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Text File  |  2004-11-01  |  18KB  |  605 lines
  1. <sect1 id="sect-printing">
  2.   <title>Printing to a Printer or a File.</title>
  3.  
  4.   <para>
  5.     The <interface>Print dialog</interface> includes the most important options
  6.     related to printing. More detailed options related to printing can be set
  7.     in the <interface> Page Setup dialog</interface>, detailed in
  8.     <xref linkend="sect-printing-setup" /> Press the
  9.     <guibutton>Print</guibutton> to print out the workbook. Press the
  10.     <guibutton>Print Preview</guibutton> button to display the
  11.     <interface>Print Preview dialog</interface>.
  12.   </para>
  13.  
  14.   <para>
  15.     The <interface>Print dialog</interface> has 3 tabs that include 
  16.     different groups of options.
  17.   </para>
  18.  
  19.   <figure id="print-workbook-printer-fig">
  20.     <title><interface>Print Dialog Printer Tab</interface></title>
  21.     <mediaobject>
  22.       <imageobject>
  23.     <imagedata format="PNG"
  24.            fileref="figures/print-worksheet-printer.png" />
  25.       </imageobject>
  26.     </mediaobject>
  27.   </figure>
  28.  
  29.   <para>
  30.     Normally you  want to select <guimenuitem>Generic Postscript</guimenuitem> 
  31.     as <interface>Printer</interface> and the appropriate printer name as 
  32.     <interface>Location</interface>.
  33.     Then click on <interface>Print</interface> to send the document to your
  34.     printer. 
  35.   </para>
  36.   <para>
  37.     You can also send the printed document to a
  38.     <keycap>postscript</keycap> file by selecting 
  39.     <guimenuitem>File</guimenuitem> as <interface>Location</interface> and
  40.     specifying an appropriate output file.
  41.   </para>
  42.  
  43.   <figure id="print-workbook-job-fig">
  44.     <title><interface>Print Dialog Job Tab</interface></title>
  45.     <mediaobject>
  46.       <imageobject>
  47.     <imagedata format="PNG"
  48.            fileref="figures/print-worksheet-job.png" />
  49.       </imageobject>
  50.     </mediaobject>
  51.   </figure>
  52.  
  53.   <para>
  54.     In the <guimenuitem>Job</guimenuitem> tab you may also select a multiple number of copies, or specify which sheets to print. Choose Selection to print just the range of cells currently selected on the active sheet. 
  55.   </para>
  56.  
  57.   <figure id="print-workbook-paper-fig">
  58.     <title><interface>Print Dialog Paper Tab</interface></title>
  59.     <mediaobject>
  60.       <imageobject>
  61.     <imagedata format="PNG"
  62.            fileref="figures/print-worksheet-paper.png" />
  63.       </imageobject>
  64.     </mediaobject>
  65.   </figure>
  66.  
  67.   <para>
  68.     In the <guimenuitem>Paper</guimenuitem> tab you can select the paper size 
  69.     used for printing, the page orientation and the layout. The layout 
  70.     specification allows to print several logical pages on the same physical 
  71.     sheet of paper.
  72.     If you need to change your margins, scale the output to fit
  73.     properly onto your page or customize the page footers or headers, 
  74.     see the <xref linkend="sect-printing-setup" />
  75.   </para>
  76.  
  77. </sect1>
  78.  
  79.  
  80.  
  81. <sect1 id="sect-printing-setup">
  82.   <title>Page Setup.</title>
  83.   <para>
  84.     The <interface>Page Setup Dialog</interface> can be used to
  85.     configure various options related to printing out a
  86.     workbook. Click on <menuchoice> <guimenu>File Menu</guimenu>
  87.     <guimenuitem>Page Setup</guimenuitem> </menuchoice> to activate
  88.     the <interface>Page Setup</interface>.
  89.   </para>
  90.  
  91.   <tip>
  92.     <title>TIP</title>
  93.  
  94.     <para>
  95.       Remember that at any time you can click on the <interface>Print
  96.       preview</interface> button to see what your document looks like
  97.       with your selected options. See the <xref
  98.       linkend="sect-printing-preview" />
  99.     </para>
  100.   </tip> 
  101.  
