home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Simtel MSDOS 1992 December / simtel1292_SIMTEL_1292_Walnut_Creek.iso / msdos / database / refbas21.arc / REFBASE2.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-07-31  |  41KB  |  839 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.    ░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░ ░░░░░░░░  ░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░
  8.    ░░░    ░░░ ░░░       ░░░       ░░░    ░░ ░░░    ░░░ ░░░       ░░░
  9.    ░░░    ░░░ ░░░       ░░░       ░░░    ░░ ░░░    ░░░ ░░░       ░░░
  10.    ░░░░░░░░░░ ░░░░░░░   ░░░░░░░   ░░░░░░░░  ░░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░ ░░░░░░░
  11.    ░░░  ░░░   ░░░       ░░░       ░░░    ░░ ░░░    ░░░        ░░ ░░░
  12.    ░░░   ░░░  ░░░       ░░░       ░░░    ░░ ░░░    ░░░        ░░ ░░░
  13.    ░░░    ░░░ ░░░░░░░░░ ░░░       ░░░░░░░░  ░░░    ░░░ ░░░░░░░░░ ░░░░░░░░░
  14.    
  15.    A PC-File+ Database Template for Scientific and Technical References
  16.           Copyright 1988 by C&J Consultants and J.R. Connolly
  17.    
  18.    REFBASE2 is a database "template" for working with scientific
  19.    references using Jim Button's PC-File+ database program.  With
  20.    PC-File+ and this template, you can keep track of articles or
  21.    reprints, retrieve entries by searching anything in your database
  22.    (including author, title, year, journal or keywords which you choose),
  23.    and print a "standard form" output on your printer. In addition, by
  24.    making use of the sort and reporting capabilities of PC-File+, you can
  25.    select groups of references (in the order you choose) and output them
  26.    to a disk file in a variety of formats which approximate those
  27.    required by many professional journals. This standard ASCII file may
  28.    be imported into most word processors, edited for exact formats and
  29.    appended to your manuscripts, saving lots of tedious typing.
  30.    
  31.    The template is designed for use with Buttonware's PC-File+ version 2,
  32.    and makes use of the "window" field capabilities added in this most
  33.    recent version of the program.  DO NOT RUN THE DATABASE FROM THIS
  34.    DISTRIBUTION DISK.  Use Diskcopy to make a copy of it and put the
  35.    original away for safekeeping should something happen to your working
  36.    copy.  Please feel free to make other copies to give away to your
  37.    friends and associates.  All we ask is that you include all the files
  38.    on the distribution disk (or archive file if you obtained it from an
  39.    electronic bulletin board), including this documentation.
  40.    
  41.    
  42.    A DATABASE FOR CATALOGING SCIENTIFIC REFERENCES
  43.    ----------------------------------------------------
  44.    Many of us have been frustrated by the lack of a decent, affordable
  45.    program to catalog references (or maintain a cross-referenced index of
  46.    all those pesky reprints we tend to acquire and lose) and print them
  47.    out in different formats.  This frustration (with a little prodding
  48.    from friends in need) has led to REFBASE.  Refbase is a database
  49.    template for PC-File+ (Version 2) that can be used to store journal or
  50.    book references in a format which is searchable by keyword, author,
  51.    title or virtually any entry in any field of the database.  In
  52.    addition, it comes with several report formats for printing disk files
  53.    of formatted references which may be imported into your Word Processor
  54.    for integration into manuscripts, theses, papers, etc.  While the
  55.    output formats do require some editing to "final form", I think you
  56.    will find it a whole lot easier than typing each reference every time
  57.    you need it.
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.    
  66.    Initially there were two versions of REFBASE.  Version 1 did not use
  67.    the "window" (wider than screen) fields added by Button in Version 2
  68.    of PC-File+, and was designed to work with PC-File+ Version 1 released
  69.    in 1987.  Since PCF+ Ver. 2 has been out since January of 1988 (and
  70.    sports considerable improvements over Ver. 1) the REFBASE2 files
  71.    included here are for PC-File+ Ver. 2 only.  If you use Ver. 1, and
  72.    need that version, let me know when you send in your registration, and
  73.    I'll return you a copy on disk.
  74.    
  75.    
  76.    COPYRIGHT, REGISTRATION, ETC.
  77.    ----------------------------------
  78.    The Database templates and report formats distributed as REFBASE are
  79.    copyright 1988 by C&J Consultants and James R. Connolly.  REFBASE may
  80.    be freely copied and used on a trial basis.  Distribution may be by
  81.    means of Electronic Bulletin Boards (including commercial services
  82.    like Compuserve and GENIE), User Groups, or private parties.  If you
  83.    find REFBASE to be a useful product, we ask that you register your use
  84.    of the Database using one of the options explained below.  Initial
  85.    development of REFBASE was spurred by a personal need and the needs of
  86.    colleagues.  It works fine for what I use it for.  Future improvements
  87.    of the product will be in direct proportion to the registered user
  88.    support received.  There is also a special registered user option to
  89.    have us design a customized version personalized for individual use
  90.    with particular fields or layout specified.  If there is sufficient
  91.    interest among registered users, I hope to write a "report engine" for
  92.    the database which will permit users to do "smart" reports in which
  93.    extra commas and punctuation can be automatically removed, fields may
  94.    be all caps, and other fine tuning of report formats.  At the moment,
  95.    this is just a nice idea.  Your financial support and encouragement
  96.    could help bring it closer to reality.
