home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Original Shareware 1992 / TheOrigSharewareV1.cdr / 9 / facltj.exe / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-01  |  210KB  |  6,403 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.                            FACILITATE, Jr. User Manual
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                                 Copyright 1990, 1991
  53.                                 FACILITATE, Inc.
  54.                                 1268 Halifax Road
  55.                                 Knoxville, TN 37922
  56.  
  57.                                 Revised:  January 1, 1991
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                                 TABLE OF CONTENTS
  73.  
  74. INTRODUCTION TO FACILITATE                                    5
  75.  
  76.           Welcome to FACILITATE                               5
  77.           Personal Note from Creators of FACILITATE           5
  78.           Hardware and Software Recommendations               6
  79.           Installing FACILITATE                               8
  80.           Early Decisions to be Made                          9
  81.           Introduction to Database Concept                   11
  82.           Database Structure and Terminology                 12
  83.  
  84.           Understanding How FACILITATE Works                 14
  85.           FACILITATE Menu System                             14
  86.           Cursor Movement and Function Keys                  17
  87.           FACILITATE Data Field Type and Length              20
  88.  
  89.           A Quick Tutorial                                   20
  90.  
  91.  
  92. FACILITATE DATABASE FIELDS by COLUMN CODE                    21
  93.  
  94.  
  95. FACILITATE MENU and SCREEN OPTION SYSTEM OUTLINE             35
  96.  
  97.           Work Order Information Menu                        35
  98.           Work Order Reports Menu                            35
  99.           Maintenance Schedules Menu                         36
  100.           Equipment Management Menu                          36
  101.           Equipment History Menu                             37
  102.           Maintenance Contracts Menu                         37
  103.           Codes Maintenance Menu                             38
  104.           System Maintenance Menu                            38
  105.  
  106.  
  107. FACILITATE WORK ORDER INFORMATION MODULE  (01.00.00)         40
  108.  
  109.           Prerequisites to Data Entry                        40
  110.  
  111.           Work Order Information Menu                        40
  112.           Generate a Work Order                              40
  113.           Work Order Field Type Description                  41
  114.           Generate a Completed Work Order                    43
  115.           Edit Work Orders                                   44
  116.  
  117.           Work Order Completion                              45
  118.           Work Order Completion Field Type Description       49
  119.  
  120.           Process Work Orders in Queue                       49
  121.           Edit Work Orders in Queue                          50
  122.           Reprint Work Orders                                51
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                        Page 2
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. FACILITATE WORK ORDER REPORTS MENU (02.00.00)                52
  138.  
  139.           Work Order Reports                                 52
  140.  
  141.  
  142. FACILITATE MAINTENANCE SCHEDULES MENU (03.00.00)             54
  143.  
  144.           Create/Edit Maintenance Schedules                  54
  145.           Create/Edit Daily/Weekly Maintenance Schedules     57
  146.           Generate Work Orders from Schedules                59
  147.           Generate Daily/Weekly Work Order From Schedules    60
  148.           Maintenance Schedule Reports                       61
  149.  
  150.  
  151. FACILITATE EQUIPMENT MANAGEMENT MODULE (04.00.00)            62
  152.  
  153.           Equipment Information Menu                         62
  154.           Prerequisites to Data Entry                        62
  155.  
  156.           Add Equipment Items                                62
  157.           Equipment Information Field Types/Length           63
  158.           Edit Equipment Items                               67
  159.           Equipment Lookup Options                           67
  160.           Print Equipment Information                        68
  161.           Print Equipment List                               69
  162.  
  163.  
  164. FACILITATE EQUIPMENT HISTORY MODULE  (05.00.00)              70
  165.  
  166.           Add/Edit History Information                       70
  167.           Print History Information                          71
  168.  
  169.  
  170. FACILITATE MAINTENANCE CONTRACTS MANAGEMENT MODULE (06.00.00)
  171.  
  172.           Maintenance Contracts Menu                         72
  173.           Add New Contracts                                  72
  174.           Prerequisites to Data Entry                        72
  175.  
  176.           Equipment Contracts Field Types/Length             72
  177.           Edit Contract Information                          73
  178.           Contract Information Reports Menu                  73
  179.           Add/Edit Contract Service on an Equipment Item     73
  180.           Add/Edit Equipment Items on a Contract             74
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                        Page 3
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203. FACILITATE CODES MAINTENANCE MODULE (07.00.00)               75
  204.  
  205.           Data Entry, Edit and Print Information             75
  206.           Codes Data Field Type/Length Information           75
  207.  
  208.           EQUIPMENT CODES                                    76
  209.           Equipment Class Codes                              76
  210.           Equipment Type Codes                               77
  211.             Useful Life Values                               77
  212.             Preventive Maintenance Procedure Numbering       79
  213.             Performance Verification Procedure Numbering     80
  214.           Equipment Status Codes                             81
  215.           Equipment Data Type Codes                          81
  216.           Manufacturer Codes                                 82
  217.           Vendor Codes                                       82
  218.           Contract Type Codes                                83
  219.  
  220.           WORK ORDER CODES                                   84
  221.           Work Order Type Codes                              84
  222.           Work Order Status Codes                            84
  223.           Work Order Completion Codes                        85
  224.           Work Order Priority Codes                          85
  225.           Scheduled Maintenance Procedure Codes              85
  226.           Scheduled Maintenance Procedure Task Codes         86
  227.  
  228.           GENERAL CODES                                      88
  229.           Account Codes                                      88
  230.           Location Codes                                     88
  231.           Employee Codes                                     89
  232.           Position Codes                                     89
  233.           Service Group Codes                                89
  234.  
  235.  
  236. FACILITATE SYSTEM MAINTENANCE MODULE (08.00.00)              90
  237.  
  238.           Add Users and Set Passwords                        90
  239.           Assigning Access Rights                            91
  240.  
  241.           Set Global Information                             93
  242.  
  243.           Post Work Order Transactions                       94
  244.  
  245.           Purge Old Transactions                             95
  246.  
  247.           Database Maintenance                               97
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                        Page 4
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269. WELCOME
  270.  
  271. Welcome to the FACILITATE, Jr. (TM) Software Program by Facilitate, Inc.
  272. FACILITATE is a registered trademark of Facilitate, Inc. of
  273. Knoxville, TN, USA.  Please read the Software License Agreement
  274. provided with this software.  We appreciate your trust in
  275. us as evidenced by your working with this software package.  It
  276. has been designed to "Facilitate" reaching your goals as a
  277. service department.  We, in turn, place our trust
  278. in you to protect the fruits of our labor by honoring the terms
  279. and conditions of the software license agreement.
  280.  
  281.  
  282. A PERSONAL NOTE FROM THE CREATORS OF FACILITATE
  283.  
  284. The development of FACILITATE began as a home project by two hospital service
  285. department managers.  It was fueled by the desire to have an effective
  286. information management tool that was flexible and useful to not only the
  287. managers, but to the technical and clerical staff as well.  A thorough search of
  288. the marketplace revealed very expensive products with bells and whistles and
  289. very inexpensive products that addressed only the basic equipment and work order
  290. management dimensions, but not what we needed.  We needed one that would allow
  291. us to manage our departments on a daily basis as well as help us plan for the
  292. future.  Above all else, we needed to be able to accurately report information
  293. about our departments to the people we report to without having to convince (and
  294. pay) the software developer to write a special report for us.  We discovered
  295. that no software vendor had adequately addressed both the
  296. technical and managerial issues involved in the management of service
  297. departments.   Hence, FACILITATE was conceived.  After two years of
  298. development and on-site testing, we are now privileged to share it with you.
  299.  
  300. While we combined over thirty years of plant operations, biomedical equipment,
  301. housekeeping, telecommunications and asset management experience into the
  302. development of FACILITATE, we are certain we have not thought of every need you
  303. may encounter.  For this reason we present you with a package that we expect you
  304. to customize if you so desire.  By using the tremendous power and flexibility
  305. of R:Base by MicroRim, you can build your own personalized menu system, forms,
  306. views and reports.  You do not have to purchase a special
  307. report generator, nor call us to do this for you - its all there for you to work
  308. with.
  309.  
  310. To further promote cooperation and to help you reach your goals within your area
  311. of responsibility, we have established a FACILITATE User's Group.  You don't
  312. have to dip into your travel budget to attend a meeting.  All you have to have
  313. is a subscription to the group and a modem.
  314.  
  315. We sincerely hope that you will communicate with us, tell us how we can help
  316. you.  Not every idea presented will necessarily be incorporated into the
  317. standard FACILITATE program, but it doesn't have to be for you to use the idea.
  318. If you see an idea you like on the Bulletin Board, you simply
  319. incorporate it into your program.
  320.  
  321. The following pages provide some hardware and software recommendations and
  322. introduce you to FACILITATE.
  323.  
  324.  
  325.                                        Page 5
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  I. SYSTEM RECOMMENDATIONS
  336.  
  337.      A.  Recommended Operating System for single users
  338.  
  339.          For optimal performance of your software, we recommend
  340.          operating with DOS 3.3.  Any DOS version above 3.1 will
  341.          work satisfactorily.  Note that FACILITATE supports multi-tasking
  342.          via Windows 3.0 or DESQView 2.3.  We recommend DESQView 2.3 and
  343.          the use of QEMM 5.1 for memory management (with either DESQView or
  344.          Windows).  DESQView will allow you to run other applications
  345.          (word processing, CAD, etc.) and quickly switch to FACILITATE
  346.          without exiting the other applications.  We have thoroughly
  347.          tested FACILITATE in a network environment with users running
  348.          multiple applications and multiple FACILITATE sessions!  This means
  349.          that you can for example be typing a document in a word processor,
  350.          be running a report in FACILITATE as a background task, then when
  351.          you get a phone call, switch to another session and generate an
  352.          unscheduled maintenance work request, all at the same PC!
  353.  
  354.      B.  Recommended Networking Software
  355.  
  356.          Several Networking Packages are available in the
  357.          marketplace.  FACILITATE will run satisfactorily on any
  358.          DOS 3.1 compatible network.  We recommend Novell NetWare
  359.          because of its exceptional performance and reliability.
  360.          Our product will work with NetWare 286 (ELS, Advanced, or SFT)
  361.          and with NetWare 386.  Note that users on a network can multi
  362.          task with FACILITATE, running both multiple FACILITATE sessions
  363.          and other applications concurrently.
  364.  
  365.      C.  Hardware Recommendations
  366.  
  367.          All hardware should be IBM PC or PS/2 compatible.  NOTE that
  368.          these are recommended configurations, NOT requirements.  The
  369.          only hardware requirements are IBM compatibility, 640k RAM,
  370.          and a hard disk.
  371.  
  372.          1.  Single Computer system - basic configuration
  373.  
  374.              - 80386SX or 80386 CPU
  375.              - 1 MB RAM (2 MB + if multi-tasking is desired)
  376.              - 40 MB plus hard disk
  377.              - VGA Video Card (VGA NOT required)
  378.              - VGA Color Monitor (color NOT required)
  379.              - 1.2 MB or 1.44 MB floppy
  380.              - Parallel Port, Serial Port
  381.              - 101 Enhanced Keyboard
  382.              - 300 cps printer
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.                                        Page 6
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.          2.  File Server Hardware Recommendations (Networks only)
  402.  
  403.              - 80386 CPU, 20 MHz or greater
  404.              - 4 MB RAM
  405.              - 100 MB plus SCSI hard disk
  406.              - Disk Coprocessor
  407.              - VGA Video Card
  408.              - VGA Monochrome Monitor
  409.              - 1.2 MB or 1.44 MB floppy
  410.              - 2 parallel ports
  411.              - 1 or 2 serial ports
  412.              - 101 Enhanced Keyboard
  413.              - 400 plus cps printer (reports)
  414.              - 200 cps printer (dispatch - Unscheduled maintenance requests
  415.  
  416.          3.  Network Workstation Recommendations
  417.  
  418.              - 80386SX or 80386 CPU
  419.              - 1 MB RAM (2 MB + if multi-tasking)
  420.              - VGA Video Card
  421.              - VGA Color Monitor or VGA Monochrome Monitor
  422.              - Hard disk (optional)
  423.              - 1.2 MB or 1.44 MB floppy (optional)
  424.              - Remote boot EPROM if no floppy or hard disk
  425.              - Parallel Port, Serial Port
  426.              - 101 Enhanced Keyboard
  427.  
  428.          4.  Network Interface Card Recommendations
  429.  
  430.              - 16 or 32 bit interface for File Server
  431.              - 8 or 16 bit for workstations
  432.              - If compatibility with existing LANs in the
  433.                facility is an issue, contact Facilitate, Inc. with specifics
  434.              - For "stand alone" networks, Thomas-Conrad Corp ARCNET
  435.  
  436.          5.  Miscellaneous (But Important) Hardware
  437.              Recommendations
  438.  
  439.              - Modem - 2400 Baud Hayes compatible plus MNP Level 5
  440.              - Backup System (Tape, removable disk, etc.)
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.                                        Page 7
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467. II. INSTALLING FACILITATE
  468.  
  469.          NOTE:  If FACILITATE, Jr. was supplied to you on diskette,
  470.          please follow the instructions in the README.TXT file on the
  471.          diskette, then proceed to Step F below (skipping A thru E).
  472.          Steps A thru E apply for copies of FACILITATE, Jr. obtained
  473.          from bulletin boards (BBS).
  474.  
  475.          A. Create a directory on your hard disk or server disk.
  476.  
  477.          B. Copy the FACLTJR.EXE file to this directory.
  478.  
  479.          C. Type FACLTJR.EXE [Enter] to extract the files.  FACILITATE, Jr.
  480.             is a self-extracting ZIP file using PKWARE.
  481.  
  482.          D. The README.DOC file contains an explanation of the contents
  483.             of each of the files.
  484.  
  485.          E. Delete the FACLTJR.EXE file.  Keep a copy of this file in a
  486.             safe place should it ever be necessary to re-install the
  487.             software.
  488.  
  489.          F. Set the file attributes of the files.  The executable files
  490.             (FACLTM.EXE and FACLTM.OVL) should be set to read-only.  If you
  491.             wish to keep the document files on your disk for quick display
  492.             on your monitor, these files (*.DOC) should be set to read-only
  493.             as well.  The attributes of the database files (*.RBF) should
  494.             be read-write.  If the software is installed on a network the
  495.             database files should be shareable-read-write, and further, if
  496.             installed on a Novell SFT (System Fault Tolerant) network, they
  497.             should be shareable-read-write-index-transactional (SRWIT).
  498.             In DOS installations use the ATTRIB command to set the file
  499.             attributes, in Novell installations use the FLAG command.
  500.  
  501.          G. For network installations only:  Access to the newly created
  502.             directory for FACILITATE must be granted to all users who will
  503.             use this software.  The minimum access requirement to the
  504.             directory must be Read-Write-Open-Search (RWOS).  The rights may
  505.             be assigned to users individually, or to all of the users in a
  506.             group (Refer to the NetWare manual for the SYSCON Menu Utility
  507.             and the GRANT and TLIST command line utilities.)
  508.  
  509.          H. After the software is installed, you may start FACILITATE, Jr.
  510.             by executing the FACLTM.EXE file:  type FACLTM [Enter].  We
  511.             suggest that a batch file be written (or FACLTM be added to
  512.             an existing menu system) to start the program from the users
  513.             "home" directory.  This will simplify access for novice users.
  514.  
  515.          I. FACILITATE, Jr. requires that the user enter a name and a password
  516.             to gain access to the database.  The software comes with a user
  517.             name SYSTEM and a password STARTUP.  There are 4 levels of security
  518.             in FACILITATE, Jr, which are discussed further below.
  519.             (A detailed explanation of assigning security is provided under the
  520.             heading for 08.01.00 later in this manual.)
  521.  
  522.  
  523.                                        Page 8
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533. III. DECISIONS YOU NEED TO MAKE BEFORE STARTING
  534.  
  535.      A.  System Administration
  536.  
  537.          Who will have access to:
  538.  
  539.          1.  FACILITATE System
  540.  
  541.              A "System Supervisor" should be designated.  The
  542.              System Supervisor has access to all information
  543.              within FACILITATE including User Names and
  544.              Passwords, Employee Payroll Files, Global
  545.              Information used throughout FACILITATE, System-wide
  546.              Codes, and Database Maintenance Features.  The
  547.              "System Supervisor" is also normally granted rights
  548.              to utilize the R:Base User Interface to make changes
  549.              to the database structure, menu system, input forms
  550.              and reports.  Normally, the System Supervisor is
  551.              assigned the responsibility for monitoring the
  552.              database for proper use and data integrity.
  553.  
  554.              To reduce the potential for database corruption,
  555.              the loss of data, or unauthorized editing of data, the
  556.              access rights granted to each user should be carefully
  557.              considered.  Access rights are established in Menu
  558.              Option 08.01.01 and are granted or revoked on a per
  559.              user basis for:
  560.  
  561.                  a.  System Access
  562.                  b.  Employee Payroll File Access
  563.                  c.  Codes Access
  564.                  d.  Operational Access (Equipment and Work Order data)
  565.  
  566.              We strongly recommend that only those having a full
  567.              understanding of the of the software be granted access
  568.              to the FACILITATE System.  Right to the other access
  569.              controlled areas should be based upon the need to
  570.              know and the need to be able to hold specific people
  571.              accountable for the accuracy of the data in the
  572.              various areas.
  573.  
  574.          2.  FACILITATE Codes
  575.  
  576.              Codes are used throughout FACILITATE to standardize
  577.              information and to reduce the amount of disk space
  578.              required to store repeated data.  You will want to
  579.              appoint someone in your organization to be
  580.              responsible for maintaining the code system and
  581.              decide whether or not to let other users access the
  582.              screen where codes and their descriptions are input.
  583.              By granting access to the Codes Module, you allow
  584.              the user to change codes and codes descriptions that
  585.              are used throughout the database.  Revoking those
  586.              rights prevents a user from making such changes but
  587.              does not affect their ability to utilize the codes
  588.  
  589.                                        Page 9
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.              wherever they appear in input forms and reports.
  601.              Codes and their descriptions will appear in input
  602.              screens and reports for all users, regardless of
  603.              their access rights within the Codes Module.
  604.  
  605.  
  606.      B.  Codes Administration and Maintenance
  607.  
  608.          Time spent to develop a written codes system prior to
  609.          implementing your program will save time in the long
  610.          run.  To enjoy the full benefit of FACILITATE features,
  611.          you need to determine how it should be implemented to
  612.          support your technical, managerial and administrative
  613.          staff.  Everyone has a "unique" way of doing things.
  614.          While computerization of a department's information
  615.          handling methods may be an opportunity to change the way
  616.          things are done, it should not be necessary for you to
  617.          make major changes in order for your software package to
  618.          work well within your operation.  Standardization of
  619.          information is a positive or negative concept, depending
  620.          on one's perspective and how successful they are in
  621.          turning it into a benefit.  Codes allow storage of a lot
  622.          of data repeated many time throughout the database in a
  623.          small amount of space.  The use of coded information is
  624.          also an effective way to improve the retrievability of
  625.          information as well as to create professional looking
  626.          reports.
  627.  
  628.          To take full advantage of the power of FACILITATE
  629.          requires a good understanding of the coded fields and
  630.          how they are used throughout the program.  The use of
  631.          some codes, such as Manufacturer and Vendor Codes, are
  632.          pretty obvious and easy to implement without much
  633.          investigation.  Other codes, such as Equipment Class,
  634.          Type and Status may seem obvious, but how they can best
  635.          be used in your organization can be understood only
  636.          after a thorough investigation of how they relate to the
  637.          overall FACILITATE program.  Having done that, you will
  638.          be able to devise and implement codes that integrate
  639.          well into your management system.
  640.  
  641.  
  642.      C.  System and Database Archives
  643.  
  644.          One of the most common errors made by database users is
  645.          the failure to establish and utilize routine information
  646.          backup procedures.  FACILITATE users have not reported
  647.          any incidences of database corruption due to software
  648.          problems.  However, several users have lost data due to
  649.          operator errors, sudden power outages and hardware
  650.          problems.  Before you start to enter data into
  651.          FACILITATE, decide how many minutes, hours or days of
  652.          work you are willing to lose at any one time.  This
  653.  
  654.  
  655.                                        Page 10
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.          decision will help you determine how often you will back
  666.          up your software system and database.
  667.  
  668.  
  669.          FACILITATE software and database files may be backed up
  670.          using DOS Copy, Xcopy or Backup.  Copy, Archive or
  671.          Backup utilities found in network operating systems may
  672.          also be used.  Once you have installed your software,
  673.          make a backup of the directory on a removeable media
  674.          (diskette or tape), label it FACILITATE System Backup,
  675.          date it and store it in a safe place.  Then, as you add
  676.          data to the database, back up the database files to
  677.          another removeable media as often as you deem necessary.
  678.          There are three database files; FACLT1.RBF, FACLT2.RBF
  679.          and FACLT3.RBF.  We recommend that they be backed up no
  680.          less than once daily.  These backup diskettes or tapes
  681.          should be labeled FACILITATE Database Backup, dated and
  682.          stored in a safe place.
  683.  
  684.          Consider using PKWARE or another file compression program
  685.          to reduce the size of the media requirements for backup.
  686.  
  687.          We also recommend that you have five (5) to seven (7)
  688.          sets of backup diskettes or tapes.  Should you discover
  689.          a database problem that actually happened several days
  690.          ago, it may be possible for you to recover the error by
  691.          returning to the backup copy containing the last error-
  692.          free database.  Also, by having several incremental
  693.          backups of your database, operator errors experienced
  694.          during periods of "temporary insanity" while attempting
  695.          to restore a backup will have less impact.
  696.  
  697.  
  698. IV. INTRODUCTION TO THE DATABASE CONCEPT
  699.  
  700.      The term "Database Management" may seem somewhat mysterious
  701.      to the inexperienced user.  Actually, most people have
  702.      exercised some type of database management in their daily
  703.      lives.  A recipe card system or shoe box full of records are
  704.      examples of basic database management systems.  A more
  705.      organized "paper-based" database management system is the
  706.      tradition of storing loose papers in a manila folder, in a
  707.      drop-file folder, in a file cabinet drawer, in a file
  708.      cabinet in a particular room.
  709.  
  710.      A computer-based database management system also allows you
  711.      to store data in an organized fashion.  However, rather than
  712.      writing the data on paper and filing the paper, the data is
  713.      entered into a computer database application, stored on a
  714.      computer disk and made accessible through computer generated
  715.      reports.
  716.  
  717.      The computer-based database enjoys several advantages over the
  718.      paper-based management system.  The system requires far less storage
  719.      space for a given amount of data, retrieval is far more flexible,
  720.  
  721.                                        Page 11
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.      and operating on a computer network, the information can be
  732.      input into the system and retrieved by many different people
  733.      not located together.  Actually, everyone uses a type of
  734.      network to distribute information from one office or desk to
  735.      another.  Since the invention of the pencil and paper,
  736.      people have been using "sneaker-net" to transfer information
  737.      back and forth.  With the advent of electronic
  738.      communications, Local Area Networks (LANs) and Wide Area
  739.      Networks (WANs) are used to pass information from place to
  740.      place.
  741.  
  742.  
  743.   V. DATABASE STRUCTURE and TERMINOLOGY
  744.  
  745.      It can be difficult to visualize a computer database because
  746.      you cannot see it like paper, folders and file drawers.
  747.      Interestingly, computer databases are structured
  748.      very similarly to paper-based systems.  To input data, a
  749.      FORM is used.  To look at data on the computer monitor, an
  750.      edit FORM or a REPORT TO SCREEN may be used.  To obtain a
  751.      paper (hard) copy, a REPORT TO PRINTER is generated.
  752.  
  753.      Let's take a look at the basic building blocks of the R:Base
  754.      Database System.  If you were to begin organizing a large
  755.      amount of data on paper, you would no doubt create a FORM
  756.      with COLUMN headings across the top.  The headings identify
  757.      the type of information that goes into each of the COLUMNS.
  758.      Then, under each column, you would enter ROWS of
  759.      information.  If the different types of information you
  760.      entered on each row required more columns than a single
  761.      piece of paper had room for, you might continue with
  762.      additional columns on another piece of paper.  Just in case
  763.      the two pieces of paper get seperated, you might duplicate a
  764.      key column on both papers that would match up rows of data
  765.      on different pieces of paper.  This is exactly what happens
  766.      in a computer database.
  767.  
  768.      (continued next page)
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.  
  776.  
  777.  
  778.  
  779.  
  780.  
  781.  
  782.  
  783.  
  784.  
  785.  
  786.  
  787.                                        Page 12
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.   ┌───────────────────────────────────┐   ┌─────────────────────────────────┐
  798.   │           TABLE ONE               │   │              TABLE TWO          │
  799.   │                                   │   │                                 │
  800.   │ LastName  FirstName  Soc Sec No.  │   │ Soc Sec No   Telephone    Shift │
  801.   │                                   │   │                                 │
  802.   │ Jones     William    111-11-1111  │   │ 111-11-1111  615/123-4565  Day  │
  803.   │ Browne    Robert     222-22-2222  │   │ 222-22-2222  615/993-3334  Eve  │
  804.   │ White     Martha     333-33-3333  │   │ 333-33-3333  615/923-9864  Day  │
  805.   │ Andrews   Judy       444-44-4444  │   │ 444-44-4444  615/983-1234  Day  │
  806.   └───────────────────────────────────┘   └─────────────────────────────────┘
  807.  
  808.                    ┌─────────────────────────────────────────────┐
  809.                    │                                             │
  810.                    │        TELEPHONE and SHIFT REPORT           │
  811.                    │           SORTED by LAST NAME               │
  812.                    ├─────────────────────────────────────────────┤
  813.                    │                                             │
  814.                    │   LastName  FirstName  Telephone    Shift   │
  815.                    │                                             │
  816.                    │   Andrews   Judy       615/983-1234  Day    │
  817.                    │   Browne    Robert     615/993-3334  Eve    │
  818.                    │   Jones     William    615/123-4565  Day    │
  819.                    │   White     Martha     615/923-9864  Day    │
  820.                    │                                             │
  821.                    └─────────────────────────────────────────────┘
  822.  
  823.  
