home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ PDA Software Library / pdasoftwarelib.iso / PSION / MISC / DATU24 / DATUT2.TXT < prev   
Encoding:
Text File  |  1994-09-11  |  17.8 KB  |  392 lines
  1.                               DATAUTIL 2.x
  2.                                     
  3.                                     
  4.                                     
  5.                               A UTILITY FOR
  6.                                     
  7.                                     
  8.                          VIEWING DATABASE FILES
  9.                                     
  10.                                     
  11.                              ON THE PSION 3A
  12.                                     
  13.                                     
  14.                                     
  15.                                     
  16.                                     
  17.                                     
  18.                                                                     DATAUTIL 2.x
  19.                                     
  20.                                     
  21.                               INTRODUCTION
  22.  
  23. DATAUTIL is a utility for the PSION 3A for viewing, searching and sorting Database files.  The
  24. utility makes use of the increased screen resolution of the 3A, and will therefore not run on the
  25. PSION 3.
  26.  
  27. The utility allows the records to be displayed in one of two modes:-
  28.  
  29. In the 'LIST' mode multiple records are shown with the fields  being displayed horizontally on the
  30. screen.  The 'screen' can be scrolled horizontally in order to view fields which are off the screen.
  31.  
  32. In the 'INDIVIDUAL RECORD' mode, the records are shown in a similar manner to the normal
  33. PSION application, but with the facility to scroll the 'screen' both horizontally and vertically to
  34. show fields which are off the screen.
  35.  
  36. Facilities are also included to allow searching and sorting.  In the search mode, all records meeting
  37. the search string can be shown in a 'list' mode, with the facility to scroll up and down the list, and
  38. to view fields off the 'screen'.
  39.  
  40.  
  41. INSTALLATION:
  42.  
  43. The file DATAUTIL.OPA should be copied into the \APP subdirectory either on the machine or
  44. external ram.  The program is then installed by pressing the keys PSION and I together, selecting
  45. the file DATAUTIL and pressing ENTER.  A new Icon for DATAUTIL should then appear on
  46. the system screen, together with a list of 'DBF' files in the \DAT sub-directories on all drives.
  47.  
  48. The utility itself will create files with a '.DUT' extension in the main internal \DAT sub-directory 
  49. for each database in which current program settings are saved.  The '.DUT' being prefixed with
  50. the name of the database being used.  These settings are saved to the internal ram, even if the
  51. database itself resides on an external 'disk', this avoids problems with writing to flash rams.
  52.  
  53.  
  54. USING THE PROGRAM
  55.  
  56. 1.   Select the database required from those listed under the DATAUTIL icon. 
  57.  
  58. 2.   On pressing the ENTER key, the database will be loaded.  If it is the first time that this
  59.      particular database has been used by the program, various parameters will be read and
  60.      calculated, on a large database this may take some time.  If you wish, you can press ESC
  61.      at any time, the utility will then calculate program settings from the data read up to that
  62.      point.  
  63.  
  64.      On exiting the database you will be given the option of saving these parameters and other
  65.      settings so that they can be used again the next time the database is used. (Thus making
  66.      loading the second time a lot quicker).
  67.  
  68. 3.   Once loaded the Database will be shown in the 'list mode', where all records are displayed
  69.      in record order as a list, and  with the record fields being shown horizontally.
  70.  
  71. 4.   The utility can be  'Toggled' between 'LIST' and 'INDIVIDUAL RECORD' mode by
  72.      pressing PSION-D.
  73.      Note: In order to get out of the 'individual record' mode,  it may be necessary to press
  74.      'ESC' before pressing PSION-D.   
  75.  
  76. GENERAL
  77.  
  78. 1.   The font used can be changed to any of the normal PSION types/sizes by pressing
  79.      PSION-SHIFT-F together.  The setting currently used will then be shown.  This can then
  80.      be changed by pressing 'TAB' to bring up a list and selecting the required font, or
  81.      alternatively using the horizontal cursor keys to scroll through the options.
  82.  
  83.      The font can also be changed by pressing either PSION-Z or PSION-SHIFT-Z, this will
  84.      change to the next or previous font available, and is equivalent to the PSION 'zoom'
  85.      feature.  
  86.  
  87.      Changing the font will affect the number of lines and columns displayed on the screen.
  88.  
  89. 2.   The effective width of the display is the sum of the maximum lengths of all fields in a
  90.      record, which means that a lot of information could be off screen.  In order to see this off
  91.      screen information, the 'viewing screen' can be scrolled to the left and right by use of the
  92.      horizontal cursor keys.  To quickly reach the left or right field extremities, press 'SHIFT'
  93.      and the appropriate horizontal cursor key.  (Note., positioning  to the 'hard right' is only
  94.      approximate.
