home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Devil's Doorknob BBS Capture (1996-2003) / devilsdoorknobbbscapture1996-2003.iso / Dloads / SYSOP / LTB174.ZIP / LTB.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-04-10  |  128KB  |  3,208 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                Table of Contents
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  1. INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  1
  10.    1.2 DISCLAIMER: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  11.    1.3 SYSTEM REQUIREMENTS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  12.    1.4 INSTALLING TIME & BILLING TO A HARD DISK: . . . . . . . . . . . . . .  3
  13.    1.5 HARD DISK INSTALLATION: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  3
  14.  
  15.  2. STARTING LEGAL TIME & BILLING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  16.    2.1 INITIALIZE LEGAL TIME & BILLING PROGRAM:  . . . . . . . . . . . . . .  4
  17.    2.2 CURRENT DATE VERIFICATION:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  18.    2.4 PRINTER OPTIONS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  8
  19.    2.5 BILLING STATEMENT OPTIONS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
  20.    2.6 LETTERHEAD OPTIONS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
  21.    2.7 ENVELOPE OPTIONS: (Effective with laser printers only)  . . . . . . . 13
  22.    2.8 NEW CLIENT DEFAULT: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  23.    2.9 ADD ATTORNEY (Biller) NAMES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
  24.    2.10 ADD FIRM ADDRESSES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  25.    2.11 INITIALIZE DEFAULT BILLING CODES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
  26.    2.12 ADD, UPDATE OR DELETE BILLING DEFAULT CODES: . . . . . . . . . . . . 16
  27.    2.13 ADD, UPDATE OR DELETE HOURLY RATES:  . . . . . . . . . . . . . . . . 16
  28.    2.14 ADD, UPDATE OR DELETE BILLING ACTION CODES:  . . . . . . . . . . . . 17
  29.    2.15 ACTION CODE CATEGORIES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
  30.    2.16 ACTION CODE CATEGORY DEFINITIONS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
  31.    2.17 ADD, UPDATE OR DELETE SALES TAX (optional) : . . . . . . . . . . . . 18
  32.    2.18 CHANGE SCREEN COLORS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  33.    2.19 NORMAL PROGRAM OPERATION:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
  34.  
  35.  3. CLIENTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  36.    3.1 ADD NEW CLIENT BILLING INFORMATION: . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
  37.    3.2 CLIENT STATUS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
  38.    3.3 FINANCIAL STATUS BOX: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
  39.    3.4 FIND AND UPDATE CLIENT BILLING INFORMATION: . . . . . . . . . . . . . 25
  40.    3.5 CLEAR CONTENTS OF A FIELD:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  41.    3.6 CHANGE CLIENT STATUS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  42.    3.7 PAYMENT HISTORY:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  43.    3.8 CLIENT MEMO WINDOW: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
  44.    3.9 DELETE A CLIENT FROM THE DATABASE:  . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
  45.    3.10 TELEPHONE A CLIENT WITH AUTO-DIAL FEATURE: (Modem Required)  . . . . 27
  46.    3.11 ADD, UPDATE, DELETE OR VIEW CLIENT MEMOS:  . . . . . . . . . . . . . 27
  47.    3.12 ADD, UPDATE, DELETE OR VIEW CLIENT MATTERS:  . . . . . . . . . . . . 28
  48.    3.13 UPDATE A MATTER: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  49.    3.14 ADD A MATTER:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  50.    3.15 DELETE A MATTER: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
  51.    3.16 BROWSE THE CLIENT MATTER DATABASE: . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
  52.    3.17 INITIALIZE BEGINNING CLIENT BALANCES:  . . . . . . . . . . . . . . . 29
  53.    3.18 BROWSE THE CLIENT DATABASE:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  54.    3.19 PRINT CLIENT DATA SCREEN:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
  55.    3.20 CREATE CLIENT LETTER:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  56.  
  57.  
  58.                                        i
  59.  
  60.  Contents                                                                    ii
  61.  
  62.  
  63.    3.21 PRINT CLIENT ENVELOPE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  64.    3.22 CLIENT OPTIONS SCREEN: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
  65.  
