3. Modul AdressenH"3.8 Layout {Gruppen & Kategorien}
Pro 2.0 - 2.1F!
Pro 3.0
Kapitel 10.5
Kapitel 11.
Kapitel 11.1
Kapitel 11.2
Kapitel 12.
Kapitel 13.
Kapitel 13.1
Kapitel 14.
b----------------------------------------------
Kapitel 1. I
Kapitel 2. I
Kapitel 3. I
Kapitel 3.1 I
Kapitel 3.2 I
Kapitel 3.3 I
Kapitel 3.4 I
Kapitel 3.5 I
Kapitel 3.6 I
Kapitel 3.7 I
Kapitel 3.8 I
Kapitel 4. I
Kapitel 4.1 I
Kapitel 4.2 I
Kapitel 4.3 I
Kapitel 4.4 I
Kapitel 4.5 I
Kapitel 4.6 I
Kapitel 4.7 I
Kapitel 5. I
Kapitel 6. I
Kapitel 7. I
Kapitel 7.1 I
Kapitel 7.2 I
Kapitel 7.3 I
Kapitel 7.4 I
Kapitel 7.5 I
Kapitel 7.6 I
Kapitel 7.7 I
Kapitel 7.8 I
Kapitel 8. I
Kapitel 9. I
Kapitel 10. I
Kapitel 10.1 I
Kapitel 10.2 I
Kapitel 10.3 I
Kapitel 10.4 I
Kapitel 10.5 I
Kapitel 11. I
Kapitel 11.1 I
Kapitel 11.2 I
Kapitel 12. I
Kapitel 13. I
Kapitel 13.1 I
Kapitel 14. I
----------------------------------------------
htschreibpr
fung.
Das Programm starten Sie mit einem Doppelklick auf die Adre
datei (Datei
Adressen.fm
). Zun
chst werden Sie nach einem Pa
wort gefragt (Geben Sie bitte
ein. Wenn Sie kein Pa
wort angeben, werden Sie bei jedem
ffnen eines Moduls nach dem Pa
wort gefragt.) Dann erscheint ein Titelbi
-ung f
r ein kommerzielles Produkt.
1995 ABM Konstruktion & Design, 79258 Hartheim. In allen Modulen wird zum Teil versteckt auf das Urheberrecht verwiesen.
Alleinvertrieb: Digital Partner, Vertrieb f
r digitale Publikationen, 74889 Sinsheim, Kaiserstra
e 75-77,
Tel.: 07251/85036, Fax 07251/85037
zt proz. Preiserh
hungen. Warenein- und Ausg
nge werden nicht verwaltet.
Texte.fm - In der Datei
Texte
nnen Sie individuelle Textbausteine definieren, die in verschiedenen M
1. Einf
hrung
2. Modul Standard
2. Modul Standard
Bevor Sie mit dem Gesamtprogramm beginnen, sollten Sie in der Datei Standard die Voreinstellungen festlegen. Die Voreinstellungen werden in andere Module - bei Anlegen eines neuen Datensatzes - eingelesen. Sie k
nnen dort, falls gew
nscht, noch ge
ndert werden.
Achtung! Die Datei
Standard
enth
lt nur einen Datensatz mit den Voreinstellungen. L
schen Sie diesen nicht und f
gen Sie auch keinen neuen Datensatz hinzu.
Bankverbindung - Die Angaben f
r die Bankverbindung
in andere Dateien zu gelangen. Der Wechsel zwischen verschiedenen Modulen ist
ber die Adre
datei m
glich.
Standard.fm - Bevor Sie mit dem Gesamtprogramm beginnen, sollten Sie in der Datei
Standard
die Voreinstellungen (z.B. Ihr Absender f
r Briefe und Faxe, Ihre Bankverbindung, Zahlungsfristen, Mahnfristen etc.) festlegen. Die Voreinstellungen werden in anderen Modulen bei Anlegen eines neuen Datensatzes eingelesen. Sie k
nnen dor
rammfehler w
ren die Folge. Greifen Sie stattdessen auf Ihre (hoffentlich angelegte) Sicherungskopie zur
Programm beenden - Beenden Sie FileMaker immer regul
r mit der Taste <E> in den Layouts {Men
} oder dem Beenden-Befehl im FileMaker-Men
. Ihre Daten werden automatisch auf der Festplatte gespeichert. Falls FileMaker nicht ordnungsgem
verlassen wird (Resetknopf, Stromausfall), kann Datenverlust die Folge sein.
hrleistung, Haftung, Lizenzbedingungen, Impressum
Das Programm
paket DataOFFICE wurde ausgiebig getestet. Dabei zeigten sich keinerlei Fehler. Trotzdem
bernehmen wir keine Gew
r das einwandfreie Funktionieren des Programms.
In keinem Fall haftet ABM, dessen Entwickler oder Distributor f
r etwaige Folge-, Begleit- oder indirekte Sch
den, die durch Verwendung der Software entstehen.
Die Modifizierung oder Erweiterung (sofern nicht durch Pa
wort gesch
tzt) f
r pers
nliche Zwecke ist freigestellt. Nicht statthaft ist die auch nur teilweise Verwend
ie mit dem Script fortfahren? - Abbrechen, Fortfahren
(bei Drucken-Befehl innerhalb eines Scripts).
Um unerw
nschte Folgen auszuschlie
en, sollten Sie die Scripte unbedingt immer abbrechen.
Allgemeine Hinweise - Felder, die man editieren kann, sind - nachdem man auf ein Feld klickt - von punktierten Rahmen umgeben (Formelfelder dagegen nicht).
In den Layouts {Eingabe} sind in der Kopfzeile die Nummer des Datensatzes und das aktuelle Datum plaziert. Die Datensatznummer bezieht sich imm
er auf die Anzahl der aufgerufenen Datens
Wenn Sie in einer Datei alle Datens
tze l
schen, werden die Layouts nicht mehr angezeigt. Belassen Sie zumindest einen Datensatz in jeder Datei oder erzeugen Sie mit Befehlstaste-N einen neuen Datensatz.
FileMaker bietet unter dem Ablagemen
den Befehl
Reparieren ...
an. Damit k
nnten Dateien wieder hergestellt werden. Verwenden Sie den Befehl nicht im Zusammenhang mit fit. Beim Reparieren
ndert sich u.U. die Reihenfolge der Layouts. Prog
hlt man, indem man auf das Feld klickt und bei gedr
ckter Maustaste mit dem Cursor auf den gew
nschten Wert zieht. Eigene Werte sind nicht m
glich.
Markierungsfelder - Die Auswahl eines Wertes erfolgt durch Ankreuzen eines K
stchens. Man kann mehrere Werte markieren.
Auswahlfelder - Es stehen verschiedene Werte zur Auswahl. Es kann immer nur ein Wert gew
hlt werden. Der gew
hlte Wert wird durch einen Punkt gekennzeichnet.
Meldungen - In vielen Scripts (Makros) sind Suchabfragen o
der Druckenbefehle integriert. Wenn das Anwenderprogramm keine Datens
tze findet (richtige Suchabfrage und keine Datens
tze vorhanden; oder falscher Wert in der Suchabfrage) erscheint Meldung 1 oder 2.
ltigen Suchkriterien. Geben Sie diese ein, bevor Sie erneut suchen. - Abbrechen, Fortfahren, Suchabfrage
ndern
Meldung 3 -
Drucken wurde abgebrochen. Wollen s
t-, Zahlen- und Datumsfeldern gibt es auch Formelfelder, die nur Werte anzeigen.
Datumsfeld - Beim Eintragen eines Datums ist es ausreichend den Tag und den Monat anzugeben in der Form z.B.
. Der zweite Punkt und das Jahr wird vom Programm erg
nzt. Mit der Tastenkombination Befehlstaste +
setzt das Programm das aktuelle Datum an die Cursorposition (auch in normale Textfelder).
Formelfeld - Formelfelder k
nnen nicht editiert werden. FileMaker zeigt die Meldung
Dieses Feld kann
nicht ge
ndert werden
Standardfelder (Text, Zahl, Datum) k
nnen in verschiedenen Feldformaten vorliegen:
Aufklappliste - Ein Feld mit Aufklappliste unterscheidet sich von einem Standardfeld zun
chst nicht. Sobald man aber in das Feld klickt, wird eine Liste von vordefinierten Werten angezeigt. Mit einem Doppelklick
bernimmt man einen Wert in das Feld. Man kann auch eigene Werte in das Feld eintragen.
Aufklappmen
- Ein Aufklappmen
ist grafisch nach vorne abgesetzt. Einen Feldwer
chnis k
nnen Sie mit einem Klick auf ein Thema das Kapitel aufrufen. Die Taste <Zur
ck> schaltet zur
ck zum Programm in das Layout, in dem Sie die Hilfetaste bet
tigt haben.
Die Hilfetexte k
nnen Sie auch drucken. Im Layout {Inhaltsverzeichnis} sind Tasten zum Druck des Inhaltsverzeichnisses und des gesamten Handbuches angeordnet. Die <Drucken> - Taste unter den Hilfetexten druckt nur das aktuelle Kapitel. Da die Hilfetexte auf dem Bildschirm in verschiedenen Farben dargestellt werden, so
llten Sie zum Drucken von einzelnen oder allen Kapiteln im Drucken-Dialog Schwarzwei
-Druck w
hlen.
Zur Vermeidung von Wiederholungen sind die Felder und Funktionen f
r die Auftragsabwicklung vorwiegend am Modul Kunden.fm erkl
rt. Machen Sie sich deshalb zun
chst mit Kapitel 7 vertraut. In den Hilfetexten f
r die anderen Auftragsmodule sind lediglich die Unterschiede zum Kundenmodul erl
utert.
Feldtypen - Wir m
chten kurz auf die m
glichen Feldtypen und Feldformate eingehen. Neben Tex
das rechtsb
ndige Textfeld) nach oben bzw. unten und kontrollieren Sie erneut in der Seitensansicht. Wiederholen Sie den Vorgang bis die Seiten einwandfrei umgebrochen werden und machen Sie einen Probeausdruck.
Die Hilfefunktion - Auf eine gedruckte Dokumentation wurde verzichtet. Das Programm bietet eine Online-Hilfe, die Sie mit dem Fragezeichensymbol in der Kopfzeile aufrufen. Mit einem Klick schaltet das Programm zur Hilfedatei und zwar zu dem Kapitel in dem Sie die Hilfetaste gedr
kt haben. Ist das Layout in der Hilfedatei nicht explizit aufgef
hrt, schaltet das Programm zum Beginn des Hauptkapitels. Sobald Sie auf das Textfeld klicken, erscheint am rechten Rand ein vertikaler Balken, mit dem Sie durch den Text scrollen k
nnen. Suche nach Indexw
rtern ist nicht m
glich. Die Hilfedatei kann man nicht editieren.
Mit den Bl
ttern-Tasten in der Fu
zeile k
nnen Sie im Handbuch vor- bzw. zur
ttern. Die Taste <Inhalt> schaltet zum Inhaltsverzeichnis. Im Inhaltsverzei
im Drucklayout nach unten bl
ttern, sehen Sie einige gestrichelten waagrechten Linien
ber das ganze Bildschirmfenster. Diese Linien markieren die Seitenumbr
che. Um beim Ausdruck saubere Seitenumbr
che zu erreichen, m
ssen alle Seitenumbruchlinien im gleichen Abstand (der Abstand ist abh
ngig von der gew
hlten Schriftart und Schriftgr
e) unter den Grundlinien des Textfeldes (Punktlinien innerhalb des Textfeldes) liegen. Dies erreicht man durch Verschieben des Textfeldes und Vergr
ern b
zw. Verkleinern des Fu
teils oder Kopfteiles. Gehen Sie zun
chst an den Anfang oder das Ende des Layouts und
ndern die Gr
he) des Kopf- bzw. Fu
teils pixelweise, bis alle Seitenumbr
che den gleichen Abstand zu einer Grundlinie aufweisen. Hilfreich ist dabei die Anzeige der Position (Men
punkt unter Layout). Betrachten Sie dann einen mehrseitigen Text in Modus Seitenansicht und kontrollieren Sie die Seitenumbr
che. Falls Sie noch nicht korrekt sind, verschieben Sie das Textfeld (und
ditierbar. Auch wenn der Reiz gro
ist, vermeiden Sie Bildschirmlayouts zu
ndern (l
schen Sie auf keinen Fall Felder). Das Risiko ist gro
dadurch Programmfehler auftreten. Nehmen Sie
nderungen an einer Kopie des Programmes vor.
ndern Sie so wenig wie m
glich. Jede
nderung birgt die Gefahr von Fehlern.
ndern Sie nur, wenn Sie wissen was Sie tun. Schreiben Sie Ihre
nderungen auf.
Drucklayouts anpassen (Seitenumbruch) - Das Drucklayout ist angepa
t an einen bestimmten Drucker.
Beim Drucken m
ten die Seiten sauber umgebrochen werden. W
hlen Sie einen anderen Drucker oder
ndern Sie etwas am Schriftstil (Gr
e, Schriftart, etc.), so
ndert sich die Lage der Seitenumbr
che zum Text. Beim Seitenumbruch kann dabei eine Textzeile quer durchschnitten werden. W
hlen Sie deshalb einmal Ihren Drucker und den Schriftstil und passen Sie mehrseitige Drucklayouts (z.B. {D Brief}, {D Fax}, {D Eingabe XL}) wie folgt an.
Aktivieren Sie den Layoutmodus von FileMaker. Wenn Sie
tigen Sie ein Pa
wort, das wir registrierten Anwendern auf Wunsch mitteilen. Vermerken Sie auf der Registrierungskarte Ihren Wunsch nach dem Pa
wort und wir teilen es Ihnen umgehend mit.
nderungen sind jedoch nur f
r pers
nliche und nicht f
r kommerzielle Zwecke gestattet. Mit dem Pa
wort ist es nicht m
glich, Felder zu definieren oder Scripte zu schreiben. Die M
glichkeit Layouts zu
ndern, haben nur Anwender mit einer Vollversion von FileMaker, Besitzer von Runtime-Modulen nicht.
enn Sie Anpassungen an Drucklayouts (Drucklayoutnamen beginnen mit
) vornehmen m
chten, m
ssen Sie anstelle von
das mitgeteilte Pa
wort eingeben. Nur Anwender mit fundierten FileMaker-Kenntnissen sollten
nderungen an den Drucklayouts durchf
hren. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern diese M
glichkeit nehmen wollen,
ndern Sie das mitgeteilte Pa
wort (Befehl Ablage/Pa
wort
ndern...; Pa
wort aber nicht vergessen!).
Achtung! Leider sind nicht nur die Drucklayouts, sondern alle Layouts e
eugt einen neuen Datensatz und
bernimmt die Adresse aus dem Adre
modul durch Eintragen der Adre
nummer (nur wenn man vom Adre
modul kommt). Die Taste sollte nur gedr
ckt werden, wenn man direkt aus der Adre
datei kommt. Beim Wechsel zwischen anderen Modulen wird die Adre
nummer nicht eingesetzt und dementsprechend wird keine Anschrift eingetragen.
<Liste> - Schaltet zum Listenlayout. Die Datens
tze werden aufgelistet.
<Suchen> - Aktiviert den Suchenmodus, das Suchenlayout erscheint. D
as Programm ist bereit f
r die Eingabe von Suchkriterien.
Drucklayouts anpassen - Da sich unter FileMaker leider die Breite der nicht bedruckten R
nder je nach Druckertyp
ndert, m
ssen s
mtliche Drucklayouts an den angeschlossenen Druckertyp angepa
t werden. Um Ihnen diese Arbeit zu ersparen, liefern wir f
r Macintosh-Rechner zwei verschiedene Programmversionen (f
r StyleWriter II und f
r postscriptf
hige Laserdrucker unter dem Druckertreiber
LaserWriter
Um Drucklayouts zu
ndern,
<Liste> - (Liste) Schaltet zum Listenlayout und listet die Datens
tze einzeilig auf.
> - (Schaltplan) Schaltet zum Layout {Men
} im jeweiligen Modul.
<Eingabe> - (Pfeil) Schaltet zum Layout {Eingabe}.
<Positionen> - Die Taste ist nicht in der Fu
zeile positioniert. Es handelt sich um den farbigen Querbalken
ber den drei Positionen in den Eingabelayouts (z.B. im Modul Angebot.fm). Dr
cken Sie die Taste, so erscheint ein weiteres Layout zur Eingabe aller Positonen. Zur
ckschalten
funktioniert entsprechend.
Tasten in der zentralen Box im Layout {Men
}. Die Tasten sind in jedem Programmodul verf
gbar. Je nach Modul sind zus
tzliche Tasten definiert, die in anderen Kapiteln beschrieben sind.
<Neu> - (Tastensymbol: leeres Blatt) Erzeugt einen neuen Datensatz. Wenn Sie in der Angebotsdatei sind, legt die Taste eine neues Angebot an. Wenn Sie sich im Lieferscheinmodul befinden, wird ein neuer Lieferschein erstellt.
<Neu*> - (Tastensymbol: leeres Blatt mit Pfeil) Erz
tze verf
gbar. Sie sehen dies z.B. im Suchenlayout an der Zahl der gefundenen Datens
tze. Mit dieser Taste kann man alle Datens
tze wieder aufrufen. Nach dem Wiederaufruf liegen die Datens
tze in der Reihenfolge ihrer Eingabe vor.
ttern> - (Pfeiltasten) Die Datens
tze in den einzelnen Modulen k
nnen Sie als einen Stapel Karteikarten betrachten. In der Adre
datei steht beispielsweise auf jeder Karteikarte eine Adresse. Mit den Pfeiltasten kann man zwischen den Datens
tzen vor- bzw.
ttern. Die Tasten mit den vertikalen Strichen bl
ttern zum ersten bzw. letzten der aufgerufenen Datens
<Ausschlie
en> - (Schr
gstrich) Befinden sich in einer Liste von Datens
tzen einige, die Sie z.B. nicht drucken wollen, k
nnen Sie diese ausschlie
en. Bewegen Sie dazu den Cursor auf den gew
nschten Datensatz und dr
cken Sie <Ausschlie
en>. Die Datens
tze werden nicht gel
scht, sondern nur aus der Auswahl entfernt. Nach <Alle aufrufen> sind die Datens
tze wieder verf
gbar.
n. Die Ansicht entspricht nicht der Seitenansicht von FileMaker.
<Neu> - (Briefbogensymbol) Erzeugt einen neuen Datensatz. Das Feld [Anschrift] bleibt zun
chst leer. Sie m
ssen entweder eine Adre
nummer kennen und eintragen, um dadurch eine Adresse einzulesen oder mit Hilfe der Fragezeichentaste eine Adresse in der Adre
datei suchen und
bernehmen.
<Duplizieren> - (Zwei Bl
tter) Dupliziert den aktuellen Datensatz. Um einen doppelten Wert zu vermeiden, wird in der Adre
datei eine selbst e
ingegebene Adre
nummer gel
scht und stattdessen eine Seriennummer eingetragen. In der Artikeldatei werden die EK- und VK-ArtNrn gel
scht.
schen> - (Papierkorb) L
scht nach Best
tigung den aktuellen Datensatz. Nach der Best
tigung ist der Datensatz unwiderruflich verloren.
<Suchen> - (Lupe) Aktiviert den Suchenmodus, das Suchenlayout erscheint. Das Programm ist bereit f
r die Eingabe von Suchkriterien.
<Alle aufrufen> - (Durchgestrichene Lupe) Nach einer Suche sind nicht mehr alle Dat
ileMaker sollte immer ordentlich beendet werden.
<Sichern> - (Diskettensymbol) (nur im Layout {Hauptmen
}) Mit Hilfe der Taste k
nnen Sie eine Sicherungskopie der Datei anlegen. Ein Standard-Macintosh-Dialogfeld erscheint, in dem Sie das Laufwerk w
hlen und der Datei einen Namen geben k
nnen. Am besten nutzt man den vorgegebenen Namen, dann mu
man ihn beim Sichern nicht immer
ndern. Falls vorhanden, sollten Sie die Dateien auf einer zweiten Festplatte oder einer Wechselplatte speichern
. Wenn Sie die Dateien auf Diskette speichern, legen Sie f
r die wichtigen Dateien zwei Sicherungskopien an. Denn viele Diskettentypen haben Fehlerraten von 10% - 20%!
<Drucken> - (Druckersymbol) Startet den Druckvorgang. Die Drucken-Dialogbox mit voreingestellten Werten erscheint. Sie k
nnen
nderungen vornehmen und den Druckvorgang starten oder auch abbrechen.
<Ansicht> - (Bildschirmsymbol) Schaltet zu einem Layout, das dem Druckbild
hnelt und von dem man den Druckauftrag starten kan
r einzelnen Module aktivieren Sie die Hilfefunktion des Programms. Die Hilfetexte k
nnen Sie auch drucken.
Alle aufgez
hlten Dateien m
ssen in einem gemeinsamen Ordner liegen. Die Dateinamen d
rfen nicht ge
ndert werden. Alle Mac-User m
gen uns die f
r sie ungewohnten Dateibezeichnungen entschuldigen. Die system
bergreifende Anwendungsm
glichkeit macht die Namen erforderlich. In der Beschreibung haben wir verst
ndliche Bezeichnungen gew
hlt (z.B. anstelle von Aufbest.fm - Auftragsbest
gung).
Allgemeine Tastendefinitionen - Die folgenden Tasten sind immer an der gleichen Stelle in der Fu
zeile der Layouts plaziert. Je nachdem in welchem Layout man sich befindet, sind nur einige Tasten verf
gbar. Die Tasten werden anhand ihrer Position in den Layouts von links nach rechts beschrieben.
< E > - (nur im Layout {Hauptmen
}) Taste beendet das Programm (FileMaker) . Alle ge
ffneten Dateien werden geschlossen. Alle
nderungen werden automatisch auf der Festplatte gesichert. F
e Eingangsrechnungen verwalten. Einige Merkmale : Umfangreiche Suchm
glichkeiten, Teilzahlungen eingeben, Umsatzauswertungen berechnen, Listen anzeigen und drucken,
berweisungen drucken, ...
SerienBr.fm - Im Modul Serienbrief (SerienBr.fm) k
nnen Sie bis zu zehnseitige Serienbriefe ohne zus
tzliches Textprogramm erstellen, verwalten und drucken. Das Modul ist vom Modul Brief & Fax abgeleitet und bietet die gleichen M
glichkeiten zum Schreiben von Briefen oder Faxen. Die Serienbriefe k
en als Briefe oder als Faxe gedruckt werden. Beim Anlegen eines neuen Serienbriefes werden alle in der Adre
datei aufgerufenen Adressen in das Serienbriefmodul importiert.
SerieTxt.fm - Zum Serienbriefmodul geh
rt eine weitere Datei (Serietxt.fm), in der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu einem sp
teren Zeitpunkt wieder im Serienbriefmodul verwendet werden.
Hilfe.fm - Onlinehilfe. Durch Dr
cken des Fragezeichens in der Kopfzeile de
ragsbest
tigung schreiben und verwalten. Eine Auftragsbest
tigung l
t sich ins Kundenmodul
bertragen.
Kunden.fm - Im Kundenmodul k
nnen Sie Ausgangsrechnungen schreiben und verwalten. Das Modul verwendet Angaben aus der Adre
- und Artikeldatei. Zahlungseing
nge (max. 5 Teilzahlungen) k
nnen erfa
t werden. Ein dreistufiges Mahnwesen ist vorgesehen. Der Anwender kann markieren, welche Mahnungen zu drucken sind. Die Mahntexte sind frei definierbar. Vorbereitete Auswertungen (sortiert nach
Kunden oder Monaten) geben Ihnen Informationen
ber den erzielten Umsatz. Auch ein Layout zum Drucken von Lastschriften ist verf
gbar.
Liefsch.fm - Lieferschein schreiben und verwalten. F
r jede Rechnung k
nnen mehrere Lieferscheine geschrieben werden.
Zur Verwaltung der Lieferantenvorg
nge stehen Ihnen die Dateien Bestellung und Lieferanten (Lieferantenrechnungen) zur Verf
gung.
Bestell.fm - Einen Auftrag erteilen, eine Bestellung schreiben.
Lieferan.fm - Im Lieferantenmodul k
nnen Si
odulen (z.B. Kunden und Lieferschein) eingesetzt werden. F
r das Korrespondenzmodul (Brief & Fax) besteht die M
glichkeit 20 verschiedene Standardtexte zu definieren, die dann durch Auswahl schnell in den aktuellen Brief eingelesen werden. F
r die Mahnungen in der Kundendatei (Kundenrechnungen) k
nnen Sie
berschriften und Mahntexte festlegen. Geben Sie Ihre pers
nlichen Texte ein bevor Sie mit der Auftragsverwaltung beginnen.
Zu Verwaltung der Kundenvorg
nge stehen Ihnen die Dateien Ange
bot, Auftragsbest., Kunden (Kundenrechnungen) und Lieferschein zur Verf
gung. In Angebot und Auftragsbest
tigung sind 18 Positionen, in Rechnung und Lieferschein 20 Positionen m
glich. In den Eingabelayouts sind jeweils nur drei Positionen sichtbar. Mit einem Klick auf die Kopfzeile
ber den Positionen, erscheinen alle Positionen.
Angebot.fm - Angebote schreiben und verwalten. Die Daten aus dem Angebot kann man in die Auftragsbest
tigung oder ins Kundenmodul
bertragen.
Aufbest.fm - Auft
t, falls gew
nscht, noch ge
ndert werden.
BriefFax.fm - Briefe oder Faxe schreiben und verwalten. Das Programm bietet die M
glichkeit einen max. zehnseitigen Text ohne zus
tzliches Textprogramm zu schreiben. Die Anschrift und die Anrede werden einfach aus der Adre
datei
bernommen. Die Schreiben werden innerhalb des Datenbankprogrammes abgelegt und sind mit Hilfe von Kategorisierung, Vergabe von Dokumentnummern und der M
glichkeit der Volltextsuche leicht wieder zu finden.
Artikel.fm -
Modul zur Erfassung und Verwaltung von Artikel/Leistungen f
r den Ein- und Verkauf. Speichern Sie Einkaufs- bzw. Verkaufsdaten Ihrer Artikel (ArtNr, Bezeichnungen, Preise, Rabatte, Zusatzkosten, Bemerkungen ...). Die Marge wird in DM und % angezeigt. Sie kann auch zur Kalkulation genutzt werden. Das Modul unterst
tzt proz. Preiserh
hungen. Warenein- und Ausg
nge werden nicht verwaltet.
Texte.fm - In der Datei
Texte
nnen Sie individuelle Textbausteine definieren, die in verschiedenen M
datei k
nnen Sie Ihre Adressen (Kunden, Lieferanten, etc.) einfach und komfortabel verwalten. F
r jede Adresse k
nnen 3 verschiedene Anschriften (Standard, Rechnung, Lieferung) und bis zu 5 Ansprechpartner und zus
tzlicher Informationen eingetragen werden. Umfangreiche Such- und Ausgabem
glichkeiten (Adre
listen, Etiketten, Briefkuverts, ...) sparen Zeit und Nerven. S
mtliche Module greifen auf die Adre
datei zu, so da
Sie eine Adresse nur einmal eingeben m
ssen. Das Hauptmen
der Adre
datei dient auch als Schaltzentrale (Schnittstelle), um in andere Dateien zu gelangen. Der Wechsel zwischen verschiedenen Modulen ist
ber die Adre
datei m
glich.
Standard.fm - Bevor Sie mit dem Gesamtprogramm beginnen, sollten Sie in der Datei
Standard
die Voreinstellungen (z.B. Ihr Absender f
r Briefe und Faxe, Ihre Bankverbindung, Zahlungsfristen, Mahnfristen etc.) festlegen. Die Voreinstellungen werden in anderen Modulen bei Anlegen eines neuen Datensatzes eingelesen. Sie k
nnen dor
ld mit den Tasten <Hauptmen
> und <Adressen>. Die erste Taste f
hrt Sie zum Layout <Hauptmen
>. Von hier k
nnen
ber weitere Tasten s
mtliche zum Programm geh
renden Dateien (Programmodule) aufgerufen werden. Mit der Taste <Adressen> im Eingangslayout gelangen Sie direkt zur Adre
verwaltung. Die Taste <Hilfe> aktiviert die Online-Hilfe.
Bezeichnungen - Die Feldbezeichnungen in der Beschreibung stimmen nicht immer exakt mit dem Text in dem Programm
berein. Die Zusammenh
nge sind jedoch l
eicht verst
ndlich. Zur besseren
bersicht stehen Feld-, Tasten- und Layoutnamen zwischen unterschiedlichen Klammerzeichen und sind in unterschiedlicher Farbe dargestellt.
[Name] - Feldbezeichnungen stehen zwischen eckigen Klammern.
<Neu> - Tasten sind durch Kleiner- und Gr
erzeichen gekennzeichnet.
{Adressen} - Die Namen von Layouts stehen in geschweiften Klammern.
Dateien - Das Programm ist aus folgenden Programmodulen (Dateien) aufgebaut:
Adressen.fm - Adre
verwaltung. In der Adr
tor angepa
Um vielen W
nschen zu entsprechen, ist das Programm allgemein gehalten. Sollten Sie wesentliche Funktionen vermissen oder Unregelm
igkeiten entdecken, informieren Sie uns. Vielleicht k
nnen wir Ihre W
nsche in der n
chsten Version ber
cksichtigen. Wir machen Ihnen auch gerne ein Angebot, das Programm an Ihre Vorstellungen anzupassen.
In dieser Programmbeschreibung erl
utern wir nur die Funktionen der Datenbankanwendung. Grundkenntnisse
ber FileMaker setzen wir voraus un
d sind bei Bedarf im FileMaker-Handbuch zu nachzulesen. Das Grundprogramm FileMaker unterst
tzt weitere wichtige Funktionen wie z.B. Im- und Export von Daten, Netzwerkf
higkeit oder Rechtschreibpr
fung.
