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/ The Fred Fish Collection 1.5 / ffcollection-1-5-1992-11.iso / ff_progs / business / chckbook.lzh / CHECKBOOK / CHECKBOOK.LZH / CheckBookAccountant / CAhelp / CAedit.CAh < prev    next >
Text File  |  1991-07-01  |  11KB  |  304 lines
  1.  
  2.  The Transaction requester allows you to edit the four
  3.  types of transactions (Checks, Other Debits, Deposits,
  4.  and Other Credits).  You select the type of transaction
  5.  from the Main Screen's Edit Menu.  For more information,
  6.  consult the Main Help Screen.
  7.  
  8.  If Batch Mode is ON [see the Main Help Screen], selecting
  9.  the "Add" option will bring up a new transaction of the
  10.  same type to edit.  To exit Batch Mode editing, select
  11.  "Cancel".  NOTE: This will neither enter the "Cancel"led
  12.  transaction into the checkbook nor toggle Batch Mode to
  13.  its OFF state.
  14.  
  15.  After entering new or updating entered transactions,
  16.  the running and checkbook balances are automatically
  17.  updated.
  18.  
  19.     ---------------------------------------------------
  20.  
  21.  The following list describes the functions available in
  22.  the Transaction Requester.  The order of these functions
  23.  corresponds to the order they appear in the requester's
  24.  menu bar.  You can select any function using either the
  25.  keyboard (shown as "Keyboard:") or mouse ("Mouse:").
  26.  
  27.  
  28.  Transaction Menu
  29.  
  30.     Add/Update
  31.  
  32.        For new transactions (menu and button labelled
  33.        "Add", this function will add the current
  34.        transaction into the checkbook as the last
  35.        transaction.
  36.  
  37.        For previously entered transactions (menu and
  38.        button labelled "Update", this function will update
  39.        the current transaction's information to reflect
  40.        the changes and recalculate the checkbook balance
  41.        accordingly.
  42.  
  43.        If a transaction is, because of its
  44.        characteristics, not a viewable transaction (as
  45.        defined in the View (Select Groups) Requester), it
  46.        will not be displayed in the Main Screen
  47.        Transaction List.  Although it is still in the
  48.        checkbook, it is not currently viewable.
  49.  
  50.        Keyboard: RIGHT-AMIGA A
  51.        Mouse:    Menu Item;
  52.                  Command Buttons "Add" or "Update"
  53.  
  54.     Delete
  55.  
  56.        Remove the current transaction from the checkbook.
  57.        This function can only be selected for previously
  58.        entered transactions (during the update process).
  59.        The checkbook balance will be updated accordingly.
  60.  
  61.        Keyboard: RIGHT-AMIGA D
  62.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  63.  
  64.     Void
  65.  
  66.        Cancel the usage of a check transaction.  A voided
  67.        check cannot be further edited, although it can be
  68.        deleted from the checkbook.  Voided checks are
  69.        defined as being "outstanding" (not cleared).
  70.  
  71.        This function is irreversible (no way to un-void a
  72.        check).
  73.  
  74.        Keyboard: RIGHT-AMIGA V
  75.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  76.  
  77.     Tax
  78.  
  79.        Toggle the labelling (YES or NO) of the current
  80.        transaction as either being tax deductible or used
  81.        for tax purposes.
  82.  
  83.        If selected (YES), the transaction entry in the
  84.        Transaction List will contain a 'T' under the 'T'
  85.        column (which signifies a transaction as being tax
  86.        deductible or used for tax purposes).
  87.  
  88.        Keyboard: RIGHT-AMIGA T
  89.        Mouse:    Menu Item; Check Box
  90.  
  91.     Budget
  92.  
  93.        Allow the check transaction's amount to be
  94.        distributed across several (maximum of 99) budgets.
  95.        The Budget Distribution Requester will be displayed
  96.        for the definition of this check's budget
  97.        distribution list.
  98.  
  99.        The number of budget distributions for the current
  100.        transaction is displayed in parentheses to the
  101.        right of the "Budget" button (between the
  102.        "IN"/"OUT" designation and the PREV/NEXT buttons).
  103.  
  104.        Keyboard: RIGHT-AMIGA B
  105.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  106.  
  107.     Previous
  108.  
  109.        Move to the previous transaction in the Transaction
  110.        List without having to exit the current transaction
  111.        and double-click on the previous entry in the
  112.        Transaction List.  If the current transaction is
  113.        the first transaction in the Transaction List, then
  114.        this function cannot be selected.  This function
  115.        can only be selected for previously entered
  116.        transactions (during the update process).
  117.  
  118.        If the current transaction has been modified,
  119.        selecting this function will not replace the old
  120.        information with the new information (except for
  121.        changes made to the budget distribution list).
  122.        To save all changes, select the Update function.
  123.  
  124.        If the Transaction Requester is not properly drawn
  125.        (as can be the case when using the Keyboard
  126.        Selection), select the Main Screen (which unselect
  127.        the Transaction Requester), then reselect the
  128.        Transaction Requester.  This procedure should
  129.        properly display the current transaction's
  130.        information.
  131.  
  132.        Keyboard: RIGHT-AMIGA <
  133.        Mouse:    Menu Item; UP ARROW Button
  134.  
  135.     Next
  136.  
  137.        Move to the next transaction in the Transaction
  138.        List without having to exit the current transaction
  139.        and double-click on the next entry in the
  140.        Transaction List.  If the current transaction is
  141.        the last transaction in the Transaction List, then
  142.        this function cannot be selected.  This function
  143.        can only be selected for previously entered
  144.        transactions (during the update process).
  145.  
  146.        If the current transaction has been modified,
  147.        selecting this function will not replace the old
  148.        information with the new information (except for
  149.        changes made to the budget distribution list).  To
  150.        save all changes, select the Update function.
