home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Simtel MSDOS 1992 September / Simtel20_Sept92.cdr / msdos / database / list_mgr.arc / LIST-MGR.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-09-15  |  8KB  |  262 lines
  1.  
  2.                LIST-MGR.EXE
  3.                Version 9/87
  4.  
  5.           A Search and Retrieval Utility 
  6.            for list management.
  7.  
  8.              BIOLIT Inc., #47
  9.               131 NW 4th St.
  10.            Corvallis OR. 97339
  11.       
  12. You are invited to try LIST-MGR and to give copies to 
  13. others. Anyone who keeps the program should send $20 to the
  14. address above to avoid copyright infringement and to       
  15. register their use of the program.  If they send their       
  16. address and the name of the program being registered,       
  17. registrants will be sent free replacement disks if any       
  18. major 'bugs' are found and removed from the program before 
  19. January 1,1989 and will be offered low-cost updates if       
  20. significantly enhanced versions  are developed. Suggestions
  21. for enhancements are invited.  
  22.  
  23. NOTE: Another Biolit program, BIBLIO.EXE, is similar to 
  24. LIST-MGR but is more specific in its application, being 
  25. intended for use with lists of bibliographic references.   
  26. It allows retrievals of records containing a specified       
  27. field/phrase combination, both of two field/phrase       
  28. combinations (Author-Keys, Author-textWord, Key-Key, or    
  29. Key-textWord;  textWord is a combined field consisting of  
  30. the Title,Keywords, and Notes fields). BIBLIO also provides
  31. the select-on-display, select-all-records, and reformatting
  32. options of LIST-MGR.  When you register LIST-MGR, you may  
  33. request a free copy of BIBLIO if you enclose a formatted   
  34. diskette with postage-paid mailer or enclose an additional 
  35. $1.50 for diskette and mailing costs.
  36.  
  37.  
  38.           WHAT LIST-MGR DOES
  39.  
  40. LIST-MGR runs on computers using the MS-DOS operating       
  41. system. It acts upon an input file containing a list of    
  42. records, each of which may include up to 5 labeled fields. 
  43. It can accomplish either or both of two functions,
  44. REFORMATTING and RETRIEVAL.
  45.  
  46. REFORMATTING:  For multi-field records, the user may change
  47. the sequence in the output file of fields within records,  
  48. omitting some fields altogether if so desired.
  49.  
  50. RETRIEVAL: Selected records are extracted from the input   
  51. list and returned to a new disk text file.  Records are    
  52. selected for retrieval according to one of the following
  53. criteria, as selected by the user:
  54.  
  55. a) occurrence of a desired word or phrase (referred to       
  56. below as a 'phrase') in a specified field;
  57.  
  58. b) occurrence of either of two desired field/phrase     
  59. combinations;
  60.  
  61. c) occurrence of both of two desired field/phrase    
  62. combinations;
  63.  
  64. d) individual decision when the first part of each record  
  65. is displayed; or
  66.  
  67. e) retrieval of all records in the list (useful when       
  68. Reformatting).
  69.  
  70.  
  71.         FORMAT FOR INPUT RECORD FILE:
  72.  
  73. 1. The input file must not exceed 60000 bytes.
  74.  
  75. 2. Each record must be followed by an empty line.
  76.  
  77. 3. Every line within a single record must contain at least 
  78. a space. (If you want a line within a record to appear to  
  79. be empty, simply put one or more spaces in it).
  80.  
  81. 4. The `{`  sign must not occur except as specified below.
  82.  
  83. 5. Any record may include any or all of 5 labeled fields,  
  84. in any order. Each field must begin at the left margin with
  85. a three-character label: a {, a digit (1-5), and a space.
  86.  
  87. 6. The number, length, or sequence of fields need not be   
  88. the same for different records.
  89.  
  90.             TECHNIQUE
  91.  
  92. On-screen directions should be adequate for your use of  
  93. LIST-MGR.  However, the following pointers may be of       
  94. interest.
  95.  
  96. SEARCH PHRASES: A search 'phrase' may be a word, word       
  97. fragment, or phrase up to 18 characters in length.
  98.  
  99. HOW MANY FIELDS:  There is no need for a given field to    
  100. obtain only a single category of information. The entire   
  101. record can be in a single field, simplifying file       
  102. preparation, if (a) you will not need to change the record 
  103. format for the output file or (b) retrieval is desired no  
  104. matter where within the record your search phrase occurs.  
  105. On the other hand, if you will want to drop or move part of
  106. the record before output, or if some occurrences of the    
  107. search phrase should be ignored, an additional field will  
  108. need to be used.
  109.  
  110. Addition of more fields can sometimes be avoided by minor
  111. modification of the text within a field.  For example,       
  112. suppose that your records are single-field addresses and   
  113. you will want to retrieve on the basis of the first three  
  114. digits of the zip code (for example, 801). Because 801 may 
  115. also occur in a street number, false retrievals may occur. 
  116. This can be avoided by preceding your zip codes with a       
  117. period (.80004, for example).  You can then search for .801
  118. without needing to put zip codes in a separate field.
  119.  
