home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 8 / CDASC08.ISO / VRAC / SFS20A.ZIP / CONTACTS.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-04-13  |  25KB  |  758 lines
  1. .po 0.5"
  2. .rm 7"
  3. .mt 0"
  4. .mb 0"
  5.  
  6.                  Surefire Contact System Help Document
  7.  
  8. The context number is the page number and is set with @HELP(context).
  9.  
  10.   Context #    Description
  11.  ────────────────────────────────────────────────────────────────────
  12.      2         Main Menu
  13.      3         Profile
  14.      4           Notes - Profile Notes, Add Notes, Edit Notes
  15.      5           Actions - Profile Actions, Add Actions, Edit Actions
  16.      6         Agenda - Agenda, Scheduling
  17.      7         Correspondence
  18.      8         Reports
  19.      9         Accounting
  20.      10          Travel Expenses
  21.      11          P & L, Cash Flow
  22.      12        Off-Hours
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70. è.pa
  71. Getting around in Surefire Contact Manager
  72.      Welcome to Surefire Contact Manager. We offer these tips to
  73.      get you quickly using and enjoying its features.
  74.  
  75. This screen is the main menu of Surefire Contact Manager. From here
  76. you may access all the Contact Manager features.
  77.  
  78. Use  buttons  on  this screen or those located at  the  tops  of  some
  79. screens to go to other screens or to perform specific actions.
  80. Profiles is an example of a button. Move between buttons by using
  81. Home/End or the arrow keys . Press Enter to activate a button.
  82.  
  83. Esc will always gets you back to the previous screen (but NOT to DOS)
  84.  
  85. Press F2 anytime in Surefire Contact Manager to display information
  86. about the current screen.
  87.  
  88.                     Press Page Down for more Help
  89. Pressing F1 will provide help about the Surefire System and will
  90. discuss how to use general word-processing features.
  91.  
  92. "Fields" are generally those areas of the screen that are underlined
  93. (on monochrome) or reversed (on color). Fields allow you to type in
  94. text, numbers or dates. Move from field to field by using Home/End or
  95. the arrow keys .
  96.  
  97. Press F10 to access the Surefire Menu Bar. Once here, use the arrow
  98. keys  to select and open one of the seven Menus.
  99.  
  100. Press Shift + F10 to see the Surefire keystroke Hint Line at the
  101. bottom of the screen. It will remain until you press Shift + F10
  102. again.
  103.  
  104. To exit from Surefire Contact Manager to DOS, press ALT + X.
  105. Remember to first press ESC to close any open windows.
  106.                     Press Page Down for more Help
  107.  
  108. Choose Button -
  109.   Profiles to see and maintain Lead, Prospect and Customer
  110.   Information. This also allows account management and order
  111.   processing.
  112.   Agenda to see your schedule for today and to schedule appointments.
  113.   Reports to generate reports such as Call reports, Win/Loss reports
  114.   and Followup and Account Lists.
  115.   Correspondence to send Letters, Memos or generate Mailing Labels.
  116.   Accounting to track Travel Expenses and generate Financial
  117.   Statements.
  118.   Off-Hours to see Restaurant and Accomodations Guides, and other
  119.   Entertainment information.
  120.  
  121.                      Press Esc to exit from Help
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136. è.pa
  137. Choose Button -
  138.   Activities to see the call history of displayed client or to
  139.   schedule a follow-up action.
  140.   Notes to see or add other information about the client.
  141.   Correspondence to send a letter to this client.
  142.  
  143. Profile Fields
  144.   In general, many fields allow "Zoom" for a list of choices. Press
  145.   ALT + Z on these fields to see choices, use  to position cursor on
  146.   desired choice and press Enter to put choice in the field. These
  147.   fields are used for other than addressing.
  148.  
  149.   Type:      Is profile a prospect, customer, etc?  Zoom for types.
  150.   Business:  Client's main business.  Zoom for businesses.
  151.   Source:    How client was found.  Zoom for sources.
  152.   Ref'd by:  Name of person who referred this client.
  153.   Prob:      Likelihood to buy.  Zoom for probability categories.
  154.   Terr #:    Number corresponding to the territory of the client.
  155.   Potential: Estimated maximum sales possible in dollars.
  156.   Tag:       Use this Y/N field to do arbitrary profile selections.
  157.  