  824.      The two tables above represent a simple database set up as
  825.      it might be on two pieces of paper.  Each piece of paper
  826.      (TABLE) contains information about an employee.  The two
  827.      tables are linked by the common COLUMN "Soc Sec No.".  If
  828.      the information were on paper, the Telephone and Shift
  829.      Report could be created from separate pieces of paper by
  830.      matching up the ROWS with the identical data in the Soc Sec
  831.      No. COLUMN.  Although this is an over-simplified example,
  832.      the computer generates a report by accomplishing the same
  833.      process through the applications software.  The FACILITATE
  834.      program is a multi-table database with COLUMNS and ROWS
  835.      containing data about equipment, work orders, material
  836.      inventory, purchase orders, personnel, manufacturers and
  837.      vendors.  FORMS have been created to provide an efficient
  838.      means for entry of new data and editing existing data.
  839.      FORMS may also be used to view data in the same format (or a
  840.      different one) it was entered into the database.  REPORTS
  841.      revealing information stored in one or more tables can be
  842.      displayed on the computer monitor or printed on paper.  The
  843.      FACILITATE software program contains many pre-programmed
  844.      data-entry and edit forms and reports.
  845.  
  846.      Users who upgrade to the complete FACILITATE package can
  847.      create custom forms and reports to meet specific needs
  848.      without purchasing additional utility software.
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.                                        Page 13
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  VI. UNDERSTANDING HOW FACILITATE WORKS
  865.  
  866.      A.  FACILITATE Menus
  867.  
  868.          FACILITATE incorporates the use of two menu styles,
  869.          vertical and horizontal.  In general, vertical menus
  870.          move you toward ACTION option menus.  Action Option
  871.          Menus and specific Action Options are displayed
  872.          horizontally.
  873.  
  874.          To move around in the menus, the following keys are
  875.          used.
  876.  
  877.          1.  Vertical Menus
  878.  
  879.              a.  [Number Keys] to move to the corresponding menu
  880.                  option.
  881.  
  882.              b.  [Home], [End], [PgUp], [PgDn] to move to the top
  883.                  or bottom of a menu.
  884.  
  885.              c.  [Arrows] to move up and down one option at a time.
  886.  
  887.          2.  Horizontal Menus
  888.  
  889.              a.  [Letter] key corresponding to the first letter
  890.                  in the option name moves the cursor to the next
  891.                  (left to right) option beginning with that
  892.                  letter.
  893.  
  894.              b.  [Arrows] move the cursor one menu option at a
  895.                  time.
  896.  
  897.  
  898.     B.   FACILITATE Vertical Menu System
  899.  
  900.           The FACILITATE Menu System is built on the standard
  901.           R:Base Menu Structure.  FACILITATE application menus
  902.           are structured in tiers and numbered to indicate the
  903.           Module, Menu, Sub-Menus and Sub-Menu Options as
  904.           follows:
  905.  
  906.           07.01.01 (1)
  907.           -- -- --  -
  908.            │  │  │  │
  909.            │  │  │  └─── Sub-Menu, 4th Tier Only When Applicable
  910.            │  │  │
  911.            │  │  └─── Sub-Menu, 3rd Tier (Option 1, Class Codes)
  912.            │  │
  913.            │  └──── Menu, 2nd Tier  (Option 1, Equipment)
  914.            │
  915.            └──── Module, 1st Tier  (Module 07, Codes)
  916.  
  917.  
  918.  
  919.                                        Page 14
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.           As you progress through the menu system, each tier is
  930.           displayed beneath the tier preceding it.  This allows
  931.           you to see at all times where you are within the menu
  932.           system.  The purpose of the FACILITATE Menu System is
  933.           to progress you systematically to the Menu Option that
  934.           addresses the task you need to accomplish.  Most
  935.           FACILITATE menus are arranged vertically.
  936.  
  937.      C.   FACILITATE Horizontal Menu Options
  938.  
  939.           Horizontal Menu Options allow you to select the ACTION
  940.           you wish to take.  Menus are customized to provide the
  941.           specific action options germane to the module, menu and
  942.           sub-menu you are in.  The first horizontal option menu
  943.           you access after leaving the vertical menu system may
  944.           take you to another option menu, directly into a
  945.           functional screen, or it can lead you to prompts that
  946.           allow you to select which records you will access.
  947.           Examples of the Horizontal Option Menus are as follows:
  948.  
  949.  
  950.           ┌─────────────   Horizontal Option Menu   ───────────┐
  951.           │                                                    │
  952.           │ Add    Edit    Print    List    Specific   Query   │
  953.           └────────────────────────────────────────────────────┘
  954.  
  955.  
  956.           Add       Takes you to the Add Menu or directly into a
  957.                     form for adding new information into the
  958.                     database.
  959.  
  960.           Edit      Takes you to the Edit Menu or directly into a
  961.                     form for changing database information .
  962.  
  963.           Print     Prints the information associated with the
  964.                     Module, Menu and Option you are currently in.
  965.                     Processing of the print routine may be
  966.                     preceded by prompts asking you what data you
  967.                     want to print and how you want it sorted.
  968.  
  969.           List      Prints a list of the basic data associated
  970.                     with the Module, Menu and Option you are
  971.                     currently in.  Processing of the print
  972.                     routine may be preceded by prompts asking you
  973.                     what data you want to list and how you want
  974.                     it sorted.
  975.  
  976.           Specific  Searches for a specific record.  The user is
  977.                     prompted to indicate the code for the
  978.                     specific record to be displayed.
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.                                        Page 15
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.           Query     Searches for all records (ROWS) that contain
  996.                     the specified characters in the field being
  997.                     searched.  The user is prompted for the
  998.                     "search string" of characters to be searched
  999.                     for.  The search string can be from one
  1000.                     character to the maximum number of characters
  1001.                     in the column being searched.
  1002.  
  1003.  
  1004.           Another Horizontal Option Menu looks like this:
  1005.  
  1006.  
  1007.           ┌─────────────   Horizontal Option Menu   ───────────┐
  1008.           │                                                    │
  1009.           │       Add    Edit Again    Discard    Quit         │
  1010.           └────────────────────────────────────────────────────┘
  1011.  
  1012.           Add       Adds the data on the screen to the database,
  1013.                     thereby saving it.  The screen is then
  1014.                     cleared for entry of the next record (row).
  1015.  
  1016.           Edit      Does not save the information on the screen,
  1017.           Again     but returns you to the form to allow changes
  1018.                     prior to saving the data.
  1019.  
  1020.           Discard   Removes the data from the screen and the
  1021.                     database.  A message is displayed at the top
  1022.                     of the screen asking for verification before
  1023.                     processing of the command.
  1024.  
  1025.           Quit      Leaves the data-entry mode after saving the
  1026.                     current data and returns to the previous
  1027.                     menu.  (Because the [ESC] key can be used to
  1028.                     save data and return to the previous menu in
  1029.                     FACILITATE, the Quit option is often not
  1030.                     shown.)
  1031.  
  1032.  
  1033.          Another Horizontal Option Menu looks like this:
  1034.  
  1035.  
  1036.           ┌─────────────  Horizontal Option Menu   ────────────┐
  1037.           │                                                    │
  1038.           │ Edit  Save  Add New  Delete  Reset  Previous  Next │
  1039.           └────────────────────────────────────────────────────┘
  1040.  
  1041.           Edit      Moves the cursor into a form to make
  1042.                     information changes.
  1043.  
  1044.           Save      Saves current changes on the screen.
  1045.                     (Because the [ESC] key can be used to save
  1046.                     data and return to the previous menu in
  1047.                     FACILITATE, the Save option is often not
  1048.                     shown.)
  1049.  
  1050.  
  1051.                                        Page 16
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.           Add New   Enters modified data into the database as a
  1062.                     new row and leaves the original row in the
  1063.                     database unchanged.  (Can be used to enter
  1064.                     new data from an edit screen.)
  1065.  
  1066.           Delete    Deletes the row highlighted by the cursor
  1067.                     from the database.  A message is displayed at
  1068.                     the top of the screen asking for verification
  1069.                     before processing of the command.
  1070.  
  1071.           Reset     Undoes the latest edits, assuming they have
  1072.                     not already been saved.
  1073.  
  1074.           Previous  Saves changes made to the row currently
  1075.                     displayed and skips to the previous row in
  1076.                     the table, if one exists.  If Query was used
  1077.                     to bring up records containing a search
  1078.                     string, the Previous command skips to the
  1079.                     previous row of data that contains the
  1080.                     specified search string.
  1081.  
  1082.           Next      Saves changes made to the row currently
  1083.                     displayed and skips to the next row in the
  1084.                     table, if one exists.  If Query was used to
  1085.                     bring up records containing a search string,
  1086.                     the Next command skips to the next row of
  1087.                     data that contains the specified search
  1088.                     string.
  1089.  
  1090.  
  1091. VII. CURSOR MOVEMENT and FUNCTION KEYS
  1092.  
  1093.      The function of most keyboard keys used in FACILITATE is
  1094.      obvious and the same as in other software packages.  There
  1095.      are, however, cursor movement and special function keys used
  1096.      throughout FACILITATE that you may not be familiar with.  By
  1097.      learning the function of the keys, the user moves easily and
  1098.      quickly between FACILITATE menus and within the various
  1099.      screens.  The following keyboard function outline is
  1100.      provided as a reference and you may wish to post copies of
  1101.      the outline at your workstation(s).  Whenever FACILITATE
  1102.      instructions direct you to use a key, action words like
  1103.      "strike", "hit" or "press" are followed by the name of the
  1104.      key or key combination, which is enclosed in brackets
  1105.      [keyname].  Whenever directed to use a [Shift-Key] or [Ctrl-
  1106.      Key], you must hold down the [Shift] or [Control] key while
  1107.      also pressing the other [Key] indicated.
  1108.  
  1109.      Only the cursor movement keys used in FACILITATE are listed.
  1110.      For a list of the keys used in R:Base when making changes in
  1111.      the database, refer to the R:Base User's Manual.
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.                                        Page 17
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127. A.   USING THE STANDARD CURSOR MOVEMENT KEYS
  1128.  
  1129. Key    Description  Purpose
  1130.  
  1131.  
  1132. [ESC]  Escape       Interrupts execution of current process
  1133.                     In menu structure, moves one step closer to the Main Menu
  1134.  
  1135. [TAB]  Tab          Moves cursor 10 characters to right.
  1136.  
  1137.                     In an input form, moves cursor to next input field.
  1138.  
  1139. [Shift]-[Tab]
  1140.        Back Tab     Moves cursor 10 characters to left.
  1141.  
  1142.                     In an input form, moves cursor to previous input field.
  1143.  
  1144. [Ctrl] Control      Used with [<-] and [->] keys, move cursor to far right or
  1145.                     left within field.
  1146.  
  1147. [Alt]  Alternate    Used with function keys for user-defined key map.
  1148.  
  1149. [<-]   Backspace    Deletes one character to the left of cursor.
  1150.  
  1151. [ENTER]Return Key   Accepts data and moves cursor to next line or column.
  1152.  
  1153.                     In menu structure, selects menu option currently
  1154.                     highlighted by the cursor
  1155.  
  1156. [PrtSc]Print Screen Sends image of screen to printer. Some keyboards require
  1157.                     concurrent use of [Shift].
  1158.  
  1159. [NumLock]
  1160.        Number Lock  When set on, allows use of 10-key pad for numeric entry
  1161.                     rather that cursor control.
  1162.  
  1163. [Scroll Lock]       Not used in FACILITATE.
  1164.  
  1165. [^]    Up-Arrow     Move the cursor up one line.
  1166.  
  1167.                     In an input form, moves cursor to previous field.
  1168.  
  1169. [|]    Down-Arrow   Move the cursor down one line.
  1170.  
  1171.                     In an input form, advances cursor one field.
  1172.  
  1173. [<-]   Left-Arrow   Move cursor to left one character.
  1174.  
  1175. [->]   Right-Arrow  Move cursor to right one character.
  1176.  
  1177. [Home] Home         Move cursor to upper left corner of screen or page.
  1178.  
  1179. [End]  End          Move cursor to bottom right corner of screen or page.
  1180.  
  1181. [PgUp] Page Up      Move cursor to the previous page of a multi-page input form.
  1182.  
  1183.                                        Page 18
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193. [PgDn] Page Down    Move cursor to the next page of a multi-page input form.
  1194.  
  1195. [Ins]  Insert       Inserts a space at the cursor.  Must be used within an
  1196.                     input form field to create space for insertion of
  1197.                     character(s).
  1198.  
  1199. [Del]  Delete       Delete character at the cursor position.
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204. B.   USING THE FUNCTION KEYS
  1205.  
  1206.           The function keys have two purposes, depending upon
  1207.           whether used in conjunction with the shift key.  As in
  1208.           the table above, only the function keys used in
  1209.           FACILITATE are listed.
  1210.  
  1211.           Key          Purpose
  1212.  
  1213.           [F2]         Erase a field.
  1214.  
  1215.           [Shift-F2]   Erase from cursor position to end of field.
  1216.  
  1217.           [F4]         Repeat character toggle.
  1218.  
  1219.           [F5]         Reset field value.
  1220.  
  1221.           [F7]         Move to previous row of data.
  1222.  
  1223.           [F8]         Move to next row of data.
  1224.  
  1225.           [F9]         Move to next region within an input form.
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.                                        Page 19
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259. C.   FACILITATE Data Field Type and Length
  1260.  
  1261.           A list of the database fields indicating field type,
  1262.           description and length is provided in the Exhibits
  1263.           Section.
  1264.  
  1265.           In general, database fields are as follows:
  1266.  
  1267.           FIELD               TYPE             SIZE
  1268.  
  1269.           Address, City       Text              25
  1270.           Address, Street     Text              40
  1271.           Address, State      Text               2
  1272.           Address, Zip Code   Text              10
  1273.           Codes               Text               8 or 12
  1274.           Comments, Equipment Text             240
  1275.           Comments, History   Text             240
  1276.           Comments, Inventory Text             240
  1277.           Contract Number     Text              12
  1278.           Contract Comments   Text             600
  1279.           Dates               Date               8
  1280.           Descriptions        Text              40
  1281.           Description, Task   Text             600
  1282.           Dollar Values       Currency          Non-specific
  1283.           Name, Last          Text              15
  1284.           Name, First         Text              12
  1285.           Telephone Number    Text              12
  1286.           Telephone Extension Text               4
  1287.           Pager Number        Text              12
  1288.           Property Control #  Text              12
  1289.           Time                Real               5
  1290.           Quantities          Integer           Non-specific
  1291.  
  1292.  
  1293. VIII. A QUICK TUTORIAL
  1294.  
  1295.      We recommend that you open this manual to Systems Module 08,
  1296.      load FACILITATE and work your way through the program one
  1297.      menu option at a time.  (To load FACILITATE, type "FACLTM"
  1298.      from the directory FACILITATE is resident in, enter the user
  1299.      name SYSTEM and the password STARTUP.)   The best way to gain
  1300.      an understanding of FACILITATE is to start with Module 08
  1301.      and work backward through the other menu options.  By
  1302.      exploring the System and Codes Options first, the
  1303.      information displayed in the "Operational Menus", 01 through
  1304.      06, will have more meaning to you.
  1305.  
  1306.      If you have problems or questions, we request that you
  1307.      carefully annotate the problem and reference it to the Menu,
  1308.      Sub-menu and Option you are looking at before contacting
  1309.      Facilitate, Inc. for assistance.  This will help us address
  1310.      your questions more quickly and effectively.
  1311.  
  1312.      Welcome to the world of FACILITATE, we hope to help
  1313.      "FACILITATE" attainment of all your professional goals.
  1314.  
  1315.                                        Page 20
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.       FACILITATE, Jr. Column/Description Reference
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.       COLUMN   COLUMN DESCRIPTION                             COLUMN   COLUMN
  1331.                TABLES COLUMN APPEARS IN                       TYPE     LENGTH
  1332.  
  1333.  
  1334.       ACSCDS   Access Codes Data                              Text          8
  1335.                PWDTBL
  1336.  
  1337.       ACSPYR   Access Employee Payroll File                   Text          8
  1338.                PWDTBL
  1339.  
  1340.       ACSSYS   Access System Setup                            Text          8
  1341.                PWDTBL
  1342.  
  1343.       ACTCDA   Account Code                                   Text         12
  1344.                WO_CPL
  1345.  
  1346.       ACTCDB   Account Code                                   Text         12
  1347.                WO_MTL
  1348.  
  1349.       ACTCDE   Account Code (Facility Account)                Text         12
  1350.                EQUINF ACTTBL WO_OPN
  1351.  
  1352.       ACTDSC   Account Code Description (Facility)            Text         40
  1353.                ACTTBL
  1354.  
  1355.       ACTEQW   Account Code for Eqpt when W/Order Generated   Text         12
  1356.                EQWHST
  1357.  
  1358.       ACTORV   Facility's Account Number, This Vendor         Text         40
  1359.                VNDTBL
  1360.  
  1361.       ACTOUR   Facility's Account Number, This Manufacturer   Text         40
  1362.                MFGTBL
  1363.  
  1364.       CLSCDE   Equipment Class Code                           Text          8
  1365.                CLSTBL EQUINF
  1366.  
  1367.       CLSDSC   Equipment Class Code Description               Text         40
  1368.                CLSTBL
  1369.  
  1370.       CLSEQW   Class Code for Eqpt when Work Order Generated  Text          8
  1371.                EQWHST
  1372.  
  1373.       CLSLFE   Equipment Life in Years By Class Code          Integer
  1374.                CLSTBL
  1375.  
  1376.       CNTCDE   Equipment Service Contract Type Code           Text          8
  1377.                CNTTBL CNTDTA
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.                                        Page 21
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.       CNTCMT   Equipment Service Contract Comments            Text        600
  1392.                CNTDTA
  1393.  
  1394.       CNTCST   Equipment Service Contract Annual Cost         Currency
  1395.                CNTDTA
  1396.  
  1397.       CNTDSC   Equipment Contract Type Code Description       Text         40
  1398.                CNTDTA
  1399.  
  1400.       CNTEDT   Equipment Service Contract End Date            Date
  1401.                CNTDTA
  1402.  
  1403.       CNTNUM   Equipment Service Contract Number              Text         12
  1404.                CNTDTA EQUCNT
  1405.  
  1406.       CNTRDT   Equipment Service Contract Review Date         Date
  1407.                CNTDTA
  1408.  
  1409.       CNTSDT   Equipment Service Contract Start Date          Date
  1410.                CNTDTA
  1411.  
  1412.       DPRLFE   Equipment Depreciable Life in Years            Integer
  1413.                EQUINF
  1414.  
  1415.       DTACDE   Equipment Data Code                            Text          8
  1416.                DTATBL EQUDTA
  1417.  
  1418.       DTADSC   Equipment Data Code Description                Text         40
  1419.                DTATBL
  1420.  
  1421.       DUEDTE   Work Order Due Date                            Date
  1422.                EQUMPS WO_OPN
  1423.  
  1424.       DUEDYS   Work Order Due Days                            Integer
  1425.                PRYTBL WO_OPN
  1426.  
  1427.       DUEHRS   Work Order Due Hours                           Integer
  1428.                PRYTBL WO_OPN
  1429.  
  1430.       DUEMNS   Work Order Due Minutes                         Integer
  1431.                WO_OPN
  1432.  
  1433.       DUETME   Work Order Due Time                            Time
  1434.                WO_OPN
  1435.  
  1436.       EMPAD1   Employee Address Line # 1                      Text         40
  1437.                EMPTBL
  1438.  
  1439.       EMPAD2   Employee Address Line # 2                      Text         40
  1440.                EMPTBL
  1441.  
  1442.       EMPCDA   Employee Code                                  Text          8
  1443.                WO_CPL
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.                                        Page 22
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.       EMPCDE   Employee Code                                  Text          8
  1458.                EMPTBL EQUDWS EQUMPS WO_OPN
  1459.  
  1460.       EMPCHG   Employee Labor Charge Rate                     Currency
  1461.                EMPTBL WO_CPL
  1462.  
  1463.       EMPCTY   Employee Address City                          Text         25
  1464.                EMPTBL
  1465.  
  1466.       EMPDOB   Employee Date of Birth                         Date
  1467.                EMPTBL
  1468.  
  1469.       EMPDTE   Employee Date of Hire                          Date
  1470.                EMPTBL
  1471.  
  1472.       EMPFNM   Employee First Name                            Text         12
  1473.                EMPTBL
  1474.  
  1475.       EMPLNM   Employee Last Name                             Text         15
  1476.                EMPTBL
  1477.  
  1478.       EMPMNM   Employee Middle Name                           Text         10
  1479.                EMPTBL
  1480.  
  1481.       EMPOEX   Employee Office Telephone Number Extension     Text          4
  1482.                EMPTBL
  1483.  
  1484.       EMPOPH   Employee Office Telephone Number               Text         12
  1485.                EMPTBL
  1486.  
  1487.       EMPPHE   Employee Telephone Number                      Text         12
  1488.                EMPTBL
  1489.  
  1490.       EMPRTE   Employee Pay Rate                              Currency
  1491.                EMPTBL
  1492.  
  1493.       EMPSSN   Employee Social Security Account Number        Text         11
  1494.                EMPTBL
  1495.  
  1496.       EMPSTE   Employee Address State                         Text          2
  1497.                EMPTBL
  1498.  
  1499.       EMPZIP   Employee Address Zip Code w/ Extension         Text         10
  1500.                EMPTBL
  1501.  
  1502.       EQUCMT   Equipment Comments                             Text        240
  1503.                EQUINF
  1504.  
  1505.       EQUCST   Equipment Acquisition Cost                     Currency
  1506.                EQUINF
  1507.  
  1508.       EQUDSC   Equipment Description                          Text         40
  1509.                EQUINF
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.                                        Page 23
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.       EQUDTA   Equipment Data associated with Data Type Code  Text         12
  1524.                EQUDTA
  1525.  
  1526.       EQUFRQ   Equipment Scheduled Maintenance Frequency      Integer
  1527.                EQUMPS
  1528.  
  1529.       EQUMDL   Equipment Model Number                         Text         40
  1530.                EQUINF
  1531.  
  1532.       EQUNUM   Equipment Index Number                         Text         12
  1533.                EQUINF EQUCNT EQUDWS EQUDTA EQUMPS EQUHST WO_OPN
  1534.  
  1535.       EQUSRL   Equipment Serial Number                        Text         40
  1536.                EQUINF
  1537.  
  1538.       FACDPT   Facility Department Name                       Text         40
  1539.                FACTBL
  1540.  
  1541.       FACNME   Facility Name                                  Text         40
  1542.                FACTBL
  1543.  
  1544.       FACVER   FACILITATE Version Number                      Text          8
  1545.                FACTBL
  1546.  
  1547.       FDATA    Data Entry Forms layout data                   Text         46
  1548.                FORMS
  1549.  
  1550.       FLEDTE   Equipment File Update Date                     Date
  1551.                EQUINF
  1552.  
  1553.       FNAME    Data entry form identifier                     Text          8
  1554.                FORMS
  1555.  
  1556.       HSTCMT   Equipment Work Order History Comments          Text        240
  1557.                EQUHST
  1558.  
  1559.       HSTCST   Equipment Maintenance Work Order Cost          Currency
  1560.                EQWHST
  1561.  
  1562.       HSTDSC   Equipment History Work Order Info Description  Text         40
  1563.                EQWHST
  1564.  
  1565.       HSTDTE   Equipment Work Order History Date              Date
  1566.                EQUHST
  1567.  
  1568.       HSTQTY   Equipment History W.O. Line Item Quantity      Real
  1569.                EQWHST
  1570.  
  1571.       HSTREF   Equipment History Completion Code or Item #    Text         12
  1572.                EQWHST
  1573.  
  1574.       INSDTE   Equipment Installation/In-service Date         Date
  1575.                EQUINF
  1576.  
  1577.  
  1578.  
  1579.                                        Page 24
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.       LNENUM   Line ID Number (always set to 1)               Integer
  1590.                FACTBL
  1591.  
  1592.       LOCCDE   Location Code                                  Text         12
  1593.                LOCTBL EQUINF WO_OPN
  1594.  
  1595.       LOCDSC   Location Code Description                      Text         40
  1596.                LOCTBL EQUINF WO_OPN
  1597.  
  1598.       MFGAD1   Manufacturer's Address Line # 1                Text         40
  1599.                MFGTBL
  1600.  
  1601.       MFGAD2   Manufacturer's Address Line # 2                Text         40
  1602.                MFGTBL
  1603.  
  1604.       MFGCDE   Manufacturer's Code                            Text          8
  1605.                MFGTBL EQUINF
  1606.  
  1607.       MFGCO8   Manufacturer's Corporate Office Toll Free No.  Text         12
  1608.                MFGTBL
  1609.  
  1610.       MFGCOD   Manufacturer's Corporate Office Description    Text         25
  1611.                MFGTBL
  1612.  
  1613.       MFGCOE   Manufacturer's Corporate Office Extension No.  Text          4
  1614.                MFGTBL
  1615.  
  1616.       MFGCOP   Manufacturer's Corporate Office Telephone No.  Text         12
  1617.                MFGTBL
  1618.  
  1619.       MFGCOZ   Manufacturer's Corporate Office Time Zone      Text          1
  1620.                MFGTBL
  1621.  
  1622.       MFGCS8   Manufacturer's Corporate Sales Toll Free No.   Text         12
  1623.                MFGTBL
  1624.  
  1625.       MFGCSD   Manufacturer's Corporate Sales Description     Text         25
  1626.                MFGTBL
  1627.  
  1628.       MFGCSE   Manufacturer's Corporate Sales Extension No.   Text          4
  1629.                MFGTBL
  1630.  
  1631.       MFGCSP   Manufacturer's Corporate Sales Telephone No.   Text         12
  1632.                MFGTBL
  1633.  
  1634.       MFGCSZ   Manufacturer's Corporate Sales Time Zone       Text          1
  1635.                MFGTBL
  1636.  
  1637.       MFGCTY   Manufacturer's Address City                    Text         25
  1638.                MFGTBL
  1639.  