  66.  4. SLIPS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  67.    4.1 ADD A BILLING SLIP: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
  68.    4.2 ACTIVATE SLIP TIMER:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
  69.    4.3 ADD A DEPOSIT TO CLIENT'S TRUST OR ESCROW ACCOUNT:  . . . . . . . . . 35
  70.    4.4 TRANSFER MONIES FROM CLIENT'S TRUST OR ESCROW ACCOUNT:  . . . . . . . 36
  71.    4.5 FIND A BILLING SLIP TO UPDATE:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
  72.    4.6 FIND A BILLING SLIP TO DELETE:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  73.    4.7 BROWSE THE SLIP DATABASE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
  74.    4.8 PRINT OR DISPLAY A REPORT:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  75.    4.9 PREPARING BILLING STATEMENTS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
  76.    4.10 PRINT SINGLE STATEMENT:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
  77.    4.11 PRINT ALL STATEMENTS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
  78.    4.12 RECONCILIATION OF ACCOUNTS:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
  79.  
  80.  5. DATABASE UTILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  81.    5.1 DATABASE RECORD MAINTENANCE:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  82.    5.2 REBUILD INDEXES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
  83.    5.3 PACK DATABASES: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  84.    5.4 FIX DATABASES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  85.    5.5 BACKUP DATA FILES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  86.    5.6 RESTORE DATA FILES: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  87.    5.7 STATISTIC SCREEN: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
  88.  
  89.  6. MISCELLANEOUS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  90.    6.1 CALCULATOR: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  91.    6.2 ORDER FORM: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
  92.    6.3 EXPORT BILL DATA  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  93.    6.4 PRINT CALENDAR: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  94.    6.5 RE-TOTAL BALANCES:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  95.    6.6 APPEND SLIP DATA: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  96.    6.7 APPEND LCM DATA:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  97.    6.8 USING THE TEXT EDITOR:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
  98.    6.9 STATUS SCREEN:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  99.    6.10 HELP:  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
  100.    6.11 EXIT TO DOS: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
  101.  
  102.  7. APPENDIX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
  103.    7.1 KNOWN PROGRAM ABNORMALITIES AND FIXES:  . . . . . . . . . . . . . . . 48
  104.  
  105.  Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.                                    Chapter 1
  113.  
  114.                                   INTRODUCTION
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  Legal Time & Billing was created to provide an easy,  low  priced  alternative
  120.  to  the  process  of  simultaneously  maintaining a time billing system for an
  121.  unlimited number of attorneys whether a single  practice,  professional  group
  122.  or  firm.  The benefits include adaptability to any billing service other than
  123.  the legal profession, statement customization, reports, fast slip  generation,
  124.  simple  and  non-confusing  data display screens and menu options.  Easy month
  125.  end closing and aging of accounts.  Fast  learning  curve  without  having  to
  126.  read  booksize documentation thus allowing you to begin generating and mailing
  127.  statements immediately.  New  updates  with  additional  features  are  always
  128.  available  via  telephone  modem  making  our Legal Time & Billing program the
  129.  highest value and best supported software on the market today.
  130.  
  131.  
  132.       ┌─────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  133.       │  HOW TO DOWNLOAD FREE REGISTERED UPGRADES FROM THE PC PLUS BBS  │
  134.       └─────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  135.  
  136.  1  -  Use  your  modem  software  to  call  the  BBS  in   Atlanta,   Georgia.
  137.      (404)762-0923.  Supports 1200, 2400, 9600 or 14400 v.32 baud modems.
  138.  
  139.  2  -  Once  connected,  answer  the  few  questions about yourself when asked.
  140.      Name, phone numbers, etc.
  141.  
  142.  3 - You are now shown the Main Menu: ===[ FILE COMMANDS ]=== ETC.
  143.  
  144.  4 - From the Main Menu, type DOOR and press [ENTER]
  145.  
  146.  5 - A DOOR MENU will appear.  Select the appropriate number 1,2,3,4 etc.   for
  147.      the LEGAL TIME & BILLING registered upgrade.
  148.  
  149.  6  -  A  screen  will  appear,  and ask you to type in the registration number
  150.      which was printed on your REGISTERED diskette.   Enter  your  REGISTRATION
  151.      number at this time.
  152.  
  153.  7 - The screen will show you the password to download the file LTBR.EXE.
  154.  
