home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Boldly Go Collection / version40.iso / TS / 25D / ZONE10.ZIP / ZONE10.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-03-26  |  6KB  |  152 lines
  1. Program:        Zone Data Incorporation Utility
  2. Version:        1.0
  3. Author:         George Spafford
  4. Date:           03/26/92
  5. CopyRight:      George Spafford
  6.  
  7. Purpose:
  8.  
  9. To add postal zone data to fourth class mailing data files.
  10.  
  11. Procedures:
  12.  
  13.  
  14. -- Building your ZONES.DAT data file --
  15.  
  16.  
  17. The data file is a flat ASCII data file that can be created
  18. or edited with any DOS editor.  EDLIN, EDIT, SemWare's QEdit,
  19. programmer's editors & so forth  readily come to mind.
  20. Each line of the file contains 7 characters in the following 
  21. left-justified format:
  22.  
  23. LLLUUUZ
  24.  
  25. LLL is the lower 3 digit prefix
  26. UUU is the upper 3 digit prefix
  27. Z   is the zone that is used for this region.
  28.  
  29. For example:
  30.                              
  31. 0040055
  32. 0060098
  33. 0100695
  34. 0700834
  35. 0840845
  36. 0851044
  37. 1051085
  38. 1091134
  39.  
  40. These are the first entries for the zone table that is used in the
  41. 490-491 district.  The USPS Official Zone Chart is available at your
  42. post office.
  43.  
  44. What do the numbers mean?  The first one says that if the first three
  45. digits of the zip code are greater than or equal to 004 and less than
  46. or equal to 005 then the zone 5 is the appropriate zone.
  47.  
  48. When you create your data file, make sure everything is left justified and
  49. that there aren't any blank lines at the top or the bottom of the data file.
  50.  
  51.  
  52. -- Running the ZONE.EXE program --
  53.  
  54.  
  55. Data files must be in ASCII and they must be either fixed length
  56. or delimited.
  57.  
  58. 1.   Type Zone and press <Enter>.
  59.  
  60. 2.   Enter the name of the file that you want to convert and then
  61.      press <Enter>.
  62.  
  63. 3.   Enter the name of the file that you want to create that will
  64.      hold the corrected data file that has the zone numbers added
  65.      to it.  Note, it can NOT be the same name as your input file.
  66.  
  67. 4.   Tell the program whether the source file is a fixed length
  68.      file or a delimited file.
  69.      
  70. 5.   If it is Delimited, then:
  71.      a.   Specify the delimiter character.  For example:  |
  72.      b.   If you typed the correct character, tell the program
  73.           "Y" - that it is correct.  If you did not, tell the
  74.           program "N" for no.
  75.      c.   If all of the fields are encapsulated by quotation
  76.           marks then answer "Y" at the literals prompt.  Note,
  77.           all fields must be individually surrounded by quotes
  78.           for this option to work properly.
  79.      d.   Use a file viewer to check how many delimiters there
  80.           are in each record.  Enter this value in for the number
  81.           of delimiters.
  82.      e.   While viewing the records, also note which field
  83.           contains the zip code.  Count from left to right and
  84.           then enter the zip code's field number in when the
  85.           program asks you for the zip field location.
  86.      f.   The program will now process the data.
  87.      g.   The zone number will be added to the end of each record
  88.           in this order:  
  89.           Original Record + Delimiter + Zone + Delimiter.
  90.           If a zone can not be identified, the two delimiters
  91.           will still be added.
  92.      h.   goto Notes     
  93.           
  94. 6.   If it is a fixed length file, then:
  95.      a.   Use a file viewer to find out at what byte location the
  96.           zip code begins.  Count the characters from the left to
  97.           the right.  When you get to the first character of the
  98.           zip code, then this is the number to tell the program.
  99.      b.   While you are viewing the file, also note how long the
  100.           zip code field is.  Is it 5 characters, 10 characters,
  101.           and so forth.  Use this as the length of the field.
  102.      c.   The program will now process the data.
  103.      d.   The zone code will be added to the end of each record.
  104.           The zone field will be two bytes long with the first
  105.           byte being a space.
  106.           If a zone can not be identified, two spaces will be
  107.           added to the end of the record.
  108.      e.  goto Notes.     
  109.  
  110. NOTES:
  111.  
  112. If the data file has foreign zip codes in the zip field, they will be
  113. processed just as if they were U.S. zip codes.  If there are any alphabetic
  114. characters in the field, the program will throw up an error flag but it will
  115. continue processing.  This is in case it runs across any foreign codes that
  116. are mixed in with the domestic.
  117.  
  118.  
  119. REGISTER:
  120.  
  121. ZONE is shareware.  It is not public domain.  If you find it useful, please
  122. register it within 30 days of your first use.  Only by your support can I
  123. continue to develop software at a reasonable price.  It is priced at $10 per
  124. concurrently used copy.
  125.  
  126.  
  127.                 Sincerely,
  128.  
  129.                 George Spafford
  130.                 3001 LakeShore Drive, #329
  131.                 St. Joseph, MI 49085
  132.  
  133.         Data:  (616) 468-5026  Queued Access BBS 14.4Kb USR Dual HST
  134.                                FIDOnet: 1:2340/0 NEC/NC Site.
  135.                                Sysop:  Tim Akright
  136.  
  137.         And now for the unpleasantries:
  138.  
  139.         Code CopyRight:  January 1992
  140.         
  141.         ZONE IS DISTRIBUTED AS IS.  THE AUTHOR (GEORGE SPAFFORD) MAKES NO
  142.         WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT LIMITED
  143.         TO WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE,
  144.         WITH RESPECT TO THIS SOFTWARE AND DOCUMENTATION. IN NO EVENT SHALL
  145.         THE AUTHOR BE LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING LOST PROFITS, LOST
  146.         SAVINGS, OR ANY OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING
  147.         OUT OF THE USE OF OR THE INABILITY TO USE THIS PROGRAM.
  148.         ----------------------------------------------------------------
  149.  
  150.  
  151.  
  152.