  1640.       MFGCV8   Manufacturer's Corporate Service Toll Free #   Text         12
  1641.                MFGTBL
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.                                        Page 25
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.       MFGCVD   Manufacturer's Corporate Service Description   Text         25
  1656.                MFGTBL
  1657.  
  1658.       MFGCVE   Manufacturer's Corporate Service Extension #   Text          4
  1659.                MFGTBL
  1660.  
  1661.       MFGCVP   Manufacturer's Corporate Service Telephone #   Text         12
  1662.                MFGTBL
  1663.  
  1664.       MFGCVZ   Manufacturer's Corporate Service Time Zone     Text          1
  1665.                MFGTBL
  1666.  
  1667.       MFGLS8   Manufacturer's Local Sales Toll Free Number    Text         12
  1668.                MFGTBL
  1669.  
  1670.       MFGLSD   Manufacturer's Local Sales Description         Text         25
  1671.                MFGTBL
  1672.  
  1673.       MFGLSE   Manufacturer's Local Sales Extension Number    Text          4
  1674.                MFGTBL
  1675.  
  1676.       MFGLSP   Manufacturer's Local Sales Telephone Number    Text         12
  1677.                MFGTBL
  1678.  
  1679.       MFGLSZ   Manufacturer's Local Sales Time Zone           Text          1
  1680.                MFGTBL
  1681.  
  1682.       MFGLV8   Manufacturer's Local Service Toll Free Number  Text         12
  1683.                MFGTBL
  1684.  
  1685.       MFGLVD   Manufacturer's Local Service Description       Text         25
  1686.                MFGTBL
  1687.  
  1688.       MFGLVE   Manufacturer's Local Service Extension Number  Text          4
  1689.                MFGTBL
  1690.  
  1691.       MFGLVP   Manufacturer's Local Service Telephone Number  Text         12
  1692.                MFGTBL
  1693.  
  1694.       MFGLVZ   Manufacturer's Local Service Time Zone         Text          1
  1695.                MFGTBL
  1696.  
  1697.       MFGNM2   Manufacturer's Name, Line 2                    Text         40
  1698.                MFGTBL
  1699.  
  1700.       MFGNME   Manufacturer's Name                            Text         40
  1701.                MFGTBL
  1702.  
  1703.       MFGPO8   Manufacturer's Material Order Toll Free No.    Text         12
  1704.                MFGTBL
  1705.  
  1706.       MFGPOD   Manufacturer's Material Order Name/Description Text         25
  1707.                MFGTBL
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.                                        Page 26
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.       MFGPOE   Manufacturer's Material Order Telephone Ext.   Text          4
  1722.                MFGTBL
  1723.  
  1724.       MFGPOP   Manufacturer's Material Order Telephone No.    Text         12
  1725.                MFGTBL
  1726.  
  1727.       MFGPOZ   Manufacturer's Material Order Time Zone        Text          1
  1728.                MFGTBL
  1729.  
  1730.       MFGRS8   Manufacturer's Regional Sales Toll Free No.    Text         12
  1731.                MFGTBL
  1732.  
  1733.       MFGRSD   Manufacturer's Regional Sales Name/Descript.   Text         25
  1734.                MFGTBL
  1735.  
  1736.       MFGRSE   Manufacturer's Regional Sales Telephone Ext.   Text          4
  1737.                MFGTBL
  1738.  
  1739.       MFGRSP   Manufacturer's Regional Sales Telephone No.    Text         12
  1740.                MFGTBL
  1741.  
  1742.       MFGRSP   Manufacturer's Regional Sales Telephone No.    Text         12
  1743.                MFGTBL
  1744.  
  1745.       MFGRSZ   Manufacturer's Regional Sales Time Zone        Text          1
  1746.                MFGTBL
  1747.  
  1748.       MFGRV8   Manufacturer's Regional Service Toll Free No.  Text         12
  1749.                MFGTBL
  1750.  
  1751.       MFGRVD   Manufacturer's Regional Service Name/Descript  Text         25
  1752.                MFGTBL
  1753.  
  1754.       MFGRVE   Manufacturer's Regional Service Telephone Ext  Text          4
  1755.                MFGTBL
  1756.  
  1757.       MFGRVP   Manufacturer's Regional Service Telephone No.  Text         12
  1758.                MFGTBL
  1759.  
  1760.       MFGRVZ   Manufacturer's Regional Service Time Zone      Text          1
  1761.                MFGTBL
  1762.  
  1763.       MFGSR8   Manufacturer's Service Request Toll Free No.   Text         12
  1764.                MFGTBL
  1765.  
  1766.       MFGSRD   Manufacturer's National Service Name/Descript  Text         25
  1767.                MFGTBL
  1768.  
  1769.       MFGSRE   Manufacturer's National Service Telephone Ext  Text          4
  1770.                MFGTBL
  1771.  
  1772.       MFGSRP   Manufacturer's National Service Telephone No.  Text         12
  1773.                MFGTBL
  1774.  
  1775.  
  1776.  
  1777.                                        Page 27
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.       MFGSRZ   Manufacturer's National Service Time Zone      Text          1
  1788.                MFGTBL
  1789.  
  1790.       MFGSTE   Manufacturer's Address State                   Text          2
  1791.                MFGTBL
  1792.  
  1793.       MFGZIP   Manufacturer's Address Zip Code w/ Extension   Text         10
  1794.                MFGTBL
  1795.  
  1796.       MINORD   Minimum Order Criteria for this Manufacturer   Text         40
  1797.                MFGTBL
  1798.  
  1799.       MINORV   Vendor's Minimum Order Criteria or Quantity    Text         40
  1800.                VNDTBL
  1801.  
  1802.       MTLCST   Material Cost                                  Currency
  1803.                WO_MTL
  1804.  
  1805.       NUMRUL   Rule number (internal identifier)              Integer
  1806.                RULES
  1807.  
  1808.       PHYLFE   Equipment Physical Useful Life in Years        Integer
  1809.                EQUINF
  1810.  
  1811.       PO_NUM   Purchase Order Number                          Text         12
  1812.                EQUINF
  1813.  
  1814.       PRCCDE   Scheduled Maintenance Procedure Code           Text          8
  1815.                PRCTBL EQUDWS EQUMPS WO_OPN
  1816.  
  1817.       PRCTMA   Scheduled Maintenance Procedure Time           Real
  1818.                WO_CPL
  1819.  
  1820.       PRCTME   Scheduled Maintenance Procedure Standard Time  Real
  1821.                PRCTBL WOTTBL EQUDWS WO_OPN EQUMPS
  1822.  
  1823.       PRCTTL   Scheduled Maintenance Procedure Title          Text         40
  1824.                PRCTBL WO_OPN
  1825.  
  1826.       PRGCDE   Purge Transaction Code                         Text          8
  1827.                PRGTBL
  1828.  
  1829.       PRGDSC   Purge Transaction Code Description             Text         40
  1830.                PRGTBL
  1831.  
  1832.       PRGDYS   Purge Transaction Cycle Length in Days         Integer
  1833.                PRGTBL
  1834.  
  1835.       PRPNUM   Facility Property Control Number               Text         12
  1836.                EQUINF
  1837.  
  1838.       PRYCDE   Work Order Request Priority Code               Integer
  1839.                PRYTBL EQUDWS EQUMPS WO_OPN
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.                                        Page 28
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.       PRYDSC   Work Order Request Priority Code Description   Text         40
  1855.                PRYTBL
  1856.  
  1857.       PSNCDE   Employee Position Code                         Text          8
  1858.                EMPTBL PSNTBL WO_OPN EQUMPS EQUDWS
  1859.  
  1860.       PSNDSC   Employee Position Code Description             Text         40
  1861.                PSNTBL
  1862.  
  1863.       RDATA    Report format data                             Text         80
  1864.                REPORTS
  1865.  
  1866.       RNAME    Report identifier                              Text          8
  1867.                REPORTS
  1868.  
  1869.       RULVAL   Rules checking data                            Text         40
  1870.                RULES
  1871.  
  1872.       SCHFRI   Scheduled for Maintenance on FRIDAY            Text          1
  1873.                EQUDWS
  1874.  
  1875.       SCHMON   Scheduled for Maintenance on MONDAY            Text          1
  1876.                EQUDWS
  1877.  
  1878.       SCHSAT   Scheduled for Maintenance on SATURDAY          Text          1
  1879.                EQUDWS
  1880.  
  1881.       SCHSUN   Scheduled for Maintenance on SUNDAY            Text          1
  1882.                EQUDWS
  1883.  
  1884.       SCHTHU   Scheduled for Maintenance on THURSDAY          Text          1
  1885.                EQUDWS
  1886.  
  1887.       SCHTUE   Scheduled for Maintenance on TUESDAY           Text          1
  1888.                EQUDWS
  1889.  
  1890.       SCHWED   Scheduled for Maintenance on WEDNESDAY         Text          1
  1891.                EQUDWS
  1892.  
  1893.       STKDSC   Material Used Stock Item Description           Text         40
  1894.                WO_MTL
  1895.  
  1896.       STKNUM   Material Inventory Stock Number                Test         12
  1897.                WO_MTL
  1898.  
  1899.       STKQTY   Material Inventory Item Quantity Used          Integer
  1900.                WO_MTL
  1901.  
  1902.       STSCDE   Equipment Status Code                          Text          8
  1903.                STSTBL EQUINF
  1904.  
  1905.       STSDSC   Status Code Description                        Text         40
  1906.                STSTBL
  1907.  
  1908.  
  1909.                                        Page 29
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.       SVGCDA   Employee Service Group Code in W/O Completion  Text          8
  1920.                WO_CPL
  1921.  
  1922.       SVGCDB   Employee Service Group Code in W/O Material    Text          8
  1923.                WO_MTL
  1924.  
  1925.       SVGCDE   Employee Service Group Code                    Text          8
  1926.                SVGTBL EMPTBL WO_OPN EQUMPS EQUDWS
  1927.  
  1928.       SVGDSC   Employee Service Group Code Description        Text         40
  1929.                SVGTBL
  1930.  
  1931.       TABLE1   Rules checking data                            Text          8
  1932.                RULES
  1933.  
  1934.       TABLE2   Rules checking data                            Text          8
  1935.                RULES
  1936.  
  1937.       TMPCMT   Work Order Completion Temporary Comment        Text        240
  1938.                WO_OPN
  1939.  
  1940.       TSKCD1   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 1  Text          8
  1941.                PRCTBL WO_OPN
  1942.  
  1943.       TSKCD2   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 2  Text          8
  1944.                PRCTBL WO_OPN
  1945.  
  1946.       TSKCD3   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 3  Text          8
  1947.                PRCTBL WO_OPN
  1948.  
  1949.       TSKCD4   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 4  Text          8
  1950.                PRCTBL WO_OPN
  1951.  
  1952.       TSKCD5   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 5  Text          8
  1953.                PRCTBL WO_OPN
  1954.  
  1955.       TSKCD6   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 6  Text          8
  1956.                PRCTBL WO_OPN
  1957.  
  1958.       TSKCD7   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 7  Text          8
  1959.                PRCTBL WO_OPN
  1960.  
  1961.       TSKCD8   Scheduled Maintenance Procedure Task Number 8  Text          8
  1962.                PRCTBL WO_OPN
  1963.  
  1964.       TSKCDE   Scheduled Maintenance Task Code                Text          8
  1965.                TSKTBL
  1966.  
  1967.       TSKDSC   Scheduled Maintenance Task Code Description    Text        600
  1968.                TSKTBL
  1969.  
  1970.       TYPCDE   Equipment Type Code                            Text          8
  1971.                TYPTBL EQUINF
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.                                        Page 30
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.       TYPDPS   Default Performance/Safety Procedure           Text          8
  1986.                TYPTBL EQUINF
  1987.  
  1988.       TYPDSC   Equipment Type Code Description                Text         40
  1989.                TYPTBL
  1990.  
  1991.       TYPDSM   Default Scheduled Maintenance Procedure        Text          8
  1992.                TYPTBL EQUINF
  1993.  
  1994.       TYPLFE   Equipment Life Expectancy by Type Code         Integer
  1995.                TYPTBL
  1996.  
  1997.       USRFNM   FACILITATE USER's First Name                   Text         12
  1998.                PWDTBL
  1999.  
  2000.       USRLNM   FACILITATE USER's Last Name                    Text         15
  2001.                PWDTBL
  2002.  
  2003.       USRNME   FACILITATE USER's LOGIN NAME                   Text          8
  2004.                PWDTBL
  2005.  
  2006.       USRPWD   FACILITATE USER's LOGIN PASSWORD               Text          8
  2007.                PWDTBL
  2008.  
  2009.       VNDAD1   Vendor's Address Line # 1                      Text         40
  2010.                VNDTBL
  2011.  
  2012.       VNDAD2   Vendor's Address Line # 2                      Text         40
  2013.                VNDTBL
  2014.  
  2015.       VNDCDE   Vendor's Code                                  Text          8
  2016.                VNDTBL EQUINF CNTDTA
  2017.  
  2018.       VNDCO8   Vendor's Corporate Office Toll Free No.        Text         12
  2019.                VNDTBL
  2020.  
  2021.       VNDCOD   Vendor's Corporate Office Description          Text         25
  2022.                VNDTBL
  2023.  
  2024.       VNDCOE   Vendor's Corporate Office Extension Number     Text          4
  2025.                VNDTBL
  2026.  
  2027.       VNDCOP   Vendor's Corporate Office Telephone Number     Text         12
  2028.                VNDTBL
  2029.  
  2030.       VNDCOZ   Vendor's Corporate Office Time Zone            Text          1
  2031.                VNDTBL
  2032.  
  2033.       VNDCS8   Vendor's Corporate Sales Toll Free Number      Text         12
  2034.                VNDTBL
  2035.  
  2036.       VNDCSD   Vendor's Corporate Sales Description           Text         25
  2037.                VNDTBL
  2038.  
  2039.  
  2040.  
  2041.                                        Page 31
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.       VNDCSE   Vendor's Corporate Sales Extension Number      Text          4
  2052.                VNDTBL
  2053.  
  2054.       VNDCSP   Vendor's Corporate Sales Telephone Number      Text         12
  2055.                VNDTBL
  2056.  
  2057.       VNDCSZ   Vendor's Corporate Sales Time Zone             Text          1
  2058.                VNDTBL
  2059.  
  2060.       VNDCTY   Vendor's Address City                          Text         25
  2061.                VNDTBL
  2062.  
  2063.       VNDCV8   Vendor's Corporate Service Toll Free Number    Text         12
  2064.                VNDTBL
  2065.  
  2066.       VNDCVD   Vendor's Corporate Service Description         Text         25
  2067.                VNDTBL
  2068.  
  2069.       VNDCVE   Vendor's Corporate Service Extension Number    Text          4
  2070.                VNDTBL
  2071.  
  2072.       VNDCVP   Vendor's Corporate Service Telephone Number    Text         12
  2073.                VNDTBL
  2074.  
  2075.       VNDCVZ   Vendor's Corporate Service Time Zone           Text          1
  2076.                VNDTBL
  2077.  
  2078.       VNDLS8   Vendor's Local Sales Toll Free Number          Text         12
  2079.                VNDTBL
  2080.  
  2081.       VNDLSD   Vendor's Local Sales Description               Text         25
  2082.                VNDTBL
  2083.  
  2084.       VNDLSE   Vendor's Local Sales Extension Number          Text          4
  2085.                VNDTBL
  2086.  
  2087.       VNDLSP   Vendor's Local Sales Telephone Number          Text         12
  2088.                VNDTBL
  2089.  
  2090.       VNDLSZ   Vendor's Local Sales Time Zone                 Text          1
  2091.                VNDTBL
  2092.  
  2093.       VNDLV8   Vendor's Local Service Toll Free Number        Text         12
  2094.                VNDTBL
  2095.  
  2096.       VNDLVD   Vendor's Local Service Description             Text         25
  2097.                VNDTBL
  2098.  
  2099.       VNDLVE   Vendor's Local Service Extension Number        Text          4
  2100.                VNDTBL
  2101.  
  2102.       VNDLVP   Vendor's Local Service Telephone Number        Text         12
  2103.                VNDTBL
  2104.  
  2105.  
  2106.  
  2107.                                        Page 32
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.       VNDLVZ   Vendor's Local Service Time Zone               Text          1
  2118.                VNDTBL
  2119.  
  2120.       VNDNME   Vendor's Name                                  Text         40
  2121.                VNDTBL
  2122.  
  2123.       VNDPO8   Vendor's Materials Order Toll Free Number      Text         12
  2124.                VNDTBL
  2125.  
  2126.       VNDPOD   Vendor's Materials Order Name/Description      Text         25
  2127.                VNDTBL
  2128.  
  2129.       VNDPOE   Vendor's Material Order Telephone Extension    Text          4
  2130.                VNDTBL
  2131.  
  2132.       VNDPOP   Vendor's Material Order Telephone Number       Text         12
  2133.                VNDTBL
  2134.  
  2135.       VNDPOZ   Vendor's Material Order Time Zone              Text          1
  2136.                VNDTBL
  2137.  
  2138.       VNDRS8   Vendor's Regional Sales Toll Free Number       Text         12
  2139.                VNDTBL
  2140.  
  2141.       VNDRSD   Vendor's Regional Sales Name/Description       Text         25
  2142.                VNDTBL
  2143.  
  2144.       VNDRSE   Vendor's Regional Sales Telephone Extension    Text          4
  2145.                VNDTBL
  2146.  
  2147.       VNDRSP   Vendor's Regional Sales Telephone Number       Text         12
  2148.                VNDTBL
  2149.  
  2150.       VNDRSZ   Vendor's Regional Sales Time Zone              Text          1
  2151.                VNDTBL
  2152.  
  2153.       VNDRV8   Vendor's Regional Service Toll Free Number     Text         12
  2154.                VNDTBL
  2155.  
  2156.       VNDRVD   Vendor's Regional Service Name/Description     Text         25
  2157.                VNDTBL
  2158.  
  2159.       VNDRVE   Vendor's Regional Service Telephone Extension  Text          4
  2160.                VNDTBL
  2161.  
  2162.       VNDRVP   Vendor's Regional Service Telephone Number     Text         12
  2163.                VNDTBL
  2164.  
  2165.       VNDRVZ   Vendor's Regional Service Time Zone            Text          1
  2166.                VNDTBL
  2167.  
  2168.       VNDSR8   Vendor's Service Request Toll Free Number      Text         12
  2169.                VNDTBL
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.                                        Page 33
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.       VNDSRD   Vendor's National Service Name/Description     Text         25
  2184.                VNDTBL
  2185.  
  2186.       VNDSRE   Vendor's National Service Telephone Extension  Text          4
  2187.                VNDTBL
  2188.  
  2189.       VNDSRP   Vendor's National Service Telephone Number     Text         12
  2190.                VNDTBL
  2191.  
  2192.       VNDSRZ   Vendor's National Service Time Zone            Text          1
  2193.                VNDTBL
  2194.  
  2195.       VNDSTE   Vendor's Address State                         Text          2
  2196.                VNDTBL
  2197.  
  2198.       VNDZIP   Vendor's Address Zip Code w/ Extension         Text         10
  2199.                VNDTBL
  2200.  
  2201.       WOCCDE   Work Order Completion Code                     Text          8
  2202.                WOCTBL WO_CPL
  2203.  
  2204.       WOCCST   Work Order Employee's Cost (EMPCHG*WOCMLT)     Currency
  2205.                WO_CPL
  2206.  
  2207.       WOCDSC   Work Order Completion Code Description         Text         40
  2208.                WOCTBL
  2209.  
  2210.       WOCDTE   Work Order Close Date                          Date
  2211.                WO_OPN
  2212.  
  2213.       WOCHRS   Work Order Completion Hrs(WOFTME-WOSTME)/3600  Real
  2214.                WO_CPL
  2215.  
  2216.       WOCMLT   Work Order Completion Multiplier               Real
  2217.                WO_CPL
  2218.  
  2219.       WOCTME   Work Order Close Time                          Time
  2220.                WO_OPN
  2221.  
  2222.       WOFTME   Work Order Labor Finish Time (this line item)  Time
  2223.                WO_CPL
  2224.  
  2225.       WOLDTE   Work Order Labor Date (this line item)         Date
  2226.                WO_CPL
  2227.  
  2228.       WOSTME   Work Order Labor Start Time (this line item)   Time
  2229.  
  2230.  
  2231.       WO_QUE   Work Order Request: (P)rint, (Q)ueue, (S)ave   Text          1
  2232.                WO_OPN
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.                                        Page 34
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250. FACILITATE, Jr. Menu System Outline
  2251.  
  2252.  
  2253. 00.00.00 - Main Menu
  2254.  
  2255.  
  2256. 01.00.00 - Work Order Information Menu
  2257.  
  2258.     01.01.00  Generate a Work Order
  2259.  
  2260.     01.02.00  Generate a Completed Work Order
  2261.  
  2262.     01.03.00  Edit Work Orders
  2263.  
  2264.         01.03.01  Edit by Work Order Number
  2265.         01.03.02  Edit by Originator Name
  2266.         01.03.03  Edit by Originator Phone Number
  2267.         01.03.04  Edit by Originator Phone Extension
  2268.         01.03.05  Edit by Location Code
  2269.         01.03.06  Edit by Location Description
  2270.         01.03.07  Edit by Account Code
  2271.         01.03.08  Edit by Work Order Description
  2272.         01.03.09  Edit by Employee Code
  2273.  
  2274.     01.04.00  Work Order Completion
  2275.  
  2276.         01.04.01  Complete a Work Order
  2277.         01.04.02  Add Work Order Equipment History Information
  2278.         01.04.03  Add Work Order Labor Information
  2279.         01.04.04  Add Work Order Materials Information
  2280.  
  2281.     01.05.00  Process Work Orders in Queue
  2282.  
  2283.         01.05.01  Print All Work Orders in Queue
  2284.         01.05.02  Print Work Orders Selected for Print
  2285.         01.05.03  Print Work Orders by Priority Level
  2286.         01.05.04  Print Work Orders by Service Group
  2287.         01.05.05  Print Work Orders by Employee Code
  2288.         01.05.06  Print Work Orders by Account Code
  2289.         01.05.07  Print Work Orders by Location Code
  2290.         01.05.08  Print Work Orders by Due Date
  2291.         01.05.09  Print Work Orders by Work Order Type Code
  2292.  
  2293.     01.06.00  Edit Work Orders in Queue
  2294.  
  2295.     01.07.00  Re-print Work Orders
  2296.  
  2297.  
  2298. 02.00.00 - Work Order Reports Menu
  2299.  
  2300.     02.01.00  Open Work Order Reports Menu
  2301.  
  2302.         02.01.01  All Open Work Orders
  2303.         02.01.02  Service Group
  2304.  
  2305.                                        Page 35
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.         02.01.03  Employee
  2316.         02.01.04  Account
  2317.  
  2318.     02.02.00  Delinquent Work Order Report
  2319.  
  2320.     02.03.00  Work Order Completion Labor Report
  2321.  
  2322.     02.04.00  Accounting Report
  2323.  
  2324.  
  2325. 03.00.00 - Maintenance Schedules Menu
  2326.  
  2327.     03.01.00  Create/Edit Maintenance Schedules
  2328.  
  2329.         03.01.01  Create/Edit by Equipment Number
  2330.         03.01.02  Create/Edit by Location Code
  2331.  
  2332.     03.02.00  Create/Edit Daily/Weekly Maintenance Schedules
  2333.  
  2334.         03.02.01  Create/Edit by Equipment Number
  2335.         03.02.02  Create/Edit by Location Code
  2336.  
  2337.     03.03.00  Generate Work Orders from Schedules
  2338.  
  2339.     03.04.00  Generate Daily/Weekly Work Orders from Schedules
  2340.  
  2341.         Sunday
  2342.         Monday
  2343.         Tuesday
  2344.         Wednesday
  2345.         Thursday
  2346.         Friday
  2347.         Saturday
  2348.  
  2349.     03.05.00  Maintenance Schedule Reports
  2350.  
  2351.         03.05.01  Daily/Weekly Hours Report
  2352.         03.05.02  Maintenance Schedule Hours Report
  2353.  
  2354.  
  2355. 04.00.00 - Equipment Management Menu
  2356.  
  2357.     04.01.00  Add or Delete Equipment Items
  2358.  
  2359.         Add
  2360.         Edit
  2361.         Datatype
  2362.         Contracts
  2363.         D/W_Sch
  2364.         Mnt_Sch
  2365.         Delete
  2366.  
  2367.     04.02.00  Edit Equipment Information
  2368.  
  2369.         Number
  2370.  
  2371.                                        Page 36
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.         Descrip
  2382.         Class
  2383.         Type
  2384.         Status
  2385.         Account
  2386.         Location
  2387.         Property
  2388.         Vendor
  2389.         Manufg
  2390.         Serial
  2391.         In-Svc
  2392.         File
  2393.         Comments
  2394.         Datatype
  2395.         DataSearch
  2396.  
  2397.     04.03.00  Print Equipment Information
  2398.  
  2399.         All
  2400.         Number
  2401.         Class
  2402.         Type
  2403.         Account
  2404.         Location
  2405.  
  2406.     04.04.00  Print Equipment List
  2407.  
  2408.         All
  2409.         Number
  2410.         Class
  2411.         Type
  2412.         Status
  2413.         Location
  2414.         Account
  2415.         Vendor
  2416.         Manufg
  2417.         Serial
  2418.         In-Svc
  2419.         Datatype
  2420.         DataSearch
  2421.         Warranty
  2422.  
  2423.  
  2424. 05.00.00 - Equipment and Service History Menu
  2425.  
  2426.     05.01.00  Add/Edit History Information
  2427.  
  2428.     05.02.00  Print History Information
  2429.  
  2430.         05.02.01  History Information Report
  2431.         05.02.02  History Comments Report
  2432.  
  2433.  
  2434. 06.00.00 - Maintenance Contracts Menu
  2435.  
  2436.  
  2437.                                        Page 37
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.     06.01.00  Add New Contracts
  2448.  
  2449.     06.02.00  Edit Contract Information
  2450.  
  2451.     06.03.00  Print Contract Information
  2452.  
  2453.         06.03.01  All Contracts
  2454.         06.03.02  Contract Vendor
  2455.         06.03.03  Review for Renewal Date
  2456.         06.03.04  Equipment Serviced by Contract Report
  2457.  