  155.  8  -  Write  down  the  password  or remember it.  I can't tell you what it is
  156.      right now, because it changes from time to time.
  157.  
  158.  9 - Now you are sent back to the Main Menu.  Type this: D LTBR.EXE  [ENTER]<--
  159.      MEANS HIT THE ENTER KEY
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.                                        1
  165.  
  166.  Chapter 1. INTRODUCTION                                                      2
  167.  
  168.  
  169.  10  - The BBS will now ask you for the password to download LTBR.EXE.  Type in
  170.      the password that the DOOR gave you a minute ago, then press [ENTER].
  171.  
  172.  11 - The BBS is  now  ready  for  you  to  begin  your  download.   Press  the
  173.      appropriate keys to start your download in your modem software.
  174.  
  175.  12  -  You  now have the new LTB REGISTERED UPGRADE.  Feel free to look around
  176.      the BBS, don't forget to look in FILE AREA  4  for  the  new  releases  of
  177.      software which are available!
  178.  
  179.  13  -  Leave  a  Comment  to  SYSOP  requesting  to  be  upgraded to FrostByte
  180.      customer.  By the next day your security level will  be  changed  allowing
  181.      you  90  minutes per day and unlimited download privileges of all files in
  182.      the BBS for the next year.
  183.  
  184.  14 - Some upgrades require  that  you  also  download  a  conversion  program.
  185.      Always  review  file  directory  #4  for a file named: CONVxx.EXE.  The xx
  186.      will be replaced with a number denoting the new Time & Billing version.
  187.  
  188.  NOTE: THE VERY LATEST UNREGISTERED VERSION OF LTB  AND  OTHER  LEGAL  PROGRAMS
  189.  PRODUCED BY FROSTBYTE COMPANY ARE ALSO AVAILABLE FOR DOWNLOADING BY ANYONE.
  190.  
  191.  If  you  do not have the necessary modem equipment to download upgrades, users
  192.  can call FrostByte  Company  periodically  to  inquire  of  new  features  and
  193.  revisions.   To  order  an  upgrade  disk  send  $10  in  U.S.  funds to cover
  194.  shipping and handling.   REGISTERED  users  must  include  their  registration
  195.  number  that appears on the original diskette.  Please request your preference
  196.  of either 3.5" or 5 1/4"  disk  size.   To  order  a  printed  updated  manual
  197.  include an additional $5 in U.S.  funds.
  198.  
  199.  
  200.  1.2 DISCLAIMER:
  201.  
  202.  Use  of  this  program acknowledges this disclaimer of warranty: "This program
  203.  is supplied AS IS.  FrostByte Company disclaims all warranties,  expressed  or
  204.  implied,  including, without limitation, the warranties of merchantability and
  205.  of fitness of this program for any  purpose.   FrostByte  Company  assumes  no
  206.  liability  for  damages direct or consequential, which may result from the use
  207.  of this program."
  208.  
  209.  
  210.  1.3 SYSTEM REQUIREMENTS:
  211.  
  212.  PC or MS-DOS 3.30 or higher, VGA, EGA, or monochrome monitor.  543K  bytes  of
  213.  available  Random  Access  Memory (RAM).  A hard disk is required.  Dot matrix
  214.  or HP LaserJet compatible printers.
  215.  
  216.  Chapter 1. INTRODUCTION                                                      3
  217.  
  218.  
  219.  1.4 INSTALLING TIME & BILLING TO A HARD DISK:
  220.  
  221.  To greatly reduce loading and running times, we recommend that you  use  Legal
  222.  Time & Billing from a hard disk drive.
  223.  
  224.  Legal  Time  & Billing is not copy-protected.  Before you load it, we urge you
  225.  to make a backup copy of the distribution disk by following  the  instructions
  226.  in your DOS manual.
  227.  
  228.  
  229.  1.5 HARD DISK INSTALLATION:
  230.  
  231.  Your  (registered)  package  includes  one  3.5 inch disk or 5.25 inch disk or
  232.  both if you did not request a size.  The program comes  stored  in  compressed
  233.  format.   You  cannot  run  this program from the distribution disk.  You must
  234.  run the install program before you use Legal Time & Billing  so  that  it  may
  235.  uncompress the files.
