Elektronische Nachrichten automatisch beantworten

Viele Firmen räumen ihren Kunden inzwischen die Möglichkeit ein, sich über E-Mails an das Unternehmen zu wenden. Weil die Absender von E-Mails erfahrungsgemäß noch ungeduldiger auf eine Antwort warten als Faxversender oder gar Briefeschreiber, ist es hilfreich, ihnen schnell eine kurze Nachricht zukommen zu lassen, daß sie sich noch etwas gedulden mögen. Möchten Sie Ihren Kunden, die sich über E-Mail an Sie wenden, automatisch eine kurze "Trostnachricht" schicken, dann müssen Sie das nicht von Hand erledigen. Outlook Express verfügt bereits über die Funktionen, mit denen Sie diesen Prozeß automatisieren können.
Standardantwort verfassen:
Angenommen, Sie möchten alle E-Mails, die unter der Mail-Adresse »Kundendienst @firma.de« mit einer Nachricht beantworten, daß die Bearbeitung der Anfrage noch ein paar Tage dauern kann, gehen Sie folgendermaßen vor: Schreiben Sie zuerst die E-Mail mit der Antwort in einem normalen Text-Editor und speichern Sie diese Datei im Format »TXT«, also zum Beispiel unter »Kundendienst.txt«. Wechseln Sie dann zu Outlook Express und wählen Sie »Extras | Posteingangs-Assistent«. Nach einem Klick auf »Hinzufügen« wählen Sie im Feld »An« Ihre Kundendienstadresse aus und setzen dannein Häkchen vor die Option »Antworten mit:«. Nach einem Klick auf »Durchsuchen« wählen Sie zuvor unter »Dateityp« die Option »Text (*.txt)« aus und suchen dann die Antwortdatei auf Ihrer Festplatte. Bestätigen Sie den Vorgang mit »OK«, und in Zukunft erhalten sämtliche E-Mails, die an die Adresse »Kundendienst@firma .de« gerichtet wurden, die automatische Antwort.