Dokumente unabhängig vom Drucker formatieren

In einer Arbeitsgruppe schreiben die Mitarbeiter ihre Word-Dokumente auch auf dem privaten PC. Um einen qualitativ hochwertigen Ausdruck und ein einheitliches Erscheinungsbild zu erzielen, sollen die Dokumente später auf dem Firmen-Laserdrucker ausgedruckt werden. Trotz gleicher Schriftarten auf den Rechnern ändern sich beim Ausdruck die Zeilen- und Seitenumbrüche.

Jeder Druckertreiber interpretiert die Schriftarten geringfügig anders. Diese Unterschiede beziehen sich nicht nur auf das Druckbild, sondern es können sich sogar Zeilen- und Seitenumbrüche verschieben. Um diese Probleme zu vermeiden, gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn der Zieldrucker bekannt ist, können Sie das Dokument von Anfang an genau für diesen Drucker formatieren. Dazu installieren Sie zunächst auf Ihrem eigenen Rechner den Druckertreiber des Zielrechners und wählen ihn dann als aktiven Treiber. Dazu muss Ihr PC nicht einmal an diesen Drucker angeschlossen sein. Anschließend formatieren Sie den Text nach Ihren Wünschen und speichern ihn. Mit diesem Trick hat das Dokument auf jedem Rechner mit diesem Druckertreiber das gleiche Layout.Die zweite Möglichkeit ist sinnvoll, wenn der Zieldrucker nicht genau bekannt ist. Voraussetzung: Der Zieldrucker muss Postscriptfähig sein. Installieren Sie zunächst einen Postscript-Drucker (zum Beispiel »HP Laserjet III Postscript«) auf Ihrem PC und exportieren Sie anschließend Ihre Word-Datei in ein druckerunabhängiges Format wie Postscript oder auch PDF.

Klicken Sie in der Systemsteuerung doppelt auf »Drucker« und »Neuer Drucker«. Im Auswahlmenü suchen Sie als Hersteller »HP« und als Drucker »HP Laserjet III Postscript« aus. Bestätigen Sie mit »Weiter« und legen Sie die Windows-CD ein. Bei der folgenden Installation ordnen Sie dem Drucker den Anschluss »FILE« zu, um den Ausdruck stets in eine Datei umzuleiten. Bei der Frage nach dem Standarddrucker im nächsten Fenster wählen Sie »Nein« und anschließend »Weiter« sowie »Fertig stellen«.

Jetzt können Sie Ihre Word-Dokumente für diesen Druckertreiber formatieren und in eine fertige Postscript-Druckdatei ausgeben. Diese Datei liefert auf allen Postscriptfähigen Druckern gleiche Zeilen- und Seitenumbrüche.