home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ DP Tool Club 8 / CDASC08.ISO / VRAC / SFS20A.ZIP / SUREFIRE.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-03-01  |  69KB  |  2,002 lines
  1. .po 0.5"
  2. .rm 7"
  3. .mt 0"
  4. .mb 0"
  5.  
  6.                       Surefire Help Document
  7.  
  8.  This page is for notes about this help document. It is never
  9. displayed. The following are the system help context definitions:
  10. Pages 2 - 10 are in sure1.hlp
  11. Pages 11 - 20 are in sure2.hlp
  12. Pages 21 - 28 are in sure3.hlp
  13.  
  14.      2 - Main Help
  15.     10 - @-function zoom list
  16.  Menus:
  17.      3 - File Menu
  18.      4 - Page Menu
  19.      5 - Operate Menu
  20.      6 - Edit Menu
  21.      7 - Field Menu
  22.      8 - Data Menu
  23.      9 - Graphic Menu
  24.  Windows off File Menu:
  25.     11 - Get
  26.     12 - Save
  27.     13 - Print
  28.     14 - Delete, Rename
  29.     15 - Setup
  30.  Windows off Page Menu:
  31.     16 - Format
  32.     17 - Go To
  33.     18 - Find
  34.     19 - Replace, Ask & Replace pane
  35.  Windows off Operate Menu:
  36.     20 - Calculator
  37.  Windows off Edit Menu:
  38.     (none)
  39.  Windows off Field Menu:
  40.     21 - Create
  41.     22 - Modify
  42.     23 - Commands
  43.  Windows off Data Menu:
  44.     24 - Search Options
  45.     25 - Build Query
  46.     26 - Edit Query
  47.     27 - Format Report
  48.  Windows off Graphic Menu:
  49.     28 - Special Characters
  50.  Other Windows
  51.     29 - Spell Checker (off Page Menu)
  52.     30 - Duplicate Record Message
  53.     31 - Duplicate Records prior to Import
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70. è.pa
  71. Welcome to Surefire.   These help screens introduce Surefire basics.
  72.  
  73. When you first enter Surefire, you will see the representation of a
  74. blank 8 ½ by 11 page. The cursor (a small blinking rectangle) is
  75. positioned inside the margins of the page. Now, you may begin to type
  76. text. This is just the beginning of what you can do in Surefire. At
  77. any point you can press F1 to get contextual information.
  78.  
  79. At the top of the screen is the status line. The left half contains
  80. the Menu Bar with 7 pull down menus. The right half contains status
  81. information including the current document name and cursor location.
  82. The menus are used to access the major features of Surefire.
  83.  
  84. Press F10 to access the Surefire Menu Bar. Once here, use the arrow
  85. keys  to select and open one of the seven menus. Press Esc to
  86. return to your document page. When a menu is displayed, press F1 to
  87. see specific information about that menu.
  88.                     Press Page Down for more Help.
  89.  
  90. Choose a menu item by pressing Enter when that item is highlighted.
  91. Sometimes this causes an action to occur. An item followed by 3 dots
  92. (...), indicates that a System window will be displayed. System
  93. windows request additional information needed by Surefire to perform
  94. an operation. Fields let you type in or choose values pertinent to the
  95. operation. You may move between fields by using the Home and End keys.
  96. When a System window is open, press F1 to see specific help about the
  97. window. Press Esc to close a System window and return to the document.
  98.  
  99. One letter of a menu item may be brighter or a different color than
  100. the rest. That item is a valid choice. Pressing this letter will be
  101. the same as moving to that menu item and pressing Enter. There may be
  102. a Short Cut key shown to the right of the menu item. This keystroke
  103. may be used to achieve the same effect of the menu item even when the
  104. menu is not displayed.
  105.  
  106.   Press Page Down for more Help. Page Up to see the previous screen.
  107. Word Processing Keys
  108.  
  109.           - move cursor one character in direction of arrow.
  110.      Ctrl + , Ctrl +  - move cursor one word to the right or left.
  111.      Home, End          - move cursor to beginning or end of line.
  112.      Page Up, Page Down - move one screen up or down.
  113.      Ctrl + Home, Ctrl + End - move to beginning or end of document.
  114.  
  115.      Delete  - delete character at the cursor.
  116.      Backspace - delete character to left of the cursor.
  117.      Ctrl + D  - delete current line of text.
  118.      Ctrl + E  - delete text to the end of the current line.
  119.      Shift + Backspace - delete word at the cursor.
  120.  
  121.      ALT + W - turn word wrap on or off.
  122.      Insert  - switch from insert mode to Typeover or back.
  123.  
  124.   Press Page Down for more Help. Page Up to see the previous screen.
  125. In Surefire Help, the plus sign (+) is used to show that 2 keys are
  126. pressed at the same time. For example, Shift + F10 means to hold down
  127. the Shift key and the F10 key together. You press Shift + F10 to see
  128. the Surefire keystroke Hint Line at the bottom of the screen. This
  129. shows other keys that are useful to the current operation or window
  130. and will remain visible until you press Shift + F10 again.
  131.  
  132. USING A MOUSE - Read the Surefire 2.0 User's Guide Supplement
  133.  
  134. To Exit from Surefire to DOS, press ALT + X; first use ESC to close
  135. any open windows.
  136.                 End of Help.  Press Esc to exit Help.è.pa
  137.  
  138. The File Menu contains menu items that generally manipulate files and
  139. Surefire Documents. Here is an overview of what each item will do:
  140.  
  141.   Get...    - Open the Get window to let Surefire read in a new
  142.               file or document.
  143.  
  144.   Save...   - Open the Save window to let Surefire save the current
  145.               document.
  146.  
  147.   Print...  - Open the Print window to tell Surefire to print the
  148.               current document or initiate a data merge operation.
  149.  
  150.   New       - Clear the screen to allow for creation of a new document
  151.               The page size and margins will be those of the previous
  152.               document.
  153.  
  154.   Delete... - Open the Delete window to tell Surefire to delete a
  155.               document.
  156.  
  157.   Rename... - Open the Rename window to tell Surefire to rename a
  158.               document.
  159.  
  160.   Info...   - Display the current date and time and the amount of
  161.               memory remaining in your system.
  162.  
  163.   Setup...  - Open the Setup window. This window allows you to change
  164.               the current drive and directory, printer type and port,
  165.               Tab size and other information about how Surefire should
  166.               operate.
  167.  
  168.   Reset     - If you have just generated a report, tell Surefire to
  169.               get the document again so you can re-run the report.
  170.  
  171.   Exit      - Exit from Surefire to Dos.
  172.  
  173. Further Help
  174. Except for Info..., the System windows accessed from File will be
  175. fully explained in help screens for those windows. Press F1 when a
  176. System window is open to see more specific help. Press Esc to close a
  177. window and return to your document.
  178.  
  179. Messages
  180. You will be warned if an operation may cause the loss of changes you
  181. have made to a document that has not been saved. When this happens a
  182. message response window will be displayed. After reading the message,
  183. press the End to move the cursor to the YES or NO buttons in response
  184. to the question. Press Enter to let Surefire know your decision. If
  185. you decide not to continue with the operation, the cursor will return
  186. to the document.
  187.  
  188. Read Chapter 24 of the Surefire User's Guide for information on
  189. Documents. Read Chapter 23 for more information on Printing.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202. è.pa
  203.  
  204. The Page Menu contains menu items that control formatting of a
  205. Surefire document and allow movement to specific locations in a
  206. document. Here is an overview of what each item will do:
  207.  
  208.   Header      - Position the cursor to the header (top margin) of the
  209.                 first page. Anything entered here will be
  210.                 automatically repeated on all pages. A # may be used
  211.                 as a place holder for automatic page numbering.
  212.  
  213.   Footer      - Position the cursor to the footer (bottom margin) of
  214.                 the first page. Anything entered here will be
  215.                 automatically repeated on all pages. A # may be used
  216.                 as a place holder for automatic page numbering.
  217.  
  218.  
  219.   Format...   - Open the Format window to set page size, font and
  220.                 margins for the document.
  221.  
  222.   Word Wrap   - Turn word wrap on or off. A 'W' in the status line
  223.                 indicates that word wrap is on.
  224.  
  225.   Go To...    - Open the Go To window to indicate whether to go to the
  226.                 beginning, end or a specific document page.
  227.  
  228.   Find...     - Open the Find window to specify a text pattern to look
  229.                 for in the document.
  230.  
  231.   Replace...  - Open the Find and Replace window to indicate that some
  232.                 text pattern be replaced by another text pattern.