  158. To Add a new profile -
  159.   1) Press Acct # to put a unique account number (time stamp) in
  160.      Account #: field, or enter your own unique account code.
  161.   2) Enter the appropriate information for screens 1 and 2.
  162.   3) Press ALT + A to add the record to the profile data base.
  163.   4) To add another, Use ALT + Y to clear the field and repeat above.
  164.  
  165. Searching for Profile records
  166.  ■ Before searching, if an 'S' is in the status line, press ALT + K to
  167.    clear the previous search.
  168.  ■ After searching, use F8 and F7 to go forward and backward through
  169.    the records that were found.
  170.  
  171.  The following examples show a few of the most common ways to search:
  172.    To find the profile of a known client -
  173.      1) Enter the client name in the Client: field.
  174.      2) Press ALT + S.  The profile will be displayed if found.
  175.  
  176.    To find all clients who have a "Hot" sales probability -
  177.      1) Enter Hot in the Prob: field.
  178.      2) Press ALT + S to do the search.
  179.      3) Press F8 to display each profile.
  180.  
  181. To Update an existing profile -
  182.   1) Use a search to display the record to be updated.
  183.   2) Change the desired fields.
  184.   3) Press ALT + U to update the profile in the data base.
  185.  
  186. To Delete a profile record -
  187.   1) Use a search to display the record to be deleted.
  188.   2) Press ALT + F5 to delete the recored.
  189.  
  190.  
  191. PLEASE REFER to CHAPTERS 17 and 21 of the SUREFIRE USER'S GUIDE for
  192. complete information on using Surefire databases.
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202. è.pa
  203. PROFILE NOTES Screen
  204.  
  205.  Choose Button -
  206.    Add Notes to write a new note for this profile.
  207.    Edit Notes to change or delete an existing note.
  208.  
  209.  This screen shows additional freeform information about the current
  210.  profile along with the date on which it was noted. Use notes for
  211.  personal information about contacts, addition financial information,
  212.  directions to the place of business, etc.
  213.  
  214.  When looking at this screen, use Page Down to look at more notes and
  215.  Page Up to go back to 1st screen.  Press F3 to put cursor back on
  216.  buttons.
  217.  
  218.  
  219. ADD NOTES Screen
  220.  Enter information in the Date and Note fields and press ALT + A to
  221.  add the note for the current profile. Do not change the account
  222.  number or client information.
  223.  
  224.  
  225. EDIT NOTES Screen
  226.  Use F8 and F7 to display each note corresponding to the current
  227.  profile.
  228.  
  229.  Enter new information in the Date and Note fields and press ALT + U
  230.  to update the displayed note. Do not change the account number or
  231.  client information. Press ALT + F5 to delete the displayed note.
  232.  
  233.  
  234. PLEASE REFER to CHAPTERS 17 and 21 of the SUREFIRE USER'S GUIDE for
  235. complete information on using Surefire databases.
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268. è.pa
  269. LOGGED ACTIVITIES Screen
  270.  
  271.  Choose Button -
  272.    New Activity to log a new activity or follow-up for this profile.
  273.    Scheduled Activities to see future activities for this profile.
  274.    Edit Activities to change information about an activity that
  275.    already occured.
  276.  
  277.  This screen shows a history of activities, most recent first, with
  278.  the current profile. These are activities such as calls made, letters
  279.  written, demonstrations given, etc.
  280.  
  281.  When looking at this screen, you can use Page Down to look at more
  282.  activities and Page Up to go back to the 1st screen.  Press F3 to put
  283.  cursor back on buttons.
  284.  
  285. NEW ACTIVITY Screen
  286.  
  287.  Use View Agenda to see if there are conflicts with desired
  288.  follow-up date.
  289.  
  290.  Type in a activity information, then press ALT+A to Add.
  291.  
  292.  Activity Fields -
  293.    Some fields allow "Zoom" for a list of choices. Press ALT + Z on
  294.    these fields to see choices, use  to position cursor on desired
  295.    choice and press Enter to put choice in the field.
  296.  
  297.    Date:          Date the activity was logged.
  298.    Activity Type: Meeting, Phone call, etc.. Zoom for types.
  299.    Duration:      How much time did it take in hours?
  300.    Comment:       Remarks about this activity.
  301.  
