home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fujiology Archive / fujiology_archive_v1_0.iso / !MAGS / !BONUS / COVERDSK / STFORMAT / STF16.ZIP / STF16.MSA / PERSONAL.DB_MANUAL.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-09-23  |  9KB  |  264 lines
  1.                                   INTRODUCTION
  2.  
  3. This 'Personal Database' is the first in  a  series of modules that will enable
  4. you to simplify and  speed-up  the  retrieval  of  information.  This module is
  5. designed for the home user who wishes  to  retain  a file of Names & Addresses,
  6. and use that  file  either  just  for  reference,  printing  address  labels or
  7. printing customised letters  (Mail  merging).  Output  can  be  directed to the
  8. screen, printer or disk (exported).
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                               SYSTEM REQUIREMENTS
  13.  
  14.  
  15.                              Any ATARI ST Computer
  16.                               At least 520K Memory
  17.                             Floppy Disk or Hard Disk
  18.                     Any Epson Compatible Printer (Optional)
  19.                 Hi-rez (MONO) or Med-rez (Colour) Monitor or TV
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                              PROGRAM CONFIGURATION
  26.  
  27.                                Personal version
  28.                   -------------------------------------
  29.                    Field    Title            Max length
  30.                      1      Mr/Mrs/Ms/Dr etc     8
  31.                      2      Forename(s)         12
  32.                      3      Surname             17
  33.                      4      Address line 1      30
  34.                      5      Address line 2      30
  35.                      6      Address line 3      30
  36.                      7      Address line 4      30
  37.                      8      Post Code           10
  38.                      9      Telephone No.       14
  39.                     10      Infoline 1          60
  40.                     11      Infoline 2          60
  41.                     12      Comments line       60
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.                                    OPERATION
  50.  
  51.  
  52. MAIN MENU
  53.  
  54. The main menu will automatically be  displayed  whenever the program is run, it
  55. is from here that all operations are controlled.
  56.  
  57. Above the main box  of  options  is  shown  the  current  version number of the
  58. program, This program  is  constantly  under  revision  and  therefore you must
  59. register to ensure that  you  have  the  latest  version. Registered users will
  60. automatically be notified of all upgrades.
  61.  
  62. Also in the bottom right of the  screen  there are some useful indicators which
  63. display:
  64.                1.  Number of records currently in memory.
  65.                2.  Amount of free memory, available for new records.
  66.                3.  Amount of free space on current disk in use.
  67.                             [A] Add NEW Record:
  68.  
  69. By selecting this option you will  be  presented  with a screen showing the new
  70. record number, and all the  blank  data  fields.  The  computer in now in 'EDIT
  71. MODE' and data can be  typed  in  where  required,  the following keys are also
  72. operational:-
  73.              [Cursor-UP]     Move cursor to previous field.
  74.              [Cursor-DOWN]   Move cursor to next field.
  75.              [Cursor-LEFT]   Move cursor left in field.
  76.              [Cursor-RIGHT]  Move cursor right in field.
  77.              [Return]        Move cursor to next field.
  78.              [Clr Home]      Move cursor to start of field.
  79.              [Insert]        Insert space at current cursor position.
  80.              [Delete]        Delete character at current cursor position.
  81.              [Backspace]     Delete character prior to cursor position.
  82.              [Esc]           Delete entire field.
  83.              [F1]            Duplicate field from previous record.
  84.              [F10]           Exit 'EDIT MODE'
  85.  
  86.  
  87.  
  88.                             [V] VIEW/MODIFY Records:
  89.  
  90. This option should be used to examine  data  in any one record, Print a one-off
  91. address label, Modify a record, or  to  generally page between records, at your
  92. own pace.
  93.  
  94. This option can only be selected if there are is least 1 record in memory.
  95.  
  96.  
  97. On selection of this option you  will  be  presented with a dialogue box, which
  98. will request which record is  to  be  shown  on  screen. You may press [Return]
  99. without selecting a record number, for  the  first  record to be shown.  Should
  100. you select a record larger  than  the  maximum,  then  the  last record will be
  101. shown.
  102.  
  103. The following keys are operational:-
  104.  
  105.          [Esc]           Return to Main Menu.
  106.          [Undo]          Delete record shown.
  107.          [M]             Modify record shown,'EDIT MODE' as in ADD NEW Record.
  108.          [L]             Print an Address Label.
  109.          [Cursor UP]     Show First record.
  110.          [Cursor DOWN]   Show Last record.
  111.          [Cursor LEFT]   Show Previous record.
  112.          [Cursor RIGHT]  Show Next record.
  113.  
  114.  [Shift]+[Cursor LEFT]   Show Previous record minus ten, (Go back by 10).
  115.  [Shift]+[Cursor RIGHT]  Show Next record plus ten, (Go forward by 10).