  233.  
  234.   Add Page    - Add a blank page after the current document page.
  235.  
  236.   Delete Page - Delete the current document page.
  237.  
  238. Press F1 when a System window is open to see more specific help. Press
  239. Esc to close a window and return to your document.
  240.  
  241.  
  242.  
  243. Read Chapter 9 of the Surefire User's Guide for complete information
  244. on Page Layout.
  245.  
  246. Read Chapter 6 for more information on Locating Text.
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268. è.pa
  269.  
  270. The Operate Menu contains menu items that indicate how you interact
  271. with a Surefire document. This menu also allows access to the Surefire
  272. calculator.
  273.  
  274. A document may be either edited or used but both may not be done at
  275. the same time. A document takes shape when it is edited. This includes
  276. entering text, drawing lines or boxes, creating and modifying fields,
  277. changing margins or fonts, etc. When a document is used, however, only
  278. the values and formulas in the fields of the document may change. A
  279. document is also used when entering, searching or displaying data from
  280. a database. Documents without fields may not be used and can only be
  281. edited as text.
  282.  
  283. An X to the left of the menu item always indicates the current mode of
  284. interaction. Here are descriptions of what each menu item will do:
  285.  
  286.  
  287.   Use Document   - Enter and manipulate document field values. A
  288.                    document with fields will automatically be ready to
  289.                    Use when it is read into Surefire.
  290.  
  291.   (Edit) Text    - Edit the text of a document. All Surefire word
  292.                    processing features are available. Any field values
  293.                    are considered text and will behave as text. Once a
  294.                    document that contains fields is edited in this
  295.                    way, it may not be used. You may first save the
  296.                    document with another name and then read the
  297.                    original back in order to use it again.
  298.  
  299.   (Edit) Document -Edit the layout of the document preserving fields.
  300.                    Fields of a document edited in this manner will
  301.                    move along with text and text will move along with
  302.                    fields that are created, removed or resized. All
  303.                    Surefire word processing features are available.
  304.                    Field values will be temporarily replaced by field
  305.                    designators that indicate the field type.
  306.  
  307.   Calculator...  - Open the Surefire Calculator window.
  308.  
  309.  
  310. Read the section "The Modes of Editing and Using Documents" in Chapter
  311. 24 of the Surefire User's Guide.
  312.  
  313. Read Chapter 10 for complete information on the Calculator.
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334. è.pa
  335.  
  336. The Edit Menu contains menu items that allow you to perform basic
  337. editing  and Clipboard editing operations. The first 3 items are  used
  338. to  select an area of your document in a specified way. The next  five
  339. items  operate on the selected region. You may also underline  or  em-
  340. bolden a selected area.
  341.  
  342. To start a selection, move the cursor to the upper left corner of the
  343. area you are going to select. Now, use the arrow keys () to define
  344. the boundaries of the selected region. When the desired region is
  345. highlighted, you may choose one of the remaining items to operate on
  346. the selected region.
  347.  
  348. The operations Cut, Copy, Paste, and Paste & Keep move information to
  349. and from clipboard objects. There may be one or more of these objects.
  350. You hide or unhide a clipboard object by pressing F6 as needed. When a
  351. clipboard object is visible, press Shift + F10 to see other keystrokes
  352. used to manipulate these objects. Use the arrow keys () to place
  353. the object on the document prior to a Paste or Paste & Keep.
  354.  
  355. Here are descriptions of what each menu item will do:
  356.  
  357. Line Select  - Initiate a line selection. This allows you to select
  358.                consecutive lines of text that may span pages of a
  359.                document. A selection may start anywhere on a line of
  360.                text.
  361.  
  362. Block Select - Initiate a block selection. This allows you to select a
  363.                rectangular region on a page.
  364.  
  365. Field Select - Initiate a field selection. This allows you to select
  366.                one or more fields in a rectangular region for one of
  367.                the operations on this menu or for Project on the Data
  368.                menu.
  369.  
  370.  
  371.  
  372. Cut          - Remove the currently selected region or the current
  373.                field from the document and place it in a clipboard
  374.                object. If the region was a Line Selection, and Insert
  375.                or Wrap is on, close up gap created by removed text.
  376.  
  377. Copy         - Copy the currently selected region or the current field
  378.                from the document and place it in a clipboard object.
  379.                If a field was copied, Paste will create a new field
  380.                with the same attributes.
  381.  
  382. Paste        - Paste the contents of the current clipboard object into
  383.                the document This clipboard object is removed.
  384.  
  385. Paste & Keep - Paste the contents of the current clipboard object into
  386.                the document. Do not remove the clipboard object.
  387.  
  388. Delete       - Remove the currently selected region or the current
  389.                field from the document. If a clipboard object is
  390.                visible, remove it instead.
  391.  
  392.  
  393. Read  Chapter 7 of the Surefire User's Guide for complete  information
  394. on using the features of the Edit menu.
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400. è.pa
  401.  
  402. The Field Menu contains menu items that allow you to manipulate fields
  403. and field commands. Fields are like place holders that can be put
  404. anywhere in a document. Data fields may contain text, numeric, date or
  405. logical information. The values of these fields may be stored in a
  406. database. Button fields cause actions to happen when they are pressed.
  407. An action may be: moving to another field, page or document; copying
  408. data between fields or pages, displaying a message, etc.
  409.  
  410. Fields have attributes that more specifically describe how they look
  411. and act and whether they are stored in some database. In addition,
  412. fields can have commands that affect how their values are calculated.
  413.  
  414. The current field is the one that is highlighted in your document.
  415. Some text or numeric fields are multi-lined fields. These fields have
  416. a current cell. That is the line of the field that is highlighted.
  417.  
  418. Here are descriptions of what each menu item does:
  419.  
  420. Create...      - Open the Create Fields window. Use this to create a
  421.                  field and define the attributes of the fields.
  422.  
  423. Modify...      - Open the Modify Fields window. Use this to change the
  424.                  attributes of the current field.
  425.  
  426. Size           - Use this to change the size of the current text or
  427.                  numeric field. The cursor will be positioned to the
  428.                  lower right corner of the field. Use the arrow keys
  429.                  to change the field's size. Press Enter when done.
  430.  
  431. Commands...    - Open the Edit Commands window. Use this to define or
  432.                  modify the command associated with the current field.
  433.  
  434. Clear Fields   - Clear the values from all fields in your document.
  435.  
  436. Calc All       - Calculate the values of all fields in your document.
  437.                  This is based on the current values, the commands in
  438.                  the fields and whether you have indicated a vertical
  439.                  or horizontal field traversal.
  440.  
  441. Auto Calc      - Calculate the values of all fields whenever the value
  442.                  in any field changes.
  443.  
  444.  
  445.  
  446. Read  Chapters 11 and 13 of the Surefire User's Guide for  details  on
  447. creating, modifying and manipulating fields.
  448.  
  449. Read  Chapters  14  through 16 for more information  on  creating  and
  450. calculating  field  commands. Chapter 16  describes  Surefire  Spread-
  451. sheets.
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466. è.pa
  467.  
  468. The Data Menu contains menu items that invoke operations on a Surefire
  469. database. Database operations are available when there are fields in a
  470. document and when these fields either define stored data or project
  471. data from a database defined by another document. Each time you use a
  472. document to add or view information in a database, you are looking at
  473. one data record. Here is an overview of what each menu item does:
  474.  
  475.   Search  -  Choose this item or press ALT+S to initiate a database
  476.           search. If a query is defined in the query window (see Build
  477.           Query and Edit Queries below) the search will be based on
  478.           those criteria. If not, the search will be based on the
  479.           value of the current field.
  480.  
  481.   Search Options... - Open the Search Options window. Set whether or
  482.           not to look for deleted records or use report attributes.
  483.  
  484.   Build Query...  - Open the Query window. If there is no currently
  485.           defined query, create the first query line based on the
  486.           current field, otherwise, display the existing query.
  487.  
  488.   Clear Query - Clear knowledge of the current query.
  489.  
  490.   Edit Queries... - Specify operations on named queries.
  491.  
  492.   Add Record - Add a record to the current database consisting of the
  493.           values in the fields of the current document. If there is no
  494.           database and the fields are Stored, then create the database
  495.  
  496.   Update Record(s) - If the Query window is not visible, update the
  497.           current record with the values in the document fields.
  498.           Otherwise, update all records that satisfy the current query
  499.           with the value of the current document field.
  500.  
  501.   Delete Record(s) - If the Query window is not visible, delete the
  502.           current record. Otherwise, delete all records that satisfy
  503.           the current query. Deleted records may be recalled until a
  504.           restructure operation is performed.
