home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10236.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  3.8 KB  |  201 lines
  1. Export File Format
  2.  
  3.  
  4.  
  5. Choose whether you want the exported file to be in Tab Delimited or Comma
  6.  
  7. Delimited format.  M.Y.O.B. will import either format.  Check with your other 
  8.  
  9. software to see which of these formats it accepts.
  10.  
  11.  
  12.  
  13. ÀáFirst Record is:Àá
  14.  
  15. Choose whether you want the first record exported to be a Header Record or a 
  16.  
  17. Data Record.  If you choose Header Record, M.Y.O.B. will export a first record of 
  18.  
  19. titles describing the contents of each field before it exports the data records.  
  20.  
  21. This might be useful in a spreadsheet, for example, or for matching fields when
  22.  
  23.  importing into another M.Y.O.B. data file.
  24.  
  25.  
  26.  
  27. ÀáAdditional Selection Criteria:Àá
  28.  
  29. Depending upon the type of data, you may be presented with additional selection 
  30.  
  31. criteria:
  32.  
  33.  
  34.  
  35. ÀáChart of AccountsÀá
  36.  
  37.    Year
  38.  
  39.     Choose account balances from this year or last year.
  40.  
  41.    Period
  42.  
  43.     Choose the period.  The account balance exported is as of the end of the 
  44.  
  45.     selected period. 
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ÀáInventory ItemsÀá
  50.  
  51.    None
  52.  
  53.     No additional selection criteria.  M.Y.O.B. exports the entire items list.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. ÀáCardsÀá
  58.  
  59.    Identifiers
  60.  
  61.     Enter (optionally) one or more identifiers.  If you enter more than 
  62.  
  63.     one identifier, M.Y.O.B. chooses only those customers that have every
  64.  
  65.     identifier entered.
  66.  
  67.  
  68.  
  69.    Zip Code
  70.  
  71.     Enter (optionally) a zip code or partial zip code.  M.Y.O.B. will export 
  72.  
  73.     only those cards with matching zip codes.  If you enter a partial zip code,
  74.  
  75.     M.Y.O.B. will choose only those cards with zip codes that begin with those 
  76.  
  77.     numbers.
  78.  
  79.  
  80.  
  81. ÀáJournal EntriesÀá
  82.  
  83.    Journal Type
  84.  
  85.     Choose to export General Journal, Cash Disbursements Journal, Cash 
  86.  
  87.     Receipts Journal, Sales & Receivables Journal, Purchases & 
  88.  
  89.     Payables Journal, Inventory Journal or All Journals.
  90.  
  91.  
  92.  
  93.    Date Range
  94.  
  95.     Enter (optionally) a range of dates.  M.Y.O.B. will export only those
  96.  
  97.     journal entries made on or between those dates.
  98.  
  99.  
  100.  
  101. ÀáOther SalesÀá
  102.  
  103.    Identifiers
  104.  
  105.     Enter (optionally) one or more identifiers.  If you enter more than one 
  106.  
  107.     identifier, M.Y.O.B. chooses the sales made to only those customers that 
  108.  
  109.     have every identifier entered.
  110.  
  111.  
  112.  
  113.    Date Range
  114.  
  115.     Enter (optionally) a range of dates.  M.Y.O.B. will export only those 
  116.  
  117.     sales entries made on or between those dates.
  118.  
  119.  
  120.  
  121. ÀáOther PurchasesÀá
  122.  
  123.    Identifiers
  124.  
  125.     Enter (optionally) one or more identifiers.  If you enter more than 
  126.  
  127.     one identifier, M.Y.O.B. chooses the sales made to only those customers 
  128.  
  129.     that have every identifier entered.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.    Date Range
  134.  
  135.     Enter (optionally) a range of dates.  M.Y.O.B. will export only those 
  136.  
  137.     sales entries made on or between those dates.
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143. ÀáContinueÀá
  144.  
  145. Click Continue after you've made your selections.  The Export Data dialog 
  146.  
  147. appears, where you can choose which fields to export, and in which order.
  148.  
  149.  
  150.  
  151. The M.Y.O.B. Fields column lists all the fields that can be exported.  An 
  152.  
  153. asterisk appears to the left of the names of all fields that M.Y.O.B. requires when 
  154.  
  155. importing.  (If you plan to import this information into another M.Y.O.B. data 
  156.  
  157. file, be sure to select at least these fields.)
  158.  
  159.  
  160.  
  161. Click the field names in the M.Y.O.B. Fields column in the order that you wish 
  162.  
  163. to export them.  The current list of field names in the order you've selected them 
  164.  
  165. appears on the left, in the Export Fields column.  To remove a field name from 
  166.  
  167. your list, click its name in the M.Y.O.B. Fields column a second time.
  168.  
  169.  
  170.  
  171. When you've selected a field name, its field position in your selection list will 
  172.  
  173. appear in the Export Order column.
  174.  
  175.  
  176.  
  177. ÀáMatch AllÀá
  178.  
  179. Click Match All if you want to export all the M.Y.O.B. Fields in the order 
  180.  
  181. shown.
  182.  
  183.  
  184.  
  185. ÀáUnmatch AllÀá
  186.  
  187. Click Unmatch All to remove all your selections so far.
  188.  
  189.  
  190.  
  191. ÀáExportÀá
  192.  
  193. Click Export after you've selected and ordered all the fields to be exported.  
  194.  
  195. The standard file dialog appears.  Name your export file, decide where you want 
  196.  
  197. to save it, and click Save.
  198.  
  199.  
  200.  
  201.