufgaben-Anfragen sowie die entsprechenden Antworten darauf. Welche Aktivitäten zu welchen Kontakten das Journal erfassen soll, legen Sie mit den Optionen fest. Jeder Outlook-Kontakt besitzt für die Darstellung seiner Aktivitäten eine eigene Journal- Seite. Die können Sie aufschlagen, indem Sie im geöffneten Kontaktfenster das Register Journal aktivieren. Alle Einträge im Register sind auch im Journal-Ordner vorhanden. Wenn Sie aber zum Beispiel alle Telefonate mit der Firma XY nachschlagen wollen, ist das Register im Kontaktfenster besser geeignet.