home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10239.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  3.8 KB  |  213 lines
  1. Importing
  2.  
  3.  
  4.  
  5. M.Y.O.B. version 3 can import data from another M.Y.O.B. data file or from any 
  6.  
  7. tab delimited or comma delimited file.
  8.  
  9.  
  10.  
  11. You can import:
  12.  
  13.     Accounts
  14.  
  15.     Inventory Items
  16.  
  17.     Customer Cards
  18.  
  19.     Vendor Cards
  20.  
  21.     Employee Cards
  22.  
  23.     Personal Cards
  24.  
  25.     General Journal Entries *
  26.  
  27.     Other Sales **
  28.  
  29.     Other Purchases **
  30.  
  31.  
  32.  
  33.     *  M.Y.O.B. imports all journal entries into the General Journal.
  34.  
  35.  
  36.  
  37.     **  M.Y.O.B. imports into Other Sales and Other Purchases.  It does not 
  38.  
  39.     import transactions into Invoice Sales or Purchase Orders.
  40.  
  41.  
  42.  
  43. To import, select Import from the File menu, and select the desired data type 
  44.  
  45. from the Import sub-menu.  The Import dialog appears.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49. ÀáImport File FormatÀá
  50.  
  51. Choose whether the file to be imported is in Tab Delimited or Comma Delimited 
  52.  
  53. format.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. ÀáFirst Record is...Àá
  58.  
  59. Choose whether the first record of the file to be imported is a Header Record or a 
  60.  
  61. Data Record.  A header record is a record containing the titles of the data fields.  
  62.  
  63. If you choose Header Record, M.Y.O.B. will not import the first record of the 
  64.  
  65. import file.  It will use the header information to help you match the import 
  66.  
  67. data fields with the appropriate M.Y.O.B. data fields.
  68.  
  69.  
  70.  
  71. ÀáAdditional Selection Criteria:Àá
  72.  
  73.  
  74.  
  75. Accounts
  76.  
  77.    Duplicate Records
  78.  
  79.     The Chart of Accounts does not allow duplicate account numbers.  If, 
  80.  
  81.     while importing, M.Y.O.B. encounters a duplicate account number, it 
  82.  
  83.     needs to know whether you want to reject the record or update the 
  84.  
  85.     existing account information with the new account information from 
  86.  
  87.     your import file.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.     If you choose to reject duplicate accounts, the rejected records will be 
  92.  
  93.     written to your M.Y.O.B. Import Log file (see Import Errors and 
  94.  
  95.     Warnings).
  96.  
  97.  
  98.  
  99. Inventory Items
  100.  
  101.    Duplicate Records
  102.  
  103.     The Items List does not allow duplicate item numbers.  If, while 
  104.  
  105.     importing, M.Y.O.B. encounters a duplicate item number, it needs to 
  106.  
  107.     know whether you want to reject the record or update the existing item 
  108.  
  109.     information with the new item information from your import file.
  110.  
  111.  
  112.  
  113.     If you choose to reject duplicate items, the rejected records will be 
  114.  
  115.     written to your M.Y.O.B. Import Log file (see Import Errors and 
  116.  
  117.     Warnings).
  118.  
  119.  
  120.  
  121. Cards
  122.  
  123.     Duplicate Records
  124.  
  125.     The Card file does allow duplicate card names.  If, while importing, 
  126.  
  127.     M.Y.O.B. encounters a duplicate card name, it needs to know whether you 
  128.  
  129.     want to reject the record, update the matching card with the new card 
  130.  
  131.     information from your import file, or add the card to your card file.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.     If you choose to reject duplicate cards, the rejected records will be 
  136.  
  137.     written to your M.Y.O.B. Import Log file (see Import Errors and 
  138.  
  139.     Warnings).
  140.  
  141.  
  142.  
  143. Journal Entries
  144.  
  145.    None
  146.  
  147.     No additional selection criteria.
  148.  
  149.  
  150.  
  151. Other Sales
  152.  
  153.    None
  154.  
  155.     No additional selection criteria.
  156.  
  157.  
  158.  
  159. Other Purchases
  160.  
  161.    None
  162.  
  163.     No additional selection criteria.
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169. ÀáContinueÀá
  170.  
  171. Click Continue after you've made your selections.  Next M.Y.O.B. asks you to 
  172.  
  173. locate and open your import file.
  174.  
  175.  
  176.  
  177. M.Y.O.B. reads the first record of the import file and displays the following 
  178.  
  179. screen, where you can match the fields from your import file to the fields in 
  180.  
  181. your M.Y.O.B. data file.
  182.  
  183.  
  184.  
  185. First click an import field, then click the matching M.Y.O.B. field.  The import 
  186.  
  187. field name will be written to the right of the M.Y.O.B. field name.  To remove a 
  188.  
  189. field, click the M.Y.O.B. field name a second time.  Fields with an asterisk to the 
  190.  
  191. left of their names are required by M.Y.O.B.  You must match asterisk fields with 
  192.  
  193. a valid import field.
  194.  
  195.  
  196.  
  197. ÀáMatch AllÀá
  198.  
  199. Click Match All if your import data fields exactly match‚Äîline for line‚Äî
  200.  
  201. M.Y.O.B.'s fields.  This is true if your import file was created by M.Y.O.B.'s 
  202.  
  203. export routine.
  204.  
  205.  
  206.  
  207. ÀáImportÀá
  208.  
  209. Click Import after you've matched the fields.  See Import Errors and Warnings 
  210.  
  211. for more details.
  212.  
  213.