  102.   <para>
  103.     Normally the specified settings apply only to the current sheet. 
  104.     Select another sheet at the bottom of the 
  105.     <interface>Page Setup Dialog</interface> or select 
  106.     <guilabel>Apply to all sheets of this workbook.</guilabel>
  107.   </para>
  108.  
  109.  
  110.   <sect2 id="print-setup-page">
  111.     <title>Page Setup Dialog - Page</title>
  112.  
  113.     <figure id="print-setup-page-fig">
  114.      <title><interface>Page Setup Dialog - Page</interface></title>
  115.       <mediaobject>
  116.     <imageobject>
  117.       <imagedata fileref="figures/printing-setup-page.png"
  118.       format="PNG" srccredit="Thomas Miesbauer" />
  119.     </imageobject>
  120.       </mediaobject>
  121.     </figure>
  122.  
  123.     <para>
  124.       Select the paper size and page orientation (portrait or landscape)
  125.       to suit the best layout for your document.
  126.     </para>
  127.  
  128.     <para>
  129.       Specify the required margins of the page. Nothing  will be printed 
  130.       inside these margins, not even page numbers.
  131.     </para>
  132.     <para>
  133.     The margins will be measured in the same units (centimetres, millimetres,
  134.     points or inches) as the paper size. Change the unit in the paper and 
  135.     layout section to best fit your needs.
  136.     </para>
  137.  
  138.     <para>
  139.     Change the scale your image to fit it to your page size
  140.     suitably. The scaling can both enlarge and diminish the size of
  141.     your printed document. 
  142.     </para>
  143.  
  144.     <para>
  145.       Select the <interface>Fit to</interface> option to have the document 
  146.       automatically scaled. When scaling, the aspect ratio will be preserved.
  147.       Therefore less pages than specified might be printed.
  148.     </para>
  149.  
  150.     <para>
  151.       You may also specify whether the page is centered horizontally 
  152.       and/or vertically on the printable part of the page.
  153.     </para>
  154.   </sect2>
  155.  
  156.   <sect2 id="print-setup-header">
  157.     <title>Page Setup Dialog - Headers and Footers</title>
  158.  
  159.     <figure id="print-setup-header-fig">
  160.       <title><interface>Print Dialog - Headers and Footers</interface></title>
  161.       <mediaobject>
  162.     <imageobject>
  163.       <imagedata fileref="figures/printing-setup-header.png"
  164.       format="PNG" srccredit="Thomas Miesbauer" />
  165.     </imageobject>
  166.       </mediaobject>
  167.     </figure>
  168.  
  169.     <para>
  170.       Select the space available for the header and footer. If you do not 
  171.       provide sufficient space for the header and footer, they will not 
  172.       print even if you chose a style for them.  
  173.     </para>
  174.  
  175.     <para>
  176.       Click on the option menu to choose from a range of different
  177.       header and footer styles.  
  178.     </para>
  179.     <tip>
  180.       <title>TIP</title>
  181.  
  182.       <para>
  183.         You can choose the font in which the header and footer is printed by
  184.         selecting a default header/footer font the preferences (see in <xref
  185.         linkend="sect-configuration-preferences" />).
  186.       </para>
  187.     </tip> 
  188.  
  189.     <para>
  190.       Customize the header or footer by
  191.       choosing the last option on the menu. 
  192.     </para>
  193.     
  194.     <tip>
  195.       <title>TIP</title>
  196.  
  197.       <para>
  198.     Double clicking on the header or footer preview will quickly
  199.     allow you to customize that header or footer.
  200.       </para>
  201.     </tip> 
  202.     
  203.   </sect2>
  204.  
  205.  
  206.   <sect2 id="print-setup-header-config">
  207.     <title>Customizing Headers and Footers</title>
  208.  
  209.     <figure id="print-setup-header-config-fig">
  210.       <title><interface>Print Dialog - Customize Header/Footer</interface>
  211.       </title>
  212.  