  302.    The following fields pertain to scheduling a follow-up.
  303.  
  304.    Status:        Status of follow-up. Set to "Open" when scheduled.
  305.    Date:          Date to follow-up. Default is 2 weeks from logged
  306.                   date.
  307.    Time:          Time to follow-up as hours:minutes. (ex. 10:15 am,
  308.                   2:30 pm)
  309.    Action Type:   Phone, Send Letter, etc.. Zoom for action types.
  310.    Priority:      1 - 9 where 1 is highest priority.
  311.    Comment:       Remarks about follow-up.
  312.  
  313. EDIT ACTIVITIES Screen
  314.  
  315.  Use View Agenda to see if there are conflicts with desired
  316.  follow-up date.
  317.  
  318.  See above for a description of activity fields.
  319.  
  320.  Press F8/F7 to see activities. Type changes, then use ALT+U to Update
  321.  
  322. SCHEDULED PROFILE ACTIVITIES Screen
  323.  This screen shows future activies from "Today" onward that have been
  324.  scheduled with the current profile.
  325.  
  326.  When looking at this screen, you can use Page Down to look at more
  327.  activities and Page Up to go back to the 1st screen.  Press F3 to put
  328.  cursor back on buttons.
  329.  
  330.  Choose Button -
  331.      Check-off Activity to log the fact that a scheduled activity was
  332.      either completed or cancelled.
  333.  
  334. è.pa
  335. AGENDA and SCHEDULE ENTRY Screens
  336.   Use the Agenda screen for reviewing currently scheduled daily
  337.   activities. These may be initial or followup appointments with
  338.   clients, or other appointments such as staff meetings, dentist, etc.
  339.   You will see appointments that have been scheduled through the
  340.   Schedule Entry screen (see below) and through the Activity screens
  341.   accessible from the Profile.
  342.  
  343.   When you select Agenda from the Surefire Contact System Main menu,
  344.   you will see all activities or appointments scheduled for "Today" as
  345.   well as any missed or non-completed appointments.
  346.  Choose Button -
  347.   Schedule/Edit Activity to Add, Edit or Log a scheduled activity.
  348.   Log Activity to log the fact that an unscheduled activity occurred.
  349.   Select to browse and choose an entry for this agenda date.
  350.           Then use F8 and F7 to display each appointment.
  351.   Profile to view the profile associated with a chosen entry.
  352.   List to look at the entire agenda for the displayed date (or week
  353.        starting at the displayed date).
  354.  
  355.   Next Day to look at the day after the agenda date.
  356.   Prev Day to look at the day before the agenda date.
  357.   This Week to look at the week starting on the agenda date.
  358.   Next Week to look at the week starting one week after agenda date.
  359.   Prev Week to look at the week starting one week before agenda date.
  360.  
  361.   Notes to enter a personal note that does not pertain to a profile.
  362.  
  363. Move from field to field by using Home/End or the arrow keys . To
  364. use the agenda, you may type in any date. The day of the week will be
  365. displayed when you move off the field to choose any button.
  366.  
  367. Description of Agenda Information -
  368.   Date:            The date of the appointment.
  369.   Time:            The time of the appointment.
  370.   Priority:        The priority of the appointment.
  371.   Client (Subject) Appointment concerns this client (from profile)
  372.                    or subject (if unrelated to profile).
  373.   Comment:         Additional information about appointment.
  374.   Type:            The type of appointment, Meeting, Phone Call, etc.
  375.  
  376. SCHEDULE ENTRY Screen
  377.   Use this screen to schedule something that is unrelated to a profile
  378.   record such as a staff meeting or dentist appointment. You may also
  379.   enter information that is not scheduled to track long term goals.
  380.   Once here you can press Esc to return to AGENDA.
  381.  
  382. New appointment - Type in schedule information, then press ALT+A to
  383.   add the appointment.
  384.  
  385. Existing appointment - Press F8/F7 to see each existing appointment.
  386.   When the one you want to change or log is displayed:
  387.  
  388.           1) Enter changes and press ALT+U to Update the entry.
  389.      OR   2) Choose Completed or Cancelled to log the appointment.
  390.  
