home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ GEMini Atari / GEMini_Atari_CD-ROM_Walnut_Creek_December_1993.iso / files / database / mdate / mdate.doc next >
Text File  |  1991-07-02  |  22KB  |  467 lines
  1.     ================
  2.     Make*A*Date V1.5                             July 1, 1991
  3.     ================
  4.  
  5.  
  6. Make*A*Date is a tool that I hope you will find useful.  As of
  7. version 1.50 it allows you to organize and store appointments,
  8. reminders, a TODO list, a phone numbers and general notes.
  9.  
  10. In essence, Make*A*Date provides four ready-made databases titled
  11. "Scheduler", "Phone Book", "TODO List", and "Notes".
  12.  
  13.  
  14. Some History & An Introduction
  15. ------------------------------
  16. You may have already seen this program before.  In 1989, I wrote and
  17. uploaded to GEnie, a program called Agenda ST.
  18.  
  19. Initially, the project was started so that I'd have an organizational 
  20. system that duplicated what I can do on the wonderful Atari PortFolio.
  21. Agenda served that purpose well but as my luck would have it, two days
  22. after uploading the program to GEnie, I had a hard disk crash and lost
  23. all the source code.
  24.  
  25. Two years later, here is Agenda again under the new name of Make*A*Date.
  26. It is very similar in appearance to the old Agenda but the inner
  27. workings are much improved.  This is the first version and the modules
  28. that allow you to import/export data from/to the Atari PortFolio are
  29. not in place.  As well, Make*A*Date now does not support "time" fields
  30. when making entries in the scheduler for a given day.  I'll discuss
  31. this later in this manual.
  32.  
  33. Features
  34. ========
  35. So here Make*A*Date is -- in desktop format.  It looks a little like the 
  36. GEM desktop and things work in similar fashion.  Icons are in place to
  37. choose items like the Scheduler (Appointments), Phone Book (Numbers) and 
  38. tools like the Find function.  Additionally you can install external 
  39. applications (Word Processor, Disk Utility etc etc) as Icons on the 
  40. Make*A*Date desktop much like you would do in NeoDesk or Atari's new
  41. Desktop.
  42.  
  43. Packing List
  44. ============
  45. The ARC file contains a number of things other than this file...
  46.  
  47.         -MDATE.PRG      The Make*A*Date program.  Can be run from any
  48.                         drive and folder.
  49.  
  50.         -MDATE.RSC      The resource file necessary for Make*A*Date to
  51.                         run.
  52.  
  53.         -MDATE.INF      Data file for Make*A*Date setup.
  54.  
  55.         -MDATE.RND      The data file for the Scheduler.
  56.         -MDATE.PHN      The data file for the Phone Book.
  57.         -MDATE.NOT      The data file for the Notes Database.
  58.         -MDATE.TOD      The data file for the TODO List.
  59.  
  60. *ALL* Of these files MUST be in the SAME directory.  Besides this
  61. restriction, Make*A*Date can be installed wherever you like.
  62.  
  63.  
  64. The Make*A*Date Tour
  65. ====================
  66. So we are ready to look at Make*A*Date...
  67.  
  68. THE DESKTOP
  69. ===========
  70. Make*A*Date's Desktop is composed of a blank area in the middle of
  71. the screen, a TOOL bar on the right hand side, VCR icons along the
  72. bottom, the Find Bar next to these, and the EXTERNAL APPLICATIONS bar 
  73. on the left.  We'll go over each of these and their uses.
  74.  
  75. Because the VCR icons' functions are specific to the Make*A*Date tool
  76. you are using, we'll discuss the use of these icons as we examine each
  77. of Make*A*Date's tools rather than in a separate section.
  78.  
  79.      [TOOL BAR]
  80.      The TOOL BAR is a set of four icons, each of which activate a 
  81.      particular Make*A Date Tool.  The icons are arranged vertically, so
  82.      we'll work our way from top to bottom.
  83.  
  84.           THE SCHEDULER
  85.           -------------
  86.           The Make*A*Date Scheduler will popup in the form of a dialog 
  87.           box displaying a calendar of the current month (as determined
  88.           by the ST internal clock) with each date represented by a 
  89.           button.  Any days that have been previously set up with
  90.           appointments, will be highlighted.  (How these days are 
  91.           highlighted will depend on your personal preference-- We'll
  92.           get to this soon in the SETUP section)  Clicking the mouse on
  93.           any one of these days will bring up a dialog box for the day in
  94.           question.  The dialog box contains 20 lines, each of which you
  95.           can fill with items you want entered for that day.  Along the 
  96.           bottom, are two buttons marked SAVE and CANCEL.  Both of these
  97.           will exit the dialog box.  CANCEL will exit without saving any
  98.           of the new information that you've just entered.  Additionally,
  99.           to the right of the first five lines, are arrow buttons.  