  505.  
  506.   Recall Record(s) - If the Query window is not visible, recall the
  507.           current record. Otherwise, recall all records that satisfy
  508.           the current query. You must have set the search option to
  509.           All or Deleted so that deleted records are visible.
  510.  
  511.   Project -  Copy the currently selected field or fields with data
  512.           storage information. When the field(s) are pasted into
  513.           another document, their data values will actually be
  514.           projected from the original document's database. This is
  515.           how Surefire shares data among documents.
  516.  
  517.   Format Report... - Open the Format Report window to specify report
  518.           formatting for this document. Report formatting is used to
  519.           present the data from more than one record at a time in the
  520.           same document. A document must be formatted as a report for
  521.           the database @D functions to work.
  522.  
  523.   Restructure - Perform a restructure operation on the current
  524.           database. Restructure is needed if stored fields are added,
  525.           deleted or resized. Use restructure also to permanently
  526.           remove deleted records.
  527.  
  528. Press F1 when a System window is open to see more specific help. Press
  529. Esc to close a window and return to your document.
  530.  
  531. Read Chapters 17 through 21 for complete information about databases.
  532. è.pa
  533.  
  534. The Graphic Menu contains items that allow you to draw lines and
  535. boxes, to highlight text and to enter special characters in your
  536. document. To make an area of your text bold or underlined, it must be
  537. selected first. Look at help for the Edit menu to see how to select.
  538. The appearance of Bold, Underline and Bold & Underline will depend on
  539. whether your monitor is monochrome or color. However, these attributes
  540. will appear correctly when printed, if your printer supports bold and
  541. underlined characters.
  542.  
  543. Here are descriptions of what each menu item does:
  544.  
  545. Single ───   - Start drawing a single line from the cursor position.
  546.                Use the arrow keys to move the cursor. If you move
  547.                both downward and to the right, you will define a box.
  548.                Press Enter when your line or box is complete.
  549.  
  550. Double ═══   - Start drawing a double line from the cursor position.
  551.                Use the arrow keys to move the cursor. If you move
  552.                both downward and to the right, you will define a box.
  553.                Press Enter when your line or box is complete.
  554.  
  555. Thick  ▀▀▀   - Start drawing a single line from the cursor position.
  556.                Use the arrow keys to move the cursor. If you move
  557.                both downward and to the right, you will define a box.
  558.                Press Enter when your line or box is complete.
  559.  
  560. Bold         - Give the Bold attribute to the selected region of your
  561.                document.
  562.  
  563. Underline    - Give the Underline attribute to the selected region of
  564.                your document.
  565.  
  566. Bold & Underline - Give the Bold and Underline attribute to the
  567.                selected region of your document.
  568.  
  569. Normal       - Remove the Bold and/or Underline attributes from the
  570.                selected area in your document.
  571.  
  572. Special Characters... - Open the Special Character window. Use this to
  573.                select one of the graphic, language or mathematical
  574.                symbols supported by the IBM Extended Character Set.
  575.  
  576.  
  577. Read  Chapter 8 of the Surefire User's Guide for complete  details  on
  578. Adding Emphasis in Surefire documents.
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598. è.pa
  599. @ABS(n)
  600. @INT(n)
  601. @MOD(dividend,divisor)
  602. @ROUND(n,place)
  603. @SQRT(n)
  604. @PI
  605. @SIN(n)
  606. @COS(n)
  607. @TAN(n)
  608. @LOG(n)
  609. @EXP(n)
  610. @LN(n)
  611. @FV(pmt,int,term)
  612. @PMT(prin,int,term)
  613. @PV(pmt,int,term)
  614. @RATE(fv,pv,term)
  615. @AVG(references)
  616. @COUNT(references)
  617. @MAX(references)
  618. @MIN(references)
  619. @SUM(references)
  620. @STD(range)
  621. @VAR(range)
  622. @ADDDAYS(date,days)
  623. @AFTER(date1,date2)
  624. @BEFORE(date1,date2)
  625. @DATE(month,day,year)
  626. @DAY(date)
  627. @DIFDATE(date1,date2)
  628. @MONTH(date)
  629. @SAME(date1,date2)
  630. @SUBDAYS(date,days)
  631. @TODAY
  632. @YEAR(date)
  633. @DATESTR(date)
  634. @MONTHSTR(m)
  635. @DAYSTR(date)
  636. @FIND(str,text,start)
  637. @SUBSTR(text,start,len)
  638. @REPLACE(text,start,len,str)
  639. @LENGTH(text)
  640. @TRIM(text)
  641. @EXACT(text1,text2)
  642. @UPPER(text)
  643. @LOWER(text)
  644. @NUMSTR(n)
  645. @PUTSTR(page,text,col,line)
  646. @COPY(page,col1,line1,col2,line2,buffer)
  647. @PASTE(page,col,line,buffer,copyattr)
  648. @FCOPY(field,buffer)
  649. @FPASTE(field,buffer,copyattr)
  650. @TIME
  651. @NOW
  652. @GOPAGE(page)
  653. @GOFIELD(field)
  654. @GODOC("name")
  655. @RETURN(levels)
  656. @RUN("command")
  657. @HELP(context)
  658. @PRESENT(msecs)
  659. @DAVG(field)
  660. @DMAX(field)
  661. @DMIN(field)
  662. @DSUM(field)
  663. @DCOUNT
  664. @DSUBCOUNTè.pa
  665.  
  666. The Get Window is used to tell Surefire to read in a file or document.
  667. When the window is opened, the cursor will be placed in the field to
  668. the right of Name:, ready for you to type in the document name.
  669.  
  670. You may press ALT + Z to see a list of documents in the current
  671. directory. This directory is displayed at the top of the window. A
  672. Zoom window will list documents, their modification date and
  673. information about their fields. Use the up and down arrow keys to
  674. select the desired document and then press Enter to choose that
  675. document. Press Esc in a Zoom window to close the window without
  676. making a choice.
  677.  
  678. To Read a document or file, follow these steps:
  679.      1) Type in the name of the document in the name field.
  680.      2) Press End once to position the cursor to the OK button.
  681.      3) Press Enter and Surefire will read the named document.
  682.  
  683. When Surefire reads a document, it restores the page size and margins
  684. for that document. In addition, Surefire knows whether or not the
  685. document has fields or an associated database.
  686.  
  687. Reading a Text File or Importing a Data File
  688.  
  689. Text files may be those created from other editors or word processors.
  690. Data files are a special type of Ascii file created by exporting data
  691. from a Surefire or other database. To tell Surefire that you wish to
  692. read a Text file or import a data file, you must change the value of
  693. the multiple choice button above the name field. To do this:
  694.  
  695.      1) Press Home once to move to the file type button.
  696.      2) Press the Spacebar until you see the desired choice.
  697.      3) Continue with the steps described above for read.
  698.  
  699.  
  700. Read  the  section "Getting Documents" in Chapter 24 of  the  Surefire
  701. User's Guide for more information on using the Get window.
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730. è.pa
  731.  
  732. The Save Window is used to tell Surefire to save the current Surefire
  733. document. When the window is opened, the cursor will be placed in the
  734. field to the right of Name:, ready for you to type in the name under
  735. which you wish to save the document.
  736.  
  737. You may press ALT + Z to see a list of documents in the current
  738. directory. This directory is displayed at the top of the window. A
  739. Zoom window will list documents, their modification date and
  740. information about their fields. Use the up and down arrow keys to
  741. select the desired document and then press Enter to choose that
  742. document. Press Esc in a Zoom window to close the window without
  743. making a choice.
  744.  
  745. To Save a document, follow these steps:
  746.      1) Type in the name of the document in the name field.
  747.      2) Press End once to position the cursor to the OK button.
  748.      3) Press Enter and Surefire will save the named document.
  749.  
  750. When Surefire saves a document, it also stores the page size and
  751. margins for that document. In addition, Surefire knows whether or not
  752. the document has fields or an associated database.
  753.  
  754. Saving a Text File 
  755.  
  756. Text files are created to be used by other editors or word processors.
  757. When a Surefire document is saved as a text file, margins and
  758. attributes such as underlines are lost. Page breaks are generated at
  759. places where the document has a STOP. There are two types of text
  760. formats that you may select to save your Surefire document. They are:
  761.  
  762.      a) Text File - Puts a Return character after each line.
  763.      b) General WP - Puts a Return character after each paragraph.
  764.  
