Übersicht: Arbeitszeiten in Excel

Seit WIN in der Ausgabe 4/97 eine mögliche Lösung für die Berechnung von Arbeitstagen mit Excel vorgeschlagen hat, sind viele Leserbriefe mit weiteren Anregungen zu diesem Thema eingetroffen. Wir haben uns den Fragen gestellt und die Lösungen als Beispiele in einer Excel-Tabelle zusammengestellt (pro Excel-Version eine), die auf der WIN-Monats-CD und in den WIN-Online-Foren enthalten ist.
Im folgenden werden die darin benutzen Formeln kurz erläutert. Die Spaltenangaben beziehen sich immer auf die mitgelieferte Tabelle. Vorab ein wichtiger Hinweis für den korrekten Einsatz der Formate von Excel, die – falsch angewendet – zur Verwirrung führen können: Das Zeitformat dient nur der Darstellung von Uhrzeiten und ist deshalb auf 24 Stunden begrenzt. Für komplexere Berechnungen von Arbeitszeiten reicht das oft nicht aus. Wenn also Teil- oder Endergebnisse größer als 24 Stunden möglich sind, benötigen Sie Zahlenformate oder eine entsprechende Umrechnung.
Oft beginnen die Probleme schon bei der Erfassung der täglichen Arbeitszeiten. Um die Anfangs-, Pausen- und Endzeiten elegant erfassen zu können, bietet sich noch das Uhrzeitformat an (Spalten C, D und E). Da die Zeitangaben innerhalb eines Tages 24 Stunden nicht überschreiten, können Sie die tägliche Arbeitszeit durch einfache Subtraktion der Werte im Uhrzeitformat ermitteln. Schreiben Sie dafür in Zelle F3 die folgende Anweisung: 

=E3-D3-C3
Da das Ergebnis in Stunden und Minuten auf jeden Fall kleiner als 24 Stunden ist, können Sie für die Darstellung weiterhin das Uhrzeitformat verwenden. Ratsam ist dies allerdings nicht. Die Quittung dafür erhalten Sie bereits, wenn Sie beispielsweise eine Nachtschicht berechnen wollen. Da der Anfangszeitpunkt mit 22:00 Uhr einen größeren Wert als der Endzeitpunkt mit 7:00 Uhr hat, gibt Excel einen Fehler aus. Um in diesem Fall dennoch mit den Uhrzeiten rechnen zu können, müssen Sie die oben angegebene Formel noch wie folgt erweitern:
=WENN (C3>E3;24-(C3-E3)-D3;E3-D3-C3)
Eine Mitternachtsschicht liegt vor, wenn der Wert in C3 größer als der in E3 (C3>E3) ist, also innerhalb eines Tages der Anfangszeitpunkt hinter dem Endzeitpunkt liegt. Da sich die 24 Stunden eines Tages immer nur in Arbeit und Nicht-Arbeit aufteilen, ziehen Sie zur Berechnung der korrekten Arbeitszeit einfach die Zeit der Nicht-Arbeit (C3-E3) von den insgesamt 24 Stunden ab. Vergessen Sie dabei nicht die Pause in D3. Das Ergebnis dieser Berechnungen ist eine fiktive Uhrzeit. Auch wenn die Ausgabe 09:35 so aussieht, als hätten Sie das gewünschte Ergebnis von 9 Stunden und 35 Minuten errechnet, so steht der Wert in Excel doch für 9 Uhr 35.
Noch deutlicher erkennen Sie den Unterschied, wenn Sie eine Differenz zu einer Sollarbeitszeit bilden möchten. Auch die Sollarbeitszeit von beispielsweise 7 Stunden und 54 Minuten können Sie als 07:54 Uhr darstellen und von den 09:35 Uhr subtrahieren. Als Ergebnis erhalten Sie 01:41. Sie stoßen aber auf ein unlösbares Problem, sobald Sie weniger als die Sollarbeitszeit gearbeitet haben. Negative Uhrzeiten sind auch fiktiv nicht realisierbar. Es bleibt also nur der Wechsel in ein anderes Format. Die Transformation der Uhrzeiten in die entsprechenden Dezimalwerte ist mit Hilfe folgender Formel möglich:
=24*ZEIT (STUNDE (F3);MINUTE (F3);0)
Die Funktion Zeit ermittelt aus den übergebenen Werten für Stunde, Minute und Sekunde eine Fließkommazahl, die den bereits verflossenen Teil der 24 Stunden angibt. Wenn Sie das Ergebnis der Funktion dann mit 24 multiplizieren, erhalten Sie ein dezimales Äquivalent zur Uhrzeit. Das bedeutet: 0,1 Stunden entsprechen 6 Minuten. Mit diesen Zahlen können Sie nun beliebig rechnen. Auch Summen über 24 Stunden oder negative Zeiten stören nicht mehr. Um die Zahl wieder aufzulösen, benutzen sie folgende Formeln:
Tage: 
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)¶
Stunden: 
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3);GANZZAHL (K3)+1)-(( WENN (K3>0; GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)*24)¶
Minuten: 
=WENN (K3>0;K3-GANZZAHL (K3);K3-(GANZZAHL (K3)+1))*60¶
K3 steht dabei für eine Zelle, die beispielsweise eine Arbeitszeit enthält. Um alle Informationen zusammen in einer Zelle auszugeben, können Sie die folgende Formel verwenden:
=WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24);GANZZAHL (K3/24)+1)& “ Tage “ & WENN  (K3>0;GANZZAHL (K3);GANZZAHL (K3)+1)-(( WENN (K3>0;GANZZAHL (K3/24); GANZZAHL (K3/24)+1)*24) & “ Stunden “ & WENN (K3>0;K3-GANZZAHL  (K3);K3-(GANZZAHL (K3)+1))*60 & “ Minuten“¶
Wenn Sie möglichen Fehlern beim Abschreiben der Formeln vorbeugen wollen, können Sie die Zellinhalte auch aus der Beispieltabelle in Ihre Anwendung kopieren. Achten Sie dabei darauf, daß Excel die Zellbezeichnungen automatisch anpaßt.