Das Programm starten Sie mit einem Doppelklick auf die Adre
datei (Datei
Adressen.fm
). Zun
chst werden Sie nach einem Pa
wort gefragt (Geben Sie bitte
ein. Wenn Sie kein Pa
wort angeben, werden Sie bei jedem
ffnen eines Moduls nach dem Pa
wort gefragt.) Dann erscheint ein Titelbi
0A----------------------------------------------
zu File Brief & Fax
Kapitel 1. I
Kapitel 2. I
Kapitel 3. I
Kapitel 3.1 I
Kapitel 3.2 I
Kapitel 3.1 I
Kapitel 3.2 I
tigt man im Lieferantenmodul bei der Zahlung von Eingangsrechnungen per
berweisungsvordruck und im Kundenmodul f
r die Ausgabe von Lastschriften.
[Name] - (das Feld wird in der Lieferanten- und in der Kundendatei ben
tigt) Tragen Sie Ihren Namen ein, wie er auf
berweisungsformularen erscheinen soll. Der Name wird in anderen Modulen automatisch eingetragen.
[Eigene Bank] - (Lieferanten und Kunden) Geben Sie den Namen Ihrer Bank an. Der Name der Bank erscheint auf
berweisungsvordru
cken im Lieferanten- und Kundenmodul.
[Eigene BLZ] - (Lieferanten und Kunden) Geben Sie die Bankleitzahl Ihrer Bank an.
[Eigene Ko.-Nr.] - (Lieferanten und Kunden) Die Eingabe Ihrer Konto-Nr. komplettiert die Bankverbindungsdaten.
Fristen & S
tze - Alle Felder in der Box Fristen & S
tze werden beim Anlegen einer neuen Adresse in die Adre
datei eingelesen. Sie k
nnen in der Adre
datei im Layout {Finanzdaten} f
r jede Adresse individuell angepa
t werden.
[Zahlungsfrist] - (Adressen) Geb
2. Modul Standard
ank] - (Lieferanten und Kunden) Geben Sie den Namen Ihrer Bank an. Der Name der Bank erscheint auf
berweisungsvordrucken im Lieferanten- und Kundenmodul.
[Eigene BLZ] - (LieferaF
nten und Kunden) Geben Sie die Bankleitzahl Ihrer Bank an.
[Eigene Ko.-Nr.] - (Lieferanten und Kunden) Die Eingabe Ihrer Konto-Nr. komplettiert die Bankverbindungsdaten.
Fristen & S
tze - Alle Felder in der G
Box Fristen & S
tze werden beim Anlegen einer neuen Adresse in die Adre
datei eingelesen. Sie k
nnen in der Adre
datei im Layout {Finanzdaten} f
r jede Adresse individuell angepa
t werden.
[Zahlungsfrist] - (AH
dressen) Geben Sie die Zahlungsfrist in Tagen an. Bei Ablauf der Zahlungsfrist setzt das Mahnwesen ein (auch abh
ngig von [Frist 1. Mahnung]).
[Skontofrist] - (Adressen) Geben Sie die Frist in Tagen an, innerh. Der Name wird in anderen Modulen auto2 Layout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
agene Absender erscheint auf Adre
etiketten und auf Briefk
pfen falls
mit Abs.
hlt wird. Der Absender darf mit Leerzeichen ca. 60 Zeichen umfassen.
[Absender Fax] - (Brief & Fax) Tragen Sie den Absender ein, wie Sie ihn auf dem Fax w
nschen (z.B. mit Telefon- oder Faxnummer). 7 Zeilen stehen Ihnen zur Verf
gung. Sie k
nnen auch mit dem Stil variieren (z.B. andere Schrift, Fettdruck, etc.).
<Hauptmen
> - Die Taste schaltet zum Hauptmen
der Adre
datei.
<Ansicht> -
ber <Ansicht> G<und <Drucken> k
nnen Sie Ihre Voreinstellungen drucken.
dem Datum der 2. Mahnung.
[Frist Mahnbescheid] - (AdressL
en) Anzahl der Tage nach dem Datum der 3. Mahnung.
higkeit des Programms kommt erst im Zusammenspiel der einzelnen Module voll zur Geltung. Trotzdem haben Sie die M
glichkeit auch allein die Adre
verwaltung zur komfortablen VeB
rwaltung Ihrer Adressen einzusetzen. Im Layout {Anschrift pr
fen} ist ein Feld mit der kompletten Anschrift positioniert. So ist es einfach m
glich, die Anschrift zu kopieren und z.B. in ein TextverarbeitungsprC
ogramm einzusetzen.
Layouts - In der Adre
datei sind folgende Layouts installiert.
{Titelbild}
{Hauptmen
{Adressen}
{Ansprechpartner}
{Anschrift pr
{Finanzdaten}
{Bemerkungen}
{Suchen}
{Suchen (Brief &D
Fax)}
{Suchen (Angebot)}
{Suchen (Auftragsbest.)}
{Suchen (Kunden)}
{Suchen (Lieferschein)}
{Suchen (Bestellung)}
{Suchen (Lieferanten)}
{Suchen (Artikel)}
{Liste}
{Gruppen & Kategorien}
{D Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
e 1-zeilig}
{D Adre
liste n-zeilig}
{D Adre
liste 2-spaltig
{D Etiketten (70 x 36)}
{D Etiketten (105 x 41)}
{D Etiketten (70 x 36)*}
{D Postkarte 1}
{D Postkarte 2}
{D Briefumschlag}
{D Briefumschlag lang}
{D F'Briefumschlag A5}
{D Briefumschlag A4}
3. Modul Adressen
3. Modul Adressen
3.1 Layout {Hauptmen
Im oberen Teil des Layouts {Hauptmen
} sind Tasten installiert, mit denen man zu anderen Programmodulen schalten kann. Die Tasten sind alle in einem Kasten angeordnet mit der
berschrifB
Dateiwechsel
Im unteren Teil des Hauptmen
s sind Tasten, um das Layout innerhalb der Adre
datei zu wechseln. Sie k
nnen die Adressen in verschiedenen Drucklayouts betrachten, von denen Sie z.B. Etiketten Kategorien}
{D Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
oder Briefumschl
ge drucken k
nnen. Die verschiedenen Layouts zum Adressen drucken werden in diesem Kapitel kurz erl
utert.
Dateiwechsel - Im oberen Teil des Layouts sind die Tasten angebracht, mit denen man D
zu anderen Dateien (Programmodulen) schalten kann.
<Brief & Fax)> - Mit der Taste gelangt man ins Programmodul
BriefFax.fm
<Angebot> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Angebot.fm
<AuftragsbestE
.> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Aufbest.fm
<Kunden> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Kunden.fm
<Lieferschein> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Liefsch.fm
<BestelluF
ng> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Bestell.fm
<Lieferanten> - Schaltet ins Hauptmen
des Programmoduls
Lieferan.fm
<Artikel> Schaltet zum Programmodul
Artikel.fm
<Standard> - Schaltet Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
zum Programmodul
Standard.fm
. Bevor Sie mit dem Gesamtprogramm beginnen, sollte Sie in der Datei
Standard.fm
Ihre individuellen Voreinstellungen (Absender, Zahlungsfristen, etc.) festlegen.
<Texte> - SchH
altet zum Programmodul
Texte.fm
. In der Datei
Texte.fm
nnen Sie eigene Textbausteine definieren, die z.B. im Angebots- oder Kundenmodul eingesetzt werden.
Um schnell - ohne
ber die Adre
datei - z.B. zwiI
schen dem Kundenmodul und der Artikeldatei zu schalten, k
nnen Sie (sofern die Dateien ge
ffnet sind) auch unter dem Men
punkt
Fenster
die gew
nschte Datei w
hlen.
Adressen drucken - Im unteren Teil des LayJ
outs befindet sich eine Aufklappliste, aus der man ein Drucklayout w
hlen kann. Nach Wahl des Layouts (z.B. {Adre
liste 1-zeilig}) schaltet das Programm durch Dr
cken der kleinen Taste (Bildschirmsymbol rechts Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
neben der Auswahl) in das gew
nschte Layout. Die Adressen, die Sie drucken wollen, sollten Sie zuvor mit Hilfe der Suchfunktionen ausgew
hlt haben.
Mit der Taste <Drucken> in den einzelnen Layouts wird automaL
tisch das richtige Papierformat eingestellt. Es ist also sinnlos ein Papierformat vor dem Druck zu w
hlen, da es vom Programm entsprechend den Vorgaben umgestellt wird. Nach Anklicken der Taste <Drucken> erscheM
int die Drucken-Dialogbox. Die Werte sind voreingestellt, k
nnen aber ver
ndert werden. So ist beim Druck von Listen immer
Alle aufgerufenen Datens
ausgew
hlt. Nutzen Sie immer die <Drucken> - Taste und nN
icht den Drucken-Befehl aus dem Pull-Down-Men
Etiketten und Briefumschl
nnen mit oder ohne Absender gedruckt werden, je nachdem welche Taste Sie zuvor dr
cken (<ohne Abs.> oder <mit Abs.>). Dadurch wird Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
der Wert in allen aufgerufenen Datens
tzen ersetzt. Der Absender wird in kleiner Schrift oberhalb der Anschrift eingesetzt. Den Absender m
ssen Sie zuvor einmal in den Voreinstellungen (Datei
Standard
) definP
ieren. Bei Anlegen eines neuen Datensatzes wird er automatisch eingelesen.
Weitere Tasten in den Layouts sind bereits in der Einf
hrung (Kap. 1) erl
utert.
{Adre
liste (Adre
Nr)} - Sie haben verschiedene M
ichkeiten Adre
listen zu drucken. Nur im Layout {Adre
liste (Adre
Nr)} ist auch die Adre
Nr positioniert. Mit Hilfe der Sortiertaste k
nnen Sie die Adressen nach dem Feld [Sortiername] ordnen. Die Datens
tze weR
rden auch sortiert, wenn Sie auf die Bezeichnungen in der Kopfzeile klicken (Sortiername bzw. Adre
Nr).
Das Layout {Adre
liste (Adre
Nr) erreichen Sie auch durch Dr
cken der Taste <Ansicht> im Layout {Liste}. Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
{Adre
liste 1-zeilig} - Die aufgerufenen Datens
tze werden einzeilig mit den Feldern [Sortiername], [Stra
e oder Postfach], [Land], [PLZ], [Ort], [Telefon 1], [Telefax 1] aufgelistet.
{Adre
liste n-zeilig} -T
Jeder der aufgerufenen Datens
tze wird in mehreren Zeilen angezeigt. Neben der Anschrift werden alle eingegebenen Ansprechpartner mit Vornamen, Abteilung und Durchwahl, sowie alle Telefon- und Telefaxfelder auU
fgelistet. Mit der <Drucken>-Taste k
nnen Sie die Adre
liste drucken. Im Drucken-Dialog mu
man die Option
Alle aufgerufenen Datens
(ist voreingestellt) w
hlen.
{Adre
liste 2-spaltig} - In der Liste werdV
en die Anschriften wie sie auf Briefk
pfen erscheinen sowie die Telefon- und Telefaxnummern angezeigt. Um den Raum auf einer DIN A4 Seite zu nutzen, sind die Datens
tze zweispaltig aufgelistet.
{Etiketten 70 x Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
36} - Man gelangt ins Layout {Etiketten 70 x 36} und hat die M
glichkeit Adressen auf Etiketten zu drucken. Das Layout ist vorbereitet zum Drucken rechteckiger Etiketten mit den Ma
en 70 x 36, angeordnet auf eX
inem DIN A4 Bogen.
Falls man keinen vollen Etikettenbogen einlegt, kann man mit den Tasten <+1>, <+3> und <Sortieren> den Beginn des Drucks steuern. Die Tasten <+1> und <+3> f
gen zu den aufgerufenen Datens
en ein bzw. drei leere Datens
tze hinzu. Mit <Sortieren> werden die leeren Datens
tze vor den Adressen eingef
gt, so da
die Adressen an eine Position rutschen, an der ein Etikett auf dem Bogen vorhanden ist.
Nach dem Druck sollten die leeren Datens
tze mit der Taste <-N> gel
scht werden. Auf die Frage
Wollen Sie wirklich alle n aufgerufenen Datens
tze l
schen?
man mit
schen
antworten, wobei n die Anzahl Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
der leeren Datens
tze angibt. Die Anzahl n ist progammtechnisch um 1 gr
er als die tats
chlich hinzugef
gten Datens
Die vorbereiteten Tasten finden Sie am Ende der aufgerufenen Datens
tze. Mit dem Rollba\
lken k
nnen Sie nach unten bl
ttern.
{Etiketten 105 x 41} - Man gelangt ins Layout {Etiketten 105 x 41}. Das Bedrucken der gr
eren Etiketten erfolgt in gleicher Weise, wie unter {Etiketten 70 x 36} beschriebe]
n. Anstelle von drei Etiketten sind nur zwei Etiketten in einer Zeile. Deshalb die Tasten <+1> und <+2>, die ein bzw. zwei leere Datens
tze hinzuf
gen. Die Tasten befinden sich am Ende der aufgerufenen Datens
{Etiketten 70 x 36*} - Hier ist es m
glich, einen ganzen Bogen mit gleichen Anschriften zu drucken (z.B. f
r Fall, da
Sie h
ufig Sendungen an die gleiche Adresse schicken oder zur Verwendung als Absendere Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
tiketten). Die Etiketten werden seitenweise ausgegeben. Falls Sie mehrere Seiten w
nschen, w
hlen Sie im Drucken-Dialog die Anzahl der Kopien. Da normalerweise nur eine einzige Adresse gedruckt wird, mu
im Dr`
ucken-Dialog
Aktueller Datensatz
(ist voreingestellt) gew
hlt werden. Ansonsten w
rde f
r alle aufgerufenen Adressen eine Seite mit Etiketten gedruckt werden.
{Postkarte 1} - Auf der Postkarte 1 sind nur dera
Name, Stra
e bzw. Postfach und der Ort mit PLZ und L
ndercode eingetragen. Die Werte stehen an festen Positionen, so da
sie mit den Vorgaben der Standardpostkarten
bereinstimmen. Die Postkarten sind quer in b
den Drucker einzulegen.
{Postkarte 2} - Auf der Postkarte 2 wird die gesamte Anschrift gedruckt (incl. Firmenzusatz, Abteilung, Ansprechpartner). Leerzeilen werden jedoch unterdr
ckt und die anderen Zeilen nac Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
h oben angepa
t. Das Layout ist also nicht geeignet f
r Standardpostkarten mit fester Position von Stra
e und Ort. Die Postkarten sind quer in den Drucker einzulegen.
{Briefumschlag} - Mit Hilfe des Layouts k
nnen Anschriften auf Standardbriefumschl
ge gedruckt werden. Die Briefumschl
ge mu
man quer in den Drucker einlegen.
{Briefumschlag lang} - Das Layout ist geeignet Anschriften auf lange Briefumschl
ge (110 x e
220 mm) zu drucken. Die Briefumschl
ge mu
man quer in den Drucker einlegen.
{Briefumschlag A5} - Layout zum Bedrucken von Briefumschl
gen im Format A5. Die Briefumschl
ge mu
man quer in den Drucker einlegen.f
{Briefumschlag A4} - Layout zum Bedrucken von Briefumschl
gen im Format A4. Die Briefumschl
ge sind l
ngs (wie normales DIN A4 Papier) in den Drucker einzulegen.
ckt und die anderen Zeilen nac Liste}
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.1 Layout {Hauptmen
3. Modul AdressenH
3.1 Layout {Hauptmen
3. Modul Adressen
3.2 Layout {Adressen}
Das Layout {Adressen} ist das Eingabelayout der Adre
datei. Hier legen Sie neue Adressen an. Von allen anderen Layouts gelangen Sie
ber die Taste <Eingabe> wieder ins Layout {Adressen}.B
[Herr, Frau, Fa.] - F
r die Anrede stehen vier Werte zur Auswahl (leerer Wert,
Herrn
). Mit einem Doppelklick wird ein Wert in das Feld
bernommen. Falls man die Daten f
r eine Firma eintr
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
sollte das Feld leer bleiben oder
hlt werden. Um eine Zeile zu sparen, erscheint die Anrede in der Anschrift vor dem Namen (z.B.
Herrn Manfred Mustermann
Man kann in das Feld auch eigene Werte D
eingeben (z.B.
Dipl.-Ing.
). Damit w
rde aus dem
Manfred Mustermann
in der Anschrift
Dipl.-Ing. Manfred Mustermann
. Bei Eintrag von
Herrn Dr.-Ing.
erscheint in der Anschrift
Herrn Dr.-Ing. Manfred MustE
ermann
Mit dem Markierfeld (zum Ankreuzen) vor dem Feld [Herr, Frau, Fa.] k
nnen Sie steuern, ob die Anrede in der Anschrift erscheint. Machen Sie sich mit den Funktionen im Layout {Anschrift pr
fen} vertrauF
[Adre
Nr] - Das Programm vergibt jedem neuen Datensatz automatisch eine eindeutige Adre
Nr Man kann aber auch eine eigene Adre
Nr eintragen. Die Adre
Nr mu
jedoch eindeutig sein, d.h. es darf kein Wert do
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ppelt vorkommen. Die Adre
Nr wird in anderen Programmteilen als Referenzwert f
r die Anschrift ben
tigt.
Die kleine i-Taste zeigt den Index der selbst eingegebenen Nummern. Mit Doppelklick kann man einen Wert H
hlen und dann
ndern.
[Firma, Zuname] - Tragen Sie hier den Firmennamen ein oder, falls Sie in den Datensatz eine Einzelperson aufnehmen wollen, lediglich den Nachnamen. Setzt sich die Eingabe aus mehrereI
rtern zusammen (z.B.
ller & Schneider GmbH
), geben Sie anstelle von einfachen Leerzeichen gesch
tzte Leerzeichen ein (Macintosh: Options-Leertaste; Windows: Strg-Leertaste). So wird die Eingabe im IndexJ
als zusammenh
ngender Wert behandelt.
Bei mehr als 25 Zeichen wird die Eingabe umgebrochen, d.h. in eine neue Zeile geschrieben. Es ist dann nicht gesichert, da
der vollst
ndige Text im Adre
kopf erscheint.
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Wenn Sie im Adre
kopf vor Firmennamen die Bezeichnung
nschen, k
nnen Sie den Wert im Feld [Herr, Frau, Fa.] w
hlen. Dies ist sinnvoller, als die Bezeichnung im Feld [Firma, Zuname] mitaufzunehmen. BeimL
Sortieren nach dem Namen w
ren sonst alle Firmen mit
unter F zu finden.
[Firma (Zusatz)] - Die Firma
ller & Schneider GmbH
nnte z.B. den Zusatz
Ing.-B
r Haustechnik
aufweisen. Sie k
nnen ihM
n hier eintragen. Er erscheint in der Anschrift in einer separaten Zeile unterhalb des Firmennamens.
Schreiben Sie hier nur Zus
tze rein und nicht etwa den normalen Firmennamen, um in das Feld [Firma, Zuname] N
eine Anrede (Herr, Frau, Fa.) eintragen zu k
nnen. Daf
r sind die zwei Felder nicht vorgesehen. Die Anrede wird
ber das Feld [Herr, Frau, Fa.] gesteuert und erscheint in der Anschrift in der gleichen Zeile wie
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
[Firma, Zuname].
[Vorname] - Hier sollte man nur einen Vornamen eintragen, wenn im Feld [Firma, Zuname] der zugeh
rige Nachname steht. Bei einer Firmenadresse ist das Feld leer zu lassen.
Mit dem MarkierfeldP
vor [Vorname] k
nnen Sie steuern, ob der Vorname auch in der Anschrift erscheint. Sobald ein Wert im Feld [Vorname] steht und das Markierfeld angekreuzt ist, werden Vor- und Zuname in der Anschrift automatischQ
zu z.B.
Manfred Mustermann
kombiniert.
[Auswahlfeld (Stra
e oder Postfach)] - Vor den Textfeldern [Stra
e] und [Postfach] ist ein Auswahlfeld (blaue Kreise) positioniert. Mit dem Auswahlfeld entscheiden SieR
, welches Feld in der Anschrift erscheint ([Stra
e] oder [Postfach]). Bei einem neuen Datensatz ist [Stra
e] voreingestellt.
[Stra
e] - Stra
e und Hausnummer eingeben (z.B.
Kaiserstr. 25
[Postfach] - Fel
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
r Postfach und Postfachnummer (z.B.
Postfach 173
). Als Auswahl steht
Postfach
zur Verf
gung, so da
man den Text nicht eingeben mu
[Postfach PLZ] - Hinter dem Postfachfeld ist das Feld f
r eine zus
zliche PLZ. Seit der Umstellung von vier- auf f
nfstellige PLZn ist es m
glich, da
Postf
cher eigene PLZn aufweisen. Wenn im Auswahlfeld Postfach gew
hlt wird und in dem zus
tzlichen PLZ-Feld ein Wert (Zahl) sU
teht, wird in der Anschrift die Postfach-PLZ anstelle der Orts-PLZ eingesetzt.
[Postfach Ort] - Falls sich das Postfach in einem anderen Ort befindet, kann er hier eingetragen werden. Der Standardort wird in dV
er Anschrift ersetzt, falls Postfach angew
hlt ist.
[Land] - Hinter dem Text
L/PLZ/Ort
ist das Feld f
r den L
ndercode positioniert. Er erscheint in der Anschrift vor der PLZ und ist zu dieser mit einem Bind
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
estrich abgetrennt.
[PLZ] - Das zweite Feld in der Zeile ist f
r die Orts-PLZ (5 Stellen) vorgesehen. Als Eingabehilfe bei Ortschaften mit nur einer PLZ dient die Indextaste <i> hinter der Feldbezeichnung
LZ/Ort
. Gezeigt wird die Ortsbezeichnung gefolgt von der PLZ. Die PLZn kann man leider nicht
bernehmen, sondern mu
sie von Hand eintragen.
[Ort] - Das letzte Feld in der Zeile ist f
r den Ortsnamen bestimmtY
. Sobald eine Paarung von PLZ und Ort schon in einem anderen Datensatz (Adresse) vorhanden ist, erscheint der Ort automatisch nach Eingabe der PLZ.
[Suchbegriff] - Hier k
nnen Sie dem Datensatz einen eindeutigZ
en Suchbegriff zuweisen, der Ihnen schnelles Auffinden erlaubt. Nehmen wir an, Sie w
rden die Getr
nke (Bier, Wein, ...) f
r Ihre Caf
-Ecke immer bei einem H
ndler bestellen. Tragen Sie z.B.
als Suchbegr
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
iff in den Datensatz mit dem Getr
ndler ein. Bei einer sp
teren Suche (Suchmodus) nach der Adresse brauchen Sie nur
im Feld [Suchbegriff] eingeben und FileMaker liefert Ihnen die lebensnotwendige Ad\
resse.
Die kleine Taste vor dem Feld [Suchbegriff] zeigt Ihnen den Index (alle bisher eingetragenen Werte) des Feldes.
[Geburtstag] - Eintrag des Geburtstages einer Privatperson in der Form
22.2.59
. Handelt]
es sich bei dem Datensatz um eine Firmenadresse, bleibt das Feld selbstverst
ndlich leer. Geburtstage von Ansprechpartnern kann man im Layout {Ansprechpartner} eingeben.
[Pers. Anrede] - In dieses Feld kann m^
an eine individuelle Anrede eintragen (z.B.
Lieber Manfred,
oder
Sehr geehrte Herren,
). Einige Werte stehen Ihnen in einer Liste zur Verf
gung (
Liebe
Lieber
Guten Tag
Gott
Hallo
). Die Anr
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ede erscheint in Briefen oder Fax (sofern kein Ansprechpartner gew
hlt ist).
Sofern keine Anrede eingetragen wird, erzeugt das Programm in Abh
ngigkeit von dem Wert in [Herr, Frau, Fa.] Standardanreden (
Sehr`
geehrter Herr ...,
Sehr geehrte Frau ...,
oder
Sehr geehrte Damen und Herren,
). Diese Anreden m
ssen Sie also nicht eintragen. Weitere Informationen finden Sie unter [Anrede (Brief & Fax)] in Kapitel 3.4.a
[angelegt] - Sobald ein neuer Datensatz angelegt wird, erscheint das Erstellungsdatum. Es kann ge
ndert werden. Hinter dem Datumsfeld besteht die M
glichkeit der Kennzeichnung. Das Feld kann auch hilfreich seb
in, die Adressen von verschiedenen Anwendern zu kennzeichnen.
ndert] - Das
nderungsdatum m
ssen Sie selbst eintragen. Ein Klick auf die kleine Datumstaste setzt das aktuelle Datum ein. Hinter dem Datumsfe
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ld besteht die M
glichkeit der Kennzeichnung. Wenn m
glich,
ndern Sie das Format des Systemdatums auf eine zweistellige Jahreszahl. Beim Klicken in Datumsfelder (auch in anderen Modulen) bleibt dann das Formatd
identisch.
[Telefon] - Sie haben die M
glichkeit drei verschiedene Telefonnummern anzugeben. Zur Unterscheidung kann hinter der Nummer ein Text stehen (z.B. privat, Arbeit oder Auto). Am besten Sie verwenden e
das gleiche Format wie unter [Telefax] (z.B.
0761/12345
[Telefax] - Felder f
r zwei Faxnummern. Beide Faxnummern sollten in folgender Form angegeben werden: Vorwahl/Anschlu
(z.B.
0761/14252
oder mit L
dercode
0041 61/14252
). Grund hierf
r: Die Faxnummern werden in das Programmodul
Brief & Fax
bernommen und die Vorwahl der ersten Faxnummer wird mit den Faxnummern der Ansprechpartner kombiniert (siehe auc
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
h unter [Fax (AP)]).
[Bemerkungen] - Hier k
nnen Sie Bemerkungen eintragen. Am Feldende wird der Text automatisch umgebrochen. Die Textgr
e ist nur durch den Arbeitsspeicher begrenzt. Mit der kleinen Taste voh
r dem Feld erscheint das Bemerkungsfeld bildschirmf
llend.
[Gruppe (A bis J)] - Die Datens
tze k
nnen Sie Gruppen zuordnen. Neben den Kategorien eine weitere Hilfe, um den
berblick nicht zu verlieren. In Verbi
indung mit dem Layout {Gruppen & Kategorien} sind die Felder auch hilfreich zur Vorbereitung von Aktionen (z.B. Adre
listen oder Etiketten drucken). Kreuzen Sie dazu die gew
nschten Adressen an. F
r welchen Zwej
ck Gruppen eingesetzt werden, k
nnen Sie in der Standarddatei festhalten. Die kleine Pfeiltaste vor dem Feld unterst
tzt Sie dabei.
[Adre
typ] - Das Markierungsfeld erm
glicht eine grobe Gliederung Ihrer Adres
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
sen. Drei Werte stehen zur Verf
gung (Kunde, Lieferant, Privat). Man kann auch mehrere Werte ankreuzen.
[Kategorie] - Um Ordnung in eine Vielzahl von Adressen zu bringen, ist es sinnvoll den Adressen weitere Kl
ategorien zuzuweisen (z.B. Interessent, Gesch
ftspartner, Personal, Hersteller, ...). So k
nnen Sie sp
ter z.B. alle Interessenten suchen und einen Serienbrief senden oder eine Adre
liste drucken.
Die kleine m
Taste vor dem Feld [Kategorie] zeigt Ihnen den Index (alle bisher eingetragenen Werte) des Feldes.
Ansprechpartner (AP) - Die Gruppe von Feldern im unteren Teil des Layouts ist f
r die Verwaltung von Ansprechn
partnern. Zur besseren Kennzeichnung tragen die Felder in dieser Beschreibung zus
tzlich das K
rzel
. Auf dem Bildschirm selbst erscheint
nicht. Die Felder werden von links nach rechts besprochen.
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Handelt es sich beim Datensatz um eine Gesch
ftsadresse, so haben Sie die M
glichkeit f
nf verschiedene Ansprechpartner einzutragen. Im Falle einer Privatadresse k
[Markierung (AP)] - Kennzeichnen Sie durch Anklicken eines Markierungsfeldes (ein Kreuz erscheint), an welchen Ansprechpartnerv
Ihr Schreiben gerichtet sein soll. Um Fehler zu vermeiden, sollte immer max. ein Ansprechpartner markiert sein. Sobald ein Feld markiert ist, erscheint in der Anschrift eine zus
tzliche Zeile mit dem gew
hlten
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Ansprechpartner (z.B.
z.H. Frau M
chtegern
[Herr, Frau (AP)] - Es stehen zwei Werte zur Auswahl (
Herrn
). Mit einem Doppelklick auf einen Wert wird er in das Feld eingetragen. Mit dem rechteckigex
n Feld (Markierungsfeld) oberhalb dem eigentlichen Feld legen Sie fest, ob der Wert in der Anschrift erscheinen soll oder nicht.
[Ansprechpartner (AP)] - Den Nachnamen des Ansprechpartners eintragen. F
r diesy
es Feld existiert kein Markierungsfeld, d.h. der Nachname erscheint immer in der Anschrift, sobald ein Ansprechpartner gew
hlt wird.
[Vornamen (AP)] - Den Vornamen des Ansprechpartners eintragen. Hier haben Siz
e wieder die M
glichkeit mit dem Markierungsfeld in der Kopfzeile festzulegen, ob der Vorname in der Anschrift erscheint oder nicht. Der Vorname wird vor dem Nachnamen plaziert.
[Abteilung (AP)] - Tragen Sie d
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ie Abteilung des Ansprechpartners ein. F
r das Feld existiert wiederum ein Markierungsfeld. Haben Sie es angekreuzt, so wird der Anschrift eine weitere Zeile mit der Abteilung zugef
[Funktion (AP)] - Welc|
he Funktion h
lt ein Mitarbeiter einer Firma inne? Hier kann dies festgehalten werden. Das Feld erscheint nicht in der Anschrift.
[Durchwahl (AP)] - Geben Sie hier die Durchwahl des Ansprechpartners an.
