Lotus Organizer 5 " Najlepszy program zarządzający danymi personalnymi w zasięgu Twojej ręki." "Obywatelu! Bądź zorganizowany!" Jeżeli jesteś człowiekiem towarzyskim (a pewnie jesteś), to na pewno masz te same problemy z adresami znajomych co miliony tobie podobnych ludzi na całym świecie. Pospiesznie zapisywane dane na biletach autobusowych, zamazane strony gazet, potworny bałagan w notesie, kalendarzu lub terminarzu oraz, co najgorsze, utrata tychże w wyniku roztargnienia lub kradzieży. A gdyby tak zadanie przechowywania danych o naszych znajomych, a nawet pilnowanie czasu spotkań przerzucić na barki jednego z najlepszych programowych zarządców danych personalnych - Lotus Organizera 5? Takie rozwiązanie ma same zalety. Po pierwsze na pewno nie stracisz cennych danych, albowiem możesz zrobić wiele kopii pliku z danymi. Po drugie baza danych adresowych nie ogranicza się do nazwiska, numeru telefonu i adresu danej osoby, ale znacznie większej ilości informacji jak adresy internetowe, data urodzin/imienin, cechy osobiste itp. Po trzecie program zawiera bardzo rozbudowany terminarz, który będzie za Ciebie pilnował czasu spotkań i nawet na rok wcześniej pozwoli Ci zaplanować to Co masz zamiar robić 13 października o godz 19.27. Natomiast jeżeli jesteś użytkownikiem systemu Lotus Notes lub Lotus Domino, to będziesz mógł skorzystać z szeregu innych właściwości programu dotyczących planowania grupowego. Lotus Organizer 5 da Ci także możliwość przeglądania dostępnych w Internecie baz danych dotyczących np. agencji turystycznych, hoteli, a także świąt narodowych w różnych krajach. Naturalnie, jeżeli masz nadal większe zaufanie do papierowej formy danych, możesz w każdej chwili wydrukować pojedyncze lub wszystkie dane, bardzo wygodnej formie, umożliwiającej wpięcie kartek do notesu menedżerskiego. Aplikacja współpracuje ze skanerami wizytówek (po zainstalowaniu specjalnego modułu), rozpoznając dane z wizytówek i dodając je do bazy danych. Bez problemu współpracuje także z komputerami PDA Palm III, Palm Pilot, Texas Instruments, oraz opcjonalnie z komputerami Psion, REXS oraz innymi wyposażonymi w Windows CE. Jeżeli byłeś już wcześniej użytkownikiem innego menedżera jak Outlook Express 97 i 98, ACT! 3.x, Sidekick 97 i 98 oraz Day-Timer Organizer 98, a także wcześniejszych wersji Lotus Organizera, nie będziesz miał większych problemów z bezpośrednim przerzuceniem danych do Organizera 5. Cały program jest bardzo prosty w obsłudze, a przedstawienie zawartości w formie graficznego notesu menedżerskiego, pozwoli nawet najbardziej wybrednym użytkownikom na użytkowanie Organizera 5 praktycznie z marszu i bez żadnych wcześniejszych przygotowań. Do wydajnej pracy wystarczy komputer wyposażony w system Windows 95, procesor klasy Pentium, 16 MB RAM i ok. 200 MB (zależnie od wielkości bazy danych) miejsca na twardym dysku. Instalacja Instalacja programu jest bardzo prosta więc nie będę poświęcać jej wiele czasu. Kiedy uruchomisz proces instalacyjny z poziomu interfejsu naszej płyty, zostaniesz wpierw poproszony o przeczytanie i zatwierdzenie umowy użytkowania programu. Jeżeli zgadzasz się z jej warunkami - kliknij I Agree. W kolejnym okienku wpisz swoje nazwisko oraz nazwę firmy (opcjonalnie). Okienko wyboru "File serwer on multiple user install" służy do instalacji programu na serwerze, tak by mogli z niego korzystać inni użytkownicy sieci. Pamiętaj jednak, że jednej kopii programu znajdującej się na naszym CD, możesz używać legalnie tylko na jednym