  97.    
  98.    Before sending in your registration, REFBASE.  Enter some references,
  99.    try the search features, print a report to disk, import the disk file
  100.    into your Word Processor and see if REFBASE2 and PC-File+ can make
  101.    your process of writing papers and reports easier. If it doesn't do
  102.    the trick for you, pass it on to someone else. If it does work, please
  103.    register as a user.  There are several options for registration (and
  104.    any support is appreciated).  Registered users will receive an
  105.    announcement of the availability of the "report engine" once it nears
  106.    operational status.  Registered users will be offered this program at
  107.    greatly reduced price (free if you wish to be a program tester) as a
  108.    way to thank you for your early support in this venture.  If you have
  109.    a printer connected to your system, you may print a registration form
  110.    using the Smart Key Menu (Press M at the main PC-File+ menu after
  111.    loading REFBASE).
  112.    
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 2
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.    Registration Options:
  126.    
  127.    $15 Basic Registration - License to use REFBASE, technical support (by
  128.         mail), one replacement REFBASE disk if needed, and information
  129.         about any future improvements.
  130.    
  131.    $35 Custom Registration - all of the above, plus one customization of
  132.         REFBASE to your specifications.  This can include customized
  133.         screen headers, modified field sizes or names, more extensive
  134.         prompt input information on screen as desired, and 5 (or so)
  135.         output formats (you supply examples) for citations in formats not
  136.         included.
  137.    
  138.    We are interested in comments and suggestions for improvements from
  139.    all users, but we can only respond to questions from registered users.
  140.    
  141.    Please note that registration of REFBASE does not include registration
  142.    for PC-File+.  PC-File+ (like REFBASE) is a user supported product.
  143.    If you are not a registered PC-File+ user and use the program you
  144.    should register.  Registration, at $ 69.95, is much less than any
  145.    commercial product with similar capabilities, and gets you a printed,
  146.    bound manual, and a year of the best technical support in the
  147.    business.  Consult the README file distributed with PC-File+ for
  148.    information on how to register.
  149.    
  150.    PC-File+ is a registered trademark of Buttonware, Inc.
  151.    
  152.    
  153.    DISCLAIMER:
  154.    ----------------
  155.    Considerable effort has gone into making REFBASE a relatively bug-free
  156.    product, however C&J Consultants cannot be held responsible for any
  157.    use or misuse which may result in any financial or other loss to the
  158.    user.  These files are offered with no warranty, expressed or implied,
  159.    and the user assumes all risks attendant to their use.
  160.    
  161.    
  162.    REFBASE FEATURES:
  163.    ----------------------
  164.    The presently operational features of the REFBASE2 are:
  165.    
  166.       1. Keyword searchable (you enter the keywords when you enter each
  167.          reference or add them later).
  168.    
  169.       2. A "standard" formatted output to print references on any
  170.          standard width (80 column) printer.
  171.    
  172.       3. Report output formats which come very close (some editing will
  173.          be required to make them perfect) for major journals.  You may
  174.          make up your own outputs for different journals using the
  175.          PC-File+ report script language.  I have included reports for
  176.  
  177.  
  178.  
  179.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 3
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.          several technical journals.  For ease in incorporation papers,
  186.          reports should be printed to a disk file and then appended to
  187.          the paper for which you need references printed.  You may then
  188.          edit them to the precise format required using your word
  189.          processor or text editor.
  190.    
  191.       4. A Sort field which allows you to mark references for a
  192.          particular paper or journal article (and/or specify a printing
  193.          sequence), allowing inclusion of a specified "subset" of
  194.          references in a report.
  195.    
  196.       5. Fields for brief comments about the article or book, and to note
  197.          if you have a reprint.
  198.    
  199.       6. Pre-programmed macro or "Smart" keys to assist in automating many
  200.          of the Database functions.
  201.    
  202.       7. A snapshot key to printout the reference currently being viewed
  203.          on your printer using the "standard" format.
  204.    
  205.    
  206.    CONTENTS OF THE REFBASE2 PACKAGE:
  207.    ---------------------------------
  208.    Before using REFBASE, make sure that you have all of the appropriate
  209.    files on your disk.  You do not need to have all of these files on
  210.    your working disk, but we ask that IF YOU GIVE THE PACKAGE TO SOMEONE
  211.    ELSE THAT YOU INCLUDE THEM ALL.  If working on a hard disk, there is
  212.    no problem having all of these files in the REFBASE directory.  If
  213.    working on a floppy disk, minimizing extra files will allow you to put
  214.    more records in your database.