  100.           Clicking on one of these will link that line with the TODO list.
  101.           (More on the TODO list later)  Once this link is established, 
  102.           you'll see a check mark in the little box.  If you click again,
  103.           the item is removed from the TODO list.  Note that once you have
  104.           used one of the arrow buttons to add or delete a TODO entry,
  105.           the CANCEL button becomes disabled.  (You're only option then,
  106.           is to exit with a SAVE)
  107.  
  108.           While the MONTH dialog box is on the screen, navigation (through
  109.           months and years) can be performed with the use of either the VCR
  110.           icons or the keyboard :
  111.               
  112.               ICON           KEY                    DESCRIPTION
  113.  
  114.               PREV YEAR      CTRL- [LFT ARROW]      Moves one year back
  115.               NEXT YEAR      CTRL- [RGT ARROW]      Moves forward a year
  116.               PREV MONTH     [LEFT ARROW]           Moves to previous month
  117.               NEXT MONTH     [RIGHT ARROW]          Moves forward a month
  118.               CURRENT                               Moves to current month
  119.               QUIT           CTRL-Q                 Quits Make*A*Date
  120.  
  121.           
  122.           THE PHONE BOOK
  123.           ==============
  124.           Accessing the phone book will display a dialog box that has space
  125.           for Last Name, First Name, Home Phone #, Work Phone # and three
  126.           lines of comments.  (Maybe an address).
  127.  
  128.           If you are editing an existing entry or creating a new one, (see
  129.           below to find out how to do either of these two things) there
  130.           will also be two buttons in the PHONE BOOK dialog box -- SAVE and
  131.           CANCEL.  CANCEL will exit without saving the entry you're working
  132.           on.
  133.  
  134.               ICON           KEY                    DESCRIPTION
  135.  
  136.               FIRST NAME     CTRL- [LFT ARROW]      Moves to first entry
  137.               LAST NAME      CTRL- [RGT ARROW]      Moves to last entry
  138.               PREV NAME      [LEFT ARROW]           Moves to previous entry
  139.               NEXT MONTH     [RIGHT ARROW]          Moves to next entry
  140.               EDIT                                  Edit current entry
  141.               NEW            CTRL-A                 Create new entry
  142.  
  143.           As you can see, a new PHONE BOOK entry can be made by selecting
  144.           VCR icon titled "NEW" or you can select "New Phone Number" from
  145.           the menu.
  146.  
  147.           NOTES
  148.           -----
  149.           If you are a certified computer junkie, your desk may look like
  150.           mine.  In other words, your desk is probably littered with scraps
  151.           of paper and printouts reminding yourself of that new version of
  152.           the WhizBANG file utility, or that super mod you want to make to
  153.           a program your writing or... You get the picture.
  154.  
  155.           The Make*A*Date NOTES tool, will bring a dialog box up on the 
  156.           screen with room for a Title, Keywords and five lines of 
  157.           comments.  As well, you'll notice an icon (yes another icon...)
  158.           labelled "Attach".   While viewing NOTES, use this icon to
  159.           view files you've previously set up as being "attached" to a
  160.           particular NOTE and if you're editing an existing NOTE or creating
  161.           a new one, use this icon to establish the link.  (Establishing
  162.           the link means that the GEM file selector is presented on the
  163.           screen and you can go select the file you want attached)
  164.           To view a file, you must have set up the first External
  165.           Application icon (we'll get to this) to run your favorite editor
  166.           and the file has to be either in ASCII format, or some other 
  167.           format that your editor accepts.  In view mode, when you select
  168.           the Attach icon, an Alert Box will appear displaying the name
  169.           of the Attached File (if its already been set up) and ask you
  170.           if you want to view it.  You can choose to view it or cancel the
  171.           operation.  To actually specify the name of the Attached file, 
  172.           you must be in editing or creating a note.
  173.           
  174.           Keywords are special words you enter that serve as general topic
  175.           or category descriptors.  You'll make use of the keywords when
  176.           you perform searches.  (We'll get to searches later)
  177.            
