Zelleninhalte zweier Tabellen vergleichen

Sie arbeiten oft mit großen Excel-Tabellen, in die mehrere Personen auch außerhalb einer Firma hineinschreiben. Nun soll der Inhalt zweier Tabellenblätter miteinander verglichen werden, um Änderungen unterscheiden zu können.

Diese Aufgabe können Sie am besten mit Hilfe einer dritten Tabelle lösen. Damit kann Excel selber alle Zellen einzeln vergleichen. Zudem haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, weitere Auswertungen an dem Vergleichsergebnis vorzunehmen.

Voraussetzung: Die Excel-Tabellen der verschiedenen Mitarbeiter sind gleich aufgebaut und liegen zum Beispiel als Dateien DATEI1.XLS und DATEI2.XLS im gleichen Ordner. Nun legen Sie eine neue Excel-Datei an, die ebenso die gleiche Struktur aufweist. Positionieren Sie den Cursor auf dem leeren Tabellenblatt in der linken oberen Zelle des zu vergleichenden Datenbereiches. Dort geben Sie für diese Formel ein:



=WENN([DATEI1.XLS]Tabelle1!B2=[DATEI2.XLS]Tabelle2!B2;0;1)



Diese Beispielformel geben Sie in der Zelle »B2« ein. Sie vergleicht die Inhalte der Zellen »B2« auf den jeweiligen Tabellen mit der Bezeichnung »Tabelle1« in den beiden Dateien DATEI1.XLS und DATEI2.XLS. Bei gleichen Zellinhalten liefert sie den Wert 0, bei unterschiedlichen Zellinhalten das Ergebnis 1. Damit Sie mögliche Unterschiede später schnell finden, können Sie die betreffenden Zellen mit Hilfe der bedingten Formatierung zum Beispiel rot unterlegt darstellen.

Führen Sie dazu den Befehl »Format | Bedingte Formatierung« aus. Im zweiten Kombinationsfeld des Dialogfensters wählen Sie die Einstellung »größer als« und geben nun im rechten Eingabefeld den Wert »0« ein.

Jetzt klicken Sie auf die Schaltfläche »Format« und aktivieren das Register »Muster«, um die Farbe für den Zellenhintergrund festzulegen. Beenden Sie beide Dialoge jeweils mit »OK«.

Nun müssen Sie den Vergleich noch auf den erforderlichen Bereich ausdehnen. Markieren Sie dazu zunächst in der ersten Zeile den Datenbereich und führen anschließend den Befehl »Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts« aus. Nun bringen Sie den Cursor nacheinander jeweils in die oberste Zelle des Datenbereiches einer Spalte, markieren den Datenbereich innerhalb der Spalte und führen dann den Befehl »Bearbeiten | Ausfüllen | Unten« aus. Sie sehen jetzt sofort, an welchen Stellen sich die beiden Tabellen unterscheiden. Als Gesamtauswertung können Sie für große Tabellen die Summe über den gesamten Datenbereich berechnen und in einer anderen Zelle ablegen. Falls diese Summe null ist, sind die Zellinhalte beider Tabellen vollständig identisch.
Wenn Sie häufiger gleich aufgebaute Tabellen vergleichen müssen, können Sie die hier aufgebaute Tabelle stets wieder verwenden. Sie müssen dann lediglich die zu vergleichenden Dateien in denselben Ordner kopieren und entsprechend umbenennen.

Um die neuen Tabellen aufzunehmen, öffnen Sie die Vergleichstabelle. Dabei fragt Sie Excel, ob Sie die Zellbezüge auf die externen Dateien aktualisieren möchten. Sobald Sie diese Frage mit »Ja« bestätigt haben, führt Excel den Vergleich auch mit den neuen Files aus.