  765. To tell Surefire that you wish to save a document as a Text file,
  766. change the value of the multiple choice button above the name field:
  767.  
  768.      1) Press Home once to move to the file type button.
  769.      2) Press the Spacebar until you see the desired choice.
  770.      3) Continue with the steps described above for Save.
  771.  
  772. Exporting a Data File
  773.  
  774. Data files are a special type of Ascii file created by exporting data
  775. from a Surefire database. To export data follow these steps:
  776.  
  777.      1) Read in a document that either defines a database (i.e. has
  778.         stored fields) or has fields that are projected from another
  779.         database.
  780.      2) Build a query, or get a named query to filter which data
  781.         records are exported. For more information on queries, get
  782.         Help for the Data Menu.
  783.      3) Initiate a database search. For more information on searches,
  784.         get Help for the Data Menu.
  785.      4) Open the Save Window.
  786.      5) Change the value of the multiple choice button above the name
  787.         field to Data File. To do this:
  788.             Press Home once to move to the file type button.
  789.             Press the Spacebar until you see the desired choice.
  790.      6) Continue with the steps described above for Save.
  791.  
  792.  
  793. Read  the  section "Saving Documents" in Chapter 24  of  the  Surefire
  794. User's Guide for more information on using the Save window.
  795.  
  796. è.pa
  797.  
  798. The Print Window is used to tell Surefire to print the current
  799. document or perform a data merge (i.e. Mail merge) operation. In
  800. addition, you may specify how the printing should occur.
  801.  
  802. To print the document without any special settings:
  803.  
  804.      Press Enter when the PRINT button is highlighted.
  805.  
  806. Print Window Fields
  807.  
  808.   Pause Before Each Page: - Indicate whether or not to pause prior to
  809.                      printing each document page. Set this if you will
  810.                      feed single sheets of paper.
  811.   How Many Copies: - Indicate the number of copies you want printed.
  812.   Start Numbering: - Indicate what number should be printed on the
  813.                      first printed page of the document. This will
  814.                      only take effect if the document has a # symbol
  815.                      in its header or footer. The default is 1.
  816.   Print From Page: - Indicate which pages of your document will be the
  817.                      first and last printed pages.
  818.  
  819. To change Print Window field settings:
  820.  
  821.      1) Press End or Home until the desired field is highlighted.
  822.      2) Change the value appropriately (see above).
  823.      3) Move to the PRINT button and press Enter.
  824.  
  825. Using Search & Print
  826.  
  827. Search and Print is used to perform a merge of data from a database
  828. into multiple copies of a Surefire document. To initiate a data merge
  829. operation:
  830.  
  831.      1) Read in a document that either defines a database (i.e. has
  832.         stored fields) or has fields that are projected from another
  833.         database. This may be a letter, for example.
  834.      2) Build a query, or get a named query to filter which data
  835.         records will be merged into a copy of the document. For more
  836.         information on queries, get Help for the Data Menu.
  837.      3) Open the Print Window.
  838.      4) Press End to move the cursor to the Search & Print button.
  839.      5) Press Enter.
  840.  
  841.  
  842. Read Chapter 23 of the Surefire User's Guide for complete  information
  843. on Printing.
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862. è.pa
  863.  
  864. The Delete and Rename Windows are used to delete and rename documents,
  865. text and data files respectively. When a document is deleted or
  866. renamed, all associated files which describe fields or a database,
  867. will be deleted or renamed as well. Prior to deletion, Surefire will
  868. display a response window to double check that you are ready to
  869. proceed with a delete. Answer Yes or No by pressing Enter on the
  870. corresponding button.
  871.  
  872. To Delete a document:
  873.  
  874.      1) Type in the name of the document in the name field.
  875.      2) Press End once to position the cursor to the OK button.
  876.      3) Press Enter and Surefire will delete the named document.
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881. To Rename a document:
  882.  
  883.      1) Type in the current document name in the Old Name field.
  884.      2) Press End to position the cursor to the New Name field and
  885.         type in the new document name.
  886.      3) Press End once to position the cursor to the OK button.
  887.      4) Press Enter and Surefire will save the named document.
  888.  
  889. If you want to delete or rename a text or data file, you must first
  890. change the value of the multiple choice button above the Name (Delete)
  891. or Old Name (Rename) field:
  892.  
  893.      1) Press Home once to move to the file type button.
  894.      2) Press the Spacebar until you see the desired choice.
  895.      3) Continue with the steps described above for Delete or Rename.
  896.  
  897.  
  898.  
  899. Read  the  sections "Renaming Documents" and "Deleting  Documents"  in
  900. Chapter 24 of the Surefire User's Guide for complete details on  these
  901. windows.
  902.  
  903.  
  904.  
  905.  
  906.  
  907.  
  908.  
  909.  
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.  
  918.  
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928. è.pa
  929.  
  930. The Setup Window is used to set your current drive and directory, to
  931. set default settings for certain Surefire options and to specify your
  932. hardware configuration. When the Setup window is opened, the cursor
  933. will be positioned in the Drive field. You move among the fields of
  934. this window by pressing End and Home.
  935.  
  936. Set Values for Current Session
  937.  
  938. You indicate that the new values are to be used only for the remainder
  939. of the current Surefire session by following these steps:
  940.  
  941.      1) Set the desired values in the Setup Window fields (see below).
  942.      2) Press End to move cursor to the OK button.
  943.      3) Press Enter.
  944.  
  945. Saving the Configuration
  946.  
  947. When Surefire is installed, a default drive and directory are set for
  948. you. In addition, other default values are set. You may want to change
  949. these defaults so that other values are used each time you run
  950. Surefire. To indicate that the new values are to be saved for both the
  951. remainder of the current Surefire session and subsequent Surefire
  952. sessions, follow these steps:
  953.  
  954.      1) Set the desired values in the Setup Window fields (see below).
  955.      2) Press End to move cursor to the Save button.
  956.      3) Press Enter.
  957.  
  958. Setup Window Fields
  959.   Drive     - Indicate the current drive letter ( A, B, C, etc. )
  960.   Directory - Indicate the current directory. This is the directory
  961.               Surefire will use to locate all of your documents and
  962.               files. Do not enter a leading backslash (\) to the
  963.               directory name.
  964.   Printer is - Press ALT + Z to choose your printer type.
  965.   Port       - Press ALT + Z to choose your printer port.
  966.   Display is - Press ALT + Z to choose your display type.
  967.   Tab Size   - Enter the number of spaces to be inserted each time
  968.                Tab is pressed.
  969.  
  970.      The following field values are set by pressing the Spacebar to
  971.      indicate a Yes or No.
  972.  
  973.   Hints      - Set whether the Hint Line should be on by default.
  974.   Word Wrap  - Set whether Word Wrap should be on by default
  975.   Auto Backup- Set whether Automatic Backup should be on. When this is
  976.                on, the unchanged document files will be automatically
  977.                copied prior to saving changes. The file names of the
  978.                backed up copy will be indicated by an exclamation mark
  979.                (!) in the file extension.
  980.   Auto Calc  - Set whether field values will be automatically
  981.                recalculated whenever any field value is changed.
  982.  
  983. Read Chapter 2 of the Surefire User's Guide for complete details on
  984. configuring your system using the Setup window.
  985.  
  986. International Usage support
  987.   Metric     - Set whether to use Inches or Centimeters to display
  988.                page and margin sizes. Press Spacebar to indicate Yes
  989.                or No.
  990.   Page Size  - Set the default page size for Surefire documents. In
  991.                general this will be used with SAVE.
  992.   Currency   - Set the currency symbol for use with numeric fields.
  993.  
  994. Read Surefire V2.0 Supplement section "Internationalization Features"è.pa
  995. The Format Window is used to tell Surefire how to lay out your
  996. document page. You can specify a physical page size, margins and a
  997. printer font that will be used throughout the document. Surefire will
  998. closely match your desired physical layout to what you see on the
  999. screen as you work with your document. When a document is saved, its
  1000. page size, margins and font will also be saved.
  1001.  
  1002. Change Document Format
  1003.  
  1004. You indicate that a document should be reformatted with new values by
  1005. following these steps:
  1006.  
  1007.      1) Set the desired values in the Format Window fields (see below)
  1008.      2) Press End to move the cursor to the OK button.
  1009.      3) Press Enter. The document will be reformatted.
  1010.  
  1011. Format Window Fields
  1012.  