  213.       <mediaobject>
  214.     <imageobject>
  215.       <imagedata fileref="figures/printing-setup-header-config.png"
  216.              format="PNG" srccredit="Thomas Miesbauer" />
  217.     </imageobject>
  218.       </mediaobject>    
  219.     </figure>
  220.  
  221.     <para>
  222.       Enter what text you would like to appear in the header or
  223.       footer. There are a number of special <keycap>opcodes</keycap>
  224.       for common options. These are:
  225.     </para>
  226.  
  227.     <variablelist>
  228.       <varlistentry>
  229.     <term>&[TAB]</term>
  230.     <listitem>
  231.       <para>
  232.         Name of the workbook.
  233.       </para>
  234.     </listitem>
  235.       </varlistentry>
  236.       <varlistentry>
  237.     <term>&[PAGE]</term>
  238.     <listitem>
  239.       <para>
  240.         Page number in the printing.
  241.       </para>
  242.     </listitem>
  243.       </varlistentry>
  244.       <varlistentry>
  245.     <term>&[PAGES]</term>
  246.     <listitem>
  247.       <para>
  248.         Total number of pages in the printout.
  249.       </para>
  250.     </listitem>
  251.       </varlistentry>
  252.       <varlistentry>
  253.     <term>&[DATE]</term>
  254.     <listitem>
  255.       <para>
  256.         Current date in format dd-mmm-yyyy. 
  257.             The format can be changed by specifying the desired format in the opcode: 
  258.             <literal>&[DATE:yyyy/mm/dd]</literal>.
  259.       </para>
  260.     </listitem>
  261.       </varlistentry>
  262.       <varlistentry>
  263.     <term>&[TIME]</term>
  264.     <listitem>
  265.       <para>
  266.         Current time in format hh:mm.  
  267.             The format can be changed by specifying the desired format in the opcode: 
  268.             <literal>&[TIME:hh:mm:ss]</literal>.
  269.       </para>
  270.     </listitem>
  271.       </varlistentry>
  272.       <varlistentry>
  273.     <term>&[FILE]</term>
  274.     <listitem>
  275.       <para>
  276.         The basename of the file. For the file <literal>/home/jdoe/file.gnumeric</literal>, 
  277.             this opcode prints <literal>file.gnumeric</literal>.
  278.       </para>
  279.     </listitem>
  280.       </varlistentry>
  281.       <varlistentry>
  282.     <term>&[PATH]</term>
  283.     <listitem>
  284.       <para>
  285.         The path of the file excluding the basename. 
  286.             For the file <literal>/home/jdoe/file.gnumeric</literal>, this opcode prints 
  287.             <literal>/home/jdoe/</literal>.
  288.       </para>
  289.     </listitem>
  290.       </varlistentry>
  291.     </variablelist>
  292.   </sect2>
  293.   
  294.   <sect2 id="print-setup-sheet">
  295.     <title>Page Setup Dialog - Sheet</title>
  296.  
  297.       <figure id="print-setup-sheet-fig">
  298.     <title><interface>Page Setup Dialog - Sheet</interface></title>
  299.     <mediaobject>
  300.       <imageobject>
  301.         <imagedata fileref="figures/printing-setup-sheet.png"
  302.                format="PNG" srccredit="Thomas Miesbauer" />
  303.       </imageobject>
  304.     </mediaobject>
  305.       </figure>
  306.     <para>
  307.       You can select rows or columns to be printed on every page of
  308.       the output. This is commonly used for printing column or row
  309.       names. To enable this, enter the range of cells to be
  310.       repeated in <guilabel>Rows to repeat...</guilabel> or
  311.       <guilabel>Columns to repeat..</guilabel> field. Instead of
  312.       entering them manually, you can also select columns or rows to
  313.       be repeated using the mouse. 
  314.     </para>
  315.  
  316.     <warning>
  317.       <title>WARNING</title>
  318.  
  319.       <para>
  320.         Note that the rows and columns must be entered as ranges. 
  321.         That is, if you want to have first row repeated, you
  322.         must enter <literal>1:1</literal>, not just
  323.         <literal>1</literal>. Similarly, to have column
  324.         <literal>A</literal> repeated, you must enter
  325.         <literal>A:A</literal>.
