home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ swCHIP 1991 January / swCHIP_95-1.bin / dtp / pm5faq / pm5faq.txt
Text File  |  1995-12-09  |  92KB  |  1,794 lines
  1.  
  2.  
  3.    ======================================================================
  4.            PAGEMAKER LISTSERV FREQUENTLY ASKED QUESTIONS LIST
  5.    ======================================================================
  6.  
  7. 1. INTRODUCTION, WELCOME, AND DISCLAIMER
  8.  
  9.  
  10.    1.1 Welcome
  11.    ---------------------------------------------------------------------------
  12.                                                                January 3, 1994
  13.  
  14.    Welcome!
  15.  
  16.    The following is a posting of the Frequently Asked Questions (FAQ) list
  17.    for the PAGEMAKR Bitnet list, posted every 6 weeks (or so) on the
  18.    PageMaker list. It is also cross-posted with several Usenet groups.
  19.    Please feel free to pass this posting onto fellow PageMaker-ers.
  20.  
  21.    Originally, this list was intended to provide answers for commonly asked
  22.    questions in the discussion group. I hope that every new subscriber to
  23.    the list will read this FAQ before posting. Recently, the FAQ has
  24.    expanded more to be a general help guide for using PageMaker.
  25.  
  26.    This FAQ is now distributed in several varieties: WinHelp, Mosaic/HTML,
  27.    and straight ASCII text. If you would like a hypertexted version of the
  28.    FAQ, please ftp to one of the FTP sites mentioned in question 3.9. (Note:
  29.    these may not be ready yet at the time of posting of the text version.)
  30.  
  31.    Please do not hesitate to contact me if you have any comments or
  32.    corrections. I would prefer it if you would e-mail me directly (keep down
  33.    my embarrassment :-) -- unless you feel it is a grave enough error that
  34.    it deserves public scrutiny. What is mentioned in here is by no means the
  35.    end to all discussion, but rather the beginning.
  36.  
  37.    Lastly, as a reminder to those list members, please use the TAN: (for
  38.    tangent) prefix in your subject line when posting to the Pagemakr List
  39.    about something not directly pertaining to PageMaker or the operations of
  40.    the list. Thank you!
  41.  
  42.    Also, if you are posting from Usenet, please keep in mind that this is
  43.    mainly a listserv and thus your postings are sent directly to our e-mail
  44.    mailboxes, so please be careful on what you post.
  45.  
  46.  
  47.    1.2 Latest News
  48.    ---------------------------------------------------------------------------
  49.    Many things have changed since the last posting of the FAQ. Perhaps most
  50.    importantly, Aldus and Adobe have announced their intentions to merge.
  51.    Many exciting things are just around the corner! Recently we had a
  52.    contest as to the resulting name of the merged company. Some responses
  53.    that come to mind are Aldobe, Aldobus, and Waldo-be. I still insist that
  54.    the name will simply be Adobe ;-).
  55.  
  56.    Product wise, Aldus (er... Aldobe) just announced an optimized version of
  57.    PageMaker for the Power Mac.
  58.  
  59.    The list now has a new FTP site that is more amenable to Macintoshes that
  60.    roam the net. Jeff Bone has graciously set open part of his
  61.    ftp.dopig.uab.edu FTP site for use by the list. Please see the question
  62.    3.9 for more information. The PageMaker 5.0a patch has also been uploaded
  63.    to the archives.
  64.  
  65.    As the previous section has commented, you may notice some changes to the
  66.    FAQ. It is now done in Rich Text Format and exported to WinHelp, Mosaic's
  67.    HTML, and straight ASCII text.
  68.  
  69.    Finally, I am currently (May 1994) in the midst of conducting a new
  70.    survey of the PageMakr listserv. I hope that you will send yours in if
  71.    you have not already. If you need a survey form, please let me know.
  72.  
  73.  
  74.    1.3 Disclaimers and Acknowledgments
  75.    ---------------------------------------------------------------------------
  76.    This FAQ has two disclaimers:
  77.  
  78.      1. This document and its support documents are offered to the public
  79.         domain on the understanding that no resale of this information is
  80.         undertaken by any recipient of the information. Any reproduction of
  81.         the information should be complete and entire and provide reference
  82.         to the original source (i.e. the PAGEMAKR listserver at
  83.         INDYCMS.IUPUI.EDU) and the authors.
  84.  
  85.      2. The author takes no responsibility for any errors, omissions or
  86.         misunderstandings, however induced! The information in this FAQ is
  87.         provided "as is" without warranty of any kind. In no event shall the
  88.         author of this FAQ or the distributors of this FAQ be liable for any
  89.         damages whatsoever including direct, indirect, incidental,
  90.         consequential, loss of business profits, or special damages, even if
  91.         the author has been advised of the possibility of such damages.
  92.  
  93.    Aldus, PageMaker and the PageMaker icons are registered trademarks of
  94.    Aldus Corporation. Adobe and PostScript are trademarks of Adobe Systems.
  95.    All other products listed in this file are trademarks of their respective
  96.    companies (Microsoft's Windows, etc.).
  97.  
  98.    I would like to strongly thank Cindy Stone, Jeff Bone, Monte Olsen, Henry
  99.    Budgett and Ken Weiss for their help in compiling this posting. I would
  100.    also like to thank all those members of the list who have also supplied
  101.    information that has been used in this FAQ.
  102.  
  103.    Lastly, thanks goes to our friends at University of Alabama, Indiana
  104.    University, and Washington University for allowing us to use their
  105.    servers for the Archives. Thanks goes to Greg DeBruyn & Henry again for
  106.    creating the Macintosh .SEA version of the .ZIP files for the Archives.
  107.  
  108.  
  109.    Geof Peters (gwp@cs.purdue.edu)
  110.  
  111.  
  112. ------------------------------------------------------------------------------
  113. 2. TABLE OF CONTENTS
  114. ------------------------------------------------------------------------------
  115.  
  116. 1. INTRODUCTION, WELCOME, AND DISCLAIMER
  117.  
  118. 2. TABLE OF CONTENTS
  119.  
  120. 3. GENERAL QUESTIONS
  121.    3.1  What exactly is the Pagemakr listserv?
  122.    3.2  How do I subscribe and unsubscribe to the Pagemakr list?
  123.    3.3  There is too much mail from the Pagemakr list!
  124.         Can we split the lists according to platform?
  125.    3.4  What other listservs / newsgroups may be of interest to me?
  126.    3.5  What is the current version of PageMaker?
  127.         What is new in the latest version?
  128.         What expletives can I use for PageMaker?
  129.    3.6  I know how to do it on the Mac, how do I on the PC? (& vice versa)
  130.         Which is better -- Mac or PC PageMaker?
  131.    3.7  How do I convert Mac to PC PageMaker files (& vice versa)
  132.    3.8  What is the Table Editor?
  133.    3.9  Are there any FTP locations that have DTP related archives?
  134.         What recent filters and updates are there available for PM?
  135.         What DTP-related items can I access via the World Wide Web?
  136.         Where can I get clip-art packages?
  137.    3.10 Is there a list of keyboard shortcuts and PageMaker tips?
  138.         Is there a list of Scanning tips? Desktop Publishing tips?
  139.         Is there a list of popular books concerning DTP and/or PM?
  140.         Is there a glossary of typesetting terms?
  141.         Does anyone have a suggestion for a syllabus on PM class?
  142.  
  143. 4. GENERAL PAGEMAKER QUESTIONS
  144.    4.1  What are the important PageMaker-related phone numbers?
  145.    4.2  How do I have a truly fixed spaced document?
  146.    4.3  How can I create drop caps in PageMaker?
  147.    4.4  My file size for PageMaker documents keeps increasing --
  148.         What causes it and how can I reduce the file size?
  149.    4.5  My PageMaker document will not open due to errors. What to do?
  150.         My machine crashed during my PageMaker session. Help!
  151.    4.6  How can I break the links with the files I imported?
  152.    4.7  How do I rotate text? graphics?
  153.    4.8  Tell me about Aldus Additions.  What Additions already exist?
  154.    4.9  How do I set gradient fills on letters?
  155.    4.10 Does PageMaker offer a site license for a network installation?
  156.         How do I install PageMaker 5.0 onto a network?
  157.    4.11 I am experiencing printing woes. Suggestions?
  158.         How can I get my crop marks to work in PageMaker 5.0?
  159.         The standard fills are not working correctly in PageMaker 5.0?
  160.    4.12 How can I get WinFax to work with PageMaker 5.0?
  161.  
  162. 5. IMPORTING/EXPORTING FILES
  163.    5.1  What is PostScript? What different types of graphic file formats exist?
  164.    5.2  When I import a graphic I just get a gray box.
  165.         How can I compute a PostScript bounding box?
  166.    5.3  How do I convert from one graphic format to another?
  167.    5.4  How do I import WordPerfect Equations?
  168.    5.5  How do I import PageMaker 3.0 documents into PageMaker 5.0?
  169.    5.6  How do I export the text of several (or all) unconnected stories?
  170.         How can I export my PageMaker file to straight ASCII text?
  171.    5.7  How can I import documents created in XXXX? (Word, WordPerfect, etc.)
  172.  
  173. 6. FONTS AND SPECIAL CHARACTERS
  174.    6.1  What are the different types of fonts available?
  175.         What is the difference between TrueType and PostScript fonts?
  176.         Which is better for working in PageMaker and why?
  177.    6.2  How can I obtain public domain fonts?
  178.    6.3  How do I use the more bizarre characters?
  179.    6.4  How do I prevent hyphenation on one particular word?
  180.    6.5  How do I keep control of all of these fonts?
  181.  
  182. 7. PC SPECIFIC
  183.    7.1  How do I get rid of General Protection Faults (GPFs)?
  184.    7.2  How can I have a default directory for my PageMaker data files?
  185.    7.3  I can only see 27 fonts on my font listing. How can I see more?
  186.    7.4  My EPS graphics are printing upside down!
  187.    7.5  When I switch back to PM 4.0 my background turns brown or gray.
  188.  
  189. 8. MACINTOSH SPECIFIC
  190.    8.1  How can I speed up this dang Mac?
  191.    8.2  I am trying to install PM 4.x, but it keeps asking for Disk 1.
  192.  
  193.  
  194. ------------------------------------------------------------------------------
  195. 3. General Questions
  196. ------------------------------------------------------------------------------
  197.  
  198.    ---------------------------------------------------------------------------
  199. --> 3.1  What exactly is the PageMaker listserv?
  200.    ---------------------------------------------------------------------------
  201.  
  202.    The PageMakr listserv, dedicated to PageMaker related topics, was created
  203.    on Friday, January 26, 1990 and now has over 900 direct subscribers and
  204.    even more through indirect means. The co-listowners are Cindy Stone, Geof
  205.    Peters, and Jeff Bone.
  206.  
  207.    A "listserv" is an automated mailing list for e-mail. People send
  208.    messages to the listserv which in turn, distributes the messages to all
  209.    currently subscribed members. It is a popular method for special interest
  210.    groups on the Internet.
  211.  
  212.    The list includes the discussion of PM on both the Mac and PC platforms.
  213.    It often wanders into the realm of graphic layout and design in general
  214.    as well.
  215.  
  216.          GWP@CS.PURDUE.EDU             (Geof's Internet address)
  217.          JBONE@DOPIG.UAB.EDU           (Jeff's Internet address)
  218.          STONEC@UCS.INDIANA.EDU        (Cindy's Internet address)
  219.          STONEC@IUBACS                 (Cindy's Bitnet address)
  220.  