  1013.   Page Size    - Press ALT + Z to list page sizes from which you may
  1014.                  select. Many are standard sizes such as letter, legal
  1015.                  A4 and envelopes. Screen is a special page size that
  1016.                  corresponds to your monitor screen. Choose it to
  1017.                  configure a document for Surefire applications or
  1018.                  "slide shows". Use Split Print to print each page of
  1019.                  a "wide" document on 2 81/2 by 11 (or A4) sheets of
  1020.                  paper.
  1021.  
  1022.                  Use Specific Setting to enter a physical width and
  1023.                  length for a non-standard paper size.
  1024.  
  1025.   Print Font   - Press ALT + Z to list fonts that are available
  1026.                  for your printer. Each font represents how many
  1027.                  characters per inch (cpi) will be printed. Your
  1028.                  document may appear wider on the screen if you select
  1029.                  a tighter font because your Surefire display does
  1030.                  not compress characters.
  1031.  
  1032.   Margins      _ These fields let you enter the Left, Right, Top and
  1033.                  Bottom margins for your document in inches (or centi-
  1034.                  meters if you selected Metric in the Setup window).
  1035.                  If you do not want a specific margin, set the value
  1036.                  to 0.
  1037.  
  1038.                  If you press the RESET button, the margins and page
  1039.                  size will be set to those for your default page size,
  1040.                  (usually a standard 8 1/2 by 11 letter).
  1041.  
  1042. Print Region
  1043.  
  1044. The print region defines the portion of a sheet of paper upon which a
  1045. printer can print. While page sizes and margins are set in inches  (or
  1046. centimeters if you selected Metric in the Setup window), you can
  1047. choose to see the print region in characters. Follow these steps:
  1048.  
  1049.      1) Press Home to move the cursor to (Inches) or (Cms)
  1050.      2) Press Spacebar. You will see the Print Region in characters.
  1051.  
  1052.  
  1053. Read Chapter 9 of the Surefire User's Guide for complete details on
  1054. Page Layout.
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060. è.pa
  1061.  
  1062. The Go To Window is used to move to specific pages of your document.
  1063.  
  1064. Go to a Specified Page
  1065.  
  1066.      1) Type the desired page number in the Page Number field.
  1067.      2) Press Enter. Your cursor will be a the top of that page.
  1068.  
  1069. Go to Beginning or End of Document
  1070.  
  1071.      1) Press End to move to the BEGINNING or END button.
  1072.      2) Press Enter. Your cursor will be a the top of that page.
  1073.  
  1074.  
  1075. Read  the  section "Using Goto" in Chapter 6 of  the  Surefire  User's
  1076. Guide for more information on the Go To window.
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.  
  1104.  
  1105.  
  1106.  
  1107.  
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126. è.pa
  1127.  
  1128. The Find Window is used to locate text somewhere in a document and
  1129. position the cursor at that location. Surefire will look in the
  1130. direction that you specify from the current location of the document.
  1131. Generally, it is a good idea to first position to the beginning of
  1132. the document.
  1133.  
  1134. Locating Text
  1135.  
  1136.      1) Type the text you are looking for after Search For.
  1137.      2) Press End to move to the NEXT button if you are looking after
  1138.         the current cursor location in your document.
  1139.         Press End to move to the PREVIOUS button if you are looking
  1140.         before the current cursor location in your document.
  1141.      3) Press Enter to begin the search.
  1142.      4) Surefire will position the cursor at the first match it finds
  1143.         or a message window will be displayed indicated that the text
  1144.         was not found.
  1145.  
  1146. If the search was successful, you may continue to look for the same
  1147. text without reopening the Find window. Simply Press Ctrl + N to
  1148. search forward or Ctrl + P to search backward in your document.
  1149.  
  1150. Any Case/Exact Case
  1151.  
  1152. This multiple choice button tells Surefire whether to be concerned
  1153. about case when attempting to locate text.
  1154.  
  1155. Any Case indicates that text will match no matter whether the letters
  1156. are a different case than the pattern you typed in. For example,
  1157. either that or That or tHAT will match "that".
  1158.  
  1159. Exact Case indicates that the matching text must be the same case the
  1160. the text you typed in. For example, work will not match "Work".
  1161.  
  1162. To choose a value for this button:
  1163.           1) Press Home to move the cursor to the button.
  1164.           2) Press Spacebar to change the value
  1165.  
  1166. Full Word/Part Word
  1167.  
  1168. This multiple choice button tells Surefire whether to look for
  1169. complete words when deciding if some text matches the desired text.
  1170.  
  1171. Part Word indicates that text will match even if it is located in the
  1172. middle of another word. For example, cotton or honest will match "on".
  1173.  
  1174. Full Word indicates that text will only match the specified text
  1175. pattern if it is a full word. A full word has a space at the left and
  1176. one at the right. For example, training will not match "train".
  1177.  
  1178. To choose a value for this button:
  1179.           1) Press Home to move the cursor to the button.
  1180.           2) Press Spacebar to change the value
  1181.  
  1182.  
  1183. Read  the section "Finding Text" in Chapter 6 of the  Surefire  User's
  1184. Guide for more information on using the Find window.
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192. è.pa
  1193.  
  1194. The Replace Window is used to locate text within a document and
  1195. replace that text with new text. Surefire will always look forward
  1196. from the current cursor location to the end of the document. It is a
  1197. good idea to first position to the beginning of the document.
  1198.  
  1199. You can tell Surefire whether to replace some or all occurrences of th
  1200. text that it finds.
  1201.  
  1202. Replacing All Matching Text
  1203.  
  1204.      1) Type the text you are looking for after Search For.
  1205.      2) Press End to move the cursor and type the replacement text
  1206.         to the right of Replace With.
  1207.      3) Press End to move to the REPLACE ALL button.
  1208.      4) Press Enter to begin the search and replacement.
  1209.      5) Surefire will continue making replacements until it reaches
  1210.         the end of the document. A message window will display the
  1211.         number of replacements that were made. If no matching text is
  1212.         found, a different message window will be displayed.
  1213.  
  1214. If, during the search, Surefire finds a place where there is no room
  1215. to make the replacement, a response window will appear to ask you
  1216. whether to skip the problem and continue, or to stop the replacement
  1217. operation. If you choose to stop, any replacements made to that point
  1218. will remain.
  1219.  
  1220. Asking & Replacing Text
  1221.  
  1222. You may desire that each time Surefire locates matching text you want
  1223. the option of replacing or skipping that specific occurrence and
  1224. continuing on to the next occurrence. The Ask & Replace Window allows
  1225. you to control replacements in this way. As Surefire locates text in
  1226. the document, that text will be highlighted. You may choose whether to
  1227. make the replacement, skip the replacement, continue from this point
  1228. making all replacements or stop the replacement operation.
  1229.  
  1230.      1) Type the text you are looking for after Search For.
  1231.      2) Press End to move the cursor and type the replacement text
  1232.         to the right of Replace With.
  1233.      3) Press End to move to the ASK & REPLACE button.
  1234.      4) Press Enter, the Ask & Replace Window will be displayed.
  1235.         - Choose SKIP to skip this occurrence and go to the next one.
  1236.         - Choose REPLACE to make the replacement and go to the next on
  1237.         - Choose REPLACE ALL to make all replacements from this
  1238.            location forward to the end of the document.
  1239.         - Press Esc to stop making replacements.
  1240. A message window will display the number of replacements that were
  1241. made. If no matching text is found, a different message window will be
  1242. displayed.
  1243.  
  1244. If, during the search, Surefire finds a place where there is no room
  1245. to make the replacement, a response window will appear to ask you
  1246. whether to skip the problem and continue, or to stop the replacement
  1247. operation. If you choose to stop, any replacements made to that point
  1248. will remain.
  1249.  
  1250. Full Word/Part Word and Any Case/Exact Case
  1251.  
  1252. These multiple choice buttons tell Surefire the following:
  1253.  
  1254.      1) whether to look for complete words when deciding on a text
  1255.      2) whether to be concerned about case when locating text.
  1256.  
  1257. Get help for the Find Window (on Page Menu) for more information.
  1258. Also, read section "Using Replace" in Chapter 16 of the User's Guide.è.pa
  1259. Use the Calculator to calculate values as with a hand-held calculator.
  1260.  
  1261. When the calculator is displayed, the cursor is positioned in a field
  1262. where you may type in a number or a formula. Each time you press
  1263. Enter, the number or formula result will be added to the value in the
  1264. the upper left corner of the calculator. This is the running total. A
  1265. formula may be something like "10 + 20 + 30" or "100 / @SQRT(8)",
  1266. or "321 - (10 * 2)", etc. You can use many of Surefire's @ functions
  1267. within a formula.
  1268.  