  391. Schedule Fields -
  392.   Date:          Date of the appointment.
  393.   Day:           Day of the week (filled in automatically)
  394.   Time:          Time of the appointment.
  395.   Activity Type: Type of appointment, Meeting, Phone Call, etc.
  396.                  Zoom (ALT + Z) for types.
  397.   Priority:      1 - 9 where 1 is highest priority.
  398.   Status:        Status of the appointment. Default is Open.
  399.   Subject:       What or who is this appointment about.
  400.   Comment:       More information about the appointment.è.pa
  401. SUREFIRE CONTACT MANAGER CORRESPONDANCE
  402.  
  403. First time setup -
  404.   The first time you access any of the letters or envelopes, you
  405.   should type your company name and address in the area designated by
  406.   <..>. You may clear this area if you will be printing on letterhead
  407.   stationery.
  408.  
  409.   You should access Correspondance from the Surefire Contact Manager
  410.   menu. Then, choose a specific correspondance type. For types other
  411.   than New Letter, Switch to Document Edit and type the appropriate
  412.   text for the body of the letter. Then, save the letter by pressing
  413.   ALT + F, choosing Save... and choosing OK in the Save File window.
  414.  
  415. Access from PROFILE versus SUREFIRE CONTACT SYSTEM menu -
  416.   When Correspondance is accessed from the Profile Data screen, any
  417.   item you select will automatically fill in data from the current
  418.   profile. This is useful for sending letters to a specific client.
  419.  
  420.   When Correspondance is accessed from the Contact Manager main menu,
  421.   no information will be pre-filled. This is useful for setting up a
  422.   database query to send letters or generate mailing labels for many
  423.   clients at one time. See Mail Merge below for more information.
  424.  
  425. Print a single letter -
  426.  To print a letter, press ALT + F, choose Print... and press PRINT.
  427.  
  428. Mail Merge -
  429.   After choosing the desired Correspondance item, you must indicate
  430.   the persons or companies from the Profile with which you wish to
  431.   correspond. You do this by building a query or selecting a stored
  432.   query. A query allows such things as selecting all records in a
  433.   given zipcode or city; clients with expected sales potential in some
  434.   range; etc.
  435.  
  436. Building a Query -
  437.   Move the cursor to any field, and press ALT + D to open the Data men
  438.   Then choose Build Query... Press F1 for help on building a query.
  439.  
  440.   Once a query is built or a stored query has been selected, you may
  441.   perform a merge operation to generate and print all letters or
  442.   mailing labels. Press ALT + F, choose Print... and press
  443.   SEARCH & PRINT.
  444.  
  445. Autosizing of fields -
  446.   To remove extra space from fields, press ALT + O, and choose Text.
  447.   Then Print the letter or mailing label.
  448.  
  449. Adding a new menu choice to Correspondance -
  450.   To add other standard letters, first choose New Letter. Type the
  451.   desired text into the body of the letter and Save the document with
  452.   a new name. Press Esc to return to Correspondance.
  453.  
  454.   To add the button, you must switch to Document Edit mode. Press F3
  455.   to free the cursor. Position the cursor for the new button and
  456.   choose Create... from the Field menu. Press F1 for help if needed.
  457.  
  458.   Once the button is there, you should copy the field command from
  459.   the New Letter button. To do this, choose Commands... from the Field
  460.   menu to open the Command window. Press F1 for help on copying and
  461.   editing field commands. After the command has been copied to the
  462.   new button, change the name in the @GODOC command to that of the new
  463.   document. Press Esc to close the window.
  464.  
  465.   Since the Correspondance document has been changed, Save it. Your
  466.   letter is now accessible from the menu.è.pa
  467. SUREFIRE REPORTS Screen
  468.   Use this screen to access reports that present or analyze data that
  469.   you have stored in Surefire Contact System.
  470.  
  471. Choose Button -
  472.   Account List (no address) to list all profile records without
  473.   addresses. This shows Client, Business Type, Contact and Phone.
  474.   Account List with address to list all profile records with
  475.   addresses. This shows Client, Address, Contact and Phone.
  476.   Activity/Call History to see a report of all activities noted for
  477.   profiles for four weeks prior to the current date.
  478.   Follow-up List to see the follow-up dates for all profiles that have
  479.   outstanding scheduled follow-up appointments.
  480.   Won/Lost Report to see a report of closed versus unclosed sales.
  481.  
  482. See below for a further description of each report.
  483.  