[Fax }
(AP)] - Falls der Mitarbeiter eine eigene Faxnummer hat, kann sie in das Feld [Fax (AP)] eingetragen werden. Die Faxnummern. werden in das Programmodul
Brief & Fax
bergeben. Die Faxnummern der Ansprechpartne~
ssen keine Vorwahl aufweisen. Es gen
gt die Rufnummer, sofern unter [Telefax 1] eine Vorwahl in der Form
1234/
angegeben wurde. Bei der
bernahme zu
Brief & Fax
kombiniert das Programm die Vorwahl aus [
{D Adre
listG
2. Modul Standard
ayout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Telefax 1] mit der Faxnummer des Ansprechpartners.
Falls Sie f
r das Fax des Ansprechpartners ebenfalls eine Vorwahl eingeben (in dem Format
2345/1111
) wird diese Nummer nicht mit der Vorwahl von [Telefax 1
] kombiniert. Entscheidend f
r die Kombination ist der Schr
gstrich.
<Gruppen> - Das Programm schaltet ins Layout {Gruppen & Kategorien}.
<Finanzdaten> - Das Programm schaltet ins Layout {Finanzdaten}. Sie h
aben die M
glichkeit, Bankverbindungen Ihrer Gesch
ftspartner, Zahlungsfristen, etc. festzuhalten.
<Anschrift> - Sie gelangen ins Layout {Anschrift pr
fen}. Sie k
nnen direkt kontrollieren, wie die Anschrift (
B)z.B. auf einem Briefkopf) aussehen wird.
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.2 Layout {Adressen}E
3. Modul AdressenH
3.2 Layout {Adressen}
3. Modul Adressen
3.3 Layout {Ansprechpartner}
Im diesem Layout stehen f
r jeden der f
glichen Ansprechpartner weitere Felder zur Verf
gung: [Anrede], [Anschrift privat], [Telefon privat], [Notizen Ansprechpartner]. Die a
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
nderen Felder kennen Sie bereits aus dem Layout {Adressen}. Das Layout sollte nur mit der vorgesehenen Taste <Eingabe> verlassen werden, da nur so
nderungen tats
chlich gespeichert werden. Sie sollten das LayoC
ut also nicht
ber den Statusbereich von FileMaker verlassen.
Aus dem Layout {Adressen} bekannte Felder: [Firma, Zuname], [Ort], [Telefon], [Ansprechpartner (AP)], [Vornamen (AP)], [Abteilung (AP)], [Funktion D
(AP)], [Durchwahl (AP)], [Fax (AP)].
[Anrede (AP)] - F
r jeden Ansprechpartner k
nnen Sie individuelle Anreden eintragen. Einige Werte stehen Ihnen zur Auswahl (
Liebe
Lieber
Guten Tag
Gott
), die Sie mit einem Doppelklick in das Feld
bernehmen k
nnen. Wird kein Wert eingetragen, so erzeugt das Programm automatisch die Standardanreden
Sehr geehrte Frau ...
bzw.
Sehr geehrter Herr ...
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
bernahme in das Korrespondenzmodul.
Weitere Informationen finden Sie unter [Anrede (Brief & Fax)] im Layout {Anschrift pr
fen}.
[Anschrift privat] - Sie k
nnen die Privatadresse eines Ansprechpartners eiG
ngeben. Die Daten sind lediglich zu Ihrer Information. Die Privatadresse kann nicht in anderen Modulen (z.B. Brief & Fax) eingesetzt oder gedruckt werden.
[Telefon privat] - Privaten Telefonanschlu
des AnsprH
echpartners eintragen.
[Notizen (AP)] - Das Feld bietet Ihnen die M
glichkeit weitere Informationen
ber den Ansprechpartner festzuhalten.
3.3 Layout {Ansprechpartner}E
3. Modul Adressen
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.3 Layout {Ansprechpartner}
3. Modul Adressen
3.4 Layout {Anschrift pr
Zur Kontrolle und Steuerung der kompletten Anschrift und der Anrede steht das Layout {Anschrift pr
fen} zur Verf
gung. Lediglich die Felder, die f
r die Anschrift bzw. die AnredeB
Bedeutung haben, sind im Layout verf
gbar. Je nachdem welche Einstellung Sie w
hlen,
ndern sich die Werte in den Feldern [Anschrift (Briefkopf)] oder [Anrede (Brief & Fax)]. [Anschrift (Briefkopf)] und [AnredC
e (Brief & Fax)] selbst sind Formelfelder, die nicht direkt editierbar sind.
Die folgenden Felder sind auch im Layout {Adressen} verf
t Ansprechpartner - Sobald ein Ansprechpartner markiert ist, haben die Werte in [Herr, Frau, Fa.] und [Pers. Anrede] keine Bedeutung. Die Anrede ist nur abh
ngig von den Werten in [Herr, Frau (AP)] und [AnredenAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
(AP)] im unteren Teil des Layouts.
Steht ein Wert im Feld [Anreden (AP)], wird dieser Wert auf jeden Fall in die Anrede (Formelfeld)
bernommen. Falls kein Wert existiert, ist die Anrede abh
fen} einfach aus. Da Sie das Ergebnis in den Feldern [Anschrift (Briefkopf)] und [Anrede (Brief & Fax)] sofort sehen, werdeAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
n Sie schnell mit den Einzelheiten vertraut.
[Absender] - Der Absender erscheint beim Drucken in kleiner Schrift
ber der Anschrift. Der Absender wird aus der Standarddatei (Voreinstellungen) eingelesen und kaR5nn hier f
r jede Adresse individuell angepa
t werden.
3.4 Layout {Anschrift pr
fen}E
3. Modul AdressenH
3.4 Layout {Anschrift pr
3. Modul Adressen
rmann,
Testen Sie die verschiedenen M
glichkeiten im Layout {Anschrift pr
fen} einfach aus. Da Sie das Ergebnis in den Feldern [Anschrift (Briefkopf)] und [Anrede (Brief & Fax)] sofort sehen, werdeAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.5 Layout {Finanzdaten}
In diesem Layout kann man die Finanzdaten von Gesch
ftspartnern (Kunden bzw. Lieferanten) festhalten. Die Daten werden von verschiedenen Programmodulen ben
tigt.
Bankverbindung - AufB
berweisungsformularen im Lieferantenmodul sind es die Daten des Zahlungsempf
ngers und auf Lastschriftformularen im Kundenmodul die des Zahlungspflichtigen.
[Name (autom.)] - Formelfeld. Der Name wird aus deC
n Adre
daten berechnet. Handelt es sich um eine Firmenadresse, erscheint [Firma, Zuname] + [PLZ] + [Ort], ansonsten [Firma, Zuname] + [Vorname] + [PLZ] + [Ort].
[Name (manuell)] - Bei diesem Namensfeld handelD
t es sich um ein Textfeld. Wenn Ihnen der Wert in [Name (autom.)] nicht gef
llt, k
nnen Sie hier den Namen selbst definieren. Sobald etwas eingetragen ist (auch wenn es nur ein Leerzeichen ist), wird dieser WerAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
t (und nicht der automatische Wert) in das Lieferanten- bzw. Kundenmodul
bergeben.
Mittels der kleinen Pfeiltaste kann man den automatischen Wert einsetzen und anschlie
end nach Wunsch
ndern.
[KreditinstituF
t], [BLZ], [Konto-Nr.] - Geben Sie hier die Bankverbindung Ihrer Kunden bzw. Lieferanten an. Wenn eine BLZ eingegeben wird, die bereits in der Datei gespeichert ist, tr
gt das Programm das zugeh
rige KreditinstG
itut ein. Die Daten werden beim Drucken von
berweisungen bzw. Lastschriften verwendet.
[Zahlungsweise] - Zu Ihrer Information geben Sie die Zahlungsweise Ihrer Kunden an. Das Feld erscheint auch im KundenmoH
dul (im Layout {Verwaltung}). Die kleine Taste < i > zeigt den Index des Feldes.
[Zahlungskonditionen] - F
r jeden Kunden k
nnen Sie individuelle Zahlungsbedingungen festlegen. Der Wert wird gemeinsam mit der Ansprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Adresse in die Kundenmodule
bergeben.
Die kleine Taste < i > zeigt den Index des Feldes. Wenn Sie die einzelnen W
rter einer Zahlungsbedingung mit der Tastenkombination Option-Leerschritt verbinden, erscheinJ
t der Text im Index als Ganzes und nicht als einzelne W
rter.
Fristen & S
tze - Die Daten in den Feldern [Zahlungsfrist], [Skontofrist], [Skontosatz], [Frist 1. Mahnung], [Frist 2. Mahnung], [Frist 3. MahnungK
], [Frist Mahnbescheid], [MwSt.] werden gem
den Voreinstellungen in der Standarddatei automatisch in die Adre
datei eingetragen. Die Felder k
nnen sowohl f
r Ihre Kunden als auch f
r Ihre Lieferanten verwendeL
t werden. So ist die Zahlungsfrist in einer Kundenadresse, die Frist die Sie gew
hren. In einer Lieferantenadresse ist es die Frist, die Ihnen zur Zahlung einger
umt wird.
[Zahlungsfrist] - Geben Sie die ZahlAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ungsfrist in Tagen an. Bei Ablauf der Zahlungsfrist setzt das Mahnwesen ein (auch abh
ngig von [Frist 1. Mahnung]).
[Skontofrist] Geben Sie die Frist in Tagen an, innerhalb welcher Sie Skonto gew
hren.
[SkonN
tosatz] - Geben sie den Skontosatz an, den Sie Ihren Kunden einr
umen.
[Frist 1. Mahnung] - Anzahl der Tage nach Rechnungstellung. Die Frist f
r die 1. Mahnung sollte gr
er oder gleich der Zahlungsfrist sein.O
Nach Ablauf dieser Frist ist die erste Mahnung f
llig.
[Frist 2. Mahnung] - Anzahl der Tage nach dem Datum der 1. Mahnung. Nach Ablauf dieser Frist ist die zweite Mahnung f
llig.
[Frist 3. Mahnung] - AnzahP
l der Tage nach dem Datum der 2. Mahnung.
[Frist Mahnbesch.] - Anzahl der Tage nach dem Datum der 3. Mahnung.
[MwSt.] - Mehrwersteuersatz eingeben. Er wird im Kunden- und Lieferantenmodul eingesetzt.
[RechnAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ungsanschrift] - Weicht die Rechnungsanschrift von der Standardanschrift (wie sie im Layout {Anschrift pr
fen} sichtbar ist) ab, so kann sie hier angegeben werden. Im Kundenmodul wird anstelle der StandardadresR
se dann automatisch die Rechnungsanschrift (sofern markiert) in den Briefkopf eingesetzt. Wird nichts in das Feld [Rechnungsanschrift] eingetragen, so
bertr
gt das Programm die Standardschrift in das KundenmodS
Falls Sie eine Rechnungsanschrift eingegeben haben, aber ausnahmsweise die Rechnung an die Standardadresse schicken wollen, k
nnen Sie dies
ber das Markierungsfeld hinter der Feldbezeichnung steuern. Das T
Feld darf dann nicht markiert sein.
[Lieferanschrift] - Weicht die Lieferanschrift von der Standardanschrift und der Rechnungsanschrift ab, so kann sie hier angegeben werden. Entspricht die Lieferanschrift derAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Rechnungsanschrift, kann man das Feld leer lassen. Das Programm setzt dann auf Lieferscheinen die Rechnungsanschrift ein. Sind [Rechnungsanschrift] und [Lieferanschrift] leer,
bergibt das Programm die StandarV
danschrift an das Kundenmodul.
Das Markierungsfeld f
r die Lieferanschrift funktioniert analog dem der Rechnungsanschrift. Nur wenn das Feld markiert ist, wird die Lieferanschrift
bergeben (ansonsten die RechW
nungsanschrift oder die Standardanschrift).
[Voreinstellungen] - Standardm
ig ist das Feld markiert, so da
bei Anlegen eines neuen Datensatzes die folgenden Felder mit den in der Standarddatei definierten WeX
rten gef
llt werden: [Zahlungsfrist], [Skontofrist], [Skontosatz], [Frist 1. Mahnung], [Frist 2. Mahnung], [Frist 3. Mahnung], [Frist Mahnbescheid], [MwSt.] sowie das Feld [Absender], das im Layout {Anschrift pAnsprechpartner:
[Markierungsfeld (AP)], [Herr, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
fen} plaziert sind.
ndern sich diese Daten (Voreinstellungen), so ist es mit Hilfe des Markierungsfeldes m
glich, die automatisch eingetragenen Daten zu aktualisieren. Wenn Sie das Markierungsfeld zweimal kZ
licken,
bernimmt das Programm die neuen Voreinstellungen aus der Standarddatei. Dies gilt jedoch nur f
r den aktuellen Datensatz (Adresse). Wollen Sie die voreingestellten Daten in mehreren oder allen Datens
ndern, k
nnen Sie mit geeigneten Suchkriterien und dem Befehl
Ersetzen ...
aus dem Bearbeiten-Men
arbeiten. Klicken Sie dazu zweimal das Markierungsfeld und w
hlen Sie sogleich den Ersetzen-Befehl, ohne\
das Markierfeld zu verlassen.
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.5 Layout {Finanzdaten}E
3. Modul AdressenH
3.5 Layout {Finanzdaten}
3. Modul Adressen
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3.6 Layout {Suchen}
Mit der Taste <Suchen> in verschiedenen Layouts aktivieren Sie den Suchmodus und gelangen ins Layout {Suchen}. Die f
r eine Suche wichtigsten Felder sind in dem Layout plaziert. Sie haben B
die M
glichkeit Adressen, die bestimmte Kriterien erf
llen, zu suchen. Dies kann eine bestimmte Firma sein oder Adressen, die einer Gruppe angeh
Tragen Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder eC
in und starten Sie den Suchvorgang mit der Taste <Suchen> oder der Return-Taste. Nach der Suche bleiben Sie im Layout {Suchen}. Anstelle aller Adressen sind jedoch nur die Adressen, die den eingegebenen SuchkriD
terien entsprechen, aufgerufen. Dies kann man im Statusbereich am linken Bildrand erkennen. Unter
Datens
steht die Anzahl aller eingegebenen Datens
tze und unter
Gefunden
die Anzahl der Adressen, die di
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
e Kriterien erf
llen.
Findet FileMaker keine Adresse, so erscheint die Meldung
Keine Datens
tze vorhanden.
Mit
Abbrechen
haben Sie die M
glichkeit die Suche zu beenden (mit der Taste <Suchen> kann man denF
Suchmodus anschlie
end wieder aktivieren). Mit
Suchabfrage
ndern
bleibt der Suchmodus aktiviert und Sie k
nnen die Suchkriterien
ndern.
Geben Sie in mehrere Felder ein Suchkriterium ein, so handelt es sicG
h um eine logische Und-Verkn
pfung. Jede gefundene Adresse mu
dann alle eingegebenen Kriterien erf
llen. Eine Oder-Verkn
pfung realisieren Sie mit Hilfe der <Oder>-Taste.
Nach einer Suche sind nur die gefundeH
nen Adressen verf
gbar. Mit der Taste <Alle aufrufen> in einem der anderen Layouts kann man alle Adressen wieder aufrufen.
Sind Felder, in die Sie Suchkriterien eingeben wollen, nicht im Layout {Suchen} verf
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
bar, wechseln Sie das Layout und aktivieren dort den Suchmodus
ber die FileMaker Men
leiste. Weitere Einzelheiten (z.B. Anwendung von Operatoren) finden Sie in Ihrem FileMaker-Handbuch.
< i > - Zeigt den IndeJ
x (alle eingetragenen Werte) des Feldes bei der Cursorposition. Doppelklicken Sie einen Wert aus dem Index, wird er in das Feld
bernommen.
<Suchen> - Startet den Suchvorgang; die Datens
tze werden nach den eiK
ngegebenen Abfragekriterien durchsucht. Alternativ kann die Suchen-Taste am linken Bildrand oder die Return-Taste bet
tigt werden.
Befindet man sich nach einer Suche wieder im Bl
ttern-Modus, kann man mit derL
Taste <Suchen> den Suchen-Modus nochmals aktivieren und das Programm ist bereit zur Eingabe von neuen Suchkriterien.
<Erneut> - Die letzte Suchabfrage erscheint und kann ge
ndert werden. Die Taste ist u.a. hi
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
lfreich eine Suche n
her einzugrenzen. Erg
nzen Sie die Suchabfrage einfach durch weitere Kriterien und dr
cken Sie anschlie
end <Suchen>.
<Oder> - Mehrere Suchabfragen k
nnen
ber die <Oder> - Taste miteinandN
er verkn
pft werden. Suchen Sie z.B. alle Adressen deren Ort Hamburg oder Berlin ist, so geben Sie in die erste Suchabfrage
Hamburg
in das Feld [Ort] ein und starten die Suche. Nun dr
cken Sie < Oder >, gebenO
Berlin
ein und starten. Als Ergebnis liegen alle Adressen vor mit Hamburg oder Berlin in der Anschrift.
Man kann die <Oder> - Taste auch dr
cken, bevor man <Suchen> dr
ckt. Die einzelnen Abfragen liegen danP
n wie Datens
tze vor. Man kann zwischen ihnen bl
ttern und sie editieren. Hat man die gesamte Suchabfrage zusammengestellt, startet man die Suche mit der Taste <Suchen>.
Achtung! Die <Oder> - Taste nur bet
, Frau
4.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
en, wenn der Suchmodus aktiv ist oder bereits eine Abfrage erfolgt ist. Ansonsten wird der aktuelle Datensatz dupliziert.
schen> - L
scht nach Best
tigung den aktuellen Datensatz (wenn der Bl
tternmodus akR
tiv ist). Ist der Suchmodus aktiv und es liegen mehrere Abfragen vor, l
scht man mit der Taste die aktuelle Abfrage.
ttern> - Zwischen den gefundenen Datens
tzen vor- bzw. zur
ttern. Ist der SuchmodusSm aktiv und es liegen mehrere Abfragen vor, kann man mit der Taste durch die verschiedenen Abfragen bl
ttern.
3.6 Layout {Suchen}E
04.3 Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
3. Modul AdressenH
3.6 Layout {Suchen}
3. Modul Adressen
3.7 Layout {Liste}
Im Layout {Adressen} ist auf dem Bildschirm immer nur ein Datensatz sichtbar. Im Gegensatz dazu werden im Layout {Liste} alle aufgerufenen Datens
tze aufgelistet. Einige wichtige Felder werB
den angezeigt. Verschiedene Sortierfunktionen stehen zur Verf
gung. Alle mit Apostroph gekennzeichneten Bezeichnungen in der Kopfzeile sind als Tasten zum Sortieren definiert. Die Liste kann
ber die Taste <AnsC
icht> ausgedruckt werden.
[Sortiername] - Es handelt sich um ein Formelfeld, das aus [Firma, Zuname] und [Vorname] zusammengesetzt wird. Es gilt:
[Vorname] ist leer: [Sortiername] = [Firma, ZunamD
[Vorname] ist nicht leer: [Sortiername] = [Firma, Zuname] + [Vorname]
Die Werte sind nicht direkt editierbar. [Sortiername] wird auch in anderen Modulen verwendet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
iegt auf dem Feld [Sortiername] eine Taste, die zur
ckschaltet zum Layout {Adressen}. Sie gelangen in den Datensatz, den Sie anklicken.
<Ausschlie
en> - Befinden sich in der Liste Datens
tze, die Sie z.B. nichF
t drucken wollen, k
nnen Sie diese ausschlie
en. Bewegen Sie dazu den Cursor auf die gew
nschte Adresse und dr
cken Sie <Ausschlie
en>. Die Datens
tze werden nicht gel
scht, sondern nur aus der Auswahl entferntG=. Nach <Alle aufrufen> sind die Datens
tze wieder verf
gbar.
3.7 Layout {Liste}E
3. Modul AdressenH
3.7 Layout {Liste}
3. Modul Adressen
t editierbar. [Sortiername] wird auch in anderen Modulen verwendet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
- Mit den kleinen Tasten kann man einen Wert in allen aufgerufenen Datens
tzen ersetzen. Dazu
ndert man den Wert in einem Datensatz und dr
ckt anschlie
end die gew
nschte Taste. In allen aufgerufenen Datens
tzen erscheint der gleiche Wert. So kann man Datens
tze einfach markieren oder die Markierung entfernen.
<Sortieren> - Auf der Feldbezeichnung
Sortiername'
(in der Kopfzeile) liegt eine Taste. Klickt man
Sortiername
werden die Datens
tze nach dem Namen sortiert.
<Ausschlie
en> -D
Es handelt sich um die Tasten mit dem diagonalen Strich, die vor jedem Datensatz plaziert sind. Die Taste entfernt den angeklickten Datensatz aus der Auswahl.
xtbausteine
3.8 Layout {Gruppen & Kategorien}
r jeden Datensatz werden nur die Felder [Sortiername], [A], [B], [C], [D], [E], [F], [G], [H], [I], [J] und [Kategorie] angezeigt. Das Layout soll Sie unterst
tzen beim Gruppieren und der Vergabe von Kategorien.
[Gruppe (A bis J)] - Datens
tze (Adressen) k
nnen Sie zu Gruppen zusammenfassen. z.B. k
nnten Sie alle Adressen, die Sie in eine Adre
liste aufnehmen m
chten, der Gruppe A zuweisen, d.h. mit einem Kreuz markieren. Mit <Suchen> (Suchmodus akti
vieren) und anklicken von [A] w
rden alle in [A] gekennzeichneten Adressen aufgelistet, die Sie dann in einer Liste drucken k
nnten.
[Kategorie] - Wie die Felder [Gruppe (A bis J)] ist Ihnen dieses Feld aus dem Layout {Adressen} bekannt. Da die Datens
tze aufgelistet sind, hat man in Verbindung mit den Tasten bessere M
glichkeiten bei der Vergabe von Kategorien.
[Adre
typ] - Unter Adre
typ sehen Sie die grobe Unterteilung Ihrer Adressen in Kunde, Lieferant oder Privat.
<A>, <B>, <C>,...
4. Modul Brief & Fax
4. Modul Brief & Fax
Mit der Taste <Brief & Fax> gelangen Sie vom Hauptmen
der Adre
datei zum Programmodul
BriefFax.fm
. Das Modul bietet die M
glichkeit einen max. zehnseitigen Text ohne zus
tzliches TextpB
rogramm zu schreiben und zu verwalten. Mit Hilfe des Suchmodus, der auch Volltextsuche erlaubt, finden Sie die Texte schnell wieder. Die Anschrift und die Anrede werden aus der Adre
datei
bernommen.
Layouts Mit der Taste <Brief & Fax> gelangen Sie vom Hauptmen
der Adre
datei zum Programmodul
BriefFax.fm
. Das Modul bietet die M
glichkeit einen max. zehnseitigen Text ohne zus
tzliches TextpB
rogramm zu schreiben und zu verwalten. Mit Hilfe des Suchmodus, der auch Volltextsuche erlaubt, finden Sie die Texte schnell wieder. Die Anschrift und die Anrede werden aus der Adre
datei
bernommen.
Layouts rganderen Modulen verwendet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
- Bezeichnung in der Kopfzeile
} - Brief & Fax / Men
{Brief} - Brief schreiben
{Fax} - Fax schreiben
{Suchen} - Brief oder Fax suchen
{Liste} - Liste (Brief & Fax)
{D Brief} - Brief Ansicht
{D Fax} - FaxD
Ansicht
{D Liste}
4. Modul Brief & Fax
4. Modul Brief & Fax
4.1 Layout {Men
Wenn man vom Adre
modul zum Textmodul schaltet, gelangt man zun
chst in das Layout {Men
}. Die folgenden Tasten stehen Ihnen zur Verf
gung:
<Brief> - Legt einen neuen Datensatz an und verzwB
eigt ins Layout {Brief}.
<Fax> - Legt einen neuen Datensatz an und verzweigt ins Layout {Fax}.
<Brief*> - Legt einen neuen Datensatz an und verzweigt ins Layout {Brief}. Die Anschrift und die Anrede werden audatei
bernommen.
Layouts rganderen Modulen verwendet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
s dem Adre
modul
bernommen.
<Fax*> - Legt einen neuen Datensatz an und verzweigt ins Layout {Fax}. Die Anschrift und die Anrede werden aus dem Adre
modul
bernommen.
<Liste> - Schaltet zum Layout {Liste}. DiD
e bestehenden Briefe und Faxe werden
bersichtlich in einer Liste angezeigt. Mit einem weiteren Klick kann man ein Schreiben aufrufen (siehe unter Layout {Liste}).
<Suchen> - Aktiviert den Suchmodus und verzweE
igt zum Layout {Suchen}. Sie haben die M
glichkeit nach einem Schreiben zu suchen.
Wollen Sie einen bestehendes Schreiben einsehen, so verwenden Sie die Taste <Liste> oder <Suchen>, um zu dem gew
nschten DokumF
ent zu gelangen. Die Tasten <Brief>, <Brief*> und <Fax>, <Fax*> sind in diesem Fall nicht geeignet, da bei Bet
tigung immer neue Datens
tze angelegt werden.
<Hauptmen
> - Die Taste schaltet zur
ck zum Adre
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
4.1 Layout {Men
4. Modul Brief & FaxH
4.1 Layout {Men
4. Modul Brief & Fax
4.2 Layout {Brief}
Das Layout ist so angelegt, da
Sie alle Informationen und Tasten
bersichtlich auf dem Bildschirm haben. Falls der Text mehrere Seiten umfa
t, kann man mit dem Rollbalken am rechten Rand dB
es Textfeldes die Ansicht
ndern. In ein Layout, das dem Druckbild
hnelt, schalten Sie mit der Taste <Ansicht>. Nachfolgend sind Felder und Tasten erl
utert.
Achtung! Einen neuen Datensatz (einen Brief oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
in Fax) sollten Sie nur mit den vorgesehenen Tasten im Hauptmen
oder der Taste <Neu> anlegen. Nur so wird festgehalten, ob es sich bei dem Dokument um einen Brief oder ein Fax handelt. Verwenden Sie nicht den D
Befehl
Neuer Datensatz
aus dem Bearbeiten-Men
. Dem Programm fehlt dann eine f
r den Ablauf notwendige Information.
[Absender] - Im Feld oberhalb der Anschrift erscheint der Absender, falls im Auswahlfeld auE
f der rechten Seite
mit Absender
hlt wurde. Bei einer anschlie
enden Ausgabe wird der Absender auf dem Briefkopf gedruckt.
Der Absender mu
chst in der Standarddatei eingetragen werden. In der Adre
datei im Layout {Anschrift pr
fen} kann man den Absender individuell anpassen. Im Korrespondenzmodul kann man den Absender nicht
ndern.
[Anschrift] - Bevor Sie einen Brief oder ein Fax schreiben, sollten die ef oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Adresse im Adre
modul eingetragen sein. Die Anschrift braucht man dann im Textmodul nicht eingeben.
Falls Sie mit der Taste <Brief*> einen neuen Datensatz angelegt haben, erscheint automatisch die Anschrift unH
d die Anrede, die aus der Adre
datei
bernommen wurden.
Ist keine Anschrift eingetragen, kann man mit Hilfe der Taste <?> eine Anschrift aus der Adre
datei einlesen.
Es ist auch m
glich, die Anschrift selbst I
einzugeben. Sinnvoll ist dies nur, wenn man die Anschrift nicht in der Adre
datei speichern will.
< ? > - Schaltet zur Adre
datei und aktiviert den Suchmodus. Wenn Sie mit der Taste <Neu> einen neuen DatensatzJ
angelegt haben, k
nnen Sie mit Hilfe der Taste <?> eine Anschrift aus der Adre
datei
bernehmen. Suchen Sie die gew
nschte Adresse und kehren Sie mit der vorbereiteten Taste in die Datei Brief & Fax zur
ck. Hief oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
er brauchen Sie nur noch mit Befehlstaste-V die Adre
Nr in das Feld [Adre
Nr] einzutragen. Die gew
nschte Adresse erscheint im Feld [Anschrift].
[Ihre Zeichen] - Geben Sie die Zeichen des Empf
ngers an.
[UnseL
re Zeichen] - Geben Sie Ihre eigene Zeichen an.
[Datum] - Das Erstellungsdatum wird automatisch eingetragen. Eine nachtr
gliche
nderung ist m
glich.
[Betreff] - Es stehen zwei Textzeilen (im Druckbild zu sehM
en) f
r den Betreff zur Verf
gung. Der Anfang des Betreff-Feldes erscheint auch in dem Listenlayout. Der Betreff wird in Fettschrift gedruckt.
[Anrede] - Die Anrede wird gemeinsam mit der Anschrift aus der AdrN
datei
bernommen. Sie kann nachtr
glich ge
ndert werden. N
here Informationen zur Anrede finden Sie unter Layout {Anschrift pr
fen} (Kap. 3.4).
[Text] - Es handelt sich um das gro
e Feld mit dem Rollbalken aef oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
n der rechten Seite. Geben Sie hier den Text Ihres Schreibens ein. Tabulatoren kann man leider nicht setzen. Das Format (unterstreichen, fett, etc.) des Textes k
nnen Sie
ndern.
[ohne Abs. / mit Abs.] - Mit dP
em Auswahlfeld steuern Sie, ob der Absender im Briefkopf erscheint oder nicht. Zwei Werte stehen zur Auswahl (
ohne Absender
mit Absender
[Textwahl] - Das Programm bietet die M
glichkeit vordefinierte TeQ
xte einzulesen. Die Textbausteine m
ssen in der Datei
Texte
eingegeben werden (Brief & Fax Text 1 - 20). Dann brauchen Sie im Feld [Textwahl] nur noch den gew
nschten Text ausw
hlen. Er wird automatisch eingeR
lesen. Die Bezeichnungen in [Textwahl] m
ssen mit denen in der Datei
Texte
bereinstimmen.
Achtung! Texte, die bereits im Textfeld eingetragen sind, werden durch einen neuen Text einfach
berschrieben und sief oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
nd unwiderruflich verloren.