  215.    
  216.    EPSON.EXE  Setup an Epson Printer (Put in any directory on PATH).
  217.    EPSON.DOC  Documentation for EPSON.EXE (Not reqd. to run).
  218.    PRINTFRM.BAT  Prints REGISTER.FRM on printer (Not reqd. to run).
  219.    REFBASE2.DOC  This documentation file (Not reqd. to run).
  220.    REFBASE2.DTA  Data file.  Contains a few sample records (Reqd.).
  221.    REFBASE2.HDR  Header File.  Contains database definition (Reqd.).
  222.    REFBASE2.INX  Index file for Database (Reqd.).
  223.    REFBASE2.KEY  "Smart Key" Macro File (Reqd.).
  224.    REFBASE2.PRO  Configuration file, incl. snapshot definition (Reqd.)
  225.    REGISTER.FRM  Registration Form for REFBASE2 (Not reqd. to run).
  226.    SMARTHLP.COM  Smart Key Help (Put in any directory on system PATH).
  227.    STDPRINT.REP  "Standard" report format to print references (Reqd.).
  228.    *.REP  Various report formats (Use only those that you need).
  229.    
  230.    
  231.    DATABASE FIELDS AND HOW TO ENTER YOUR DATA:
  232.    ------------------------------------------------
  233.    If you are new to PC-File+, see the sections on installing PC-File+
  234.    later in this document.  The REFBASE2 data entry screen looks
  235.    something like this (except there are brackets after each field):
  236.  
  237.  
  238.  
  239.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 4
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.    
  245.    **************************************************************************
  246.    REFBASE2 - Tech Reference Database     Copyright 1988 by C&J Consultants
  247.    --------------------------------------------------------------------------
  248.    Author1LN:                     FN1:                  MI1:
  249.    Author2LN:                     FN2:                  MI2:
  250.    Author3LN:                     FN3:                  MI3:
  251.    OtherAUTH:
  252.    
  253.    Keywords:
  254.     Comment:
  255.    
  256.    Reprint?:         Sort#:      Type:     (J=Journal B=Book O=Other)
  257.    
  258.    Title:
  259.    Ref:
  260.    Year:            Vol:        StPage:        EndPage:
  261.    
  262.    **************************************************************************
  263.    
  264.    Most commands in PC-File are run with single key entries (although for
  265.    some you may use function keys).  For instance, to select ADD a Record
  266.    from the main menu, you merely press A.  Print a copy of the file CARD
  267.    on the PC-File+ Utilities Disk (Disk #2); it lists almost all commands
  268.    needed to run the program.  Also, context sensitive help screens are
  269.    available at any time by pressing Alt-H.
  270.    
  271.    After selecting ADD, you are presented with a blank data entry screen,
  272.    and the cursor is positioned in the first field (Author1LN). Entries
  273.    are made by typing them into the fields in order.  When you press
  274.    return in a field, the data is placed in that field and you are moved
  275.    to the next entry field.  The cursor keys, tab (shifted tab key to
  276.    move back) and return key step you through all the fields in the
  277.    database.  When you have entered all the data you want, press F10 and
  278.    you will be asked if you want to add this record (in general, PC-File
  279.    uses F10 to accept entries, NOT Return); if you press Y the record
  280.    will be added and you will be presented with an entry screen for the
  281.    next record.  Press N and you will be back in entry mode to make
  282.    corrections.  Press ESC, and you will be asked if you want to cancel
  283.    this add.  When done entering references, pressing F10 on a blank
  284.    screen will get you back to the main menu; pressing ESC will do the
  285.    same by canceling the add.
  286.    
  287.    Records may be modified by first getting the record on the screen
  288.    (using any of the FIND options) and then selecting Modify from the
  289.    small menu on the screen.
  290.    
  291.    Below is a description of each field and how you should enter your
  292.    data in the fields.  The format of the input is not important if you
  293.    are just using the database to keep track of your references or to
  294.  
  295.  
  296.  
  297.  
  298.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 5
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.    index a reprint library.  It is VERY important if you wish to format
  305.    your output for inclusion in papers you will be writing.
  306.    
  307.    Field:     Description:
  308.    ------     -------------------------------------
  309.    Author1LN: Enter lead author's last name only. No punctuation unless
  310.               name is Jr, in which case follow author's last name with:
  311.               , Jr. (including the period).
  312.    
  313.    FN1:       Enter lead author's first name.  If you only have a first
  314.               initial, enter it as the first character in the field.  No
  315.               punctuation is needed.
  316.    
  317.    MI1:       Enter lead author's middle initial(s).  Put periods after
  318.               the initials. If there are multiple initials put them in as
  319.               you want them to print.
  320.    