  221.    Currently, the list is unmoderated. Thus, everything you post will be
  222.    seen by all 900+ subscribers. PLEASE DO NOT POST COMMANDS TO PAGEMAKR --
  223.    SEND THEM TO THE LISTSERV DIRECTLY!
  224.  
  225.  
  226.    ---------------------------------------------------------------------------
  227. --> 3.2  How do I subscribe and unsubscribe to the PageMaker list?
  228.    ---------------------------------------------------------------------------
  229.  
  230.    To subscribe to the PageMakr list, you will have to register with the
  231.    list server.  To do this send a message with the body of:
  232.  
  233.          SUBSCRIBE PAGEMAKR <your real name>
  234.  
  235.    to the Internet address LISTSERV@INDYCMS.IUPUI.EDU (or LISTSERV@INDYCMS
  236.    if you are on a Bitnet location). Please note that the list name does not
  237.    have the second "e" in PageMaker. This should do it. If you have
  238.    troubles, send a message of "HELP" to the listserv. If still no go, then
  239.    contact one of the listowners mentioned in question 3.1.
  240.  
  241.    If you are trying to unsubscribe, send a letter to the listserv just like
  242.    you did when you subscribed, except send the following line:
  243.  
  244.          SIGNOFF PAGEMAKR
  245.  
  246.    Please, please do not post subscribe or signoff messages (or any other
  247.    listserv command) to all 900+ subscribers. Commands should only be sent
  248.    to the LISTSERV@INDYCMS address.
  249.  
  250.    Here are the e-mail addresses for the PageMakr list specifically:
  251.  
  252.       BITNET:   Commands go to:     LISTSERV@INDYCMS
  253.                 Postings go to:     PAGEMAKR@INDYCMS
  254.  
  255.       INTERNET: Commands go to:     LISTSERV@INDYCMS.IUPUI.EDU
  256.                 Postings go to:     PAGEMAKR@INDYCMS.IUPUI.EDU
  257.  
  258.    Messages sent to the list can also be found on Usenet in the
  259.    bit.listserv.pagemakr forum. The possibility of cross linking the list
  260.    with alt.aldus.pagemaker is also being examined.
  261.  
  262.    If you are on CompuServe, please note that you can still subscribe to the
  263.    list. CompuServe, however, charges you for each message read. Thus, you
  264.    can minimize your costs by only reading messages that are relevant to
  265.    your needs. You might also consider using the Index or Digest format to
  266.    defray costs. My CompuServe address is 71532,742 -- but I do not read my
  267.    mail but once every month or so.
  268.  
  269.  
  270.    ---------------------------------------------------------------------------
  271. --> 3.3  There is too much mail from the Pagemakr list!
  272.          Can we split the lists according to platform?
  273.    ---------------------------------------------------------------------------
  274.  
  275.    The PageMakr list has grown considerably since its original conception in
  276.    1990. Thus, the amount of mail traffic over the list can be somewhat
  277.    disconcerting for those who do not read their mail daily. There are
  278.    several options available for direct subscribers:
  279.  
  280.      1. Consider reading the list via the Bitnet link in Usenet. The
  281.         newsgroup name is bit.listserv.pagemakr.
  282.  
  283.      2. The listserv also has the capability to send you daily "digests" of
  284.         the messages sent to the list. With the digest format, you receive
  285.         one message a day that contains a table of contents and then the
  286.         bodies of all the messages. We highly recommend this method for
  287.         those people who are overwhelmed by the traffic.
  288.  
  289.         To turn on the digest format, send a message to the listserv
  290.         (listserv@indycms.iupui.edu) with the body of:
  291.  
  292.         SET PAGEMAKR DIGEST
  293.  
  294.         To turn off the digest, send the same message but with NODIGEST.
  295.  
  296.      3. The third option is to use the Index format. This is similar to the
  297.         digest method, except that you receive only the subject lines of the
  298.         messages sent to the list. You must in turn request the desired
  299.         messages from the listserv. To use the index format, send a message
  300.         to the listserv (as is done with the digest method) with the command:
  301.  
  302.         SET PAGEMAKR INDEX
  303.  
  304.    Every month it seems, the question arises of whether or not to split the
  305.    list into two separate lists according to the platform type (Mac and PC)
  306.    in hopes of gaining a handle on the amount of messages. Repeatedly,
  307.    however, the question is followed by an outpouring of people wanting to
  308.    keep the list together. By democratic vote, the list will be kept
  309.    together.
  310.  
  311.    You can help keep the traffic manageable by using the following prefixes
  312.    to your messages' subject lines:
  313.  
  314.         TAN:  Tangent messages: not directly pertaining to PageMaker
  315.         MAC:  MacIntosh Specific Messages
  316.         WIN:  Windows Specific Messages
  317.  
  318.  
  319.    ---------------------------------------------------------------------------
  320. --> 3.4  What other listservs / newsgroups may be of interest to me?
  321.    ---------------------------------------------------------------------------
  322.  
  323.    There are several other listservs that may be of interest to the Desktop
  324.    Publisher. One is the "sister list" to PageMaker is for Quark Express
  325.    users. To subscribe to this list, please exercise the same precautions
  326.    that are mentioned in the previous question. The addresses for the Quark
  327.    lists are:
  328.  
  329.       BITNET:   Commands go to:     LISTSERV@IUBVM
  330.                 Postings go to:     QUARKXPR@IUBVM
  331.  
  332.       INTERNET: Commands go to:     LISTSERV@IUBVM.UCS.INDIANA.EDU
  333.                 Postings go to:     QUARKXPR@IUBVM.UCS.INDIANA.EDU
  334.  
  335.    For those technical writing members, there are a few listservs to this
  336.    subject. The main one is techwr-l at listserv@osuvm1 (Bitnet) or
  337.    listserv@vm1.ucc.okstate.edu (Internet). The listowner is Eric Ray
  338.    (ejray@okway.okstate.edu). Two other listservs are
  339.    copyediting-l@cornell.edu and paper-dist@nyuacf.bitnet.
  340.  
  341.    Lovers of Adobe PhotoShop also have a Bitnet listserv. The listserv host
  342.    is listserv@ecnuxa.bitnet (or listserv@bgu.edu will do too). The list
  343.    name is PHOTSHOP (notice the missing "o"). Thus send a message to the
  344.    above listserv with a body of:
  345.  
  346.       SUBSCRIBE PHOTSHOP <your real name>
  347.  
  348.    Lastly, there is another Bitnet listserv dedicated to DTPing in general.
  349.    The owner is Michael Ross (mross@antigone.uu.holonet.net) and the list is
  350.    cross-posted with the Usenet group comp.text.desktop. To subscribe, send
  351.    the following message to listserv@antigone.com:
  352.  
  353.       SUBSCRIBE DTP-L <your real name>
  354.  
  355.    And for those of you who have Usenet access, you might check out the
  356.    groups comp.text.*, comp.lang.postscript, comp.sources.postscript, in
  357.    addition to the bit.listserv.* groups for the listservs mentioned above.
  358.    Some of you may be interested in the alt.aldus.*  and the
  359.    alt.soft-sys.corel.* groups.
  360.  
  361.  
  362.    ---------------------------------------------------------------------------
  363. --> 3.5  What is the current version of PageMaker?
  364.          What is new in the latest version?
  365.          What expletives can I use for PageMaker?
  366.    ---------------------------------------------------------------------------
  367.  
  368.    The newest and latest PageMaker 5.0a has been released for both the IBM
  369.    and Macintosh platforms. (5.0a is a minor patch release of the main 5.0
  370.    version.)  The 5.0a patch can be retrieved from the Archives (question
  371.    3.9). A special version of PageMaker has also just been released for
  372.    Power Macintoshes.
  373.  
  374.    PageMaker 5.0 for the Mac needs System 6.0.7 or higher, preferably System
  375.    7. (You can get a 6.0.7 upgrade via anonymous FTP from ftp.apple.com by
  376.    the way.)
  377.  
  378.    As for the capabilities in the new 5.0 version, I would suggest seeing
  379.    the January/February 1993 edition of Aldus Magazine. The big items
  380.    introduced with 5.0 are color separation, a "control palette" (a bit like
  381.    a floating toolbar), multiple simultaneously-opened documents, graphics
  382.    rotation, and Aldus Additions for both the Mac and the PC.
  383.  
  384.    There is also a very extensive list of features that was released by
  385.    Aldus in the Archives (see question 3.9). If you are curious about more
  386.    descriptions, post to the list.
  387.  
  388.    Academic pricing is available from your local dealer in most states, with
  389.    a school purchase order. Check to see if yours is one of them. If not,
  390.    call Aldus at 206-628-2320.
  391.  
  392.    For a surprise, try finding PM's hidden dedication screen. While PM is
  393.    running, hold the shift key down, and select About... from the Help menu.
  394.  
  395.    And just to brighten your day, here are some of the common PageMaker
  396.    nicknames: PageMangler, PageMager, RageMaker, PainMaker, PageBreaker,
  397.    PageBaker (when your system frys), PageForsaker (when you quit and forget
  398.    that you wanted to save changes), PageMucker, PageFaker (and don't mix
  399.    the last two), PaceMaker and when you are really frustrated, call it
  400.    Xpress. (Thanks everyone for the fun!)
  401.  
  402.  
  403.    ---------------------------------------------------------------------------
  404. --> 3.6  I know how to do it on the Mac, how do I on the PC? (& vice versa)
  405.          Which is better -- Mac or PC PageMaker?
  406.    ---------------------------------------------------------------------------
  407.  
  408.    The Macintosh and PC versions, for the most part, are very similar. The
  409.    COMMAND key on the Macintosh (or splat, clover, rugbeater, propeller key)
  410.    parallels the CONTROL key on the PC. The Mac OPTION key equates with the
  411.    ALTERNATE key on the PC.
  412.  
  413.    As to which platform is preferable, faster, exciting, etc., simply keep
  414.    subscribed to the list and I am sure within a month this very subject
  415.    will be rehashed.
  416.  
  417.  
  418.    ---------------------------------------------------------------------------
  419. --> 3.7  How do I convert Mac to PC PageMaker files (& vice versa)
  420.    ---------------------------------------------------------------------------
  421.  
  422.    The PageMaker files made on a PC and on a Macintosh are compatible if
  423.    they are made with the same versions of PM. There is a nice description
  424.    of how to do convert between them in the PageMaker 5.0 Reference manual
  425.    on page 20.
  426.  
  427.    You can use a variety of methods to actually transfer the file between
  428.    the two platforms that include FTPing, DOS Mounter and other utilities,
  429.    and transferring the file through a Novell PC/Mac network. Henry Budgett
  430.    strongly suggests MacLink Plus from DataViz as the best of the utilities.
  431.  
  432.  
  433.    ---------------------------------------------------------------------------
  434. --> 3.8  What is the Table Editor?
  435.    ---------------------------------------------------------------------------
  436.  
  437.    The Table Editor is a program will create tables and is packaged with
  438.    PageMaker 4.0 and higher. Most folks agreed that the first version had
  439.    some serious setbacks. Version 2.1 takes a more spreadsheet-like approach.
  440.  
  441.    Any comments on the quality of the latest version (2.1)?
  442.  
  443.  
  444.    ---------------------------------------------------------------------------
  445. --> 3.9  Are there any FTP locations that have DTP related archives?
  446.          What recent filters and updates are there available for PM?
  447.          What DTP-related items can I access via the World Wide Web?
  448.          Where can I get clip-art packages?
  449.    ---------------------------------------------------------------------------
  450.  