[Kategorie] - Ihre Schreiben (Briefe und Faxe) k
nnen Sie bestimmten Kategorien zuordnen. Damit erleichtern Sie sich eine sp
tere Suche. Mit der Taste < i > hinter der FeldbezeichnuT
ng rufen Sie den Index auf und erhalten Einblick in bereits angelegte Kategorien.
[DokumentNr] - Eine fortlaufende Dokument-Nr. wird automatisch eingetragen. Sie kann ge
ndert werden (aber nicht sinnvoll), mu
jedoch immer eindeutig sein. D.h. es darf kein Wert doppelt vorkommen.
[Adre
Nr] - Wenn man vom Adre
modul kommt und im Hauptmen
die Taste <Brief*> oder <Fax*> dr
ckt, wird die Adre
Nr automatisch eingetrageV
n. Sie entspricht der Adre
Nr im Adre
modul.
Haben Sie einen neuen Datensatz ohne Anschrift vor sich, so k
nnen Sie eine Anschrift erhalten, in dem Sie hier eine bekannte Adre
Nr einsetzen oder mit Hilfe der ef oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
Taste < ? > eine Nummer aus der Adre
datei
bertragen.
Bei Bet
tigung der kleinen Pfeiltaste vor dem Feld schaltet das Programm zur Adre
datei und ruft die zur Adre
Nr passende Adresse auf.
<Fax> - Sie sind gX
erade dabei einen Brief zu schreiben und Ihnen f
llt ein, da
Sie doch lieber ein Fax schicken m
chten. Mit der Taste <Fax> k
nnen Sie den vorliegenden Brief in ein Fax umwandeln. Das Schreiben ist von nun an eY
in Fax.
schen> - L
scht nach Best
tigung den aktuellen Brief. Er ist unwiderruflich verloren.
Achtung! Wenn vor dem gel
schten Datensatz ein Fax steht, so sehen Sie nach dem L
schvorgang ein Fax im BrieflZ
ayout. Dies ist nicht weiter tragisch, schalten Sie einfach zum Listenlayout.
<Neu> - Legt einen neuen Datensatz an und tr
gt die Dokumentart (Brief oder Fax) ein.
ttern> - Ein Datensatz vor bzw. zur
ckblef oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
ttern. Das Layout wird an die Art des Schreibens angepa
t (Brief oder Fax).
<Ansicht> - Schaltet zum Layout {D Brief}, das dem Druckbild
hnelt und aus dem man den Druck starten kann.
. zur
ckblef oder e
endet.
<Sortiername> - F
r jeden Datensatz l Layout {Fax}
4.4
xtbausteine
4.2 Layout {Brief}E
4. Modul Brief & FaxH
4.2 Layout {Brief}
4. Modul Brief & Fax
4.3 Layout {Fax}
r ein Fax stehen Ihnen ebenfalls ca. 10 Seiten zur Verf
gung. Die Anzahl der Seiten k
nnen Sie im Druckbild (Taste <Seitenansicht>) ersehen.
[Fax-Nr.] - [Fax-Nr.] ist ein Formelfeld und ist nicht editierbar. Es zeigt die Faxnummer des Adressaten und ist abh
ngig von der Einstellung unter [Fax Auswahl].
[Fax Auswahl] - Aus der Adre
tei werden die Nummern aus [Telefax 1] und [Telefax 2] sowie ggf. die Faxnummer des markierten Ansprechpartners
bernommen. Somit stehen maximal drei Werte zur Auswahl: Fax 1, Fax 2, Fax AP. Den Wert, den Sie mE
arkieren, erscheint im Feld [Fax-Nr.] und ist die Zielnummer Ihres Faxes (erscheint beim Druck im Briefkopf).
<Brief> - Analog der <Fax>-Taste im Layout {Brief}, wandelt diese Taste das Fax in einen Brief um.
4.3 Layout {Fax}E
4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
4.4 Layout {Suchen}
Mit der Taste <Suchen> in verschiedenen Layouts aktivieren Sie den Suchmodus und gelangen ins Layout {Suchen}. Sie haben die M
glichkeit Dokumente, die bestimmte Kriterien erf
llen, zu sucB
hen.
Tragen Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein, und starten Sie mit der Taste <Suchen> oder der Return-Taste. Nach der Suche bleiben Sie im Layout {Suchen}, befinden sich aber im Bl
ttern-C
Modus. Anstelle aller Dokumente sind nur die Dokumente aufgerufen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Dies kann man im Statusbereich am linken Bildrand erkennen. Unter
Datens
steht die AnzahlD
aller eingegebenen Datens
tze und unter
Gefunden
die Anzahl der Dokumente, die die Kriterien erf
llen.
Findet FileMaker keine Dokumente, so erscheint die Meldung
Keine Datens
tze vorhanden.
Mit
Abbreche4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
haben Sie die M
glichkeit die Suche zu beenden (mit der Taste <Suchen> kann man den Suchmodus anschlie
end wieder aktivieren). Mit
Suchabfrage
ndern
bleibt der Suchmodus aktiviert und Sie k
nnen die SuchkF
riterien
ndern.
Geben Sie in mehrere Felder ein Suchkriterium ein, so handelt es sich um eine logische Und-Verkn
pfung. Jede gefundene Rechnung mu
dann alle eingegebenen Kriterien erf
llen. Eine Oder-Verkn
fung realisieren Sie mit der <Oder>-Taste.
Nach einer Suche sind nur die gefundenen Dokumente verf
gbar. Mit der Taste <Alle aufrufen> in einem der anderen Layouts kann man alle Rechnungen wieder aufrufen. DieH
Datens
tze liegen dann in der Reihenfolge ihrer Eingabe vor.
Weitere Einzelheiten (z.B. Anwendung von Operatoren) finden Sie in Ihrem FileMaker-Handbuch.
< i > - Zeigt den Index (alle eingetragenen Werte) de4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
s Feldes bei der Cursorposition. Doppelklicken Sie einen Wert aus dem Index, wird er in das Feld
bernommen.
<Suchen> - Startet den Suchvorgang. Alternativ kann die Suchen-Taste am linken Bildrand oder die RetJ
urn-Taste bet
tigt werden.
<Erneut> - Die letzte Suchabfrage erscheint und kann ge
ndert werden. Die Taste ist u.a. hilfreich eine Suche n
her abzugrenzen. Erg
nzen Sie die Suchabfrage einfach durch weitere KK
riterien und starten den Suchvorgang nochmals.
<Oder> - Mehrere Suchabfragen k
nnen
ber die <Oder> - Taste miteinander verkn
pft werden. Man kann die <Oder> - Taste auch dr
cken, bevor man <Suchen> dr
ckt. DiL
e einzelnen Abfragen liegen dann wie Datens
tze vor. Man kann zwischen Ihnen bl
ttern und sie editieren. Hat man die gesamte Suchabfrage zusammengestellt, startet man die Suche mit der Taste <Suchen>.
Achtung!4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
Die <Oder> - Taste nur bet
tigen, wenn der Suchmodus aktiv ist oder bereits eine Abfrage erfolgt ist. Ansonsten wird der aktuelle Datensatz dupliziert.
Bei Layoutwechsel wird der Suchmodus jeweils abgebrochenN# und der Bl
ttern-Modus aktiviert.
4.4 Layout {Suchen}E
4. Modul Brief & FaxH
4.4 Layout {Suchen}
4. Modul Brief & Fax
4.5 Layout {Liste}
Im Layout {Liste} sind alle aufgerufenen Datens
tze (Schriftst
cke) einzeilig aufgelistet. Das Listenlayout erm
glicht damit einen besseren
berblick
ber Ihre Schreiben. Eine Liste mit den<Suchen>.
Achtung!4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
wichtigsten Informationen der Schriftst
cke kann man
ber die Taste <Ansicht> ausdrucken.
[Sortiername] - Es handelt sich um ein Formelfeld, das aus den Feldern [Firma, Zuname] und [Vorname] in der Adre
dateiC
zusammengesetzt ist. Weitere Informationen finden Sie in Kap. 3.7.
Auf dem Feld ist f
r jeden Datensatz eine Taste plaziert. Klicken Sie eine Taste, so schaltet das Programm in das gew
hlte Schriftst
rt] - Formelfeld und nicht editierbar. Es kennzeichnet die Art des Schreibens (Brief oder Fax).
[Betreff] - Der Betreffanfang der aufgelisteten Schriftst
cke ist direkt zu sehen. Mit einem Klick auf das Feld eE
rscheint der gesamte Betreff.
[Kategorie] - In der Liste haben Sie einen besseren
berblick bei der Vergabe von Kategorien. Die kleine Taste zeigt den Index des Feldes.
[Datum] - Das Erstellungsdatum wird ang4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
ezeigt.
<Ansicht> - Die Liste kann auch ausgedruckt werden. Zun
chst erscheint die Drucken-Dialogbox, wo Sie
Alle aufgerufenen Datens
(ist voreingestellt) anw
hlen sollten.
4.5 Layout {Liste}E
4. Modul Brief & FaxH
4.5 Layout {Liste}
4. Modul Brief & Fax
4.6 Layout {D Brief}
Vom Layout {Brief} gelangen Sie
ber die Taste <Ansicht> in das Layout {D Brief}. Das Schreiben
hnelt jetzt dem Druckbild. Nur die Felder, die gedruckt werden, sind im Layout plaziert. DFeldes.
[Datum] - Das Erstellungsdatum wird ang4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
er Text kann auch hier editiert werden.
In diesem Layout ist ein zus
tzliches Textfeld plaziert. Es liegt unter dem gro
en Textfeld an der rechten Seite. Am rechten Rand kann man es anklicken. Gibt man Text eiC
n, so wird er rechtsb
ndig geschrieben (z.B. f
r Preise).
<Drucken> - Mit der Taste <Drucken> starten Sie den Druckvorgang; die Drucken-Dialogbox erscheint. Normalerweise drucken Sie nur einen Brief, achten SiD
e deshalb auf die Einstellung
Aktuellen Datensatz drucken
(ist voreingestellt). Die Kopfzeile und die Tastensymbole werden nicht gedruckt.
<Eingabe> - Die Taste <Eingabe> bringt Sie zur
ck ins Layout {BriefE
<Seitenansicht> - Mit der Taste <Seitenansicht> k
nnen Sie das exakte Druckbild einsehen. Mit <Fortfahren> gelangen Sie zur
ck in den Bl
tternmodus und k
nnen den Datensatz drucken.
Bei Dr
cken von <Seite4. Modul Brief & FaxH
4.3 Layout {Fax}
4. Modul Brief & Fax
ayout {Fax}
4.4
xtbausteine
nansicht> wird der aktuelle Datensatz ausgew
hlt (nur der aktuelle Datensatz ist aufgerufen). Eine eigene Auswahl von Datens
tzen geht deshalb verloren. Um alle Datens
tze verf
gbar zu machen, dr
cken Sie <AlleG
aufrufen>.
4.6 Layout {D Brief}E
4. Modul Brief & FaxH
4.6 Layout {D Brief}
4. Modul Brief & Fax
4.7 Layout {D Fax}
Mit der Taste <Ansicht> schalten Sie in das Layout {D Fax}. Im Kopfbereich steht auf allen Seiten neben dem Wort
Telefax
die Seitenangabe, das Erstellungsdatum und die Erstellungszeit. DiB
e Angaben sind mit einer dicken Linie gegen den eigentlichen Text abgetrennt. Auf der ersten Seite erscheint zus
tzlich Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
Druckansicht (Taste <Seitenansicht>) zu erkennen.
[Seitenangabe] - (z.B. 1 von 4) Die Gesamtzahl der Seiten (im Beispiel die Zahl 4) mu
man selbst eingeben. Die erste Zahl (Seitennumerierung) erstellt das ProD
gramm selbstt
tig. Die korrekte Seitennumerierung ist nur auf der Druckausgabe oder in der Seitenansicht zu sehen.
[Erstellungsdatum] - Das Datum erzeugt das Programm automatisch. Nachtr
gliche
nderungen sindE
glich.
[Erstellungszeit] - Wie das Datum wird auch die Erstellungszeit vom Programm eingetragen und kann bei Bedarf ge
ndert werden.
[Anschrift Fax] - Im Vergleich zum Brief erscheint die Anschrift ohne LeF
erzeile zwischen Stra
e und Ort. Au
erdem ist an die Anschrift die Faxnummer des Adressaten geh
ngt. Die Faxnummer ist abh
ngig vom Feld [Fax Auswahl].
[Absender Fax] - Rechts neben der Anschrift ist der Absenh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
der positioniert. Es wird automatisch der Wert aus Ihrer Standarddatei (Voreinstellungen) eingesetzt. Den eingesetzten Wert kann man nachtr
glich editieren.
Die anderen Felder wurden bereits in Kap. 4.6 beschH rieben.
4.7 Layout {D Fax}E
4. Modul Brief & FaxH
4.7 Layout {D Fax}
5. Modul Angebot
5. Modul Angebot
Layouts
{Eingabe}
{Positionen}
{Liste}
{Suchen}
{D Eingabe}
{D Eingabe XL}
{D Liste}
In diesem Kapitel sind nur die Felder und Tasten beschrieben, die im Angebotsmodul anderst sindder Fax] - Rechts neben der Anschrift ist der Absenh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
als im Kundenmodul. Die Beschreibungen der Tasten im Layout {Men
} finden Sie in Kapitel 7.2. Die Beschreibungen f
r die Tasten und Felder im Layout {Eingabe} finden Sie in Kapitel 7.3. Die allgemein g
ltigen C
Tasten der Fu
zeilen wurden bereits in Kapitel 1. erl
utert.
Im Gegensatz zum Kundenmodul (nur Einleitungstext definierbar) k
nnen Sie in den Modulen Angebot und Auftragsbest
tigung einen Einleitungstext (kleiD
ne Schriftgr
e) und einen Schlu
text eingeben. Der Schlu
text erscheint in Standardschriftgr
e (9 Pkt.).
Im Modul Angebot kann man max. 18 Positionen eingeben.
[Nummer] - Angebotsnummer. Sie ist zusammengE
esetzt aus dem Erstellungsjahr und einer fortlaufenden Seriennummer. Sie wird automatisch eingetragen und ist nicht ver
nderbar. Die Nummer steht in keinem Zusammenhang mit der Rechnungsnummer im Kundenmodul.
h Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
[Datum] - Das Erstellungsdatum des Angebots wird automatisch eingetragen und kann ge
ndert werden.
[Lieferkonditionen] - Es stehen verschiedene Werte zur Auswahl. Der Wert wird in nachfolgende Module
bernommeG
n (Auftragsbest
tigung, Kunden, Lieferschein).
[Zahlungskonditionen] - Es stehen verschiedene Werte zur Auswahl. Der Wert wird in nachfolgende Module
bernommen (Auftragsbest
tigung, Kunden). Die ZahlungskondiH
tionen k
nnen in der Adre
datei (Layout {Finanzdaten}) auch individuell f
r jeden Kunden festgehalten werden.
[Versandart] - Feld existiert nur im Angebotsmodul.
[Lieferzeit] - Feld existiert nur im AngebotsI
modul. Tragen Sie die voraussichtliche Lieferzeit ein.
Daten
bergabe - Um nicht die gleichen Eingaben (Positionen) in anderen Modulen vornehmen zu m
ssen, k
nnen die Daten exportiert werden. Je nachdem welcheh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
Taste Sie dr
cken, exportieren Sie die Daten zur Auftragsbest
tigung oder zum Kundenmodul.
bergeben zu] - Der Wert wird automatisch eingetragen. Sie k
nnen sehen, in welches Modul das Angebot
bergeben wurdK
e (entweder Auftragsbest
tigung oder Kunden).
<Export zu Auftrbest.> - Die Daten aus dem Angebot werden zur Auftragsbest
tigung
bergeben. In das Feld [
bergeben zu] wird der Wert
Auftragsbest.
eingetragen.
Die Daten erscheinen in der Auftragsbest
tigung wie sie im Angebot vorliegen. D.h. ge
nderte Werte (im Vergleich zu den Angaben aus der Artikeldatei) bleiben auch in der Auftragsbest
tigung ge
ndert.
<ExportM
zu Kunden> - Die Daten aus dem Angebot werden zur Rechnung (Modul Kunden)
bergeben. In das Feld [
bergeben zu] wird der Wert
Kunden
eingetragen.
<Auftrbest.>, <Kunden> - Mit den kleinen Pfeiltasten vor deh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
n Texten
Auftrbest.
und
Kunden
schalten Sie direkt zu der zugeh
rigen Auftragsbest
tigung bzw. Rechnung (sofern sie bereits angelegt ist, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung).
5. Modul Angebot
6. Modul Auftragsbest
tigung
ten vor deh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
6. Modul Auftragsbest
tigung
Layouts
{Eingabe}
{Positionen}
{Liste}
{Suchen}
{D Eingabe}
{D Eingabe XL}
{D Liste}
In diesem Kapitel sind nur die Felder und Tasten beschrieben, die im Modul AuftragsB
tigung anderst sind als im Kundenmodul. Die Beschreibungen der Tasten im Layout {Men
} finden Sie in Kapitel 7.2. Die Beschreibungen f
r die Tasten und Felder im Layout {Eingabe} finden Sie in Kapitel 7.3.C
Die allgemein g
ltigen Tasten der Fu
zeilen sind bereits in Kapitel 1. erl
utert.
Im Modul Auftragsbest
tigung kann man max. 18 Positionen eingeben.
[Versandtermin] - Nur in diesem Modul k
nnen Sie diesen TeD
rmin angeben.
Daten
bergabe - Um nicht die gleichen Eingaben (Positionen) im Modul Kunden vornehmen zu m
ssen, k
nnen die Daten ins Kundenmodul exportiert werden.
bergeben zu] - Der Wert wird automatisch eh Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ingetragen. Die Auftragsbest
tigung kann nur in das Modul Kunden
bergeben werden. Falls dies geschehen ist, erscheint im Feld [
bergeben zu] das Wort
Kunden
[Angebot Nr.] - Wenn die Auftragsbest
tigung ausF
dem Angebotsmodul
bernommen wurde, erscheint hier die Angebotsnummer. Um Fehler zu vermeiden, sollte die Nummer auf keinen Fall ge
ndert werden.
<Export zu Kunden> - Die Daten aus dem Angebot werden zur RecG
hnung (Modul Kunden)
bergeben. In das Feld [
bergeben zu] wird der Wert
Kunden
eingetragen.
Die Daten erscheinen in der Rechnung wie sie in der Auftragsbest
tigung eingegeben wurden. D.h. ge
nderte Werte (H
im Vergleich zu den Angaben aus der Artikeldatei) bleiben auch im Kundenmodul ge
ndert. Ausgenommen davon ist die Rechnungsanschrift. Sie wird im Kundenmodul aus der Adre
datei angefordert.
<Angebot>, <Kunden>h Anschrift und Absender.
Die Seitenumbr
che und die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
- Mit den kleinen Pfeiltasten vor den Texten
Angebot
und
Kunden
schalten Sie direkt zu dem zugeh
rigen Angebot bzw. der Rechnung (sofern sie bereits angelegt ist, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung)J
6. Modul Auftragsbest
tigung
7. Modul Kunden
7. Modul Kunden
7.1 Einf
hrung Kundenvorg
Zur Verwaltung der Kundenvorg
nge stehen Ihnen die Dateien Angebot, Auftragsbest
tigung, Kunden und Lieferschein zur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
MaD Umsatz 1}
{D Umsatz 2}
{D Umsatz 3}
Lesen Sie zur weiteren Einf
hrung bitte auch Kapitel 7.2.
7.1 Einf
hrung Kundenvorg
7. Modul KundenH
7.1 Einf
hrung Kundenvorg
20 Positionen einzugeben. In den anderen Modulen (Angebot, Auftragsbest
tigung) stehen 18 Positionen bereit. Im Layout {Eingabe} sinE
d jeweils nur 3 Positionen zu sehen. Durch Klicken auf die Kopfzeile - direkt
ber den Positionen - gelangt man ins Layout {Positionen}, in dem alle 20 Positionen angeordnet sind. Wiederum mit einem Klick auf dzur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ei mehrzeiligem Ausdruck das Dokument bis zu drei Seiten lang ist, hat man das Problem des korrekten Seitenumbruchs. Die Layouts sind f
r einen StyleWriter II - Drucker erstellt. Wenn Sie einen anderen Drucker haben, sollten die Layouts {D Eingabe XL}, wie in Kapitel 4.6 beschrieben, angepasst werden. (Die Felder in den Layouts {D Eingabe XL} sind gruppiert, damit Sie die Layouts einfacher anpassen k
nnen.) Alternativ k
nnten Sie auch Leerzeilen (mittels Leerzeichen) einf
gung. Leerzeilen werden beim Drucken eliminiert, so da
die Artikel direkt nacheinander aufgelistet sind. Sobald ein Zeichen (auch ein Leerzeichen) in einer Zeile steht, bleibt die Zeile beim Druck erhalten.
Wir haben mit den Layouts {D Eingabe XL} in jedem Modul die M
glichkeit geschaffen, Artikelbezeichnungen auch mehrzeilig zu drucken. Mit dem Layout {D Eingabe XL} k
nnen bis zu 5 Zeilen pro Artikel gedruckt werden. Leerzeilen werden auch in diesem Layout unterdr
ckt. Mit Hi
lfe des Scriptes
zu Layout {D Eingabe XL}
schaltet das Programm in das Layout. Sie haben zwei M
glichkeiten das Script zu starten. Zum einen w
hlen Sie das Script unter dem Men
punkt Spezial von FileMaker oder Sie bet
tigen Befehlstaste-1 (Strg-1).
Wenn Sie mehrzeilige Artikelbezeichnungen w
nschen, m
ssen Sie diese in der Artikeldatei auch mehrzeilig eingeben. Direkt sichtbar ist aber nur ein Teil der Bezeichnung. Sobald man in das Feld klickt, erscheint jedoch der gesamte Text.
nzelnen Positionen), die im neuen Lieferschein erscheinen sollen und dr
cken Sie im Layout {Eingabe} die Taste <Lieferschein>.
Wenn Sie wie beschrieben vorgehen, haben Sie den Vorteil die Rechnung nicht versehentlich zu vergessen und bei Bedarf Sammelrechnungen zu erstellen. Sie k
nnen den n
chsten Auftrag in die gleiche (zur
ckgestellte) Rechnung schreiben und nur die notwendigen Posten mit Hilfe der Markierungsfelder in den Lieferschein
bergeben. Umgekehrt ist es nicht m
glich, Liefer
scheinposten in die Rechnung zu
bertragen.
Wenn Sie sp
ter die Rechnung f
r den oder die Lieferscheine drucken wollen, sollten Sie nicht vergessen, die Zur
ckstellung aufzuheben (leeren Wert im Feld [Vermerk] ausw
hlen) und das aktuelle Rechnungsdatum einzugeben.
Drucken - Wie in Kapitel 1. beschrieben, gelangen Sie mit Hilfe der Taste <Ansicht> in ein Drucklayout, aus dem Sie die Dokumente drucken k
nnen. Die Ausgabe erfolgt einzeilig, d.h. f
r jede Position steht lediglich eine Zeil
nnnen auch direkt das Modul Kunden aktivieren und eine Rechnung erstellen.
Es ist nicht m
glich, z.B. mehrere Angebote in eine Rechnung zu
bertragen. Wollen Sie eine Sammelrechnung erstellen, m
ssen weitere Posten im Kundenmodul einzeln eingegeben werden. Um die M
glichkeiten des Programmes optimal auszunutzen, sollte deshalb f
r jeden Auftrag eine Rechnung erstellt werden.
Lieferschein - Programmtechnisch bedingt ist vorgesehen einen Lieferschein erst zu erstellen, nachdem die Rechnu
ng geschrieben ist. Die Lieferscheinerstellung wird aus dem Kundenmodul gestartet. F
r den Fall, da
ein Lieferschein gew
nscht wird, bevor eine Rechnung existiert, sollte wie folgt vorgegangen werden:
Legen Sie zun
chst trotzdem eine neue Rechnung an und tragen Sie die gew
nschten Positionen ein. Zur Kennzeichnung und um die Rechnung vom Mahnwesen auszuschlie
en, w
hlen Sie im Feld [Vermerk] im Layout {Verwaltung} den Wert
ckst.
. Markieren Sie die Posten (im Markierfeld vor den ei
20 Positionen angeordnet sind. Wiederum mit einem Klick auf die Kopfzeile gelangt man zur
ck. Leerzeilen zwischen den Positionen werden beim Druck entfernt.
Standardm
ig ist die Eingabe der Positionen einzeilig vorgesehen. Mit Hilfe des Scriptes
zu Layout {Eingabe XL}
gelangen Sie in ein Layout, in dem Sie Artikelbezeichnungen auch mehrzeilig eingeben und drucken k
nnen. Weitere Infos finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.
Ablauf - Der Ablauf (Reihenfolge) eines Kundenvorgangs
ist wie folgt gedacht: 1. Angebot, 2. Auftragsbest
tigung, 3. Rechnung (Kunden), 4. Lieferschein erstellen. Die Positionen (z.B. Angebotspositionen) eines Schreibens k
nnen deshalb nur in angegebener Reihenfolge in das darauffolgende Modul
bergeben werden. D.h. es ist m
glich, die Positionen aus einem Angebot zu der Auftragsbest
tigung zu
bertragen; der umgekehrte Weg ist nicht m
glich.
rlich m
ssen Sie nicht f
r jeden Vorgang Angebot, AB, Rechnung und Lieferschein schreiben. Sie k
7. Modul Kunden
7.1 Einf
hrung Kundenvorg
Zur Verwaltung der Kundenvorg
nge stehen Ihnen die Dateien Angebot, Auftragsbest
tigung, Kunden und Lieferschein zur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebaut. Um Wiederholungen zu vermeiden, werden die Felder und Tasten
berwiegend am Beispiel des Kundenmoduls beschrieben. Von den anderen Modulen werden nur die verf
gbaren Layouts aufgelistet und die Unterschiede zum Kundenmodul erkl
rt. Machen Sie sich deshalb zun
chst mit dem Kundenmod
ul vertraut. In Kapitel 7.2 sind die Tasten im Layout {Men
} beschrieben. Kapitel 7.3 befa
t sich mit den Tasten und Feldern in den Eingabelayouts.
In den Modulen Kunden und Lieferschein haben Sie die M
glichkeit 20 Positionen einzugeben. In den anderen Modulen (Angebot, Auftragsbest
tigung) stehen 18 Positionen bereit. Im Layout {Eingabe} sind jeweils nur 3 Positionen zu sehen. Durch Klicken auf die Kopfzeile - direkt
ber den Positionen - gelangt man ins Layout {Positionen}, in dem alle
7. Modul Kunden
7.2 Layout {Men
Anlegen einer neuen Rechnung - Ausgangspunkt aller Aktionen ist die Adre
datei. Es wird davon ausgegangen, da
die Adresse, an die die Rechnung geschickt werden soll, bereits im Adre
modul eB
xistiert. Ansonsten sollte sie zun
chst eingegeben werden. Sie haben verschiedene M
glichkeiten eine neue Rechnung anzulegen.
a) Im Adre
modul suchen Sie die gew
nschte Adresse.
ber die Tasten <Hauptmen
> und neuen Rechnung - Ausgangspunkt aller Aktionen ist die Adre
datei. Es wird davon ausgegangen, da
die Adresse, an die die Rechnung geschickt werden soll, bereits im Adre
modul eB
xistiert. Ansonsten sollte sie zun
chst eingegeben werden. Sie haben verschiedene M
glichkeiten eine neue Rechnung anzulegen.
a) Im Adre
modul suchen Sie die gew
nschte Adresse.
ber die Tasten <Hauptmen
> undst werden. (Die Fzur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
<Kunden> gelangen Sie ins Hauptmen
des Kundenmoduls. Dr
cken Sie hier die Taste <Neu*> und Sie erhalten eine neues leeres Rechnungsformular. Die in der Adre
datei gesuchte Adresse mit den zugeh
rigen Daten (SD
kontofrist, Zahlungsfrist, Mahnfristen, Zahlungsweise, etc.) wird automatisch eingetragen. Beachten Sie, da
aus dem Adre
modul - je nach Einstellung im Layout {Finanzdaten} - die Standardadresse oder eine spezE
ielle Rechnungsanschrift
bergeben wird.
b) Kennen Sie die Kundennummer des Adressaten, k
nnen Sie im Rechnungsmodul mit der Taste <Neu> sofort eine neue Rechnung anlegen (ohne in der Adre
datei die Adresse zuF
suchen). Eine Adresse wird zun
chst nicht in die leere Rechnung eingetragen. Erst wenn Sie die bekannte Kundennummer eintragen, erscheint die zugeh
rige Rechnungsanschrift im Adre
feld.
c) Sie legen mit der Tzur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
aste <Neu> einen neuen Datensatz an, suchen mit Hilfe der Taste <?> im Layout {Eingabe} eine Adresse in der Adre
datei und
bertragen sie in den neuen Datensatz.
d) Durch Bet
tigen der Tasten <Export zu KundenH
> in den Modulen Angebot bzw. Auftragsbest
tigung legen Sie im Kundenmodul automatisch eine neue Rechnung an und
bertragen die Daten aus dem Angebot bzw. der Auftragsbest
tigung in die neue Rechnung. Die RechI
nungsanschrift und die individuellen Daten (Skontofrist, ...) werden dabei aus der Adre
datei eingelesen.
Suchen einer Rechnung - Wollen Sie keine neue Rechnung anlegen, sondern eine bereits existierende suchJ
en, so haben Sie zwei M
glichkeiten. Sie dr
cken die Taste <Liste>, bl
ttern durch die Liste und dr
cken anschlie
end auf die gew
nschte Taste, um ins Eingabelayout zu gelangen. Oder Sie dr
cken <Suchen> und gezur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ben im Suchenlayout charakteristische Merkmale der gesuchten Rechnung ein.