  321.    Author2LN,FN2,MI2,Author3LN,FN3,MI3: Enter 2nd and 3rd author as
  322.               appropriate. Format is same as Author1 fields.  Leave blank
  323.               if no other authors.
  324.    
  325.    OtherAUTH: If more than three authors, enter these as you would
  326.               normally want them printed out, including punctuation.
  327.               Typically this would be: Lastname, F., M.
  328.    
  329.    Keywords:  Put in key words you might want to use in a search.  The
  330.               order is not important since you can search across the
  331.               field for all key words. You should put some thought into
  332.               the key words you will be using so they will be consistent.
  333.               You can have up to 150 characters of key words.
  334.    
  335.    Comment:   This field is for up to 150 characters of your comments
  336.               about the book, paper, etc.
  337.    
  338.    Reprint:   This is a field for noting if you have a reprint of the
  339.               paper.  You could use Y or Yes, or could set up your own
  340.               indexing system for your reprint catalog.  Up to 5
  341.               characters.
  342.  
  343.    Sort#:     This is a numeric field used as a "flag" when you are
  344.               printing reports.  When printing references in alphabetical
  345.               order by Author, you may enter the same number for all
  346.               flagged references (i.e., the ones you want in your report).
  347.               If you need to print citations in a numbered order, put
  348.               numbers in this field which correspond to the order cited in
  349.               the paper.  The Global Modify (in the PC-File+ Utilities
  350.               menu) may be used to clear the Sort# field contents when
  351.               you are done with your report (there is a "Smart Key" macro
  352.               set up to do this automatically).
  353.    
  354.  
  355.  
  356.  
  357.  
  358.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 6
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.    Type:      Enter J for Journal, B for Book, O for other.  No other
  365.               characters are allowed.  This is a "non-implemented" option
  366.               at the present time, but will be used by the (possible)
  367.               future "Report Formatter" to tailor reports to the
  368.               reference type.
  369.    
  370.    Title:     Enter article title EXACTLY as you want it printed out.
  371.               You may use up to 200 characters for those HUGE titles.
  372.    
  373.    Ref:       Enter full reference information exactly as you would want
  374.               it printed. DO NOT include volume number or pages.  Some
  375.               Examples:
  376.    
  377.                  1. Geological Society of America Bulletin
  378.                  2. Nature
  379.                  3. Blowhard, J.H., Ed., Proceedings of the First
  380.                     International Conference on Why These Sorts of
  381.                     Publication Always Have Such Ridiculously Long
  382.                     Titles, Nice, France, August 23, 1991
  383.    
  384.                Most entries for journal articles in this field will be
  385.                fairly short. 200 characters are allotted for this field
  386.                because of references like #3 above.
  387.    
  388.    Year:       Enter the year of the publication, e.g., 1986.  Enter only
  389.                the numbers without any punctuation.  8 characters are
  390.                allowed for odd years (like books published every 2 years
  391.                that are 1986-87) or for multiple references by same
  392.                author in same year (i.e., 1986a, 1986b, etc.).
  393.    
  394.    Vol:        Enter the volume number for the reference.  Up to 4
  395.                characters with no punctuation.
  396.    
  397.    StPage:     Enter the first page for the article; DO NOT enter any
  398.                punctuation (this is added by the report formats).  Up to
  399.                5 characters are allowed.
  400.    
  401.    EndPage:    Enter the last page for the article.  For books this would
  402.                be the last page of the book. DO NOT enter punctuation;
  403.                maximum 4 characters.
  404.    
  405.    
  406.    REFERENCE OUTPUT FORMATS INCLUDED (AND HOW TO USE THEM):
  407.    -------------------------------------------------------
  408.    Below are brief descriptions of the reference formats included in the
  409.    files distributed with REFBASE2:
  410.    
  411.    STDPRINT.REP  prints a standard output of your database entries on
  412.         your printer.  This is the only report specifically designed for
  413.         direct printer output.  It is set up for a usable (but not always
  414.         pretty) output of your data.  It includes the first two authors
  415.  
  416.  
  417.  
  418.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 7
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.         names and initials, the REF, YEAR, VOL, Pages, TITLE and the Key
  425.         word list, with each entry separated by a blank line.  It will
  426.         work best on printers which wrap lines more than 80 characters
  427.         long (Epson and IBM dot matrix printers do this).  Laser (and
  428.         other) printers which truncate lines longer than 80 characters
  429.         might lose some information if there are long fields.
  430.  