  1269. Using Functions
  1270. To choose a function while entering a formula, follow these steps:
  1271.  
  1272.      1) Press ALT + Z to see a list of available functions.
  1273.      2) Use up and down arrow keys  to select the desired formula.
  1274.      3) Press Enter to choose a formula or Esc to close the list.
  1275.      4) Use the left arrow  to move the cursor between the
  1276.         parentheses ( ) and type numbers for the appropriate arguments
  1277.  
  1278. Clearing the Total
  1279.  
  1280.      1) Press End to move to the CLEAR button.
  1281.      2) Press Enter and the total will be set to 0.
  1282.  
  1283. Setting Initial Value from a Field
  1284.  
  1285. If your document has numeric fields, you may use a field's value as a
  1286. starting point for a calculation. To do this, follow these steps.
  1287.  
  1288.      1) Move to the desired numeric field in your document. It will be
  1289.         highlighted as the current field (or current cell).
  1290.      2) Choose Calculator from the Operate Menu to open the Calculator
  1291.      3) Press CTRL + Enter at some point in your formula.
  1292.         The value of the current field will be entered at that place
  1293.         in the formula.
  1294.  
  1295. Setting a Field Value to the Total
  1296.  
  1297. If your document has numeric fields, you may want to set the value of
  1298. a field or cell using some formula. To do this, follow these steps.
  1299.  
  1300.      1) Move to the desired numeric field (or cell) in your document.
  1301.         It will be highlighted as the current field (or current cell).
  1302.      2) Choose Calculator from the Operate Menu to open the Calculator
  1303.      3) Enter a list of numbers or formulas, pressing Enter after each
  1304.         one to accumulate a total.
  1305.      4) Press End twice to move to the PASTE button.
  1306.      5) Press Enter to paste the calculator total into the field.
  1307.  
  1308.  
  1309. Read Chapter 10 of the Surefire User's Guide for complete  information
  1310. on using the Calculator.
  1311.  
  1312.  
  1313.  
  1314.  
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324. è.pa
  1325. The Create Fields Window is used to specify which type of field will
  1326. be created and what attributes that field will have. You may create
  1327. any of five different types of fields anywhere in a document as long
  1328. as there is room for the field. The five types of fields are: Text,
  1329. Numeric, Date, Logical and Button. Each of these field types have
  1330. attributes that determine how they will be displayed and how data
  1331. entry will be accepted.
  1332.  
  1333. Other data entry fields or multiple choice buttons, for setting field
  1334. attributes, will appear in the window depending on the type of field
  1335. that you select. Press ALT + Z to list possible values for a button.
  1336.  
  1337. Creating a Field
  1338.  
  1339.      1) Position the cursor to the place where you want the new field.
  1340.      2) Choose Create from the Field Menu to open Create Fields Window
  1341.      3) Press Spacebar on field type button to display desired type.
  1342.      4) To change attributes, press End to move to each attribute
  1343.         field and set the values as desired (see below).
  1344.      5) Press End to move to the OK button.
  1345.      6) Press Enter. A logical, date or button field will be created
  1346.         at the cursor position.
  1347.      7) To define the size of a text or numeric field:
  1348.         Press the right arrow key  until reaching the desired size.
  1349.         Press Enter.
  1350.  
  1351. Creating a Multi-lined text or numeric field
  1352.  
  1353. A text or numeric field may contain more than one line. A line (cell)
  1354. of multi-lined numeric field can have its own value. To create one:
  1355.  
  1356.      1) Position the cursor to the place where you want the new field.
  1357.      2) Press the Insert key. A 'T' will appear in the status line.
  1358.      3) Follow steps 2 through 7 except that you may use the down
  1359.         arrow key , as well, when you define the field's size.
  1360.  
  1361. Common Attributes
  1362.  
  1363.  Fixed Size/Auto Sized - This attribute applies to text, numeric and
  1364.  long format date fields and is usually used to compress white space
  1365.  out of wide fields prior to printing.
  1366.  
  1367.  Not Stored/Stored/Projected - This attribute applies to all fields
  1368.  except button. Not Stored means that field is not associated with a
  1369.  database; Stored means that this field defines a database where field
  1370.  values are stored in a database of the same name as the current
  1371.  document; Projected means that values for this field are stored in
  1372.  some other database.
  1373.  
  1374. Specific Attributes
  1375.  
  1376. Text fields may be left justified, right justified, center, wrapped
  1377. (if multi-lined), or not justified at all.
  1378.  
  1379. A Numeric field may appear and accept data in a number of ways. It may
  1380. have decimal places, be justified or be in currency format, etc.
  1381.  
  1382. A Date field may have one of three formats and may be defaulted to
  1383. show the current (i.e. today's) date.
  1384.  
  1385. A Logical field can have 2 values (yes or no) in one of four formats.
  1386.  
  1387. A Button field must have a label which is text defining the button.
  1388. A button causes an action to occur when Enter is pressed on a button.
  1389.  
  1390. Read Chapters 11 and 12 of the User's Guide for complete details.è.pa
  1391. The Modify Field Window is used to change the attributes of the
  1392. current field. The five types of fields are: Text, Numeric, Date,
  1393. Logical and Button. Each of these field types have attributes that
  1394. determine how they will be displayed and how data entry will be
  1395. accepted. This window is not used to change the size of a text or
  1396. numeric field.
  1397.  
  1398. Data entry fields or multiple choice buttons, for setting field
  1399. attributes, will appear in the window depending on the type of the
  1400. current field. Press ALT + Z to list possible values for each button.
  1401.  
  1402. Modifying a Field's Attributes
  1403.  
  1404.      1) Position the cursor to the desired field.
  1405.      2) Choose Modify from the Field Menu to open Modify Fields Window
  1406.      3) To change attributes, press End to move to each attribute
  1407.         field and set the values as desired (see below).
  1408.      4) Press End to move to the OK button.
  1409.      5) Press Enter. The attributes will be changed appropriately.
  1410.  
  1411. Common Attributes
  1412.  
  1413.  Fixed Size/Auto Sized - This attribute applies to text, numeric and
  1414.  long format date fields and is usually used to compress white space
  1415.  out of wide fields prior to printing.
  1416.  
  1417.  Not Stored/Stored/Projected - This attribute applies to all fields
  1418.  except button.
  1419.       Not Stored means that field is not associated with a database
  1420.       Stored means that this field defines a database where field
  1421.       values are stored in a database of the same name as the current
  1422.       document;
  1423.       Projected means that values for this field are stored in some
  1424.       other database.
  1425.  
  1426. Specific Attributes
  1427.  
  1428. Text fields may be left justified, right justified, center, wrapped
  1429. (if multi-lined), or not justified at all.
  1430.  
  1431. A Numeric field may appear and accept data in a number of ways. It may
  1432. have decimal places, be justified or be in currency format, etc.
  1433.  
  1434. A Date field may have one of three formats and may be defaulted to
  1435. show the current (i.e. today's) date.
  1436.  
  1437. A Logical field can have 2 values (yes or no) in one of four formats.
  1438.  
  1439. A Button field must have a label which is text defining the button.
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443. Read Chapters 12 and 13 of the Surefire User's Guide for more details.
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456. è.pa
  1457. The Command Edit Window is used to specify and trace field commands.
  1458. A field command tells Surefire the formulas used to calculate values
  1459. for fields in a document or what to do when a button is "pressed".
  1460. When the window is opened, the command of the current field or cell is
  1461. shown next to the label Cmd:. Field commands are edited in the edit
  1462. area, the two lines labeled as "Edit:". The cursor will be placed in
  1463. the edit area ready for a new command to be entered. If needed, use
  1464. the arrow keys to access a maximum of ten lines.
  1465.  
  1466. Field Ids and Names
  1467.  
  1468. Next to the label "ID:" is the field ID of the current field cell.
  1469. This ID is used by commands to represent that cell. The ID is assigned
  1470. by Surefire. The letters describe a field uniquely while the numbers
  1471. identify the line or cell within the field. The field type is shown
  1472. after the label "Type:".
  1473.  
  1474. To use a more descriptive name for a field in formulas or database
  1475. references, enter the desired name after the label "Name:".
  1476.  
  1477. Commands and results
  1478.  
  1479. Commands are expressions appropriate to the type of field containing
  1480. them. Text fields can contain string expressions, numeric fields
  1481. contain arithmetic formulas, etc. To help build a formula, use ALT + Z
  1482. when in the edit area to see a list of Surefire '@' functions.
  1483.  
