home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10062.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  6.4 KB  |  263 lines
  1. To Do List
  2.  
  3. M.Y.O.B. Accounting looks at your Business Calendar when preparing the To Do 
  4.  
  5. List.  If a reminder (except for overdue receivables) falls on a non-business 
  6.  
  7. day, it is moved up to the previous business day.
  8.  
  9.  
  10.  
  11. ÀáAction columnÀá
  12.  
  13. Each To Do List has an Action column.  By clicking the column, a checkmark is 
  14.  
  15. displayed, marking that item for Action.  If you change your mind, you can 
  16.  
  17. click the checkmark to de-select it.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21. ÀáAction buttonÀá
  22.  
  23. Each To Do List has an Action button, whose label changes depending upon the 
  24.  
  25. list selected. 
  26.  
  27.  
  28.  
  29. ÀáReceivablesÀá
  30.  
  31. M.Y.O.B. Accounting displays all your unpaid sales showing the Customer's 
  32.  
  33. Name, the Invoice number (Inv.#), and the Balance Due.  Then it checks the 
  34.  
  35. original date of the sale, compares it to today's date, looks at the customer's 
  36.  
  37. credit terms and calculates a Due Date.  A positive number of days in the 
  38.  
  39. Overdue column tells you how many days the receivable is overdue, a negative 
  40.  
  41. number means it's not yet due.
  42.  
  43.  
  44.  
  45. Click in the Action column to select an invoice to be included in the Mail Merge 
  46.  
  47. file (so that you can send Notices) created when you click Mail Merge.  
  48.  
  49. Regardless of how many overdue invoices the customer has, only one Mail 
  50.  
  51. Merge record is created (with the total of all overdue invoices in the Overdue 
  52.  
  53. field.  For more information on Mail Merge files see Chapter 7: Card File -
  54.  
  55. Personalized Letters.
  56.  
  57.  
  58.  
  59. ÀáPayablesÀá
  60.  
  61. M.Y.O.B. Accounting displays all your unpaid purchases showing the Vendor's 
  62.  
  63. Name, the P.O. #, and the Balance Due.  Then it checks the original date of the 
  64.  
  65. purchase, compares it to today's date, then looks at your credit terms with the 
  66.  
  67. vendor and calculates a Due Date.  A positive number in the Overdue column 
  68.  
  69. tells how long the payable is overdue.  A negative number means not yet due.
  70.  
  71.  
  72.  
  73. Click in the Action column to select any or all purchases.  When you click Pay 
  74.  
  75. Bills, M.Y.O.B. Accounting writes checks to pay those bills.
  76.  
  77.  
  78.  
  79. ÀáRecurring TransactionsÀá
  80.  
  81. This is a list of all your Recurring Transactions (Checks, Deposits, General 
  82.  
  83. Journal entries,  and Paychecks).  
  84.  
  85.  
  86.  
  87. For each Recurring Transaction, M.Y.O.B. Accounting lists the transaction's 
  88.  
  89. Name, the Frequency, the date Last Posted, and calculates the date Next Due, 
  90.  
  91. adjusted for business holidays listed on the Business Calendar.
  92.  
  93.  
  94.  
  95. A negative number of days in the Overdue column  means the transaction is not 
  96.  
  97. yet due.  A positive number means it's overdue.
  98.  
  99.  
  100.  
  101. Click in the Action column to select any or all transactions.  When you click 
  102.  
  103. Record, M.Y.O.B. Accounting records those transactions.
  104.  
  105.  
  106.  
  107. ÀáRecurring SalesÀá
  108.  
  109. For each recurring invoice, M.Y.O.B. Accounting lists the customer's Name, 
  110.  
  111. the Frequency, the date Last Posted, and calculates the date the invoice is Next 
  112.  
  113. Due.
  114.  
  115.  
  116.  
  117. A negative number of days in the Overdue column  means the transaction is not 
  118.  
  119. yet due.  A positive number means it's overdue.
  120.  
  121.  
  122.  
  123. Click in the Action column to select any or all invoices.  When you click 
  124.  
  125. Record, M.Y.O.B. Accounting records the selected invoices.
  126.  
  127.  
  128.  
  129. ÀáRecurring P.O.sÀá
  130.  
  131. For each recurring purchase order, M.Y.O.B. Accounting lists the vendor's 
  132.  