  95.  
  96.  
  97. 3.   To change the amount by which the screen scrolls, press PSION-M.  Enter a figure
  98.      indicating the approximate percentage of screen width for scroll required. (The dialog
  99.      indicates the current setting).
  100.  
  101. 4.   Pressing either TAB or SHIFT-TAB will scroll the screen to bring the next or previous
  102.      field to the edge of the display.
  103.  
  104. 5.   Sometimes it is useful to blank out, or partially clip some fields in order to maximise the
  105.      amount of information shown on the screen.  Pressing PSION-W will bring up a screen
  106.      showing the current field width settings, and the maximum and average values of all the
  107.      field widths in the database.  In order to calculate these figures, the utility has to read
  108.      every field of every record, on a large database this may take some time.  Pressing 'ESC'
  109.      will abort this process, and values will be calculated on the records read up to that point.
  110.  
  111.      To change the field width settings:-
  112.  
  113.      a.   To set all field widths to their max values, press 'M'
  114.  
  115.      b.   To set all field widths to their average values, press 'A'
  116.  
  117.      c.   To manually set any field width:-
  118.           
  119.           Press the first digit of the field number to be changed.
  120.           
  121.           This will bring up a dialog, complete the field number and press enter.
  122.           
  123.           Enter  the value of field width required.  Entering '0' will cause this field to be
  124.           blanked.
  125.  
  126.           Repeat for all fields which need changing.
  127.  
  128.      d.   If there are more fields in the database than can be shown on one screen, the
  129.           vertical cursor keys can be used to scroll and view the additional fields.  An
  130.           asterisk next to the top or bottom field number indicates that there are more fields
  131.           to be viewed.
  132.  
  133.      e.   To use these new settings and return to the database, press 'S'.
  134.  
  135.      f.   To abort the setting process, lose all changes and return to the database press
  136.           'ESC'.    
  137.  
  138. 6.   Pressing 'END'  (PSION-Rt Cursor) will display the last record in the database.
  139.  
  140. 7.   Pressing 'HOME' (PSION-Lt Cursor) will display the first record in the database.
  141.  
  142. 8.   Pressing PSION-J will allow you to jump a specific record number in the database.
  143.      (Record numbers can be displayed on the left hand of the screen in list mode, and at the
  144.      bottom of the screen in individual mode).
  145.  
  146. 9.   Pressing PSION-S will save all the current field width and display mode settings to a
  147.      specific file for the database being used.  This file will be loaded automatically next time
  148.      the database is loaded.
  149.  
  150. 10.  Pressing the MENU key will bring up a menu in the normal PSION fashion.
  151.  
  152. 11.  Pressing the HELP key will give various help screens showing the keys used in the
  153.      database.
  154.  
  155. 12.  Pressing PSION-O will cause the current database to be closed, and another one opened. 
  156.      You will be given the option to save the current settings before closing the file.
  157.  
  158. 13.  Pressing PSION-X will cause the current database to be closed, and the program exited. 
  159.      You will be given the option to save the current settings before saving the file.
  160.  
  161.        
  162. LIST MODE
  163.  
  164. 1.   A list of records will be shown.  Each record occupying one line, and having its fields
  165.      displayed horizontally.  
  166.  
  167. 2.   The next or previous screenful of records can be shown by using the vertical cursor keys. 
  168.      To quickly jump to the beginning or end of the database, use the HOME (PSION-Left)
  169.      or END (PSION-Right) keys.
  170.  
  171. 3.   Fields, or parts of fields which extend past the current viewing screen can be seen by using
  172.      the horizontal cursor keys.  To quickly jump to the beginning or the end of the horizontal
  173.      line, press SHIFT-Left or SHIFT-Right.  To jump to the next or previous field press TAB
  174.      or SHIFT-TAB.
  175.  
  176. 4.   Pressing any alpha-numeric key wilil cause an automatic jump to the first record with its
  177.      first character (by sort field) matching that key.
  178.  
  179. 5.   Pressing PSION-T will toggle the display of the field labels (or titles) at the top of the
  180.      screen.
  181.  
  182. 6.   Pressing PSION-R will cycle between three display modes of the left hand column of the
  183.      display.  This left hand column is 'locked' during horizontal screen scrolling, and is thus
  184.      visible at all times.
  185.  