  2458.     06.04.00  Add/Edit Contract Service on an Equipment Item
  2459.  
  2460.     06.05.00  Add/Edit Equipment List on A Contract
  2461.  
  2462.  
  2463. 07.00.00 - Codes Maintenance Menu
  2464.  
  2465.     07.01.00 - Equipment Codes Menu
  2466.  
  2467.         07.01.01  Equipment Class Codes
  2468.         07.01.02  Equipment Type Codes
  2469.         07.01.03  Equipment Status Codes
  2470.         07.01.04  Equipment DataType Codes
  2471.         07.01.05  Manufacturer Codes
  2472.         07.01.06  Vendor Codes
  2473.         07.01.07  Contract Type Codes
  2474.  
  2475.     07.02.00 - Work Order Codes Menu
  2476.  
  2477.         07.02.01  Work Order Type Codes
  2478.         07.02.02  Work Order Status Codes
  2479.         07.02.03  Work Order Completion Codes
  2480.         07.02.04  Work Order Priority Codes
  2481.         07.02.05  Maintenance Procedure Codes
  2482.         07.02.06  Maintenance Task Codes
  2483.  
  2484.     07.03.00 - General Codes Menu
  2485.  
  2486.         07.03.01  Account Codes
  2487.         07.03.02  Location Codes
  2488.         07.03.03  Employee Codes
  2489.         07.03.04  Position Codes
  2490.         07.03.05  Service Group Codes
  2491.  
  2492.  
  2493. 08.00.00 - System Maintenance Menu
  2494.  
  2495.     08.01.00 - Set Passwords
  2496.  
  2497.         08.01.01  Add Users to System
  2498.         08.01.02  View User Information
  2499.         08.01.03  Delete a User
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.                                        Page 38
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.     08.02.00 - Set Global Information
  2514.  
  2515.     08.03.00 - Post Work Order Transactions
  2516.  
  2517.     08.04.00 - Purge Old Transactions
  2518.  
  2519.         08.04.01  Purge Old Transactions
  2520.         08.04.02  Edit Transaction Purge Cycle Length
  2521.  
  2522.     08.05.00 - Database Maintenance
  2523.  
  2524.  
  2525.  
  2526.  
  2527.  
  2528.  
  2529.  
  2530.  
  2531.  
  2532.  
  2533.  
  2534.  
  2535.  
  2536.  
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.  
  2541.  
  2542.  
  2543.  
  2544.  
  2545.  
  2546.  
  2547.  
  2548.  
  2549.  
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.  
  2554.  
  2555.  
  2556.  
  2557.  
  2558.  
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.                                        Page 39
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579. WORK ORDER INFORMATION MODULE (Option 01.00.00)
  2580.  
  2581. Prerequisites to Data Entry
  2582.  
  2583. Prior to using this module, you must have applicable code and description data
  2584. entered for:
  2585.  
  2586.         All Equipment Codes      (Option 07.01.00)
  2587.         All Work Order Codes     (Option 07.02.00)
  2588.         All General Codes        (Option 07.03.00)
  2589.  
  2590.  
  2591. Work Order Information Menu  (Option 01.00.00)
  2592.  
  2593.  
  2594. Purpose:  Open, edit, print, and close work orders.
  2595.           View information about existing work orders.
  2596.           Edit and process the work order queue.
  2597.  
  2598. How to:   To access work order information options, select one of the
  2599.           options 1 through 7.
  2600.  
  2601.  
  2602. Info:   Each option is described below.  The data entry field table provides
  2603.         summary information about each data entry field.
  2604.  
  2605.  
  2606.  
  2607. Generate a Work Order  (Option 01.01.00)
  2608.  
  2609. Purpose:  Open a new work order or view an existing work order.
  2610.  
  2611. How To:   Enter the data called for in each field.  As you use the [ENTER] key,
  2612.           the cursor will move to the next data entry field.  To move around
  2613.           within the data entry fields and between fields on the forms, use the
  2614.           Edit and Cursor movement keys as described in the Introduction to
  2615.           FACILITATE.  The prerequisites to data entry must be entered first as
  2616.           many of the fields are required entries.
  2617.  
  2618. Database
  2619. Info:     The following table shows the type of field, field size and whether
  2620.           the data is (R)equired or (O)ptional for each field.
  2621.  
  2622. For TYPE,     T =    TEXT for alphanumeric data
  2623.               I =    INTEGER for numeric data only
  2624.               D =    DATE for date format xx/xx/xx.  /'s must be entered.
  2625.               $ =    CURRENCY for currency format $ xxxx.xx
  2626.               R =    REAL
  2627.               C =    CLOCK TIME, in 24 hour format, Hours:Minutes:Seconds
  2628.               V =    VARIABLE defined for this field only
  2629.  
  2630. For SIZE, the total possible number of characters is shown.
  2631.  
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.                                        Page 40
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645. For REQ,      R =    Required data
  2646.               O =    Optional data
  2647.               A =    Automatically filled in by software.
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651. DATA FIELD            TYPE   SIZE   REQ    COMMENTS
  2652.  
  2653. Requested by          :  T     25     O    Person who originated work order
  2654.                                            request
  2655.  
  2656. Phone                 :  T     12     O    Requestor's telephone number
  2657.  
  2658. Ext                   :  T      4     O    Requestor's telephone extension
  2659.  
  2660. Equipment Number      :  T     12     O    Must be valid equipment number
  2661.                                            from 04.01.00 or left blank
  2662.  
  2663. Equipment Description :  T     40     A    Description is from 04.01.00,
  2664.                                            Equipment Information
  2665.  
  2666. Location              :  T     12     O    Defaults from Equipment Record,
  2667.                                            Must be valid Location Code
  2668.                                            in 07.03.02 or left blank
  2669.  
  2670. Location Description  :  T     40     A    Description is from 07.03.02,
  2671.                                            May be edited for a work order
  2672.                                            without changing
  2673.                                            07.03.02 information.
  2674.  
  2675. Procedure Number      :  T      8     A    Defaults from Equipment Record,
  2676.                                            Editable, must be valid
  2677.                                            procedure number in Module 07
  2678.  
  2679. Request               :  T    600     O    Description of request.
  2680.                                            Words are broken at line end on
  2681.                                            screen but are wrapped correctly
  2682.                                            on hard copy.
  2683.  
  2684. Dept/Account          :  T     12     A    Defaults from Equipment Record,
  2685.                                            Editable, Must be valid
  2686.                                            Account Code in 07.03.01 Account
  2687.                                            Codes
  2688.  
  2689. Account Description   :  T     40     A    Description from 07.03.01,
  2690.                                            Account Codes
  2691.  
  2692. Request Date          :  D            R    Defaults current System Date.
  2693.                                            Editable, for proper format, must
  2694.                                            include /'s
  2695.  
  2696. Time                  :  C            R    Defaults current System Time.
  2697.                                            Editable, must be in 24-hour format
  2698.                                            (13:00)
  2699.  
  2700.  
  2701.                                        Page 41
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711. Work Order Number     :  I            A    Computer assigned after exiting
  2712.                                            screen.
  2713.  
  2714. Priority              :  I            R    Must be valid Priority Code in
  2715.                                            07.02.04, Work Order Priority Codes
  2716.  
  2717. Priority Description  :  T     40     A    From Priority Code Description
  2718.  
  2719. Due In                :  I            A    Work Order due in Days/Hours:Minutes,
  2720.                                            computed based on priority code
  2721.  
  2722. Due Date              :  D            A    Computed from Priority Code
  2723.                                            and current System Date
  2724.  
  2725. Due Time              :  T            A    Computed from Priority Code
  2726.                                            and current System Time
  2727.  
  2728. Employee              :  T     12     O    Employee Code to whom work order
  2729.                                            is assigned
  2730.  
  2731. Employee Description  :  T     40     A    Employee's Name from 07.03.03
  2732.                                            Employee Codes
  2733.  
  2734. Position              :  T     12     A    Employee's Position Code,
  2735.                                            if employee code is entered
  2736.  
  2737. Service Group         :  T     12     A    Must be valid Service Group Code
  2738.                                            in 07.03.05.  Default is
  2739.                                            employee's normal Service
  2740.                                            Group.  May be edited without
  2741.                                            changing employee's normally
  2742.                                            assigned service group.
  2743.  
  2744. Svc Group Descripton  :  T     40     A    Description from 07.03.05,
  2745.                                            Service Group Codes
  2746.  
  2747. Work Order Type       :  T     12     R    Must be valid Work Order Type Code
  2748.                                            in 07.02.01, Work Order
  2749.                                            Type Codes
  2750.  
  2751. W.O. Type Description :  T     40     A    Description from 07.02.01,
  2752.                                            Work Order Type Codes
  2753.  
  2754. Estimated Time        :  C            O    Estimated time to complete work
  2755.                                            order in hours:minutes
  2756.  
  2757. Work Order Status     :  T     12     A    Must be valid Work Order Status Code
  2758.                                            in 07.02.02, Work Order Status Codes
  2759.  
  2760. WO Status Description :  T     40     A    Description from 07.02.02,
  2761.                                            Work Order Status Codes
  2762.  
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.                                        Page 42
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777. Queue Work Order      :  T      1     R    Selection determines whether work
  2778.                                            order is printed, put in
  2779.                                            queue for future printing
  2780.                                            or saved only.  P = Print, Q = Queue,
  2781.                                            S = Save Only.  Default is Q.
  2782.  
  2783. To Return to Page One, Hit [PAGE UP] Key.
  2784.  
  2785. Upon entry of the last data field, the Add, Edit, Discard Menu will appear at
  2786. the top of the page.  Select:
  2787.  
  2788. ADD:          Add work request to the database and process the work order as
  2789.               indicated by the work order codes flag settings.
  2790. EDIT
  2791. AGAIN:        Return to the work order request
  2792.  
  2793. DISCARD:      Delete the work order request in its entirety.
  2794.  
  2795. [ESC]:        Save the work order request and process the work order as
  2796.               indicated by the work order codes flag settings, return
  2797.               to the work order information menu.
  2798.  
  2799.  
  2800.  
  2801. Generate a Completed Work Order  (Option 01.02.00)
  2802.  
  2803. Purpose:         Open and close a work order at the same time.
  2804.  
  2805. Info:            When a work order has been completed prior to entry in the
  2806.                  database, this screen allows you to open and close it in
  2807.                  one operation.
  2808.  
  2809. Database
  2810. Info:            The database information presented under Manual Section
  2811.                  01.01.01 applies to this section as well.  Additional
  2812.                  database information is as follows:
  2813.  
  2814.  
  2815.  
  2816. DATA FIELD                     TYPE    SIZE  REQ  COMMENTS
  2817.  
  2818. Work Order Completion Comments  : T     240   O   Comments about the work order
  2819.                                                   that need not be saved in the
  2820.                                                   equipment work order
  2821.                                                   history file.  These comments
  2822.                                                   are deleted when the work
  2823.                                                   order is purged.
  2824.  
  2825. Work Order Close Date           : D           A   Current computer system date
  2826.  
  2827. Work Order Close Time           : C           A   Current computer system time
  2828.                                                   in 24-hour format
  2829.  
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.                                        Page 43
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843. Work Order History Flag         : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  2844.                                                   equipment work order history
  2845.                                                   data.  Default is "Y"es
  2846.  
  2847. Work Order Labor Flag           : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  2848.                                                    equipment work order labor
  2849.                                                   data.  Default is "Y"es
  2850.  
  2851. Work Order Material Flag        : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  2852.                                                   equipment work order
  2853.                                                   material data.
  2854.                                                   Default is "Y"es
  2855.  
  2856. How To:   Completed Work Order Information is entered in the same fashion
  2857.           as Generate a Work Order in 01.01.00, except:
  2858.  
  2859.           1.      The request Date and Time must be manually entered.
  2860.  
  2861.           2.      Work Order Completion Comments are entered as the work
  2862.                   opened.  Work Order Completion Comments are saved only
  2863.                   work order is purged from the system, so should be
  2864.                   brief and entered only when needed.
  2865.  
  2866.           3.      The Work Order Close Date and Time are entered by the
  2867.                   as the current date and time.
  2868.  
  2869.           4.      Flags are entered to indicate the desire to enter Work
  2870.                   Order History/Labor/Material Order information.  When
  2871.                   "Y"es flags are entered, additional forms come up to
  2872.                   provide a place to enter that data.
  2873.  
  2874.           For detailed information about entry of Work Order History
  2875.           data, please refer to Manual Section 01.04.00, Work Order
  2876.           Completion.
  2877.  
  2878.  
  2879.  
  2880. Edit Work Orders  (Option 01.03.00)
  2881.  
  2882. Purpose:         Change information in an existing work order.
  2883.  
  2884. Info:            Work order information can be changed any time prior to
  2885.                  posting.
  2886.  
  2887. How To:          Work order requests can be recalled for view/edit in several
  2888.                  ways as shown below.  Once you have a work order request on
  2889.                  the screen, the edit is accomplished the same way, regardless
  2890.                  of how the work order requests were recalled.
  2891.  
  2892.                  For a Specific Work Order Only, select:
  2893.  
  2894.                  (1)      For specific Work Order Number (Recalls one only)
  2895.  
  2896.                  For a Group of Work Order Requests, select:
  2897.  
  2898.  
  2899.                                        Page 44
  2900.  
  2901.  
  2902.  
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.                  (2)      Originated by a Person(s) whose name contains the
  2910.                           characters you specify as a "search string".
  2911.  
  2912.                  (3)      Containing a specific Originator's Telephone Number
  2913.  
  2914.                  (4)      Containing a specific Originator's Telephone Extension
  2915.  
  2916.                  (5)      Containing a specific Location Code
  2917.  
  2918.                  (6)      Whose Location Description contain the characters you
  2919.                           specify as a "search string".
  2920.  
  2921.                  (7)      With a specific Account Code
  2922.  
  2923.                  (8)      With a Work Order Request Description containing the
  2924.                           character sequence you specify as a "search string".
  2925.  
  2926.                  (9)      Assigned to a specific employee by Employee Code.
  2927.  
  2928. Helpful
  2929. Hint:            To find a work order that lacks data in a particular data
  2930.                  field, select that sort criteria, then hit the [ENTER] key
  2931.                  without specifying a search parameter.
  2932.  
  2933.  
  2934.  
  2935. Work Order Completion  (Option 01.04.00)
  2936.  
  2937.  
  2938. Purpose:    Enter and/or edit labor, material, comment and history data, then
  2939.             close the work order.
  2940.  
  2941. Info:       Work order completion data can be changed any time prior to posting.
  2942.  
  2943. How To:     Work Order Completion data can be entered through several screen
  2944.             options.  Select one of the options shown below:
  2945.  
  2946.  
  2947.    (1)      Complete Work Order by Work Order Number
  2948.  
  2949.      a.     Work Order Number:  Enter the Number of the Work Order to be
  2950.             completed.
  2951.  
  2952.      b.     Equipment Number:  Verify the Equipment Number, edit if
  2953.             required.
  2954.  
  2955.      c.     Location Code:  Verify the Location Code, edit if required.
  2956.  
  2957.      d.     Location Description:  Verify Location Description, edit if
  2958.             required.  The Location Description may be changed for a
  2959.             single work order without changing the description
  2960.             associated with the Location Code in 07.03.02.
  2961.  
  2962.  
  2963.  
  2964.  
  2965.                                        Page 45
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.      e.     Comments:  Enter Work Order Completion Comments.  CAUTION:
  2976.             This data is not retained after the work order is purged.
  2977.             Do not enter comments intended for the work order history
  2978.             record.
  2979.  
  2980.      f.     Work Order Status Code:  Enter the Work Order Status Code.
  2981.             To close the work order, enter Status Code "CD", Closed.
  2982.  
  2983.      g.     Close Date:  Enter Work Order Close Date.
  2984.  
  2985.      CAUTION:  What is entered for the close date deserves some management
  2986.                deliberation.  This date is what the software looks at to
  2987.                post labor data to the labor management module.  Normally,
  2988.                this date can be entered as the date the work order is
  2989.                closed by the data entry person.  However, if the data entry
  2990.                person is running way behind, this could cause some problems
  2991.                when you generate labor productivity reports.  Some
  2992.                unexpected results can be obtained, especially if a lot of
  2993.                work actually accomplished in one pay period or month is
  2994.                entered with a close date of another pay period or month.
  2995.                When productivity reports are generated, it would appear
  2996.                that nothing was accomplished during one pay period and
  2997.                everyone did more than is possible in the pay period that
  2998.                the work orders were closed in.
  2999.  
  3000.      h.     Close Time:  Enter the Work Order Close Time.
  3001.  
  3002.      i.     Work Order History:  Enter the appropriate Work Order
  3003.             History, Labor, and Material data flags.
  3004.             These flags indicate to the software the intent to enter
  3005.             data of each type as a part of the work order close process.
  3006.             The defaults are "Y"es for all of these.
  3007.  
  3008.      j.     Saving the Completion Data:  Upon use of the [ENTER] key to
  3009.             input the Material data flag, the cursor moves to
  3010.             the top of the completion screen to indicate that you
  3011.             are finished with this part of the process.  Use the [ESC]
  3012.             key to save the data entered to this point and advance to
  3013.             the History, Labor, and Material data input
  3014.             forms, depending upon the flag setting for each.
  3015.  
  3016.      Work Order History Completion Form
  3017.  
  3018.      k.     W.O. Number:  Enter the number of the work order for which
  3019.             you want to enter labor data.  The default is the work order
  3020.             you are closing, but it can be changed.
  3021.  
  3022.      l.     Date:  Enter the date associated with the History
  3023.             information being entered.
  3024.  
  3025.      m.     Work Order History:  Enter the Work Order History
  3026.             information to be saved in the permanent equipment history
  3027.             record.  When the narrative is complete, or the space is
  3028.             full, use the [ESC] key to bring up the  Add/Edit/Discard
  3029.  
  3030.  
  3031.                                        Page 46
  3032.  
  3033.  
  3034.  
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.               menu.  If more history is to be entered for the work order,
  3042.               use the [ENTER] key to save the data already input and move
  3043.               back into the form to add more data.  If the history data is
  3044.               complete, use the [ESC] key a second time to save the
  3045.               history data and advance to the next work order completion
  3046.               section.
  3047.  
  3048.        Work Order Labor Completion Form
  3049.  
  3050.        More than one row of information can be entered for a work
  3051.        order.  Several employees may report labor data for one work
  3052.        order and one employee may report several tasks on a single
  3053.        work order.  Each task is entered in a separate row.
  3054.  
  3055.        n.     W.O. Number:  The default work order number is that of the
  3056.               work order being completed, but it can be changed.
  3057.  
  3058.        o.     Employee:  Key in the Employee Code of the employee who
  3059.               accomplished the task(s).  When the [ENTER] key is used, the
  3060.               employee's name appears immediately below.
  3061.  
  3062.        p.     W.O. Cpl:  Enter the Work Order Completion Code for the task
  3063.               reported.  When the [ENTER] key is used, the description of
  3064.               the  completion code appears to the right of the employee's
  3065.               name.
  3066.  
  3067.        q.     Date:  Enter the date the employee took the action reported
  3068.               on this row.
  3069.  
  3070.        r.     Start:  Enter the time (24-hour time format) the employee
  3071.               reported Starting the task reported in this row.
  3072.  
  3073.        s.     End:  Enter the time (24-hour time format) the employee
  3074.               reported finishing the task reported in this row.
  3075.  
  3076.        t.     MLT:  Enter the payroll multiplier to indicate whether the
  3077.               hours reported where at the regular or overtime rate.
  3078.  
  3079.        u.     Upon entry of the MLT data for the last labor data row for
  3080.               the work order, use the [ESC] key to save the data and bring
  3081.               up the  Add/Edit/Discard menu.  If you use the [ENTER] key
  3082.               to save the MLT data on the last row, you will get an error
  3083.               message when you use the [ESC] key to bring up the
  3084.               Add/Edit/Discard menu.  When this happens, select Discard.
  3085.               A message "Hit ENTER to discard this row, [ESC] to cancel"
  3086.               appears.  Use the [ENTER] key to discard the last row (with
  3087.               no data) and then the [ESC] key to bring up the
  3088.               Add/Edit/Discard menu.  Notice that the total time used to
  3089.               complete each task has been computed and is displayed in the
  3090.               Hours column.
  3091.  
  3092.        v.     Saving the Labor Completion Data:  Use the [ESC] key to save
  3093.               the labor data and advance to the next completion data form.
  3094.  
  3095.  
  3096.  
  3097.                                        Page 47
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.        Work Order Material Completion Form
  3108.  
  3109.        One or more material items may be charged to each work
  3110.        order.
  3111.  
  3112.        w.     W.O. No.:  The default work order number is the number of
  3113.               the work order being closed, but it can be changed.
  3114.  
  3115.        x.     Item Number:  Enter the stock number of the material item
  3116.               used in completion of the work order.
  3117.  
  3118.        y.     Item Description:  Enter the description of the item used.
  3119.  
  3120.        z.     Quantity:  Enter the quantity of the item used on the work
  3121.               order.
  3122.  
  3123.        aa.    Unit Price:  Enter the unit price of the item used.
  3124.  
  3125.        ab.    Saving the Work Order Material Data:  To add additional
  3126.               material data to the work order, use the [ENTER] key at the
  3127.               Unit Price field and the cursor will save the information in
  3128.               the first row and advance to the next row.  When the
  3129.               information for the last item is complete, use the [ESC] key
  3130.               to save the data and bring up the Add/Edit/Discard menu.
  3131.  
  3132.      (2)      Add Work Order Equipment History Information
  3133.  
  3134.               Work Order Equipment History Information may be entered through
  3135.               this screen option for any work order.  Please refer to Manual
  3136.               Section 01.04.00 (above) for instructions.  No other work
  3137.               order completion data may be entered through this option.
  3138.  
  3139.      (3)      Add Work Order Labor Information
  3140.  
  3141.               Work Order Labor Information may be entered through this screen
  3142.               option for any work order.  Please refer to Manual Section
  3143.               01.04.00 (above) for instructions.  No other work order
  3144.               completion data may be entered through this option.
  3145.  
  3146.      (4)      Add Work Order Material Information
  3147.  
  3148.               Work Order Material Information may be entered through this
  3149.               screen option for any work order.  Please refer to Manual
  3150.               Section 01.04.00 (above) for instructions.  No other work
  3151.               order completion data may be entered through this option.
  3152.  
  3153. Database
  3154. Info:         The database information presented under Manual Section 01.01.00
  3155.               applies to this section as well.  Additional database
  3156.               information is as follows:
  3157.  
  3158.  
  3159.  
  3160.  
  3161.  
  3162.  
  3163.                                        Page 48
  3164.  
  3165.  
  3166.  
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173. DATA FIELD                     TYPE    SIZE  REQ  COMMENTS
  3174.  
  3175. Work Order Completion Comments  : T     240   O   Comments about the work order
  3176.                                                   that need not be saved in the
  3177.                                                   equipment work order
  3178.                                                   history file.  These comments
  3179.                                                   are deleted when the work
  3180.                                                   order is purged.
  3181.  
  3182. Work Order Close Date           : D           A   Current computer system date
  3183.  
  3184. Work Order Close Time           : C           A   Current computer system time
  3185.                                                   in 24-hour format
  3186.  
  3187. Work Order History Flag         : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  3188.                                                   equipment work order
  3189.                                                   history data Default is "Y"es
  3190.  
  3191. Work Order Labor Flag           : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  3192.                                                   equipment work order labor
  3193.                                                   data.  Default is "Y"es
  3194. Work Order Material Flag        : V       1   A   "Y" denotes desire to enter
  3195.                                                   work order material data
  3196.                                                   Default is "Y"es
  3197.  
  3198.  
  3199.  
  3200. Process Work Orders in Queue  (Option 01.05.00)
  3201.  
  3202. Purpose:  Sort and print scheduled or unscheduled work orders saved to the work
  3203.           order queue.
  3204.  
  3205. Info:     All options in this menu produce hard copies of work orders opened in
  3206.           01.01.00 and saved with the "Queue Work Order" flag of "Q".  The
  3207.           various options allow you to choose which work orders currently in
  3208.           "Q" will be printed.  The options are:
  3209.  
  3210.        (1)      Print all Work Orders in Queue.  No additional selection
  3211.                 parameters are offered.
  3212.  
  3213.        (2)      Print Work Orders Selected for Print
  3214.  
  3215.        (3)      Print Work Orders by Priority Code:  Enter a valid Work Order
  3216.                 Priority Code to print all work orders with that code in the
  3217.                 Priority Code field.
  3218.  
  3219.        (4)      Print Work Orders by Service Group Code:  Enter a valid Service
  3220.                 Group Code to print all work orders with that code in the
  3221.                 Service Group Code field.
  3222.  
  3223.        (5)      Print Work Orders by Employee Code:  Enter a valid Employee Code
  3224.                 to print all work orders with that code in the Employee Code
  3225.                 field.
  3226.  
  3227.  
  3228.  
  3229.                                        Page 49
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.        (6)      Print Work Orders by Account Code:  Print all work orders with
  3240.                 that Account Code.
  3241.  
  3242.        (7)      Print Work Orders by Location Code:  Print all work orders
  3243.                 with that Location Code.
  3244.  
  3245.        (8)      Print Work Orders by Due Date:  Print all work orders which
  3246.                 have a due date on or before that specified.
  3247.  
  3248.        (9)      Print Work Orders by Work Order Type Code:  Print all work
  3249.                 orders with that Type Code.
  3250.  
  3251. After selecting an option, you will be presented with the Work Order Print
  3252. Setup Screen.  You have the option of sorting the work orders by various
  3253. parameters.  You may specify NONE, for no sort, or you may specify one, two
  3254. or three levels of sorting (eg, sort by Employee, with a Location sub-sort,
  3255. further sub-sorted by Equipment Number).  Simply fill-in a value 1 thru 10
  3256. on each sort line presented.  Leaving a line blank will cause the software to
  3257. assume that no further sub-sorts are needed.  Entering a 0 will cause the
  3258. system to assume that no sorts are needed.  The system will display the number
  3259. of work orders which meet your printing criteria to help in your decision
  3260. making as to whether you want to sort or not.