  484. ACCOUNT LIST (no address) Report
  485.   Choose Button -
  486.   Alphabetically to produce an alphabetized profile list
  487.   Business to produce a profile list sorted by business type.
  488.   Select Client to look at single list items. Press F8 to see each
  489.   item then choose Profile to see full profile for the item.
  490.   Profile after Select Client to see full profile for the item.
  491.  
  492. ACCOUNT LIST with address Report
  493.   Choose Button -
  494.   Alphabetically to produce an alphabetized profile list
  495.   State to produce a profile list sorted by state.
  496.   Select Client to look at single list items. Press F8 to see each
  497.   item then choose Profile to see full profile for the item.
  498.   Profile after Select Client to see full profile for the item.
  499.  
  500. ACTIVITY/CALL HISTORY Report
  501. This report shows the Date, client name, comment about the activity,
  502. and the type of activity.
  503.   Choose Button -
  504.   New Report to see a new report based on the current beginning and
  505.   ending dates. Move to and change the beginning and ending dates
  506.   before  choosing this button.
  507.   Select Client to look at single list items. Press F8 to see each
  508.   item then choose Profile to see full profile for the item.
  509.   Profile after Select Client to see full profile for the item.
  510.  
  511. FOLLOW-UP Report
  512. This report lists all outstanding scheduled activities appointments
  513. that have not been Completed or Cancelled
  514.   Choose Button -
  515.   List to regenerate the report after looking at single items.
  516.   Select Client to look at single list items. Press F8 to see each
  517.   item then choose Profile to see full profile for the item.
  518.   Profile after Select Client to see full profile for the item.
  519.  
  520. WON/LOST Report
  521. This report lists whether a sale has been "Closed", whether the client
  522. has purchased from a "Competitor" or whether there was "No Close" for
  523. some other reason. To use this report, you must log one of these 3
  524. activity codes from the Edit or New Activity Screen.
  525.   Choose Button -
  526.   List to regenerate the report after looking at single items.
  527.   Select Client to look at single list items. Press F8 to see each
  528.   item then choose Profile to see full profile for the item.
  529.   Profile after Select Client to see full profile for the item.
  530.  
  531. PLEASE REFER to CHAPTERS 22 of the SUREFIRE USER'S GUIDE for complete
  532. information on creating your own Surefire Contacts reports.è.pa
  533. SUREFIRE ACCOUNTING Screen
  534.   This screen leads to spreadsheet-like forms and documents that allow
  535.   you to manage the financial state of your business. Additional menu
  536.   items may be added to a track or calculate information specific to
  537.   your business or accounting needs such as training expenses, etc.
  538.  
  539. Choose Button -
  540.   Travel Expenses to calculate current and to review past expenses.
  541.   Financial Statements to generate Profit & Loss and Cash Flow
  542.   statements.
  543.  
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548.  
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559.  
  560.  
  561.  
  562.  
  563.  
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598. è.pa
  599.   This screen keeps travel expense information for a given week on a
  600.   daily basis in a printable form. By using database queries, you may
  601.   analyze past travel expenses for any time period.
  602.  
  603. Travel Expense Fields -
  604.   Name:            Your name.
  605.   Purpose:         The reason for the trip.
  606.   Week Beginning:  The date representing the Sunday that started the
  607.                    week of travel.
  608.   Location:        The city in which expenses are incurred.
  609.   LODGING:         Expenses for hotel, motel, etc for each day.
  610.   MEALS:           Expenses for each of 3 meals for a day.
  611.   TRAVEL:          Cost of the actual transportation by category.
  612.   MISC.            Other costs incurred during the trip.
  613.  
  614. Moving around and Calculating
  615.   Use the  arrow keys or Home and End to move among cells and fields
  616.  
  617.   Enter the values for the appropriate fields and press F9 to
  618.   Calculate the spreadsheet.
  619.  
  620. Printing the expense report -
  621.   To print the expense report, press ALT + F, choose Print... and
  622.   press PRINT.
  623.  
  624. Adding an Expense Report to the Database
  625.   Once the information for the week is entered, you may press ALT+A to
  626.   add the travel expense record for that week.
  627.  
  628.  
  629. PLEASE REFER to CHAPTER 16 of the SUREFIRE USER'S GUIDE for complete
  630. information on using Spreadsheets in Surefire.
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.  
