home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10029.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  5.7 KB  |  225 lines
  1. Other Purchases
  2.  
  3. ÀáVendorÀá
  4.  
  5. You must select a vendor for this purchase.  Vendors are those card file entries 
  6.  
  7. you labeled 'Vendor.'  See Selecting From a Search List in Chapter 1.
  8.  
  9.  
  10.  
  11. ÀáNote:Àá  If this is a cash purchase and you do not track the purchases activity for 
  12.  
  13. this vendor, create a new vendor card called something like 'Cash', or 
  14.  
  15. 'MasterCard.'  If this is a payable purchase, you‚Äôre better off adding this vendor 
  16.  
  17. to your card file, so you can track the payable balance.
  18.  
  19.  
  20.  
  21. ÀáPurchase NumberÀá
  22.  
  23. The purchase number identifies this transaction within the Purchases & 
  24.  
  25. Payables journal.  M.Y.O.B. sorts journal transactions by number within date.  
  26.  
  27. You may enter up to 8 characters, using any combination of numbers and letters.  
  28.  
  29. M.Y.O.B. provides a default purchases number with the prefix PJ (for Purchases 
  30.  
  31. & Payables journal) followed by a 6-digit number.  M.Y.O.B. allows duplicate 
  32.  
  33. journal entry numbers, however it is not recommended.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. ÀáDateÀá
  38.  
  39. All transactions within the Purchases & Payables Journal are sorted by 
  40.  
  41. transaction date.  You may not enter a date prior to the conversion date or in a 
  42.  
  43. prior fiscal year.  If you enter a future date, M.Y.O.B. accepts it, but only after 
  44.  
  45. warning you that the date is probably in error.
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ÀáMemoÀá
  50.  
  51. Enter whatever you‚Äôd like.  Memos can be up to 255 characters, but because of 
  52.  
  53. report display limitations, it is most useful to limit your memos to 40 or 50 
  54.  
  55. characters.
  56.  
  57.  
  58.  
  59. ÀáAccount NumberÀá
  60.  
  61. You must select an account.  Since this is a purchase, it is usually an expense 
  62.  
  63. account.
  64.  
  65.  
  66.  
  67. To select an account, see Selecting From a Search List in Chapter 1.
  68.  
  69.  
  70.  
  71. If you need to enter a new expense account, click the New Account button on the 
  72.  
  73. search chart of accounts dialog and M.Y.O.B. zooms to Chart of Accounts.  Enter the 
  74.  
  75. account information and press Enter or click OK.  The window disappears and 
  76.  
  77. you‚Äôre back at the Account Number field.  Type the new account number and press 
  78.  
  79. Tab.  The new account is selected, its name appears and you jump to the Amount 
  80.  
  81. field.
  82.  
  83.  
  84.  
  85. ÀáAmountÀá
  86.  
  87. Enter a dollar amount.  M.Y.O.B. allows you to type the dollar amount using 
  88.  
  89. numbers, commas, periods and dollar signs.  Improperly formed amounts are 
  90.  
  91. disallowed and decimal amounts are rounded to the nearest penny.
  92.  
  93.  
  94.  
  95. Since M.Y.O.B. balances positive amounts with a credit to your linked payables 
  96.  
  97. account, any positive number entered is treated as a debit.  This is almost always 
  98.  
  99. correct, since whenever you add to an expense account it is a debit.  If you‚Äôre 
  100.  
  101. entering a return or purchases adjustment, use a negative amount.  Negative 
  102.  
  103. amounts reduce (credit) the selected account.  If there is a negative balance due, 
  104.  
  105. the linked payables account is debited. 
  106.  
  107.  
  108.  
  109. ÀáNote:Àá  A negative balance due creates a debit purchase.  Use Settle Debits to 
  110.  
  111. deposit a refund or apply the money to another payable.
  112.  
  113.  
  114.  
  115. ÀáNote:Àá  An account without a dollar amount is not recorded as part of the journal 
  116.  
  117. entry.
  118.  
  119.  
  120.  
  121. ÀáJobÀá
  122.  
  123. If the selected account is an income, expense, cost of sales, other income or other 
  124.  
  125. expense account, you can assign the amount to a job (see Jobs List in Chapter 
  126.  
  127. 10).  Type the job number and press Tab.  If you are unsure of the job number, 
  128.  
  129. press Command-L to see the job list.  Select a job from the job list or click New 
  130.  
  131. Job to create a new one.
  132.  
  133.  
  134.  
  135. ÀáNote:Àá  If you need to assign an amount from a single account to more than one job, 
  136.  
  137. enter the account more than one time.  Say, for example, you have $100 debit to 
  138.  
  139. widget expenses and you need to assign $30 to job 12 and $70 to job 43.  Enter 
  140.  
  141. two debits to widget expenses, one for $30 and the other for $70.
  142.  
  143.  
  144.  
  145. ÀáNote:Àá  Upon entering the complete purchase, use the down arrow to jump to the 
  146.  
  147. Paid Today field.
  148.  
  149.  
  150.  
  151. ÀáPaid TodayÀá
  152.  
  153. Upon entering the details of the purchase, use the down arrow to jump to the Paid 
  154.  
  155. Today field.
  156.  
  157.  
  158.  
  159. If this is a full or partial cash purchase, enter the amount paid here.  This 
  160.  
  161. amount is drawn from your linked checking account and recorded in the Cash 
  162.  
  163. Disbursements journal.
  164.  
  165.  
  166.  
  167. When you record the purchase, a dialog appears with the check number, payee 
  168.  
  169. and memo.  If the information is correct, click OK.  If it is incorrect, click Cancel 
  170.  
  171. and use Make a Payment to record the cash payment.
  172.  
  173.  
  174.  
  175. ÀáBalance DueÀá
  176.  
  177. A positive balance due increases (credits) your linked payables account.  A 
  178.  
  179. positive balance due also creates an open payable.  When you pay all or part of 
  180.  
  181. this balance, use Make a Payment to write the check and settle this payable.
  182.  
  183.  
  184.  
  185. A return or adjustment usually creates a negative balance due.  A negative balance 
  186.  
  187. due decreases (debits) your linked payables account.  The purchase becomes a 
  188.  
  189. debit purchase.  Use Settle Debits to apply the debit to an open payable or to 
  190.  
  191. deposit the vendor‚Äôs refund.
  192.  
  193.  
  194.  
  195. ÀáRecordÀá
  196.  
  197. Positive amounts in the detail of the purchase are recorded as debits.  Negative 
  198.  
  199. amounts are credits.  If there‚Äôs a positive balance due, it‚Äôs added to the payable 
  200.  
  201. balance for this vendor and a new open payable is created.  When you pay your 
  202.  
  203. bill, use Make a Payment to write the check, and settle this payable. 
  204.  
  205.  
  206.  
  207. ÀáNote:Àá  A negative balance due reduces your payable balance and creates a debit 
  208.  
  209. purchase order.  Use Settle Debits to apply the debit to an open payable or to 
  210.  
  211. deposit the vendor‚Äôs refund.
  212.  
  213.  
  214.  
  215. If you entered an amount in Paid Today, a check is drawn from your linked 
  216.  
  217. checking account and recorded in the Cash Disbursements journal.  When you 
  218.  
  219. record the purchase, a dialog appears with the check number, payee and memo.  If 
  220.  
  221. the information is correct, click OK.  If it is incorrect, click Cancel and use Make 
  222.  
  223. a Payment to record the cash payment. 
  224.  
  225.