home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Simtel MSDOS 1992 June / SIMTEL_0692.cdr / msdos / database / pims12.arc / READ.ME < prev   
Text File  |  1989-08-23  |  15KB  |  401 lines
  1.                 PERSONAL INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM
  2.                                    
  3.                               P  I  M  S 
  4.                                    
  5.                              Subject Index
  6.                              =============
  7.                                                            Paragraph 
  8.                                                              Number
  9.  
  10.              WHAT IS PIMS .................................... 1      
  11.           
  12.           
  13.              WHO CAN USE THIS SOFTWARE ....................... 2
  14.           
  15.           
  16.              WHAT DOES THE PROGRAM DO ........................ 3
  17.           
  18.           
  19.              HOW DOES IT WORK ................................ 4
  20.           
  21.           
  22.              WHAT ARE THE CAPABILITIES ....................... 5
  23.           
  24.           
  25.              WHAT TYPE OF HARDWARE DO I NEED TO OPERATE PIMS . 6
  26.           
  27.           
  28.              WHAT WILL YOU LIKE MOST ABOUT IT ................ 7
  29.           
  30.           
  31.              ENHANCEMENTS FOR HARD DRIVE USERS ............... 8
  32.           
  33.           
  34.              LEVEL OF TRAINING TO OPERATE PIMS ............... 9
  35.           
  36.     
  37.              UPGRADES ........................................ 10
  38.           
  39.           
  40.              MODIFICATIONS ................................... 11        
  41.           
  42.           
  43.              FILE LIBRARY .................................... 12
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.              PERSONAL INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM (PIMS)
  73.  
  74.  
  75. 1. WHAT IS PIMS:
  76.  
  77.               PIMS is  a program that  allows  the user  to maintain a
  78.               database of information for names,  addresses  and phone
  79.               numbers.   It  will produce  MAILING LABELS  and an 8" x
  80.               11" TELEPHONE ROSTER.
  81.  
  82.  
  83. 2. WHO CAN USE THIS SOFTWARE:
  84.  
  85.               ANYONE.  Ideal  for  use  by  a  salesperson, executive,
  86.               families,  churches,  athletic events, organizations and
  87.               business mass  mailing or  any requirement you  have for
  88.               maintaining  names,  addresses,  telephone  numbers, and
  89.               desiring output of rosters and mailing labels.
  90.  
  91. 3. WHAT DOES THIS PROGRAM DO:
  92.      
  93.                                The  purpose  of  PIMS  is  to  provide
  94.                 software  that  is easy and simple  to  use, that will
  95.                 afford the user a system to create and  maintain name,
  96.                 address  and  telephone  information  in  alphabetical
  97.                 order  by  last  name.   Additionally the system has a
  98.                 capability to  make extensive remarks  for each record
  99.                 in the built in word processor.  Currently the remarks
  100.                 are for  on line use only.  The system will  provide a
  101.                 telephone and address report, and MAILING LABELS. It
  102.                 also gives the user to print as many labels for one
  103.                 entry as desired.
  104.  
  105. 4. HOW DOES IT WORK:
  106.  
  107.                IT DOES NOT REQUIRE ANY SOFTWARE FOR OPERATION.
  108.      
  109.                 PIMS software is a compiled series of programs.  
  110.                 
  111.                 FLOPPY DISK USERS: 
  112.                 
  113.                 Make a copy of your PIMS master and put it  in  a safe
  114.                 place. Use your copy of PIMS for daily operations.
  115.                 For  operations,  simply slide the PIMS  disk  in your
  116.                 floppy disk drive and type the word "PIMS"  at the DOS
  117.                 prompt.  The program automatically loads itself. Don't
  118.                 type the quotes.   Each time you load PIMS the default
  119.                 directory  'person.dbf'  will  be  activated.   If you
  120.                 desire another file then select files on the main menu
  121.                 and confirm get.   This will  give  you access  to the
  122.                 file library.
  123.                 
  124.                 
  125.                 
  126.                 
  127.                 
  128.                 
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                 HARD DRIVE USERS:
  138.                 
  139.                 For  hard  disk  users,  create  or  use  an  existing
  140.                 directory.  With the prompt and directory  on the hard
  141.                 drive,  place the floppy disk  containing the programs
  142.                 in  floppy drive  'A',  and type "copy a:*.*" (without
  143.                 quotes).  In a few short moments PIMS is on  your hard
  144.                 disk. To execute the program type PIMS.  