  431.    All of the other reports approximate formats for specific Journals.
  432.    Since geologists wanted me to do this database there is a strong slant
  433.    towards geological journals.  GSABULL2 and JGR2 are probably the
  434.    closest to "standard" formats for alphabetical citations, and NATURE
  435.    is most close for numbered citations, although there is a lot of
  436.    variation here.  ALL of these reports are designed to be written to a
  437.    disk file in a format which is importable by most word processors
  438.    (please let us know if it doesn't work with yours).  MICROSOFT WORD
  439.    (Ver. 3 & 4), WORDPERFECT (up to Ver. 5), WORDSTAR 4 and Borland's
  440.    SPRINT can all import these files without any problem.  The files are
  441.    clean ASCII text written with all information for each reference on
  442.    one long line followed by two carriage return/linefeeds--most word
  443.    processors take this line and then wordwrap it (you might need to do a
  444.    reformat command or something similar).  The only problems will be
  445.    programs which truncate long lines or fail to import them (some
  446.    editors limit line length to 256 characters).  If you have this
  447.    problem, you will need to edit the report formats to split the output
  448.    into several lines.  For registered users, we can modify the report
  449.    formats to make shorter lines for you and send a new disk; just inform
  450.    us of the problem when you register.
  451.    
  452.    The sequence of doing a formatted report is as follows:
  453.    
  454.       1.  Make appropriate entries in the Sort# field to "flag" the
  455.           entries to print.   For alphabetical-by-author references, you
  456.           may use the same character in the field for each reference you
  457.           want to cite.  If doing numerically ordered references, put the
  458.           sequential numbers for the references in this field.  This is
  459.           probably the single most tedious part of the process.  Included
  460.           here is a smart key macro to speed this process. First find the
  461.           record you want to modify, then use the Alt-F5 macro; it will
  462.           put you in modify mode and move the cursor to the Sort# field.
  463.           Make your entry, and press F10 and you're done.  As you learn
  464.           how to use PC-File+ macros, you can re-program this macro to do
  465.           this more automatically.
  466.    
  467.       2.  Sort the database.  For alphabetical output, sort on Author1LN,
  468.           and then on year.  For numbered output, sort on the Sort#
  469.           field.  (There are macros to do this for you - press M in the
  470.           main PC-File menu for a Menu of pre-programmed "Smart Keys".)
  471.    
  472.       3.  Select Report (R) from the main menu, and choose from a list of
  473.           available reports.  Follow the prompts and make sure you choose
  474.  
  475.  
  476.  
  477.  
  478.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 8
  479.  
  480.  
  481.  
  482.  
  483.  
  484.           to use the options to print to disk and output Selected records
  485.           (last entry on screen).
  486.    
  487.        4. Give the output file a name (you will need to remember the name
  488.           of this file to import it into your word processor), and enter
  489.           your selection criteria. For alphabetical references, use the
  490.           "simple" option and enter (in the Sort# position) the numeric
  491.           Sort# "flag" you used to flag entries to print.  For numbered
  492.           references, choose a complex search and enter as the search
  493.           command or "mask": Sort# >= 0 | Sort# <= 9.  (NOTE: If you
  494.           think you might need both types of output for the same set of
  495.           references, this mask will select all flagged references,
  496.           regardless of how the database is sorted.)
  497.    
  498.        5. When you have successfully generated your report (make sure it
  499.           is what you want first), you may use the Global Delete option
  500.           in the utilities menu to clear out the contents of the Sort#
  501.           field.  It is important to do this prior to doing another
  502.           report output so that only those references currently selected
  503.           will be flagged.  There is a pre-programmed macro to do this
  504.           for you.
  505.    
  506.    Journal Report Formats:
  507.    
  508.    AM-MIN2.REP     American Mineralogist
  509.    AMSCIEN2.REP     American Scientist
  510.    GEOCHIM2.REP    Geochimica et Cosmochimica ACTA
  511.    GEOPHYS2.REP    Geophysics
  512.    GJ-RAS2.REP     Geophysical Journal of the Royal Astronomical Society
  513.    GSABULL2.REP    Geological Society of America Bulletin & Geology
  514.    JGR2.REP        Journal of Geophysical Research & EOS
  515.    JPALEO2.REP     Journal of Paleontology
  516.    NATURE2.REP     Nature
  517.    SCIENCE2.REP    Science (uses footnotes for refs - editing needed)
  518.    
  519.    NOTE TO DATABASE CLONERS: PC-File's utilities allow you to redefine
  520.    your database by "cloning" it.  This is the easiest way to change
  521.    field lengths or otherwise modify your database (and how we do it for
  522.    registered users).  If you only change field lengths without changing
  523.    field names, the pre-written report formats should work fine.  If you
  524.    change field names or how you use them, the report formats will need
  525.    to be rewritten also.
  526.    
  527.    
  528.    INSTALLING PC-FILE+ ON YOUR COMPUTER:
  529.    -------------------------------------
  530.    What follows are some fairly detailed instructions for how to install
  531.    PC-File+ and the REFBASE2 files on your computer.  There is very
  532.    little about how to use PC-File+ after you get to the main menu except
  533.    for things which are specific to REFBASE.  PC-File+ comes with
  534.    extensive context-sensitive help which may be called at any time with
  535.  
  536.  
  537.  
  538.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 9
  539.  
  540.  
  541.  
  542.  
  543.  