  451.    FTP (File Transfer Protocol) allows you to "put" and "get" files to and
  452.    from remote computers. Certain computers on the Internet have opened
  453.    their archives to the public.
  454.  
  455.    The PageMaker listserv has a great number of support documents (including
  456.    this FAQ and many other FAQs) that can be obtained via anonymous FTP at
  457.    one of three locations. The files stored at these sites are often
  458.    collectively referred to as "The Archives" on the list. The sites are (in
  459.    the suggested order to try):
  460.  
  461.       FTP.DOPIG.UAB.EDU             (138.26.144.12)     info/pagemakr
  462.       WUARCHIVE.WUSTL.EDU           (128.252.135.4)     doc/misc/pagemakr
  463.       TCP_SERV.IUS.INDIANA.EDU      (149.160.9.5)       pagemakr
  464.  
  465.    The tcp_serv site is a bit of a different operating system -- be sure to
  466.    use "dir" instead of "ls" to obtain a directory.
  467.  
  468.    Here are some other Internet locations that have many files available to
  469.    the public that are associated with DTP to start you off:
  470.  
  471.       Macintosh:          sumex-aim.stanford.edu
  472.                           mac.archive.umich.edu
  473.       Windows (PC):       ftp.cica.indiana.edu
  474.       Both:               wuarchive.wustl.edu
  475.  
  476.    Some other sites that have shareware fonts are:
  477.       bode.ee.ualberta.ca           (/pub/dos/win3/fonts)
  478.       f.ms.uky.edu                  (/pub/msdos/Windows3/Fonts)
  479.       nic.funet.fi                  (/pub/msdos/windows/atm-fonts)
  480.       src.doc.ic.ac.uk              (/ibmpc/windows3/fonts)
  481.       swdsrv.edvz.univie.ac.at      (/pc/windows/win3/fonts)
  482.  
  483.    Sumex has a Macintosh version of a PageMaker 5.0 demonstration program
  484.    available under the file /info-mac/demo/pagemaker-50.hqx. To run this
  485.    demonstration, you'll need a Macintosh, System 6.0.7 or later (runs under
  486.    System 7) and at least 4MB of RAM (5MB under System 7). The demo is
  487.    1140k. A color monitor will make the demo more attractive but it is not
  488.    necessary. (Thanks Jeff Needleman and Henry Budgett!)
  489.  
  490.    Check at ftp.dopig.uab.edu for the most recent filter updates. A filter
  491.    pack issued by Aldus in April 1994 is available and contains several
  492.    new filters and filter updates. Aldus also has just issued a MS Word
  493.    6.0 filter which hopefully will be available at the Archives by the
  494.    time you read this.
  495.  
  496.    My personal homepage has several links to popular DTP related World
  497.    Wide Web pages. All of the FAQs are available on-line, in addition to an
  498.    interface to the archive sites. A public domain font browser is also
  499.    available. My Homepage's URL is "http://www.cs.purdue.edu/people/gwp".
  500.  
  501.    Lastly, a common question that appears on the list is the question "Where
  502.    can I get some public domain clipart?"  Unfortunately, the answer is not
  503.    so simple. Through anonymous FTP there are a few P.D. clipart packages
  504.    (like ARTMART at wuarchive.wustl.edu). Most of them, however, are of
  505.    extremely poor quality and are bitmapped based (uggh!). One exception to
  506.    this, however, is the popular site sumex-aim.stanford.edu in the
  507.    info-mac/art directory. Most of these files are all stored in the
  508.    Macintosh HQX format, so may be difficult to use for PC users.
  509.  
  510.    There is also an entity called the "OTIS Project" that is designed for
  511.    art distribution, including some public domain clip art. FTP to
  512.    sunsite.unc.edu and take a peek in the pub/multimedia/pictures/OTIS
  513.    directory. Whether or not the art is considered public domain varies,
  514.    however. Another option is to try the comp.sources.postscript Usenet news
  515.    group.
  516.  
  517.    Additionally, there are literally thousands of GIF pictures at sites
  518.    across the world; these GIFs are generally higher resolution (including
  519.    256 colors) and not the simple line-drawn vector pictures of common
  520.    clipart packages. My best suggestion is to look at the products you
  521.    already own. WordPerfect, MS Word, Corel, and many others all come with
  522.    their own collection of clipart.
  523.  
  524.  
  525.    ---------------------------------------------------------------------------
  526. --> 3.10 Is there a list of keyboard shortcuts and PageMaker tips?
  527.          Is there a list of Scanning tips? Desktop Publishing tips?
  528.          Is there a list of popular books concerning DTP and/or PM?
  529.          Is there a glossary of typesetting terms?
  530.          Does anyone have a suggestion for a syllabus on PM class?
  531.    ---------------------------------------------------------------------------
  532.  
  533.    The FAQ you are reading is just one of a number of valuable documents
  534.    that have been compiled by members of the Pagemakr listserv. There are a
  535.    number of documents, ranging from job opportunities to scanning tips to
  536.    PageMaker and DTPing tips. You are highly encouraged to take a look!
  537.  
  538.    If you do not have Jeff Bone's Scanning FAQ, then run -- no, sprint --
  539.    out to ftp.dopig.uab.edu and grab it. It is a fine piece of work.
  540.  
  541.    To receive these valuable documents, please send mail directly to me
  542.    (please do not send to the list). You can also write to one of the other
  543.    listowners if I seem to be dead (see question 3.1). These lists are also
  544.    available via Anonymous FTP in the Archives mentioned in question 3.9. If
  545.    you can use FTP, it would be greatly appreciated if you could use this
  546.    avenue first.
  547.  
  548.    As for the favorite books and magazines, we will give you a general
  549.    summary below due to demand. These are for the old 4.x versions, but will
  550.    be updated as soon as 5.0 books become more readily available.
  551.  
  552.       Key:      (*** = a must!,    ** = excellent,    * = consider it)
  553.  
  554.    Books:
  555.  
  556.       ***  PageMaker 4: An Easy Desk Reference by Robin Williams.
  557.            Austin Twigg.
  558.                "I use it daily" -- Monte Olsen
  559.                "Thorough, concise, easy to use" -- Robyn Fizz
  560.                Many people like this book. A version for 5.0 is being worked
  561.                on by the author's sister.
  562.       **   Real World PM 4: Industrial Strength Techniques by Kvern & Roth.
  563.                "Great style, humor, and insight, ... for people who want to
  564.                move past a basic level of understanding" -- George Radford
  565.       **   Desktop Publishing by Design -- Ronnie Shushan & Don
  566.                Wright. Microsoft.
  567.                "available in both PM and Quark versions" -- John in Indiana.
  568.       **   Chicago Manual of Style
  569.                "a real classic" -- Carol Hewlett.
  570.       *    Methods of Book Design by Hugh Williamson. Yale Univ Press.
  571.       *    Desktop Publishing Skills by Felici & Nace. Addison-Wesley.
  572.       *    The Makeover Book by Roger C. Parker. Ventana Press.
  573.       *    Peachpit press PageMaker book
  574.       *    Aldus Technotes for PM 4.0, Aldus Corp.
  575.  
  576.    Magazines:
  577.  
  578.       ***  Before and After. Tele # 916-784-3880.
  579.       *    Step by Step Electronic design
  580.       *    Aldus Magazine.
  581.       *    TypeWorld (free)
  582.       *    Computer Pictures (free)
  583.  
  584.    For more suggestions, write to me for an additional list.
  585.  
  586. ------------------------------------------------------------------------------
  587. 4. General PageMaker Questions
  588. ------------------------------------------------------------------------------
  589.  
  590.    ---------------------------------------------------------------------------
  591. --> 4.1   What are the important PageMaker-related phone numbers?
  592.    ---------------------------------------------------------------------------
  593.  
  594.    Please note that Aldus does not have a standard toll-free customer
  595.    service number unless you purchase one of the premium service policies
  596.    (i.e.- Premium Plus, Scholastic Plus, Corporate Library, etc.). For
  597.    regular technical support, there are the following numbers:
  598.  
  599.       Macintosh Products:                Windows & OS/2 Products:
  600.       -----------------------------      -------------------------------
  601.       PageMaker      (206) 628-4501      PageMaker      (206) 628-4531
  602.       FreeHand       (206) 628-4502      Database Ed    (206) 628-4535
  603.       Persuasion     (206) 628-4503      FreeHand       (206) 628-4532
  604.       PrePrint       (206) 628-4505      Persuasion     (206) 628-4533
  605.       PressWise      (206) 628-4527      PhotoStyler    (206) 628-4537
  606.       Fetch          (206) 628-4506      TrapWise       (206) 628-4534
  607.                                          PMaker OS/2    (206) 628-4538
  608.  
  609.       Customer Relations / Services      (206) 628-2320
  610.       Aldus' FAX number                  (206) 343-3360
  611.  
  612.    Aldus does, however, offer a free 1-800 service for automated voice-mail.
  613.    That number, available 24 hours a day, is 1-800-288-6832; you must have a
  614.    touch tone phone in order to use this service. Lastly, there is a
  615.    "pay-as-you-go" 900 number that costs $2 a minute (I think). That
  616.    million-dollar number is (900) 226-2261.
  617.  
  618.    Aldus' BBS number is 206-623-6984 and uses 8 data bits, 1 stop bit, and
  619.    no parity (81N). The BBS will accept from 1200bps to 14,400bps speeds.
  620.    The BBS currently is only used for downloading files, not for product
  621.    support.
  622.  
  623.    If you do call the Tech support number and your 30 minutes of support is
  624.    up, you can have them charge the call to a credit card for $20 bucks a
  625.    call. (gulp). A flat fee for one year of unlimited calls is also
  626.    available. Anybody know how much?
  627.  
  628.    For those of you in Europe, here are some useful numbers for your neck of
  629.    the woods:
  630.  
  631.       Adobe Systems Europe     31 (20) 6767 661
  632.       Adobe Systems UK         44 (81) 547 1900
  633.       Aldus UK                 44 (31) 220 4747
  634.       Apple Computer UK        44 (81) 569 1199
  635.       Interleaf UK             44 (81) 948 0094
  636.       Micrografx UK            44 (483) 747526
  637.       Microsoft UK             44 (734) 391123
  638.       NeXT                     44 (81) 565 0005
  639.       Ventura                  44 (753) 505202
  640.  
  641.  
  642.    ---------------------------------------------------------------------------
  643. --> 4.2  How do I have a truly fixed spaced document?
  644.    ---------------------------------------------------------------------------
  645.  
  646.    If you are trying to create a document with true fixed spaced character,
  647.    try using Courier with 100% word and character spacing and no tracking.
  648.  
  649.  
  650.    ---------------------------------------------------------------------------
  651. --> 4.3  How can I create drop caps in PageMaker?
  652.    ---------------------------------------------------------------------------
  653.  
  654.    PageMaker 5.0 supports the Drop Cap capability through the Aldus
  655.    Additions (under the Utilities menu). You can insert a tab in between the
  656.    drop cap and the second letter if you are having troubles. For those of
  657.    you, however, that do not like this Addition or have a pre-4.2 version,
  658.    you can create drop caps manually. This can be done in one of many
  659.    different ways; four that are particularly easy are:
  660.  
  661.    Method #1
  662.    ---------------------------------------------------------------------
  663.    First, you can cut the letter you wished dropped and place it into a new
  664.    text block. Then you can resize it and move it to where you wish. In
  665.    order to force subsequent lines to wrap around the drop cap without
  666.    modify the margins, you can draw a box around the drop cap, set the line
  667.    width to none and set the text wrap feature on. Be sure to have the drop
  668.    cap entirely within the wrap border of the box, or else it will wrap
  669.    itself out of the box! (Thanks goes to Brian Fisk for the invisible box.)