  236.  
  237.  The  program files can be easily transferred from the distribution diskette to
  238.  your hard disk.  First, boot your computer,  then  insert  the  Legal  Time  &
  239.  Billing diskette in drive A.  From there type:
  240.  
  241.  A: and press [Enter].
  242.  
  243.  Your computer will respond with the prompt "A>".
  244.  
  245.  Now type: INSTALL and press the [Enter] key.
  246.  
  247.  Answer the prompts when requested.
  248.  
  249.  You will see displayed, the filenames as they are copied to your hard disk.
  250.  
  251.  To  print  or  view recent updates that do not appear in the manual, type: SEE
  252.  ADDENDUM.TXT and press the [Enter] key.
  253.  
  254.  Call (404) 761-5029 during business hours (EST) for program assistance.
  255.  
  256.  THIS COMPLETES THE HARD DISK INSTALLATION
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.                                    Chapter 2
  264.  
  265.                          STARTING LEGAL TIME & BILLING
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  Once you have installed Legal Time & Billing, you may  start  the  program  by
  271.  logging  into  the  proper  drive and/or directory and typing LTB and pressing
  272.  [Enter].  In the example below, the user starts  the  program  from  the  \LTB
  273.  directory.
  274.  
  275.  
  276.  2.1 INITIALIZE LEGAL TIME & BILLING PROGRAM:
  277.  
  278.  Before  using  Legal Time & Billing for the first time, you must enter certain
  279.  information required by the program in the order shown.  This will include:
  280.  
  281.    . Program options.
  282.  
  283.    . Printer options.
  284.  
  285.    . Billing Statement options.
  286.  
  287.    . Letterhead options.
  288.  
  289.    . Envelope options.
  290.  
  291.    . Attorney (biller) information and address(es).
  292.  
  293.  The following steps will  insure  you  will  properly  install  Legal  Time  &
  294.  Billing:
  295.  
  296.  1  -  If  you  have  not  already done so, access the LTB directory by typing:
  297.      CD\LTB and press [Enter].
  298.  
  299.  2 - Type: LTB and press [Enter] to load the program into your computer.
  300.  
  301.  3 - The opening title screen will then appear.
  302.  
  303.  4 - Press any key to bypass the opening title screen.
  304.  
  305.  5 - The Current Date verification screen will appear in the format:
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                                        4
  316.  
  317.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                     5
  318.  
  319.  
  320.                          2.2 CURRENT DATE VERIFICATION:
  321.  
  322.        ┌───────────────────────────────────────────────────────────────┐
  323.        │ If TODAY'S date is not 01/01/91 please enter it now or press  │
  324.        │                    RETURN to continue......                   │
  325.        └───────────────────────────────────────────────────────────────┘
  326.  
  327.  If the date shown is correct, press [Enter] otherwise type  the  current  date
  328.  in the format shown on the screen.
  329.  
  330.  The  program  will automatically detect that this is a first time installation
  331.  and allow you to add various items to customize Time & Billing  to  your  firm
  332.  or practice.
  333.  
  334.  
  335.          ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  336.          │         P R O G R A M   O P T I O N   S C R E E N         │
  337.          ├───────────────────────────────────────────────────────────┤
  338.          │ Professional Title................[Attorney             ] │
  339.          │ Enable Sound On Messages (Y/N)......................... Y │
  340.          │ Communication Port For Phone Dialer (1/2/3/4).......... 1 │
  341.          │ Enable Action Code Pick List (Y/N)..................... Y │
  342.          │ Select Action Codes By Number Or Description (N/D)..... D │
  343.          │ Is This A (F)irm Or (S)ingle Practice.................. S │
  344.          │ Auto Correction For Upper/Lower Case Errors (Y/N)...... Y │
  345.          │ Solid Background Or Columns Wallpaper (S/C)............ C │
  346.          │ Enable 3-D Shadow Screen & Menu Effect (Y/N)........... Y │
  347.          │ Set Date Format To (A/B/F/G/I)......................... A │
  348.          │ Monetary Symbol ASCII Character Decimal Value........ 036 │
  349.          │ Set Confirm On (Y/N)................................... Y │
  350.          │ Display Previous Slip Data While Adding (Y/N).......... N │
  351.          └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  352.  