  1484. Except for buttons, the result of a command in a field or cell is
  1485. usually displayed in the field or cell that contains the command. The
  1486. result of a command may also be assigned to a field or field range:
  1487.  
  1488. When commands are executed automatically, all commands within the
  1489. document are executed whenever the value of any field is changed.
  1490.  
  1491. Modifying the current command
  1492.  
  1493. With the cursor in the edit area, use "Cut " from the Edit menu to
  1494. remove the command from the current cell and put it in the command
  1495. edit area. "Copy" will put a copy of the command into the edit area. A
  1496. command in the edit area can be changed. Afterwards the command is put
  1497. back into the cell by using "Paste" or "Paste & Keep" from the Edit
  1498. menu. Both put the command into the cell, but Paste clears the edit
  1499. area while Paste & Keep leaves the edit area alone. Use Keep to paste
  1500. the same or a similar command into another field.
  1501.  
  1502. Moving to another field or cell
  1503.  
  1504. You can view and manipulate the commands of every document cell while
  1505. the window is open. To do this:
  1506.      1) Press Shift + Tab to put the cursor in the document. You may
  1507.         move around the document as usual. As you move between fields
  1508.         or cells, the window will reflect the Field Id and command of
  1509.         that field or cell.
  1510.      2) At any time, press Shift + Tab again to put the cursor back
  1511.         into the window. You can modify the command that is shown
  1512.         using copy, paste and normal editing operations.
  1513.  
  1514. Command Execution Order and Relative vs Absolute Referencing
  1515. Normally command execution order is from top to bottom and left to
  1516. right. If you want this changed, set the Horiz/Vert button to Vert.
  1517.  
  1518. Set the Absolute/Relative button to Relative to adjust pasted command
  1519. references in a prescribed way to the field whose Id is displayed to
  1520. the right of the button. Absolute references will not be adjusted.
  1521.  
  1522. Read Chapters 14 through 16 of the User's Guide for full information.è.pa
  1523.  
  1524. The Search Options Window is used to tell Surefire more information
  1525. about how to conduct a database search and how to format search
  1526. results. Any changes made will be effective for subsequent database
  1527. searches. To change a Search Option:
  1528.  
  1529.      1) Use End and Home to move between fields.
  1530.      2) Press Spacebar to change the field setting.
  1531.      3) Move to the OK button and press Enter.
  1532.  
  1533. Record Type for Search
  1534.  
  1535. When a Surefire database record is deleted, it is not actually removed
  1536. from the database. This allows you to limit your searches to active
  1537. records while having the option of restoring deleted records to active
  1538. status at some later time (via Recall). The multiple choice button has
  1539. 3 possible values:
  1540.  
  1541.      Active    - qualify against and display only active records.
  1542.      Deleted   - qualify against and display only deleted records.
  1543.      All       - qualify and display records whether active or deleted
  1544.  
  1545. Do Report Formatting?
  1546.  
  1547. If you have specified report formatting for a document using the
  1548. Format Report Window (on the Data menu), Surefire will format
  1549. retrieved data records using this format. A report format will display
  1550. all qualifying records at one time in the same document. At times, you
  1551. may want to use this document to display data records one at a time
  1552. without having to project onto another document for that purpose. To
  1553. indicate this, answer No to this question. This setting is temporary
  1554. and will not effect the report attributes stored for a document.
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558. Read the sections "Setting Search Options" in Chapter 18 and
  1559. "Turning  off Report Formatting" in Chapter 22 of the Surefire  User's
  1560. Guide for details on the user of this window.
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.  
  1568.  
  1569.  
  1570.  
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588. è.pa
  1589. The Query Window is a used to define the criteria that you will use to
  1590. qualify or filter data records that you want retrieved from a
  1591. database. You may have up to 20 lines in a query window. Each query
  1592. line may describe a condition that must be met for a data record to be
  1593. selected from the database. Up to 2 query lines may also be used to
  1594. specify the order in which records are displayed. The current document
  1595. must have at least one stored or projected field in order to define a
  1596. Query.
  1597.  
  1598. You may initiate a simple database search without using the Query
  1599. Window. See Help for Data Menu on searching a database.
  1600.  
  1601. Opening the Query window
  1602.  
  1603. Before you open the query window, you should position to a field in
  1604. the document that you want to use for one of the query conditions. A
  1605. query line will be created for that field with the condition set to
  1606. the current field value. See below for an explanation of each part of
  1607. the query line.
  1608.  
  1609. If a query has already been specified, there will be a 'Q' or 'S' in
  1610. the status line. Opening the Query window now will show the current
  1611. query.
  1612.  
  1613. Query Window Fields and Information
  1614.  
  1615.   Sort Order Button     - Indicates how to display retrieved records.
  1616.   Sort Direction Button - Indicates the sort direction for data
  1617.                           retrieval. It may be ascending or descending
  1618.  
  1619.   Field ID or Name  - Indicates the Surefire field ID or user given
  1620.                       name of the database field. This will not be the
  1621.                       ID or name of a field in the current document if
  1622.                       fields are projected.
  1623.   Field Type        - Indicates field type; Numeric, Date, etc.
  1624.  
  1625.   Condition Button  - Depending on the data type, this multiple choice
  1626.                       button tells Surefire more about how to use the
  1627.                       condition values given in the next field(s). For
  1628.                       example, a text field may be Exactly "cat"; may
  1629.                       Begin With "cat"; etc.
  1630.   Single Conditions - Indicate the value you are looking for.
  1631.   Range Conditions  - Numeric and Date fields may have range
  1632.                       conditions indicated by a value of the
  1633.                       Condition Button. A range specifies a lower
  1634.                       and upper bound used to bracket qualifying
  1635.                       values and thus provides 2 data entry fields
  1636. Adding a Query Line
  1637.  
  1638.      1) Press Shift + Tab to return the cursor to the document
  1639.      2) Move around the document as usual. Position to another field.
  1640.      3) Press Ctrl + Enter. A query line will be created for that
  1641.         field with the field's values.
  1642.      4) Press Shift + Tab to return the cursor to the window.
  1643.  
  1644. Specifying OR conditions
  1645.  
  1646. If you create more than one query line for the same database field,
  1647. the two conditions will be OR'ed together.
  1648.  
  1649. Using Zoom to Add Query Lines
  1650.  
  1651. If a document has only some fields from another database, you can
  1652. press Ctrl + Z to see and choose from all of the database fields.
  1653.  
  1654. Read Chapter 18 of the Surefire User's Guide for complete details.è.pa
  1655.  
  1656. The Edit Query Window is used to create and manipulate named queries.
  1657. After a database query is built, it may be named and saved for later
  1658. use. Once saved, a named query can be recalled for edit, can be run,
  1659. and can be deleted. Each named query is associated with only one
  1660. document. This is the document that was used to build the query. You
  1661. can modify a named query in small ways and save each version with a
  1662. different name. See Help for the Data menu for information on building
  1663. queries.
  1664.  
  1665. To Save, Get a query:
  1666.  
  1667.      1) Build the query using the Query Window. You may also get a
  1668.         named query that was previously saved.
  1669.      2) Choose Edit Queries from the Data menu to open this window.
  1670.      3) Press Spacebar to show the desired button value.
  1671.      4) Press End to move to the data entry field
  1672.      5) Enter a name for the query.
  1673.      6) Press End to move to the OK button and press Enter.
  1674.  
  1675. Edit Query Fields
  1676.  
  1677. Use the data entry field to the right of the button to enter the name
  1678. of the named query in which you are interested. You may type in a name
  1679. of up to 10 characters, or use ALT + Z to display a list of named
  1680. queries already defined for the current document.
  1681.  
  1682. The edit query multiple choice button has these values:
  1683.  
  1684.  Get query           - Open the Query Window with the conditions
  1685.                        defined in the specified named query.
  1686.  
  1687.  Save current query  - Save the current contents of the Query Window
  1688.                        as the specified named query.
  1689.  
  1690.  Run query           - Use the conditions of the specified named query
  1691.                        to initiate a database search without
  1692.                        displaying them in the Query Window.
  1693.  
  1694.  Delete query        - Delete the specified named query.
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699. Read the section "Named Queries" in Chapter 18 of the Surefire  User's
  1700. Guide for complete details on using named queries.
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720. è.pa
  1721. The Format Report Window is used to specify that a document be used to
  1722. display more than one data record at a time based on the current
  1723. database search. In fact, all qualifying records will be displayed in
  1724. the document. You must indicate that at least one stored or projected
  1725. field is repeated in the document. Non-stored fields may be repeated
  1726. as well. These are used to enhance or trim your report. To see how a
  1727. report is generated, read Running a Report at the end of this Help.
