home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Gold Fish 1 / GoldFishApril1994_CD1.img / d1xx / d122 / names / names.doc < prev    next >
Text File  |  1987-12-31  |  11KB  |  236 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                  Membership List Program Documentation
  8.                    - Copyright   Ernie Nelson 1987 
  9.                             5651 Cielo Ave
  10.                         Santa Barbara Ca. 93117
  11.                        Shareware Development NAC
  12.  
  13. This  is  an  unfinished  but  useful  program  that I created one long
  14. weekend
  15. to provide my wife with the capability to  create and  manage a mailing
  16. list  for  her  womens'  club  of 450 members. The program provides the
  17. capability to create mailing lists, sort  the list  by name,  zip code,
  18. termination date, or group identifier.  It is a bit rough, but it saved
  19. us a lot of typing time, and eliminated  many mistakes  too!   After it
  20. was working, we thought that others may have Amigas and clubs that need
  21. mail lists; so here is an offering for you.  It works!  It seems  to be
  22. easy  to  use  (my  wife  does  not  understand computers and uses this
  23. program).  If there is enough  interest out  there, perhaps  I can make
  24. this program even more useful!
  25.  
  26.             The Membership List Program is not "freeware"!
  27.            The Membership List Program is not public domain!
  28.          The Membership List Program is CopyRighted Software!
  29.                   All Rights are Reserved to Author!
  30.  
  31. However, permission  is granted  to freely (with no charges) distribute
  32. to prospective users, who  (I  hope)  will  send  a  fee  of  $15.00 to
  33. register their use and obtain support. If you don't use it, make a copy
  34. for a friend.  If you do use  it, let  me know  how you  like it, whats
  35. wrong  with  it,  and  register.    If  you  would  like  the source or
  36. modification, register and  make  a  request.    We  can  evaluate your
  37. request; possibly even provide you with custom code, for a custom fee!
  38.  
  39. Send your check or Money Order (made payable to E. R. Nelson) to:
  40.  
  41.                              E. R. Nelson
  42.                             5651 Cielo Ave.
  43.                       Santa Barbara Calif. 93117
  44.  
  45. If you distribute the program to others, include this file, letting all
  46. who obtain a copy know of its origin and nature.
  47.  
  48. The Membership List Program is distributed "as is" without warranty or
  49. guarantee that it is suitable for use or will work  as expected  by any
  50. one.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                    Membership Program Documentation
  59.  
  60.      The program  is a CLI based program that is strictly mouse driven,
  61. the Amiga keys have not been implemented.  It can  be started  from CLI
  62. by typing  the directory path name and the program name "names"; or, it
  63. may be started by modifying a  workbench disk  to include  the program,
  64. your membership  data file,  and appending the startup commands in file
  65. "run.names" to your  startup-sequence.    Also  the  program  is  not a
  66. membership data  base editor,  you must  provide an  ASCII file of your
  67. membership as described below and shown by example  in the "names.list"
  68. file provided.   Once  started, use  the mouse  to select menu options.
  69. Each one is also described in the following paragraphs.  
  70.  
  71.                                  Getting Started
  72.  
  73.      Before running the Membership  Program, you  will need  to prepare
  74. your  membership  list  data  base.    Use your favorite editor or word
  75. processor to create a file with entries of members as follows:
  76.  
  77.      First Line     <Membership Date> <Membership Number>  <Group ID>
  78.      Second Line    <Name  Last name first> <,> <First name or names>
  79.      Third Line     <Street Address or P O Box>
  80.      Fourth Line    <City><,> <State> <ZipCode>
  81.  
  82. Separate each four line entry with at least one blank line.  Of course,
  83. each line has a certain format, so the program may read the values.  Do
  84. not worry about the order of entering the names list, you can sort then
  85. with the  Membership Program.  Each of  the brackets  above represent a
  86. field entry.  The entries are separated by blanks, except where a comma
  87. appears, much  like the  way secretaries  type addresses.   Examine the
  88. example file to obtain a clearer picture of the data  format.  However,
  89. here is an attempted description in words too!
  90.  
  91.      First Line:    The date  is two  numbers separated  by a slash for
  92.                     example, 9/89, for September, 1989.  The membership
  93.                     number is a 7 digit integer such as a phone number.
  94.                     The  group   ID  is   a  one  character  code  used
  95.                     to identify sub-groups within the membership.  
  96.  
  97.      Second Line:   The name is entered  last name  first with  a comma
  98.                     then a blank and any number of first names (up to a
  99.                     40 character limit?).
  100.  
  101.      Third Line:    The street address is entered as you would  type it
  102.                     on  a   letter.    This  all  one  field  of  ASCII
  103.                     characters.
  104.  
  105.      Fourth Line:   The city name, state name, and zip code  are each a
  106.                     separate field.   The city name must be followed by
  107.                     a comma and at least  one  space  before  the state
  108.                     entry. The  state entry  may be  an abbreviation or
  109.                     spelled out  in  full,  followed  by  at  least one
  110.                     blank.   The zip  code must  be a  5 digit zip code
  111.                     only.