  326.       </para>
  327.     </warning>
  328.  
  329.     <para>
  330.       Select <interface>Grid lines</interface> to print the cell
  331.       grid lines with your document. Unselect the button to hide
  332.       the grid lines from your print output.
  333.     </para>
  334.  
  335.     <para>
  336.       Select <interface>Black and white</interface> to convert the
  337.       colours in your document to a greyscale range.
  338.     </para>
  339.  
  340.     <para>
  341.       Select <interface>Styles with no content</interface> to
  342.       ensure cells with style changes will be printed, even if
  343.       they are empty. For example, if you have a number of cells
  344.       with the background color changed but no data in them, you
  345.       can select this option to ensure they are in the printed
  346.       output.
  347.     </para>
  348.  
  349.   </sect2>
  350.  
  351. </sect1>
  352.  
  353.  
  354.  
  355. <sect1 id="sect-printing-preview">
  356.   <title>Print Preview.</title>
  357.  
  358.   <para>
  359.     The <interface>Print Preview Dialog</interface> is used to display
  360.     what the printed output will look like. The Print Preview dialog
  361.     can be used to check whether you have the desired formating and
  362.     layout before you print out the workbook. 
  363.   </para>
  364.  
  365.   <figure id="print-preview-fig">
  366.     <title><interface>Print Preview Dialog</interface></title>
  367.     <mediaobject>
  368.       <imageobject>
  369.     <imagedata fileref="figures/printing-preview.png" format="PNG"
  370.            srccredit="Thomas Miesbauer" />
  371.       </imageobject>
  372.     </mediaobject>
  373.   </figure>
  374.  
  375.   <sect2 id="menu-bar">
  376.     <title>Menu Bar</title>
  377.     <variablelist>
  378.       <varlistentry>
  379.       <term><guimenu>View</guimenu></term>
  380.       <listitem>
  381.     <para>
  382.       This menu contains:
  383.       <itemizedlist>
  384.         <listitem>
  385.           <para>
  386.         <guimenuitem>First Page</guimenuitem>
  387.         —Shows the first page in the workbook.
  388.           </para>
  389.         </listitem>
  390.         <listitem>
  391.           <para>
  392.         <guimenuitem>Previous Page</guimenuitem>
  393.         —Shows the previous page in the workbook.
  394.           </para>
  395.         </listitem>
  396.         <listitem>
  397.           <para>
  398.         <guimenuitem>Next Page</guimenuitem>
  399.         —Shows the next page in the workbook.
  400.           </para>
  401.         </listitem>
  402.         <listitem>
  403.           <para>
  404.         <guimenuitem>Last Page</guimenuitem>
  405.         —Shows the last page in the workbook.
  406.           </para>
  407.         </listitem>
  408.         <listitem>
  409.           <para>
  410.         <guimenuitem>Zoom in</guimenuitem>
  411.         —Zooms the current page in, showing more detail.
  412.           </para>
  413.         </listitem>
  414.         <listitem>
  415.           <para>
  416.         <guimenuitem>Zoom out</guimenuitem>
  417.         —Zooms the current page out, showing less detail.
  418.           </para>
  419.         </listitem>
  420.       </itemizedlist>
  421.     </para>
  422.       </listitem>
  423.     </varlistentry>
  424.   </variablelist>
  425. </sect2>
  426.  