  145.                    The entire program is operated by the user moving a
  146.                 "bar"  on the menu selection or the desired individual
  147.                 to  delete,  edit,  or  add  comments  to.   The  ONLY
  148.                 information the USER  must  "TYPE IN"  is  the initial
  149.                 information.  It  is  easy  to  use,  and  will  be  a
  150.                 tremendous  asset to  the management  of telephone and
  151.                 address listing, and creating mailing labels. Now what
  152.                 could be easier than that.
  153.  
  154. 5. WHAT ARE THE CAPABILITIES:
  155.  
  156.                           The number of entries that can be entered in
  157.                 the database is only limited by  the size  of the disk
  158.                 that you use.   Obviously  a hard  drive  will  give a
  159.                 greater  capability  for  database  expansion  than  a
  160.                 floppy  drive.   For  a  floppy  drive,  the execution
  161.                 program consumes approximately 250K, thus leaving 110k
  162.                 for   the  databases.    Certainly  enough  space  for
  163.                 personal,  small  businesses,  or  organizational use.
  164.                 When you run out of space,  just start a new floppy by
  165.                 copying  the execution files,  and the  person.dbf and
  166.                 person.dbt file and you are ready to go.
  167.                            Want to make notes  for reminding you about
  168.                 special dates or a client's special needs? PIMS allows
  169.                 you to make  extensive notes on  an individual record.
  170.                 On   line  use   only.   Keeps  those  personal  notes
  171.                 confidential.
  172.                           Because the software can be used on a floppy
  173.                 and is super efficient,  it will allow you to  take it
  174.                 with you wherever you go,  and use it on  anyones' IBM
  175.                 compatible machine.   Use it at work,  take it home to
  176.                 update it, and then update you database at the office.
  177.                 
  178.           
  179.  
  180. 6. WHAT TYPE OF MACHINE WILL OPERATE THE PIMS:
  181.  
  182.                            The software will operate on an  IBM or IBM
  183.                 clone  machine,  or  any machine that  uses  DOS.  The
  184.                 printer  does  not  present  a  problem.   Usually any
  185.                 printer  that  is  compatible with Epson will  work. I
  186.                 have  a  Tandy  daisy  wheel  printer  and   it  works
  187.                 perfectly. 
  188.  
  189.  
  190.                 
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203. 7. WHAT WILL YOU LIKE MOST ABOUT IT:
  204.                 
  205.                 
  206.                 
  207.                            If you have ever printed mailing labels you
  208.                 know what a job it is trying to get the labels aligned
  209.                 so  all the information fits  on  the  labels, without
  210.                 wasting them.  Trying to "fight"  with the printer and
  211.                 make  it  stop  after you  made  a  mistake  can  be a
  212.                 frustrating  experience.   This program  allows you to
  213.                 make as many tests as you desire (one at  a time using
  214.                 x's)  until  the label informaion  is  aligned to your
  215.                 satisfaction.   Prompts will  also help you  align the
  216.                 labels  prior   to  printing.    Certainly  meets  the
  217.                 standard of being "user friendly".
  218.                            Also,  anticipating  that  users  will make
  219.                 mistakes while using the program,  'escapes' are built
  220.                 in to the program to allow users to return to the main
  221.                 menu  "gracefully"  and problem free.   You'll grow to
  222.                 like this program after using it, for sure.
  223.  
  224. 8. ENHANCEMENTS FOR HARD DRIVE USERS:
  225.  
  226.                            One feature for hard drive  users that will
  227.                 prove  invaluable,  is a utility menu  that allows the
  228.                 user  to  copy the PIMS database  to drive  'A' or 'B'
  229.                 with a touch of a key.  It gives you an opportunity to
  230.                 save  the file  your  working on  without  leaving the
  231.                 program.   An additional capability  that users marvel
  232.                 at is the capability to format a floppy disk  in drive
  233.                 'A'  without leaving PIMS.  Users must have  an active
  234.                 path to DOS executed in the autoexec.bat  file, or any
  235.                 other  method  preferred for a path  to  DOS,  for the
  236.                 format  function  to  operate.   Don't  worry,  if you
  237.                 aren't sure that the disk is formatted, you can easily
  238.                 escape  from  the formatting  option, without damaging
  239.                 the information on your disk.
  240.  
  241. 9. LEVEL OF TRAINING TO OPERATE PIMS:
  242.  