  133. Name, the Frequency, the date Last Posted, and calculates the date the P.O. is 
  134.  
  135. Next Due.
  136.  
  137.  
  138.  
  139. A negative number of days in the Overdue column  means the transaction is 
  140.  
  141. overdue.  A positive number is the number of days until the P.O. should be 
  142.  
  143. written.
  144.  
  145.  
  146.  
  147. Click in the Action column to select any or all P.O.s.  When you click Record, 
  148.  
  149. M.Y.O.B. Accounting records the selected purchases.
  150.  
  151.  
  152.  
  153. ÀáExpiring DiscountsÀá
  154.  
  155. If you've listed credit terms for any vendors which give you a discount for 
  156.  
  157. early payment, M.Y.O.B. Accounting searches your purchases and displays the 
  158.  
  159. Vendor's Name, P.O. #, Due Date and the Balance Due of any outstanding 
  160.  
  161. Payables that are within the discount days.
  162.  
  163.  
  164.  
  165. Click in the Action column to select any or all Expiring Discounts.  When you 
  166.  
  167. click Pay Bills, M.Y.O.B. Accounting will write checks to pay all the selected 
  168.  
  169. bills. 
  170.  
  171.  
  172.  
  173. ÀáPending Sale/P.O.Àá
  174.  
  175. This is a list of all your Pending Sales and Purchases sorted by Shipping Date.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179. If the transaction is a pending sale, the  is before the Name (under Inv.).  If 
  180.  
  181. it's a pending purchase, the  is after the Name and before the Inv/P.O. # 
  182.  
  183. (under P.O.).  The Promised Date is the Shipping Date from each invoice or 
  184.  
  185. purchase.
  186.  
  187.  
  188.  
  189. Click in the Action column to select any or all pending sales or purchase 
  190.  
  191. orders.  When you click Record as Actual, M.Y.O.B. Accounting will record the 
  192.  
  193. sales or purchase orders. 
  194.  
  195.  
  196.  
  197. ÀáItems to Order/BuildÀá
  198.  
  199. In the item information for an inventory item, you can enter a minimum 
  200.  
  201. desired Inventory level.  After every sale, M.Y.O.B. Accounting  calculates 
  202.  
  203. whether your Inventory has fallen below that minimum (the number of the 
  204.  
  205. item you have on hand plus the number already on order less the number 
  206.  
  207. promised to customers).  If the result is less than the Item's Minimum Level, 
  208.  
  209. the Item's Name, On Hand amount, on order amount and Committed amount are 
  210.  
  211. displayed on the To Do List.
  212.  
  213.  
  214.  
  215. If you've set the Item as 'I Buy This Item' in the Items List, the arrow
  216.  
  217.  is to the left of the Name (under Order).  If you auto-build this Item,  the arrow is 
  218.  
  219. to the right of Name (under Build).  For some items, you may, at times, both 
  220.  
  221. Buy the Item and Auto-Build it.  In this case, clicking the Action column has no 
  222.  
  223. effect.
  224.  
  225.  
  226.  
  227. If you've entered a Primary Vendor and Reorder Quantity in the Item 
  228.  
  229. information for 'I Buy This Item', M.Y.O.B. Accounting prepares most of the 
  230.  
  231. Purchase Order for you.  If you do not have a Primary Vendor, clicking the 
  232.  
  233.  under Order zooms to Purchase Orders, but does not prepare the order.
  234.  
  235.  
  236.  
  237. Click in the Action column to select any or all items.  If an item is marked as 
  238.  
  239. only Order (and has a Primary Vendor listed) or only Build (and you have 
  240.  
  241. enough of the required components) when you click Order/Build, M.Y.O.B. 
  242.  
  243. Accounting will order, or build, those items.  Some items  in your items list 
  244.  
  245. may be marked as both Order and Build marked and will be ignored.
  246.  
  247.  
  248.  
  249. ÀáOverdue ContactsÀá
  250.  
  251. When you enter a Contact in your Contact Log, you may enter a Recontact date.  
  252.  
  253. M.Y.O.B. Accounting displays the Name, Card Type, last Contact Date and the
  254.  
  255.  Recontact Date of anyone with a recontact date on or before today.
  256.  
  257.  
  258.  
  259. Click in the Action column to select any or all cards.  When you click Remove, 
  260.  
  261. M.Y.O.B. Accounting will erase the Recontact Date from the card.
  262.  
  263.