  544.    Alt-H. The PC-File+ Utilities Disk (Disk #2) contains the files
  545.    READ.ME2 & CARD which contain useful quick reference information from
  546.    Button on how to use the program.  The PC-File+ Manual (Disk #3) may
  547.    be printed (read the READ.ME file on that disk for how to print it or
  548.    read it on your monitor) and is VERY detailed.
  549.    
  550.    Installing PC-File+ on a Dual Floppy System (360KB Drives):
  551.    --------------------------------------------------------------
  552.    While basic installation is fairly simple, there are a few special
  553.    things you must do in order for PC-File+ to work properly.  First,
  554.    make a copy of both of the distribution disks containing the program
  555.    files (#1) and the utility programs (#2) to be your working copies
  556.    and put the originals away for safe keeping should you need to make
  557.    more working copies.  Also use DISKCOPY to make a working copy of your
  558.    REFBASE disk.  NEVER RUN THE PROGRAM FROM THE DISTRIBUTION COPIES.
  559.    
  560.    Because there is not enough room for the DOS system files and PCF.EXE
  561.    on one disk, you need to make a special bootable system disk which
  562.    sets your system up with a few things that PC-File needs.  First,
  563.    FORMAT a new disk with the /S option to put the system files on the
  564.    disk.  Then make a file named CONFIG.SYS and put it on this disk. This
  565.    may be done with any ASCII text editor (EDLIN is the line editor
  566.    supplied with DOS) or you may use the COPY CON procedure outlined
  567.    below.  Put your new system disk in drive A, and from the A:> prompt,
  568.    enter:
  569.    
  570.    COPY CON AUTOEXEC.BAT
  571.    FILES=20
  572.    
  573.    Then press F6 and return; you have now added the required CONFIG.SYS
  574.    file.  Now reboot your system with the new disk (Press Ctrl-Alt-Del
  575.    simultaneously with the new disk in drive A:); I would strongly
  576.    suggest entering the Date and Time when prompted by DOS--it will help
  577.    greatly in keeping track of changes to your data files.   When bootup
  578.    is done put the PC-File+ working program disk in drive A: and the
  579.    REFBASE data disk in drive B: and enter PCF SETUP.  Follow the prompts
  580.    to modify your copy of PCFILE.PRO.  You will be presented with a
  581.    screen full of options all you need to change is the location where
  582.    databases will be (B:) and screen colors (if you want them changed -
  583.    the file CARD contains the key to the screen colors).  If you don't
  584.    understand all the other options, don't worry--just leave them as is.
  585.    
  586.    Below are a list of the program files on PC-File+ disks 1 and 2, and a
  587.    brief mention of what each one does:
  588.    
  589.    On Disk #1:
  590.    PCF.EXE  Main PC-File+ Program.
  591.    PCF.HLP  Help File .  Required if you want online help.
  592.    PCFILE.PRO  Configuration File: Required - customize for your system.
  593.    
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 10
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.    On Disk #2:
  605.    PCDECODE.EXE  Utility to De-encrypt older PC-File Databases.
  606.    PCFIX.EXE  Utility to repair databases with damaged index files.
  607.    PCLABEL.EXE  Stand-alone utility to print complex multi-column labels.
  608.    PCG2.EXE  Graphing module for PC-File.  Required to print/view graphs.
  609.    MICPRINT.FY  Font file for Graphing module.
  610.    SBO.FY Another Font file for Graphing module.
  611.    
  612.    Dual 360K floppy drive users cannot access all of the utility modules
  613.    from the PC-File main menu because there is not sufficient room on a
  614.    single disk for all the required programs.  You might consider copying
  615.    all the utilities to your boot disk; they will fit with the DOS system
  616.    files on the disk.  REFBASE does not require any of the utility
  617.    programs for its operation, and should work fine without them. PC-File
  618.    requires 384K of RAM memory to run, and if you have 640K of RAM you
  619.    can set up a virtual disk (or RAM disk) to store some of the utility
  620.    programs (and DOS' COMMAND.COM) so that these programs may be accessed
  621.    from within PC-File (COMMAND.COM must be accessible for the DOS Shell
  622.    function to work).  Consult your DOS Manual for how to use VDISK.SYS
  623.    supplied with most DOS 3 versions to set up a RAM disk; you will also
  624.    need to set the COMSPEC variable and a PATH to the RAM disk in an
  625.    AUTOEXEC.BAT file on your boot disk.
  626.    
  627.    TO LAPTOP USERS (AND OTHERS WITH DUAL 720KB 3 1/2" DRIVES): Due to the
  628.    larger capacity of your disks, you can setup a fully functional
  629.    program disk with all the utilities and DOS on one disk.  First
  630.    prepare a bootable disk with CONFIG.SYS as described above.  Then copy
  631.    all of the files listed above to that disk (Leave off PCDECODE.EXE; if
  632.    you want to have some room to include some other DOS utilities, you
  633.    may also leave off PCFIX.EXE since it can be run "standalone" from
  634.    another disk if needed.)  Then add an AUTOEXEC.BAT file to the disk
  635.    with a text editor or the COPY CON procedure by typing at the A:>
  636.    prompt:
  637.    