  243.                            NONE.  You will be surprised at how easy it
  244.                 is to learn.  All you need to  do is type  PIMS at the
  245.                 prompt,  and  away  you go.   Operating the program is
  246.                 extremely "user friendly"  to the extent that you will
  247.                 enjoy using it,  and  it  will make you feel  for once
  248.                 that  "YOU  ARE  IN   CONTROL".   Even  administrative
  249.                 personnel or  family  members will  find  this program
  250.                 easy to use.   Certainly an inducement to overcome the
  251.                 fear of the computer.
  252.  
  253.  
  254.                 
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269. 10.  UPGRADES:
  270.                 
  271.                            I intend to make upgrades to the program to
  272.                 enhance its capabilities for more flexible use  by all
  273.                 who purchase this program.   If you provide your  name
  274.                 address and phone number  on the form provided  in the
  275.                 rear of these instructions and mail  it to me,  I will
  276.                 be  more  than  happy to  notify you  of any upgrades.
  277.                 Normally a small fee will be charged to cover the cost
  278.                 of the upgrade, disk, postage and handling.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283. 11. MODIFICATIONS:
  284.                           I will gladly modify the program to meet the
  285.                 needs of your business, organization, or personal use.
  286.                 You will  find the charge reasonable,  competitive and
  287.                 within reach of any budget.  
  288.                            If there are other programs  that you would
  289.                 like  to   talk   about   concerning   your  business,
  290.                 organization  or personal requirements  that go beyond
  291.                 the scope of this program, please feel free to contact
  292.                 me for a free consultation.  
  293.  
  294. 12. FILE LIBRARY:
  295.  
  296.                            The file library allows the user to archive
  297.                 files and use multiple databases with the  PIMS.  This
  298.                 is of  great use to  someone who wants to  develop and
  299.                 maintain several categories  of  address and telephone
  300.                 information.  Once taken from the library, you can use
  301.                 the same activities that you did when  you created the
  302.                 database of information.
  303.  
  304.           Save:
  305.                                  The  save  option  allows the user to
  306.                 store the current file with a user created  file name.
  307.                 Then  the file  is  archived in the library  until you
  308.                 need it.   The on-line  working  file  (person.dbf) is
  309.                 then prepared to  start with new  records (the on-line
  310.                 file is empty  as the previous information  was placed
  311.                 in  the  new  file  you  created  and  stored  in  the
  312.                 library).   It is advisable to create a file name that
  313.                 will allow you to remember what is in the file.
  314.  
  315.                 
  316.  
  317.                 
  318.                 
  319.                 
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.           Get:
  334.                 
  335.                                     The get option  allows the user to
  336.                 retrieve a file from the library and put  it in active
  337.                 operation without interfering with the on-line working
  338.                 file.   As  the desired  file  is  retrieved  from the
  339.                 library,  the current working file is  placed into the
  340.                 library until you tell the system to return it  to the
  341.                 on-line  file  (using  the  REACTIVATE  option  on the
  342.                 archive  utility  menu).   Once  the  desired  file is
  343.                 on-line, you use the same functions as you did before.
  344.                 
  345.  
  346.                 
  347.                 
  348.           Reactivate:
  349.                 
  350.                                    The  reactivate  option  allows the
  351.                 user to return the archived  file to the  library, and
  352.                 the   previous   current   working    file   is   then
  353.                 automatically returned to the system.            
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362. ********************************************************************
  363.  
  364. I  HOPE  YOU  FIND  ITS  USE  BENEFICIAL  AND  AN  ENHANCEMENT  TO THE
  365. AUTOMATION OF YOUR INFORMATION MANAGEMENT.
  366.  
  367. (call me if you have questions)          JEFF YOUNG
  368.                                          3119 W.29TH TERRACE
  369.                                          LAWRENCE, KS 66046
  370.                                          (913) 841-4160
  371. File Description:
  372.                     READ.ME      - The file you are now reading.
  373.                     PIMS12.EXE   - The execution file for the program.
  374.                     PERSON.DBF   - The default database.
  375.                     PERSON.DBT   - The word processor default file.
  376.                     INSTALL.BAT  - Automatic Installation program for C drive. 
  377.                     PRINTOUT.BAT - Will print out this file to printer >LPT1
  378.  
  379. PIMS12.exe is the update to the program.  After it is installed on the hard
  380. disk it will be renamed pims.exe.  PIMS12.exe will remain intact on the floppy.
  381. Easier keystrokes to type PIMS than PIMS12.
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  ********************************************************************
  390.  Registration Form:
  391.  
  392.             NAME.....____________________________
  393.  
  394.             ADDRESS..____________________________
  395.  
  396.             CITY ....____________________________
  397.  
  398.             STATE...._____  ZIPCODE..._____________
  399.  
  400.  
  401.