komputerze. Kliknij Next. Kolejne okno pozwoli Ci wybrać rodzaj instalacji programu: standardową (Default), minimalną (Minimum) oraz użytkownika (Customize). Polecam skorzystać z pierwszej opcji instalacji, chyba, że jesteś zaawansowanym użytkownikiem, który chce wybrać składniki do instalacji. W takim wypadku wybierz opcję trzecią. Wpisz swoje dane o nazwę firmy (opcjonalnie). Pamiętaj, jedna kopia programu, znajdująca się na oryginalnym dysku CD-ROM może działać tylko na jednym stanowisku, a więc instalacja sieciowa jest nielegalna. W tym samym oknie możesz jeszcze wybrać dysk oraz folder, w którym zostanie zainstalowana aplikacja. Po wszystkim kliknij Next. Program poinformuje o zakończonej instalacji i poprosi o ponowne przeładowanie systemu (kliknij Yes). Po restarcie systemu pojawi się okno Organizer Extras. W tym miejscu możesz doinstalować programy dodatkowe, w tym program konwertujący dane z innych menedżerów. Jeżeli nie chcesz nic instalować, to kliknij Done. W działaniu Teraz już możesz odpalić program (Start|Programy|Lotus SmartSuite|Lotus Organizer 5.0) Standardowe okno programu podczas pracy. Jeżeli najedziesz kursorem myszy na poszczególne ikony, otrzymasz w dymku objaśnienie ich przeznaczenia Jak już pisaliśmy, PIM został przedstawiony w formie graficznego notesu menedżerskiego podzielonego na siedem podstawowych sekcji: kalendarz (calendar), terminarz (to do), kontakty (contacts), telefony (calls), plan roczny (planer), notatnik (notepad) i uroczystości (anniversary). Aby wejść do jednej z tych sekcji, wystarczy kliknąć jej zakładkę. Jako użytkownik masz także możliwość dodawania nowych sekcji do Organizera w celu utworzenia np. drugiego notatnika. W tym celu wybierz z menu opcję Section|Customize, po czym na karcie Sections, kliknij przycisk Add. W polu wyboru określ rodzaj sekcji (jeden z siedmiu) oraz jej nazwę i kliknij OK. W ten sposób została dodana nowa sekcja. Możesz dodać własną sekcję wybierając z menu opcję Section\Customize Na wewnętrznej okładce Organizera znajduje się kosz, który działa podobnie jak ten Windows, tzn. gdy chcemy skasować jakieś dane, to po prostu przeciągamy je do kosza. Nad nim znajdują się także trzy kieszonki: Meetengs, E-mail i Clipboard. Kiedy otrzymasz pocztę elektroniczną (program automatycznie integruje się z zainstalowanym w systemie programem pocztowym) lub notkę terminarza o spotkaniu, w jednej z dwóch pierwszych kieszonek pojawi się karteczka, którą zawsze możesz otworzyć i przeczytać jej zawartość, a także dodać ją do Organizera. W trzeciej kieszonce karteczka pojawia się gdy skopiujesz jakiś element (np. adres lub numer telefonu) do schowka Windows. W prawym górnym rogu obwoluty znajduje się miniaturowy kalendarz. Jeżeli wybierzesz na nim dowolny dzień i dwukrotnie klikniesz na jego dacie, to Organizer automatycznie otworzy stronę dotyczącą właśnie tego dnia. W ramce reprezentującej każdy dzień wyświetlane są godziny (jak w zwykłym kalendarzu książkowym). Wystarczy dwukrotnie kliknąć, w którąś z nich, aby otworzyć okno dialogowe umożliwiające dopisanie nowego spotkania, z możliwością określenia jego czasu trwania oraz ważności. Jeżeli zdarzy się, że któreś ze spotkań będą ze sobą kolidowały, zostaną one oznaczone w specjalny sposób. Zachodzące na siebie terminy spotkań są natychmiast oznaczane w specjalny sposób, alarmujący użytkownika o nieprawidłowości Dodając pozycje do sekcji To do (dwukrotne klikniecie na karcie), pozwala na określenie czasu niezbędnego na wykonanie