  3261.  
  3262. The sort options are:
  3263.  
  3264.          0 - None
  3265.          1 - Account Code
  3266.          2 - Due Date
  3267.          3 - Employee Code
  3268.          4 - Equipment Number
  3269.          5 - Location Code
  3270.          6 - Position Code
  3271.          7 - Priority Code
  3272.          8 - Service Group Code
  3273.          9 - Work Order Type Code
  3274.         10 - Work Order Number
  3275.  
  3276. Helpful   To produce work orders that lack information in a
  3277.    Hint:  particular field, select printing by that field and use the [ENTER]
  3278.           key before keying in selection criteria.  The computer will produce
  3279.           work orders with a NULL value in that field.
  3280.  
  3281.  
  3282. Edit Work Orders in Queue  (Option 01.06.00)
  3283.  
  3284. Purpose:  Edit Work Orders currently in the Work Order Print Queue prior to
  3285.           printing them.
  3286.  
  3287. Info:     This option allows you to edit work orders in the Queue
  3288.           prior to making a hard copy of them.
  3289.  
  3290. How To:  To call up work orders currently in the Work Order Queue and edit
  3291.          them:
  3292.  
  3293.        (a)      Select "Edit" from the menu and strike [ENTER]
  3294.  
  3295.                                        Page 50
  3296.  
  3297.  
  3298.  
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.        (b)      Change the data in the fields to be edited, or strike the
  3306.                 [ENTER] key to accept what is there and move on to the next
  3307.                 field.
  3308.  
  3309.        (c)      Use the cursor movement keys to move from field to field.
  3310.  
  3311.        (d)      Use the [PgDn] and [PgUp] keys to move to and from the second
  3312.                 page of the work order form.
  3313.  
  3314.        (e)      When the option produces more than more than one work order
  3315.                 (generally it does) use the [F7] and [F8] keys to move forward
  3316.                 and backward through the work orders.
  3317.  
  3318.  
  3319.  
  3320. Re-print Work Orders  (Option 01.07.00)
  3321.  
  3322. Purpose:  Obtain a copy of a work order not printed at the time it was
  3323.           generated, or an additional hard copy of a previously printed work
  3324.           order.
  3325.  
  3326. Info:     All types of work orders may be re-printed.
  3327.  
  3328. How To:   To print, or re-print a work order or group of work orders, select
  3329.           this option, then enter the starting and ending numbers of the
  3330.           range of work orders you wish to print.  Note that the same number
  3331.           may be entered twice if only one work order is needed.
  3332.  
  3333. Helpful
  3334. Hint:     To find work orders that have NOT been assigned to an employee, use
  3335.           the [ENTER] key without entering an employee code.  All unassigned
  3336.           work orders are printed.
  3337.  
  3338.  
  3339.  
  3340.  
  3341.  
  3342.  
  3343.  
  3344.  
  3345.  
  3346.  
  3347.  
  3348.  
  3349.  
  3350.  
  3351.  
  3352.  
  3353.  
  3354.  
  3355.  
  3356.  
  3357.  
  3358.  
  3359.  
  3360.  
  3361.                                        Page 51
  3362.  
  3363.  
  3364.  
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371. Work Order Reports Module (02.00.00)
  3372.  
  3373.  
  3374. Purpose:  Generate Work Order Information and Accounting Reports.
  3375.  
  3376. Info:     Options are available to print information about Open and Delinquent
  3377.           Work Orders, Labor and Accounting.
  3378.  
  3379.           Open and Delinquent Work Order Reports may be routed to the screen or
  3380.           printer.  All or a portion of the Open Work Orders may be included
  3381.           in your report as follows:
  3382.  
  3383.                  (1)      All Work Orders
  3384.  
  3385.                  (2)      Work orders assigned to the specified Service Group.
  3386.  
  3387.                  (3)      Work orders assigned to the specified Employee Code.
  3388.  
  3389.                  (4)      Work orders "charged" to the specified Account Code.
  3390.  
  3391.           Accounting Reports are directed to the printer only.
  3392.  
  3393. How To:  To generate Work Order Reports, select:
  3394.  
  3395.          (1)      Open Work Order Reports
  3396.  
  3397.          (a)      Select Option (1) to generate a report for, All Open Work
  3398.                   Orders
  3399.  
  3400.                   1)     Select "Printer" or "Screen" to direct your report.
  3401.  
  3402.                   2)     To terminate a report, hit the [ESC] one time only.
  3403.  
  3404.          (b)      To limit your open work order report to a specific group:
  3405.  
  3406.                   1)     Select the appropriate menu option (2-4).
  3407.  
  3408.                   2)     Select "Printer" or "Screen" to direct your report.
  3409.  
  3410.                   3)     Enter the information requested by the prompts to
  3411.                          limit the scope of the report.
  3412.  
  3413.                   4)     To terminate a report, hit the [ESC] one time only.
  3414.  
  3415.  
  3416.           (2)      Delinquent Work Order Reports
  3417.  
  3418.           (a)     Select "Printer" or "Screen" to direct your report.
  3419.  
  3420.           (b)     To terminate a report, hit the [ESC] one time only.
  3421.  
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.                                        Page 52
  3428.  
  3429.  
  3430.  
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.           (3)      Work Order Completion Labor Reports
  3438.  
  3439.           (a)      Select "Printer" or "Screen" to direct your report.
  3440.  
  3441.           (b)      Enter the information requested by the prompts to limit the
  3442.                    scope of the report.
  3443.  
  3444.           (d)      To terminate a report, hit the [ESC] one time only.
  3445.  
  3446.  
  3447.           (4)      Work Order Accounting Reports
  3448.  
  3449.           (a)      Run 08.03.00 Post Work Order Transactions thru the date
  3450.                    which represents the ending date of the report needed.
  3451.  
  3452.           (b)      Enter the starting and ending dates of the time period
  3453.                    for which the report is needed.
  3454.  
  3455.           (c)      To terminate a report, hit the [ESC] one time only.
  3456.  
  3457.  
  3458.  
  3459.  
  3460.  
  3461.  
  3462.  
  3463.  
  3464.  
  3465.  
  3466.  
  3467.  
  3468.  
  3469.  
  3470.  
  3471.  
  3472.  
  3473.  
  3474.  
  3475.  
  3476.  
  3477.  
  3478.  
  3479.  
  3480.  
  3481.  
  3482.  
  3483.  
  3484.  
  3485.  
  3486.  
  3487.  
  3488.  
  3489.  
  3490.  
  3491.  
  3492.  
  3493.                                        Page 53
  3494.  
  3495.  
  3496.  
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503. Maintenance Schedules Module (Option 03.00.00)
  3504.  
  3505.  
  3506. Purpose:  Create or change equipment maintenance schedules.
  3507.           Generate scheduled maintenance work orders and reports.
  3508.  
  3509.  
  3510. Create/Edit Maintenance Schedules  (Option 03.01.00)
  3511.  
  3512. Purpose:  Create, view or change maintenance schedules where the frequency of
  3513.           maintenance is Monthly, Quarterly, Semi-annually, or Annually (less
  3514.           than Weekly).
  3515.  
  3516. Info:     Maintenance schedules are created and edited by calling up the
  3517.           equipment for which they apply.  Equipment can be called up by
  3518.           several categories as follows:
  3519.  
  3520.        (1)      Edit by Equipment Number for a Specific Item
  3521.  
  3522.        (2)      Edit by Equipment Location for all Equipment with the specified
  3523.                 Location Code.
  3524.  
  3525.        If an item is called for that does not have an assigned schedule, the
  3526.        program asks whether or not you wish to create a schedule.  If you
  3527.        and "Y"es to the prompt, the Create Maintenance Schedule Form is
  3528.        displayed.
  3529.  
  3530. How To:  Select one of the options to pull up equipment and create, view or
  3531.          edit maintenance schedules as follows:
  3532.  
  3533.           (1)      Edit by Equipment Number for a Specific Item
  3534.  
  3535.           (a)      Enter a valid equipment number
  3536.  
  3537.           (b)      Computer fills in the Equipment Data and Scheduled
  3538.                    Maintenance Procedure Data, if it exists, and displays the
  3539.                    Edit Menu.
  3540.  
  3541.           (c)      When the menu appears, select "Edit" to enter the
  3542.                    scheduling form.
  3543.  
  3544.           (d)      To edit the Schedule Data shown in the region, go to (f).
  3545.                    If the heading data is to be edited, go to (e).
  3546.  
  3547.           (e)      To edit Equipment information in the heading,
  3548.  
  3549.                    1.  Select "Edit" from the menu and strike [ENTER]
  3550.  
  3551.                    2.  Equipment Status:  Change or accept the Equipment
  3552.                        Status code.
  3553.  
  3554.                    3.  Computer fills in Equipment Status Code Description.
  3555.  
  3556.                    4.  Change or accept the Location Code.
  3557.  
  3558.  
  3559.                                        Page 54
  3560.  
  3561.  
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.                    5.  Computer fills in the Location Code Description.
  3570.  
  3571.                    6.  Location Description may be edited.  This changes the
  3572.                        Location Description for this Equipment Item only.
  3573.  
  3574.                    7.  To accept the heading data and return to the menu,
  3575.                        strike the [ESC] key.
  3576.  
  3577.                    8.  If no procedures have been previously entered for this
  3578.                        equipment, the use of the [ENTER] key produces a "No
  3579.                        editable data in this table - Press a key from list
  3580.                        below" error message.  This is because their is not
  3581.                        data in the maintenance procedure section and you are
  3582.                        using an "Edit" form that requres the presence of data.
  3583.  
  3584.                    9.  Strike the [ESC] key to display the menu, select the
  3585.                        "Add New" function and strike the [ENTER] key.
  3586.  
  3587.                    10. Null values are entered into the maintenance procedures
  3588.                        region and the message "ERROR - Invalid Procedure
  3589.                        Code - rule violation" is displayed.
  3590.  
  3591.                    11. Strike the [ESC] key to recall the menu.
  3592.  
  3593.                    12. Select "Edit" and strike [ENTER] to advance the cursor
  3594.                        to the first field in the region.
  3595.  
  3596.                    13. Enter/Edit the data using the cursor movement and
  3597.                        [ENTER] keys.
  3598.  
  3599.           (f)      To bypass the editing of header data and go directly to the
  3600.                    maintenance procedure region of the form,
  3601.  
  3602.                    1.  Strike the [F9] key to change the menu to correspond to
  3603.                        the region.  This is indicated by a menu color change
  3604.                        to coincide with the color of the region.
  3605.  
  3606.                    2.  Select "Edit" from the menu, strike [ENTER].
  3607.  
  3608.                    3.  The cursor advances to the first field of the region.
  3609.  
  3610.                    4.  Enter/Edit the data using the cursor movement and
  3611.                        [ENTER] keys.
  3612.  
  3613.                    5.  If no procedures have been previously entered for this
  3614.                        equipment, the use of the [ENTER] key produces a "No
  3615.                        editable data in this table - Press a key from list
  3616.                        below" error message.  This is because their is not
  3617.                        data in the maintenance procedure section and you are
  3618.                        using an "Edit" form that requres the presence of data.
  3619.  
  3620.                    6.  Strike the [ESC] key to display the menu, select the
  3621.                        "Add New" function and strike the [ENTER] key.
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.                                        Page 55
  3626.  
  3627.  
  3628.  
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.                    7.  Null values are entered into the maintenance procedures
  3636.                        region and the message "ERROR - Invalid Procedure
  3637.                        Code - rule violation" is displayed.
  3638.  
  3639.                    8.  Strike the [ESC] key to recall the menu.
  3640.  
  3641.                    9.  Select "Edit" and strike [ENTER] to advance the cursor
  3642.                        to the first field in the region.
  3643.  
  3644.           (g)      Edit the Maintenance Schedule section as follows:
  3645.  
  3646.                    1.  Procedure:  Enter the Maintenance Procedure Code for
  3647.                        the first procedure to be accomplished for this
  3648.                        equipment.
  3649.  
  3650.                    2.  Computer fills in Procedure Description.
  3651.  
  3652.                    3.  Priority:  Enter the appropriate scheduling priority
  3653.                        code.
  3654.  
  3655.                    4.  Computer fills in Priority Description.
  3656.  
  3657.                    5.  Position:  Enter the position number for the employee
  3658.                        to be assigned the scheduled maintenance work order.
  3659.  
  3660.                    6.  Computer fills in:
  3661.  
  3662.                            a.     Position Description
  3663.                            b.     Employee Code and Description
  3664.                            c.     Service Group Code and Description
  3665.                            d.     Estimated Time for Completion based upon the
  3666.                                   standard time for that procedure.
  3667.  
  3668.                    7.  Frequency:  Enter the frequency code to indicate the
  3669.                        number of times per year the procedure is to be
  3670.                        performed on this equipment item.
  3671.  
  3672.                        The correct entries for maintenance frequencies are:
  3673.  
  3674.                            1 =      Monthly
  3675.                            2 =      Bi-monthly (Every Two Months)
  3676.                            3 =      Quarterly (Every Third Month)
  3677.                            4 =      Every Fourth Month
  3678.                            5 =      Every Fifth Month
  3679.                            6 =      Semi-Annually (Every Sixth Month)
  3680.                            7 =      Every Seventh Month
  3681.                            8 =      Every Eighth Month
  3682.                            9 =      Every Nineth Month
  3683.                           10 =      Every Tenth Month
  3684.                           11 =      Every Eleventh Month
  3685.                           12 =      Annually (Every Twelvth Month)
  3686.                           24 =      Every Two Years
  3687.                           36 =      Every Three Years
  3688.                           xx =      Where xx = Any number of months
  3689.  
  3690.  
  3691.                                        Page 56
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.  
  3700.  
  3701.                    8.  Est. Hours:  Edit or accept the Estimated Completion
  3702.                                     Time, in hours and tenths of an hour.
  3703.  
  3704.                    9.  Due Date:    Enter the date the procedure is to be
  3705.                                     accomplished the first time.
  3706.  
  3707.                    10. Upon striking the [ENTER] key, the message "Press
  3708.                        [ENTER] to save changes, [ESC] to cancel changes"
  3709.                        appears in the upper left of the screen.  Strike the
  3710.                        appropriate key.
  3711.  
  3712.                    11. To return to the menu, strike the [ESC] key.
  3713.  
  3714. Helpful
  3715. Hint:    Each row of new data must be preceded by the use of the
  3716.          "Add New" feature to place NULL or duplicated values in the row,
  3717.          which can then be edited.  Once in the "Add New" feature, press
  3718.          the [ENTER] key once for each row of data to be entered, then
  3719.          editing of all rows is possible without recalling the menu to
  3720.          add more null values.
  3721.  
  3722.           (2)      Edit by Equipment Location
  3723.  
  3724.           (a)      Enter valid Equipment Location Code to call up all
  3725.                    equipment with that code.
  3726.  
  3727.           (b)      Enter/Edit heading and maintenance procedure information as
  3728.                    described under 01.02.01, Option (1), above.
  3729.  
  3730.  
  3731. Create/Edit Daily/Weekly Maintenance Schedules  (Option 03.02.00)
  3732.  
  3733.  
  3734. Purpose:  Create or change maintenance schedules where the frequency of
  3735.           maintenance is Daily or Weekly.
  3736.  
  3737. Info:     The Daily/Weekly Maintenance Schedule System is very flexible.  By
  3738.           scheduling equipment for maintenance on more than one day of he week,
  3739.           you can establish schedules for once through seven times weekly.
  3740.  
  3741. How To:   Select one of the options to pull up equipment and create, view or
  3742.           edit maintenance schedules as follows:
  3743.  
  3744.           (1)      Add/Edit by Equipment Number for a Specific Item
  3745.  
  3746.           (a)      Enter a valid equipment number
  3747.  
  3748.           (b)      Computer fills in the Equipment Data and Scheduled
  3749.                    Maintenance Procedure Data, if it exists, and displays the
  3750.  
  3751.                    1)  Edit Menu if a Daily/Weekly Schedule has already been
  3752.                        established.
  3753.  
  3754.  
  3755.  
  3756.  
  3757.                                        Page 57
  3758.  
  3759.  
  3760.  
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.  
  3766.  
  3767.                    2)  Add Menu if a Daily/Weekly Schedule does not exist for
  3768.                        the equipment.
  3769.  
  3770.           (c)      When the menu appears, select "Edit" to enter the
  3771.                    scheduling form.
  3772.  
  3773.           (d)      To edit the Schedule Data shown in the region, go to (f).
  3774.                    If the heading data is to be edited, go to (e).
  3775.  
  3776.           (e)      To edit Equipment information in the heading,
  3777.  
  3778.                     1.  Select "Edit" from the menu and strike [ENTER]
  3779.  
  3780.                     2.  Equipment Status:  Change or accept the Equipment
  3781.                         Status code.
  3782.  
  3783.                     3.  Computer fills in Equipment Status Code Description.
  3784.  
  3785.                     4.  Change or accept the Location Code.
  3786.  
  3787.                     5.  Computer fills in the Location Code Description.
  3788.  
  3789.                     6.  Location Description may be edited.  This changes the
  3790.                         Location Description for this Equipment Item only.
  3791.  
  3792.                     7.  To accept the heading data and return to the menu,
  3793.                         strike the [ESC] key.
  3794.  
  3795.           (f)      To bypass the editing of equipment data and go directly to
  3796.                    the maintenance procedure region of the form,
  3797.  
  3798.                    1.  Strike the [F9] key to change the menu to correspond to
  3799.                        the region.  This is indicated by a menu color change
  3800.                        to coincide with the color of the region.
  3801.  
  3802.                    2.  Select "Edit" from the menu, strike [ENTER].
  3803.  
  3804.                    3.  The cursor advances to the first field of the region.
  3805.  
  3806.                    4.  Enter/Edit the data using the cursor movement and
  3807.                        [ENTER] keys.
  3808.  
  3809.           (g)      If no procedures have been previously entered for the
  3810.                    equipment number specified in Option 01.02.02, the Add
  3811.                    Daily/Weekly Schedule is displayed.  To establish a new
  3812.                    schedule,
  3813.  
  3814.                    1.  Enter a valid Equipment Number
  3815.  
  3816.                    2.  Computer fills in the Equipment Description.
  3817.  
  3818.                    3.  Enter a valid Procedure Number.
  3819.  
  3820.                    4.  Enter a valid Priority Number.
  3821.  
  3822.  
  3823.                                        Page 58
  3824.  
  3825.  
  3826.  
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.  
  3832.  
  3833.                    5.  Computer fills in Priority Description.
  3834.  
  3835.                    6.  Enter a valid Position Number.
  3836.  
  3837.                    7.  Computer fills in Employee and Service Group
  3838.                        information.  They may be edited.
  3839.  
  3840.                    8.  Accept or edit the Standard Estimated Hours (x.xx) for
  3841.                        the procedure as performed for this equipment.
  3842.  
  3843.                    9.  Enter a "Y" for each day the procedure is to be
  3844.                        accomplished and a "N" for each day it is not to be
  3845.                        accomplished.
  3846.  
  3847.                    10. After entering a "Y" or "N" for Saturday, the cursor
  3848.                        advances to the next Add Daily/Weekly Maintenance
  3849.                        Schedule screen.
  3850.  
  3851.  
  3852.           (2)      Edit by Equipment Location
  3853.  
  3854.           (a)      Enter valid Equipment Location Code to call up all
  3855.                    equipment with that code.
  3856.  
  3857.           (b)      Enter/Edit heading and maintenance procedure information as
  3858.                    described under 01.02.02, Option (1), above.
  3859.  
  3860.  
  3861. Generate Work Orders from Schedules  (Option 03.03.00)
  3862.  
  3863. Purpose:  Open, generate and place in queue or print scheduled maintenance work
  3864.           orders from the Maintenance Schedule for equipment whose frequency of
  3865.           maintenance is less often than Weekly.
  3866.  
  3867. Info:     Scheduled maintenance with a frequency less often than weekly are
  3868.           generated through this screen.  The work orders may be printed
  3869.           immediately or put in the work order queue for printing through menu
  3870.           option 01.01.05 or editing through option 01.01.06.
  3871.  
  3872. How To:   To generate scheduled maintenance work orders:
  3873.  
  3874.        (1)      Enter the date through which you wish to generate scheduled
  3875.                 maintenance work orders.
  3876.  
  3877.        (2)      Verify the date by typing it in again.
  3878.  
  3879.           CAUTION:  The date you enter is going to determine how many work
  3880.           orders you generate.  Be careful not to type in a date far into
  3881.           the future, as you may print out a box full of printed work
  3882.           orders!
  3883.  
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.                                        Page 59
  3890.  
  3891.  
  3892.  
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.  
  3898.  
  3899.        (3)      Answer "N"o to the prompt "Do you wish to print work orders
  3900.                 immediately" if you wish the work orders to be placed in Queue.
  3901.                 Placing the work orders in Queue will make it possible for you
  3902.                 to print them using all the features of Options 01.05.00 and
  3903.                 01.06.00, Process the Work Order Queue and Edit the Work Orders
  3904.                 in Queue.
  3905.  
  3906.        (4)      Answer "Y"es to the prompt "Do you wish to print work orders
  3907.                 immediately" if you want the work orders printed immediately
  3908.                 after they are generated.
  3909.  
  3910.           NOTE:  The amount of time it takes the computer to generate the
  3911.           scheduled maintenance work orders depends upon how long a period is
  3912.           asked for and the number of items due for maintenance in that period.
  3913.  
  3914.  
  3915.  
  3916. Generate Daily/Weekly Work Order from Schedules (Option 03.04.00)
  3917.  
  3918.  
  3919. Purpose:  Open, place in queue or print scheduled maintenance work orders from
  3920.           the Maintenance Schedule for equipment whose frequency of maintenance
  3921.           is Daily or Weekly.
  3922.  
  3923. Info:     Scheduled maintenance with a frequency of daily or weekly are
  3924.           generated through this screen.  The work orders may be printed
  3925.           immediately or put in the work order queue for printing through menu
  3926.           option 01.05.00 or editing through menu option 01.06.00.
  3927.  
  3928. How To:   To generate daily/weekly scheduled maintenance work orders:
  3929.  
  3930.        (1)      Select the day of the week for which you wish to generate Daily
  3931.                 and Weekly scheduled maintenance work orders.
  3932.  
  3933.        (2)      Enter the date to verify the day to generate work orders for.
  3934.  
  3935.           NOTE:  If you miss a day of daily/weekly maintenance, you
  3936.           normally would not go back and generate those work orders, but
  3937.           would generate them for the next day.
  3938.  
  3939.        (3)      Answer "N"o to the prompt "Do you wish to print work orders
  3940.                 immediately" if you wish the work orders to be placed in Queue.
  3941.                 Placing the work orders in Queue will make it possible for you
  3942.                 to sort them before printing from 01.05.00, Process Work Orders
  3943.                 in Queue.
  3944.  
  3945.        (4)      Answer "Y"es to the prompt "Do you wish to print work orders
  3946.                 immediately" if you want the work orders printed immediately
  3947.                 after they are generated.
  3948.  
  3949.           NOTE:  The amount of time it takes the computer to generate the
  3950.           scheduled maintenance work orders depends upon how many
  3951.           items are due for maintenance in that period.
  3952.  
  3953.  
  3954.  
  3955.                                        Page 60
  3956.  
  3957.  
  3958.  
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.  
  3964.  
  3965. Maintenance Schedule Reports  (Option 03.05.00)
  3966.  
  3967.  
  3968. Purpose:  Print a report showing when equipment is scheduled for maintenance.
  3969.  
  3970. Info:     Maintenance schedule hours may be reported for equipment with
  3971.           daily/weekly (Option 1) or monthly and less frequent (Option 2)
  3972.           schedules.
  3973.  
  3974.           Option (1), Daily/Weekly Hours Report may be requested for a single
  3975.           or range of Service Groups.  It is sorted first by Service Group
  3976.           Code, then by Position Code, then by Equipment Number.  Under each
  3977.           Position Code, the report lists each equipment item with daily or
  3978.           weekly scheduled maintenance, the standard time for completion in
  3979.           hours and indicates the days the procedures are scheduled to be
  3980.           completed.
  3981.  
  3982.           Option (2), Maintenance Schedule Hours Report may be requested for a
  3983.           single or range of Service Groups within a date range.  It is sorted
  3984.           first by Service Group Code, then by Position Code, then by Equipment
  3985.           Number.  Under each Position Code, the report lists each equipment
  3986.           item, the date next due scheduled maintenance, the priority, the
  3987.           schedule frequency in months and the standards time for completion in
  3988.           hours.
  3989.  
  3990. How To:   To generate scheduled maintenance hours reports, select
  3991.  
  3992.        (1)      Daily/Weekly Hours Report
  3993.  
  3994.                  then enter the Service Group Code range to be included in the
  3995.                  report.
  3996.  
  3997.         (2)      Maintenance Schedule Hours Report
  3998.  
  3999.                  then enter the Service Group Code range and Date range to be
  4000.                  included in the report.
  4001.  
  4002.  
  4003.  
  4004.  
  4005.  
  4006.  
  4007.  
  4008.  
  4009.  
  4010.  
  4011.  
  4012.  
  4013.  
  4014.  
  4015.  
  4016.  
  4017.  
  4018.  
  4019.  
  4020.  
  4021.                                        Page 61
  4022.  
  4023.  
  4024.  
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.  
  4030.  
  4031. Equipment Management Module (04.00.00)
  4032.  
  4033. Equipment Management Options provide input forms, edit screens and reports to
  4034. view, add, edit and print information about Equipment, Equipment Maintenance
  4035. Schedules, Equipment Contracts and Equipment History.  To select one of these
  4036. screens, use the up/down arrow keys or the number keys to move the cursor to
  4037. the appropriate line, then hit the [ENTER] key.
  4038.  
  4039. Prerequisites to Data Entry:
  4040.  
  4041. Prior to entering equipment information, you must enter codes information for:
  4042.  