  427.  <sect2>
  428.    <title>Toolbar</title>
  429.    <variablelist>
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  434.               <imageobject>
  435.                 <imagedata fileref="figures/print-large.png" format="PNG" />
  436.             </imageobject>
  437.             <textobject>
  438.               <phrase>An image of the print toolbar button.</phrase>
  439.             </textobject>
  440.            </inlinemediaobject>
  441.             Print
  442.           </guiicon>
  443.         </term>
  444.         <listitem>
  445.           <para>Prints the current worksheet to a file or a printer.</para>
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  453.                 <imagedata fileref="figures/print-preview-first.png" />
  454.             </imageobject>
  455.             <textobject>
  456.               <phrase>An image of the print preview toolbar move to
  457.               the first page button.</phrase>
  458.             </textobject>
  459.            </inlinemediaobject>
  460.           First
  461.           </guiicon>
  462.         </term>
  463.         <listitem>
  464.           <para>Show the first page in the workbook.</para>
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  470.           <guiicon><inlinemediaobject>
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  472.                 <imagedata fileref="figures/print-preview-back.png" />
  473.             </imageobject>
  474.             <textobject>
  475.               <phrase>An image of the print preview toolbar move back
  476.               button.</phrase>
  477.             </textobject>
  478.            </inlinemediaobject>
  479.           Back
  480.           </guiicon>
  481.         </term>
  482.         <listitem>
  483.           <para>Show the previous page in the workbook.</para>
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  489.           <guiicon><inlinemediaobject>
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  491.               <imagedata fileref="figures/print-preview-next.png" />
  492.             </imageobject>
  493.             <textobject>
  494.               <phrase>An image of the print preview toolbar next page
  495.               button.</phrase>
  496.             </textobject>
  497.            </inlinemediaobject>
  498.           Next
  499.           </guiicon>
  500.         </term>
  501.         <listitem>
  502.           <para>Show the next page in the workbook.</para>
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  510.               <imagedata fileref="figures/print-preview-last.png" />
  511.             </imageobject>
  512.             <textobject>
  513.               <phrase>An image of the print preview toolbar last page
  514.               button.</phrase>
  515.             </textobject>
  516.            </inlinemediaobject>
  517.           Last
  518.           </guiicon>
  519.         </term>
  520.         <listitem>
  521.           <para>Show the last page in the workbook.</para>
  522.         </listitem>
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  524.   
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  527.           <guiicon><inlinemediaobject>
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  529.               <imagedata fileref="figures/print-preview-zoomin.png" />
  530.             </imageobject>
  531.             <textobject>
  532.               <phrase>An image of the print preview toolbar zoom in
  533.               button.</phrase>
  534.             </textobject>
  535.            </inlinemediaobject>
  536.           Zoom in
  537.           </guiicon>
  538.         </term>
  539.         <listitem>
  540.           <para>Zooms the current page in, showing greater detail.</para>
  541.         </listitem>
  542.       </varlistentry>
  543.  
  544.        <varlistentry>
  545.         <term>
  546.           <guiicon><inlinemediaobject>
  547.             <imageobject>
  548.               <imagedata fileref="figures/print-preview-zoomout.png" />
  549.             </imageobject>
  550.             <textobject>
  551.               <phrase>An image of the print preview toolbar zoom out
  552.               button.</phrase>
  553.             </textobject>
  554.            </inlinemediaobject>
  555.           Zoom out
  556.           </guiicon>
  557.         </term>
  558.         <listitem>
  559.           <para>Zooms the current page out, showing less detail.</para>
  560.         </listitem>
  561.       </varlistentry>
  562.  
  563.       <varlistentry>
  564.         <term>
  565.           <guiicon><inlinemediaobject>
  566.             <imageobject>
  567.               <imagedata fileref="figures/print-preview-fitonetoone.png" />
  568.             </imageobject>
  569.             <textobject>
  570.               <phrase>An image of the print preview toolbar zoom to
  571.               fit at one to one scale button.</phrase>
  572.             </textobject>
  573.            </inlinemediaobject>
  574.           Fit at one to one scale.
  575.           </guiicon>
  576.         </term>
  577.         <listitem>
  578.           <para>Fits the page at full resolution.</para>
  579.         </listitem>
  580.       </varlistentry>
  581.  
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  587.             </imageobject>
  588.             <textobject>
  589.               <phrase>An image of the print preview toolbar zoom to fit
  590.               button.</phrase>
  591.             </textobject>
  592.            </inlinemediaobject>
  593.           Fit
  594.           </guiicon>
  595.         </term>
  596.         <listitem>
  597.           <para>Fits the whole page into the screen space.</para>
  598.         </listitem>
  599.       </varlistentry>
  600.  
  601.  
  602.    </variablelist>
  603.   </sect2>
  604. </sect1>
  605.