  116.  
  117. ADDRESS LABELS
  118.  
  119. When selecting to  print  an  address  label  you  will  be  asked  whether you
  120. initially require a test pattern, (to check the alignment of labels).
  121.                            [P] PRINT/SEARCH Records:
  122.  
  123. This is a very complex option  as  a  variety  of  outputs can be obtained, but
  124. providing you take each step individually, then all will become clear!
  125.  
  126.  
  127. This option should be used for finding  all records that may contain a specific
  128. search string, printing  address  labels  for  more  than  one  record at once,
  129. Printing  Mail merged  letters,  or  just  sorting  the  data (ie. Alphabetical
  130. order).
  131.  
  132.  
  133. OPTION BOX 1:
  134.  
  135. In this box you should enter all  the  search criteria as required, relevant to
  136. the field to search. Should specific data search be required on any part of the
  137. address, then all the address  lines  will  be  searched for the address search
  138. string as entered.
  139.  
  140. You can search for all or any  part  of  a  required string for example; if the
  141. surname field was  searched  for  'jo',  then  the  following  would  all match
  142. 'Johnston','Mojon' and 'Smythe-Jones'.
  143.  
  144.  
  145. The default  string  'All'  means  where  applicable  this  field  need  not be
  146. searched, as all records will be acceptable.
  147.  
  148. KEYS:         [Esc]       Will clear the default to allow manual entry.
  149.               [Return]    Accept as shown, move to next field.
  150.  
  151.  
  152. OPTION BOX 2:
  153.  
  154. In this box you should select the field on which the data should be sorted (ie.
  155. The order in which the selected records are presented).
  156.  
  157. Use the cursor keys to highlight the field required and then press return.
  158.  
  159.  
  160.  
  161. OPTION BOX 3:
  162.  
  163. In this box you should select where you wish the selected records to go.
  164. Use the Cursor keys to highlight the device required and then press return.
  165.  
  166. In the event that you had ten smith's  then  all ten would now be listed on the
  167. screen.
  168.  
  169. You can now use the mouse to select any of the listed records, by doing so, the
  170. selected record will be shown  in  full  on  the  screen  and the keyboard will
  171. function as in the  'VIEW/MODIFY  Mode',  with  the  exception that by pressing
  172. [Esc] you will be returned to your list.
  173.  
  174.  
  175. Should you select 'Printer' then you  will  be given two further choices either
  176. to print a 'LIST' of all  the  selected  records, or print 'ADDRESS LABELS' for
  177. all the selected records.
  178.  
  179.  
  180. Should you select 'MAIL MERGE' then you  will be shown the GEM fileselector and
  181. prompted to select the document you wish to use.
  182.  
  183. The next choice will be to select  whether  you require your address printed at
  184. the top left corner of the document or not (for example, not required on letter
  185. headed paper).
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                [L] LOAD Database:
  194.  
  195. This option will provide you with  a  GEM  Fileselector, use this to select the
  196. datafile you wish to load. The datafile must  be of the correct format to avoid
  197. errors.
  198.  
  199.  
  200.                                [S] SAVE Database:
  201.  
  202. This option will again provide you with  a GEM Fileselector, use this to select
  203. the name you wish your datafile to be saved as.
  204.  
  205.  
  206.                               [T] TEXT PROCESSOR:
  207.  
  208. This will allow you to compose or edit  a document (letter) that may be used in
  209. the mail merge option, for example to  send  a standard letter to all people on
  210. the database, or a perhaps just a selective few.
  211.  
  212. Should you wish to use your document in a mail merge operation, then you should
  213. ensure the document is saved, prior to returning to the main menu.
  214.  
  215. Whe editing a document pressing [HELP] will  show all the special function keys
  216. available to assist editing.
  217.                                [Q] QUIT program:
  218.  
  219. Use this option to exit the program and return to the Desktop.
  220.  
  221. Prior to quitting the program will check whether the datafile has been modified
  222. in any way, If it has you will be  asked if you wish to save the datafile prior
  223. to quitting.
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242. PRICES:          PD Version £???,  From all leading PD Libraries
  243.  
  244.                  STANDARD VERSION     £10.00
  245.                  CUSTOMISED VERSION   £20.00
  246.  
  247.  
  248.    The PD version is SHAREWARE, and has a built-in limitation of 10 Records.
  249.  
  250.  
  251.  
  252. All REGISTERED USERS will be supplied  with the STANDARD Version accompanied by
  253.                      a fully comprehensive printed manual.
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.                              (c)1990 BAY COMPUTERS
  259.                                  3 Teasel Walk
  260.                                    Morecambe
  261.                                  Lancs. LA3 3QQ
  262.  
  263.                                Tel: (0524) 831162
  264.