Tasten f
r den Dateiwechsel im Layout {Men
<Angebot> - Schaltet ins Men
des Programmoduls
Angebot.fm
<Auftragsbest.> - SchalL
tet ins Men
des Programmoduls
Aufbest.fm
<Kunden> - Schaltet ins Men
des Programmoduls
Kunden.fm
<Lieferschein> - Schaltet ins Men
des Programmoduls
Liefsch.fm
<Hauptmen
> - Schaltet ins HauptmenM
des Programmoduls
Adressen.fm
Die Taste f
r die Datei in der man sich gerade befindet ist dunkel hinterlegt und erscheint gedr
ckt. Da man sich bereits in der Datei befindet, hat das Dr
cken der Taste keiN
ne Auswirkung.
Tasten in der zentralen Box im Layout {Men
}. Die Tasten sind in jedem Programmodul verf
gbar. Je nach Modul sind zus
tzliche Funktionen m
glich. Diese werden sp
ter beschrieben.
<Neu> - Erzeuzur Verf
gung. Die Module sind
hnlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
gt einen neuen Datensatz. Wenn Sie in der Angebotsdatei sind, legt die Taste eine neues Angebot an. Wenn Sie sich im Lieferscheinmodul befinden, wird ein neuer Lieferschein erstellt. Die Taste sollten Sie nur bP
enutzen, wenn Sie die Kundennummer des Adressaten kennen oder mit Unterst
tzung der Taste < ? > im Layout {Eingabe} eine Adresse suchen und eintragen.
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
7.2 Layout {Men
7. Modul KundenH
7.2 Layout {Men
7. Modul Kunden
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
7.3 Layout {Eingabe}
[ohne Abs. / mit Abs.] - Mit dem Auswahlfeld steuern Sie, ob der Absender im Briefkopf erscheint oder nicht. Zwei Werte stehen zur Auswahl (
ohne Abs.
mit Abs.
). Bei Anlegen eines neuB
en Datensatzes ist kein Wert gew
hlt. Den Absender k
nnen Sie in der Adre
datei (im Layout {Anschrift pr
fen}) f
r jede Adresse individuell angeben. Er wird automatisch in das Kundenmodul eingelesen und kann hiC
er nicht mehr ge
ndert werden.
[Rechnung / Gutschrift] - W
hlen Sie aus dem Aufklappmen
die Belegart (Rechnung oder Gutschrift). Bei Anlegen einer neuen Datensatzes ist standardm
Rechnung
eingestellt.
[Rechnungsanschrift] - Die Anschrift wird automatisch eingetragen und kann ge
ndert werden (auch der Schriftstil z.B. PLZ und Ort in Fettdruck). Sie ist mit der Kunden-Nr. gekoppelt. Die Adresse eines Kunden bi
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
tte nicht hier, sondern im Adre
modul eintragen und mit den entsprechenden Tasten (<Hauptmen
>, <Kunden>, <Neu*>) in die Rechnung
bernehmen.
Mit der Taste <?> kann man schnell eine Adresse aus der Adre
dateiF
in eine neue Rechnung eintragen. Die Adresse mu
rlich ebenfalls bereits in der Adre
datei abgelegt sein.
er der Standardanschrift kann auch eine spezielle Rechnungsanschrift aus der Adre
datei in das G
Rechnungsmodul
bernommen werden. Dazu mu
die Rechnungsanschrift im Layout {Finanzdaten} eingetragen und das zugeh
rige Markierungsfeld angekreuzt sein.
Bei der Daten
bergabe aus einem anderen Modul (z.B. AngH
ebot) wird die Anschrift nicht
bergeben. Die Rechnungsanschrift wird normalerweise aus der Adre
datei
geholt
. (Eine Ausnahme ist, wenn Sie die Anschrift manuell eingetragen haben, ohne die Adresse in der Adr
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
datei abzulegen.)
Falls Sie die Adresse nicht in der Adre
datei vorhanden ist und Sie die Adresse auch nicht aufnehmen wollen (z.B. einmalige Rechnung), k
nnen Sie eine Adresse manuell in [RechnungsanschriftJ
] eingeben. Beachten Sie, da
Sie dann einige Daten selbst eingeben m
ssen (Zahlungsfrist, Skontofrist, Mahnfristen, ...), die normalerweise zusammen mit der Anschrift aus der Adre
datei
bernommen werden.
nden Nr.] - Wenn man vom Adre
modul kommt und im Hauptmen
die Taste <Neu*> dr
ckt, wird die Kunden-Nr. automatisch eingetragen. Sie entspricht der Adre
Nr im Adre
modul.
Haben Sie einen neuen Datensatz ohne L
Anschrift vor sich, so k
nnen Sie eine Anschrift erhalten, in dem Sie hier eine bekannte Kunden Nr. einsetzen oder mit Hilfe der Taste <?> eine Nummer aus der Adre
datei
bertragen.
Bei Bet
tigung der kleinen
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
Pfeiltaste schaltet das Programm zur Adre
datei und ruft die zur Kunden-Nr. passende Adresse auf.
[Nummer] - Die Rechnungsnummer, zusammengesetzt aus dem Erstellungsjahr und einer fortlaufende 4-stelligen ZahlN
, wird automatisch erzeugt und ist nicht ver
nderbar. Die Rechnungsnummer hat keinen Bezug zur Angebots- oder Auftragsbest
tigungs-Nr.
[Datum] - Das Rechnungsdatum wird beim Anlegen eines neuen Datensatzes autO
omatisch eingetragen und zwar das aktuelle Datum. Es kann ge
ndert werden, ein korrektes Format ist jedoch Bedingung.
[Status] - Formelfeld. Abh
ngig von anderen Feldwerten erscheinen die folgenden Meldungen: P
keine Meldung,
ckgest.
Strittig
Storno
Gutschr. offen
erledigt
offen
1. Mahnstufe
2. Mahnstufe
3. Mahnstufe
Mahnbescheid
nahme] - Formelfeld. Abh
ngig von an
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
deren Feldwerten erscheinen die folgenden Meldungen:
Gutschrift zahlen
1. Mahnung senden
2. Mahnung senden
3. Mahnung senden
Mahnbesch. veranl.
[Textwahl A] - Mit Hilfe dieses FelR
des lassen sich verschiedene Einleitungstexte (Anfangstexte) w
hlen. Sie erscheinen im Feld [Text A] und auf der Rechnung in kleiner Schrift oberhalb der Positionen. Die Texte m
ssen zuvor in der Textdatei defiS
niert sein. Die Bezeichnungen in der Textdatei m
ssen mit denen in [Textwahl A]
bereinstimmen. Wenn man einen neuen Datensatz anlegt, wird automatisch der Standardtext eingelesen.
[Bemerkungen] - Sie haben diT
glichkeit beliebigen Kommentar zu dem gesamten Kundenvorgang zu speichern. Mit der kleinen Taste bei
Bemerkungen
gelangen Sie in ein Layout, in dem das Bemerkungsfeld gro
dargestellt wird. Das Bemerkungs
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
feld existiert auch in den Programmteilen
Angebot
und
Auftragsbest
tigung
und wird ins Kundenmodul
bergeben.
[Ihre Bestellung] - Feld f
r die Eingabe von Bestellnummer, Bestelldatum und Kommissionsnummer.V
[Unsere Zeichen] - Geben Sie den Sachbearbeiter und evt. die Durchwahl an.
[Text A] - Je nach Einstellung im Feld [Textwahl A] erscheint hier der Einleitungstext. Er kann beliebig editiert werden. Falls Sie W
eine generelle
nderung w
nschen,
ndern Sie den Text bitte in der Textdatei (Texte.fm). Wenn Sie nicht alle vier Zeilen f
r den Einleitungstext ben
tigen, k
nnen Sie den Text mit einem Zeilenumbruch etwas nachX
unten schieben.
[Lieferkonditionen] - Textfeld. Es stehen verschiedene Lieferbedingungen zur Auswahl.
[Zahlungskonditionen] - Textfeld mit verschiedenen Werten zur Auswahl. Der Wert aus der Adre
datei (Layou
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
t {Finanzdaten}) wird eingesetzt. Es kann auch beliebig anderer Text eingetragen werden.
Wird
Barzahlung
hlt, erscheint auf der rechten Seite der Text
Betrag dankend erhalten
zur Quittierung der ZahluZ
Die Felder [Zahlungsbedingungen] und [Zahlungsbedingungen F] liegen
bereinander. Ist [Zahlungsbedingungen] leer, so wird [Zahlungsbedingungen F] angezeigt. Enth
lt [Zahlungsbedingungen] einen Wert, so wi[
rd [Zahlungsbedingungen F] ignoriert.
[Zahlungskonditionen F] - Formelfeld. Der automatisch erscheinende Text ist abh
ngig von den Feldwerten in [Skontosatz], [Skontofrist], [Zahlungsfrist] und [Skonto] im Lay\
out {Verwaltung}:
a) [Skonto] =
, [Skontosatz], [Skontofrist], [Zahlungsfrist] enthalten Werte (Zahlen): z.B.
mit 2% Skonto bis 20.12.94, ohne Abzug bis 30.12.94
b) [Zahlungsfrist] enth
lt eine Zahl und e
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ines der Skontofelder keinen Wert:
ohne Abzug bis 30.12.94
c) keines der Felder enth
lt einen Wert :
ohne Abzug nach Erhalt
[Betrag erhalten] - Sobald in [Zahlungsbedingungen]
Barzahlung
hlt ist, ers^
cheint auf der Rechnung unten rechts der Text
Betrag dankend erhalten
zur Quittierung.
Durchgehender Text - F
r den Fall, da
man Text in einer oder mehreren Zeilen durchgehend eintragen will, steht unter (_
hinter) den Feldern f
r die Einzelposten ein Textfeld (Wiederholfeld) zur Verf
gung. Text kann von links nach rechts durchgehend eingegeben werden. Am Ende der Zeile wird aber nicht automatisch umgebrochen, man`
in die n
chste Zeile klicken. Links von [P.] kann man die Felder anklicken. Um wieder Einzelposten einzugeben, klicken Sie irgendwo auf die graue Fl
che. Durchgehender Text sollte nat
rlich nur eingetragen
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
werden, wo sich dar
ber (davor) keine Einzelposten befinden. Ansonsten werden die Texte beim Drucken
berlagert. Der durchgehende Text wird nicht von einem Modul in ein anderes
bergeben.
Falls das Feld [Bezeb
ichnung] ausreichend Raum f
r Ihren Text (z.B. f
r die einzelnen Auftragsnummern einer Sammelrechnung) bietet, sollte man in dieses und nicht in das eben beschriebene Textfeld schreiben. Es hat den Vorteil, da
man mit Hilfe der Markierungsfelder die
bergabe in den Lieferschein steuern kann.
Rechnungspositionen - Es k
nnen max. 20 Rechnungsposten eingegeben werden. Von links nach rechts werden angegeben: Position,d
Anzahl, Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Zuschlag/Abschlag, Einzelpreis. Der Gesamtpreis wird vom Programm berechnet.
Da im Layout {Eingabe} nicht alle Positionen sichtbar sind, ist links neben den Eingabef
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
eldern ein Infofeld plaziert. In violetter Farbe gibt es Aufschlu
ber die Anzahl der eingegebenen Rechnungspositionen.
Leere Zeilen (ohne Eintragung) werden beim Drucken unterdr
ckt. Die anderen Zeilen werdef
n nach oben angepa
t. Wollen Sie aus z.B. Gr
nden der
bersicht mit Leerzeilen arbeiten, brauchen Sie nur ein Leerzeichen in eines der Felder eingeben. Diese Zeile wird dann nicht unterdr
[Markieren] - Vog
r den einzelnen Rechnungsposten sind Markierungsfelder (kleine Rechtecke) positioniert. Damit k
nnen Sie steuern, welche Posten in einen neuen Lieferschein
bernommen werden. Falls [Alle markieren] nicht angekrh
euzt ist, werden nur die Posten in den Lieferschein
bergeben, die angekreuzt sind.
[Alle markieren] - Es handelt sich um das violette Markierungsfeld am linken Ende der Kopfzeile (die Kopfzeile
ber den Posit
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ionen). Ist es angekreuzt, so werden alle Posten der Rechnung in den neuen Lieferschein
bernommen, unabh
ngig von Markierungen vor den einzelnen Posten. Standardm
ig ist das Feld angekreuzt.
[P.] - Geben Siej
die Positionsnummer an. Die Eingabe hat keinen Einflu
auf den Programmablauf.
[Anzahl] - Anzahl der Artikel angeben. Zur Berechnung des Gesamtpreises ist die Angabe zwingend erforderlich (z.B.
[ArtNr]k
- Eigene ArtNr (wie in Artikeldatei definiert) eintragen. Die Artikelnummer kann aus max. 8 alphanumerischen Zeichen (Ziffern oder Zahlen) bestehen.
[Bezeichnung] - Stimmt der in [ArtNr] eingetragene Wert mitl
einem in der Artikeldatei
berein, wird in das Feld [Bezeichnung] automatisch die zugeh
rige Bezeichnung aus der Artikeldatei eingetragen. Die Bezeichnung kann anschlie
end beliebig ver
ndert werden.
Falls di
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
e Daten aus einem anderen Modul
bertragen wurden (z.B. aus Auftragsbest
tigung), erscheint hier die (eventuell ge
nderte) Bezeichnung (wie in die Auftragsbest
tigung eingetragen).
%] - Zuschlag oder Abschln
ag. Sofern Sie in der Artikeldatei Mengenrabatte definiert haben, werden die Rabatte in Abh
ngigkeit von der Anzahl automatisch eingetragen. Da zwei Felder
bereinander liegen, sieht man den automatischen Rabato
t erst, wenn auf freie Fl
che im Layout geklickt wird.
In das Feld [
%] kann man jedoch auch manuell einen Prozentsatz eintragen. Dieser kann positiv (Zuschlag) als auch negativ (Rabatt) sein. Wird
eingegp
eben, ist der Zu- bzw. Abschlag nat
rlich gleich Null (die Null erscheint aber nicht im Ausdruck). Der manuell eingegebene Prozentsatz hat Priorit
t vor dem automatischen Rabatt. Bei der Berechnung des Gesamtpr
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
eises wird der Zu- bzw. Abschlag ber
cksichtigt.
Falls bei kleinen Mengen ein Zuschlag erfolgen soll, dieser jedoch nicht als +% auf der Rechnung erscheinen soll, kann man wie folgt vorgehen: Anzahl
angeber
n, Artikelnummer eintragen, Zuschlag eingeben, es erscheint der Gesamtpreis incl. Zuschlag, diesen kopieren und als Einzelpreis einsetzen, Zuschlag l
schen. Ergebnis: Im Einzelpreis ist bereits der Zuschlag ents
halten, es ist kein weiterer Zuschlag notwendig und der Zuschlag ist f
r den Kunden nicht direkt ersichtlich.
[Einzelpreis] - Der Einzelpreis wird automatisch eingetragen, falls die ArtNr mit einer ArtNr in det
r Artikeldatei
bereinstimmt. Manuelle
nderungen sind m
glich. Auch Gutschriften (negativer Einzelpreis) kann man eingeben.
[Gesamtpreis] - Formelfeld. Wird automatisch aus den folgenden Feldern berechnet: [A
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
nzahl], [
%], [Einzelpreis]. Formelfelder kann man nicht editieren.
[Nettobetrag] - Formelfeld. Es zeigt den Nettobetrag (= Summe der Gesamtpreise) der Rechnung an.
[MwSt.-Satz] - Mehrwertsteuersatz wird ausgv
ewiesen und kann ge
ndert werden. Bei Anlegen einer neuen Rechnung wird das Feld automatisch gem
den Einstellungen in der Adre
datei ausgef
llt. Der MwSt.-Satz gilt immer f
r alle Posten auf einer Rechnung.
tigen Sie verschiedene MwSt.-S
tze, m
ten Sie zwei Rechnungen schreiben.
[MwSt. Betrag] - Formelfeld. Die Mehrwertsteuer des Nettobetrages wird ausgewiesen.
[Endsumme] - Formelfeld. Bruttobetrag (Endsumx
me) = Nettobetrag + MwSt. Betrag
Daten
bergabe - Unterhalb der Kopfzeile sind Tasten und Felder plaziert, die Verbindungen zu anderen Kundenmodulen schaffen. Zum Thema Lieferschein erstellen, lesen Sie bitte
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
auch die Infos unter
Lieferschein
in Kapitel 7.1.
<Export zu Lieferschein> - Legt im Programmodul
Lieferschein
einen neuen Datensatz an und
bergibt die markierten Rechnungsposten. Siehe dazu die Feldbescz
hreibungen von [Markieren] und [Alle markieren] weiter oben in diesem Kapitel.
[Angebot Nr.] - Wenn Sie den vorliegenden Datensatz aus dem Angebotsmodul
bernommen haben, steht hier die Nummer des Angebots. Mi{
t der zugeh
rigen kleinen Pfeiltaste k
nnen Sie das Angebot aufrufen.
Falls das Angebot nicht oder nicht mehr (weil es inzwischen gel
scht wurde) im Angebotsmodul verf
gbar ist, erscheint eine Fehlermeldung.
[Auftragsbest. Nr.] - Wenn Sie den vorliegenden Datensatz aus dem Autragsbest
tigungsmodul
bernommen haben, steht hier die Nummer der Auftragsbest
tigung. Mit der zugeh
rigen kleinen Pfeiltaste k
nnen Sie die
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
Auftragsbest
tigung aufrufen.
[Lieferschein Nr.] - Lieferscheine haben die gleiche Nummer wie die zugeh
rige Rechnung. Sobald eine Nummer eingetragen ist, wurde ein Lieferschein geschrieben. Mit der zugeh
rige~
n kleinen Pfeiltaste rufen Sie alle Lieferscheine auf, die der aktuellen Rechnung zugeordnet sind (die gleiche Nummer aufweisen). Sie gelangen ins Listenlayout des Lieferscheinmoduls, damit Sie alle Lieferschei
ne sehen.
<Angebot>, <Auftragsbest.>, <Lieferschein> - Wie eben beschrieben, gelangen Sie mit den kleinen Pfeiltasten vor den Feldbezeichnungen in die zugeh
rigen Datens
tze im gew
nschten Modul.
Weitere Tas
ten - Die meisten Tasten in der Fu
zeile sind bereits in Kapitel 1. unter
Allgemeine Tastendefinitionen
beschrieben.
<Verwaltung> - Schaltet zum Layout {Verwaltung}.
<?> - Schaltet zur Adre
datei und aktivi
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
ert den Suchmodus. Wenn Sie mit der Taste <Neu> einen neuen Datensatz angelegt haben, k
nnen Sie mit Hilfe der Taste <?> eine Anschrift aus der Adre
datei
bernehmen. Suchen Sie die gew
nschte Adresse und kehre
n Sie mit der vorbereiteten Taste in die Kundendatei zur
ck. Hier brauchen Sie nur noch mit Command-V die Adre
Nr in das Feld [Kunden Nr.] einzusetzen. Die gew
nschte Adresse erscheint im Feld [Rechnungsanschri
ft]. Alle anderen in der Adre
datei individuell abgelegten Werte (Skontofrist, Zahlungsfrist, Mahnfristen, etc.) werden ebenfalls eingetragen.
<ArtNr> - Wie die Taste <?> vorgesehen ist, eine Anschrift aus der
Adre
datei zu
bertragen, k
nnen Sie mit Hilfe der Taste <ArtNr> einen Artikel in der Artikeldatei suchen und die kopierte ArtNr an die gew
nschte Position mit Command-V einsetzen. [Bezeichnung] und [Einzelpre
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
is] des gesuchten Artikels werden dadurch automatisch eingetragen.
<Positionen> - Die gesamte Kopfzeile
ber den Positionen ist als Taste definiert. Sie schaltet ins Layout {Positionen}.
[Einzelpre
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
nlich aufgebautd die Anzahl der Seiten sind in der exakten T
xtbausteine
7.3 Layout {Eingabe}E
7. Modul KundenH
7.3 Layout {Eingabe}
7. Modul Kunden
7.4 Layout {Verwaltung}
Die folgenden Felder sind bereits im Layout {Eingabe} beschrieben:
[Belegart] - Formelfeld. Die Belegart (Rechnung oder Gutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
en Feldern [Skontosatz], [Skontofrist], [Zahlungsfrist], [Frist 1. Mahnung], [Frist 2. Mahnung], [Frist 3. Mahnung], [Frist Mahnbescheid], [MwSt.-Satz] und [Zahlungsweise] werden aus der Adre
datei (FinanzdatenD
bernommen (sofern dort definiert). Sie k
nnen hier jederzeit ge
ndert werden.
[Skontosatz] - Geben sie den Skontosatz an, den Sie Ihrem Kunden einr
umen.
[Skonto gew
hren] - Legen Sie fest, ob Sie Skonto eE
umen oder nicht. Zwei Werte stehen im Men
zur Auswahl:
oder
. Bei Anlegen einer neuen Rechnung ist automatisch
ausgew
hlt. Im Feld [Betrag (n. Skonto)] erscheint der zu zahlende GesamtbetraF
g bei Ber
cksichtigung des Skontos. Das Feld [Skonto] hat auch Auswirkung auf die Zahlungskonditionen. Wenn hier
hlt ist, wird auch unter den Zahlungskonditionen kein Skonto gew
[Skontofrist] -Gutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
Geben Sie die Frist in Tagen an, innerhalb welcher Sie Skonto gew
hren.
[Skontoziel] - Formelfeld. Zeigt das Datum, bis zu welchem Tag Skonto gew
hrt wird.
[Betrag (n. Skonto)] - Formelfeld. Der Wert ist abH
ngig von der Einstellung im Feld [Skonto]. Wenn kein Skonto einger
umt wird, sind der [Bruttobetrag] und der [Betrag (n. Skonto)] identisch. Wird Skonto einger
umt ([Skonto] =
), so ist der [Betrag (n. SkI
onto)] = [Bruttobetrag] - [Skontobetrag]. Voraussetzung ist, da
ein Skontosatz angegeben ist.
[Zahlungsfrist] - Geben Sie die Zahlungsfrist in Tagen an. Nach Ablauf der Zahlungsfrist setzt das Mahnwesen ein (J
auch abh
ngig von [Frist 1. Mahnung]).
[Zahlungsziel] - Formelfeld. Zeigt das Datum, bis zu welchem Tag die Rechnung beglichen sein sollte.
[Datum 1. Mahnung] - Formelfeld. Beim Drucken der 1. Mahnung (im LayGutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
out {Mahnliste} mit der Taste <Mahnen>) wird das Mahndatum automatisch in dieses Feld eingesetzt. Sobald ein Datum in diesem Feld steht, wurde die 1. Mahnung gedruckt.
Achtung! Die Felder mit den Mahndatum k
nnen weder gel
scht noch ge
ndert werden. Sobald ein Datum eingetragen ist, gilt die Rechnung als gemahnt. F
r den Fall, da
z.B. Unregelm
igkeiten mit dem Drucker auftreten, kann am selben Tag (und nur an dieM
sem) die Mahnung mit Hilfe des Scriptes
heutige Mahnungen wiederholen
nochmals gedruckt werden. Weitere Informationen zum Mahnwesen finden Sie in Kapitel 7.6.
[Datum 2. Mahnung] - Formelfeld. Sobald die 2. MN
ahnung f
r eine Rechnung gedruckt wurde, erscheint hier der Tag der 2. Mahnung.
[Datum 3. Mahnung] - Formelfeld. Sobald die 3. Mahnung f
r eine Rechnung gedruckt wurde, erscheint hier der Tag der 3. Mahnung.
Gutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
[Datum Mahnbescheid] - Das Datum f
r den Mahnbescheid ist manuell einzugeben.
[Frist 1. Mahnung] - Die Felder f
r die Mahnfristen sind rechts neben den Datumsfeldern plaziert. Anzahl der Tage nach RechnungstelP
lung. Die Frist f
r die 1. Mahnung sollte gr
er oder gleich der Zahlungsfrist sein. Nach Ablauf dieser Frist ist die erste Mahnung f
llig (im Feld [Ma
nahme] erscheint
1. Mahnung senden
[Frist 2. MahnungQ
] - Anzahl der Tage nach dem Datum der 1. Mahnung. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die zweite Mahnung (in [Ma
nahme] erscheint
2. Mahnung senden
[Frist 3. Mahnung] - Anzahl der Tage nach dem Datum der 2. R
Mahnung. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die dritte Mahnung (in [Ma
nahme] erscheint
3. Mahnung senden
[Frist Mahnbescheid] - Anzahl der Tage nach dem Datum der 3. Mahnung. Nach Ablauf dieser Frist ist deGutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
r Mahnbescheid zu veranlassen (in [Ma
nahme] erscheint
Mahnbesch. veranl.
[Zahlweise] - Sie k
nnen festhalten, wie Ihr Kunde die Rechnungen begleicht. Einige Werte stehen in einer Aufklappliste zur Verf
ng. Sie k
nnen auch eigene Werte eingeben (z.B. Schecknummern). Die Zahlweise kann auch in der Adre
datei f
r jeden Kunden individuell gespeichert werden.
[Zahldatum] - Einzahldatum eintragen. Die kl. Taste, U
auf der der Monatstag zu sehen ist (z.B. <15.>), kann Sie dabei unterst
tzen. <15.> setzt an die Cursorposition das aktuelle Datum. Bevor Sie die Taste bet
tigen, bitte das gew
nschte Feld anklicken.
Das EinzV
ahldatum wird beim Skonto ber
cksichtigt. Liegt das letzte Einzahldatum
ber dem Skontoziel (+ 5 Tage), wird kein Skonto gew
hrt (auch wenn [Skonto] =
). Falls Sie trotzdem Skonto gew
hren m
chten, m
ssen SGutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
ie ein anderes Datum eintragen oder die Skontofrist erh
[Teilzahlungen] - Sie haben die M
glichkeit Einzahlungen zu verbuchen. Bis zu f
nf Teilzahlungen je Rechnung sind m
glich. Geben Sie m
glichst vorheX
r im Feld [Zahldatum] auch das Einzahldatum an. Bei Ber
cksichtigung des Skontos kann sich der offene Betrag
ndern.
[Summe] - Unterhalb der Teilzahlungen ist ein Formelfeld plaziert, das die Summe der TeilzahY
lungen berechnet.
[noch offen] - Formelfeld. Der offene Rechnungsbetrag wird angezeigt. Falls kein Skonto gew
hrt wird, gilt: [offener Betrag] = [Bruttobetrag] -
[Teilzahlungen]. Bei Skontogew
hrung gilt: [oZ
ffener Betrag] = [Betrag (n. Skonto)] -
[Teilzahlungen].
[Vermerk] - Im Aufklappmen
stehen 5 Werte zur Auswahl (leerer Wert,
Strittig
Storno
ckst.
abschreiben
hlen Sie
Strittig
, wenn noGutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
ch Unklarheiten bestehen und
Storno
, wenn die Rechnung storniert wird. W
hlen Sie
ckst.
, wenn Sie eigentlich noch keine Rechnung schreiben wollen und Sie die Rechnung nur als Vorbereitung f
r den Liefer\
schein erstellen. Sobald einer der 3 Werte gew
hlt ist, ist die Rechnung vom Mahnwesen ausgeschlossen.
Der Wert
abschreiben
ist f
r den Fall, da
Sie einen Restbetrag (z.B. Skontodifferenz) nicht mehr eintr]
eiben wollen und ihn damit abschreiben. Die Rechnung gilt dann als erledigt.
Storno
und
ckst.
setzen lediglich den Bruttobetrag Null, um die Datens
tze aus dem Mahnwesen auszuschlie
en. Die Nettobetr
e bleiben erhalten und w
rden in den Umsatzauswertungen mit eingerechnet. Um dies zu verhindern, sollten stornierte Rechnungen durch Eintragungen in den Rechnungsposten ausgeglichen sein. Bei zur
ckgestellten RGutschrift) wird angezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
echnungen k
nnte man das Datum vordatieren, auf ein Datum, an dem die Rechnung voraussichtlich verschickt wird.
[Notiz Vermerk] - Hier haben Sie Raum f
r Bemerkungen f
r die strittigen oder stornierten Rechnun`
ezeigt. Zwischen Rechnung und Gutschrift kann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
7.4 Layout {Verwaltung}E
7. Modul KundenH
7.4 Layout {Verwaltung}
7. Modul Kunden
7.5 Layout {Liste}
Die einzelnen Rechnungen (Datens
tze) werden in {Rechnungsliste} aufgelistet. Die Beschreibung der Felder erfolgt von links nach rechts. Die Felder [Status] und [Ma
nahme] sind in Kapitel 7B
.3 beschrieben.
[Rech.-Nr.] - Die Rechnungsnummer wird angezeigt. Sie kann nicht ge
ndert werden.
[Datum] - Das Rechnungsdatum wird angezeigt.
[Sortiername] - Der Sortiername wird angezeigt. Er kann von derkann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
Rechnungsanschrift abweichen. Das Feld entspricht dem gleichnamigen Feld in der Adre
datei. Die Definition von [Sortiername] finden Sie in Kapitel 3.7.
[Bruttobetrag] - Der Bruttobetrag wird angezeigt. GutschD
riften werden hier negativ ausgewiesen (in den anderen Layouts dagegen nicht) und in die Summe am Listenende auch negativ eingerechnet. Am Ende der Liste erscheint die Summe aller aufgelisteten Bruttobetr
[noch offen] - Der offene Betrag einer Rechnung wird angezeigt. Gutschriften werden hier negativ ausgewiesen. Am Ende der Liste erscheint die Summe aller aufgelisteten offenen Betr
<Rech.-Nr.> - F
r jedenF
aufgelisteten Datensatz liegt auf dem Feld [Rech.-Nr.] eine Taste. Dr
ckt man diese, schaltet das Programm zu der angeklickten Rechnung (Layout {Eingabe}).
nahme> - Ebenfalls f
r jeden Datensatz liegt aufortiername] - Der Sortiername wird angezeigt. Er kann von derkann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
dem Feld [Ma
nahme] eine Taste, die zum Layout {Verwaltung} der gew
hlten Rechnung schaltet.