  151.  
  152.        If the Transaction Requester is not properly drawn
  153.        (as can be the case when using the Keyboard
  154.        Selection), select the Main Screen (which unselect
  155.        the Transaction Requester), then reselect the
  156.        Transaction Requester.  This procedure should
  157.        properly display the current transaction's
  158.        information.
  159.  
  160.        Keyboard: RIGHT-AMIGA >
  161.        Mouse:    Menu Item; DOWN ARROW Button
  162.  
  163.     Cancel
  164.  
  165.        Terminate the current editing session.  If Batch
  166.        Mode is ON, selecting Cancel will exit Batch Mode
  167.        processing without changing the Batch Mode status.
  168.  
  169.        For new transactions, this function does not enter
  170.        the current transaction into the checkbook.
  171.  
  172.        For previously entered transactions, this function
  173.        ignores any changes made during the current editing
  174.        session (except those made to the transaction's
  175.        budget distribution list which are preserved) and
  176.        restores the previous information.
  177.  
  178.        Keyboard: RIGHT-AMIGA N
  179.        Mouse:    Menu Item; Command Button
  180.  
  181.  
  182.  Description List Menu
  183.  
  184.     Select
  185.  
  186.        Display the Description List Requester for you to
  187.        select a phrase to be placed in the current
  188.        transaction's PAY/DESC or MEMO input fields.  If
  189.        the cursor is currently in the PAY/DESC input field
  190.        and this function is selected, the selected
  191.        description will be placed in the PAY/DESC input
  192.        field, replacing the previous description.  If the
  193.        cursor is currently in the MEMO input field and
  194.        this function is selected, the selected description
  195.        will be placed in the MEMO input field.  If the
  196.        cursor is in any other input field or not shown at
  197.        all, the selected description will be placed in the
  198.        PAY/DESC input field.
  199.  
  200.        Keyboard: RIGHT-AMIGA L
  201.        Mouse:    Menu Item
  202.  
  203.    ----------------------------------------------------
  204.  
  205.  The following list describes the input fields which hold
  206.  the transaction's description.  The input format of each
  207.  field is also given (shown as "FORMAT:").
  208.  
  209.     CHECK#
  210.  
  211.        The check number is entered here.  This input field
  212.        is only shown for check transactions.
  213.  
  214.        FORMAT: nnnnn
  215.                a number between 1 and 99999
  216.  
  217.     DATE
  218.     
  219.        The date of the transaction is entered here.  This
  220.        date is used to determine if this transaction is
  221.        within View Range and within the analysis period.
  222.  
  223.        If the current check transaction falls within the
  224.        current analysis period, the word "IN" is displayed
  225.        next to the "Budget" button.  If the check falls
  226.        outside the analysis period, the word "OUT" is
  227.        displayed in the same area.
  228.  
  229.        FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  230.                any date between 1/1/0100 and 12/31/9999
  231.                (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  232.  
  233.        SHORTCUTS: Enter 's' to use current system date.
  234.  
  235.     PAY / DESC
  236.  
  237.        The description of the transaction is entered here.
  238.  
  239.        For check transactions (labelled as "PAY"), this
  240.        field should contain the payee (to whom the check
  241.        is written).  It is initialized to "CHECK", if the
  242.        S:CAdefault.CAp file does not exist.  Otherwise,
  243.        the description defined in the Default Description
  244.        For -- Checks input field of the Program Prefs
  245.        Requester will be used.
  246.  
  247.        For non-check transactions (labelled as "DESC"),
  248.        this field will contain the word "DEBIT" (for
  249.        debits), "DEPOSIT" (for deposits), and "CREDIT"
  250.        (for credits), if the S:CAdefault.CAp file does not
  251.        exist.  Otherwise, the descriptions defined in the
  252.        Default Description For input fields of the Program
  253.        Prefs Requester will be used.  This initial
  254.        description can be edited.
  255.  
  256.        FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  257.  
  258.     Amount ($)
  259.  
  260.        The dollar value of the transaction is entered
  261.        here.
  262.  
  263.        For check transactions, this amount is equivalent
  264.        to the amount unbudgeted.  If a budget distribution
  265.        list currently exists and this dollar amount is
  266.        edited, causing a discrepancy with the amount
  267.        unbudgeted, the program will notify this fact.
  268.        This amount can be increased without affecting the
  269.        budget distributions, but can only be decreased by
  270.        the amount currently unbudgeted before a
  271.        discrepancy will occur.
  272.  
  273.        FORMAT: nnn,nnn.nn (commas not mandatory)
  274.                an amount between 0.00 and 999,999.99
  275.  
  276.     MEMO
  277.  
  278.        Additional information about the current
  279.        transaction is entered here.  This is what would
  280.        normally be written in the second line of a
  281.        transaction entry in the checkbook register and on
  282.        the MEMO line of a check.
  283.  
  284.        FORMAT: Any sequence of characters (maximum of 50).
  285.  
  286.     CLEARED
  287.  
  288.        The date the current transaction was cleared
  289.        (posted) by the bank.  This information can be
  290.        found on the bank statements.  Once a transaction
  291.        contains a valid cleared date, it will be defined
  292.        as being cleared.  The resulting transaction entry
  293.        in the Transaction List will contain a 'C' under
  294.        the 'C' column (which signifies a transaction as
  295.        being cleared).
  296.  
  297.        FORMAT: MM/DD/YY or MM/DD/YYYY
  298.                any date between 'DATE' date and 12/31/9999
  299.                (MM/DD/YY is equivalent to MM/DD/19YY)
  300.  
  301.        SHORTCUTS: Enter 's' to use current system date.
  302.  
  303.               -- END OF TRANSACTION HELP --
  304.