  670.  
  671.    Method #2
  672.    ---------------------------------------------------------------------
  673.    Or second, if you are a Macintosh user, you can use the Scrapbook to
  674.    convert the capital letter from PageMaker text to a graphics image. With
  675.    this method, you can utilize the "text wrap" capability. Be sure to Place
  676.    the scrapbook file to convert it to a graphics.
  677.  
  678.    If you are using System 7, you will have to use ResEdit or DeskZap to
  679.    change the format for the Scrapbook File to ZSYS, or use the previous
  680.    version of the Scrapbook.
  681.  
  682.    Method #3
  683.    ---------------------------------------------------------------------
  684.    For another method, there are the following steps:
  685.  
  686.      1. Set an indent for the first four lines of a paragraph that is
  687.         outside the width of the character you plan to use as a drop cap.
  688.      2. Format a character separately from the document in the appropriate
  689.         point size.
  690.      3. Click on the character block and drag it into the indented space you
  691.         set aside at the start of the paragraph.
  692.      4. You can then use PM's indent-tabs feature to adjust the paragraph
  693.         text to run around the drop cap correctly. This method seems to work
  694.         fairly quickly and allows you to perform the whole operation in PM
  695.         without needing to use the scrapbook or a graphics program.
  696.  
  697.    Method #4
  698.    ---------------------------------------------------------------------
  699.    And finally, to make sure you have enough alternatives, here is a process
  700.    suggested by Jason Kim that maintains itself after later text
  701.    re-adjustment. His method splits up your paragraph into four separate
  702.    paragraphs, each of which have their own style definition:
  703.  
  704.      1. Define a style called "Drop cap" with the big letter subscripted and
  705.         the subscript position set (via "Options") so that the letter
  706.         appears to sit on the n-th line down. Let's say n=3; then with a
  707.         pica grid, have it so that your approx. 39-pt capital sinks down to
  708.         the 36 pi mark. Unfortunately this has the effect of leaving a
  709.         seemingly blank line at the top of the text box (since the letter
  710.         there is subscripted so far).
  711.      2. Define another style called "Drop cap paragraph, line 1" ("DCPL1")
  712.         which is set to small caps and force justified. Also turn off
  713.         tracking -- otherwise the caps tend to bunch up. This paragraph has
  714.         a left margin > 0, to be adjusted depending on the cap.
  715.      3. Define "DCPL2-3," which applies to the other two indented lines.
  716.         This style is just the body text style force-justified and with the
  717.         left margin > 0.
  718.      4. Finally, "DCPL4-" is just body text unindented.
  719.  
  720.    After defining these Styles (using your Body text as a base) you can
  721.    create the paragraph simply by:
  722.  
  723.      1. Make a hard return after the initial capital, go back and set it to
  724.         the "Drop cap." style.
  725.      2. Set the rest of the paragraph to "DCPL1" and adjust the left margin
  726.         on the first line.
  727.      3. Stick a hard return at the end of the first line and set the rest to
  728.         "DCPL2-3." Adjust the left margin of lines 2-3.
  729.      4. Put in another hard return at the end of line 4 and set the
  730.         remaining text to "DCPL4-".
  731.  
  732.  
  733.    ---------------------------------------------------------------------------
  734. --> 4.4  My file size for PageMaker documents keeps increasing --  what
  735.          causes it and how can I reduce the file size?
  736.    ---------------------------------------------------------------------------
  737.  
  738.    The answer to this question depends on which version of PageMaker you are
  739.    using. Before version 4.01, PageMaker would save your file by appending
  740.    the changes you have made to the end of the file. Thus, your file
  741.    steadily gets larger and larger. To circumvent this problem, you can
  742.    choose the Save As... option and "re-save" your file by replacing itself.
  743.    This way, it forces a complete, new, resave.
  744.  
  745.    For the more recent versions, you can specify in the Preferences Menu
  746.    which way PageMaker should save the file. The default method is "Faster".
  747.    I, personally, would recommend choosing the "Smaller" method though it
  748.    does take longer to save the file this way. If your file is somehow
  749.    damaged, you are much more likely to recover it if it was saved with the
  750.    smaller method.
  751.  
  752.    Greg DeBruyn has also suggested zooming out on each page before saving.
  753.    Evidently, Greg experienced larger files (400K for 10 page doc) decreased
  754.    (to 300K) when each file was zoomed out. I, however, could not reproduce
  755.    this with either Smaller or Faster saves on the PC.
  756.  
  757.    Lastly, it is surprising how many people do not take full use of
  758.    PageMaker's link capabilities. If you have a large graphic file, you can
  759.    elect to not have the actual graphic file be stored internally in you
  760.    PageMaker documents. Look up "links" in your PageMaker manual.
  761.  
  762.  
  763.    ---------------------------------------------------------------------------
  764. --> 4.5  My PageMaker document will not open due to errors. What to do?
  765.          My machine crashed during my PageMaker session. Help!
  766.    ---------------------------------------------------------------------------
  767.  
  768.    When your PageMaker doc fails to load due to a corrupted table or "bad
  769.    record index" or any other various reasons, there are thankfully some
  770.    alternatives.
  771.  
  772.    The first thing to try is to use your backup copy that you have been
  773.    diligently keeping up-to-date, and make a backup of the backup before
  774.    opening it. This can not be stressed enough -- back everything up!
  775.  
  776.    You didn't make a backup, though, or your backup failed too. Then, if you
  777.    are able to open the document but it appears to have errors in it, try to
  778.    recompose the entire document by pressing shift-option and selecting the
  779.    Hyphenation command from the Type Menu. PageMaker will run a diagnostic
  780.    check on the document and try to repair it. (I should mention that some
  781.    people insist this is all just hoopla and "mythology" -- despite it being
  782.    mentioned in the PM5 manual. Nobody is certain if this is really doing
  783.    anything!)
  784.  
  785.    PageMaker will respond to the recomposition with one of three messages:
  786.  
  787.       One beep       --   The document is OK
  788.       Two beeps      --   The document had problems but has been repaired.
  789.       Three beeps    --   The document had problems that could not be
  790.                           repaired.
  791.  
  792.    If the document had two beeps, it sometimes helps to repeat the process
  793.    several times -- sometimes PageMaker does not get everything on the first
  794.    or second pass. Ken Kreshtool actually said the Aldus' tech support
  795.    suggested doing the shift-option-hyphenation procedure any time an old PM
  796.    document is brought into a newer version. One more thing on this subject
  797.    -- someone suggested that PM 4.0 for the Mac uses option + spacing
  798.    instead of shift-option-hyphenation. Can someone verify this?
  799.  
  800.    Next, try opening the document as a "Copy" rather than opening the
  801.    original publication. Many times this corrects the problem. If this
  802.    fails, open a New document and try Placing the corrupted document into
  803.    the new one. This way you can at least recover the text. Also try
  804.    importing the style definitions.
  805.  
  806.    If you are working on a PC and the program crashed while you were working
  807.    on the document, look in your Temp directory for any ~PM4xxxxx.TMP files.
  808.    If there are any present, rename them to something else and try to pull
  809.    them up into PageMaker.
  810.  
  811.    If you are working on a Mac, you can find the temp file in a folder
  812.    titled "[your drive name] recovered items" in the trash. If there is a
  813.    file there, rename it to something else and attempt to load it into
  814.    PageMaker.
  815.  
  816.    If all this fails, start praying. You can try copying the file to a new
  817.    one, and converting it to another platform (PC-MAC), among other things.
  818.    You might start looking into some of the expletives mentioned in question
  819.    3.5 ;-)
  820.  
  821.    One good suggestion in preventive medicine is use the Save Smaller option
  822.    under Preferences. There is a better chance of recovering the file.
  823.  
  824.    Finally, one last suggestion comes from Henry Budgett: for those of you
  825.    who are working on a Macintosh, you can try a program called "CanOpener"
  826.    -- it's supposed to be good at recovering files from within files. In the
  827.    old days of version 1 and 2 (on the Mac) there was a program called The
  828.    Ripper which brought your data back from the dead! (PM crashed a LOT in
  829.    those days!)
  830.  
  831.    Note: there is a bug in converting 3.0 to 4.0 that occasionally causes
  832.    corrupted files.
  833.  
  834.  
  835.    ---------------------------------------------------------------------------
  836. --> 4.6  How can I break the links with the files I imported?
  837.    ---------------------------------------------------------------------------
  838.  
  839.    To Unlink a file, simply go to the links selection in the File Menu. (You
  840.    can also press Command =.) A dialog box appears with the files linked to
  841.    your publication. Click on the file name you want to unlink and then
  842.    click on "Unlink" at the bottom of the dialog box. Ta-Da!
  843.  
  844.  
  845.    ---------------------------------------------------------------------------
  846. --> 4.7  How do I rotate text? graphics?
  847.    ---------------------------------------------------------------------------
  848.  
  849.    PageMaker 5.0 now supports text and graphics rotations in one-hundredth
  850.    degree increments. Please note that the text is also editable in-place
  851.    now (i.e., you can use the text tool to modify the text without having to
  852.    "unrotate" it).
  853.  
  854.    If you have PageMaker 4.x, you can only rotate text at 90 degree
  855.    increments. Unfortunately, PageMaker 4.x will not support the rotation of
  856.    graphics nor will it rotate text in smaller increments. Even trying to
  857.    place the image as an in-line graphic and rotating it will not work.
  858.  
  859.    There is an Aldus Addition for Mac's 4.2, however, that supports rotation
  860.    of smaller increments. Many of the draw programs will also support both
  861.    text and graphic rotation -- and you can export the rotations into PM.
  862.  
  863.    David McCullum makes this suggestion regarding rotated and skewed items
  864.    in PageMaker 5.0: "Rotated and/or skewed graphics may look cool, but your
  865.    PS printer and your service bureau will hate them. A rotated TIFF file
  866.    may cause your page to take forever to print--if it comes out at all! A
  867.    better bet may be to use PM5's rotation or skewing tools to determine the
  868.    degree of alteration desired, but to then apply the same amount of
  869.    alteration in your image editing package and re-place the resulting file."
  870.  
  871.  
  872.    ---------------------------------------------------------------------------
  873. --> 4.8  Tell me about Aldus Additions.  What Additions already exist?
  874.    ---------------------------------------------------------------------------
  875.  
  876.    Aldus has a new policy where they allow outside software vendors to sell
  877.    add-on features for PageMaker.  They are called Aldus Additions and are
  878.    similar to Quark Extensions.
  879.  
  880.    One vendor is Equilibrium, who sells Rotate This! and Import That!. The
  881.    former will allow the rotation of bitmapped graphics in PageMaker, the
  882.    latter will allow the importation of the following file formats: bob,
  883.    bmp, dr. halo cut, gif, iff/lbm, img (gem), lotus pic, msp type 1, pcp,
  884.    pcx, pcc, pixare, qdv, raw RGB, rle, tga, and WPG (PC 5.1).
  885.  
  886.    The address is:  Equilibrium
  887.                     914 Mission Ave. 2nd floor
  888.                     San Rafael, CA 94901
  889.                     1-800-524-8651 Dept. EC2   (ordering number)
  890.                     1-415-332-4343             (support/questions)
  891.  
  892.    Another Additions is the PM Pro Kit by EDCO Services. It features type
  893.    distortion, kerning capabilities, rotate and merge, a pica gauge, and
  894.    assistance in setting up column guides. They also have a product called
  895.    PM Tracker. EDCO's  Address is:
  896.  