  353.  The  Program  Option  screen  (shown  above)  allows  you to configure certain
  354.  features of the program to your system and personal preferences.   Most  items
  355.  have a default 'Y' or 'N' and can be changed at anytime.
  356.  
  357.  Professional Title [Attorney ]
  358.  
  359.  A  professional  title  is  any  word that most describes you.  The default is
  360.  "Attorney",  but  any  other  label  can  be  substituted  such   as   "Public
  361.  Accountant",  "Detective", "CPA", "Agent", "Counselor", "Representative", etc.
  362.  This label will be used within the  program  allowing  businesses  to  have  a
  363.  custom  appearance not confined just to the legal profession.  Screen headings
  364.  and menu options will reflect this title string.  If you  change  the  default
  365.  then  substitute  your  title  for  the  term  "Attorney"  elsewhere  in  this
  366.  documentation.
  367.  
  368.  Enable Sound On Messages (Y/N)
  369.  
  370.  The computer will generate an audible beep to alert you  of  the  presence  of
  371.  certain  messages  that  will appear on the screen.  If you prefer not to hear
  372.  the beep, answer 'N'.
  373.  
  374.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                     6
  375.  
  376.  
  377.  Communication Port For Phone Dialer (1/2/3/4)
  378.  
  379.  If your system has a telephone Modem installed, you can auto-dial any of  your
  380.  client  telephone numbers.  The program needs to know which communication port
  381.  the modem is set for.  Normally it is 'Com1'.
  382.  
  383.  Enable Action Code pick list (Y/N)
  384.  
  385.  Some practices prefer to assign an Action Code number/description system  when
  386.  generating  slips.  Others want to define the slip simply as either a Service,
  387.  Expense, Credit, Payment, Debit, Trust, Transfer, Escrow, Disburse or Refund.
  388.  
  389.  If you answer "Y" to enable the Action Code pick list, this  list,  (see  page
  390.  29),  will  appear  whenever you add a slip.  If you disable this feature, the
  391.  pick list will not appear.   During  slip  generation,  a  small  window  will
  392.  appear  in  place  of  the  Action  Codes  to  designate this transaction as a
  393.  Service, Expense, Credit, Payment, Debit, Trust,  Transfer,  Escrow,  Disburse
  394.  or Refund.
  395.  
  396.  Businesses  other  than  the  legal profession can create their own respective
  397.  codes.
  398.  
  399.  Select Action Codes By Number Or Description (N/D)
  400.  
  401.  Action codes may be selected by action code number  or  description.   Numbers
  402.  will  listed  in  chonological  order  while  descriptions  will  be listed in
  403.  alphabetical order.
  404.  
  405.  Is This A (F)irm Or (S)ingle Practice
  406.  
  407.  If this is a Single Practice or a Professional Group comprised of  independent
  408.  attorneys  type  the  letter  "S",  otherwise type the letter "F".  Businesses
  409.  other than the legal profession can be defined as well.
  410.  
  411.  Auto Correction For Upper/Lower Case Errors (Y/N)
  412.  
  413.  The Client data entry screen provides case checking if you answer  "Y".   This
  414.  feature  will  automatically  check  that all entries except the Company field
  415.  begin with an upper case letter with the remaining characters in  lower  case.
  416.  If you type the following or case combinations of:
  417.  
  418.  "george b.  jONES" will be converted to "George B.  Jones"
  419.  
  420.  If  your preference is to maintain all characters in upper case, answer "N" to
  421.  disable case checking.
  422.  
  423.  The Company field is not case checked to preclude:
  424.  
  425.  "The ABC Company" to be converted to "The Abc Company"
  426.  
  427.  (S)olid Background Or (C)olumns Wallpaper (S/C)
  428.  
  429.  Your choice of background 'wallpaper' for all screens.  "S" option will  clear
  430.  screens  in  solid  and  "C"  will  use  columns.   Looks nice with color when
  431.  
  432.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                     7
  433.  
  434.  
  435.  selecting two-tone blue for Background.  Monochrome and laptop screens  should
  436.  set this option to "S"
  437.  
  438.  Enable 3-D Shadow Screen & Menu Effect (Y/N)
  439.  