  638.    COPY CON AUTOEXEC.BAT
  639.    DATE
  640.    TIME
  641.    PATH A:\
  642.    PCF
  643.    
  644.    Press F6 and return, and you have added AUTOEXEC.BAT which will allow
  645.    your computer to automatically start PC-File+ every time you boot with
  646.    that disk.
  647.    
  648.    Installing PC-File+ on a Hard Disk System:
  649.    ------------------------------------------
  650.    While PC-File+ will work fine on a dual-floppy system, because of the
  651.    disk read/write intensive nature of database programs, it really
  652.    shines on a hard disk.  If you have ever used other (usually much more
  653.    expensive) database programs and been tempted to go to lunch while it
  654.    indexes your data or does a complex search, PC-File's speed will
  655.  
  656.  
  657.  
  658.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 11
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.    impress you.  If this is your first experience with a database
  665.    program, prepare to be spoiled.
  666.    
  667.    Hard disk installation is very simple.  First, if your prompt on
  668.    bootup is C>, enter PROMPT $P$G to change to a more informative
  669.    prompt (this will let you know at all times what subdirectory you are
  670.    in).  Then enter MD \PCF to make a directory for the PC-File programs.
  671.    Change to this directory by entering CD \PCF (you will now see C:\PCF>
  672.    as your prompt).  Put PC-File Disk #1 into drive A: and enter the
  673.    following at C:\PCF> COPY A:*.* C:\PCF.  After the files have been
  674.    copied, put PC-File Disk #2 into A:, and repeat the same command.
  675.    
  676.    Now enter MD REFBASE (at the C:\PCF> prompt), then CD REFBASE.  You
  677.    should now see the prompt C:\PCF\REFBASE>.  Put the disk containing
  678.    REFBASE into your A: drive, and enter: COPY A:*.* C:\PCF\REFBASE.
  679.    DOS will display the names of all the files copied.
  680.    
  681.    As with the 2-floppy setup, your CONFIG.SYS file in your root
  682.    directory MUST contain the line FILES=20 (or some larger number), and
  683.    should additionally contain a line specifying RAM buffers; for PC/XT
  684.    with a 20MB disk, BUFFERS=15 is probably good, for larger disks on AT
  685.    class machines, 20 to 25 is probably best.  In addition, you should
  686.    also add the PCF subdirectory to the PATH command in your AUTOEXEC.BAT
  687.    file.  You may use any ASCII text editor or EDLIN to do this.  Consult
  688.    your DOS manual.
  689.    
  690.    
  691.    STARTING PC-FILE WITH REFBASE:
  692.    ------------------------------
  693.    On a dual-floppy system, first boot with your specially prepared boot
  694.    disk.  Then put the PC-File main program disk in drive A:, the REFBASE
  695.    working disk in drive B:, and enter PCF.  When PC-File asks for the
  696.    drive with the database files, enter B (then press F10) and when you
  697.    are prompted for the path, just enter F10.  When asked for the
  698.    database name, enter the number in front of REFBASE2 and press F10.
  699.    This will bring you to the main menu screen.
  700.    
  701.    On a hard disk system (with the PCF subdirectory on your system path)
  702.    change directories to the REFBASE subdirectory (CD\PCF\REFBASE) and
  703.    enter PCF.  When PC-File asks for the drive with the database files,
  704.    you should see C -- press F10; when prompted for the path you should
  705.    see \PCF\REFBASE -- press F10 again.  When asked for the database name,
  706.    enter the number in front of REFBASE2 (it should be 1) and press F10.
  707.    This will bring you to the main menu screen.
  708.    
  709.    Pressing M brings up a menu of macro keys to automate many of
  710.    REFBASE's special operations.  You may access PC-File help at any time
  711.    with Alt-H.  Feel free to experiment with the database -- find, view
  712.    and modify existing records, add a few records, tryout the "snapshot"
  713.    output to your printer (Ctrl-L while viewing a record), etc.  When you
  714.    feel comfortable with how things work, pull up the sample records, and
  715.  
  716.  
  717.  
  718.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 12
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.    replace them with your own and then add as many records as desired.
  725.    Although not calculated precisely, each floppy disk should hold
  726.    approximately 300 reference entries, and hard disk storage is limited
  727.    only by available disk space.
  728.    
  729.    IMPORTANT NOTE for floppy disk and DOS Version 2 users: some of the
  730.    special help functions for REFBASE are accessed by the use of the DOS
  731.    shell function of PC-File to run help files which are executable
  732.    files.  The DOS shell does not work properly in DOS version 2, and for
  733.    dual floppy users, you need to have a copy of COMMAND.COM available to
  734.    execute external programs.  This means that you will probably not be
  735.    able to access the Smart Key help file (SMARTHLP.COM) or use the macro
  736.    to print REGISTER.FRM from within PC-File+.