  897.                     EDCO Services, INC.
  898.                     12410 North Dale Mabry Highway
  899.                     Tampa, FL  33618
  900.                     1-800-523-TYPE
  901.  
  902.    Aldus also has a whole list of additions that are available for PM 5.0.
  903.    Check the original documents that came with PM 5.0.
  904.  
  905.    If you are a programmer and would like to create your own Aldus addition,
  906.    please contact Lisa Wise, Developer Technology Manager, at (206) 343-7692.
  907.  
  908.  
  909.    ---------------------------------------------------------------------------
  910. --> 4.9  How do I set gradient fills on letters?
  911.    ---------------------------------------------------------------------------
  912.  
  913.    In PageMaker it is easy to create a text box that is filled with an 80%
  914.    shade of black. It is not so obvious, though, to have letters that are of
  915.    a percent shade of black.
  916.  
  917.    Here is how to do it: Use the define colors in PageMaker, pick the CMYK
  918.    model and set all settings to zero except for the black. Move the black
  919.    to the desired percent setting and then give the color definition a name.
  920.    Change the text to the desired shade by using the color palette.
  921.  
  922.    Dan Druliner makes the observation, however, that if you define the CMYK
  923.    color as a spot color, and print separations, it will come out on a
  924.    separate layer. Thus, if you are using 5.0 it is best to define the shade
  925.    as a tint instead.
  926.  
  927.  
  928.    ---------------------------------------------------------------------------
  929. --> 4.10 Does PageMaker offer a site license for a network installation?
  930.          How do I install PageMaker 5.0 onto a network?
  931.    ---------------------------------------------------------------------------
  932.  
  933.    PageMaker 4.x, as are all Aldus products, is network aware, but is not
  934.    networkable. That is to say that the license prohibits you from loading
  935.    the application onto a network server.
  936.  
  937.    However, there is a network license that will allow you to load the
  938.    software onto the server (it's free), but you will still have to have one
  939.    copy of the software loaded for every node that plans to run PageMaker in
  940.    order to legally comply with the license (in other words, ugggh).
  941.  
  942.    Please note that there are indeed ways to load a single copy onto a
  943.    server, resource files onto the local node drive, and use products to
  944.    monitor usage and licenses (such as Brightwork's Sitelock).  However,
  945.    since this technically violates the letter of the license agreement no
  946.    one can, in good faith, recommend this practice. (I have heard of other
  947.    companies, though, approving of such a setup.)
  948.  
  949.    PageMaker 5.0 has a similar policy, but goes out of its way to make sure
  950.    you are abiding by it. When PM5 is run, it checks across the LAN to see
  951.    if its serial number is in use. If it is, a dialog box pops up and tells
  952.    you that you are out of luck. If it is not, then you are fine.
  953.  
  954.    Multiple simultaneous users on a LAN are supported by PM LAN Packs which
  955.    are copies of PM5 that give you one set of documentation and one set of
  956.    diskettes -- but multiple copies of Disk #2 (one for each license). When
  957.    you install a LAN Pack, you designate each Disk 2 to a specific user or
  958.    workstation. This gives each installation a unique number. (Much thanks
  959.    to David McCullum for making this clear!)
  960.  
  961.  
  962.    ---------------------------------------------------------------------------
  963. --> 4.11 I am experiencing printing woes. Suggestions?
  964.          How can I get my crop marks to work in PageMaker 5.0?
  965.          The standard fills are not working correctly in PageMaker 5.0?
  966.    ---------------------------------------------------------------------------
  967.  
  968.    Just about every application has at least a few bugs in it. It appears as
  969.    though PageMaker 5.0's bugs are numerous in the printings areas. Numerous
  970.    people on both Mac and PC platforms have reported printing problems,
  971.    ranging from total inoperability to extreme slowness.
  972.  
  973.    The quickest suggestion I can make is to attempt smaller jobs -- send
  974.    only 2 or 3 pages and see how it does.
  975.  
  976.    Perhaps most importantly, PageMaker has released a new patch version
  977.    named 5.0a. This should be readily available a number of places (check
  978.    where the archives are stored -- question 3.9). This patch addresses a
  979.    few printing problems among other things.
  980.  
  981.    Next, call Aldus. First, this keeps them aware of their problems.
  982.    Secondly, they should be the first to know when fixes are available. If
  983.    you do find out something new, please post to the group so that we can
  984.    all be up-to-date.
  985.  
  986.    The rest of the solutions are organized by topics:
  987.  
  988.    Windows Platform
  989.    ---------------------------------------------------------------------
  990.    The first thing to check if you are a PC user with a PostScript or HP
  991.    printer is to verify that you are using PageMaker's new printer drivers
  992.    instead of your Windows 3.x drivers. When you get an "old printer driver"
  993.    warning, this is often the cause. Go to the Control Printer, double click
  994.    "Printers", choose "Add" and then "Install". Plop the last PageMaker
  995.    installation disk in and choose the correct printer.
  996.  
  997.    For Windows users, try have the PostScript error handler downloaded with
  998.    the print job -- there is an option for it in the Printer Options dialog
  999.    boxes. If you are using Windows 3.0 you can still download the error
  1000.    handler (though I can not guarantee that it is similar to 3.1's handler).
  1001.    Choose the Option button while configuring your printer and hold down the
  1002.    Alternate key and the "E" key. This will download the handler.
  1003.  
  1004.    If your graphics are printing upside down from Windows, see question 7.4
  1005.  
  1006.    Macintosh Platform
  1007.    ---------------------------------------------------------------------
  1008.    For Macintosh users, please be aware that the PPDs for PageMaker 5.0 are
  1009.    different the for previous versions.  Specifically PM 5.0 uses PS Level 2
  1010.    PPDs. If you get a "Bad Printer Definition File" while printing from
  1011.    PageMaker 4.x and PageMaker 5.0 is also installed on your system, this is
  1012.    likely the problem.
  1013.  
  1014.    If you are using the 8.0 version of the LaserWriter driver it is highly
  1015.    suggested that you upgrade it. Version 8.1.1 can be FTP'ed from
  1016.    ftp.apple.com in the directory dts/mac/sys.soft/imaging/laserwriter.8.1.
  1017.    This driver also solves many of the problems of Version 7.
  1018.  
  1019.    If you are using System 7 on the Mac, make sure you are using at least
  1020.    System 7.0.1 and TuneUp 1.1.1. If you are using an older TuneUp, be sure
  1021.    to upgrade. (Thanks David!)
  1022.  
  1023.    Mac users might also try using the Mac system driver rather than Aldus'
  1024.    replacement. To do this, hold the Option key down while choosing Print...
  1025.    from the File menu. (Cmd-Opt-P won't work).
  1026.  
  1027.    Postscript
  1028.    ---------------------------------------------------------------------
  1029.    There is one problem that often occurs with PostScript emulating or
  1030.    PostScript generic printers that use Apple LaserWriter series (or some
  1031.    other standard) printer drivers. Typically, the PPD associated with the
  1032.    Laserwriter is highly tuned to that printer and thus may have differences
  1033.    with your actual printer's setup.
  1034.  
  1035.    Most often, there is a disagreement on the amount of virtual memory your
  1036.    printer has -- which can make a great difference in printing speeds and
  1037.    sizes. If you would like more information on how to check/modify this,
  1038.    contact me, post to the list or call Aldus. If this proves to be a common
  1039.    problem, I will include the instructions of how to update your PPD in
  1040.    future editions of the FAQ.
  1041.  
  1042.    Some bold folks say to multiply the free VM value in your PPD by a
  1043.    tenfold, and then back down from this value when fonts begin to be
  1044.    substituted with Courier. Supposedly, this will increase your chance of a
  1045.    successful print. Others counter that this is treading a dangerous line
  1046.    to the dark side...
  1047.  
  1048.    Jim makes the following interesting tip: If you are using EPS graphics,
  1049.    before printing, select all your EPS graphics and use the command to
  1050.    "send to back" (Ctrl-B or Command-B). When PM encounters an EPS graphic,
  1051.    it clears the RAM deck, allowing the EPS as much printer RAM as possible
  1052.    to handle the EPS - then it redownloads the fonts. By sending the EPS
  1053.    images to the back, they'll get imaged before any of your fonts are
  1054.    downloaded - saving you at least one, or more "clearings of the RAM
  1055.    deck", and another download of your fonts. (Please be sure that this does
  1056.    not change your design however.)
  1057.  
  1058.    Don't rule out contacting your printer manufacturer for more up-to-date
  1059.    PPDs. Furthermore, if your printer supports both PCL and PostScript, be
  1060.    sure to try both methods. Also, you might try forcing the PPD to use
  1061.    Level I code.
  1062.  
  1063.    HP LaserJets
  1064.    ---------------------------------------------------------------------
  1065.    If you are using a DeskJet 1200C/PS color laser, open the PPD file into a
  1066.    text editor and remove the space at the end of the line that says
  1067.    "*ColorDevice: True". Then save it and try again. Thanks Brad!
  1068.  
  1069.    If you are using an HP LaserJet 4 and cannot print rotated items, are
  1070.    receiving "Print Overflow" errors, or it is taking millenniums to print,
  1071.    here are a few solutions/work-arounds:
  1072.  
  1073.      HP suggests that you use an updated driver, version 1.27. Call HP
  1074.         to get an upgrade at (208) 323-2551. (Thanks Ray Van)
  1075.      Use the LaserJet III driver -- this will allow rotated text in
  1076.         closer-to-normal printing times, but at 300 dpi. (Thanks Geri)
  1077.      Use PostScript if your LJ4 supports it.
  1078.  
  1079.    Geri also remarks that if you are experiencing strange kerning in rotated
  1080.    text on a LaserJet, that you may be using old PCL drivers. Call HP at
  1081.    (303) 339-7009 or at (208) 323-2551.
  1082.  
  1083.    The 5.0a patch fixes a problem with some LaserJets that would incorrectly
  1084.    switch between PostScript and PCL modes. (question 3.9)
  1085.  
  1086.    Misc Bugs and Further Suggestions
  1087.    ---------------------------------------------------------------------
  1088.    One known bug in PageMaker 5.0 is in the crop marks. The image area for
  1089.    crops must equal .875" in addition to selected page size in each
  1090.    dimension. If necessary, create a custom page size and ignore the error
  1091.    messages.
  1092.  
  1093.    Another bug is with the standard Postscript fills with certain video
  1094.    drivers and non-Postscript printers. The current work around for this
  1095.    known bug is to define a new Tint color of the correct % black you
  1096.    desire. Use this defined color instead of the standard fill. Also
  1097.    experiment with the "Allow PCL Halftoning" selection in the "Colors"
  1098.    submenu for best results.
  1099.  
  1100.    PageMaker 5.0 downloads as entire sets instead of a character at a time,
  1101.    as was done in previous versions. Thus, if you have a typeface with a bug
  1102.    in one of the more obscure characters, this could also cause your printer
  1103.    to wander into never-never land. Some Corel fonts are known to have
  1104.    problems because of this (see question 7.1). Also, try setting the "Page
  1105.    Independent" box to on in the PostScript printer driver dialog box.
  1106.  
  1107.    Another thing you should check is your screen saver. Certain screen
  1108.    savers, if they come on during your printing, will cause the printer to
  1109.    forget the rest of your printout. To prevent this, either put the mouse
  1110.    in the "No-Blank" corner or set the screen save interrupt high enough so
  1111.    that it will not interrupt the printout.
  1112.  