  440.  Gives a 3-D effect especially for color monitors.  Answer "N" to disable.
  441.  
  442.  Set Date Format To (A/B/F/G/I)
  443.  
  444.  Allow  users  in  other countries to set the date format other than the United
  445.  States.  The default is America, i.e., '07/20/1993'.
  446.  
  447.    . A - America
  448.  
  449.    . B - British
  450.  
  451.    . F - French
  452.  
  453.    . G - German
  454.  
  455.    . I - Italian
  456.  
  457.  Monetary Symbol ASCII Character Decimal Value
  458.  
  459.  Alow users in other countries to change the monetary  symbol  other  than  the
  460.  "$"  (Dollar).   If  a symbol does not exist, use the ASCII decimal value of a
  461.  letter, i.e., "P" for "Peso".
  462.  
  463.    . Dollar $ = 036
  464.  
  465.    . English Pound £ = 156
  466.  
  467.    . German Mark DM = 068
  468.  
  469.    . Japanese Yen = 157
  470.  
  471.    . Dutch Guilder ƒ = 159
  472.  
  473.    . Mexican Peso P = 080
  474.  
  475.  NOTE: Your ASCII character set values  may  differ  from  the  values  listed.
  476.  Consult your printer manual.
  477.  
  478.  Set Confirm On (Y/N)
  479.  
  480.  Answering  "Y",  the  [Enter]  key  is  required  to end each and every field.
  481.  Otherwise, once a field is filled with the proper  number  of  characters  the
  482.  cursor automatically advances to the next field.
  483.  
  484.  Display Previous Slip Data While Adding (Y/N)
  485.  
  486.  Answer  "Y"  to  retain the previous slip data.  This allows faster data entry
  487.  when you create several slips sharing the same data.  To change a field,  type
  488.  over  the  existing  data,  or  press  the  [F2] key to first clear the field.
  489.  Answer "N" if you want a blank slip to appear each time.
  490.  
  491.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                     8
  492.  
  493.  
  494.                               2.4 PRINTER OPTIONS:
  495.  
  496.          ┌───────────────────────────────────────────────────────────┐
  497.          │       P R I N T E R   O P T I O N S   S C R E E N         │
  498.          ├───────────────────────────────────────────────────────────┤
  499.          │   Are You Using A Laser Printer (Y/N)............... Y    │
  500.          │   Do You Need To Pause Between Pages (Y/N).......... N    │
  501.          │   Envelope Feed Source ............................. 1    │
  502.          │   Paper Feed Source................................. 3    │
  503.          │   Set Printer Port (LPT1/LPT2/LPT3/COM1/COM2)....... LPT1 │
  504.          └───────────────────────────────────────────────────────────┘
  505.  
  506.  The Printer Option screen  (shown  above)  allows  you  to  configure  printer
  507.  options to your personal preference.  All items can be changed at any time.
  508.  
  509.  Are You Using A Laser Printer (Y/N)
  510.  
  511.  If  you  have  any  brand  of  an HP compatible laser printer, answer 'Y' else
  512.  answer 'N'.
  513.  
  514.  Do You Need To Pause Between Pages (Y/N)
  515.  
  516.  If your printer can only accept single sheets of paper typical of  a  standard
  517.  typewriter,  answer 'Y' so the program will pause during all printing routines
  518.  to allow you to change paper.
  519.  
  520.  Envelope Feed Source
  521.  
  522.    . 0 - Feed from current source.
  523.  
  524.    . 1 - Feed envelope from the upper paper tray.
  525.  
  526.    . 3 - Manual envelope feed.
  527.  
  528.    . 6 - Feed envelope from optional envelope feeder.
  529.  
  530.  Paper Feed Source
  531.  
  532.    . 0 - Feed from current source.
  533.  
  534.    . 2 - Manual paper feed.
  535.  
  536.    . 4 - Feed paper from lower paper tray.
  537.  
  538.    . 5 - Feed from optional 500 sheet cassette.
  539.  
  540.  Set Printer Port (LPT1/LPT2/LPT3/COM1/COM2)
  541.  
  542.  Enter the port symbol that your printer is attached to.  Default is LPT1.
  543.  
  544.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                     9
  545.  
  546.  
  547.                          2.5 BILLING STATEMENT OPTIONS:
  548.  