  737.    
  738.         There is no solution to the Version 2 problem (except to upgrade
  739.    to Version 3); a fairly simple solution for the COMMAND.COM problem is
  740.    to set up a RAM (or virtual) disk, put it on the path and set the
  741.    COMSPEC variable to that path.  If you need to do this, let us know
  742.    when you register and we can help.
  743.    
  744.    
  745.    HOPEFULLY HELPFUL HINTS FOR USING PC-FILE+ AND REFBASE2:
  746.    -------------------------------------------------------
  747.    1. When printing reports, to eliminate the printing of any control
  748.       characters  in the output file, delete the line: /NORMAL,18 from
  749.       the file PCF.PRO.  If you do not delete this line, the first
  750.       character in your output file will be an ASCII 18 (Ctrl-R).  The
  751.       change may be done by starting PC-File by entering PCF SETUP in the
  752.       subdirectory containing PCF.EXE. Usually the presence of this
  753.       character will cause no problems; just delete it when you import
  754.       the file into your Word Processor.  Some Word Processors don't like
  755.       to see control characters in the files they import, and you are
  756.       generally best off without it.
  757.    
  758.    2. If you have a wide carriage printer and are printing on narrow
  759.       paper, the STDPRINT output will print on the platten of your
  760.       printer if any of the fields printed are wider than 80 characters.
  761.       To avoid this problem, set the right margin of your printer to 80
  762.       and long lines will be "wrapped" to the next line.  If your printer
  763.       is Epson compatible, you may use the included program EPSON.EXE to
  764.       setup your printer.  (This program can be used to setup your
  765.       printer for other things too!).
  766.    
  767.    3. While this database will work fine on a dual floppy disk system
  768.       (you need at least 384K of RAM Memory to use PC-File+), keyword
  769.       searches (which use the "search across field" option) will be
  770.       fastest if you have the database files on a hard disk.  An
  771.       alternative solution (if you have 640K or more of RAM) is to copy
  772.       your database files to a RAM disk and work with them there.  This
  773.       will limit the size of your database to the size of the RAM disk,
  774.       but will give you very fast searches.
  775.  
  776.  
  777.  
  778.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 13
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.    
  785.    4. Remember that PC-File needs to have a CONFIG.SYS file on the disk
  786.       you boot your PC from (hard or floppy) which contains the line
  787.       FILES=20.  You may have a larger number than 20, but need that as a
  788.       minimum.
  789.    
  790.    5. An ASCII text editor is something which no one who uses a PC should
  791.       be without.  It can be very useful in making direct changes to
  792.       output reference reports, report formats, and even PC-File+
  793.       database headers (only if you grow to feel comfortable with how
  794.       they work).  EDLIN is the ASCII line editor supplied with DOS, and
  795.       it may be used for editing ASCII files.  Many EDLIN users are
  796.       perfectly satisfied with it and use nothing else.  For those of us
  797.       who like to see more of what we are working on, a full screen ASCII
  798.       editor is an excellent addition to your software library.  There
  799.       are many good ASCII editors available both commercially and as
  800.       Shareware or User Supported software.  Two good ones are:
  801.    
  802.       EDWIN Ver. 1.5B -- a surprisingly powerful ASCII editor which is in
  803.         the public domain (i.e., aside from whatever it costs you to get
  804.         a copy of the program, it is FREE).  It can do multiple windows,
  805.         is keystroke customizable, can do limited macros to automate
  806.         repeated keystrokes, and can edit several files at once.
  807.    
  808.       QEDIT Ver. 2.07 -- an ASCII editor similar to EDWIN but which is
  809.         far more customizable, has a smarter user interface, pull-down
  810.         menus for common commands, a versatile keyboard macro facility,
  811.         and many other convenience features.  I used EDWIN for 2 years
  812.         before I found QEDIT and sent in my $39 registration fee.
  813.    
  814.       You may order a Shareware disk containing either of these programs
  815.       from us on your REFBASE registration form.
  816.    
  817.    6. If more information about REFBASE2, please feel free to contact us
  818.       at the address below.  While we can only promise support to
  819.       registered users, we are interested in any input on how to improve
  820.       the product.
  821.    
  822.                               C & J Consultants
  823.                                 3923 Smith SE
  824.                         Albuquerque, New Mexico 87108
  825.    
  826.       +------------------------------------------------------------------+
  827.       | C&J Consultants specializes in increasing the efficiency of your |
  828.       | IBM-Compatible personal computing by making custom-tailored menu |
  829.       | systems, and introducing users to inexpensive or free software   |
  830.       | which can make your computer work more productive.  Please write |
  831.       | to us at the address above for more information.                 |
  832.       +------------------------------------------------------------------+
  833.    
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.    REFBASE2 Database for PC-File+                                Page 14
  839.