  1113.    Catherine Hampton also found out from an Aldus support rep that adjusting
  1114.    the internal clipboard size may solve some printing problems. To change
  1115.    this, go into File Preferences Other, and increase the value for the
  1116.    "Maximum size of internal bitmap". The default value is 64 and can go as
  1117.    high as 1024K.
  1118.  
  1119.    Finally, Bruce Patterson has created a lengthy Printing Help File that
  1120.    can be found in the Archives (question 3.9). This file is very helpful in
  1121.    tracking down printing problems.
  1122.  
  1123.    We will try to keep every one abreast of the situation. Please post to
  1124.    the list if you discover a work-around to a printing problem you have
  1125.    experienced.
  1126.  
  1127.  
  1128.    ---------------------------------------------------------------------------
  1129. --> 4.12 How can I get WinFax to work with PageMaker 5.0?
  1130.    ---------------------------------------------------------------------------
  1131.  
  1132.    As you can guess the problems with faxing in PageMaker 5.0 is linked with
  1133.    the printing problems. If you are using a FAX program (such as WinFax),
  1134.    be sure that the software (WinFax Administrator) is running before
  1135.    printing to the FAX modem. Also, FAXes will have a better range of
  1136.    grayscales if the "Allow PCL Halftoning" box in the print menu is not
  1137.    checked. (Thank you Tony Thomas for the bug reports.)
  1138.  
  1139.    Upgrade to 5.0a if you are still having trouble with faxing from PM -- it
  1140.    fixes a few bugs.
  1141.  
  1142. ------------------------------------------------------------------------------
  1143. 5. Importing / Exporting Files
  1144. ------------------------------------------------------------------------------
  1145.  
  1146.    ---------------------------------------------------------------------------
  1147. --> 5.1  What is PostScript?
  1148.          What different types of graphic file formats exist?
  1149.    ---------------------------------------------------------------------------
  1150.  
  1151.    This question delves into the pros and cons of .EPS, .PCX, .TIF file
  1152.    formats, among others.
  1153.  
  1154.    The two main graphic formats are bitmapped/raster images (e.g. TIFF and
  1155.    PCX) and vector images (e.g. PostScript). Bitmapped images are based on
  1156.    pixels while the vector images are based on curves and line segments.
  1157.  
  1158.    As a result, bitmapped images have poor qualities when expanded to higher
  1159.    resolution than their original size; typically jagged edges, or jaggies,
  1160.    become more evident when bitmapped images are increased in size.
  1161.    PostScript images, on the other hand, maintain their definitions when
  1162.    their size is increased.
  1163.  
  1164.    There are many utilities available that will convert between the many
  1165.    different file formats.
  1166.  
  1167.    Regarding PostScript, it is important to remember that PostScript is
  1168.    fundamentally a programming language that is used mainly in graphical
  1169.    environments. It also tends to be oriented towards printer/plotter type
  1170.    devices, although Display PostScript allows direct video interpretation
  1171.    of a PostScript file. Also, PostScript files are ASCII, allowing them to
  1172.    be transported via e-mail (in most cases).
  1173.  
  1174.    PostScript files are stored in either .EPS or .PS formats. The .PS format
  1175.    is simply a file containing straight PostScript commands. Unless you have
  1176.    Display PostScript (i.e. NeXT), you will not be able to directly display
  1177.    a straight .PS file without a program to interpret it. One such program
  1178.    is GhostScript (which also allows PostScript files to be printed on
  1179.    non-PostScript devices). To compute .PS bounding boxes, see the next
  1180.    question.
  1181.  
  1182.    Note also that there is also the DSC (Document Structuring Conventions)
  1183.    format for PostScript that includes EPS files but not all general
  1184.    PostScript files. Please contact Adobe or the PostScript FAQ for more
  1185.    information.
  1186.  
  1187.    The Encapsulated PostScript File (.EPS) has the following requirements:
  1188.  
  1189.      1. Specifies that it is an EPS file in the header
  1190.      2. Avoids certain PostScript commands that may cause problems if the
  1191.         file were imported into a graphics application and may add a few
  1192.         additional ones as well to assist in importing
  1193.      3. Include a "BoundingBox" comment to specify its size
  1194.      4. May include a low-resolution bitmapped preview image
  1195.      5. Should be one page long (though not a requirement as far as I know).
  1196.  
  1197.    It is often assumed that an EPS file must have a bitmapped preview image,
  1198.    but occasionally this is seen to be otherwise. This image allows you to
  1199.    see a preview of the PostScript file on machines that cannot directly
  1200.    display a PostScript image.
  1201.  
  1202.    In theory, the bitmap image is used only for display, but it is rumored
  1203.    that a few rare programs actually use the bitmapped image to print the
  1204.    image and not the PostScript commands. UGH!
  1205.  
  1206.    In summary for PostScript, the .PS files tend to be multi-page files
  1207.    intended for direct download to a PostScript output device. The .PS files
  1208.    are often created when you direct your printer output to a file. The .EPS
  1209.    files tend to be one page or smaller images that are meant to be imported
  1210.    as graphic images into an application. The best example of an .EPS file
  1211.    is clipart from a professional company.
  1212.  
  1213.    If you want more information about PostScript (gulp), you can get
  1214.    Jonathan Monsarrat's Postscript FAQ through FTP at rtfm.mit.edu (in the
  1215.    /pub/usenet directory). The Archives (question 3.9)also has some more in
  1216.    depth information about PostScript that is written by Jeff Bone and Chris
  1217.    Dorsey.
  1218.  
  1219.    In terms of PageMaker, it could care less which type of PostScript file
  1220.    it imports. If it is a .EPS image it will display the bitmap image (if
  1221.    present) to assist in positioning. If the image is not present but the
  1222.    BoundingBox command still is, then it should display a gray box the size
  1223.    of the image. If the file is a straight .PS file, PageMaker will display
  1224.    a gray box the size of the page. Note that this .PS file could be several
  1225.    pages long, although only taking up one page in PageMaker (one roundabout
  1226.    way to download a PostScript file to a printer).
  1227.  
  1228.    As for the bitmapped arena, many of the list's subscribers have expressed
  1229.    a preference for the TIFF format over PCX. Scanned images stored as
  1230.    bitmaps generally take less room than a Postscript version. Compressed
  1231.    TIFF images are even smaller, naturally.
  1232.  
  1233.    Another file type commonly used is the GIF format. This raster format was
  1234.    created by CompuServe and is used mainly for display purposes. The GIF
  1235.    format is compressed so that the image will take a minimal amount of
  1236.    space. JPG or JPEG files are further (lossy) compressions of GIF files
  1237.    that are commonly found; JPEGs tend to lose a minimal amount of image
  1238.    definition.
  1239.  
  1240.    If you would like some more information on graphic formats, please
  1241.    consult the SCANTIPS.FAQ and SCANTIP2.FAQ files in the Archives (question
  1242.    3.9).
  1243.  
  1244.  
  1245.    ---------------------------------------------------------------------------
  1246. --> 5.2  When I import a graphic I just get a gray box.
  1247.          How can I compute a PostScript bounding box?
  1248.    ---------------------------------------------------------------------------
  1249.  
  1250.    As mentioned in the previous question (5.1), PostScript graphic files may
  1251.    or may not contain a bitmapped "preview" image. When the PostScript file
  1252.    does not contain a preview image, then PageMaker will display a gray box
  1253.    of the size given in the Bounding Box comment within the PostScript file.
  1254.    If PM fails to find the Bounding Box line as well, it will likely display
  1255.    a box the size of an entire page.
  1256.  
  1257.    Since the preview image is simply for display purposes, the document will
  1258.    still print just fine. The printer will know what to do with the
  1259.    PostScript image. Having the image or at least a proper bounding box,
  1260.    however, can be very useful in placing the image correctly on the page.
  1261.  
  1262.    If you are importing graphics from another application, check to see if
  1263.    there is an option for including a preview image in the PostScript file.
  1264.    If so, this should solve the problem. If not, then if your PostScript
  1265.    image has a bounding box specifier, then you can position your image
  1266.    according to the gray box. The box should be the smallest rectangle that
  1267.    will completely encompass your image.
  1268.  
  1269.    If by chance the bounding box comment is not included, you can compute it
  1270.    manually fairly easily. This is often a case when importing a PostScript
  1271.    image that was printed to a PostScript file. If you get a gray box the
  1272.    size of an entire page (and you know the image is not that large), there
  1273.    are several options.
  1274.  
  1275.    First, you can use GhostView to determine the smallest box that encloses
  1276.    the image (see question 5.3). You can use GhostView to determine the
  1277.    coordinates on screen. Then, just add the bounding box lines as described
  1278.    later in this question.
  1279.  
  1280.    There are also a few PostScript programs that will add bounding boxes for
  1281.    you automatically. See the PostScript FAQ (mentioned in previous
  1282.    question) for more information.
  1283.  
  1284.    If you do not have GhostView, here is what you can do: (and many thanks
  1285.    goes to Chris Dorsey in New Zealand for this tip!)
  1286.  
  1287.      1. Print the PostScript file to your printer
  1288.  
  1289.      2. On the output, draw the smallest box that encloses the image on the
  1290.         page.
  1291.  
  1292.      3. Using a ruler, measure the (X,Y) coordinates of the bottom left and
  1293.         upper right corners of the box, relative to the bottom left corner
  1294.         of the page. Convert the measurements to points (72 points per
  1295.         inch). You now have LLx (lower left X), LLy (lower left Y), URx
  1296.         (upper right X) and URy (upper right Y) coordinates.
  1297.  
  1298.      4. Edit the PostScript file with a text editor. The file should begin
  1299.         with "%!PS-Adobe-x.x". If the file contains a screen "preview"
  1300.         image, this string will be preceded by 32 "gibberish" characters.
  1301.         Warning: take great care editing a PostScript file with a screen
  1302.         "preview" image (make a backup copy). The first 32 bytes specify
  1303.         (among other things) the offset and length of the screen image and
  1304.         PostScript script within the file; so the file must remain the same
  1305.         length! Plus, if it has a proper screen image, chances are likely
  1306.         that you do not need to do this procedure.
  1307.  
  1308.      5. Insert the following line:
  1309.  
  1310.            %!PS-Adobe-2.0 EPSF-2.1
  1311.  
  1312.         at the start of the file, if an identical line is not already present.
  1313.         Note that case and whitespace are significant, but the version
  1314.         number is not important.
  1315.  
  1316.      6. Look near the beginning of the file for a line like
  1317.  
  1318.            %%BoundingBox: 0 0 595 842
  1319.  
  1320.         Add it if it is not there already (which is fairly likely). Be sure to
  1321.         add the line before the "%%EndComment" line.
  1322.  
  1323.         Note that case is significant and there must not be any spaces before
  1324.         the ":". The numbers are LLx, LLy, URx, URy. Change them to match
  1325.         the values you measured off the output, e.g.:
  1326.  
  1327.            %%BoundingBox: 72 72 189 350
  1328.  
  1329.      7. Save the file. You can now import it into PageMaker.
  1330.  
  1331.  
  1332.    ---------------------------------------------------------------------------
  1333. --> 5.3  How do I convert from one graphic format to another?
  1334.    ---------------------------------------------------------------------------
  1335.  
  1336.    Taking the view as presented in the PostScript question, there are two
  1337.    realms of graphic formats: PostScript and bitmapped. In the bitmapped
  1338.    realm, there are many public domain programs that convert between the
  1339.    multitudes of bitmapped based graphics (checkout wuarchive).
  1340.  
  1341.    As for going from straight PostScript to Encapsulated PostScript, the
  1342.    conversion is usually not so cut-and-dry. (The good 'old "getting the E
  1343.    back into the EPS" problem.) Most of the times, simply adding a bounding
  1344.    box (question 5.2) will do the trick.