  1728.  
  1729. Specifying a Repeat Layout
  1730.  
  1731.      1) Use Field Select (on Edit Menu) to select the fields you want
  1732.         repeated for each data record in your report.
  1733.      2) Choose Format Report (on Data Menu) to open this window.
  1734.      3) A message window will be displayed if there are no report
  1735.         attributes yet for this document. Answer YES to continue.
  1736.      4) Press Enter when the cursor is at the SET OFFSET button.
  1737.      5) Move the down arrow  to indicate the spacing that you want
  1738.         between lines of your report.
  1739.      6) Press Enter to return to the Format Report Window.
  1740.      7) Set other report attributes for these fields if desired.
  1741.      8) Move to the OK button and press Enter. The same repeat offset
  1742.         will be used for all selected fields.
  1743.  
  1744. Display at Top/Bottom of Page
  1745.  
  1746. Answer Y for each of these questions if you want the selected field to
  1747. be displayed at the top and/or bottom of every report page (within the
  1748. margins). This may be useful for column headers, lines, running
  1749. totals, etc. You may of course use the Header or Footer areas of the
  1750. document to have titles, page numbering, etc. repeated on every page.
  1751. See Help for the Page menu for information on Headers and Footers.
  1752.  
  1753. Display Value on Change in Field
  1754.  
  1755. Use this attribute to indicate that the current document field or
  1756. fields that you have selected will be displayed every time the value
  1757. of some field of a retrieved data record changes. This is often used
  1758. when the current field has a database function (e @DSUM, @DAVG, ...)
  1759. and the data field being monitored is used for grouping records
  1760. together as they are displayed.
  1761.  
  1762. For example, say a payroll report contains employee name, salary and
  1763. department. If you want to see the average salary for each department,
  1764. use the data field, department name, to sort your records. Then  place
  1765. a  numeric  field  below  your repeated fields  to  hold  the  command
  1766. @DAVG(salary). Give the field an on change attribute. When the  report
  1767. is generated, the average salary of each department will be  displayed
  1768. just before listing records for the next department.
  1769.  
  1770. Use ALT + Z in this field to list all fields of the current database.
  1771.  
  1772. Running a Report
  1773. You run a report by initiating a database search on a document with
  1774. report formatting. As records are retrieved from the database, each
  1775. repeated data field will show the value of that field for that record.
  1776. The field will then be copied forward in the document to accept the
  1777. data value for the next record. This will happen until all records
  1778. have been displayed; Surefire will automatically create pages as
  1779. needed for your report. Fields set for page top or page bottom will be
  1780. displayed as each page is generated. In addition, on change fields
  1781. will be calculated and displayed as needed.
  1782.  
  1783. If  there  is not sufficient memory to generate the full  report,  you
  1784. will receive a message to use Search & Print.
  1785.  
  1786. Read Chapter 22 of the User's Guide for complete details on Reports.è.pa
  1787. The Special Character Window is used to enter characters into a
  1788. document that are not available from your keyboard. These characters
  1789. include foreign language characters, graphic characters and math
  1790. symbols. All of these characters can be displayed on your monitor
  1791. though not all may be printable. if your printer supports the IBM
  1792. Extended Character set, you can print all but those located in the
  1793. lower right-hand corner of this window.
  1794.  
  1795. To enter a character into your document:
  1796.  
  1797.      1) Move the cursor to the desired location in the document.
  1798.      2) Choose Special Character from the Graphic Menu.
  1799.      3) Move the cursor to the desired character.
  1800.      4) Press Enter. The window will close and the character will be
  1801.         entered in the document. This character will also be "loaded"
  1802.         for repeated use.
  1803.  
  1804. To enter a Loaded character:
  1805.  
  1806.      1) Move the cursor to the desired document location.
  1807.      2) Press CTRL + S. The most recently selected special character
  1808.         will be entered in the document.
  1809.  
  1810.  
  1811. Read  the  section "Special Characters" in Chapter 8 of  the  Surefire
  1812. User's Guide for more information on using this window.
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852. è.pa
  1853. The Spell Check Window appears when you are in a spelling session and
  1854. a misspelled and/or unrecognized word is found in the document. This
  1855. window is displayed when you choose "Spell" from the Page Menu or
  1856. press ALT+N. Surefire looks for misspelled words from the current
  1857. cursor position to the end of the document.
  1858.  
  1859. The misspelled word is highlighted in the document and also appears at
  1860. the top left corner of this window.
  1861.  
  1862. To replace the word with one suggested by Surefire:
  1863.    Move the cursor to one of the words in the window and press Enter.
  1864.  
  1865. To make your own replacement:
  1866.    Move to the entry field at the top right corner, type the correct
  1867.    word and press Enter.
  1868.  
  1869. Once you make a replacement, Surefire will automatically make the same
  1870. replacement for other instances of the same misspelled word found
  1871. elsewhere during the current session.
  1872.  
  1873. When there is no room to make a replacement, you may switch to Wrap
  1874. mode by pressing ALT+W.
  1875.  
  1876. To skip over a word that is actually correct:
  1877.    Move to the SKIP button and press Enter. Or, type ALT+S. Or Click
  1878.    on the SKIP button. Future occurrences of this word will be ignored
  1879.    for the remainder of the current spelling session.
  1880.  
  1881. To add a word to the User dictionary:
  1882.    Move to the ADD button and press Enter. Or, type ALT+A. Or Click
  1883.    on the ADD button. Future occurrences of this word will be ignored
  1884.    for this and future spelling sessions.
  1885.  
  1886.  
  1887.  When the spelling session is over, a message window shows how many
  1888. words were found, replaced or added to the User dictionary.
  1889.  
  1890. Read the Surefire 2.0 User's Guide Supplement section "Using the Spell
  1891. Checker" for more information on using this window.
  1892.  
  1893.  
  1894.  
  1895.  
  1896.  
  1897.  
  1898.  
  1899.  
  1900.  
  1901.  
  1902.  
  1903.  
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918. è.pa
  1919. The Duplicate Record Message Window may appear when you are adding or
  1920. importing records into a database. It is only displayed when Duplicate
  1921. Checking is enabled and Surefire finds a record in the database with
  1922. the same information in fields with the "Duplicate Check" attribute as
  1923. in the record you intend to add or import.
  1924.  
  1925. To ADD the record anyway:
  1926.    Move the cursor to ADD and press Enter. This operation may leave 2
  1927.    similar records in the database.
  1928.  
  1929. To UPDATE the record:
  1930.    Move the cursor to UPDATE and press Enter. This operation will
  1931.    replace the original record with the one that is displayed. The
  1932.    data from the 2 records will not be merged together.
  1933.  
  1934. To SKIP any action:
  1935.    Move the cursor to SKIP and press Enter. This operation will allow
  1936.    you to decide what to do about the conflicting records at a later
  1937.    time. You may also press Esc or Click the right mouse button.
  1938.  
  1939.    NOTE: If you are importing records SKIP will continue looking for
  1940.    duplicate records matching subsequent imported records while Esc
  1941.    will stop the import operation.
  1942.  
  1943. To view the record underneath the window:
  1944.    Press Spacebar. Press Spacebar again to return to this window.
  1945.  
  1946. If you are adding this record inadvertently and actually intended to
  1947. update it, choose SKIP and then choose Update Record from the Data
  1948. menu.
  1949.  
  1950. Read the Surefire 2.0 User's Guide Supplement section "Duplicate
  1951. Records" for more information on using this window.
  1952.  
  1953.  
  1954.  
  1955.  
  1956.  
  1957.  
  1958.  
  1959.  
  1960.  
  1961.  
  1962.  
  1963.  
  1964.  
  1965.  
  1966.  
  1967.  
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984. è.pa
  1985. This window appears when you are importing records into a database and
  1986. Duplicate Checking is enabled.
  1987.  
  1988. Choose YES if you want all duplicates that are found to be replaced
  1989.    with the new records being imported. The data from the 2 records
  1990.    will not be merged together.
  1991.  
  1992. Choose NO if you want to choose whether you want to add, update or
  1993.    skip each time a duplicate record is found. Surefire will display
  1994.    the Duplicate Record Message Window for each duplicate found.
  1995.  
  1996. Choose CANCEL to cancel the import operation.
  1997.  
  1998. Read the Surefire 2.0 User's Guide Supplement section "Duplicate
  1999. Records" and the Surefire User's Guide section "Importing and
  2000. Exporting Data" in Chapter 21 for more information on using this
  2001. window.
  2002.