  178.           While the NOTES dialog box is on the screen, navigation (through
  179.           different NOTES) can be performed with the use of either the VCR
  180.           icons or the keyboard :
  181.               
  182.               ICON           KEY                    DESCRIPTION
  183.  
  184.               FIRST NOTE     CTRL- [LFT ARROW]      Moves to first entry
  185.               LAST NOTE      CTRL- [RGT ARROW]      Moves to last entry
  186.               PREV NOTE      [LEFT ARROW]           Moves to previous entry
  187.               NEXT NOTE      [RIGHT ARROW]          Moves to next entry
  188.               EDIT                                  Edits current entry
  189.               NEW            CTRL-V                 Creates a new entry
  190.  
  191.           As you can see, a new NOTE entry can be made by selecting
  192.           VCR icon titled "NEW" or you can select "New Note" from 
  193.           the menu.
  194.  
  195.           TODO LIST
  196.           ---------
  197.           The TODO List is meant to act as a set of top-priority reminders.
  198.           Make*A*Date's TODO List is capable of holding 15 reminders.  
  199.           Items are never entered directly into the TODO list but are
  200.           linked from Scheduler entries.  (We discussed this above)
  201.           
  202.           When you click on the TODO icon (or choose TODO List from the 
  203.           MODES menu, or type the keyboard hotkey) the TODO List dialog
  204.           shows up on the screen.  15 entries are displayed and along the
  205.           right side, those same arrow buttons we say back in the scheduler.
  206.           Clicking on one of these buttons opens up the appropriate day
  207.           in the Scheduler.  Click on [OK] to exit the TODO List.
  208.           
  209.      [FIND BAR]
  210.      The FIND Bar is located to the right of the VCR icons at the bottom
  211.      of the screen.  There are two icons : FIND and CONTinue.  Use FIND
  212.      to initiate a new search. A Dialog appears asking you to enter in
  213.      a search string or phrase.  This could be a word, part of a word or
  214.      whatever sequence of characters you wish.  FIND is not case sensitive
  215.      and thus capitalization will not affect the results of the search.
  216.      
  217.      The data FIND will search on depends on the mode you are currently
  218.      in.  In other words if you're currently viewing the Scheduler,
  219.      FIND will locate Scheduler entries; while in the Phone Book, FIND
  220.      will look through Phone entries and while viewing Notes, FIND will
  221.      search through Notes.
  222.      
  223.      Clicking on CONT(inue) is an easy way of continuing a previous 
  224.      search.  No dialog box appears and search begins right away where
  225.      the last FIND left off.
  226.      
  227.      While using either FIND or CONTinue, if nothing is found, an Alert
  228.      box will appear to tell you this.
  229.      
  230.                    Table Of Data That Is Searched In Each Mode
  231.                    -------------------------------------------
  232.                    
  233.                    SCHEDULER                 All entries for each day
  234.                    PHONE BOOK                Last name
  235.                    NOTES                     Note Title and Keywords
  236.                    
  237.      
  238.      [VCR ICONS]
  239.      As has been said previously, the function of these icons depends on 
  240.      what Make*A*Date tool you are using and so we have discussed these in 
  241.      conjunction with each Make*A*Date tool.
  242.  
  243.      [EXTERNAL APPLICATION ICONS]
  244.  
  245.      The final set of icons are aligned vertically on the left side of the 
  246.      screen.  Each one represents one of four external applications you may
  247.      have installed.  (You'll see how to install them when we discuss menu
  248.      items)  Though you may set up any four applications, it is suggested
  249.      that you reserve the first icon for a text editor because Make*A*Date
  250.      will access the path in this icon to open up a file when you work with
  251.      "Attached Documents".  (See the section on NOTES)
  252.  
  253.      The second icon is a picture of a diskette in the hope that you'll use 
  254.      this one for some kind of Disk Utilities program (copy, delete etc).
  255.      In this case Make*A*Date makes no special use of this path but the
  256.      icon's picture is set so...
  257.  
  258.      The next two icons are generic application icons... set them up as
  259.      you like.
  260.  
  261.      Note : If an external application fails to execute properly,
  262.             Make*A*Date will display an Alert box to tell you why.  
  263.             Remember that some programs (like Michtron's WERCS) often 
  264.             generate an error number on exiting the application.  
  265.             Take no notice of these... You would never see that kind 
  266.             of message unless you were running something like Neodesk
  267.             that checks for errors like Make*A*Date does.
  268.  