  186.      Mode 1:   No additional information is shown, only the current record line. (This
  187.                shows the maximum information on one line).
  188.  
  189.      Mode 2:   The current Record Number Prefixes the current record line.
  190.  
  191.      Mode 3:   The field by which the database is sorted (or the first field of an unsorted
  192.                database) of the current record prefixes the current record line.  This field
  193.                width may be truncated, and its width can be set by pressing PSION-C.
  194.  
  195.  
  196. INDIVIDUAL RECORD MODE
  197.  
  198. 1.   Each record occupies one screen.  Each field in the record occupies a new line.
  199.  
  200. 2.   The field information may extend off the screen, to see this additional information use the
  201.      horizontal cursor keys.  SHIFT-LEFT and SHIFT-RIGHT will move the display screen
  202.      to the beginning or end of the field.
  203.  
  204. 3.   If there are more fields than can be fitted vertically on the screen, the message "more
  205.      fields" will be shown at the bottom left corner of the screen.  The vertical cursor keys will
  206.      scroll the display up and down.
  207.  
  208. 4.   The current record number is shown at the bottom right of the screen.
  209.  
  210. 5.   Pressing the ENTER key will advance the display to the next record.
  211.  
  212. 6.   Pressing the DELETE key will show the previous record.
  213.  
  214. 7.   If the 'display title' setting is currently on, the field labels will be shown in the left hand
  215.      column of the display.
  216.  
  217. 8.   In order to change display modes, fonts, and other settings you have to be back at the
  218.      'MAIN MENU', pressing the 'ESC' key will take you back to the main menu.
  219.  
  220.      Whilst in the view record mode, the message 'VIEW RECORD' will be shown on the
  221.      bottom line of the display, this will change to 'MAIN MENU' when the main menu is
  222.      active. 
  223.  
  224. 9.   To change system settings, such as fonts, titles, scroll widths etc, and also to toggle
  225.      display modes, if the message 'MAIN MENU' is not shown on the bottom line of the
  226.      display, pressing the 'ESC' key will take you  back to the main menu,  '***  MAIN MENU
  227.      ***   will then be shown at the bottom of the screen.
  228.  
  229.  
  230.  
  231. SORTING THE DATABASE
  232.  
  233. Pressing PSION, SHIFT and S, will sort the database into alphabetical order.  The sort can be
  234. selected on any one of the first seven fields.   NOTE:  This sort modifies the positioning of the
  235. records in the database being read, and actually writes to that file.  Ensure any valuable data is
  236. backed up before performing a sort.  
  237.  
  238. Sorting is not recommended for files on a FLASH device, and large files may take some time to
  239. complete.   
  240.  
  241.  
  242. SEARCHING THE DATABASE
  243.  
  244. The utility has two modes of searching the database:-
  245.  
  246.      a.   A List mode where all records matching the search criteria are as a list of records. 
  247.           This list can be scrolled using the cursor keys, in a similar manner to the main
  248.           database.  Whilst in the 'list search'  mode, 'SEARCH FOR: + the search string'
  249.           will be shown on the top line of the display.  
  250.  
  251.           1.   To select the 'LIST' Search mode, press PSION-L.
  252.  
  253.                A dialog will then appear.  From this dialog options are available to enable
  254.                up to two search strings, either of which can apply to a single field or all
  255.                fields.  From the Search Menu dialog, press the ENTER key to select the
  256.                option required.         
  257.  
  258.           2.   To exit the search mode, press the 'ESC' key.
  259.  
  260.           3.   The keys used to scroll the display etc, are the same as those used in the
  261.                main DATABASE LIST mode.
  262.  
  263.      b.   An 'individual record' mode where each record matching the search criteria is
  264.           shown one per screen, in a similar manner to the 'individual record' mode of the
  265.           main database.
  266.  
  267.           1.   To select the 'INDIVIDUAL RECORD' Search mode, press PSION-F
  268.      
  269.           2.   The display shown is similar to that used in the main database
  270.                INDIVIDUAL RECORD mode.
  271.  
  272.           3.   To view the next occurrence of the search string you have to first exit the
  273.                VIEW RECORD display by pressing 'ESC', the message 'SEARCH
  274.                MODE' will then be shown on the bottom line of the display.
  275.  
  276.                Pressing ENTER or PSION-N will then show the next occurrence of the
  277.                search string, and DELETE or PSION-P will show the previous
  278.                occurrence.
  279.  
  280.           4.   Whilst in the VIEW RECORD mode the keys used are the same as those
  281.                used in the INDIVIDUAL RECORD mode of the main database.