czynności, priorytet, kategorię, a także określenie wpisu jako tajny. Sekcja To do, została dodatkowo podzielona na cztery podsekcje (zadania przeterminowane, bieżące, przyszłe i zakończone). Jest to najlepszy sposób na organizację czasu pracy. Sekcja kontaktów pozwala na składowanie uszeregowanych alfabetycznie wizytówek zawierających dane teleadresowe znanych Ci osób. Tworząc nową pozycję oprócz nazwiska, telefonów i adresów (biznesowego i domowego) oraz adresu e-mail, możesz wpisać także bardziej osobiste cechy jak np. data urodzin i imienin, ksywa, imiona dzieci itp. Program będzie Cię w przyszłości informował o ważnych datach związanych z ta osobą. Sekcja Calls pomimo, że jest powiązana z sekcją Contacts, to wpis do jednej z tych dwóch sekcji nie powoduje automatycznego aktualizowania wpisu w sekcji drugiej. Sekcja telefonów służy przede wszystkim do zapisywania połączeń przychodzących i wychodzących i krótkiego referowania tematu rozmowy. Służy także, wzorem sekcji To do, do planowania połączeń do innych osób w celu załatwienia jakiejś sprawy. Każdy z wpisów oznaczany jest jedną z trzech flag (planned, busy, answered), które pozwalają użytkownikowi zorientować się jaki był rezultat połączenia. W sekcji Planner, możesz zarządzać swoim czasem na przestrzeni roku, oznaczając święta, wakacje, delegacje i inne wydarzenia w formie diagramu. W przypadku nadejścia terminu danegop wydarzenia zostaniesz o tym powiadomiony z odpowiednim (ustawionym wcześniej wyprzedzeniem). Notatnik jak nazwa wskazuje służy to robienia notatek, możesz w nich zawierać również odnośniki do wpisów Organizera, adresy e-mail i internetowe. W sekcji uroczystości, możesz wpisywać pozycje dotyczące świąt, urodzin, imienin i innych wznosłych zdarzeń. Zauważ, że daty imienin i urodzin, które podajesz przy pisywaniu danych osobowych w bazie kontaktów, są automatycznie dopisywane do terminarza Anniversary Aby zakończyć pracę z programem wystarczy zapisać dane w pliku (File|Save As) i zamknąc program wybierając opcję Exit Organizer. Czy teraz już jesteś zorganizowany? Czy wiesz, że... 1. Aby dodać nową pozycję do sekcji, dwukrotnie kliknij na pustym miejscu karty 2. Aby dodać nową sekcję kliknij prawym klawiszem myszy na dowolnej zakładce i z menu kontekstowego wybierz opcję Customize i na karcie Sections kliknij przycisk Add 3. Możesz zmienić wygląd okładki i obwoluty wybierając opcję Section|Customize i klikając przycisk Picture 4. Aby wysłać list pocztą elektroniczną do osoby wpisanej do bazy danych przeciągnij jej adres e-mail do kieszonki e-mail znajdującej się na obwolucie. 5. Wpisanie pozycji w sekcji "do zrobienia" powoduje automatyczny wpis w kalendarzu rezerwujący odpowiednią ilość czasu niezbędną do wykonania tej czynności. 6. Jeżeli klikniesz na ikonie telefonu w sekcji Calls, to program automatycznie przez połączy Cię z danym numerem. Jednak wymagany jest do tego odpowiedni faksmodem najlepiej z funkcją voice. 7. W sekcji Planner możesz definiować własne wydarzenia klikając dwukrotnie na kolorowych kratkach u dołu Organizera. 8. Gdy wpisujesz kolejne notatki do notatnika, to na jego pierwszej stronie automatycznie tworzony jest alfabetyczny spis treści. 9. Wraz z programem dostarczana jest gotowa baza świąt międzynarodowych w pliku o nazwie Holidays.OR5 10. W każdej chwili możesz wydrukować każdą z sekcji (lub jej fragment) w formie najbardziej dla Ciebie wygodnej, często pozwalającej na wpięcie kartki do notesu menedżerskiego czy tzw. Rolodexu (notes kołowrotkowy).