  269.      [STATUS BARS]
  270.      
  271.      On the left hand side of the screen just below the External
  272.      Applications Bar, there are three Status Bars.  Make*A*Date will 
  273.      continually display the number of Scheduler, Phone Book and Note 
  274.      records you have entered.  The are marked "S" (Scheduler), "P" 
  275.      (Phone Book) and "N" (Notes) respectively.
  276.      
  277.  
  278. THE MENUS & THEIR HOT-KEY EQUIVALENTS
  279. =====================================
  280. Most of Make*A*Date's menu items are also available by either choosing
  281. the appropriate icon from the Desktop or by a hot-key sequence.  The 
  282. hot-key equivalents are displayed (if applicable) to the right of every
  283. menu item.
  284.  
  285. We'll go through each of Make*A*Date's menus now.
  286.  
  287.      [DESK MENU]
  288.      
  289.         ABOUT...  [Hot Key : CTRL-Z]
  290.         Choosing the "About..." menu item will show you how much internal
  291.         memory Make*A*Date has and how much memory GEM has available to 
  292.         execute external programs.  In general, Make*A*Date keeps only about
  293.         100K for itself, leaving everything else to GEM and external 
  294.         applications.
  295.  
  296.      If choosing an Accessory leaves parts of the Make*A*Date desktop 
  297.      covered, then "About..." can serve another function as well : to
  298.      force a redraw of Make*A*Date's Desktop.
  299.  
  300.      [FILE MENU]
  301.  
  302.         QUIT...  [Hot Key : CTRL-Q]
  303.         The file menu contains a single command : Quit.   This saves any 
  304.         changes and exits.  Because Make*A*Date updates quite a number of
  305.         things and saves them, it is important to always properly quit 
  306.         Make*A*Date.
  307.  
  308.      [TOOLS MENU]
  309.      The TOOLS Menu largely contains menu equivalents for the icons 
  310.      on the Make*A*Date Desktop.  For items unique to the menu, we'll
  311.      provide details here.  For the rest, see the appropriate sections 
  312.      above.
  313.  
  314.         SCHEDULER...                  [Hot Key : CTRL-S]
  315.         This item calls up the Scheduler.  This command performs 
  316.         as if you clicked the Scheduler icon on the Desktop.
  317.  
  318.         PHONE BOOK...                 [Hot Key : CTRL-P]
  319.         This item calls up the Scheduler.  This command performs 
  320.         as if you clicked the Phone Book icon on the Desktop.
  321.  
  322.         NEW PHONE NUMBER...           [Hot Key : CTRL-A]
  323.         Choosing this item brings up a dialog box allowing you to make
  324.         a new Phone Book entry.  This command performs as if you 
  325.         clicked on the VCR icon titled "New" while viewing the Phone
  326.         Book.
  327.  
  328.         NOTES...                      [Hot Key : CTRL-N]
  329.         This item calls up the Notes Viewer.  This command performs 
  330.         as if you clicked the Notes icon on the Desktop.
  331.  
  332.         NEW NOTE...                   [Hot Key : CTRL-V]
  333.         Choosing this item brings up a dialog box allowing you to make
  334.         a new Phone Note entry.  This command performs as if you 
  335.         clicked on the VCR icon titled "New" while viewing the Notes
  336.         Database.
  337.  
  338.         FIND...                       [Hot Key : CTRL-F]
  339.         This item calls up the FIND dialog box exactly as if you
  340.         clicked the FIND icon on the Desktop.
  341.  
  342.         CONTINUE SEARCH...            [Hot Key : CTRL-C]
  343.         This item activates the CONTINUE function exactly as if you
  344.         clicked the CONTINUE icon on the Desktop.
  345.  
  346.         EXTERNAL APPLICATIONS         [Hot Key : CTRL-1,2,3,4]
  347.         The last four menu items are in place to call up whatever
  348.         four applications you've installed on Make*A*Date's Desktop.
  349.         (We'll look at how to do this shortly)
  350.  
  351.         [SETUP MENU]
  352.         The SETUP menu allows you to customize the way you work with
  353.         Make*A*Date.  Because these options are seldom used, (as opposed
  354.         to the items in the TOOL menu) they do not have Hot Key equivalents.
  355.  
  356.         SETUP PATHS...
  357.         This item calls up a dialog box allowing you to specify paths
  358.         to External Applications.  (Remember those External Application
  359.         Icons?)  Click on the BROWSE buttons to bring up GEM's file
  360.         selector and locate the programs.  After selecting a program,
  361.         its complete path will be displayed to the right of the BROWSE
  362.         button.   (There are four - for the four External Applications)
  363.  