  282.  
  283.           5.   To exit the search mode, press the 'ESC' key until 'MAIN MENU' is
  284.                shown at the bottom of the screen. 
  285.  
  286.  
  287. JUMPING TO A SPECIFIC RECORD
  288.  
  289. Pressing PSION-J, will position the display at a specified record number.  
  290.  
  291.  
  292. HELP and MENU KEYS
  293.  
  294. In most instances, pressing the 'HELP' key will give a list of key presses, and pressing the 'MENU'
  295. key will allow operation of the program from a menu.
  296.  
  297. EXITING THE PROGRAM:
  298.  
  299. The program is exited by pressing PSION and X.  On exiting you will be given the option of
  300. saving the settings.  These settings include the current field widths and fonts, and are saved for
  301. each database used.  Alternatively these settings can be saved at any time by pressing PSION -S.
  302.  
  303.  
  304. LOADING A NEW DATABASE
  305.  
  306. A new database can be loaded by pressing PSION and O.
  307.  
  308.  
  309. LIMITATIONS   
  310.  
  311. Up to 26 fields having a maximum length of 255 characters can be displayed.
  312.  
  313. Any fields having 'TABs' included as part of the text will be shown as the 'TABs' being replaced
  314. by a single space.  The database file being read is not changed in any way, only the  way it is
  315. displayed.
  316.  
  317.  
  318. FILE CLOSE ERRORS and DATA COMPRESSION
  319.  
  320. Some database files which have recently been changed may give loading and saving problems,
  321. these being shown by the utility giving an error message.  This is because in order to safeguard
  322. data, and to prevent  writing to flash rams, the database is opened as read only.  Unfortunately
  323. when the files are closed the PSION automatically attempts to compress the datafiles.   
  324.  
  325. If this happens, either, try COMPRESSING the file using the option in the file menu of the built
  326. in PSION database program, and then reload the database using DATAUTIL, or use DATAUTIL
  327. to sort the data.  Remember sorting is not recommended on a flash ram, and may take some time
  328. on a large database.  Using the PSION option is probably easiest.
  329.  
  330. Alternatively, the error message may be ignored altogether, as long as no other error messages
  331. are displayed, the program should behave normally.
  332.  
  333.  
  334. DISCLAIMER
  335. Whilst every care has been taken to ensure correct operation of this program, the author accepts
  336. no liability for any loss of data, program malfunction, or any other problem, however caused.
  337.  
  338.  A.T. Abbey.  4 Broadacre Close, Bredon, Tewkesbury, Glos.  GL20 7NW CHANGES FROM VERSION 1.0
  339.  
  340. 1.   If updating from a previous version,  please note that any *.DAT  files which may have
  341.      been generated by the previous version of the utility,  in the \DAT subdirectory  of the
  342.      internal disk can be deleted.  These files are not used with the latest version.
  343.  
  344. 2.   Now caters for a total of 26 fields.
  345.  
  346. 3.   Now has horizontal and vertical scrolling of the window, thus allowing all the database
  347.      to be viewed.
  348.  
  349. 4.   Has improved search facilities.
  350.  
  351. 5.   Allows the screen width calculation to be terminated early.
  352.  
  353. 6.   Has an improved set field width facility.
  354.  
  355. 7.   Can show a 'locked' first field.
  356.  
  357. 8.   Can use PSION-Z to 'zoom' display.
  358.  
  359. 9.   Has several cosmetic improvements.
  360.  
  361. 10.  Has had several bugs fixed, (and no doubt a few new ones added with the new facilities!).
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.                                  SHAREWARE
  370.  
  371. This program is issued as shareware, this means that you may try it for a short period to see if
  372. it suits your purpose.  If you wish to continue using it you should then register it, otherwise 
  373. you should remove the copy from your machine.  Please pass a copy onto other users for their
  374. evaluation, making sure that you include this documentation.  In no instance may registered
  375. copies be passed onto other users.
  376.  
  377. If you find this program useful and wish to register it, please send £8.00 to the author
  378.  
  379.                     A.T. Abbey
  380.                     4 Broadacre Close
  381.                     Bredon
  382.                     Tewkesbury
  383.                     Glos
  384.                     GL20 7NW
  385.  
  386. In return you will be sent a disk containing the latest program, and without the annoying 'NAG'
  387. screens beeps and delays.  If you require the disk to be sent to a destination other than the UK
  388. mainland, please enclose a suitable additional sum to cover postage costs.
  389.  
  390.  
  391.  
  392.