home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Fred Fish Collection 1.5 / ffcollection-1-5-1992-11.iso / ff_progs / business / chckbook.lzh / CHECKBOOK / CHECKBOOK.LZH / CheckBookAccountant / CAhelp / CAbudget.CAh < prev    next >
Text File  |  1991-07-01  |  7KB  |  192 lines
  1.  
  2.  The Budget Requester lets you define budget lists.  To
  3.  track check transaction expenses, you would assign these
  4.  checks to corresponding budgets, effectively budgeting
  5.  the transaction.
  6.  
  7.  All Check Transaction requesters have a selectable button
  8.  labelled "Budget", which when selected brings up the
  9.  Budget Distribution Requester.  From here, you distribute
  10.  the amount of the check to one or more different budgets.
  11.  
  12.  When a budget is highlighted, the current expense limit
  13.  amount is displayed in the "Expense Limit" input field
  14.  for editing, along with the expense amounts for all check
  15.  transactions in the current checkbook (indicated by
  16.  CHECKBOOK: $) and for those only falling within the
  17.  current analysis period (indicated by PERIOD: $).
  18.  
  19.    ----------------------------------------------------
  20.  
  21.  The following list describes the functions available in
  22.  the Budget Requester.  The order of these functions
  23.  corresponds to the order they appear in the requester's
  24.  menu bar.  You can select any function using either the
  25.  keyboard (shown as "Keyboard:") or mouse ("Mouse:").
  26.  
  27.  
  28.  Budget Menu
  29.  
  30.     Okay
  31.  
  32.        Accept the current values as the Budget List for
  33.        the current checkbook.
  34.  
  35.        Double-clicking on a Budget List entry is
  36.        equivalent to highlighting it and selecting "Okay".
  37.  
  38.        Keyboard: RIGHT-AMIGA Y
  39.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  40.  
  41.     Add
  42.  
  43.        Activate the budget description and expense limit
  44.        input fields for you to define a new budget
  45.        category.  Once an expense limit has been entered,
  46.        the budget will be entered into the Budget List in
  47.        alphabetical order.  Duplicate and blank budget
  48.        descriptions are not allowed and will not be
  49.        entered into the Budget List.
  50.  
  51.        Once a budget has been added to the list, its
  52.        budget description cannot be edited.  Although you
  53.        can delete it, then add it again, any transaction
  54.        which is distributed to this budget will be
  55.        undistributed.
  56.  
  57.        Keyboard: RIGHT-AMIGA A
  58.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  59.  
  60.     Delete
  61.  
  62.        Remove the highlighted budget from the current
  63.        Budget List.  A budget description must be
  64.        highlighted for this function to work.
  65.  
  66.        If at least one transaction is distributed to this
  67.        budget, the program will ask if that transaction
  68.        should be undistributed from this budget before
  69.        continuing with the deletion.
  70.  
  71.        Keyboard: RIGHT-AMIGA D
  72.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  73.  
  74.     Cancel
  75.  
  76.        Terminate the current editing session of the Budget
  77.        List.  Changes, such as those from the Load, Save,
  78.        Add, Delete, and Clear functions and from the
  79.        modification of the expense limit, made to the
  80.        Budget List will be preserved, unlike other Cancel
  81.        functions which restore the previous values.
  82.  
  83.        Keyboard: RIGHT-AMIGA N
  84.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  85.  
  86.  
  87.  List Menu
  88.  
  89.     Load
  90.  
  91.        Retrieve from disk a specified Budget List as the
  92.        current budget list.  A file requester will be
  93.        displayed for the selection of the Budget List to
  94.        retrieve.  Files with an extension of ".CAb"
  95.        (signifying a Checkbook Accountant budget file)
  96.        will be displayed.
  97.  
  98.        If at least one transaction is distributed to any
  99.        budget in the current Budget List, the program will
  100.        ask if those transactions should be undistributed
  101.        from their referenced budgets before retrieving the
  102.        new Budget List.
  103.  
  104.        Keyboard: RIGHT-AMIGA L
  105.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  106.  
  107.     Save
  108.  
  109.        Store to disk the current Budget List under the
  110.        selected file name.  A file requester will be
  111.        displayed for the selection of a file name.  If the
  112.        Budget List was previously saved, its current file
  113.        name will appear in the File input field of the
  114.        file requester.  If the Budget List file currently
  115.        exists, the program will ask if the Budget List on
  116.        disk should be replaced with the current Budget
  117.        List version.  The current Budget List will be
  118.        saved with a ".CAb" extension (signifying a
  119.        Checkbook Accountant budget file).
  120.  
  121.        An icon file will be created to accompany the
  122.        budget file if the Budget List menu item under the
  123.        Program Prefs Requester's Icon Creation menu is
  124.        selected.
  125.  
  126.        Keyboard: RIGHT-AMIGA S
  127.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  128.  
  129.     Default
  130.  
  131.        Save the current Budget List as the default Budget
  132.        List.  This is the same default Budget List which
  133.        can be loaded immediately after the definition of a
  134.        new checkbook.  The Budget List is saved under the
  135.        file name "CAdefault.CAb" in the CA: defined
  136.        directory.
  137.  
  138.        Keyboard: RIGHT-AMIGA F
  139.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  140.  
  141.     Clear
  142.  
  143.        Remove all the entries in the current Budget List.
  144.        The file name of the Budget List does not change.
  145.  
  146.        If at least one transaction is distributed to any
  147.        budget in the current Budget List, the program will
  148.        ask if those transactions should be undistributed
  149.        from their referenced budgets before removing the
  150.        entries in the Budget List.
  151.  
  152.        Keyboard: RIGHT-AMIGA E
  153.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  154.  
  155.    ----------------------------------------------------
  156.  
  157.  The following list describes the input fields which hold
  158.  the budget description and budget expense limit amount.
  159.  The input format of each field is also given (shown as
  160.  "FORMAT:").
  161.  
  162.  
  163.     Budget Description (left-most input field)
  164.  
  165.        The label used to identify a budget category.  Some
  166.        examples include, "Car", "Food", or "Insurance".
  167.  
  168.        FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 32).
  169.  
  170.     Expense Limit (right-most input field)
  171.  
  172.        The expense limit for the current budget category.
  173.        This amount is compared with the total of all
  174.        distributions to this budget within the current
  175.        analysis period.  Although the total distributions
  176.        from all the checkbook's check transactions to any
  177.        budget can be greater than the expense limit, only
  178.        those distributions from the transactions falling
  179.        within the current analysis period will be
  180.        compared.  If the total expenses within the current
  181.        analysis period are greater than this expense
  182.        limit, the indicator "OB" (overbudget) will be
  183.        placed between the budget entry and its
  184.        corresponding expense limit; nothing is shown if
  185.        the total expenses are equal to or less than the
  186.        defined expense limit.
  187.  
  188.        FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  189.                an amount between 0.00 and 999,999.99
  190.  
  191.                  -- END OF BUDGET HELP --
  192.