  549.  
  550.       ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  551.       │ B I L L I N G   S T A T E M E N T   O P T I O N S   S C R E E N  │
  552.       ├──────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  553.       │   Display Client Account No. (Y/N)............................ Y │
  554.       │   Include Matter Caption (Y/N)................................ Y │
  555.       │   Matter Caption Prefix............................... [       ] │
  556.       │   Print Duplicate Copies (Y/N)................................ N │
  557.       │   Print Slip Order: (D)ate (C)ategory (A)ttorney............ DCA │
  558.       │   Print Slip Date By (Ascending) Or (Descending) Order........ A │
  559.       │   Display Slip Times In (D)ecimal or (H)our................... D │
  560.       │   Display Slip Date Column (Y/N).............................. Y │
  561.       │   Display Biller Initials Performing Matter (Y/N)............. Y │
  562.       │   Center Heading Date At Row................................. 09 │
  563.       │   Position Client Address At................... Row 13 Column 03 │
  564.       │   Page 1 Beginning Slip Body At Row.......................... 25 │
  565.       │   Next Pages Beginning Slip Body At Row...................... 05 │
  566.       │   Beginning Statement Number (0 = Disable)...................  0 │
  567.       └──────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  568.  
  569.  The Billing Statement Option screen (shown  above)  allows  you  to  configure
  570.  certain  options  to  your personal preference.  Most items have a default 'Y'
  571.  or 'N' and can be changed at any time.
  572.  
  573.  Display Client Account No.  (Y/N)
  574.  
  575.  You may elect to display the Client Account  Code.   If  enabled,  the  format
  576.  will appear at the upper right corner of the statement as:
  577.  
  578.  Account: JOHPUB
  579.  
  580.  assuming the client account code for 'John Q.  Public' is 'JOHPUB'.
  581.  
  582.  Include Matter Caption (Y/N)
  583.  
  584.  Option  to  include the Matter Caption associated with the Client data screen.
  585.  This caption is used for the main heading of  the  statement  especially  when
  586.  you  bill the same client/company for separate matters and want each statement
  587.  to be unique.
  588.  
  589.  Matter Caption Prefix
  590.  
  591.  Enter up to a 9 character matter prefix.   Example:  'RE:'  would  prefix  the
  592.  statement caption 'Smith vs Jones' and print 'RE: Smith vs Jones'.
  593.  
  594.  Print Duplicate Copies (Y/N)
  595.  
  596.  Answer "Y" if you want to print duplicate copies of every billing statement.
  597.  
  598.  Print Slip Order: (D)ate (C)ategory (A)ttorney
  599.  
  600.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    10
  601.  
  602.  
  603.  Enter  any  combination  of  letters representing Date, Category and Attorney.
  604.  Slips  will  then  appear  in  that  alphabetical  or  numeric  order  on  all
  605.  statements.
  606.  
  607.  Print Slip Date By (Ascending) Or (Descending) Order
  608.  
  609.  Enter  the  letter  'A'  or  'D'  to  sort and print all slips in ascending or
  610.  descending date order.
  611.  
  612.  Display Slip Times In (D)ecimal Or (H)our
  613.  
  614.  You have the option to display your slip times in decimal or  hour  format  on
  615.  all  statements  and reports regardless of the method you used when generating
  616.  a slip.
  617.  
  618.  Display Slip Date Column (Y/N)
  619.  
  620.  You have the option to display the individual slip  dates.   If  you  want  to
  621.  disable this column, answer "N".
  622.  
  623.  Display Biller Initials Performing Matter (Y/N)
  624.  
  625.  If  this  is a Firm and you answer "Y", the attorney (representative) initials
  626.  performing the matter will be printed.
  627.  
  628.  Center Heading Date At Row [ ]
  629.  
  630.  You can place the statement date heading on a different row than shown.   This
  631.  allows you to adjust the statement contents to conform to your stationery.
  632.  
  633.  Position Client Address At Row [ ] Column [ ]
  634.  
  635.  You  can  adjust the client address heading to any row or column to conform to
  636.  your stationery and clear window envelopes.
  637.  
  638.  Page 1 Beginning Slip Body At Row [ ]
  639.  