  364.         SETUP ICON NAMES...
  365.         This item calls up a dialog box allowing you to assign a name
  366.         to each of the four External Application icons.  (You'll 
  367.         probably give them the same name as the program each icon is 
  368.         calling)
  369.  
  370.         SETUP MONTHLY VIEW...
  371.         We know from the section pertaining to the Scheduler, that
  372.         Make*A*Date will highlight those days that you've made entries
  373.         for, when you're viewing a month.  This menu item visually
  374.         presents you with three ways for that highlighting to take 
  375.         place :
  376.  
  377.              - Bright vs. Dim          Days with entries will be bright
  378.              - Shadowed                Days with entries will be shadowed
  379.              - Checked                 Days with entries will be checked
  380.      
  381.  
  382.         SETUP REPORTS...
  383.         This item is disabled in this version -- (I have to have
  384.         -something- to work on right?)
  385.         
  386.         PREFERENCES...
  387.         This lets you customize three aspects of Make*A*Date.  
  388.         
  389.         First, is whether Make*A*Date will automatically show you 
  390.         your TODO list whenever you run the program.
  391.         
  392.         Second, is whether you want the icons on the Desktop to 
  393.         highlight (darken) as you pass the mouse over them.  (Hey, I
  394.         like this feature but it drives some people nuts)
  395.         
  396.         The third option is not yet implemented.  Eventually, you'll
  397.         be able to call Make*A*Book (if you should be so lucky as to 
  398.         own UltraScript or a Postscript printer) automatically as you
  399.         generate printed reports.
  400.  
  401.          
  402.      [PORTFOLIO MENU]
  403.      The PORTFOLIO menu is not activated in this version of 
  404.      Make*A*Date.  Eventually, everything you create in the Phone
  405.      Book and Scheduler will be able to be exported to the Atari
  406.      Portfolio. (And of course you'll be able to import data from it
  407.      too)
  408.  
  409.  
  410. WRAPPING UP THE TOUR
  411. ====================
  412.  
  413. I plan on updating Make*A*Date with any mods that will prove useful.  
  414. First on the priority list are : Printed Reports,  Access to Make*A*Book
  415. and Import/Export from/to the Atari Portfolio.  Of course I need YOUR
  416. input into what YOU'D like to see added/changed/enhanced in Make*A*Date.
  417.  
  418.  
  419. TECH NOTES
  420. ==========
  421. Make*A*Date is written and compiled in GFA BASIC.  The program uses about
  422. 250K for its use and releases the rest to GEM.
  423.  
  424.  
  425. WHO I AM
  426. ========
  427. Basically I'm an Atari Junkie.  I'm a computer consultant and work
  428. all day with Macs, IBMs and NeXT machines.  Every night I go home
  429. to my Mega ST2 -- and love it to bits.  (Waiting for an SST)
  430.  
  431. I want to hear from you and here's how you can do it :
  432.  
  433. GEnie : J.H.CARROLL              Internet : jon@cc.mcgill.ca
  434.  
  435. Mail  : Jonathan Carroll
  436.           15 Commercial Centre, Apt #102
  437.           Roxboro, Quebec
  438.           Canada.  H8Y 2N9
  439.  
  440. Voice : (514) 421-7900   (Please keep hours reasonable)
  441.  
  442. Plus, you can keep up with program support.  I can be found in the
  443. the new Make*A*Date topic in the Atari RT on GEnie. (And many other 
  444. places as well...)
  445.  
  446. What does Make*A*Date cost?
  447. ===========================
  448. Nothing.  Maybe in future versions I'll ask for a ShareWare donation
  449. but for now, have fun.  I've made TREMENDOUS use of ST PD and ShareWare
  450. programs and here's how I return the favour.
  451.  
  452. While it doesn't cost anything, I'd like to hear from you and let me know
  453. how well -if at all ;-) Make*A*Date works for you.  An email or postcard
  454. would be great.  (Consider that the shareware fee)
  455.  
  456.  
  457. LAST WORDS
  458. ==========
  459. Buy the commercial software you use-- Don't steal it.
  460.  
  461. Pay for the shareware you use, keep the shareware wizards happy and
  462. let them know you enjoy their products!
  463.  
  464. Have fun,
  465.  
  466. Jon
  467.