  4043.      Equipment Class Codes           (Option 07.01.00)
  4044.      Equipment Type Codes            (Option 07.01.02)
  4045.      Equipment Status Codes          (Option 07.01.03)
  4046.      Equipment Data Type Codes       (Option 07.01.04)
  4047.      Manufacturer's Codes            (Option 07.01.05)
  4048.      Vendor's Codes                  (Option 07.01.06)
  4049.      Contract Type Codes             (Option 07.01.07)
  4050.      Maintenance Procedure Codes     (Option 07.02.05)
  4051.      Maintenance Task Codes          (Option 07.02.06)
  4052.      Account Codes                   (Option 07.03.01)
  4053.      Location Codes                  (Option 07.03.02)
  4054.  
  4055.  
  4056. Add Equipment Items  (Option 04.01.00)
  4057.  
  4058. Purpose: Add new equipment items (records) to your database.
  4059.  
  4060. Info:    The horizontal menu presented for Adding Equipment Information is
  4061.          somewhat different than other menus.  This menu offers options to:
  4062.  
  4063.          Add       an equipment item and it's associated information to the
  4064.                    equipment inventory.
  4065.  
  4066.          Edit      the information for an existing equipment item.
  4067.  
  4068.          DataType  Add, Edit or Delete DataType information from an existing
  4069.                    equipment item.
  4070.  
  4071.          Contracts Edit the contracts associated with a particular equipment
  4072.                    item.
  4073.  
  4074.          D/W_Sch   Edit the Daily/Weekly Maintenance Schedule for a specific
  4075.                    equipment item.
  4076.  
  4077.          Mnt_Sch   Edit the monthly and less frequent maintenance schedules.
  4078.  
  4079.          Delete    an equipment item from the inventory (History records are
  4080.                    saved).
  4081.  
  4082. A great deal of information may be documented for each equipment item.
  4083. The following table shows the type of field, field size and whether the data is
  4084. (R)equired or (O)ptional for each field.
  4085.  
  4086.  
  4087.                                        Page 62
  4088.  
  4089.  
  4090.  
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.  
  4096.  
  4097. Key in the data called for in each field.  As you use the ENTER key, the cursor
  4098. will move to the next data entry field.  The codes listed under prerequisites
  4099. to data entry must be entered in the Codes Module first as many of the fields
  4100. are required entries.
  4101.  
  4102. For TYPE,  T  = TEXT for alphanumeric data
  4103.            I  = INTEGER for numeric data only
  4104.            D  = DATE for date format xx/xx/xx.  /'s must be entered.
  4105.            $  = CURRENCY for currency format $ xxxx.xx
  4106.            R  = REAL
  4107.  
  4108. For SIZE,  the total possible number of characters is shown.
  4109.  
  4110. For REQ,   R  = Required data
  4111.            O  = Optional data
  4112.            A  = Automatically filled in by software.
  4113.  
  4114.  
  4115. DATA FIELD              TYPE  SIZE  REQ     COMMENTS
  4116.  
  4117. Equipment Number      :    T    12    R     Locally assigned
  4118.  
  4119. Eqpt Description      :    T    40    O     Your description of equipment
  4120.  
  4121. Equipment Class       :    T     8    R     From Class Codes, 07.01.01
  4122.  
  4123. Class Description     :    T    40    A
  4124.  
  4125. Equipment Type        :    T     8    R     From Type Codes, 07.01.02
  4126.  
  4127. Type Description      :    T    40    A
  4128.  
  4129. Equipment Status      :    T     8    R     From Status Codes, 07.01.03
  4130.  
  4131. Status Description    :    T    40    A
  4132.  
  4133. Account Code          :    T     8    R     From Account Codes, 07.03.01
  4134.  
  4135. Account Description   :    T    40    A
  4136.  
  4137. Location              :    T     8    R     From Location Codes, 07.03.02
  4138.  
  4139. Location Description  :    T    40    A
  4140.  
  4141. Vendor                :    T     8    R     From Vendor Codes, 07.01.06
  4142.  
  4143. Vendor Description    :    T    40    A
  4144.  
  4145. Purch Order Number    :    T     8    O     Locally assigned
  4146.  
  4147. Equipment Cost        :    $          O     Original purchase cost
  4148.  
  4149. In-service Date       :    D          R     Date placed in service
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.                                        Page 63
  4154.  
  4155.  
  4156.  
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.  
  4162.  
  4163. Property Number       :    T    12    O     Facility property control #
  4164.  
  4165. Depreciable Life      :    I     2    R     Depreciable Life in years
  4166.  
  4167. Physical Useful Life  :    I     2    R     Anticipated Actual Life (yrs)
  4168.  
  4169. Warranty Start Date   :    D          R     Date Warranty Starts
  4170.  
  4171. Warranty Expire Date  :    D          R     Date Warranty Expires
  4172.  
  4173. Manufacturer          :    T     8    R     From Manuf's Code, 07.01.05
  4174.  
  4175. Manuf Description     :    T    40    A
  4176.  
  4177. Model Number          :    T    40    O     From equipment data plate
  4178.  
  4179. Serial Number         :    T    40    O     From equipment data plate
  4180.  
  4181. File Update Date      :    D          R     Date file last updated,
  4182.                                             Defaults to Today's Date
  4183.  
  4184. Hit the PAGE DOWN Key to advance to the next page of the form.
  4185.  
  4186. Default SM Proc.      :    T     8    A     From Module 07.01.02, May be edited.
  4187.  
  4188. SM Description        :    T    40    A
  4189.  
  4190. Def Perf Vr/Safe      :    T     8    A     From Module 70.01.02, May be edited.
  4191.  
  4192. P/V/Safe Description  :    T    40    A
  4193.  
  4194. Comments              :    T   240    O     Free form entry of comments
  4195.  
  4196. Eqpt DataType         :    T     8    O     From DataType Codes, 07.01.04
  4197.  
  4198. DataType Description  :    T    40    A
  4199.  
  4200. DataType Data         :    T    12    O     Data Relating To Data Type
  4201.  
  4202. To Return to Page One, Hit PAGE UP Key;
  4203.  
  4204. To Save Information, Hit [ESC] Key to bring up ADD Menu, then
  4205. Hit ENTER key to Add new record to database.  Cursor will return to first data
  4206. field for next record.
  4207.  
  4208. To Return to Equipment Data Menu, Hit [ESC] Key twice.
  4209.  
  4210. How To:  To input, view, edit or delete information about equipment, select:
  4211.  
  4212.      (1)   To Add an Equipment Item,
  4213.  
  4214.      (a)   Select "Add"
  4215.  
  4216.      (b)   The Equipment Information Input Form will appear.
  4217.  
  4218.  
  4219.                                        Page 64
  4220.  
  4221.  
  4222.  
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.  
  4228.  
  4229.      (c)    Enter the data for each data field using the information in
  4230.             the Information Section above.
  4231.  
  4232.  
  4233.      (2)    To Edit information about equipment,
  4234.  
  4235.      (a)    Select "Edit"
  4236.  
  4237.      (b)    Enter the Equipment Number.
  4238.  
  4239.      (c)    Edit information using the instructions provided under
  4240.             Option 04.02.00, below.
  4241.  
  4242.  
  4243.      (3)    To Add, Edit or Delete DataType information from the Add
  4244.             Equipment Menu,
  4245.  
  4246.      (a)    Select "DataType"
  4247.  
  4248.      (b)    Enter the appropriate equipment number.  The computer
  4249.             response depends upon whether or not the equipment item
  4250.             you enter already has a DataType Code assigned.
  4251.  
  4252.      (c)    Upon entry of a valid equipment number that already has at
  4253.             least one DataType Code assigned, the Edit Equipment
  4254.             DataType Information Menu will appear.  All DataType Code
  4255.             and DataType Data information may be edited or deleted.
  4256.             To add a new datatype code, use the "Add New" feature of
  4257.             the edit screen as follows:
  4258.  
  4259.             1)   Use the [F8] key, or "Next", to advance the cursor to
  4260.                  the last DataType code entered.
  4261.  
  4262.             2)   Select "Add New" from the menu.
  4263.  
  4264.             3)   A new row of DataType information us created at the
  4265.                  bottom of the form.
  4266.  
  4267.             4)   Select "Edit" from the menu.
  4268.  
  4269.             5)   Edit the newly created row of information to "Add" the
  4270.                  new DataType Code and DataType Data.
  4271.  
  4272.      (d)    Upon entry of the equipment number of an item that does
  4273.             not already have at least one DataType Code entry the
  4274.             Add Equipment DataType screen will be displayed.
  4275.  
  4276.             Helpful Hint:  If you wish to add an equipment DataType
  4277.             code to several existing equipment items, you can to do so
  4278.             very easily using the Add Equipment DataType screen.
  4279.             However, be aware of caution below.
  4280.  
  4281.             CAUTION:  Be careful when using the Add Equipment DataType
  4282.             screen to add datatypes to equipment items that already
  4283.  
  4284.  
  4285.                                        Page 65
  4286.  
  4287.  
  4288.  
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.  
  4294.  
  4295.             have datatype codes assigned.  To allow maximum user
  4296.             flexibility in the use of DataType Codes, there can be no
  4297.             "Rule Checking" to warn you that you are duplicating
  4298.             datatype entries.  Because you can not see the existing
  4299.             DataType Codes assigned to an equipment item while using
  4300.             the Add Equipment DataType Information screen, it would be
  4301.             very easy to unintentionally duplicate entries.
  4302.  
  4303.  
  4304.      (4)    To Edit Equipment Contract information from the Add Equipment
  4305.             Menu,
  4306.  
  4307.      (a)    Select "Contracts"
  4308.  
  4309.      (b)    Enter the appropriate equipment number.
  4310.  
  4311.      (c)    The edit or add form will be displayed depending upon whether
  4312.             or not contracts exist for the equipment number entered.
  4313.  
  4314.  
  4315.      (5)    To Edit Equipment Daily or Weekly Maintenance Schedule from the
  4316.             Add Equipment Information Menu,
  4317.  
  4318.      (a)    Select "D/W_Sch"
  4319.  
  4320.      (b)    Enter the appropriate equipment number.
  4321.  
  4322.      (c)    The appropriate add or edit form will be displayed.
  4323.  
  4324.  
  4325.      (6)    To Edit Equipment Monthly Maintenance Schedule from the Add
  4326.             Equipment Information Menu,
  4327.  
  4328.      (a)    Select "Mnt_Sch"
  4329.  
  4330.      (b)    Enter the appropriate equipment number.
  4331.  
  4332.      (c)    The appropriate add or edit form will be displayed.
  4333.  
  4334.  
  4335.      (7)    To Delete an Equipment Item from the database from the Add
  4336.             Equipment Information Menu,
  4337.  
  4338.      (a)    Select "Delete"
  4339.  
  4340.      (b)    Enter the number of the equipment item to be deleted.
  4341.  
  4342.      (c)    The program will display a WARNING: message and ask you to
  4343.             verify that you wish to delete the equipment item.  All
  4344.             data associated with the equipment item, except the
  4345.             history data, will be deleted.
  4346.  
  4347.      (d)    Answer "Y" to delete or "N" to save the item and hit
  4348.             [ENTER].
  4349.  
  4350.  
  4351.                                        Page 66
  4352.  
  4353.  
  4354.  
  4355.  
  4356.  
  4357.  
  4358.  
  4359.  
  4360.  
  4361. Edit Equipment Items  (Option 04.02.00)
  4362.  
  4363.  
  4364. Purpose:  Edit information about equipment items in database.
  4365.           Look up equipment records containing specific data, a range of data
  4366.           or a range of dates.
  4367.  
  4368. Info:     New equipment items may not be entered from this screen.
  4369.  
  4370. How To:   Equipment records previously entered in Screen 04.01.00 can be looked
  4371.           up and edited in this screen.  You may call up a single or several
  4372.           equipment records depending on which look-up option you select.  Use
  4373.           the [ARROW] keys, [PAGE UP/DOWN], [HOME] and [END] KEYS to select a
  4374.           look-up option.  The following chart defines each option on the menu.
  4375.  
  4376.  
  4377. LOOK-UP
  4378. OPTION      DESCRIPTION
  4379.  
  4380. Number      Equipment Item Number.
  4381.  
  4382.             a.      To look up one item number only, enter the number and
  4383.                     answer "N" to the prompt to indicate it is a specific
  4384.                     number look-up.
  4385.  
  4386.             b.      To look up all item numbers containing a search string,
  4387.                     enter the string of characters to be looked up and answer
  4388.                     "S" to the prompt to indicate the entry is to be treated as
  4389.                     a search string.
  4390.  
  4391. Descrip     Enter a string of characters to search for and edit all
  4392.             equipment items with a description containing search string
  4393.             entered.
  4394.  
  4395. Class       Enter Equipment Class Code to edit all items with the class
  4396.             code.
  4397.  
  4398. Type        Enter Equipment Type Code, to edit all items with the type code.
  4399.  
  4400. Status      Enter Equipment Status Code to edit all items with that code.
  4401.  
  4402. Account     Enter an Account Code to edit all equipment identified to that
  4403.             account.
  4404.  
  4405. Location    Enter a Location Code to edit all equipment identified to a
  4406.             particular location.
  4407.  
  4408. Property    Enter a Property Number to edit the equipment item(s) with that
  4409.             property number.
  4410.  
  4411. Vendor      Enter a Vendor Code to edit all equipment associated with a
  4412.             particular vendor.
  4413.  
  4414. Manufg      Enter a Manufacturer's Code to edit all equipment manufactured
  4415.             by a specific company.
  4416.  
  4417.                                        Page 67
  4418.  
  4419.  
  4420.  
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.  
  4426.  
  4427. Serial      Enter an Equipment Serial Number to edit all equipment with that
  4428.             serial number.  Normally this is used to look up an item by
  4429.             serial number.  Be careful, equipment manufactured by different
  4430.             companies could have the same serial number.
  4431.  
  4432. In-Svc      Enter a beginning and ending date to edit all equipment put into
  4433.             service on a specific date or range of dates.
  4434.  
  4435. File        Enter a beginning and ending date to edit all equipment records
  4436.             entered or updated on a specific date or range of dates.  This
  4437.             is particularly useful as a quality control tool to look at data
  4438.             entered on a specific date.
  4439.  
  4440. Comments    Enter a string of characters to search for and edit all
  4441.             equipment items with a comments section containing the search
  4442.             string entered.
  4443.  
  4444. DataType    Enter a DataType Code to search for and edit all equipment
  4445.             DataType records containing a specific data type code.
  4446.  
  4447. DataSearch  Enter a DataType Code and a String of Characters to search for
  4448.             and edit equipment datatype records containing both the specific
  4449.             datatype code and the indicatated character string in the
  4450.             DataType Data Field.
  4451.  
  4452.  
  4453. Use the EDIT MENU options to edit equipment records and move from record to
  4454. record.  Edit Menu options are explained in the Introduction to FACILITATE.
  4455.  
  4456.  
  4457.  
  4458.  
  4459. Print Equipment Information  (Option 04.03.00)
  4460.  
  4461.  
  4462. Purpose:  Print information about an equipment item to Screen or Printer.
  4463.  
  4464. Info:     The Equipment Information Report prints the information shown on page
  4465.           one of Screen 04.01.00.  The data on page two is not printed.
  4466.  
  4467. How To:   Select (All) to print information about all equipment in the
  4468.           database.  Use the other look-up options to select a specific or a
  4469.           range of items to be printed.  The descriptions of the look-up
  4470.           options in this screen are the same as those described under Screen
  4471.           04.02.00, above.
  4472.  
  4473.  
  4474.  
  4475.  
  4476.  
  4477.  
  4478.  
  4479.  
  4480.  
  4481.  
  4482.  
  4483.                                        Page 68
  4484.  
  4485.  
  4486.  
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.  
  4492.  
  4493. Print Equipment List  (Option 04.04.00)
  4494.  
  4495.  
  4496. Purpose:  Print a list of equipment to Printer.
  4497.  
  4498. Info:     The Equipment List Report prints a list of equipment item numbers
  4499.           with the equipment description , the location code and location
  4500.           description.  When the "Warranty" option is selected, the warranty
  4501.           start and stop dates are also shown.   When the "Serial" option is
  4502.           selected the serial number is also shown.  When the "Datatype" or
  4503.           "DataSearch" options are selected, the Datatype information is
  4504.           also shown.
  4505.  
  4506. How To:   Select "All" to print information about all equipment in the
  4507.           database.  Use the other look-up options to select a specific or a
  4508.           range of items to be printed.  The descriptions of the look-up
  4509.           options in this screen are the same as those described under Screen
  4510.           04.02.00, above.
  4511.  
  4512.  
  4513.  
  4514.  
  4515.  
  4516.  
  4517.  
  4518.  
  4519.  
  4520.  
  4521.  
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.                                        Page 69
  4550.  
  4551.  
  4552.  
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.  
  4558.  
  4559. Equipment and Service History Module (Option 05.00.00)
  4560.  
  4561.  
  4562. Add/Edit History Information  (Option 05.01.00)
  4563.  
  4564. Purpose:  Add new history, or change existing history information for a
  4565.           specific equipment item.
  4566.  
  4567. Info:     Equipment History Information is normally added during the work order
  4568.           close process.  If no Equipment History Information has been entered
  4569.           for an equipment item, it will be necessary to go to Option 01.04.02,
  4570.           to enter the intial equipment history record.
  4571.  
  4572.           After an initial equipment history record has been established,
  4573.           history may be added (using Add New menu option), edited or simply
  4574.           viewed through this screen.  Equipment records may be pulled up by
  4575.           Equipment Number.
  4576.  
  4577. How To:   To add, edit or view Equipment History Data,
  4578.  
  4579.      (1)  Select the menu option to pull up the appropriate equipment
  4580.           history records.
  4581.  
  4582.      (2)  Fill in the data requested by the prompts.
  4583.  
  4584.      (3)  Select the appropriate Edit Menu Option.
  4585.  
  4586.      (4)  To Edit Equipment Information, enter the correct information and
  4587.           hit [ENTER] to advance to the next field.  Upon editing the
  4588.           Location Description field, the cursor will advance to the
  4589.           Equipment History area of the input form.
  4590.  
  4591.      (5)  To advance to the Equipment History area of the input form
  4592.           without editing the Equipment Information fields, select Edit
  4593.           from the menu, then hit the [F9] key to advance the cursor
  4594.           directly to the Equipment History area.  Once the cursor is
  4595.           within the Equipment History area, the [F7] and [F8] keys may be
  4596.           used to look at the "previous" and "next" history information
  4597.           entry.
  4598.  
  4599.      (6)  When finished with the input form, hit [ESC] to return to the
  4600.           menu.
  4601.  
  4602.  
  4603.  
  4604.  
  4605.  
  4606.  
  4607.  
  4608.  
  4609.  
  4610.  
  4611.  
  4612.  
  4613.  
  4614.  
  4615.                                        Page 70
  4616.  
  4617.  
  4618.  
  4619.  
  4620.  
  4621.  
  4622.  
  4623.  
  4624.  
  4625. Print History Information  (Option 05.02.00)
  4626.  
  4627.  
  4628. Purpose:  Print historical cost information for a specific equipment item to
  4629.           screen or printer.  Print historical work order comments to printer.
  4630.  
  4631. Info:     These options are used to print Equipment History Information or
  4632.           History Comments for a specific equipment item.  The History
  4633.           Information is constructed by the Work Order Posting routine and
  4634.           includes Labor and Material information for all work orders performed
  4635.           on this equipment number.  The History Comments report list all
  4636.           narrative information input via 05.01.00 Add/Edit History Comments
  4637.           and 01.04.01 Complete a Work Order, and 01.04.02 Add Work Order
  4638.           Equipment History Information.
  4639.  
  4640. How To:   To print Equipment History Information or Comments, select,
  4641.  
  4642.      (1)  History Information Report
  4643.  
  4644.      (a)  Enter the number of the equipment item for which Equipment
  4645.           History Information is to be printed.
  4646.  
  4647.      (b)  Enter the starting and ending dates for the time period to
  4648.           be included in the report.
  4649.  
  4650.      (c)  Route the report to the computer monitor or printer by
  4651.           selecting "Printer" or "Screen".
  4652.  
  4653.      (d)  If the report is directed to the "Screen", it may be
  4654.           necessary to "hit any key" one or more times before the
  4655.           reaching the end of the report.
  4656.  
  4657.      (e)  When the "End of Report" prompt is displayed, hit any key
  4658.           to return to the menu.
  4659.  
  4660.  
  4661.      (2)  History Comments Report
  4662.  
  4663.      (a)  Enter the Equipment Item Number
  4664.  
  4665.      (b)  Report of History Comments is directed to printer.
  4666.  
  4667.  
  4668.  
  4669.  
  4670.  
  4671.  
  4672.  
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.  
  4677.  
  4678.  
  4679.  
  4680.  
  4681.                                        Page 71
  4682.  
  4683.  
  4684.  
  4685.  
  4686.  
  4687.  
  4688.  
  4689.  
  4690.  
  4691. Maintenance Contracts Module (Option 06.00.00)
  4692.  
  4693.  
  4694. Add New Contracts  (Option 06.01.00)
  4695.  
  4696. Prerequisites to Data Entry:
  4697.  
  4698. Prior to entering contract information, you must enter codes information for:
  4699.  
  4700.                Contract Type Codes    (Option 07.01.07)
  4701.                Vendor Codes           (Option 07.01.06)
  4702.  
  4703. Purpose:  Add a new contract to the database.
  4704.  
  4705. Info:     The specific information about a equipment service or other contract
  4706.           is entered only once.  Screens 06.04.00 and 06.05.00 are then used to
  4707.           identify which equipment is covered by the contract.
  4708.  
  4709. How To:   Key in the data called for in each field.  As you use the [ENTER]
  4710.           key, the cursor will move to the next data entry field.  The codes
  4711.           listed under Prerequisites to Data Entry must be entered in the Codes
  4712.           Module first, as many of the fields are required entries.
  4713.  
  4714. The following table shows the type of field, field size and whether the data is
  4715. (R)equired or (O)ptional for each field.
  4716.  
  4717. For TYPE,      T =   TEXT for alphanumeric data
  4718.                I =   INTEGER for numeric data only
  4719.                D =   DATE for date format xx/xx/xx.  /'s must be entered.
  4720.                $ =   CURRENCY for currency format $ xxxx.xx
  4721.                R =   REAL
  4722.  
  4723. For SIZE, the total possible number of characters is shown.
  4724.  
  4725. For REQ,       R =   Required data
  4726.                O =   Optional data
  4727.                A =   Automatically filled in by software.
  4728.  
  4729.  
  4730. DATATYPE                 TYPE    SIZE  REQ    COMMENTS
  4731.  
  4732. Contract Type         :     T       8    R    From Contract Codes, 07.01.07
  4733. Type Description      :     T      40    A
  4734. Vendor Code           :     T       8    R    From Vendor Codes, 07.01.06
  4735. Vendor Description    :     T      40    A
  4736. Comments              :     T     600    O    Free form entry of comments
  4737. Start Date            :     D            R    Date contract starts
  4738. Review Date           :     D            R    Date to review contract
  4739. Termination Date      :     D            R    Date contract expires
  4740. Contract Cost         :     $            R    Annual contract cost
  4741.  
  4742.  
  4743.  
  4744.  
  4745.  
  4746.  
  4747.                                        Page 72
  4748.  
  4749.  
  4750.  
  4751.  
  4752.  
  4753.  
  4754.  
  4755.  
  4756.  
  4757. Edit Contract Information  (Option 06.02.00)
  4758.  
  4759. Purpose:  View and Edit information about a contract previously entered in the
  4760.           database.
  4761.  
  4762. Info:     Contract Information records may be pulled up by contract number.
  4763.  
  4764. How To:   To view and edit Equipment Contract Information,
  4765.  
  4766.           (1)    Enter the Contract Number.
  4767.  
  4768.           (2)    Edit the Contract Data.
  4769.  
  4770.           (3)    When you are finished viewing or editing, hit [ESC] to
  4771.                  return to the menu.
  4772.  
  4773.  
  4774. Contract Information Reports Menu (Option 06.03.00)
  4775.  
  4776. Purpose:  Print equipment contract information.
  4777.  
  4778. Info:     By selecting Option 06.03.00, you pull up a menu for printing the
  4779.           information for all or specific contracts.
  4780.  
  4781. How To:   To print Equipment Contract Information,
  4782.  
  4783.           (1)    Enter the appropriate menu option number to pull up the
  4784.                  contracts to be printed.
  4785.  
  4786.           (2)    Enter the data requested by the prompts.
  4787.  
  4788.  
  4789.  
  4790. Add/Edit Contract Service on an Equipment Item  (Option 06.04.00)
  4791.  
  4792. Purpose:  Add, edit or delete contract(s) associated with an equipment item.
  4793.  
  4794. Info:     This option is designed for attaching one or more contracts to a
  4795.           single equipment item.  To attach more than one equipment item to a
  4796.           single contract, use option 06.05.00.
  4797.  
  4798. How To:   To add, edit or delete a contract for an equipment item,
  4799.  
  4800.           (1)    Select Option (4) from the menu.
  4801.  
  4802.           (2)    Enter the number of the equipment to which contract data is to
  4803.                  be added, viewed or deleted.
  4804.  
  4805.           (3)    Select the appropriate Edit Menu Option.
  4806.  
  4807.           (4)    When finished with changes, hit [ESC] to return to the menu.
  4808.  
  4809.  
  4810.  
  4811.  
  4812.  
  4813.                                        Page 73
  4814.  
  4815.  
  4816.  
  4817.  
  4818.  
  4819.  
  4820.  
  4821.  
  4822.  
  4823. Add/Edit Equipment List on A Contract  (Option 06.05.00)
  4824.  
  4825. Purpose:  Add or change equipment covered on a contract.
  4826.  
  4827. Info:     This menu option is for use when adding or changing the equipment
  4828.           items associated with a specific contract.  Use option 06.04.00 to
  4829.           add or change contracts associated with a single equipment item.
  4830.  
  4831. How To:   To add or edit the equipment items associated with a specific
  4832.           contract,
  4833.  
  4834.           (a)    Select Option (5) from the menu.
  4835.  
  4836.           (b)    Enter the contract number to be viewed or edited.
  4837.  
  4838.           (c)    Select the appropriate Edit Menu Option.
  4839.  