  1345.  
  1346.    For those of you who require a bitmap preview image, GhostScript and
  1347.    GhostView are collectively a powerful software package for manipulating
  1348.    and viewing PostScript files. GhostScript can be used to create an
  1349.    encapsulated preview image in addition to allowing non-PostScript
  1350.    printers to print PostScript files. Amazingly enough -- they are free and
  1351.    available on both MS-Windows and X-Windows platforms. GhostScript comes
  1352.    with an PS to EPS/EPSI converter; I hope to place this script and several
  1353.    alternatives up on the Archives (question 3.9) soon. (Thanks goes to
  1354.    Kevin Grover (grover@isri.unlv.edu) who is quite knowledgeable on the
  1355.    subject!)
  1356.  
  1357.    SmartArt and Adobe's LaserTalk are also rumored to have the ability to
  1358.    add the preview image to a PostScript file. Can anyone verify this?
  1359.  
  1360.    To convert from a bitmapped image to a EPS file you can use a tracing
  1361.    program such as Corel TRACE! or FreeHand. To go the opposite way (EPS to
  1362.    a bitmapped) there are such programs as GhostScript, FreeScript, and
  1363.    Freedom of Press.
  1364.  
  1365.  
  1366.    ---------------------------------------------------------------------------
  1367. --> 5.4  How do I import WordPerfect Equations?
  1368.    ---------------------------------------------------------------------------
  1369.  
  1370.    (Has anyone tried the new 5.0 or 6.0 WP import filter to see if it works
  1371.    for equations?)
  1372.  
  1373.    At this point, the WordPerfect filter for PageMaker will not translate WP
  1374.    equations. The current method is to print the equation to a PostScript
  1375.    file and then import this file into PageMaker. Unfortunately, however, if
  1376.    you are using a PC, a bitmapped image is likely not included, thus you
  1377.    will have to manually compute the bounding boxes mentioned in question
  1378.    5.2.
  1379.  
  1380.    For Mac users, however, Ken Kreshtool points out that the Apple
  1381.    LaserWriter 8.x drivers now have an option to create an EPS file. After
  1382.    choosing the destination to be to a file, the driver will allow you to
  1383.    save the file as in "EPS Mac Enhanced Preview" format. Please note that
  1384.    this method will work for any item.
  1385.  
  1386.  
  1387.    ---------------------------------------------------------------------------
  1388. --> 5.5  How do I import PageMaker 3.0 documents into PageMaker 5.0?
  1389.    ---------------------------------------------------------------------------
  1390.  
  1391.    For the PC, there is a file on CompuServe called PM3PM4.ZIP that will do
  1392.    the conversion. It is, however, almost 2 megabytes compressed. If you do
  1393.    happen to download it, you will get many cheers from fellow list members
  1394.    if you would upload it to an FTP site. (Contact me personally if you do
  1395.    have it and I will tell you how to upload it to the Archives.)
  1396.  
  1397.    Judging by the size, however, it might be viable just to leave a
  1398.    barebones copy of PageMaker 4.0 on your system for conversions. No word
  1399.    on a Mac version yet -- if you hear about it, please let us know.
  1400.  
  1401.  
  1402.    ---------------------------------------------------------------------------
  1403. --> 5.6  How do I export the text of several (or all) unconnected stories?
  1404.          How can I export my PageMaker file to straight ASCII text?
  1405.    ---------------------------------------------------------------------------
  1406.  
  1407.    If you want to join together a several unconnected stories together into
  1408.    one main story, there is a rather ingenious way to do it. This technique
  1409.    is especially useful if you wish to export a PageMaker file to an ASCII
  1410.    file.
  1411.  
  1412.    First open up a new PageMaker file and issue the place command. Specify
  1413.    as a file your previous PageMaker file (make sure your PageMaker import
  1414.    filter is installed). A list of the stories will appear and then select
  1415.    the ones you want to join together. Keep in mind that you can in turn
  1416.    import the new story into the old file.
  1417.  
  1418.  
  1419.    ---------------------------------------------------------------------------
  1420. --> 5.7  How can I import documents created in XXXX? (Word, WordPerfect, etc.)
  1421.    ---------------------------------------------------------------------------
  1422.  
  1423.    There is no way that Aldus can keep all of their filters current with the
  1424.    rate at which upgrades are available these days. If you have a
  1425.    document/application that does not have a corresponding filter in
  1426.    PageMaker, consider the following checklist:
  1427.  
  1428.      1. Do you have the latest version of PageMaker? Aldus releases new
  1429.         filter packs only for the newest versions of PM.
  1430.  
  1431.      2. Do you have the latest filter pack from Aldus? For example, in the
  1432.         Archives (question 3.9) there is a filter patch for PageMaker 5.0
  1433.         that includes filters for WordPerfect 5.1 & 6.0, MS Excel, Table
  1434.         Editor, GIF, CGM, and more. Other filter updates are continuously
  1435.         being made available (such as MS Word 6.0) -- check the archives
  1436.         or with the list for their availability.
  1437.  
  1438.      3. Have you tried exporting the file in the original application in
  1439.         some other form, perhaps as an earlier version? For example, if you
  1440.         do not have the MS Word 6.0 filter, you can save your documents in
  1441.         the RTF format or as Word for Windows 2.0.
  1442.  
  1443.      4. If there is no filter at all, consider printing to a PostScript file
  1444.         and import that. See question 5.4 for a more complete description.
  1445.  
  1446.  
  1447. ------------------------------------------------------------------------------
  1448. 6. Fonts and Special Characters
  1449. ------------------------------------------------------------------------------
  1450.  
  1451.    ---------------------------------------------------------------------------
  1452. --> 6.1  What are the different types of fonts available?
  1453.          What is the difference between TrueType and PostScript fonts?
  1454.          Which is better for working in PageMaker and why?
  1455.    ---------------------------------------------------------------------------
  1456.  
  1457.    With Windows 3.1, Microsoft provides a type manager known as TrueType to
  1458.    compete with Adobe Type Manager (ATM) and other font managers. System 7
  1459.    on the Mac also has TrueType.
  1460.  
  1461.    ATM has the advantage of a secure base and a large amount of compatible
  1462.    public domain PostScript fonts. TrueType is marketed by Microsoft to be
  1463.    faster than ATM, but this is very debatable. TrueType fonts also
  1464.    breakdown at higher resolutions (making them the bane of printing
  1465.    bureaus). ATM is likely your best bet, if Adobe/Aldus keeps it act up.
  1466.  
  1467.    Some people have claimed to experience problems using ATM and TrueType
  1468.    simultaneously. The problems range from system crashes to incorrect
  1469.    print-outs. It is not clear how many are actually attributed to having
  1470.    both managers active at once, and how many of those are actually
  1471.    resolvable. My suggestion is to try it out if you need both of them, but
  1472.    just be wary when a problem does arise. If you do trace something down to
  1473.    ATM and TT being active at the same time, let us know!
  1474.  
  1475.    Note also that some fonts (typically public domain and Corel Draw fonts)
  1476.    cause General Protection faults. See question 7.1 for a list of known
  1477.    problematic fonts.
  1478.  
  1479.  
  1480.    ---------------------------------------------------------------------------
  1481. --> 6.2  How can I obtain public domain fonts?
  1482.    ---------------------------------------------------------------------------
  1483.  
  1484.    There are many places offering public domain fonts. The ones listed under
  1485.    question 3.9 are a few. If you are looking for a specific font, try using
  1486.    archie. There is also a dedicated USENET group just for fonts.
  1487.  
  1488.    One note, however: many FTP sites are beginning to frown upon public
  1489.    domain fonts due to the large number of illegally copied typefaces out
  1490.    there (how do you tell the difference between the two?).
  1491.  
  1492.    There is also a wonderful World Wide Web site that will allow you to view
  1493.    fonts on-line before downloading them. Contact me personally for more
  1494.    information, or consult the fonts.txt file in the misc. directory in the
  1495.    Archives (question 3.9).
  1496.  
  1497.  
  1498.    ---------------------------------------------------------------------------
  1499. --> 6.3  How do I use the more bizarre characters?
  1500.    ---------------------------------------------------------------------------
  1501.  
  1502.    On the PC, you can use the Character Map that comes with Windows 3.1.
  1503.    After finding the desired symbol, look at which number you need. Then
  1504.    hold down the ALT key and punch the four/three digit number on your
  1505.    numeric keypad and then let up on the ALT key. If you are using Windows
  1506.    3.0, look at the character table that came with your font package for the
  1507.    ANSI or ASCII number.
  1508.  
  1509.    On the Mac, simply use the Key Caps desk accessory under the Apple Menu
  1510.    to find the desired key combination. Peter Moller also suggests a
  1511.    shareware program called "PopChar". It can be found on the anonymous FTP
  1512.    site sumex-aim.stanford.edu.
  1513.  
  1514.    A chart enumerating the complete set of extended characters and the
  1515.    keystrokes required to access them can be found in the "CHARSET.PT4"
  1516.    template that is installed with PageMaker 4.x in the \PM4\TEMPLATES
  1517.    directory (PageMaker 4.x).
  1518.  
  1519.    Please note that many public domain fonts do not support the extended
  1520.    characters.
  1521.  
  1522.  
  1523.    ---------------------------------------------------------------------------
  1524. --> 6.4  How do I prevent hyphenation on one particular word?
  1525.    ---------------------------------------------------------------------------
  1526.  
  1527.    One trick is to put a soft hyphenation at the beginning of the word you
  1528.    do not wish to be hyphenated. This can be done by holding down the CTRL
  1529.    key while typing a hyphen. See your manual for other ideas.
  1530.  
  1531.  
  1532.    ---------------------------------------------------------------------------
  1533. --> 6.5  How do I keep control of all of these fonts?
  1534.    ---------------------------------------------------------------------------
  1535.  
  1536.    The best answer is not to have "all of these fonts". One of the greatest
  1537.    mistakes a beginning DTPer makes is to use 20 different fonts on one
  1538.    small publication. The best thing to do is keep to a smaller number of
  1539.    fonts that serve your needs best. Plus, PageMaker's performance decreases
  1540.    dramatically with respect to the number of fonts installed in your system.
  1541.  
  1542.    Most publications look best when you use only two or so typefaces.
  1543.    Simpler is usually better when it comes to typefaces. But you really want
  1544.    to have all those extra fonts.
  1545.  
  1546.    For the Macintoshers, it helps out a great deal to sort your fonts into
  1547.    different sets of "suitcases". This way you can use only the fonts you
  1548.    need when working on a publication -- this will cut down on the resources
  1549.    you are using and make everything run faster. You can also then include
  1550.    the suitcase you are using when transferring the document to someone else
  1551.    in-house.
  1552.  
  1553.    For the PC, there is no handy inherent solution. I have made multiple
  1554.    copies of certain .INI files and then used a batch file to select between
  1555.    them. Keep in mind: the more fonts you have included, the slower your
  1556.    system becomes.
  1557.  
  1558.    For a commercial solution, there is Ares Software's FontMinder. It allows
  1559.    for "packs" similar to the Macintosh suitcase. Ares' number is
  1560.    1-800-783-2737.
  1561.  
  1562.    There is one last suggestion for PC users that comes originally from a
  1563.    guy name Bill Gaston (modified for us DTPers):
  1564.  
  1565.      1. Separate your Win 3.1 fonts categorically by the jobs performed. For
  1566.         example:  one for newsletters; one for letters; one for books, etc.
  1567.  
