Tipps: Alte E-Mails komfortabel archivieren <BR> (CHIP 01/2004)

Alte E-Mails komfortabel archivieren

Ihr Posteingang quillt schon wieder über. Sie suchen eine Funktion, die E-Mails nach der Eingabe eines Datums automatisch in einen bei Bedarf erstellten Ordner verschiebt. Der Regel-Assistent hilft nicht, weil er keine neuen Verzeichnisse anlegen kann. Sie müssten die Regel mühsam vor jedem Einsatz anpassen.

Ein VBA-Makro hilft weiter. Rufen Sie in Outlook »Extras | Makro | Makros« auf, tragen Sie als »Makroname« beispielsweise »MailsArchivieren« ein und klicken Sie auf »Erstellen«. Im Visual-Basic-Editor ergänzen Sie die leere Prozedur »MailsArchivieren()« um den folgenden Quelltext, den Sie auch auf der Heft-CD unter CHIP-Code Praxis01 finden:

Sub MailsArchivieren()

Dim objFolder, objFolder2, objInbox

Dim objMail

Dim szFolderName

Dim szDate

Dim boolGefunden

szDate = InputBox("Datum, bis zu dem die Mails archivert werden sollen", "Datum eingeben", CStr(Date))

If IsDate(szDate) Then

szFolderName = InputBox("Name des anzulegenden Ordners", "Ordner angeben", "Mails bis " & szDate)

Set objFolder = ApplicationGetNamespace("MAPI").Folders("Archiv Alex").Folders("Datensicherung")

boolGefunden = False

For Each objFolder2 In objFolder.Folders

If objFolder2.Name = szFolderName Then

boolGefunden = True

End If

Next

If boolGefunden = False Then

objFolder.Folders.Add (szFolderName)

End If

Set objInbox = Application.

GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox)

For Each objMail In objInbox.Items

If CDate(objMail.ReceivedTime) < CDate(szDate) Then

objMail.Move objFolder.Folders(szFolderName)

End If

Next objMail

MsgBox ("Mails wurden im Ordner  " & szFolderName & " archiviert!")

Else

MsgBox ("Das eingegebene Datum ist falsch!")

End If

End Sub

Im Beispiel ist in die Verzeichnisstruktur des Posteingangs über »Datei | Öffnen | Outlook-Datendatei« die zusätzliche PST-Datendatei »ARCHIV ALEX.PST« eingebunden, die den Unterordner »Datensicherung« enthält. Die Pfadbeschreibung lautet daher ».Folders("Archiv Alex").Folders("Datensicherung")«. Sie wird an das Stammobjekt »Application.GetNamespace("MAPI")« angehängt und legt den Pfad fest, in dem Outlook den Ordner für die Archivierung der E-Mails finden oder neu anlegen soll. Jedes Objekt vom Typ »Folder« verfügt wiederum über eine eigene Liste »Folders«.

Passen Sie die Pfadbeschreibung an Ihre Verzeichnisstruktur an. Wenn Sie etwa einen Ordner in Ihrer Standard-PST-Datei ansprechen wollen, ersetzen Sie »Archiv Alex« durch den Namen in eckigen Klammern hinter dem Eintrag »Outlook Heute« in Ihrem Outlook, also etwa »Postfach – Schmidt, Peter«.

Beenden Sie mit »Datei | Schließen und zurück zu Microsoft Outlook«. Zum Starten der Archivierung wählen Sie »Extras | Makro | Makros«, markieren »MailsArchivieren« und klicken auf »Ausführen« – oder Sie definieren einen Startknopf wie in Tipp 11. Das Makro fragt nach einem Datum und einem Ordnernamen und prüft, ob das angegebene Verzeichnis vorhanden ist, legt es gegebenenfalls an und verschiebt alle vor dem Datum empfangenen E-Mails aus dem Posteingang in Ihr Archiv.