<Sortieren> - Im Layout sind vier Sortiertasten plaziert (gekennzeichnet durch das Apostroph am Ende der FeldbezeicH
hnung). Klicken Sie auf die Feldbezeichnung
Rech.-Nr.'
(in der Kopfzeile), werden alle aufgelisteten Rechnungen nach ihrer Nummer aufsteigend sortiert. Klicken Sie auf die Feldbezeichnung
Datum'
, werden allI
e aufgelisteten Rechnungen nach ihrem Datum aufsteigend sortiert. Klicken Sie auf
Sortiername'
, so werden die Rechnungen nach Sortiernamen (Kundennummer)
geordnet. Auf
Status'
cken, hat den SortiervorganJ
g nach dem Feld [Status] zur Folge und zwar in folgender Reihenfolge: leerer Wert, Strittig, Storno, zur
ckst. Gutschr. offen, erledigt, offen,
llig, 1. Mahnstufe, 2. Mahnstufe, 3. Mahnstufe, Mahnbescheidortiername] - Der Sortiername wird angezeigt. Er kann von derkann man nur im Layout {Eingabe} w
hlen.
Die Werte in d
xtbausteine
Es werden immer nur die aufgerufenen Datens
tze sortiert.
<Ansicht> - Man erh
lt eine Ansicht des Druckbildes, von dem aus der Druck der Liste gestartet werden kann. Da es sich bei einer Liste von RechnungeL
n normalerweise um mehrere Rechnungen handelt, ist im
Drucken-Dialog
immer
Alle aufgerufenen Datens
tze drucken
voreingestellt.
Die Tasten <Mahnliste>, <Suchen>, <Alle aufrufen>, <Hauptmen
> wurden bereitsM
weiter oben beschrieben.
Werte in d
xtbausteine
7.5 Layout {Liste}E
7. Modul KundenH
7.5 Layout {Liste}
7. Modul Kunden
7.6 Layout {Mahnliste}
ber die Taste <Mahnliste> in anderen Layouts gelangen Sie in das Layout {Mahnliste}. Dabei werden alle Rechnungen gesucht, bei denen eine Mahnung (1., 2. oder 3.) oder der Mahnbescheid f
llig ist, und in einer Liste angezeigt.
Die Mahnliste
hnelt der Rechnungsliste. Anstelle des Feldes [Status] ist das Feld [Verzug] zu sehen. Es zeigt die Anzahl der Tage nach dem Zahlungsziel. Es stehen ebenfalls verschiedene Sortiertasten zur Verf
gung. Mit den Tasten auf den R
ngsnummern gelangen Sie ins Layout {Eingabe}, mit den Tasten auf den Ma
nahmefeldern ins Layout {Verwaltung}.
Am linken Rand des Layout
Werte in d
xtbausteine
cht. Das Druckdatum f
r den Mahnbescheid wird nicht automatisch eingetragen, man mu
es manuell im Layout {Verwaltung} eingeben.
Achtung! Falls Sie den Druck abbrechen, erscheint eine Warnung (
Drucken wurde abgebrochen. Wollen Sie mit dem Script fortfahren?
). Das Script sollte auf jeden Fall abgebrochen werden, ansonsten sind die nicht gedruckten Mahnungen als gemahnt gebucht (Datum sind eingetragen). Das Mahndatum im Layout {Verwaltung} kann man nicht mehr entfernen.
berschriften
ber den Mahnungen und die Mahntexte legen Sie in der Datei
Texte.fm
fest. Standardtexte sind bereits eingetragen. F
r jeden Mahngrad (1., 2., 3. Mahnung und Mahnbescheid) haben Sie die M
glichkeit eine
berschrift und einen Mahntext einzugeben. Achten Sie dabei auf die K
rzel am Anfang der Bezeichnung (M
4, MT, MT2, MT3, MT4). F
r einen korrekten Programmablauf sind sie zwingend erforderlich. Die Eingabewerte im Feld [Texte] k
nnen Sie nach Belieben
ndern.
. Lediglich am selben Tag k
nnen die Mahnungen mit dem Script
heutige Mahnungen wiederholen
nochmals gedruckt werden (z.B. f
r den Fall, da
der Druck nicht in Ordnung ist oder das falsche Papier eingelegt war). An einem anderen Tag (an dem keine Mahnungen gedruckt wurden) sollten Sie das Script auf keinen Fall starten. Das Script starten Sie durch Auswahl unter dem Men
punkt
Spezial
Achtung! Sie sollten unbedingt vermeiden die Mahntaste (<Mahnen>) zu dr
cken, ohne da
eine Rechnung
markiert ist. Falls Sie dies doch tun, brechen Sie anschlie
end das Script ab, ansonsten werden alle Rechnungen gemahnt und Mahndatums eingetragen.
er den f
lligen Mahnungen sind auch die Rechnungen aufgelistet, bei denen ein Mahnbescheid veranla
t werden soll. In der Mahn
berschrift erscheint dann die Meldung
Mahnbescheid veranlassen
oder ein von Ihnen in der Textdatei (Texte.fm) definierter Text. Diese Ausdrucke sind nat
rlich nur zu Ihrer Information und nicht zum Verschicken geda
echnungsnummern gelangen Sie ins Layout {Eingabe}, mit den Tasten auf den Ma
nahmefeldern ins Layout {Verwaltung}.
Am linken Rand des Layouts sind Markierungsfelder plaziert. Wenn Sie zur Mahnliste schalten sind automatisch alle Rechnungen markiert. Nur f
r markierte Rechnungen werden Mahnungen gedruckt. Mit Hilfe der zwei kleinen Tasten in der Kopfzeile
ber den Markierungsfeldern lassen sich alle Rechnungen schnell markieren bzw. die Markierung aufheben um anschlie
end einzelne Rechnung
en markieren zu k
nnen.
<Mahnen> - Die Taste <Mahnen> druckt f
r alle angekreuzten Rechnungen die aktuelle Mahnung (1., 2. oder 3.) und tr
gt automatisch das Mahndatum (im Layout {Verwaltung}) ein. Mehrere Mahnungen gleichen Grades an einen Kunden sind auf einer Zahlungserinnerung zusammengefa
Im Allgemeinen ist es nicht m
glich, gedruckte Mahnungen zu einem sp
teren Zeitpunkt nochmals zu drucken. Deshalb sollten beim ersten Ausdruck eine ausreichende Anzahl an Kopien gedruckt werden
7. Modul Kunden
berschrift und einen Mahntext einzugeben. Achten Sie dabei auf die K
rzel am Anfang der Bezeichnung (M
4, MT, MT2, MT3, MT4). F
r einen korrekten Programmablauf sind sie zwingend QQerforderlich. Die Eingabewerte im Feld [Texte] k
nnen Sie nach Belieben
ndern.
7.6 Layout {Mahnliste}E
7. Modul KundenH
7.6 Layout {Mahnliste}
7. Modul Kunden
cht mehr entfernen.O
berschriften
ber den Mahnungen und die Mahntexte legen Sie in der Datei
Texte.fm
fest. Standardtexte sind bereits eingetragen. F
r jeden Mahngrad (1., 2., 3. Mahnung und Mahnbescheid) haben Sie die M
Werte in d
xtbausteine
7.7 Layout {Suchen}
Mit der Taste <Suchen> in verschiedenen Layouts aktivieren Sie den Suchmodus und gelangen ins Layout {Suchen}. Sie haben die M
glichkeit Rechnungen, die bestimmte Kriterien erf
llen, zu suB
chen.
Tragen Sie die Suchkriterien in die entsprechenden Felder ein, und starten Sie mit der Taste <Suchen> oder der Return-Taste. Nach der Suche bleiben Sie im Layout {Suchen}, befinden sich aber im Bl
tternC
-Modus. Anstelle aller Rechnungen sind nur die Rechnungen aufgerufen, die den eingegebenen Suchkriterien entsprechen. Dies kann man im Statusbereich am linken Bildrand erkennen. Unter
Datens
steht die AnzD
ahl aller eingegebenen Datens
tze und unter
Gefunden
die Anzahl der Rechnungen, die die Suchkriterien erf
llen.
Findet FileMaker keine Rechnungen, so erscheint die Meldung
Keine Datens
tze vorhanden.
Mit
Werte in d
xtbausteine
Abbrechen
haben Sie die M
glichkeit die Suche zu beenden (mit der Taste <Suchen> kann man den Suchmodus anschlie
end wieder aktivieren). Mit
Suchabfrage
ndern
bleibt der Suchmodus aktiviert und Sie k
nnen F
die Suchkriterien
ndern.
Geben Sie in mehrere Felder ein Suchkriterium ein, so handelt es sich um eine logische Und-Verkn
pfung. Jede gefundene Rechnung mu
dann alle eingegebenen Kriterien erf
llen. Eine OdeG
r-Verkn
pfung realisieren Sie mit der <Oder> - Taste.
Nach einer Suche sind nur die gefundenen Rechnungen verf
gbar. Mit der Taste <Alle aufr.> in einem der anderen Layouts kann man alle Rechnungen wieder aufrH
ufen. Die Datens
tze liegen dann in der Reihenfolge ihrer Eingabe vor.
Weitere Einzelheiten (z.B. Anwendung von Operatoren) finden Sie in Ihrem FileMaker-Handbuch.
< i > - Zeigt den Index (alle eingetragenen
Werte in d
xtbausteine
Werte) des Feldes an der Cursorposition. Doppelklicken Sie einen Wert aus dem Index, wird er in das Feld
bernommen.
<Suchen> - Startet den Suchvorgang. Alternativ kann die Suchen-Taste am linken Bildrand oderJ
die Return-Taste bet
tigt werden.
<Erneut> - Die letzte Suchabfrage erscheint und kann ge
ndert werden. Die Taste ist u.a. hilfreich eine Suche n
her abzugrenzen. Erg
nzen Sie die Suchabfrage einfach durch wK
eitere Kriterien und starten den Suchvorgang nochmals.
<Oder> - Mehrere Suchabfragen k
nnen
ber die <Oder> - Taste miteinander verkn
pft werden. Man kann die <Oder> - Taste auch dr
cken, bevor man <Suchen> drL
ckt. Die einzelnen Abfragen liegen dann wie Datens
tze vor. Man kann zwischen Ihnen bl
ttern und sie editieren. Hat man die gesamte Suchabfrage zusammengestellt, startet man die Suche mit der Taste <Suchen>.
Werte in d
xtbausteine
Achtung! Die <Oder> - Taste nur bet
tigen, wenn der Suchmodus aktiv ist oder bereits eine Abfrage erfolgt ist. Ansonsten wird der aktuelle Datensatz dupliziert.
Bei Layoutwechsel wird der Suchmodus abgebrochenN# und der Bl
ttern-Modus aktiviert.
7.7 Layout {Suchen}E
7. Modul KundenH
7.7 Layout {Suchen}
7. Modul Kunden
7.8 Layout {Abfragen/Umsatz}
Abfragen - Vorbereitete Abfragen sollen Ihnen bei der Suche nach Rechnungen helfen. Hinter jeder Taste verbirgt sich ein Script, das die Suche mit den entsprechenden Abfragekriterche mit der Taste <Suchen>.
Werte in d
xtbausteine
ien durchf
hrt. Mit den kleinen Tasten (Vergr
erungsglas) starten Sie die Abfrage. Die gefundenen Rechnungen werden anschlie
end in {Rechnungsliste} angezeigt. Dort kann man die Datens
tze - falls gew
nscht - C
noch sortieren.
<Alle offenen Rechnungen von ... suchen> - Sucht alle offenen Rechnungen des angezeigten Kunden ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0, Kundennr.). Suchen Sie zuvor den gew
nungen suchen> - Sucht alle stornierten Rechnungen ([Status] =
Storno
<Alle zur
ckgestellten Rechnungen suchen> - Sucht alle zur
ckgestellten Rechnungen ([Status] =
ckst.
<Alle
llige Rechnun
Werte in d
xtbausteine
gen suchen> - Sucht alle
lligen Rechnungen ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0, [Zahlungsziel] < TODAY). Stornierte oder zur
ckgestellte Rechnungen werden nicht gefunden.
<Alle offenen RechnungeG
n suchen> - Sucht alle offenen Rechnungen ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0). Stornierte oder zur
ckgestellte Rechnungen werden nicht gefunden.
<Alle offenen Gutschriften suchen> - Sucht alle offeneH
n Gutschriften.
Umsatzauswertungen - F
r die Umsatzauswertungen werden die Nettobetr
ge der Rechnungen herangezogen (Skonto wird nicht ber
cksichtigt). Gutschriften werden mit negativem Vorzeichen in den UmsaI
tz eingerechnet. Stornierte und zur
ckgestellte Rechnungen werden in die Umsatzauswertungen miteinbezogen. Stornierte Rechnungen sollten deshalb einen ausgeglichenen Nettobetrag aufweisen.
Das Feld [Zeitraum]
Werte in d
xtbausteine
zeigt den Zeitraum f
r die Umsatzauswertung. Wenn man keine Werte in die Felder [Anfang] und [Ende] eintr
gt, erfolgt die Umsatzauswertung
ber alle in der Datei vorhandenen Datens
tze. Durch Datumsangaben in [K
Anfang] und [Ende] k
nnen Sie den Auswertungszeitraum nach Ihren Vorstellungen einschr
nken. Tragen Sie nur eine Grenze ein ([Anfang] oder [Ende]), so interpretiert das Programm die nicht definierte Grenze als L
offen. Wird beispielsweise der Anfang, aber kein Ende eingegeben, so erfolgt die Auswertung vom definierten Anfangsdatum bis zum neusten Rechnungsdatum.
r jede Umsatzauswertung stehen zwei Tasten (<Ansicht>,M
<Drucken>) zur Verf
gung. Mit der Taste <Ansicht> (Bildschirmsymbol) wird die Umsatzberechnung am Bildschirm im Modus
Seitenansicht
angezeigt. Nur im Modus
Seitenansicht
sind die Auswertungen sichtbar. Mit
Werte in d
xtbausteine
Fortfahren
beenden Sie die Ansicht und gelangen zur
ck zum Ausgangslayout.
Mit der Taste <Drucken> (Druckersymbol) sendet man die Auswertung zum Drucker. Die Auswertungsfunktion erfolgt immer
ber mehrere DO
atens
tze. Beim Drucken sollten Sie deshalb immer
Alle aufgerufenen Datens
hlen. Wenn Sie im Drucken-Dialog Graustufen ausw
hlen, wird ein Titelbalken gedruckt.
Umsatz 1 (Umsatz von ... nach Monaten soP
rtiert, ein Kunde) - Suchen Sie zun
chst den Kunden mit Hilfe der Suchenfunktion und schalten Sie dann ins Layout {Abfragen}. Legen Sie den Zeitraum f
r die Umsatzauswertung fest. Wenn Sie die Auswertung auf deQ
m Bildschirm sehen wollen, dr
cken Sie nun <Ansicht>. Mit der Taste <Drucken> (Druckersymbol) aktivieren Sie den Druckvorgang.
Umsatz 2 (Umsatz nach Monaten sortiert, alle Kunden) - Umsatzauswertung aller Kun
Werte in d
xtbausteine
den sortiert nach Monaten. Legen Sie den Zeitraum f
r die Umsatzauswertung fest und dr
cken Sie <Ansicht> oder <Drucken>.
Umsatz 3 (Umsatz nach Kunden sortiert, alle Kunden) - Umsatzauswertung aller Kunden sorS
tiert nach Kunden. Legen Sie den Zeitraum f
r die Umsatzauswertung fest und dr
cken Sie <Ansicht> oder <Drucken>. Die Sortierung erfolgt nach Kundennummer und nicht nach der Anschrift. Wenn Rechnungen eines KunT
den an unterschiedliche Anschriften (z.B. Standard- und Rechnungsanschrift) gesandt wurden, werden Sie trotzdem unter einem Namen summiert (da die Kundennummer identisch ist). Der angezeigte oder gedruckte ZeitU
raum mu
nicht mit dem angegebenen
bereinstimmen. In der Ansicht oder im Druck erscheint das jeweils erste und letzte Rechnungsdatum der aufgerufenen Datens
nden) - Umsatzauswertung aller Kun
Werte in d
xtbausteine
7.8 Layout {Abfragen/Umsatz}E
7. Modul KundenH
7.8 Layout {Abfragen/Umsatz}
8. Modul Lieferschein
Werte in d
xtbausteine
8. Modul Lieferschein
Layouts
{Eingabe}
{Positionen}
{Liste}
{Suchen}
{D Eingabe}
{D Eingabe XL}
{D Liste}
In diesem Kapitel sind nur die Felder und Tasten beschrieben, die im Lieferscheinmodul andB
erst sind als im Kundenmodul. Die Beschreibungen der Tasten im Layout {Men
} finden Sie in Kapitel 7.2. Die Beschreibungen f
r die Tasten und Felder im Layout {Eingabe} finden Sie in Kapitel 7.3. Die allgemein C
ltigen Tasten der Fu
zeilen sind bereits in Kapitel 1. erl
utert.
In dieser Datei werden die Lieferscheine gespeichert. 20 Posten je Lieferschein sind m
glich. Normalerweise sollten die Lieferscheine aus demD
Rechnungsmodul mit der Taste <Export zu Lieferschein> (im Layout {Eingabe}) erzeugt werden. Die Daten aus der Rechnung werden dann in den neuen Lieferschein
bertragen. Die Kundennummer wird eingetragen und dachein
Werte in d
xtbausteine
durch die Lieferanschrift aus der Adre
datei angefordert. Als Lieferschein Nr. wird die Rechnungsnummer eingesetzt.
[Lieferanschrift] - Bei der Daten
bergabe aus dem Rechnungsmodul wird die Anschrift nicht
rgeben. Die Lieferanschrift wird automatisch immer aus der Adre
datei
geholt
. Dadurch sind unterschiedliche Liefer- und Rechnungsanschriften m
glich. Die Anschrift ist mit der Kunden-Nr. gekoppelt.
er deG
r Standardanschrift kann auch eine spezielle Lieferanschrift aus der Adre
datei in das Lieferscheinmodul
bernommen werden. Dazu mu
die Lieferanschrift im Layout {Finanzdaten} eingetragen und das zugeh
rige MaH
rkierungsfeld angekreuzt sein.
[Lieferschein Nr.] - In das Textfeld kann ein beliebiger Wert eingetragen werden. Bei
bergabe der Daten aus dem Rechnungsmodul entspricht die Lieferschein Nr. der Rechnungsnummechein
Werte in d
xtbausteine
r. Nur in diesem Fall ist auch mit der kleinen Taste vor
Kunden
die zugeh
rige Rechnung aufzurufen.
Es kann mehrere Lieferscheine mit der gleichen Nummer geben (wenn Sie in einer Rechnung mehrmals die Taste J
<Export zu Lieferschein> bet
tigen). Zur Unterscheidung kann man einen Zusatz (z.B.
) in das kleine Feld hinter der Lieferscheinnummer eingeben.
8. Modul Lieferschein
9. Modul Bestellung
9. Modul Bestellung
Layouts
{Eingabe}
{Positionen}
{Liste}
{Suchen}
{D Eingabe}
{D Eingabe XL}
{D Liste}
Die Felder [ohne Abs./mit Abs.], [Bemerkungen], [Textwahl A], [Textwahl E], [Text A], [Text E Rechnungsmodul entspricht die Lieferschein Nr. der Rechnungsnummechein
%], [Gesamtpreis], [Nettowert] sind Ihnen aus Kapitel 7.3 bekannt und werden hier nicht mehr erl
utert. [Lieferanten Nr] und [Lieferantenanschrift] sind C
in Kapitel10 erkl
rt. Auf einer Bestellung k
nnen max. 18 Positionen stehen.
[Status] - Im Feld [Status] k
nnen Sie vermerken, wenn eine Lieferung erfolgt ist.
[Nummer] - Bestellnummer. Sie ist zusammengesetzD
t aus dem Erstellungsjahr und einer fortlaufenden Seriennummer. Sie wird automatisch eingetragen und ist nicht editierbar. Die Nummer steht in keinem Zusammenhang mit der Rechnungsnummer.
[Datum] - Das AnlegedE
atum der Bestellung wird automatisch eingetragen und kann ge
ndert werden.
[ArtNr] - Im Gegensatz zu Modulen f
r die Kundenvorg
nge (Angebot, Auftragsbest., Kunden, Lieferanten) f
r die die Verkaufsfelder in dchein
Werte in d
xtbausteine
er Artikeldatei relevant sind, bestehen im Modul Bestellung Verkn
pfungen zu den Einkaufsfeldern der Artikeldatei. D.h. wenn eine korrekte EK-ArtNr angegeben wird, liest das Programm die EK-Bezeichnung und den G
Einkaufspreis in die zugeh
rigen Felder.
[Bezeichnung] - Stimmt der in [ArtNr] eingetragene Wert mit einer EK-ArtNr in der Artikeldatei
berein, wird in das Feld [Bezeichnung] automatisch die zugeh
rige EK-BezH
eichnung aus der Artikeldatei eingetragen. Die Bezeichnung kann anschlie
end beliebig ver
ndert werden.
[Einzelpreis] - Der Einkaufspreis wird automatisch eingetragen, falls die ArtNr mit einer EK-ArtNr in deI
r Artikeldatei
bereinstimmt. Manuelle
nderungen sind m
glich.
[MwSt.-Satz] - Mehrwertsteuersatz wird ausgewiesen und kann ge
ndert werden. Bei Anlegen einer neuen Bestellung wird das Feld automatisch gem
dchein
Werte in d
xtbausteine
en Einstellungen in der Adre
datei ausgef
Daten
bergabe - Analog zu den Kundenmodulen k
nnen Sie auch von dem Modul Bestellung die wichtigen Daten ins Modul Lieferanten (Lieferantenrechnungen)
bergeben.K
Die einzelnen Positionen einer Bestellung werden im Lieferantenmodul nicht ben
tigt, so da
nur die folgenden Felder
bergeben werden: [Lieferanten Nr], [Lieferantenanschrift], [Bemerkungen], [Bestellnummer], L
[Sortiername], [MwSt.], [Nettobetrag].
bergeben zu] - Der Wert
Lieferanten
wird automatisch eingetragen, wenn Sie die Taste <Export zu Lieferanten> klicken. So k
nnen Sie sehen, ob die Bestellung in das MoM
dul Lieferanten
bergeben wurde.
<Export zu Lieferanten> - Die Daten aus der Bestellung werden zur Rechnung (Modul Lieferanten)
bergeben. In das Feld [
bergeben zu] wird der Wert
Lieferanten
eingetragen.
<chein
Werte in d
xtbausteine
Lieferanten> - Mit der kleinen Pfeiltaste vor dem Text Lieferanten schalten Sie direkt zu der zugeh
rigen Lieferantenrechnung (sofern sie bereits angelegt ist, ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung).
9. Modul Bestellung
10. Modul Lieferanten
Wert
Lieferanten
eingetragen.
<chein
Werte in d
xtbausteine
10. Modul Lieferanten
10.1 Einf
hrung Lieferantenvorg
Zur Abwicklung und Verwaltung von Lieferantenvorg
ngen stehen die Module Bestellung und Lieferanten bereit. Im Modul Bestellung (siehe Kapitel 9) scB
hreiben Sie Bestellungen oder erteilen Auftr
ge. Im Modul Lieferanten k
nnen Sie Ihre Eingangsrechnungen verwalten.
Im Lieferantenmodul k
nnen Sie Eingangsrechnungen verwalten, Zahlungen vermerken, erhaltene MC
ahnungen eintragen, Ums
tze berechnen und drucken,
berweisungen drucken, Listen drucken, etc.
Auch hier sollen
berwiegend nur die Unterschiede zum Modul Kunden beschrieben werden. Bereits in Kapitel 7 erkl
te Zusammenh
nge werden nicht wiederholt. Wenn Sie mit dem Kundenmodul vertraut sind, finden Sie sich auch im Lieferantenmodul zurecht. Die Definition der allgemein g
ltigen Tasten finden Sie in Kapitel 1.
Zurchein
Werte in d
xtbausteine
optischen Unterscheidung haben die Kopfbalken der Lieferantenmodule (Bestellung, Lieferanten) eine andere Farbe als die Kundenmodule.
Anlegen einer neuen Eingangsrechnung - Ausgangspunkt aller Aktionen ist die Adre
datei. Es wird davon ausgegangen, da
die Adresse des Lieferanten bereits im Adre
modul existiert. AnsonstenB
sollte sie zun
chst eingegeben werden. Sie haben verschiedene M
glichkeiten eine neue Eingangsrechnung anzulegen:
a) Im Adre
modul suchen Sie die Adresse Ihres Lieferanten.
ber die Tasten <Hauptmen
> und <LiC
eferanten> gelangen Sie ins {Men
} des Lieferantenmoduls. Dr
cken Sie hier die Taste <Neu*> und Sie erhalten eine neues Rechnungsformular. Die in der Adre
datei gesuchte Adresse (Standardadresse) mit den indiviD
duellen Daten des Lieferanten (Skontofrist, Zahlungsfrist, Zahlungsweise, etc.) wird automatisch eingetragen.
b) Kennen Sie die Adre
Nr (Lieferantennummer) des Lieferanten, k
nnen Sie im Lieferantenmodul mit chein
Werte in d
xtbausteine
der Taste <Neu> sofort einen neuen Datensatz anlegen (ohne in der Adre
datei die Adresse zu suchen). Eine Adresse wird zun
chst nicht in die neue Rechnung eingetragen. Erst wenn Sie die bekannte Adre
Nr im FeldF
[Lieferanten Nr.] eintragen, erscheint die zugeh
rige Anschrift im Adre
feld.
c) Sie legen mit der Taste <Neu> einen neuen Datensatz an, suchen mit Hilfe der Taste <?> im Layout {Eingabe} den Lieferanten in dG
er Adre
datei und
bertragen ihn in den neuen Datensatz.
d) Durch Bet
tigen der Tasten <Export zu Lieferanten> im Modul Bestellung legen Sie im Lieferantenmodul automatisch eine neue Eingangsrechnung an und
ertragen die Daten aus der Bestellung in den neuen Datensatz. Die individuellen Daten (Skontofrist, ...) werden dabei aus der Adre
datei eingelesen.
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
10. Modul LieferantenH
10.2 Layout {Men
10. Modul Lieferanten
10.3 Layout {Eingabe}
In Kapitel 10.2 ist erl
utert, wie Sie einen neuen Datensatz anlegen und gleichzeitig die Lieferantenadresse eintragen. Mit der Lieferantenadresse werden die Feldwerte von [Skontosatz], B
[Skontofrist], [Zahlungsfrist], [MwSt.-Satz] und [Zahlungsweise] aus der Adre
datei (Layout {Finanzdaten})
bernommen (sofern dort definiert). Beim Anlegen des neuen Datensatzes werden auch sofort die Felder [RC
echnung / Gutschrift], [Rg.-Nummer] und [Datum (Eing.)] automatisch ausgef
llt. Letztendlich m
ssen Sie nur noch den Nettobetrag eingeben und den Stichtag w
hlen.
[Lieferanten-Nr.] - Wenn man vom Adre
modul kouellen Daten (Skontofrist, ...) werden dabei aus der Adre
datei eingelesen.
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
mmt und im Layout {Men
} die Taste <Neu*> dr
ckt, wird die Lieferanten-Nr. automatisch eingetragen. Sie entspricht der Adre
Nr im Adre
modul.
Haben Sie einen neuen Datensatz ohne Anschrift vor sich, so k
nnen E
Sie eine Anschrift erhalten, in dem Sie hier eine bekannte Lieferanten-Nr. einsetzen.
Bei Bet
tigung der kleinen Pfeiltaste vor dem Feld schaltet das Programm zur Adre
datei und ruft die zur Lieferanten-Nr. paF
ssende Adresse auf.
[L.-Anschrift] - Die Lieferantenanschrift wird automatisch eingetragen. Sie ist mit der Lieferanten-Nr. gekoppelt. Die Adresse eines Kunden bitte nicht hier, sondern im Adre
modul eintragenG
und mit den entsprechenden Tasten (<Hauptmen
>, <Lieferanten>, <Neu*>) in die Eingangsrechnung
bernehmen.
[Lief.-Rg.-Nr.] - Tragen Sie hier die Lieferanten-Rechnungs-Nr. ein, wie sie auf der eingegangenen R
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
echnung steht.
[Lief.-Rg.-Datum] - Tragen Sie hier das Datum ein, wie es auf der eingegangenen Rechnung steht.
[Stichtag] - In dem Auswahlfeld k
nnen Sie zwischen Rechnungsdatum [Lief.-Rg.-Datum] und EingangsI
datum [Datum (Eing.)] w
hlen. Je nach Auswahl wird zur Berechnung von Zahlungsziel und Skontoziel das Rechnungsdatum oder das Eingangsdatum als Stichtag verwendet. Bei Anlegen eines neuen Datensatzes ist standaJ
ig das Eingangsdatum selektiert.
Rechnung
hlt, aber das Feld [Lief.-Rg.-Datum] ist leer, so wird das Eingangsdatum zur Berechnung von [Zahlungsziel] und [Skontoziel] herangezogen.
[ZahlungsfriK
st] - Geben Sie die Ihnen gew
hrte Zahlungsfrist in Tagen an. Der Wert wird bei Anlegen eines neuen Datensatzes aus der Adre
datei geholt.
[Zahlungsziel] - Formelfeld. Zeigt das Datum, bis zu welchem Tag Sie d
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
ie Rechnung begleichen sollten. Der Wert ist auch abh
ngig von der Einstellung im Feld [Stichtag].
[Datum 1. Mahnung] - Wenn Sie eine Mahnung erhalten, tragen Sie hier das Datum ein. F
r den Programmablauf isM
t unwichtig, ob Sie das Eingangs- oder das Mahndatum (Datum auf der Mahnung) eingeben.