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.      The  format  was   developed   for  our  use.    Perhaps  it  fits
  120. your use  too.   However, it is expected that the first line has extras
  121. that you do not wish to use.  Please at  least enter  something in each
  122. field to prevent the possibility of crashing the program.  It was never
  123. tested without all the fields, for  obvious reasons.   Your  welcome to
  124. try.  If you have a serious need for other formats, write a letter with
  125. your registration fee and  we can  discuss customizing  the program for
  126. your group.  
  127.  
  128.      Save your  list of  members in  a file  without any word processor
  129. unique commands or  embedded  special  characters  other  than carriage
  130. returns or line feed characters.   You  should  now be ready to run the
  131. program with your data.
  132.  
  133.  
  134.                         Summary of Menu Options
  135.  
  136.      When the program starts, an information window opens.  This window
  137. has  the  title  of  the  program,  and provides the user with a status
  138. message  of  commands  expected.    The  first  one  is  "Select Menu",
  139. indicating that the user must use the menus to select program commands.
  140. Use the mouse and the menu button to select the menu in the menu bar at
  141. the top of the screen.  The full menu appears, with most of the choices
  142. ghosted.  Only  two  choices  are  allowed,  "Read  Names"  and "Quit".
  143. Selecting  "Quit"  or  the  message  window  close  gadget with end the
  144. program and leave you in CLI.    The  other  option  opens  a directory
  145. selector window  to allow  you to  choose your  data file. It should be
  146. self explanatory.
  147.  
  148.      The "Directory Selector" window  presents  the  user  with several
  149. gadgets to  allow selection  of a file for action by a program.  By the
  150. way, this  was  wholly  written  by  myself,  any  similarity  to other
  151. directory selectors  is due  to their  influence during  my learning to
  152. program the Amiga system.   To  select a  file that  you see,  move the
  153. mouse pointer  to its line and click the gadget mouse button.  The file
  154. name will appear at the bottom of the  window.   Use the  scroll bar to
  155. view  the  full  directory.    When the desired file has been selected,
  156. click on the "Accept" button to retrieve the  file.   The other buttons
  157. allow the user to select other volumes and directories.  Your file need
  158. not be on your boot disk!  
  159.  
  160.      Once you leave the  "Directory  Selector"  the  program  loads the
  161. names list,  notice the message window indicates "Reading Names".  When
  162. it again shows "Select Menu", you may select any of  the other options.
  163.  
  164.  
  165.      The Options are briefly:
  166.  
  167.           "Sort Names" by any of the following fields, Date, 
  168.           Group,Name, or Zip code.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.           "Names  to  Screen"  lists  the  membership to the screen for
  177.           preview.
  178.  
  179.           "Print Names" sends the membership list to the printer.  This
  180.           is  not  in  mailing  label  format.    We  use  this list to
  181.           maintain the membership  by  making  multiple  copies, giving
  182.           them to  the officers,  who make changes on the lists.  These
  183.           changes are the basis for modifying the membership data base.
  184.  
  185.           "Save Names" sends the membership list to the  specified file
  186.           in  mailing  label  format.    We  then type this list to the
  187.           printer with labels loaded to print the stick on labels for a
  188.           mailing of the newsletter.  You get a select window here too!
  189.           It lets you enter  a file  name for  saving the  labels list.
  190.           This may  be a full path name.  If you enter an existing file
  191.           name, you get a warning.  If  you enter a directory name, you
  192.           get asked to enter another file!
  193.  
  194.           "Output Format"  opens a window with an integer gadget, which
  195.           is used to identify  the  number  of  additional  blank lines
  196.           between each  mailing label.   We use small 15/16 inch labels
  197.           that are closely spaced.  Two blank lines  are sufficient for
  198.           this type  of label. One additional blank line is used to set
  199.           the label  spacing for  this label.  The default  is set this
  200.           way. Your labels may be  different, experiment with the short
  201.           example file to determine the best setting.   By the  way, no
  202.           checking is  done for  this setting.  You may set this number
  203.           large, and get one label  every  hundred  feet!    Be careful
  204.           here! If  this setting is set to zero, you get one blank line
  205.           between each entry in the "Saved Names" file.
  206.  
  207.           "About Names" is my notice with registration information.
  208.  
  209.           "Quit Names" and  the  close  box  on  the  "Membership List"
  210.           information  window  exit  the  program  to CLI.  Sorry, this
  211.           program is not Workbench oriented!   We don't  do Icons, just
  212.           windows!
  213.  
  214.  
  215.  
  216.      Well that's  the Membership List Program for your evaluation.  Try
  217. it; use it for one month.  Make a mailing with it.  If you like it, let
  218. me know.  If its  not the right format, we can negotiate modifications.
  219. If you have other ideas, use them.   But do  not copy  this document or
  220. the associated  code and sell it to anyone.  Pass it on, freely with no
  221. fees ("It" refers to the code,  example  address  data  base,  and this
  222. documentation  as  one  unit).    If  fees  are  charged, you require a
  223. separate authorizing letter for such transfers!   Lets  keep the spirit
  224. of cheap  software going, support your local Authors, send money!  Lets
  225. also reimburse  those  souls  who  create  useable  programs  for their
  226. labors, they work real hard!
  227.  
  228.                                         Author Ernie Nelson
  229.                                         Copyright   1987
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.    
  236.