  4840.           (d)    Edit the Contract Information by entering the correct data and
  4841.                  hitting the [ENTER] key.  Upon entry of the Contract Cost data,
  4842.                  the cursor will advance to the Equipment Number area of the
  4843.                  input form.
  4844.  
  4845.           (e)    To advance to the Equipment Number area of the input form
  4846.                  without advancing through each of the Contract Information
  4847.                  fields, use the [F9] key.  Enter the number of the equipment
  4848.                  items associated with the contract.
  4849.  
  4850.           (f)    When finished with the input form, hit [ESC] to return to the
  4851.                  menu.
  4852.  
  4853.  
  4854.  
  4855.  
  4856.  
  4857.  
  4858.  
  4859.  
  4860.  
  4861.  
  4862.  
  4863.  
  4864.  
  4865.  
  4866.  
  4867.  
  4868.  
  4869.  
  4870.  
  4871.  
  4872.  
  4873.  
  4874.  
  4875.  
  4876.  
  4877.  
  4878.  
  4879.                                        Page 74
  4880.  
  4881.  
  4882.  
  4883.  
  4884.  
  4885.  
  4886.  
  4887.  
  4888.  
  4889. Codes Maintenance Module (07.00.00)
  4890.  
  4891. The use of codes throughout FACILITATE makes it easy to standardize information
  4892. and sort data in a minimum amount of time.  Very little knowledge about
  4893. database operations is required to use the system efficiently and effectively.
  4894. The use of codes ensures that valid sorts can be accomplished without fear of
  4895. missed records.  It also reduces the amount of disk space required to save data
  4896. that is repeated for many equipment or supply items.  Each of the codes and
  4897. suggested uses are explained in this section.
  4898.  
  4899. Most codes are user-definable and serious consideration should be given to how
  4900. they'll be used to identify your equipment, supplies and employees.  You will
  4901. want to run some test reports after you enter some test information so that you
  4902. can visualize how the various codes will be treated by the software.
  4903.  
  4904.  
  4905. DATA ENTRY, EDIT and PRINT
  4906.  
  4907. Data Entry, Edit and Print are virtually the same for all codes.  To Add,
  4908. Edit, Delete, Print or Search for a Code or Code Description, access the
  4909. appropriate Menu Option.  As you move from the vertical menu to horizontal
  4910. menu options, select Add, Edit, Print, Specific or Query to proceed to the
  4911. desired ACTION.  Each of these menu options is explained in the Introduction
  4912. to FACILITATE, Paragraph VI, Understanding How FACILITATE Works.
  4913.  
  4914. Where additional instructions are appropriate to a specific code, they are
  4915. shown under the How To: section.
  4916.  
  4917.  
  4918. DATA FIELD INFORMATION
  4919.  
  4920. For Data Field Information, see Understanding FACILITATE in the
  4921. Introduction to FACILITATE.
  4922.  
  4923. A seperate listing of all fields, field types and their length can be
  4924. found in the introductory material.
  4925.  
  4926.  
  4927.  
  4928.  
  4929.  
  4930.  
  4931.  
  4932.  
  4933.  
  4934.  
  4935.  
  4936.  
  4937.  
  4938.  
  4939.  
  4940.  
  4941.  
  4942.  
  4943.  
  4944.  
  4945.                                        Page 75
  4946.  
  4947.  
  4948.  
  4949.  
  4950.  
  4951.  
  4952.  
  4953.  
  4954.  
  4955. EQUIPMENT CODES  (Option 07.01.00)
  4956.  
  4957.  
  4958. Equipment Class Codes  (Option 07.01.01)
  4959.  
  4960. Purpose:  Categorize equipment.  Usually used to place each device into a broad
  4961.           category to separate it from other equipment on a facility-wide
  4962.           basis.
  4963.  
  4964. Info:     You may wish to use your accounting department's equipment class
  4965.           codes, then use the type codes section to differentiate equipment in
  4966.           a way specifically meaningful to your operation.  Reports you
  4967.           generate by class will then be easily recognized by the various
  4968.           members of your team.
  4969.  
  4970.           The number you put in the "LIFE" column becomes the default value for
  4971.           Depreciable Life in the Add Equipment Information Option, 04.01.00.
  4972.           The "LIFE" value can be edited for each equipment item, but careful
  4973.           planning here can not only save data entry time, it can provide for
  4974.           enhanced information management based upon depreciable life values.
  4975.  
  4976. Helpful
  4977.    Hint:  If your accounting department uses asset management classes, you may
  4978.           wish to use their class codes or develop codes that relate to their
  4979.           system.  Suppose they have two classes, Major Moveable Equipment and
  4980.           Fixed Installed Equipment.  Each class may have several depreciation
  4981.           schedules such as 5, 7, 10, 15 or 25 years.  If you created class
  4982.           codes:
  4983.  
  4984.                       MME5           Major Moveable Equipment,  5 year life
  4985.                       MME7           Major Moveable Equipment,  7 year life
  4986.                       MME10          Major Moveable Equipment, 10 year life
  4987.                       MME15          Major Moveable Equipment, 15 year life
  4988.                       FIE10          Fixed Installed Equipment, 10 year life
  4989.                       FIE15          Fixed Installed Equipment, 15 year life
  4990.                       FIE25          Fixed Installed Equipment, 25 year life
  4991.  
  4992.           you would be able to key in the appropriate code as you upload
  4993.           equipment information.  The correct depreciable life value would
  4994.           automatically go into the depreciable life field and future sorts on
  4995.           equipment class by depreciable life value would be possible.  It
  4996.           never hurts to be a hero with the financial people!
  4997.  
  4998.  
  4999.  
  5000.  
  5001.  
  5002.  
  5003.  
  5004.  
  5005.  
  5006.  
  5007.  
  5008.  
  5009.  
  5010.  
  5011.                                        Page 76
  5012.  
  5013.  
  5014.  
  5015.  
  5016.  
  5017.  
  5018.  
  5019.  
  5020.  
  5021. Equipment Type Codes  (Option 07.01.02)
  5022.  
  5023. Purpose:  Categorize equipment by function, or to group components of a system
  5024.           together.  Equipment in a TYPE would normally also be in the same
  5025.           CLASS, but would not have to be.
  5026.  
  5027.           Set up default preventive maintenance and performance verification
  5028.           procedures and estimated life values for each equipment type.
  5029.  
  5030. Info:     How the type code should be used is almost always the subject of
  5031.           debate.  The manager of the biomedical equipment function may argue
  5032.           that the Emergency Care Research Institute (ECRI) group codes should
  5033.           be used to enable easy identification of equipment involved in hazard
  5034.           notices or recalls.  The plant operations and maintenance manager
  5035.           might argue that the type codes should be developed to identify
  5036.           components of the many installed equipment systems.  With FACILITATE,
  5037.           both managers' needs can be met because both types of approaches can
  5038.           be utilized simultaneously.  As long as each code used is unique,
  5039.           more than one set of type codes can be utilized simultaneously.
  5040.  
  5041.           FACILITATE has a unique feature that saves you a lot of time and
  5042.           confusion during program implementation and every time you add an
  5043.           equipment item to your database.  Three things normally in common to
  5044.           all equipment items of the same type code are the useful life value,
  5045.           the preventive maintenance procedures and the steps to verify
  5046.           equipment performance.  The FACILITATE Equipment Type Codes are set
  5047.           up to allow you to establish this information.  After entering the
  5048.           Useful Life Value and the default procedure numbers for preventive
  5049.           maintenance and performance verification procedures, this information
  5050.           will automatically appear in the "Add Equipment Information Option
  5051.           04.01.00 as you add equipment to your inventory.
  5052.  
  5053.           Useful Life Value
  5054.  
  5055.           The number you put in the "LIFE" column becomes the default value for
  5056.           Useful Life in the Add Equipment Information Option, 04.01.00.  The
  5057.           "LIFE" value can be edited for each equipment item, but careful
  5058.           planning here can not only save data entry time, it can provide for
  5059.           enhanced information management based upon the number of years you
  5060.           actually expect to have the equipment in your inventory as opposed to
  5061.           the "Depreciable Life Value" that is dictated by financial policy and
  5062.           the Internal Revenue Service.  This information is essential to pro-
  5063.           active equipment replacement planning.
  5064.  
  5065.           Preventive Maintenance and Performance Verification Procedure Numbers
  5066.  
  5067.           One of the most time consuming steps in the implementation of a
  5068.           scheduled maintenance program is the development of preventive and
  5069.           performance verification procedures.  A Scheduled Maintenance Program
  5070.           consists of both preventive maintenance and performance verification.
  5071.           We differentiate the two in the following way.
  5072.  
  5073.           A Preventive Maintenance (PM) Procedure contains action statements
  5074.           that guide an equipment maintenance technician through a series of
  5075.           steps designed to avoid future equipment down time and to ensure the
  5076.  
  5077.                                        Page 77
  5078.  
  5079.  
  5080.  
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.  
  5085.  
  5086.  
  5087.           equipment operates within acceptable operating ranges.  Most
  5088.           preventive maintenance procedures also contain performance
  5089.           verification criteria and a place to document how the equipment
  5090.           performs against standardized performance criteria.
  5091.  
  5092.           Performance Verification (PV) Data, on the other hand, contains only
  5093.           a list of the performance criteria for measuring equipment
  5094.           performance and indicates the range of acceptable results.
  5095.           Performance Verification is normally performed at the conclusion of
  5096.           both Scheduled and Unscheduled Maintenance activity to ensure proper
  5097.           operation of the equipment prior to returning it to service.  In
  5098.           FACILITATE, performance data can be developed as a maintenance
  5099.           procedure and automatically attached to unscheduled work requests to
  5100.           provide the repair technician with a guideline for post-repair
  5101.           testing and documentation.
  5102.  
  5103.           A couple of simple examples would be:
  5104.  
  5105.           SM Procedure # 1:
  5106.  
  5107.           Test equipment case for ground loop resistance and electrical leakage
  5108.           current using electrical safety analyzer.
  5109.  
  5110.                                           Standard    Actual   Pass/Fail
  5111.  
  5112.                Ground Loop Resistance      150mohm      ____        ____
  5113.  
  5114.                Ground Loop Leakage:
  5115.                Power On, Normal Polarity    <10 ua      ____        ____
  5116.                Power On, Reverse Polarity   <10 ua      ____        ____
  5117.                Power Off, Normal Polarity   <10 ua      ____        ____
  5118.                Power Off, Reverse Polarity  <10 ua      ____        ____
  5119.  
  5120.  
  5121.           PV Data # 1:
  5122.                                           Standard    Actual   Pass/Fail
  5123.  
  5124.                Ground Loop Resistance      150mohm      ____        ____
  5125.                Ground Loop Leakage:
  5126.                Power On, Normal Polarity    <10 ua      ____        ____
  5127.                Power On, Reverse Polarity   <10 ua      ____        ____
  5128.                Power Off, Normal Polarity   <10 ua      ____        ____
  5129.                Power Off, Reverse Polarity  <10 ua      ____        ____
  5130.  
  5131.  
  5132.  
  5133.  
  5134.  
  5135.  
  5136.  
  5137.  
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.                                        Page 78
  5144.  
  5145.  
  5146.  
  5147.  
  5148.  
  5149.  
  5150.  
  5151.  
  5152.  
  5153.           SM Procedure # 2:
  5154.  
  5155.           Measure air handler speed in revolutions per minute using reed
  5156.           tachometer.
  5157.                                             Standard   Actual  Pass/Fail
  5158.  
  5159.                Air Handler Speed RPM's      1760 +/- 5   ____       ____
  5160.  
  5161.           PV Data # 2:
  5162.                                             Standard   Actual  Pass/Fail
  5163.  
  5164.                Air Handler Speed RPM's      1760 +/- 5   ____       ____
  5165.  
  5166.  
  5167.           As you can see, the "SM" Procedure contains both the preventive and
  5168.           performance verification information.  The "PV" data contains only
  5169.           the performance verification information.
  5170.  
  5171.           In FACILITATE, Preventive Maintenance and Performance Verification
  5172.           information is combined into one scheduled maintenance procedure and
  5173.           linked with a maintenance schedule for each equipment item to create
  5174.           a Scheduled Maintenance Program.  Performance Verification Data is
  5175.           also developed seperately to provide automatic printing of this data
  5176.           on Unscheduled Maintenance work requests. By printing the performance
  5177.           verification criteria on the repair work request, we provide a
  5178.           guideline for performance testing and a place to document the
  5179.           results.
  5180.  
  5181.           To simplify data entry and to obtain maximum system performance,
  5182.           Preventive Maintenance and Performance Verification Data are
  5183.           developed as coded entries in Module 07.02.06, Maintenance Task Codes
  5184.           and Module 07.02.05, Maintenance Procedure Codes.  The preventive
  5185.           maintenance and performance verification data procedure numbers are
  5186.           then linked to the equipment type code during entry of each equipment
  5187.           item in Module 04.01.00.  The default PM and PV numbers are
  5188.           automatically entered, but they may be changed if a more specific set
  5189.           of procedures and criteria are available for an equipment item.
  5190.  
  5191.           When a Scheduled Maintenance (SM) Work Request is generated by the
  5192.           computer, it prints the Preventive Maintenance (PM) Procedure.  When
  5193.           an Unscheduled Maintenance (UM) Work Request is printed, the
  5194.           "problem" information is followed by the Performance Verification
  5195.           information for that equipment as designated by the procedure numbers
  5196.           in that equipment record.
  5197.  
  5198.           Type Code and Maintenance Procedure Numbering Convention
  5199.  
  5200.           If you don't already have an equipment type code and maintenance
  5201.           procedure numbering system, there are several things you can do to
  5202.           automate your system and make it easy to match up equipment to the
  5203.           appropriate maintenance procedure.  One of the more confusing aspects
  5204.           of developing a scheduled maintenance program is developing the
  5205.           procedures, then matching them up to the equipment.  After a program
  5206.           is implemented, it can often be difficult to keep up with the
  5207.  
  5208.  
  5209.                                        Page 79
  5210.  
  5211.  
  5212.  
  5213.  
  5214.  
  5215.  
  5216.  
  5217.  
  5218.  
  5219.           addition of new equipment to the system if you don't have a simple,
  5220.           easy to use system.  You may find that you can save some time and
  5221.           frustration by numbering your procedures with the Equipment Type Code
  5222.           number and a suffix to indicate that it is "PM" or "PV" data.  Then,
  5223.           when you enter the Equipment Type Code information, you don't have to
  5224.           look through a long list of procedures to determine which procedure
  5225.           goes with each equipment type.  You simply add the "PM" suffix to the
  5226.           equipment type code for the preventive maintenance procedure and the
  5227.           suffix "PV" to the equipment type code for the performance
  5228.           verification number.  When an equipment item is added in Module
  5229.           04.01.00, FACILITATE will default the proper preventive maintenance
  5230.           and performance verification information to your equipment.
  5231.  
  5232.           Preventive Maintenance Procedures designed by equipment type are not
  5233.           always satisfactory.  If you have procedures developed for a specific
  5234.           manufacture and model number, you may wish to develop a numbering
  5235.           convention that ties them to the equipment by manufacturer and model.
  5236.           This will enable you to easily code your equipment.
  5237.  
  5238.           Example Equipment Type and Maintenance Procedure Number
  5239.  
  5240.                Equipment
  5241.                Type Code:            11134, Defibrillator, Battery Operated
  5242.  
  5243.                PM Number:            11134PM, Defibrillator, Battery Operated
  5244.                PV Number:            11134PV, Defibrillator, Battery Operated
  5245.  
  5246. How To:   To add, view, edit, print or delete Equipment Type Codes and the
  5247.           Useful Life, Preventive Maintenance and Performance Verification Data
  5248.           associated with them, select the appropriate menu option.  Data entry
  5249.           is accomplished as described at the beginning of this section of the
  5250.           manual.
  5251.  
  5252. Helpful
  5253.    Hint:  In order to benefit from the automatic default entry of preventive
  5254.           maintenance and performance verification procedure entry, the
  5255.           procedures must be identified prior to entry of the Equipment Type
  5256.           Codes.  We advise that you follow these steps.
  5257.  
  5258.             1.      Establish a scheduled maintenance task numbering system.
  5259.  
  5260.             2.      Establish a scheduled maintenance procedure numbering
  5261.                     system.
  5262.  
  5263.             3.      Establish an equipment type code numbering system.
  5264.  
  5265.             4.      Enter the maintenance tasks, then procedures, then
  5266.                     equipment type codes.
  5267.  
  5268.           If you want to begin entering equipment codes prior to the
  5269.           development of scheduled maintenance procedures, we recommend that
  5270.           you enter the scheduled maintenance procedure numbers and titles so
  5271.           you can enter them as the defaults as you enter the equipment type
  5272.           codes. Then, go back and develop the procedure narrative and attach
  5273.           the appropriate task statements later.
  5274.  
  5275.                                        Page 80
  5276.  
  5277.  
  5278.  
  5279.  
  5280.  
  5281.  
  5282.  
  5283.  
  5284.  
  5285. Equipment Status Codes (Option 70.01.03)
  5286.  
  5287.  
  5288. Purpose:  Used to indicate the state of readiness of an individual item of
  5289.           equipment.
  5290.  
  5291. Info:     In order to look up equipment based upon its operational status.
  5292.           CAUTION:  Do not define more Equipment Status Codes than you have
  5293.           clerical help to keep up with.
  5294.  
  5295.           Equipment status codes are extremely useful in keeping track of
  5296.           retired equipment (rather than deleting the item) and equipment
  5297.           source for leased, rented, or borrowed items.
  5298.  
  5299.  
  5300. Equipment Data Type Codes (Option 70.01.04)
  5301.  
  5302. Purpose:  Describe equipment item using information common to many items in
  5303.           your equipment inventory.
  5304.  
  5305. Info:     This field is a unique FACILITATE feature.  Equipment Data Type
  5306.           information may be utility information, an indicator of suitability
  5307.           for use in specific types of locations or other data you wish to
  5308.           document.  Since your equipment inventory can be sorted by the
  5309.           Equipment Data Type Codes and the data assigned to the Data Type,
  5310.           this field makes it possible to attach any type or number of
  5311.           categories to each equipment item.  Several codes can be entered for
  5312.           each equipment item making it possible for you to document a lot
  5313.           about the item.  Both the DATA TYPE and the DATA TYPE DATA can be
  5314.           queried and sorted on.  If your hospital administrator wanted you to
  5315.           keep track of equipment by the color of its case, you could add
  5316.           Equipment Data Type "Case Color",  and be able to denote the
  5317.           information in this section!
  5318.  
  5319. Helpful
  5320.    Hint:  Plant Ops Managers, ever wish you knew what equipment is on the
  5321.           Emergency Power System and how much start and run current it draws?
  5322.           The following DATATYPE Codes would allow you to capture that
  5323.           information:
  5324.  
  5325.                DATATYPE       DATA TYPE Description
  5326.                EPWR           Equipment on Emergency Power (Y or N)
  5327.                STARTA         Equipment Start Current in Amps
  5328.                RUNA           Equipment Run Current in Amps
  5329.  
  5330.           Biomedical Equipment Managers can use this field to set up codes to
  5331.           denote safety categories or any other information you wish to
  5332.           document for the equipment.
  5333.  
  5334.                ESCAT          Electrical Safety Category
  5335.                LSD            Life Support Device
  5336.  
  5337.  
  5338.  
  5339.  
  5340.  
  5341.                                        Page 81
  5342.  
  5343.  
  5344.  
  5345.  
  5346.  
  5347.  
  5348.  
  5349.  
  5350.  
  5351. Manufacturer Codes  (Option 07.02.05)
  5352.  
  5353. Purpose:  Identify the manufacturer of equipment and, in some cases, repair
  5354.           parts and supplies.  The manufacturer's code is used only where the
  5355.           actual maker of the item is to be identified.
  5356.  
  5357. Info:     FACILITATE provides a separate place for manufacture and vendor
  5358.           information.  This allows the use of one set of codes for the
  5359.           manufacture and another set for the vendor.  This is particularly
  5360.           useful if a set if manufacturer's codes like those provided by
  5361.           Emergency Care Research Institute (ECRI) are used to identify
  5362.           equipment for the maintaining department, but the purchasing
  5363.           department has another set of codes they use for the vendors serving
  5364.           the facility.
  5365.  
  5366.           You will notice that FACILITATE provides a means to identify the
  5367.           vendors that supply each manufacturer's products.
  5368.  
  5369.           Space has been provided for key telephone and toll free numbers at
  5370.           the local, regional and corporate levels as well as for the national
  5371.           parts-order and service request numbers.  A place to indicate the
  5372.           Time Zone of the number is also provided.
  5373.  
  5374. How To:   Enter manufacture information exactly like other coded information.
  5375.           After entering names, addresses and telephone information, hit the
  5376.           [PgDn] key.  A new input form will appear.  This form allows you to
  5377.           indicate the vendors, by code, that provide this manufacturer's
  5378.           products.
  5379.  
  5380. Helpful
  5381.    Hint:  After a vendor code is entered it can be attached to the manufacturer
  5382.           code file from the Add Option by advancing to the second page and
  5383.           simply typing in the appropriate code.
  5384.  
  5385.  
  5386. Vendor Codes  (Option 07.01.06)
  5387.  
  5388. Purpose:  Identify the company that actually sells the equipment, repair parts
  5389.           or supplies.
  5390.  
  5391. Info:     By using the manufacturer and vendor codes, you can identify who
  5392.           manufactured the item and the company you purchase it from.  Some
  5393.           manufacturers are also the vendor of the equipment.  For this reason,
  5394.           manufacturer codes may also appear as a vendor codes.
  5395.  
  5396. How to:   Enter the codes directly into the Vendor Codes file from
  5397.           07.01.06.  Read the instructions under 07.01.05 carefully before
  5398.           beginning to input vendor code information.
  5399.  
  5400.  
  5401.  
  5402.  
  5403.  
  5404.  
  5405.  
  5406.  
  5407.                                        Page 82
  5408.  
  5409.  
  5410.  
  5411.  
  5412.  
  5413.  
  5414.  
  5415.  
  5416.  
  5417. Contract Type Codes  (Option 07.01.07)
  5418.  
  5419. Purpose:  Reveal general information about a contract.
  5420.  
  5421. Info:     May indicate the type of service provided, the hours of coverage or
  5422.           other information you what to code.  When a work order is printed,
  5423.           the contract type description is printed for the technician to see.
  5424.  
  5425.  
  5426.  
  5427.  
  5428.  
  5429.  
  5430.  
  5431.  
  5432.  
  5433.  
  5434.  
  5435.  
  5436.  
  5437.  
  5438.  
  5439.  
  5440.  
  5441.  
  5442.  
  5443.  
  5444.  
  5445.  
  5446.  
  5447.  
  5448.  
  5449.  
  5450.  
  5451.  
  5452.  
  5453.  
  5454.  
  5455.  
  5456.  
  5457.  
  5458.  
  5459.  
  5460.  
  5461.  
  5462.  
  5463.  
  5464.  
  5465.  
  5466.  
  5467.  
  5468.  
  5469.  
  5470.  
  5471.  
  5472.  
  5473.                                        Page 83
  5474.  
  5475.  
  5476.  
  5477.  
  5478.  
  5479.  
  5480.  
  5481.  
  5482.  
  5483. Work Order Codes (Option 07.02.00)
  5484.  
  5485.  
  5486. Work Order Type Codes  (Option 70.02.01)
  5487.  
  5488. Purpose:  Differentiate groups of work orders for ease of work order control
  5489.           and report generation.
  5490.  
  5491. Info:     Scheduled and Unscheduled maintenance are the two most obvious
  5492.           categories, but careful consideration of your work patterns and the
  5493.           way you are asked to report your department's activities may suggest
  5494.           other useful work order types.
  5495.  
  5496.           Two maintenance codes are mandatory and must be used.  They are:
  5497.  
  5498.                      Code           Code Description (User editable)
  5499.  
  5500.                       UM             Unscheduled Maintenance
  5501.                       SM             Scheduled Maintenance
  5502.  
  5503. Helpful
  5504.    Hint:  Be careful not to create categories that would require extra data
  5505.           entry to generate information that no one will ever look at.
  5506.  
  5507.  
  5508.  
  5509. Work Order Status Codes  (Option 70.02.02)
  5510.  
  5511. Info:     In order for the software to appropriately handle error checking
  5512.           three mandatory codes have been assigned.  They CANNOT be changed.
  5513.           They are:
  5514.  
  5515.                       Code           Description
  5516.  
  5517.                        OP            Open
  5518.                        CD            Closed
  5519.                        PD            Posted
  5520.  
  5521.  
  5522. Work Order Completion Codes  (Option 70.02.03)
  5523.  
  5524. Purpose:  Standardize documentation of actions taken to satisfy a work request
  5525.           and the results.  Summaries of your work order activities can be
  5526.           obtained by sorting on this field for specific employees, user
  5527.           departments and so on.
  5528.  
  5529.           Another name for Work Order Completion Codes could be "Action Taken
  5530.           Codes".
  5531.  
  5532.  
  5533.  
  5534.  
  5535.  
  5536.  
  5537.  
  5538.  
  5539.                                        Page 84
  5540.  
  5541.  
  5542.  
  5543.  
  5544.  
  5545.  
  5546.  
  5547.  
  5548.  
  5549. Work Order Priority Codes  (Option 70.02.04)
  5550.  
  5551. Purpose:  Standardize entry of response priority on each work order.  By
  5552.           entering the code on the work order, the meaning of that priority,
  5553.           the due date and time is automatically calculated and is printed on
  5554.           the work order .
  5555.  
  5556. Info:     Priorities are normally used to denote sense of urgency on
  5557.           unscheduled repairs, but for scheduled maintenance they usually
  5558.           indicate which work orders take precedence over others.
  5559.  
  5560. How To:   In addition to codes and code descriptions, enter the amount of time
  5561.           in days, hours and minutes that are allowed to complete jobs with
  5562.           each priority.
  5563.  
  5564.  
  5565. Maintenance Procedure Codes  (Option 70.01.05)
  5566.  
  5567. Purpose:  Provide standardized scheduled maintenance procedures for equipment.
  5568.  
  5569. Info:     Scheduled Maintenance Procedures consist of four parts:
  5570.  