[Datum 2. Mahnung] - Wenn Sie die 2. Mahnung erhalten, tragen Sie hier das Datum der zweiten Mahnung ein.
[Datum 3. MahnuN
ng] - Wenn Sie die 3. Mahnung erhalten, tragen Sie hier das Datum der dritten Mahnung ein.
[Datum Mahnbescheid] - Wenn Sie einen Mahnbescheid erhalten (hoffentlich nicht), tragen Sie hier das Datum des MahnbesO
cheides ein.
[Rechnung / Gutschrift] - W
hlen Sie hier die Belegart (Rechnung oder Gutschrift). Bei Anlegen eines neuen Datensatzes ist standardm
Rechnung
eingestellt.
[Rg.-Nummer] - Die Rechnungsnummer
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
wird automatisch erzeugt und ist nicht ver
nderbar. Sie ist zusammengesetzt aus dem Jahr und einer fortlaufenden 4-stelligen Zahl.
[Datum (Eing.)] - Das Eingangsdatum der Rechnung wird beim Anlegen eines neueQ
n Datensatzes automatisch eingetragen und zwar das aktuelle Datum. Es kann ge
ndert werden, ein korrektes Format ist jedoch Bedingung. Das Feld darf nicht leer sein, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.
stell Nr.] - Zu Ihrer Information k
nnen Sie die Bestellnummer eingeben (die Nummer des zugeh
rigen Auftrages im Modul Bestellung). Im Modul Bestellung existiert eine Taste (<Export zu Lieferanten>) mit der dieS
Anschrift und die Bestellnummer in das Modul Lieferanten eingetragen wird.
Mit der kleinen Taste vor dem Feld rufen Sie die zugeh
rige Bestellung auf.
[Nettobetrag] - Tragen Sie den Nettobetrag der erhalten
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
en Rechnung ein.
[MwSt.-Satz] - Mehrwertsteuersatz wird ausgewiesen und kann ge
ndert werden. Bei Anlegen einer neuen Rechnung wird das Feld automatisch gem
den Einstellungen in der Adre
datei ausgef
MwSt. Betrag] - Formelfeld. Die Mehrwertsteuer des Nettobetrages wird berechnet.
echnung beglichen haben. Im Auswahlfeld stehen einige Werte zur Verf
gung. Sie k
nnen auch anderen Text eingeben oder die Auswahlwerte erg
nzen.
[Zahldatum] - Zahldatum eintragen. Die kleine Taste, auf der derW
Monatstag zu sehen ist (z.B. <15.>), kann Sie dabei unterst
tzen. <15.> setzt an die Cursorposition das aktuelle Datum. Bevor Sie die Taste bet
tigen, bitte in das gew
nschte Feld klicken. Das Zahldatum wird b
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
eim Skonto ber
cksichtigt. Liegt das letzte Zahldatum
ber dem Skontoziel, wird kein Skonto gew
hrt (auch wenn [Skonto] =
[Teilzahlungen] - Sie haben die M
glichkeit Ihre Zahlungen zu vermerken. Bis zu Y
nf Teilzahlungen je Rechnung sind m
glich. Geben Sie im Feld [Zahldatum] auch immer das Zahldatum an.
[Summe] - Formelfeld. Unterhalb der Teilzahlungen ist ein Formelfeld plaziert, das die Summe der TeilzahlZ
ungen angibt.
[noch offen] - Formelfeld. Der offene Rechnungsbetrag wird angezeigt. Falls kein Skonto gew
hrt wird, gilt: [offener Betrag] = [Bruttobetrag] -
[Teilzahlungen]. Bei Skontogew
hrung gilt: [offen[
er Betrag] = [Betrag n. Skonto] -
[Teilzahlungen].
[Skontosatz] - Geben Sie den Skontosatz an, der Ihnen von Ihrem Lieferanten einger
umt wird.
[Skonto] - Legen Sie fest, ob Skonto gew
hrt wird oder nicht.
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
Zwei Werte stehen zur Auswahl:
oder
. Bei Anlegen einer neuen Rechnung ist automatisch
hlt.
[Skontofrist] - Geben Sie die Frist in Tagen an, innerhalb der Skonto gew
hrt wird.
[Skontozie]
l] - Formelfeld. Zeigt das Datum, bis zu welchem Tag Skonto gew
hrt wird.
[Betrag (n. Skonto)] - Formelfeld. Der Wert ist abh
ngig von der Einstellung im Feld [Skonto]. Wenn kein Skonto einger
umt wird, sind d^
er [Bruttobetrag] und der [Betrag (n. Skonto)] identisch. Wird Skonto einger
umt ([Skonto] =
), so ist der [Betrag (n. Skonto)] = [Bruttobetrag] - [Skontobetrag]. Voraussetzung ist, da
ein Skontosatz angeg_
eben ist.
[Status] - Formelfeld. Abh
ngig von anderen Feldern erscheinen die folgenden Meldungen:
keine Meldung,
Strittig
Storno
Gutschr. offen
erledigt
1. Mahnstufe
2. Mahnstufe
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
3. Mahnstufe
Mahnbescheid
Skontofrist
Zahlungsfrist
nahme] - Formelfeld. Abh
ngig von anderen Feldern erscheinen die folgenden Meldungen:
Gutschr. erledigen
Zahlen!
rmerk] - Im Aufklappmen
stehen 5 Werte zur Auswahl (leerer Wert, ,
Strittig
Storno
ausbuchen
hlen Sie
Strittig
, wenn noch Unklarheiten bestehen und
Storno
, wenn die Rechnung storniertb
wird.
Der Wert
ausbuchen
ist f
r den Fall, da
Sie einen Restbetrag (z.B. Skontodifferenz) nicht mehr zahlen wollen und f
r Sie die Rechnung erledigt ist. Der offene Betrag wird Null gesetzt und die Rechnunc
g gilt als erledigt.
[Notiz Vermerk] - Hier haben Sie Raum f
r Bemerkungen f
r die strittigen oder stornierten Rechnungen.
[Bemerkungen] - Sie haben die M
glichkeit beliebigen Kommentar zu der Rechnung zu sp
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
eichern. Mit der kleinen Taste vor
Bemerkungen
gelangen Sie in ein Layout, in dem das Bemerkungsfeld gro
dargestellt wird.
Sie haben die M
glichkeit beliebigen Kommentar zu der Rechnung zu sp
10.2 Layout {Men
Werte in d
xtbausteine
10.3 Layout {Eingabe}E
10. Modul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
10.4 Layout {Abfragen}
Abfragen - Vorbereitete Abfragen sollen Ihnen bei der Suche nach Rechnungen helfen. Hinter jeder Taste verbirgt sich ein Script, das die Suche mit den entsprechenden Abfragekriterien duB
hrt. Mit den kleinen Tasten (Lupe) starten Sie die Abfrage. Die gefundenen Rechnungen werden anschlie
end in {Liste} angezeigt. Dort kann man die Datens
tze - falls gew
nscht - noch sortieren.
<Alle offenC
en Rechnungen von ... suchen> - Sucht alle offenen Rechnungen des angezeigten Kunden ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0, Lieferantennummer). Suchen Sie zuvor den Lieferanten mit Hilfe der SuchenfunktD
<Alle Rechnungen innerhalb Skontofrist suchen> - Sucht alle unbezahlten Rechnungen, die noch innerhalb der Skontofrist liegen ([Status] =
Skontofrist
<Alle F
Rechnungen innerhalb Zahlungsfrist suchen> - Sucht alle unbezahlten Rechnungen, die noch innerhalb der Zahlungsfrist liegen ([Status] =
Zahlungsfrist
<Alle
llige Rechnungen suchen> - Sucht alle
berfG
lligen Rechnungen ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0, [Zahlungsziel] < TODAY). Stornierte oder zur
ckgestellte Rechnungen werden nicht gefunden.
<Alle offenen Rechnungen suchen> - Sucht alle offenenH
Rechnungen ([Belegart] = Rechnung, [offener Betrag] > 0). Stornierte Rechnungen werden nicht gefunden.
<Alle offenen Gutschriften suchen> - Sucht alle offenen Gutschriften.
Umsatzauswertungen - Gutschrifteodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
n werden mit negativem Vorzeichen in den Umsatz eingerechnet. Stornierte Rechnungen werden in die Umsatzauswertungen miteinbezogen. Stornierte Rechnungen sollten deshalb einen ausgeglichenen Nettobetrag aufweisJ
Grundlage zum monatsweisen Sortieren ist das Eingangsdatum (Erstellungsdatum) und nicht das Rechnungsdatum des Lieferanten. Die Sortierung erfolgt unabh
ngig von der Einstellung in [Stichtag].
Beim SortieK
ren nach Lieferanten ist die Lieferantennummer ma
gebend und nicht die Adresse im Anschriftenfeld.
Weitere Informationen zu Umsatzauswertungen finden Sie in Kap. 7.8.
auswertungen - Gutschrifteodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
10.4 Layout {Abfragen}E
10. Modul LieferantenH
10.4 Layout {Abfragen}
10. Modul Lieferanten
10.5 Layout {
berweisung}
Das Layout dient nur zur
berpr
fung der Daten. Normalerweise m
ssen keine Ver
nderungen vorgenommen werden.
[Eigene Bank] - Eintrag erfolgt automatisch wie im Modul
Standard
defiB
niert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
[Eigene BLZ] - Eintrag erfolgt automatisch wie im Modul
Standard
definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
[Empf
nger] - Eintrag erfolgt automatis
auswertungen - Gutschrifteodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
ch wie in der zugeh
rigen Adresse in der Adre
datei (Layout {Finanzdaten}) definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden. Die
nderung hat keinen Einflu
auf die Daten in der Adre
datei.
[Kontonummer] - D
Kontonummer des Empf
ngers. Eintrag erfolgt automatisch wie in der zugeh
rigen Adresse in der Adre
datei definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
[Bankleitzahl] - BLZ des Empf
ngers. Eintrag erfolgE
t automatisch wie in der zugeh
rigen Adresse in der Adre
datei definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
[Kreditinstitut] - Kreditinstitut des Empf
ngers. Eintrag erfolgt automatisch wie in der zugeF
rigen Adresse in der Adre
datei definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
[letzte Zahlung] - Formelfeld. Das Feld zeigt den letzten Wert des Feldes [Teilzahlungen] im Layout {Eingabe}. Das Feld kaodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
nn man nicht direkt sondern nur
ber [Teilzahlungen]
ndern.
[Rg.-Nr.] - Es ist das Feld [Lief.-Rg.-Nr.] wie Sie es aus dem Layout {Eingabe} kennen. Wenn Sie den Wert hier
ndern, erscheint er im Layout {EingaH
be} ebenso.
[vom] - Das Feld ist mit dem Feld [Lief.-Rg.-Datum] im Layout {Eingabe} identisch.
[Auftraggeber] - Eintrag erfolgt automatisch wie im Modul
Standard
definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndertI
werden. Ihr Name m
te hier stehen, denn der Auftraggeber sind Sie.
[Eigene Ko.-Nr.] - Eintrag erfolgt automatisch wie im Modul
Standard
definiert. Der Feldwert kann jedoch ge
ndert werden.
kaodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
10.5 Layout {
berweisung}E
10. Modul LieferantenH
10.5 Layout {
berweisung}
11. Modul Artikel
11. Modul Artikel
Layouts
{Eingabe}
{Bezeichnung}
{Bemerkungen}
{Liste}
{Suchen}
{Suchen (Angebot)}
{Suchen (Auftragsbest.)}
{Suchen (Kunden)}
{Suchen (Lieferschein)}
{Suchen (Bestellung)}
{Preis
rung}
{Best
tigung}
{D Liste}
{D Preis
nderung}
In dieser Datei speichern und verwalten Sie Ihre Artikel bzw. Leistungen. Die Artikelnummern und Artikelbezeichnungen k
nnen f
r Einkauf und Verkauf unterschiedls
kaodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
ich definiert werden. Im den folgenden Kapiteln sollen die wichtigsten Felder und Funktionen erkl
rt werden.
Die allgemein g
ltigen Tasten der Fu
zeilen und die Tasten im Layout {Men
} wurden bereits in KapitD
el 1. erl
utert.
11. Modul Artikel
11. Modul Artikel
11.1 Layout {Eingabe}
Einkauf - Die Daten f
r den Einkauf werden im Modul
Bestellung
verwendet.
[EK Markierung] - Hinter der
berschrift
Einkauf
ist ein Markierfeld positioniert. Das Feld ist lediglich zB
ur Unterst
tzung bei der Suche nach Artikeln angelegt und hat keine weitere Bedeutung. Man kann das Feld ankreuzen, wenn der eingegebene Artikel ein Einkaufsartikel ist.
[EK ArtNr] - Geben Sie die ArtNr Ihres rn und Artikelbezeichnungen k
nnen f
r Einkauf und Verkauf unterschiedls
kaodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
Lieferanten ein. Die ArtNr sollte nicht l
nger sein als Zeichen in dem Feld ohne Umbruch Platz haben (8 - 10 alphanumerische Zeichen, je nach Breite der Zeichen), ansonsten werden Teile der ArtNr auf der BestelD
lung nicht gedruckt. Mit der kleinen Pfeiltaste kann man den Eintrag von [VK ArtNr] in [EK ArtNr]
bernehmen, vorausgesetzt [EK ArtNr] enth
lt keinen Wert.
[EK Bezeichnung] - Die Bezeichnung wird in das Modul E
Bestellung
bernommen. F
r die Bezeichnung des Artikels bzw. der Leistung stehen Ihnen bei einzeiliger Ausgabe ca. 60 Stellen zur Verf
gung. N
tzen Sie die f
nfzeilige Ausgabem
glichkeit im Modul Bestellung, soF
kann die Bezeichnung ca. 300 Zeichen lang sein. Mit der kleinen Taste vor dem Feld schalten Sie zum Layout {Bezeichnung}. Dort sind die Bezeichnungen einzeilig und f
nfzeilig dargestellt. Die L
nge der Felder odul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
stimmt mit der L
nge in den Drucklayouts
berein.
[EK Warengruppe] - Zur besseren Strukturierung des Artikelbestandes k
nnen Sie die Artikel in verschiedene Warengruppen aufteilen. Einen Artikel kann man mehreH
ren Warengruppen zuordnen. Die Warengruppen sind ein hilfreiches Werkzeug bei der Suche und bei Erstellung von Listen. N
tzen Sie die Indextaste <i> beim Zuordnen zu Warengruppen.
[Lieferanten Nr.] - Die AdreI
ssen Ihrer Lieferanten tragen Sie in die Adre
datei ein. Dort wird jeder Adresse automatisch oder von Ihnen eine Adre
Nr zugewiesen. Diese Nummer sollten Sie hier eintragen. Im Feld [Lieferant] erscheint dann dJ
er zugeh
rige Lieferantenname von selbst.
Zu Ihrer Unterst
tzung sind Tasten eingerichtet. Mit der Taste <?> schalten Sie in ein Suchenlayout der Adre
datei. Nach der Suche gelangen Sie mit Hilfe der Taste <Aodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
rtikel> zur
ck in den Ausgangsdatensatz. Plazieren Sie den Cursor im Feld [Lieferanten Nr.] und dr
cken Sie
Befehlstaste - v
(Einsetzen). Die Lieferantennummer erscheint und der Name des Lieferanten wird eingL
etragen.
[Lieferant] - Lieferantennamen eintragen. Die sinnvollste Vorgehensweise ist unter [Lieferanten Nr.] erl
utert. Falls im Feld [Lieferanten Nr.] eine korrekte Nummer steht, kann mit der kleinen PfeiltaM
ste direkt zu den Adre
daten des Lieferanten geschaltet werden.
EK Preisklassen - Die EK Preisklassen sind analog denen im Verkauf aufgebaut (siehe Beschreibung weiter unten in diesem Kapitel). Beim Einkauf isN
r Sie wichtig, ab welchen Mengen Sie Rabatte erhalten.
Bemerkungen - Sie k
nnen Erstellungs-,
nderungsdatum und Bemerkungen zu Ihren Artikeln speichern.
[angelegt] - Sobald ein neuer Datensatz angelegt wodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
ird, erscheint das Erstellungsdatum. Es kann ge
ndert werden. Hinter dem Datumsfeld besteht die M
glichkeit der Kennzeichnung.
ndert] - Das
nderungsdatum m
ssen Sie selbst eintragen. Ein Klick auf die kleP
ine Datumstaste setzt das aktuelle Datum ein. Hinter dem Datumsfeld besteht die M
glichkeit der Kennzeichnung.
[Bemerkungen] - Im Feld [Bemerkungen] k
nnen Sie beliebigen Text zu Ihrem Artikel bzw. Leistung spQ
eichern. Mit der zugeh
rigen kleinen Taste k
nnen Sie das Bemerkungsfeld bildschirmf
llend darstellen.
Verkauf - Die Daten f
r den Verkauf werden in den Modulen Angebot, Auftragsbest
tigung, Kunden und LieferR
schein verwendet.
[VK Markierung] - Hinter der Verkauf
berschrift ist analog wie f
r den Einkauf ein Markierfeld positioniert. Markieren Sie das Feld, wenn der eingegebene Artikel ein Verkaufsartikel ist.
[VKodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
ArtNr] - Die ArtNr sollte nicht mehr als 8 - 10 alphanumerische Zeichen aufweisen, ansonsten wird sie in den anderen Modulen (z.B. Kunden) nicht vollst
ndig gedruckt. Die Artikelnummer mu
eindeutig sein, d.h.T
es d
rfen keine doppelten Werte vorkommen. Bei Angabe der ArtNr (z.B. im Kundenmodul) werden die Daten aus [VK Bezeichnung] und [Verkaufspreis] automatisch eingetragen. Mit der kleinen Pfeiltaste kann man den U
Eintrag von [EK ArtNr] in [VK ArtNr]
bernehmen, vorausgesetzt [VK ArtNr] enth
lt keinen Wert.
[VK Bezeichnung] - F
r die Bezeichnung des Artikels bzw. der Leistung stehen Ihnen ca. 60 Stellen zur Verf
gung. NV
tzen Sie die f
nfzeilige Ausgabem
glichkeit in den Modulen Angebot, Auftragsbest
tigung, Kunden oder Lieferschein, so kann die Bezeichnung ca. 300 Zeichen lang sein. Mit der kleinen Taste vor dem Feld schaltenodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
Sie zum Layout {Bezeichnung}. Dort sind die Bezeichnungen einzeilig und f
nfzeilig dargestellt. Die L
nge der Felder stimmt mit der L
nge in den Drucklayouts
berein.
[VK Warengruppe] - Zur besseren StrukturiX
erung des Artikelbestandes k
nnen Sie die Artikel in verschiedene Warengruppen aufteilen. Einen Artikel kann man mehreren Warengruppen zuordnen.
VK Preisklassen - Au
er dem Standardverkaufspreis haben Sie die Y
glichkeit 5 verschiedene prozentuale Mengenrabatte zu definieren. Geben Sie dazu den Rabatt an und in der gleichen Zeile die Menge, ab welcher der Rabatt einger
umt wird. Geben Sie die Mengen von oben nach unZ
ten steigend an, d.h. wenn in der Preisklasse 1 (PK 1) ein Menge von
steht, sollte in PK 2 z.B.
stehen.
[Verkaufspreis] - Geben Sie den Standard-Verkaufspreis ein. Er wird in den Programmodulen Angodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
ebot, Auftragsbest
tigung und Kunden als Einzelpreis eingesetzt. Mit der Pfeiltaste k
nnen Sie den kalkulierten Preis einsetzen.
[Menge] - Geben Sie die Menge an, ab welcher Rabatte einger
umt werden. Wird z.B\
. im Kundenmodul bei gleicher ArtNr eine Anzahl gr
er oder gleich dieser Menge angegeben, so erscheint automatisch der zugeh
rige Rabattsatz.
[-%] - F
r jede der 5 Preisklassen steht ein Feld f
r Rabatte zur ]
gung. Die Preis
nderungen sind in Prozent vom Verkaufspreis anzugeben. F
r einen Rabatt von 10 % geben Sie
ein. Das Vorzeichen mu
angegeben werden.
[VK Preise] - Zu Ihrer Information sind die resul^
tierenden Endpreise berechnet und dargestellt. Sie sind ansonsten nicht relevant. Im Rechnungsmodul werden lediglich die Prozentangaben verwendet.
Zusatzkosten - Auf den Einkaufspreis k
nnen Sie Zusatzkosten odul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
(z.B. zus
tzliche Anschaffungskosten) aufschlagen. Mit dem Auswahlfeld k
nnen Sie die Art des Aufschlags w
hlen (prozentual oder in DM). Der Einstandspreis wird berechnet aus dem Einkaufspreis plus prozentualem`
Aufschlag oder Aufschlag in DM. Wenn keine Angabe gemacht wird ist der Einstandspreis gleich dem Einkaufspreis.
Marge - Die zwei Felder in der Margenbox sind Formelfelder und zeigen die Marge zwischen Einstana
dspreis und Verkaufspreis in Prozent bzw. als Differenz in DM.
Kalkulation - In das Feld [kalkulat. Marge] kann man die gew
nschte Marge zwischen Einstandspreis und Verkaufspreis eingeben. Im Feld [kalkulierteb
r VK] wird der berechnete VK angezeigt, den man mit Hilfe der Pfeiltaste in [Verkaufspreis] einsetzen kann.
Um ein ungewolltes
berschreiben des Verkaufspreises (durch versehentliches Dr
cken der Pfeiltaste) odul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
cKzu vermeiden, passen Sie einfach den kalkulierten VK dem Verkaufspreis an.
s] einsetzen kann.
Um ein ungewolltes
berschreiben des Verkaufspreises (durch versehentliches Dr
cken der Pfeiltaste) odul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
11.1 Layout {Eingabe}E
11. Modul ArtikelH
11.1 Layout {Eingabe}
11. Modul Artikel
11.2 Layout {Preis
nderung}
Nur im Layout {Men
} ist eine Taste plaziert, um in das Layout {Preis
nderung} zu schalten. Das Layout ist eingerichtet, um einfach und komfortabel prozentuale Preis
nderungen durcches Dr
cken der Pfeiltaste) odul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
hren. Die Artikel werden
bersichtlich einzeilig aufgelistet.
[EK Preis] - Der aktuelle Einkaufspreis wird angezeigt.
%] - Geben Sie die gew
nschte prozentuale
nderung (+ oder -) f
r den EinkaufsprC
eis an. Die Taste in der Kopfzeile ersetzt die Werte in allen Datens
tzen durch den Wert im aktuellen Datensatz.
[Neuer EK] - Das Feld zeigt den neuen EK. [Neuer EK] = [EK Preis] * [EK
%]. Erst durch Dr
ckenD
der Taste <Preis
nd.> und anschlie
ender Best
tigung werden alle Preise in den aufgerufenen Datens
tzen ge
ndert.
r die VK-Preis
nderungen stehen die entsprechenden Felder ([VK Preis], [VK
%], [Neuer VK])E
zur Verf
gung. Die
nderung funktioniert analog der Einkaufspreis
nderung.
Am rechten Ende der Liste sind noch die Felder [Einstandspreis] und [Marge in %] plaziert. Beides sind Formelfelder und k
nnen nichtodul LieferantenH
10.3 Layout {Eingabe}
10. Modul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
editiert werden. Die angezeigte Marge wird zwischen Einstands- und Verkaufspreis berechnet.
<Ausschlie
en> - Die Taste mit dem diagonalen Strich vor jedem Datensatz schlie
t den angeklickten Datensatz von derG
Liste aus. Mit Hilfe des Suchmodus und der Taste <Ausschlie
en> erhalten Sie schnell die Datens
tze, deren Preise ge
ndert werden sollen.
<Preise
nd.> - Geben Sie zun
chst die Preis
nderungen in Prozent an. H
Die neuen Preise k
nnen Sie in der Liste einsehen. Dr
cken Sie anschlie
end die Taste <Preise
nd.>. Sie m
ssen die Preis
nderung best
tigen. Die alten Preise werden durch die neuen ersetzt und die ProzentangabI
en werden aus der Liste gel
scht. Wenn neuer und alter Preis in der Liste identisch sind, erfolgt nat
rlich keine Preis
nderung.
Vor einer Preis
nderung kann man mit der Taste <Ansicht> eine Liste ausdrucken,J% die die Preis
nderungen wiedergibt.
ul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
11.2 Layout {Preis
nderung}E
11. Modul ArtikelH
11.2 Layout {Preis
nderung}
12. Modul Texte
12. Modul Texte
In der Datei Texte werden Textbausteine f
r verschiedene Programmteile (Brief & Fax, Angebot, Auftragsbest
tigung, Kunden, Lieferschein, Bestellung) eingegeben und gespeichert. F
r jedes Modul stehen 4 - 5 Datens
tze (Textbausteine) zur Verf
gung. F
r Brief & Fax kann man bis zu 20 Standardtexte eingeben. Mit <Liste> werden alle Datens
tze aufgelistet. Im Layout {Liste} kann man
ber die Taste <Ansicht> eine
bersichtsliste mit den ersten 10 Zeilen der Textbausteine druck
ieferanten
Werte in d
xtbausteine
ablauf sind die Bemerkungen nicht relevant.
Mahntexte - In der Datei Texte sind auch die
berschriften und die Texte f
r Mahnungen abgelegt. Die Breite des Textfeldes stimmt mit der Textbreite auf den Mahnungen
berein. Sie haben max. 12 Zeilen (incl. Leerzeilen) f
r jeden Mahntext zur Verf
gung. Umfasst Ihr Mahntext mehr Zeilen, wird er auf der Mahnung nicht vollst
ndig gedruckt. Das Feld [Text] kann beliebig ge
ndert werden.
Achtung! Der Ausdruck
in der Bezeichnung stehen, aE2nsonsten arbeitet das Programm nicht korrekt.
12. Modul Texte
% die die Preis
nderungen wiedergibt.
ul Lieferanten
Werte in d
xtbausteine
[Bezeichnung] - Die Namen der Textbausteine sind vorbereitet. Sie stimmen mit den Werten in den Feldern [Textwahl] in den einzelnen Modulen
berein. Um Fehler zu vermeiden, kann man die Bezeichnungen nicht
ndern.
In den Modulen Angebot und Auftragsbest
tigung kann man Anfangs- als auch Endetexte einlesen. Die Einleitungstexte (Anfang) sind mit A, A1, A2, etc. und die Schlu
texte (Ende) mit E, E1, E2, etc. gekennzeichnet.
[Text] - Geben Sie den gew
nschten Text ein. Achten Sie dara
uf, da
er in das zugeh
rige Textfeld in den Programmodulen (z.B. Angebot) pa
t. Wenn der Text zu lang ist, wird nur ein Teil gedruckt. Die Textbausteine f
r das Modul Brief & Fax k
nnen bis zu 10 Seiten umfassen. Die Mahntexte d
rfen 12 Zeilen lang sein.
Standardtexte (Texte, die in der Bezeichnung mit
Standard
gekennzeichnet sind) werden beim Anlegen eines neuen Datensatzes (z.B. ein neues Angebot) automatisch eingelesen.
[Bemerkungen] - Raum f
r eigene Bemerkungen. F
r den Programm
13. Modul Serienbrief
13. Modul Serienbrief
Im Modul Serienbrief (SerienBr.fm) k
nnen Sie bis zu zehnseitige Serienbriefe ohne zus
tzliches Textprogramm erstellen, verwalten und drucken. Das Modul ist vom Modul Brief & Fax abgeleiB
tet und bietet die gleichen M
glichkeiten zum Schreiben von Briefen oder Faxen. Die Serienbriefe k
nnen als Briefe oder als Faxe gedruckt werden. Beim Anlegen eines neuen Serienbriefes werden alle in der Adre
atei aufgerufenen Adressen in das Serienbriefmodul importiert.
Zum Serienbriefmodul geh
rt eine weitere Datei, in der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu werden. Beim Anlegen eines neuen Serienbriefes werden alle in der Adre
atei aufgerufenen Adressen in das Serienbriefmodul importiert.
Zum Serienbriefmodul geh
rt eine weitere Datei, in der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
einem sp
teren Zeitpunkt wieder im Serienbriefmodul verwendet werden. Wir nennen die Datei mit den Textvorlagen Serientexte (Serietxt.fm). Die wichtigsten Infos zur Datei finden Sie in Kapitel 14.
In diesem KaE
pitel werden nur die Felder und Funktionen erkl
rt, die Sie nicht bereits aus dem Modul Brief & Fax (Kapitel 4) kennen.
Achtung! FileMaker-Dateien sollten nicht gr
er als 30 MB sein. Denken Sie daran, wenn F
Sie einen (mehrseitigen) Serienbrief an sehr viele Adressaten (einige Hundert) senden wollen. Importieren Sie zun
chst eine kleinere Anzahl von Adressen und ersetzen den Text in allen Datens
tzen. KontrollierenG
Sie die Dateigr
Layouts - Bezeichnung in der Kopfzeile
} - Serienbrief / Men
{Brief} - Serienbrief schreiben
{Fax} - Serienfax schreiben
{Suchen} - Brief oder Fax suchen
{Liste} - Liste (Serienbrin der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
{Best
tigung} - Best
tigung f
r Ersetzen
{D Brief} - Serienbrief Ansicht
{D Fax} - Serienfax Ansicht
{D Liste}
Einen neuen Serienbrief erstellen - a) Der erste Schritt f
r einen neuen Serienbrief besteht I
in der Auswahl der Adressaten, an die der Serienbrief gesendet werden soll. Suchen Sie also zun
chst die gew
nschten Adressen in der Adre
datei. Nur die Adressen, an die der Serienbrief gesendet werden soll, d
rfen in der Adre
datei aufgerufen sein. Beim Anlegen eines neuen Serienbriefes werden alle in der Adre
datei aufgerufenen Adressen in das Serienbriefmodul importiert und f
r jede Adresse ein eigener Datensatz aK
ngelegt. Sind 1000 Adressen aufgerufen, werden auch 1000 neue Datens
tze angelegt und jeweils eine Anschrift eingelesen.
b) Haben Sie die gew
nschte Auswahl an Adressen vorliegen, m
ssen Sie zum Serienbriefmodn der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
ul wechseln. Mit der Taste <Serienbrief> in der Adre
datei gelangen Sie ins Layout {Men
} des Serienbriefmoduls. Es ist immer nur ein Serienbrief (mit beliebig viel Einzelbriefen) in dem Modul verf
gbar. Wenn eM
in neuer Serienbrief angelegt werden soll, mu
der alte zun
chst entfernt werden.
c) Mit <Neuer Serienbrief> importieren Sie die Adressen aus der Adre
datei. Zuvor wird der alte Serienbrief (alle EinzelbriefeN
) entfernt. Sichern Sie deshalb - falls gew
nscht und noch nicht geschehen - den alten Serienbrief mit <Standardtext speichern> oder <Serienbrief als Datei speichern>. Sie k
nnen den Serienbrief auch als
bersiO
chtsliste mit <Adre
liste drucken> ausgeben lassen.
d) Nach dem Import der Adressen befinden Sie sich im Listenlayout. Die Anzahl der Datens
tze (Einzelbriefe) m
te mit der Anzahl der in der Adre
datei aufgern der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
ufenen Adressen
bereinstimmen. Mit den Anschriften wurden auch die individuellen Anreden (z.B.