  639.  
  640.  
  641.  
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664. è.pa
  665. Profit and Loss, Cash Flow Screens
  666.   The first screen presented is a Profit and Loss statement. It is
  667. used to calculate the profit and loss for your business on a twelve
  668. month basis. The Cash Flow statement, on the following page, allows
  669. the entry of information used to manage the cash flow of your business
  670. on a twelve month basis. Some fields in Cash Flow are automatically
  671. filled-in with data from the P & L.
  672.  
  673. To display Cash Flow -
  674.   Press CTRL + Page Down.
  675.  
  676. To display Profit and Loss -
  677.   Press CTRL + Page Up.
  678.  
  679. Moving around and Calculating
  680.   Use the  arrow keys or Home and End to move among cells and fields
  681.  
  682.   Enter the values for the appropriate fields and press F9 to
  683.   Calculate the spreadsheet.
  684.  
  685. Printing the P&L and Cash Flow -
  686.   To print the Profit and Loss/Cash Flow statements, press ALT + F,
  687.   choose Print... and press PRINT. Since this is an extra wide
  688.   document, each visible page will be printed on 2 8½ x 11 sheets of
  689.   paper that show the entire statement when placed side by side.
  690.  
  691. Profit and Loss Fields -
  692.   Each entry is totaled downward for a month and across for the year.
  693.  
  694.   Revenues:              revenue on a per-product basis.
  695.   Total Revenues:        total revenues from all products.
  696.   Cost of Sales:         cost on a per-product basis.
  697.   Total Cost of Sales:   total costs from all products.
  698.   Gross Profit:          total revenues - total costs
  699.   Itemized Expenses:     salaries, insurance, advertising, phone, etc.
  700.   Total Expenses:        total of itemized expenses
  701.   Net profit:            gross profit - total expenses
  702.  
  703.  Cash Flow Fields -
  704.   Each entry is totaled downward for a month and across for the year.
  705.  
  706.   Cash on Hand:          cash at the start of a month
  707.   Cash Receipts:         revenue, credit cards, loans, etc.
  708.   Total Cash Receipts:
  709.   Total Cash Available:  cash on hand + total cash receipts
  710.   Cash Paid Out:         cost of sales, expenses(from P&L), etc.
  711.   Total Cash Paid Out:
  712.   Cash Flow:             total cash available - total cash paid out
  713.   Cash Position:         cash on hand - cash flow
  714.   Other Essential Data:  sales volume, accounts receivable/payable,
  715.                          bad debt, inventory on hand, depreciation.
  716.  
  717. Customizing the Spreadsheet
  718.   In the text fields along the left edge of the screen you may type
  719.   the names of specific categories of interest to you. Now save the
  720.   document using the Save choice on the File menu. Every time you
  721.   display this screen, those categories will be there.
  722.  
  723.  
  724. PLEASE REFER to CHAPTER 16 of the SUREFIRE USER'S GUIDE for complete
  725. information on using Spreadsheets in Surefire.
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730. è.pa
  731. OFF-HOURS Screen
  732.   This is the place to come when you have made the big sale, when you
  733.   need inspiration or when you are traveling to another city.
  734.  
  735.   Piaf, Inc has provided some jokes and pithy sayings. You may of
  736.   course add your own words of wisdom to this database.
  737.  
  738.   For Dining, Accomodations and Entertainment, you may either enter
  739.   your own information or import the data from other Surefire Contact
  740.   System users. The documents are already there. A database will be
  741.   created automatically the first time an entry is added.
  742.  
  743. To add an entry to any database -
  744.    1) Choose one of the menu buttons
  745.    2) Enter the information in the fields provided. Some fields have
  746.       choices that you may select. Press (ALT + Z) when the cursor is
  747.       in a field to see them. You may edit this list by pressing
  748.       CTRL + Z. Type each new selection on its own line and press
  749.       Enter. After the list is complete, press ESC.
  750.    3) Press ALT + A to add the record.
  751.  
  752.  Choose Button -
  753.    Dining  to see information on Restaurants, Pubs, etc.
  754.    Accommodations to see information on Hotels, Motels, Inns, etc
  755.    Entertainment to see information on Attractions, Theater, and Clubs
  756.    Wise Words to enter your own Inspirational and Motivational
  757.    sayings for any occasion.
  758.