  1568.      2. Edit the [Ports] section of WIN.INI and add a line that looks like
  1569.         this:
  1570.  
  1571.            LPT1.LET=       or      LPT1.NWS=        or      LPT1.BOK=
  1572.  
  1573.      3. The extension LET would be for assigning fonts for letters and so
  1574.         on. Any abbreviation can be used, and as many multiple lines of the
  1575.         same kind (such as the three examples).
  1576.  
  1577.      4. From the Control Panel, Printer menu, (a printer should have already
  1578.         been selected and listed as connected to LPT1) use the add button to
  1579.         install the same printer again.  Use the Connect menu to assign the
  1580.         newly added printer to LPT1.LET.  Now edit WIN.INI again, where
  1581.         you'll find a heading [<printer>,LPT1.LET].  Go to the heading
  1582.         [<printer>,LPT1], copy only the lines that list the fonts you want
  1583.         to use with your new printer entry, and paste them under the
  1584.         [<printer>,LPT1.LET] entry.
  1585.  
  1586.      5. Renumber them, starting with 1.  Add a new line that reads
  1587.         "Softfonts=#" where # is the number of fonts that were copied. When
  1588.         you restart Windows, make the LPT1.LET your default printer, and
  1589.         only the soft fonts you have chosen for it will appear in your font
  1590.         menu.
  1591.  
  1592.  
  1593. ------------------------------------------------------------------------------
  1594. 7. PC Specific
  1595. ------------------------------------------------------------------------------
  1596.  
  1597.    ---------------------------------------------------------------------------
  1598. --> 7.1  How do I get rid of General Protection Faults (GPFs)?
  1599.    ---------------------------------------------------------------------------
  1600.  
  1601.    As Monte would say -- "Get a Mac!". See question 3.6 for more :-)
  1602.  
  1603.    There are many other, less expensive ways to cut down on PageMaker
  1604.    crashes, first of which is to purchase Windows 3.1 if by rare chance you
  1605.    are still using 3.0. You will notice less of a frequency of errors.
  1606.  
  1607.    I am a firm believer that GPFs can be virtually eliminated with just a
  1608.    little detective work. If you can consistently reproduce the problem then
  1609.    you should be able to quickly narrow down the source of the problem and
  1610.    contact the appropriate people. Do not assume, however, that since a GPF
  1611.    occurs when working in PageMaker, that the GPF is caused by PageMaker.
  1612.    Just about anything can do it, from fonts to screen savers.
  1613.  
  1614.    Some suggestions in tracking down the source of a GPF include:
  1615.  
  1616.      1. Cut down the number of fonts in your system. Particularly the number
  1617.         of public domain fonts. Many PC DTPer's woes derive from faulty
  1618.         public domain fonts.
  1619.  
  1620.      2. Some Corel Draw fonts are also known to cause printing problems. The
  1621.         font detective Maureen Akins tracked down these Corel fonts to be
  1622.         problematic:
  1623.  
  1624.                 CasperOpenFace, Nebraska, NewBrunswick, Paragon, Penguin,
  1625.                 PenguinLight, SwitzerlandCondLight Italic, SwitzerlandLight
  1626.                 (and maybe Geographic Symbols, Common Bullets, and
  1627.                 SwitzerlandNarrow)
  1628.  
  1629.         To remove these from your system, you can simply comment out their
  1630.         entries in the WIN.INI file by placing a semicolon in front of their
  1631.         entry in the [fonts] section. Other Corel fonts may cause printing
  1632.         problems as well.
  1633.  
  1634.      3. Aldus and Microsoft also have both said that you can sometimes
  1635.         reduce problems by making sure the "Page Independent" box in the
  1636.         PostScript printer driver box HAS AN "X" in it.
  1637.  
  1638.      4. Try increasing your FILES= number in your config.sys. Microsoft
  1639.         suggests the value of 30. Microsoft also suggests that stacks be set
  1640.         to 9,256 for Dos 3.3 and above.
  1641.  
  1642.      5. If you are using QEMM, spend the time to read the manual. QEMM
  1643.         assumes many things.
  1644.  
  1645.      6. Set up a permanent swap file. If you have plenty of RAM, then create
  1646.         a very tiny swap file (force it to use the hundreds of dollars you
  1647.         invested.)
  1648.  
  1649.      7. Other items to be aware of are public domain screen savers, public
  1650.         domain (and commercial!) disk caches and other various apps that run
  1651.         in the background. You can use Dr. Watson also to help you find the
  1652.         offenders (it comes with Windows 3.1).
  1653.  
  1654.    Finally, run your diagnostics program to check your system, as well as
  1655.    execute CHKDSK /F (or SCANDISK for you MS-DOS 6.0ers) every now and then
  1656.    to clean out lost allocations.
  1657.  
  1658.  
  1659.    ---------------------------------------------------------------------------
  1660. --> 7.2  How can I have a default directory for my PageMaker data files?
  1661.    ---------------------------------------------------------------------------
  1662.  
  1663.    Under Windows 3.1 it is quite easy: simply select the PageMaker icon and
  1664.    then choose the "Properties" menu under the File Menu. Enter the
  1665.    directory under the Data Directories slot.
  1666.  
  1667.    For Windows 3.0 and PageMaker 4.x, though, you will need to do some
  1668.    tricking. Again, choose the Properties option. Change the default path to
  1669.    be the desired directory + PM4.EXE. For example: C:\MYFILES\PM4.EXE.
  1670.    After you press "OK", Windows will notify you that it cannot find the
  1671.    executable -- that's OK. If you lose the icon, choose Properties again
  1672.    and specify the real PageMaker path in the icon menu. Lastly, you will
  1673.    need to verify that PageMaker's directory is located on your DOS search
  1674.    PATH, which is usually set in your CONFIG.SYS or AUTOEXEC.BAT file.
  1675.  
  1676.  
  1677.    ---------------------------------------------------------------------------
  1678. --> 7.3  I can only see 27 fonts on my font listing. How can I see more?
  1679.    ---------------------------------------------------------------------------
  1680.  
  1681.    If you are using PageMaker 4.x, you are likely limited to seeing only 27
  1682.    fonts on the PC due to the screen resolution. Many of the better video
  1683.    drivers will solve this problem when you up to 800x600 or higher
  1684.    resolutions. For the rest of you, though, your only option is to use the
  1685.    Type Specs menu (Control T).
  1686.  
  1687.    PageMaker 5.0 no longer has this problem.
  1688.  
  1689.  
  1690.    ---------------------------------------------------------------------------
  1691. --> 7.4  My EPS graphics are printing upside down!
  1692.    ---------------------------------------------------------------------------
  1693.  
  1694.    If you are trying to print .EPS files from Windows 3.1, and they appear
  1695.    fine on the screen but are upside down when printed out, Jeff Bone has
  1696.    this answer:
  1697.  
  1698.    There is a bug in the Windows 3.1 PostScript printer driver (versions 3.5
  1699.    through 3.52) that causes this. Aldus published a fix for this in their
  1700.    Tech Notes, simply open your WIN.INI file and locate the section
  1701.    pertaining to your printer (i.e.- [ Apple Laserwriter, LPT1]) and add the
  1702.    following line:
  1703.  
  1704.            LandScapeOrient=270
  1705.  
  1706.    Make sure you add this to the printer section with the printer name and
  1707.    not the section that merely states "PostScript, LPT1"  Best way to tell
  1708.    the difference is the fact that the named section will not have any font
  1709.    definitions.
  1710.  
  1711.    Also, be careful when you re-assign ports on your printer or assign the
  1712.    printer to FILE:, you will have to re-edit your WIN.INI to add the above
  1713.    line to the new section.
  1714.  
  1715.    As you can guess, this is not really correcting the problem, it is merely
  1716.    inverting the page so that everything else will rotate and your EPS
  1717.    graphic will stay in the proper place.
  1718.  
  1719.    The PostScript driver (3.5.3) for PageMaker 4.0 is available via
  1720.    anonymous FTP from ftp.cica.indiana.edu as the file
  1721.    /pub/pc/win3/drivers/printer/pscrip.exe. This solves the problem for
  1722.    American paper sizes (but regrettably not for the Imperial sizes.) It
  1723.    also adds some more printer descriptions and speeds the printing of
  1724.    compressed bitmaps slightly. If you are using PageMaker 5.0, it is not
  1725.    suggested that you use this driver, as PM5 ships with a more recent
  1726.    version (3.56).
  1727.  
  1728.  
  1729.    ---------------------------------------------------------------------------
  1730. --> 7.5  When I switch back to PM 4.0 my background turns brown or gray.
  1731.    ---------------------------------------------------------------------------
  1732.  
  1733.    What is happening here, thanks to Kirk Membry, is that PageMaker is not
  1734.    remapping the windows palette, causing the background to go to some
  1735.    (usually bland) color. One method in returning to normal colors is to
  1736.    pull up the color modification window and then canceling. This forces
  1737.    windows to remap the palette. You can do this easily by control clicking
  1738.    one of the items in the color palette window.
  1739.  
  1740.  
  1741. ------------------------------------------------------------------------------
  1742. 8. Macintosh Specific
  1743. ------------------------------------------------------------------------------
  1744.  
  1745.    ---------------------------------------------------------------------------
  1746. --> 8.1  How can I speed up this dang Mac?
  1747.    ---------------------------------------------------------------------------
  1748.  
  1749.    In all fairness to Monte in question 7.1 -- Get a Pentium!
  1750.  
  1751.    Seriously, a couple of suggestions include:
  1752.  
  1753.      1. Get rid of those unnecessary fonts! Also, up your Font Cache if you
  1754.         are using ATM and have the memory.
  1755.  
  1756.      2. Up your Ram Cache in the Memory Control Panel. A good rule of thumb,
  1757.         if you have the memory, is to set the Ram Cache to the size of your
  1758.         System file, otherwise, get as close as you can to half of its size.
  1759.         Do this only after you have removed all of the Fonts and Sounds from
  1760.         the System and put them in their own suitcases, using something like
  1761.         Suitcase or Master Juggler. Doing this, your Mac will not have to
  1762.         read the System information from the disk as often, and will
  1763.         experience a noticeable improvement in speed.
  1764.  
  1765.      3. If you don't need to work with color in PageMaker, set your Mac to
  1766.         Black and White or, at a minimum, 4 or 16 colors in the Monitors
  1767.         control panel. The more colors you use (without a separate video
  1768.         board) the slower you Mac works because the CPU spends all that much
  1769.         more time processing information.
  1770.  
  1771.      4. Rebuilding your desktop file occasionally will help too. It tells
  1772.         how to do this in your Mac manual.
  1773.  
  1774.  
  1775.    ---------------------------------------------------------------------------
  1776. --> 8.2  I am trying to install PM 4.x, but it keeps asking for Disk 1.
  1777.    ---------------------------------------------------------------------------
  1778.  
  1779.    There is a bug with certain System 7's when you are attempting to install
  1780.    PageMaker 4.x. If it continuously asks for Disk 1 (even when you do put
  1781.    it in the disk drive), simply press <Command> - . (That is, the Command
  1782.    key with the period key.) [Thanks Ken Weiss!]
  1783.  
  1784.  
  1785.    ---------------------------------------------------------------------------
  1786. --> 9.   THE END
  1787.  
  1788.    Thank you! I hope that the FAQ has come in handy for you. If you have any
  1789.    suggestions / questions you would like to see added to this FAQ, please
  1790.    contact me (gwp@cs.purdue.edu)! I can not tell you how much I appreciate
  1791.    comments!
  1792.  
  1793.    Geof.
  1794.