Sehr geehrter Herr Schneider,
), Absender und Adre
Nrn eingelesen.
Nun ist es an der Zeit, den Text einzugeben.Q
cken Sie dazu im Listenlayout die Taste <Adre
Nr> des ersten Datensatzes, um ins Layout {Serienbrief} zu gelangen. In den ersten Datensatz (und nur hier) wurde bereits das aktuelle Datum eingesetzt. ErstellR
en Sie deshalb die Vorlage f
r den Serienbrief am besten im ersten Datensatz. Die M
glichkeiten der Texteingabe finden Sie in Kapitel 13.1 bei der Beschreibung des Feldes [Text].
e) Im selben Datensatz f
llen S
Sie auch die Felder [Unser Zeichen], [Betreff], [Text rechtsb
ndig] (nur in den Drucklayouts verf
gbar), [Datum] und [Absender ja/nein] aus. Wenn Sie mit der Eingabe fertig sind, dr
cken Sie die Taste <Ersetzenn der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
>. Ihre Angaben werden dadurch in allen aufgerufenen Datens
tzen eingesetzt. Nun k
nnen Sie durch die Einzelbriefe bl
ttern und sie gegebenenfalls individuell ver
ndern.
d) Mit der Taste <Ansicht> im Layout {U
Serienbrief} gelangen Sie in das Drucklayout, in dem die Druckentaste plaziert ist.
Layout {Men
} - Im Layout {Men
} sind die Tasten plaziert, die man zum Anlegen eines neuen Serienbriefes ben
tigt und zwei TV
asten f
r den Dateiwechsel.
<Serientext> - Schaltet zum Modul Serientext. Im Modul Serientext k
nnen Sie Vorlagen (Texte) f
r die Serienbriefe speichern.
<Hauptmen
> - Schaltet ins Hauptmen
der Adre
datei.
<Neuer Serienbrief> - Alle Datens
tze in der aktuellen Datei (SerienBr.fm) werden gel
scht und die alle aufgerufenen Adressen aus der Adre
datei importiert. In den ersten Datensatz wird das aktuelle Datum eingn der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
esetzt. Die Datens
tze (Einzelbriefe) werden im Listenlayout angezeigt.
<Standardtext speichern> - Ein Serienbrief besteht aus mehreren Einzelbriefen mit unterschiedlichen Anschriften. Der Text ist normalerweiY
se bis auf kleine individuelle Unterschiede in den Einzelbriefen identisch. Es ist deshalb meist ausreichend, nur den Text eines Einzelbriefes zu speichern. Sie sparen damit viel Festplattenspeicher. Mit <StandZ
ardtext speichern> wird der Text und der Betreff des ersten Datensatzes in einem weiteren Modul (SerieTxt.fm) gespeichert. Die Einzelbriefe im Serienbriefmodul bleiben erhalten.
Um zu einem sp
teren Zeitpunkt [
nachvollziehen zu k
nnen, an wen der Serienbrief gesendet wurde, k
nnen Sie mit der Taste <Drucken> eine Liste der Anschriften drucken.
<Serienbrief als Datei speichern> - Die gesamte Datei SerienBr.fm wird gen der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
speichert. Dies erfolgt analog dem Anlegen einer Sicherungskopie. Nach Dr
cken der Doppeltaste erscheint die Dialogbox zum Speichern der Datei. W
hlen Sie den Ort (Ordner), wo Sie die Datei speichern wollen und]
vergeben Sie einen sinnvollen Namen (z.B.
Geburtstagseinladung
; die Leute mit einem Windows-Rechner m
ssen sich einen k
rzeren Namen
berlegen). Es wird eine Sicherungskopie der gesamten Datei angelegt, die ^
je nach Anzahl der Einzelbriefe relativ gro
sein kann.
<Serienbrief l
schen> - Der Serienbrief mit allen Einzelbriefen wird gel
scht. Kein Text bleibt erhalten. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn der Standardtext _
bereits in der Datei SerieTxt.fm oder die gesamte Datei gespeichert ist und Sie Speicherplatz schaffen wollen. Aus programmtechnischen Gr
nden wird ein neuer leerer Datensatz erzeugt. Bevor Sie die Taste <Serien der Texte als Vorlage f
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
nbrief l
schen> bet
tigen, k
nnen Sie eine Adre
liste drucken.
<Adre
liste drucken> - Bevor Sie einen neuen Serienbrief anlegen, wobei der letzte Serienbrief auf jeden Fall aus der Datei gel
scht wird, k
nnen a
Sie eine Liste mit den wichtigsten Informationen drucken. Es werden alle Datens
tze aufgerufen und in einer Liste gedruckt. In der Drucken-Dialogbox sollte
Alle aufgerufenen Datens
drucken selektiert seinb
<Liste> - (Liste Einzelbriefe anzeigen) Dr
cken der Taste schaltet zum Layout {Liste} und zeigt die Adressaten (Sortiernamen) des Serienbriefes.
<Suchen> - Schaltet zum Suchenlayout und aktiviert den Suchmc
odus.
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
13. Modul Serienbrief
13. Modul Serienbrief
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
13.1 Layouts {Serienbrief}, {Serienfax}, {Liste}
Layout {Serienbrief} und Layout {Serienfax} - Wie bereits erw
hnt, beziehen wir uns auf die Beschreibung in Kapitel 4. Hier sollen nur die Unterschiede zum MoB
dul Brief & Fax erl
utert werden.
Alle
nderungen, die Sie im Layout {Serienbrief} oder {Serienfax} vornehmen, sind nur im aktuellen Datensatz akut. Wenn Sie die Angaben in alle Datens
bernehmen wollen, dC
cken Sie die Taste <Ersetzen>. Die Tasten <Brief (alle)>, <Fax (alle)> und <Ersetzen> haben Auswirkung auf alle aufgerufenen Datens
[TextNr] - Textfeld. Das Feld ist das Verbindungsglied zum Modul SerieD
ntexte. Wenn Sie hier eine TextNr eingeben, die auch im Modul Serientexte existiert, wird der Text und Betreff von der Datei Serientext zu Serienbrief
bergeben. Tragen Sie die TextNr am besten in den ersten Da
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
tensatz ein, nur dann ist sie in der Liste sichtbar (die TextNr wird beim Ersetzenvorgang nicht ersetzt, sonst w
rden die Textfelder
berschrieben).
Vor der Feldbezeichnung ist eine Taste <?> plaziert. Sie untF
tzt Sie analog zur Fragezeichentaste f
r das Feld [Anschrift]. Dr
ckt man/frau die Taste, schaltet das Programm in ein Suchenlayout der Datei Serientexte, in dem man/frau einen geeigneten Text suchen kann.G
Kehrt man/frau zur
ck zum Modul Serienbrief und setzt mit Befehlstaste-v die TextNr ein, erscheint der zugeh
rige Betreff und Text.
[Text] - Wenn Sie einen neue Textvorlage erstellen wollen, haben Sie zwei M
glichkeiten. Sie geben den Text hier ein und speichern ihn evt. in der Datei Serientexte. Oder Sie geben den Text im Serientextmodul ein und
bertragen ihn durch Eingabe der korrekten TextNr (im Feld [TextNr]}
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
in das Feld [Text].
Wenn Sie eine bestehende Textvorlage verwenden wollen, brauchen Sie nur die gew
nschte TextNr anzugeben. Die Fragezeichentaste vor dem Feld [TextNr] unterst
tzt Sie dabei.
Erstellen Sie dJ
ie Textvorlage m
glichst im ersten Einzelbrief (Datensatz). Zum einen ist bereits das Datum eingetragen. Andererseits ist im Listenlayout nur die TextNr des ersten Datensatzes sichtbar.
<Brief>, <Fax> - WandelK
t ein Einzeldokument von Fax nach Brief bzw. von Brief nach Fax um.
Achtung! Wenn der Serienbrief sowohl Faxe als auch Briefe enth
lt, m
ssen die zwei Dokumentarten getrennt von einander gedruckt werden. SuchL
en Sie in diesem Fall zun
chst alle Briefe und drucken Sie diese aus dem Layout {D Serienbrief} und verfahren Sie ebenso mit den Faxen im Layout {D Serienfax}.
<Brief (alle)> - Die Taste <Brief> ist Ihnen aus
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
dem Modul Brief & Fax bekannt. Sie wandelt im Layout {Fax} ein Fax (den aktuellen Datensatz) in einen Brief um. Die Taste <Brief (alle)> wandelt alle aufgerufenen Datens
tze in Briefdokumente um.
<Fax (alle)> N
- Die Taste ist im Layout {Brief} plaziert. Beim Anlegen eines neuen Seriendokumentes wurde die Dokumentart
Brief
hlt. Wenn Sie den Serienbrief als Fax versenden wollen, m
ssen Sie die Datens
tze konvertiO
eren. Die Taste <Fax (alle)> wandelt alle aufgerufenen Datens
tze in Faxdokumente um. Im Listenlayout m
te im Feld [Dokumentart] ein
r Fax eingetragen sein.
<Ersetzen> - Sie wollen einen Serienbrief schP
reiben, d.h. Betreff und Text etc. sollen in allen Briefen identisch sein. Sie brauchen den Text nur einmal zu schreiben. Mit der Taste <Ersetzen> wird der [Text] zusammen mit den Werten in [Unser Zeichen], [Be
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
treff], [Text rechtsb
ndig], [Datum], [Absender ja/nein] in allen aufgerufenen Datens
tzen ersetzt.
Die Taste <Ersetzen> m
ssen Sie in dem Datensatz bet
tigen, in dem Sie den Text eingegeben haben. Nur dann wR
ird der Text in alle anderen Datens
tze eingesetzt. W
rden Sie zuvor in einen Datensatz wechseln, in dem das Textfeld leer ist und dann die <Ersetzen> - Taste bet
tigen, w
rde in allen Datens
tzen das Textfeld S
scht. Zur Sicherheit mu
der Ersetzenvorgang best
tigt werden.
Wenn Sie nachtr
glich nur einen Feldwert in allen Datens
tzen
ndern wollen, arbeiten Sie bitte mit dem Befehl Ersetzen aus dem Pull-Down-Men
s. Nachdem Sie Einzelbriefe individualisiert haben, sollten Sie die <Ersetzen> - Taste nicht mehr dr
cken.
Nicht ersetzt werden [TextNr], [Absender], [Anschrift], [Anrede] und [Ihre Zeichen].
Layout {Liste}
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
- Im Listenlayout kann kein Feld ge
ndert werden. [Betreff], [TextNr] und [Datum] werden - da sie in allen Datens
tzen gleich oder zumindest
hnlich sein sollten - nur einmal angezeigt und zwar die Werte des erV
sten Datensatzes.
In Listenform sind f
r jeden Datensatz (Einzelbrief) die folgenden Felder dargestellt: [Adre
Nr], [Sortiername], [Dokumentart]. Auf dem Feld [Adre
Nr] liegt eine Taste, mit der man zum LayouW
t {Eingabe} schalten kann.
Mit Hilfe der Taste <Ansicht> gelangt man in ein Drucklayout, aus dem man die Liste drucken kann.
Layout {D Serienbrief} und Layout {D Serienfax} - Dies sind die Drucklayouts des X
Serienbriefmoduls. Sie unterscheiden sich nur wenig von denen des Moduls Brief & Fax.
<Seitenansicht> - Alle aufgerufenen Datens
tze werden im Modus Seitensansicht auf dem Bildschirm dargestellt.
<Drucken> -
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
Im Drucken-Dialog ist der Wert
Alle aufgerufenen Datens
drucken voreingestellt.
Achtung! Wenn der Serienbrief sowohl Faxe als auch Briefe enth
lt, m
ssen die zwei Dokumentarten getrennt von einander geZ
druckt werden. Suchen Sie in diesem Fall zun
chst alle Briefe und drucken Sie diese aus dem Layout {D Serienbrief} und verfahren Sie ebenso mit den Faxen im Layout {D Serienfax}.
ellt.
<Drucken> -
r die Serienbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
C)13.1 Layouts {Brief}, {Fax}, {Liste} ...G
13. Modul SerienbriefH)13.1 Layouts {Brief}, {Fax}, {Liste} ...
14. Modul Serientexte
14. Modul Serientexte
Das Modul Serientexte dient zur Speicherung von Textvorlagen f
r Serienbriefe. Das Modul steht
ber die [TextNr] mit dem Modul Serienbrief in Verbindung. Sie brauchen im SerienbriefmodulB
lediglich eine TextNr einzugeben, um eine Textvorlage und den zugeh
rigen Betreff einzulesen.
Jedesmal wenn man im Modul Serienbrief (SerienBr.fm) die Taste <Standardtext speichern> dr
ckt, wird im Modul Seririenbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
entexte ein neuer Datensatz angelegt, die lfd. TextNr und das Erstellungsdatum eingetragen und der Text und der Betreff aus dem Serienbriefmodul importiert.
Layouts
{Eingabe}
{Suchen}
{Suchen (SerienD
brief)}
{Liste}
{Liste XL}
{D Eingabe}
{D Liste}
Layout {Eingabe}
[TextNr] - Bei Anlegen eines neuen Datensatzes wird automatisch eine fortlaufende Nummer eingetragen. Sie kann ge
ndert werden, mu
jedoch iE
mmer eindeutig sein, d.h. es darf kein Wert doppelt vorkommen. Da es sich um ein Textfeld handelt, k
nnten Sie die Nummer z.B. durch Buchstaben erg
nzen.
ber die TextNr steht das Modul Serientexte mit dem ModuF
l Serienbriefe in Verbindung.
[Datum] - Das Erstellungsdatum wird automatisch eingetragen. Eine nachtr
gliche
nderung ist m
glich.
[Textwahl] - Das Modul bietet die M
glichkeit vordefinierte Texte einzuleseichern> dr
ckt, wird im Modul Seririenbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
n. Die Textbausteine sind in der Datei
Texte
einzugeben (Brief & Fax Text 1 - 20). Dann brauchen Sie im Feld [Textwahl] nur noch den gew
nschten Text ausw
hlen. Er wird automatisch eingelesen. Die BezeichnungH
en in [Textwahl] m
ssen mit denen in der Datei
Texte
bereinstimmen.
Achtung! Texte, die bereits im Textfeld eingetragen sind, werden durch die Wahl eines neuen Textes einfach
berschrieben und sind unwiderI
ruflich verloren.
[Kategorie] - Ihre Texte k
nnen Sie kategorisieren. Damit erleichtern Sie sich das Wiederauffinden. Mit der Taste < i > hinter der Feldbezeichnung rufen Sie den Index auf und erhalten EinblicJ
k in bereits angelegte Kategorien.
[Bemerkungen] - Zu jedem Text k
nnen Sie Bemerkungen speichern.
[Betreff] - Es stehen zwei Textzeilen (im Druckbild zu sehen) f
r den Betreff zur Verf
gung. Der Anfang des Bichern> dr
ckt, wird im Modul Seririenbriefe gespeichert werden k
nnen. Die Texte k
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
etreff-Feldes erscheint auch in dem Listenlayout. Der Betreff wird in Fettschrift gedruckt.
[Text] - Es handelt sich um das gro
e Feld mit dem Rollbalken an der rechten Seite. Geben Sie hier den Text der SerieL
nbriefvorlage ein. Tabulatoren kann man leider nicht setzen. Das Format (unterstreichen, fett, etc.) des Textes k
nnen Sie
ndern. Allerdings kann es passieren, da
die Seiten nicht korrekt umgebrochen werden.
14. Modul Serientexte
nnen dann zu
Werte in d
xtbausteine
manuell
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Aktuelles Kapitel drucken
Alle Kapitel drucken
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Kapitel 1.
Kapitel 2.
Kapitel 3.
Kapitel 3.1
Kapitel 3.2
Kapitel 3.3
Kapitel 3.4
Kapitel 3.5
Kapitel 3.6
Kapitel 3.7
Kapitel 3.8
Kapitel 4.
Kapitel 4.1
Kapitel 4.2
Kapitel 4.3
Kapitel 4.4
Kapitel 4.5
Kapitel 4.6
Kapitel 4.7
Kapitel 5.
Kapitel 6.
Kapitel 7.
Kapitel 7.1
Kapitel 7.2
Kapitel 7.3
Kapitel 7.4
Kapitel 7.5
Kapitel 7.6
Kapitel 7.7
Kapitel 7.8
Kapitel 8.
Kapitel 9.
Kapitel 10.
Kapitel 10.1
Kapitel 10.2
Kapitel 10.3
Kapitel 10.4
steine
Ersetzen Kapitel 1.
Ersetzen Kapitel 2.
Ersetzen Kapitel 3.
Ersetzen Kapitel 4.
Ersetzen Kapitel 5.
Ersetzen Kapitel 6.
Ersetzen Kapitel 7.
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Ersetzen Kapitel 10.
Ersetzen Kapitel 11.
Ersetzen Kapitel 12.
Ersetzen Kapitel 13.
Ersetzen Kapitel 14.
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zu Layout Inhalt Standard
zu Layout Inhalt Adressen
zu Layout Inhalt Brief & Fax
zu Layout Inhalt Angebot
$zu Layout Inhalt Auftragsbest
tigung
zu Layout Inhalt Kunden
zu Layout Inhalt Lieferschein
zu Layout Inhalt Bestellung
zu Layout Inhalt Lieferanten
zu Layout Inhalt Artikel
zu Layout Inhalt Texte
zu Layout Inhalt Serienbrief
zu Layout Inhalt Serientexte
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zu File Standard
zu File Adressen
zu File Brief & Fax
zu File Angebot
zu File Auftragsbest
tigung
zu File Kunden
zu File Lieferschein
zu File Bestellung
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zu File Artikel
zu File Texte
zu File Serienbrief
zu File Serientexte
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Startscript
Kapitel 3. I
Kapitel 3.1 I
Kapitel 3.2 I
Kapitel 3.3 I
Kapitel 3.4 I
Kapitel 3.5 I
Kapitel 3.6 I
Kapitel 3.7 I
Kapitel 3.8 I
Kapitel 4. I
Kapitel 4.1 I
Kapitel 4.2 I
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Kapitel 4.5 I
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Kapitel 5. I
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Kapitel 7. I
Kapitel 7.1 I
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Kapitel 7.3 I
Kapitel 7.4 I
Kapitel 7.5 I
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Kapitel 8. I
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Kapitel 12. I
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Kapitel 14. I
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xtbausteine
Zausteine
Kapitel 1.
Kapitel 2.
Kapitel 3.
Kapitel 3.1
Kapitel 3.2
Kapitel 3.3
Kapitel 3.4
Kapitel 3.5
;steine
Kapitel 3.6
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Kapitel 4.4
Kapitel 4.5
Kapitel 4.6
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Kapitel 7.
el 7.
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zu File Adressen
Kapitel 7.4
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xtbausteine
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Kapitel 10.1
Kapitel 10.3
Kapitel 10.4
Kapitel 10.5
Kapitel 11.
Kapitel 11.1
Kapitel 11.2
Kapitel 12.
.A----------------------------------------------
Aktuelles Kapitel drucken
Kapitel 1. I
Kapitel 2. I
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Ersetzen Kapitel 1.
etzen Kapitel 2.
Ersetzen Kapitel 3.
Ersetzen Kapitel 4.
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Kapitel 3.5 I
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Kapitel 7.1 I
Kapitel 7.2 I
Kapitel 7.3 I
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Kapitel 10. I
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Ersetzen Kapitel 5.
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Ersetzen Kapitel 7.
Ersetzen Kapitel 8.
pitel 9.
Ersetzen Kapitel 10.
Ersetzen Kapitel 11.
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zu Layout Inhalt Adressen
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sA$zu Layout Inhalt Auftragsbest
tigung
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zu Layout Inhalt Lieferanten
zu Layout Inhalt Lieferanten
xtbausteine
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zu Layout Inhalt Texte
A----------------------------------------------
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tigung
zu File Kunden
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zu File Lieferschein
zu File Lieferschein
zu File Lieferschein
halt Lieferanten
xtbausteine
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zu File Texte
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nhalt Lieferanten
xtbausteine
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Kapitel 13.
xtbausteine
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Ersetzen Kapitel 14.
Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
13.1 I
xtbausteine
Kapitel 14. I
Kapitel 13.1
Kapitel 14.
Startscript
z*K([
Anwender
33ffD
Kapitel 13.1 I
xtbausteine
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
xtbausteine
33ffD
Kapitel 13.1 I
xtbausteine
ffffff
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33ffff
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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3333ff
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
xtbausteine
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ffff33
ff33ff
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Kapitel 13.1 I
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Kapitel 13.1 I
xtbausteine
Kapitel 13.1 I
xtbausteine
ibutor@
Drucklayouts@
Eines
Einkaufspreisaenderu@
Endsumme
Ersetzen-befehl@
Faxdokumente@
Filemaker-dateien@
Fussteils@
Geloescht@
Gewunschte@
Hamburg@
Hunderten@
Integriert@
Kennen
Kommt
Lastschrift@
Lieferantennamen@
Loeschen@
Markierungsfelder@
Modifizierung@
Nummer
Plaziert@
Programmpaket
Rechnungserfassung
Sauber@
Seiten
Standard-macintosh-d@
Suchabfragen@
Textbausteine
Uberschriften@
Unterhalb
Verlieren@
Vorausgesetzt
Wobei@
Zweck@
Uberweisung@
MSPC@
NAME@
MARI@
NAME@
MARI@
NAME@
DATUM
KAPITEL
KAPITEL F
LAYOUTNR
LAYOUTNR F
UNTERKAPITEL
UNTERKAPITEL F
KapitelB
TextB
UnterkapitelB
Helvetica
Geneva
New York
Avant Garde
Nadianne
Courier
Swing
Arial
Sonntag
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
Samstag
Januar
Februar
April
August
September
Oktober
November
Dezember
1. Quartal
2. Quartal
3. Quartal
4. Quartal
2/19/976
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Inhalt ArtikelB
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Inhalt TexteB
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Inhalt BestellungB
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ckJ$Bitte gew
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Hilfe / Inhaltsverzeichnis
Kapitel StandardB
Alle Kapitel
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Hilfe / Inhaltsverzeichnis
Kapitel AngebotB
Kapitel Brief & FaxB
Kapitel Auftragsbest
tigungB
Kapitel KundenB
Kapitel LieferscheinB
Kapitel BestellungB
Kapitel LieferantenB
Kapitel ArtikelB
Kapitel TexteB
Kapitel SerienbriefB
Kapitel SerientexteB
Inhalt SerientexteB
1. Einf
hrung
1. Einf
hrung
hrung - Mit dem vorliegenden Programm k
nnen Sie einfach und komfortabel Adressen verwalten, Ihre Korrespondenz erledigen und die gesamten Kunden- und Lieferantenvorg
nge (Angebot, Auftragsbest
tigung, Ausgangsrechnungen, Lieferschein, Bestellung, Eingangsrechnungen, Artikel) abwickeln. Zielgruppe sind kleine bis mittlere Betriebe.
Das Programm haben wir auf Basis der Datenbank FileMaker erstellt und wird st
ndig weiter entwickelt. Die Layouts sind an einen 14
- Moni
eMaker. Die Layouts sind an einen 13
- Monitor angepa
Um vielen W
nschen zu entsprechen, ist das Programm allgemein gehalten. SollteD
n Sie wesentliche Funktionen vermissen oder Unregelm
igkeiten entdecken, informieren Sie uns. Vielleicht k
nnen wir Ihre W
nsche in der n
chsten Version ber
cksichtigen. Wir machen Ihnen auch gerne ein Angebot
Alle Kapitel
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Inhaltsverzeichnis
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ckH$Bitte gew
nschtes Kapitel anklicken!I#
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Hilfe / Inhaltsverzeichnis
1. Einf
hrung
2. Modul Standard
3. Modul Adressen
3.1 Layout {Hauptmen
3.2 Layout {Adressen}
3.3 Layout {Ansprechpartner}
3.4 Layout {Anschrift pr
3.5 Layout B
{Finanzdaten}
3.6 Layout {Suchen}
3.7 Layout {Liste}
3.8 Layout {Gruppen & Kategorien}
4. Modul Brief & Fax
4.1 Layout {Men
4.2 Layout {Brief}
4.3 Layout {Fax}
4.4 C
Layout {Suchen}
4.5 Layout {Liste}
4.6 Layout {D Brief}
4.7 Layout {D Fax}
5. Modul Angebot
6. Modul Auftragsbest
tigung
7. Modul Kunden
7.1 Einf
hrung Kundenvorg
7.2 D
Layout {Men
Alle Kapitel
drucken
Inhaltsverzeichnis
druckenG
ckH$Bitte gew
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1995 by ABM Konstruktion & DesignJ
Hilfe / Inhaltsverzeichnis
Kapitel 6.
Kapitel 7.
ZONEA
FPTHA
brieffax.USR
MARIA
BriefFax.fm
MSPCA
NAMEA
brieffax.USR
ZONEA
FPTHA
standard.USR
MARIA
Standard.fm
MSPCA
NAMEA
standard.USR
ZONEA
FPTHA
angebot.USR
MARIA
Angebot.fm
MSPCA
NAMEA
angebot.USR
ZONEA
FPTHA
aufbest.USR
MARIA
Aufbest.fm
MSPCA
NAMEA
aufbest.USR
ZONEA
FPTHA
kunden.USR
MARIA
Kunden.fm
MSPCA
NAMEA
kunden.USR
ZONEA
FPTHA
Liefsch.fp3
MSPCA
z*K([
"lycU
MSPCA
NAMEA
adressen.USR
dressen.fp3
MSPCA
FPTHA
adressen.USR
MARIA
Adressen.fm
Kapitel 10.2
Kapitel 10.3
Kapitel 10.4
Kapitel 10.5
Kapitel 11.
Kapitel 11.1
Kapitel 11.2
Sie diese ein, bevor Sie erneut suchen. - Abbrechen, Fortfahren, Suchabfrage
ndern
Meldung 3 -
Drucken wurde abgebrochen. Wollen si
denvorgangs ist wie folgt gedacht: 1. Angebot, 2. Auftragsbest
tigung, 3. Rechnung (Kunden), 4. Lieferschein erstellen. Die Positionen (z.B. Angebotspositionen) eines Schreibens k
nnen deshalb nur in angegebeneI
r Reihenfolge in das darauffolgende Modul
bergeben werden. D.h. es ist m
glich, die Positionen aus einem Angebot zu der Auftragsbest
tigung zu
bertragen; der umgekehrte Weg ist nicht m
glich.
rlich m
en Sie nicht f
r jeden Vorgang Angebot, AB, Rechnung und Lieferschein schreiben. Sie k
nnnen auch direkt das Modul Kunden aktivieren und eine Rechnung erstellen.
Es ist nicht m
glich, z.B. mehrere Angebote in
er hergestellt werden. Verwenden Sie den Befehl nicht im Zusammenhang mit fit. Beim Reparieren
ndert sich u.U. die Reihenfolge der Layouts. Progr
(Angebot, Auftragsbest
tigung) stehen 18 Positionen bereit. Im Layout {Eingabe} sinE
d jeweils nur 3 Positionen zu sehen. Durch Klicken auf die Kopfzeile - direkt
ber den Positionen - gelangt man ins Layout {Positionen}, in dem alle 20 Positionen angeordnet sind. Wiederum mit einem Klick auf dF
ie Kopfzeile gelangt man zur
ck. Leerzeilen zwischen den Positionen werden beim Druck entfernt.
Standardm
ig ist die Eingabe der Positionen einzeilig vorgesehen. Mit Hilfe des Scriptes
zu Layout {Eingabe XL}
er Erweiterung (sofern nicht durch Pa
wort gesch
tzt) f
r pers
nliche Zwecke ist freigestellt. Nicht statthaft ist die auch nur teilweise Verwendu
7.6 Layout {Mahnliste}E
7. Modul KundenH
7.6 Layout {Mahnliste}
weitere Posten im Kundenmodul einzeln eingegeben werden. Um die M
glichkeiten des Programmes optimal auszunutzen, sollte deshalb f
jeden Auftrag eine Rechnung erstellt werden.
Lieferschein - Programmtechnisch bedingt ist vorgesehen einen Lieferschein erst zu erstellen, nachdem die Rechnung geschrieben ist. Die Lieferscheinerstellung wirM
d aus dem Kundenmodul gestartet. F
r den Fall, da
ein Lieferschein gew
nscht wird, bevor eine Rechnung existiert, sollte wie folgt vorgegangen werden:
Legen Sie zun
chst trotzdem eine neue Rechnung an und trN
agen Sie die gew
nschten Positionen ein. Zur Kennzeichnung und um die Rechnung vom Mahnwesen auszuschlie
en, w
hlen Sie im Feld [Vermerk] im Layout {Verwaltung} den Wert
(.txt)