Schulungsteilnahme von Mitarbeitern erfassen

Im Rahmen einer Mitarbeiterschulung wollen wir die Teilnahme jedes Mitarbeiters getrennt nach einzelnen Themenblöcken überwachen. Es geht dabei um etwa 400 Mitarbeiter und 5 bis 9 Themen. Schließlich wollen wir fehlende Mitarbeiter oder Themenblöcke herausfinden. Kennen Sie ein dafür geeignetes Programm oder eine Lösung mit Office?

Diese Aufgabe können Sie leicht mit einer Excel-Tabelle lösen. Tragen Sie in die erste Zeile ab Spalte B die Themen ein – verwenden Sie pro Gebiet eine Spalte (hier B bis J). In Reihe A fügen Sie ab der zweiten Zeile untereinander die Namen aller Mitarbeiter ein. In Spalte K nehmen Sie die Gesamtauswertung vor: Geben Sie im Feld K2 die Formel »=PRODUKT(B2:J2)« ein. Anschließend markieren Sie in dieser Spalte alle Zeilen, die einen Mitarbeiternamen enthalten. Verwenden Sie den Befehl »Bearbeiten | Ausfüllen | Unten«, um die Formel in alle folgenden Zellen zu übertragen.

Vor Beginn der Dateneingabe müssen Sie alle leeren Zellen zuerst auf Null setzen. Dazu geben Sie in Zelle B2 den Wert »0« ein. Dann markieren Sie ausgehend von dieser Zelle den gesamten Datenbereich bis zur Spalte J. Führen Sie nun unmittelbar nacheinander die Befehle »Bearbeiten | Ausfüllen | Unten« sowie »Bearbeiten | Ausfüllen | Rechts« aus. Jetzt können Sie in den einzelnen Spalten die Teilnahme erfassen. Für eine nicht erfolgte Teilnahme steht der Wert »0«, und bei erfolgter Teilnahme geben Sie je nach Auswertungswunsch einfach eine »1« oder die erreichte Punktzahl oder Zensur ein. Sofern ein Mitarbeiter eine Schulung versäumt hat, ist das Ergebnis der Auswertung Null. Klicken Sie auf den Spaltenkopf von »K« und führen Sie den Befehl »Daten | Filter | Autofilter« aus. Jetzt wählen Sie im neuen Kombinationsfeld »K1« den Wert »0«. Als gefilterte Liste erhalten Sie nun genau die Mitarbeiter, die eine Schulung versäumt haben. In der Zeile des Mitarbeiters finden Sie schnell das fehlende Thema heraus. In gleicher Weise können Sie diese Auswertung auch einzeln für ein bestimmtes Thema vornehmen.