  120. PUNCTUATION:  Punctuation, spacing, and upper/lower case   
  121. must be the same as in the input file for a retrieval to   
  122. occur. Judicious selection of search phrases will minimize 
  123. false retrievals or false non-retrievals. Examples: if    
  124. you want retrieval whether or not the first letter of a    
  125. phrase is capitalized, omit that first letter from your    
  126. search phrase.    If you do not want retrieval if a word is  
  127. part of a larger word, include the preceding space. 
  128.  
  129. If a given part of your records can be in all caps, you    
  130. will eliminate uncertainty about case for that part (and   
  131. also avoid false retrievals from non-capitalized parts of  
  132. the record.)
  133.  
  134. RE-SELECTION:  The number of search phrases to be matched  
  135. before a record is to be finally selected is not limited to
  136. the two that can be entered at each pass: if field labels  
  137. are retained in the output file, that output file can then 
  138. be used (after being renamed) as the input file for       
  139. selection of a further sub-set of records. Using this       
  140. cascade technique, simultaneous  occurrence of any number  
  141. of character phrases may be required before a record is    
  142. finally selected.
  143.  
  144.  
  145.               SAMPLE INPUT FILE
  146.  
  147. The very artificial short input file seen below is included
  148. on the distribution diskette as LIST-MGR.REF.  It suggests 
  149. some of the types of records which might be usefully       
  150. managed by LIST-MGR, including bibliographic references,   
  151. product specifications, and address lists.
  152.  
  153. Scan it now to identify possible search strategies (e.g.,  
  154. retrieve those records containing ZIP2 in field 1.  Then   
  155. type LIST-MGR for a trial run of the program.
  156.  
  157.               LIST-MGR.REF
  158.  
  159. {1 ADDRESSEE NAME
  160.    111 1ST STREET
  161.    CITY STATE .11111
  162. .
  163. .
  164. .
  165.  
  166. {1 AUTHORS
  167. {2 TITLE 1
  168. {3 BIBLIOGRAPHOIC SOURCE
  169. {4 KEYWORDS
  170. {5 ABSTRACT
  171.  
  172. {1 AUTOMOBILE MAKE MODEL AND YEAR
  173.    LIST PRICE
  174.    WARRANTEE    
  175.    ENGINE 
  176.    CHASSIS
  177.    TIRES 
  178.  
  179. {1 ADDRESSEE 1
  180. STREET1 
  181. CITY1 STATE1 .ZIP1
  182. . 
  183. .
  184. .
  185.  
  186. {2 NOTES CONCERNING THE ADDRESSEE. This field would be       
  187. omitted from the output file when generating an address    
  188. list to be used for typing mailing labels.
  189.  
  190. {1 POTENTIAL DONOR 1   
  191. STREET2 
  192. CITY2 STATE2 ZIP2
  193. .
  194. .
  195. .
  196. {2 TELEPHONE: XXX-XXXX
  197. BIRTHYEAR: 1900-1910 
  198. INCOME: 20000-40000 
  199. POLITICS: DEMOCRAT INACTIVE 
  200. OCCUPATION: RETIRED
  201.  
  202. {1 CUSTOMER 1
  203. STREET3 
  204. CITY3 STATE3 ZIP3
  205. .
  206. .
  207. .
  208. {2 POTENTIAL SALES: COPIERS  PERSONAL COMPUTER    PRINTERS   
  209. RIBBONS  OFFICE SUPPLIES   OFFICE EQUIPMENT
  210. {3 PURCHASES:  KAYPRO PC 10 1987  C ITOH STARWRITER 1987
  211. {4 PAYMENT RECORD: GOOD  PERSONAL CHECKS
  212.  
  213. {1 STUDENT 1
  214. STREET4 
  215. CITY1 STATE1 ZIP1
  216. .
  217. .
  218. .
  219. {2 NOTES: ADVISOR: JOHN JONES  
  220.       MAJOR: VET MED
  221.       RESIDENCE: VAN ZILE HALL
  222.       FINANCIAL ASSISTANCE: PELL
  223.       FIRST TERM: FALL 87
  224.       ACADEMIC DEFICIENCIES: NONE
  225.  
  226. {1 SUBSCRIBER 1    8/88
  227. STREET5 
  228. CITY2 STATE2 ZIP2
  229. {2 RENEWALS: SINCE 8/82
  230.  
  231. {1 CLUB MEMBER 1    12/87
  232. STREET6 
  233. CITY3 STATE3 ZIP3
  234. .
  235. .
  236. .
  237. {2 TELEPHONE HOME 123-4567 WORK 123-5678
  238.    EMPLOYER: SUNRISE BOWL
  239.    OFFICER/BOARD: YES
  240.  
  241. {1 CLIENT 1
  242. STREET7 
  243. CITY1 STATE1 ZIP1
  244. .
  245. .
  246. .
  247. {2 NOTES
  248.  
  249. {1 SUPPLIER 1
  250. STREET8 
  251. CITY2 STATE2 ZIP2
  252. .
  253. .
  254. .
  255. {2 PRODUCTS: CANNED VEGETABLES    CANNED FRUIT  GENERAL       
  256.          GROCERIES     
  257. PAYMENT: 60 DAYS  90% REFUND ON RETURNS
  258. TELEPHONE: xxx-xxx-xxxx
  259.  
  260. D VEGETABLES    CANNED FRUIT  GENERAL       
  261.          GROCERIES     
  262. PAYMENT: 60 DAYS  90% REFUND ON RETU