Adressen aus Excel-Tabellen übernehmen

Ich möchte Adressen in Form von Excel-Tabellen in Outlook-Kontakte übernehmen. Alle Versuche sind bisher gescheitert. Wie geht das?

Für den Import von Adressen aus Excel nach Outlook sollten Sie in Ihrer Excel-Tabelle zwei Voraussetzungen schaffen. In der ersten Zeile der Tabelle erwartet Outlook die Feldbezeichner für die Daten wie »Name«, »Vorname«, »Str«, »PLZ«, »Ort« und so weiter. Falls das bei Ihnen noch nicht der Fall ist, fügen Sie in Ihrer Excel- Tabelle vor der aktuellen ersten Zeile noch eine Zeile ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Zahlen-Button am linken Rand der aktuellen ersten Zeile und rufen den Befehl »Zellen einfügen« auf. Es erscheint eine neue erste Zeile, in die Sie die Feldbezeichner schreiben. Außerdem müssen Sie den gewünschten Datenbereich für den Import in Outlook benennen. Dazu markieren Sie die Adressen inklusive der ersten Zeile mit den Bezeichnern und geben im Kombinationsfeld links oben über dem Tabellenkopf einen Bereichsnamen wie »Adressen« ein. Wenn diese Bereichsangabe fehlt, erhalten Sie beim Import in Outlook eine Fehlermeldung.

Für den Import schließen Sie Ihre Excel-Tabelle und starten in Outlook über »Datei | Importieren/Exportieren« den Assistenten. Im ersten Dialogfenster markieren Sie »Import aus anderen Programmen/Dateien« und klicken auf »Weiter«. In der nächsten Liste wählen Sie als Datenformat für den Import »Microsoft Excel«. Im folgenden Fenster geben Sie die Quelldatei für den Import an; dazu schreiben Sie entweder Pfad und Dateiname in das Feld »Zu importierende Datei« oder benutzen den Button »Durchsuchen«. Wenn Sie Ihre Kontakte in einen bestimmten Ordner importieren wollen, können Sie im Abschnitt »Optionen« noch festlegen, was dabei mit Duplikaten passieren soll.

Im nächsten Fenster können Sie den Zielordner für den Import angeben, etwa »Kontakte« . Dann listet Outlook die Aktion »"Adressen" in den Ordner "Kontakte" importieren« auf, wobei »Adressen« den zuvor in Excel benannten Bereich angibt und »Kontakte« für den Zielordner steht.

Klicken Sie nun auf den Button »Felder zuordnen«. Im folgenden Dialog stehen in der linken Liste die Bezeichner aus der ersten Zeile Ihrer Excel- Tabelle, und rechts sind hierarchisch die Kontaktfelder aus Outlook gelistet. Übereinstimmende Bezeichner ordnet Outlook automatisch zu, den Rest müssen Sie manuell vornehmen. Dazu ziehen Sie mit der Maus den gewünschten Eintrag aus der linken auf den entsprechenden in der rechten Liste. Wenn Sie dabei einen Fehler machen, können Sie mit dem Button »Zuordnung löschen« die Zuordnung aufheben; allerdings bezieht sich das immer auf die gesamte Zuordnung, und Sie müssen dann wieder ganz von vorn beginnen.