  5571.                1.     Procedure Name
  5572.                2.     Procedure Narrative
  5573.                3.     Scheduled Maintenance Tasks
  5574.                4.     Standard Time for Completion
  5575.  
  5576. Prerequisites to Data Entry:
  5577.  
  5578.           Prior to entry of Scheduled Maintenance Procedures, Scheduled
  5579.           Maintenance Tasks must be entered into Module 70, Option 70.01.06.
  5580.  
  5581. How To:   To add, view, edit or print Scheduled Maintenance Procedures, select
  5582.           the appropriate option from the menu.
  5583.  
  5584.      1.     To add Scheduled Maintenance Codes, select the ADD option and
  5585.             strike the [ENTER] key.
  5586.  
  5587.             a.      Enter the Scheduled Maintenance Procedure Number.
  5588.  
  5589.             b.      Enter the Procedure Title/Description.
  5590.  
  5591.             c.      Enter the Procedure Narrative.  This may include
  5592.                     information about test equipment required to accomplish the
  5593.                     procedure, parts/materials required or any information that
  5594.                     will assist the technician doing the job.
  5595.                     NOTE:  To better understand the Procedure Narrative area,
  5596.                     think of it as one line of information 600 characters in
  5597.                     length.  Word wrap is not used, so it appears that words
  5598.                     are broken between lines.  Word wrap and breaks between
  5599.                     words occur during the printing of the information.
  5600.  
  5601.             d.      Enter the Task Code Number(s) to build the Procedure.
  5602.  
  5603.  
  5604.  
  5605.                                        Page 85
  5606.  
  5607.  
  5608.  
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.  
  5614.  
  5615.             e.      Use the [ENTER] key to move through all eight possible task
  5616.                     code entry fields to arrive at the Est Hrs field.  If you
  5617.                     use the [ESC] key prior to arriving at the Est Hrs field,
  5618.                     you will not be able to enter the standard time and your
  5619.                     procedure will not be saved correctly.
  5620.  
  5621.             f.      Enter the Standard Completion Time for accomplishing the
  5622.                     Scheduled Maintenance Procedure.
  5623.  
  5624.      2.     To Edit existing Scheduled Maintenance Procedure Information,
  5625.             select EDIT from the menu and strike the [ENTER] key.
  5626.  
  5627.             a.      Move through the Edit screen just as in the Add Screen.
  5628.  
  5629.             b.      To add a task to the procedure while in the Edit option,
  5630.  
  5631.                     1)  Strike the [ESC] key to bring up the menu,
  5632.  
  5633.                     2)  Move the cursor over ADD NEW and strike the [ENTER]
  5634.                         key.  This will duplicate the last row of information
  5635.                         the cursor was on to a new task statement area and
  5636.                         position the cursor on the new row.
  5637.  
  5638.                     3)  Edit the new row of information.
  5639.  
  5640.              c.      To delete a row of information,
  5641.  
  5642.                     1)  Using the Edit mode, position the cursor on the row of
  5643.                         information to be deleted.
  5644.  
  5645.                     2)  Strike the [ESC] key to bring up the menu.
  5646.  
  5647.                     3)  Select DELETE and strike the [ENTER] key to delete the
  5648.                            row that was highlighted.
  5649.  
  5650.  
  5651.  
  5652. Maintenance Task Codes  (Option 70.01.06)
  5653.  
  5654. Purpose:  Standardize scheduled maintenance task statements to be used in the
  5655.           development of scheduled maintenance procedures.
  5656.  
  5657. Info:     The use of task codes and statements makes it possible to build
  5658.           maintenance procedures without having to retype all the task
  5659.           statements.  It also helps preserve space on the computer hard disk.
  5660.  
  5661. Helpful
  5662.    Hint:  Task statements are action statements.  They should always begin with
  5663.           action words such as Adjust, Clean, Calibrate and Measure.  It will
  5664.           be least confusing if each statement contains only one action.  If a
  5665.           statement contains more than one action, it makes it more difficult
  5666.           to find the statement you need while building procedures.  It can
  5667.           also cause technical errors because the second action can be easily
  5668.           overlooked by the technician performing the task.
  5669.  
  5670.  
  5671.                                        Page 86
  5672.  
  5673.  
  5674.  
  5675.  
  5676.  
  5677.  
  5678.  
  5679.  
  5680.  
  5681. How To:   To add, view, edit or print Scheduled Maintenance Tasks, select the
  5682.           appropriate option from the menu.
  5683.  
  5684.      1.   To add Scheduled Maintenance Tasks, select the ADD option and
  5685.           strike the [ENTER] key.
  5686.  
  5687.           a.      Enter the Scheduled Maintenance Task Number.
  5688.  
  5689.           b.      Enter the Task Description.
  5690.  
  5691.           c.      Enter the Tasks Narrative.  This is a concise action
  5692.                   statement describing what is to be performed by the
  5693.                   technician.
  5694.  
  5695.                   NOTE:  To better understand the Task Description area,
  5696.                   think of it as one line of information 600 characters in
  5697.                   length.  Word wrap is not used, so it appears that words
  5698.                   are broken between lines.  Word wrap and breaks between
  5699.                   words occur during the printing of the information.
  5700.  
  5701.  
  5702.  
  5703.  
  5704.  
  5705.  
  5706.  
  5707.  
  5708.  
  5709.  
  5710.  
  5711.  
  5712.  
  5713.  
  5714.  
  5715.  
  5716.  
  5717.  
  5718.  
  5719.  
  5720.  
  5721.  
  5722.  
  5723.  
  5724.  
  5725.  
  5726.  
  5727.  
  5728.  
  5729.  
  5730.  
  5731.  
  5732.  
  5733.  
  5734.  
  5735.  
  5736.  
  5737.                                        Page 87
  5738.  
  5739.  
  5740.  
  5741.  
  5742.  
  5743.  
  5744.  
  5745.  
  5746.  
  5747. General Codes Menu  (Option 07.03.00)
  5748.  
  5749.  
  5750. Account Codes  (Option 07.03.01)
  5751.  
  5752. Purpose:  Standardize identification of each account and sub-account in your
  5753.           facility for work order, purchase order and expenditure accounting
  5754.           and reporting.
  5755.  
  5756. Info:     Enter the account numbers and descriptions for the accounts you serve
  5757.           as well as the account numbers you will want to account for within
  5758.           your own department.
  5759.  
  5760. Helpful
  5761.    Hint:  We recommend utilizing the same account codes that are used by your
  5762.           business and finance department.  These are normally available on a
  5763.           "chart of accounts" report published by them.  The description of the
  5764.           account codes may be customized to meet the specific needs of your
  5765.           department and the people you may be sending reports to.  By using
  5766.           the "chart of accounts" codes, you will not have to translate data on
  5767.           your reports.
  5768.  
  5769.  
  5770. Location Codes  (Option 07.03.02)
  5771.  
  5772. Purpose:  Standardize entry of facility location and material inventory
  5773.           location data to enable accurate report sorting and screen view look-
  5774.           ups by location.
  5775.  
  5776. Info:     Location codes and their associated descriptions are used in Module
  5777.           04 Equipment Management and Module 01 Work Order Information.
  5778.  
  5779. Helpful
  5780.    Hint:  If your facility has a standardized room numbering system, you might
  5781.           consider using that system for identifying the location of equipment.
  5782.           To establish a uniform system for identifying the storage location of
  5783.           parts and supplies, you might use the system designed for use by
  5784.           material control departments.  By using the same coding system
  5785.           utilized by the "space utilization" and "material control" people in
  5786.           your facility, it will enable you to generate reports with location
  5787.           codes and descriptions that will be meaningful throughout your
  5788.           facility.
  5789.  
  5790.  
  5791.  
  5792.  
  5793.  
  5794.  
  5795.  
  5796.  
  5797.  
  5798.  
  5799.  
  5800.  
  5801.  
  5802.  
  5803.                                        Page 88
  5804.  
  5805.  
  5806.  
  5807.  
  5808.  
  5809.  
  5810.  
  5811.  
  5812.  
  5813. Employee Codes  (Option 07.03.03)
  5814.  
  5815. Purpose:  Connect employee information to other records in the database.
  5816.  
  5817. Info:     Employee codes are used in FACILITATE to assign work orders to
  5818.           specific people, to document each employee's time and to maintain
  5819.           payroll records.  As you determine what coding strategy to use, you
  5820.           should consider using something that employees are familiar with and
  5821.           will easily connect employee records developed in FACILITATE with
  5822.           other facility records, such as payroll.
  5823.  
  5824. Helpful
  5825.    Hint:  The last three digits of the employee's Social Security
  5826.           Account Number make a good employee code.  The use of Name
  5827.           Initials usually ends up in confusion because of duplicates and the
  5828.           need to make exceptions to the rule.  A segment of the Social
  5829.           Security or other number is not as likely to create duplicates.
  5830.  
  5831.  
  5832. Position Codes  (Option 07.03.04)
  5833.  
  5834. Purpose:  Identify each employee by their position number or other code.
  5835.  
  5836. Info:     If your facility does not utilize position codes, create a code for
  5837.           each position in your department.  Position codes are not synonymous
  5838.           with employee codes.  The use of position codes in the scheduled
  5839.           maintenance set-up allows you to direct scheduled maintenance work
  5840.           orders to a specific position, such as the Senior Plumber or Senior
  5841.           Biomedical Equipment Technician.  If the employee assigned to a
  5842.           specific position changes, the scheduled maintenance work order can
  5843.           be directed to the new employee without making any changes in the
  5844.           work order set-up.
  5845.  
  5846.  
  5847. Service Group Codes  (Option 07.03.05)
  5848.  
  5849. Purpose:  Grouping of people by trade and craft, sub-department or other
  5850.           functional grouping.
  5851.  
  5852. Info:     Service Group Codes are used to sort scheduled maintenance work
  5853.           orders, open work order reports and other management reports.  How
  5854.           you choose to group your employees will depend upon how your facility
  5855.           is organized and how you are asked to report your performance to
  5856.           higher authority.
  5857.  
  5858.  
  5859.  
  5860.  
  5861.  
  5862.  
  5863.  
  5864.  
  5865.  
  5866.  
  5867.  
  5868.  
  5869.                                        Page 89
  5870.  
  5871.  
  5872.  
  5873.  
  5874.  
  5875.  
  5876.  
  5877.  
  5878.  
  5879. System Maintenance Module (08.00.00)
  5880.  
  5881.  
  5882. The System Maintenance Module provides screens for initial set-up
  5883. and on-going maintenance of the FACILITATE program and your
  5884. database.
  5885.  
  5886.  
  5887. Set Passwords  (Option 08.01.00)
  5888.  
  5889. Purpose:       Provide user identification and security levels based
  5890.                upon need for access to the various FACILITATE modules.
  5891.  
  5892. Info:          The need for tight security of the data in your
  5893.                FACILITATE system can not be overemphasized.
  5894.                Unauthorized entry into your database can cost you in
  5895.                several ways.  In this age of computer data "hackers"
  5896.                and "vandals" who put "viruses" on computer systems,
  5897.                the need for tight security warrants a great deal of
  5898.                effort.  Network users who have modem access to their
  5899.                system need to be especially cautious.  Development of
  5900.                a strategy for the assignment of user names, passwords
  5901.                and access rights to the system will help ensure the
  5902.                integrity of your data.
  5903.  
  5904.                A.      User Names
  5905.  
  5906.                        A lot of confusion can be avoided if a "User Name
  5907.                        Convention" is established prior to entry of user
  5908.                        names and passwords into FACILITATE.  Random
  5909.                        selection of user names causes confusion for the
  5910.                        user and the System Supervisor.  If FACILITATE is
  5911.                        to be used on a network, you may wish to use the
  5912.                        same user names used to access the network.  We
  5913.                        have found that a "UserName" consisting of the
  5914.                        First Initial of the First Name and the First
  5915.                        Seven Letters of the Last Name makes it easy to
  5916.                        manage.  For example,
  5917.  
  5918.                          Harry Herrmann's user name would be HHERRMAN
  5919.                          Al Kuntz' user name would be AKUNTZ
  5920.  
  5921.                B.      Passwords
  5922.  
  5923.                        Passwords should be randomly selected by each user
  5924.                        for their own use.  They should be something the
  5925.                        user can remember, but should not be something
  5926.                        readily tied to the user.  For instance, the last
  5927.                        four digits of the social security number or the
  5928.                        numbers in a street address can easily be tied to
  5929.                        the user by a person not authorized to use the
  5930.                        system.  Passwords should never be shared with
  5931.                        anyone and departmental policy should establish
  5932.                        appropriate disciplinary action for employees who
  5933.  
  5934.  
  5935.                                        Page 90
  5936.  
  5937.  
  5938.  
  5939.  
  5940.  
  5941.  
  5942.  
  5943.  
  5944.  
  5945.  
  5946.                        fail to keep their password confidential.
  5947.  
  5948.                C.      Assigning Access Rights
  5949.  
  5950.                        The FACILITATE program is divided into four areas.
  5951.                        The FACILITATE System Supervisor assigns access
  5952.                        rights for each of the areas to each system user.
  5953.  
  5954.                        1.     System Access
  5955.  
  5956.                               A "Y" in the System Access Area provides
  5957.                               unlimited rights to all capabilities of the
  5958.                               Database Management System, including the
  5959.                               right to edit all data and modify the database
  5960.                               structure.
  5961.  
  5962.                        2.     Codes Access
  5963.  
  5964.                               Codes Information includes all the codes
  5965.                               entered into Module 07.  It is recommended
  5966.                               that access to the Codes Module be limited to
  5967.                               those users with the responsibility for
  5968.                               developing and establishing the codes for
  5969.                               your facility/department(s).
  5970.  
  5971.                        3.     Employee Payroll Files
  5972.  
  5973.                               Employee Payroll Files contain the pay rate
  5974.                               and historical pay records for an employee.
  5975.                               Access to this data should be limited to
  5976.                               avoid the problems associated with people
  5977.                               looking at other employee's payroll data.
  5978.  
  5979.                        4.     Work Order and Equipment Files
  5980.  
  5981.                               Work Order and Equipment Files contain all
  5982.                               the data entered in Modules 01 through 06.
  5983.                               Access rights to these operational areas of
  5984.                               the database are automatically granted when
  5985.                               the username is created.
  5986.  
  5987. How To:        Users and Security Information can be added, changed or
  5988.                deleted from this menu.  Select from the following
  5989.                options:
  5990.  
  5991.               (1)     Add Users To System
  5992.  
  5993.                        Enter new user's name, password and security data.
  5994.                        After entry of data, be patient while the system
  5995.                        sets all the security keys for the new user.
  5996.  
  5997.  
  5998.  
  5999.  
  6000.  
  6001.                                        Page 91
  6002.  
  6003.  
  6004.  
  6005.  
  6006.  
  6007.  
  6008.  
  6009.  
  6010.  
  6011.                (2)     View User Information
  6012.  
  6013.                        Use this screen to view data you do not wish to
  6014.                        change.  Because no data is changed, you will not
  6015.                        have to wait for the computer to reset security
  6016.                        keys in the database when you escape the screen.
  6017.  
  6018.                (3)     Delete a User
  6019.  
  6020.                        Use this screen to delete a user from the system.
  6021.  
  6022. Helpful
  6023. Hint:          Adding or changes Users and User information requires
  6024.                the manipulation of security "keys" throughout the
  6025.                database.  After adding or changing user information,
  6026.                the computer displays the message "Updating Security
  6027.                Information - Please Wait".  It may take several
  6028.                seconds for the system to update all the information,
  6029.                so don't get impatient!
  6030.  
  6031.  
  6032.  
  6033.  
  6034.  
  6035.  
  6036.  
  6037.  
  6038.  
  6039.  
  6040.  
  6041.  
  6042.  
  6043.  
  6044.  
  6045.  
  6046.  
  6047.  
  6048.  
  6049.  
  6050.  
  6051.  
  6052.  
  6053.  
  6054.  
  6055.  
  6056.  
  6057.  
  6058.  
  6059.  
  6060.  
  6061.  
  6062.  
  6063.  
  6064.  
  6065.  
  6066.  
  6067.                                        Page 92
  6068.  
  6069.  
  6070.  
  6071.  
  6072.  
  6073.  
  6074.  
  6075.  
  6076.  
  6077. Set Global Information  (Option 08.02.00)
  6078.  
  6079. Purpose:       Set information printed globally on reports (Name of
  6080.                Facility and Name of Department) and to set the work
  6081.                order number counter.
  6082.  
  6083. Info:          The Set Global Information option allows you to specify
  6084.                the way you want your facility and department names to
  6085.                appear on report headings.
  6086.  
  6087. How to:        Edit Facility Information
  6088.  
  6089.                a.     Enter the Name of Your Facility as you want
  6090.                       it to appear on printed reports.
  6091.  
  6092.                b.     Enter the Name of Your Department as you want
  6093.                       it to appear on printed reports.  If you have
  6094.                       more than one department using FACILITATE,
  6095.                       you may wish to use a name that identifies
  6096.                       all departments.  Service Groups are
  6097.                       identified on reports by the entries made in
  6098.                       the Codes Module, 07.03.05.
  6099.  
  6100.                c.     Enter the number of the next work order to be
  6101.                       issued.  Work order numbering within
  6102.                       FACILITATE is sequential, numeric only.  When
  6103.                       you are ready to start using the  FACILITATE
  6104.                       Module 01, Work Order Management, you can pick
  6105.                       up where your present system leaves off by
  6106.                       entering the next work order to be used here.
  6107.  
  6108.                d.     The FACILITATE Software Version Number is
  6109.                       displayed, but is not editable.  Please refer
  6110.                       to this number whenever corresponding with
  6111.                       Facilitate, Inc. about your FACILITATE
  6112.                       software system.
  6113.  
  6114.  
  6115.  
  6116.  
  6117.  
  6118.  
  6119.  
  6120.  
  6121.  
  6122.  
  6123.  
  6124.  
  6125.  
  6126.  
  6127.  
  6128.  
  6129.  
  6130.  
  6131.  
  6132.  
  6133.                                        Page 93
  6134.  
  6135.  
  6136.  
  6137.  
  6138.  
  6139.  
  6140.  
  6141.  
  6142.  
  6143. Post Work Order Transactions (Option 08.03.00)
  6144.  
  6145. Purpose:    Transfer cost and history information for the work order to the
  6146.             Equipment History Record, if the work order is identified with a
  6147.             valid equipment number.
  6148.  
  6149. Prerequisite:
  6150.  
  6151.             Only closed work orders can be posted.
  6152.  
  6153. Info:       Posting of work order information allows deletion of the work order
  6154.             without loss of the labor and cost data. The status of all closed
  6155.             work orders (work order status = CD) with a close date on or before
  6156.             the date specified are posted.  Once posted, work orders can not be
  6157.             altered.
  6158.  
  6159. How To:     To post work orders, select option 08.03.00 and enter the work
  6160.             order close date thru which to post.
  6161.  
  6162.  
  6163.  
  6164.  
  6165.  
  6166.  
  6167.  
  6168.  
  6169.  
  6170.  
  6171.  
  6172.  
  6173.  
  6174.  
  6175.  
  6176.  
  6177.  
  6178.  
  6179.  
  6180.  
  6181.  
  6182.  
  6183.  
  6184.  
  6185.  
  6186.  
  6187.  
  6188.  
  6189.  
  6190.  
  6191.  
  6192.  
  6193.  
  6194.  
  6195.  
  6196.  
  6197.  
  6198.  
  6199.                                        Page 94
  6200.  
  6201.  
  6202.  
  6203.  
  6204.  
  6205.  
  6206.  
  6207.  
  6208.  
  6209.  
  6210. Purge Old Transactions  (Option 08.04.00)
  6211.  
  6212. Purpose:       Eliminate transaction data that has been posted to all
  6213.                required database history sections and is no longer
  6214.                needed in its original format.
  6215.  
  6216. Info:          This procedure deletes all POSTED transactions which
  6217.                meet the purge criteria defined in the Transaction
  6218.                Purge Cycle Length Table, Option 08.04.02.
  6219.                Transactions are purged only if they are POSTED and the
  6220.                CLOSING DATE of the transaction is older than the
  6221.                current date minus the number of days in the purge
  6222.                cycle for that particular type of transaction.  By
  6223.                setting up the purge cycle for each type of
  6224.                transaction, systematic purges can be accomplished to
  6225.                keep your database to a manageable size without purging
  6226.                data that you need in the routine management of your
  6227.                area of responsibility.
  6228.  
  6229. WARNING:       To reduce the risk of losing data, BACK UP YOUR
  6230.                FACILITATE DATABASE PRIOR TO RUNNING THE PURGE
  6231.                PROCEDURE.
  6232.  
  6233. How To:        To set up the Transaction Purge Length Table, select
  6234.                Option (2).  To Purge old transactions in accordance
  6235.                with the Transaction Purge Table Length set-up, select
  6236.                Option (1).
  6237.  
  6238.                (1)     Purge Old Transactions
  6239.  
  6240.                        Upon selecting this option, you are given:
  6241.  
  6242.                        a.     A reminder of the Transaction Purge Procedure
  6243.                        b.     The Current System Date
  6244.                        c.     The Cycle Days and Purge Thru Dates for each
  6245.                               type of transaction.
  6246.  
  6247.                        If you wish to purge the data for all transaction
  6248.                        types through the dates shown, answer (Y)es to the
  6249.                        prompt.  If not, answer (N)o and strike the
  6250.                        [ENTER] key to return to the menu.  If you have
  6251.                        not backed up your data, answer (N)o and back up
  6252.                        your database prior to running the Purge
  6253.                        Procedure.
  6254.  
  6255. WARNING:               The computer uses the current system date to
  6256.                        calculate the date to which transaction purging
  6257.                        will occur.  Never initiate the purge process
  6258.                        without verifying the system date.  If your
  6259.                        computer is set to January 1, 2990 and your purge
  6260.                        cycle length is set to 396, all the transactions
  6261.                        with the current status POSTED will be purged!
  6262.  
  6263.  
  6264.  
  6265.                                        Page 95
  6266.  
  6267.  
  6268.  
  6269.  
  6270.  
  6271.  
  6272.  
  6273.  
  6274.  
  6275.                (2)     Edit Transaction Purge Cycle Length
  6276.  
  6277.                        a.     Select EDIT from the menu and strike the
  6278.                               [ENTER] key.
  6279.  
  6280.                        b.     Enter the number of days prior to the system
  6281.                               date that you wish to purge up to for the
  6282.                               information associated with each type of
  6283.                               data.
  6284.  
  6285.                               FACILITATE is designed to retain a large
  6286.                               amount of data for ready access.  Once
  6287.                               transactions are purged, the transaction
  6288.                               numbers and the temporary data, such as
  6289.                               comments on a work order are no longer
  6290.                               available.
  6291.  
  6292. Helpful        FACILITATE is shipped to you with a Purge Days setting
  6293.   Hint:        of 396.  This means that when you run a purge, the
  6294.                transactions with the current status of POSTED that
  6295.                were closed more than 396 days prior to the current
  6296.                computer system date will be purged.  396 days
  6297.                represents approximately thirteen (13) months of data.
  6298.                If you wish to retain more or less than thirteen months
  6299.                of transaction data in your system, edit the
  6300.                Transaction Purge Days to meet your needs.
  6301.  
  6302.  
  6303.  
  6304.  
  6305.  
  6306.  
  6307.  
  6308.  
  6309.  
  6310.  
  6311.  
  6312.  
  6313.  
  6314.  
  6315.  
  6316.  
  6317.  
  6318.  
  6319.  
  6320.  
  6321.  
  6322.  
  6323.  
  6324.  
  6325.  
  6326.  
  6327.  
  6328.  
  6329.  
  6330.  
  6331.                                        Page 96
  6332.  
  6333.  
  6334.  
  6335.  
  6336.  
  6337.  
  6338.  
  6339.  
  6340.  
  6341. Database Maintenance (Option 08.05.00)
  6342.  
  6343. Purpose:       Recover unused disk space that has resulted from the
  6344.                purging of transactions and the removal of records from
  6345.                the database.  Rebuild the database "keys" (indexes) for
  6346.                faster data retreival.
  6347.  
  6348. Info:          Whenever data is removed from the computer hard disk,
  6349.                small "holes" of unused disk space result.
  6350.                The benefit of packing the database is increased
  6351.                database performance, particularly when searches of
  6352.                large amounts of data are accomplished.
  6353.  
  6354.                The PACK DATABASE function does
  6355.                not require much free space on the disk to execute
  6356.                the command.  PACK DATABASE rearranges the data on
  6357.                the hard disk and eliminates the "holes".  The
  6358.                risk is that if the process is interrupted for any
  6359.                reason the database can be corrupted and be
  6360.                unusable.  For this reason, a backup copy of the
  6361.                database should always be made before using this
  6362.                feature.
  6363.  
  6364. WARNING:       Backup your database before doing this!
  6365.  
  6366. How To:        The FACILITATE database should be PACKED
  6367.                frequently.  Depending upon the volume of use, you may
  6368.                choose to run this program feature every week or every
  6369.                few days.
  6370.  
  6371.                The first step to a database PACK is always a backup
  6372.                copy of the database.  The FACILITATE database is
  6373.                backed up using DOS BACKUP, Novell LARCHIVE commands or
  6374.                the software provided with your tape drive.  To recover
  6375.                unused disk space, select:
  6376.  
  6377.                08.05.00  Database Maintenance
  6378.  
  6379.                a.     If you haven't done so already, exit and make
  6380.                       a BACKUP COPY of the Database, then proceed.
  6381.  
  6382.                b.     Read the Database PACK Procedure carefully.
  6383.  
  6384.                c.     If you have backed up your database and are
  6385.                       ready to proceed with the PACK, answer "Y" to
  6386.                       the prompt and strike the [ENTER] key.  The
  6387.                       PACK process will take several minutes to
  6388.                       process.
  6389.  
  6390.                d.     If you are not ready to proceed with the
  6391.                       PACK, answer "N" to the prompt and strike the
  6392.                       [ENTER] key to return to the menu.
  6393.  
  6394.  
  6395.  
  6396.  
  6397.                                        Page 97
  6398.  
  6399.  
  6400.  
  6401.  
  6402.  
  6403.