  640.  The slip body can be positioned to suit your  own  stationery.   Enter  a  row
  641.  number  value  where  you  want the body of the first (letterhead) page of the
  642.  statement to begin printing.
  643.  
  644.  Next Pages Beginning Slip Body At Row [ ]
  645.  
  646.  Enter a row number value where you want the remaining pages of  the  statement
  647.  to  begin.   Since these pages are assumed not to have a letterhead, it can be
  648.  a different value than the first page.
  649.  
  650.  Beginning Statement Number (0 = Disable)
  651.  
  652.  If you want an Invoice Number to be printed, enter the  starting  number.   An
  653.  invoice  number  will  not appear if the number remains zero.  The number will
  654.  automatically increment for each statement printed.  No  invoice  number  will
  655.  be generated when displaying to the screen.
  656.  
  657.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    11
  658.  
  659.  
  660.                             2.6 LETTERHEAD OPTIONS:
  661.  
  662.           ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  663.           │   L E T T E R H E A D   O P T I O N S   S C R E E N     │
  664.           ├─────────────────────────────────────────────────────────┤
  665.           │ Create Letterhead (Y/N).............................. Y │
  666.           │ Letterhead Reference (L)eft Margin Or (C)enter (L/C)  C │
  667.           │ Position Letterhead At Row.......................... 00 │
  668.           │ Letterhead Name Column Adjustment Value............. 34 │
  669.           │ Letterhead Title Column Adjustment Value............ 38 │
  670.           │ Letterhead Firmname Column Adjustment Value......... 34 │
  671.           │ Letterhead Address Line 1 Column Adjustment Value... 34 │
  672.           │ Letterhead Address Line 2 Column Adjustment Value... 34 │
  673.           │ Letterhead Address Line 3 Column Adjustment Value... 34 │
  674.           │ Letterhead City, State & Zip Column Adjustment Value 34 │
  675.           │ Letterhead Telephone Column Adjustment Value........ 37 │
  676.           │ Heading Line 1. [                                     ] │
  677.           │ Heading Line 2. [                                     ] │
  678.           │ Dunning Comment [                                     ] │
  679.           │ Dunning Comment Column Adjustment Value........ .... 20 │
  680.           │ Billing Comment [                                     ] │
  681.           │ Billing Comment Column Adjustment Value............. 20 │
  682.           └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  683.  
  684.  Create Letterhead (Y/N)
  685.  
  686.  If  you  elect  to  have the program generate your firm/practice letterhead on
  687.  all  billing  statements,  answer  'Y.   If  you  wish  to   use   pre-printed
  688.  stationery, answer 'N'.
  689.  
  690.  Letterhead Reference (L)eft Margin Or (C)enter (L/C)
  691.  
  692.  If  you answered 'Y' to the previous prompt, you now have the option to center
  693.  your letterhead on the billing statement  or  have  it  located  on  the  left
  694.  margin if you intend on using glassine windowed envelopes.
  695.  
  696.  Position Letterhead At Row
  697.  
  698.  Enter the row number to begin your letterhead.  The default is [0].
  699.  
  700.  NOTE:  The  following  adjustment values allow you to center each line of your
  701.  letterhead separately.  These values  will  change  depending  upon  the  font
  702.  selection, size and behavior of your printer.
  703.  
  704.  Letterhead Name Column Adjustment Value
  705.  
  706.  Enter  a value that properly centers this line.  If you want to omit this line
  707.  from your letterhead and envelope return address, press the [F2] key to  blank
  708.  the field.
  709.  
  710.  Letterhead Title Column Adjustment Value
  711.  
  712.  Enter  a value that properly centers this line.  If you want to omit this line
  713.  from your letterhead and envelope return address, press the [F2] key to  blank
  714.  the field.
  715.  
  716.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    12
  717.  
  718.  
  719.  Letterhead Firmname Column Adjustment Value
  720.  
  721.  Enter  a value that properly centers this line.  If you want to omit this line
  722.  from your letterhead and envelope return address, press the [F2] key to  blank
  723.  the field.
  724.  
  725.  Letterhead Address Line 1 Column Adjustment Value
  726.  
  727.  Enter a value that properly centers this line.
  728.  
  729.  Letterhead Address Line 2 Column Adjustment Value
  730.  
  731.  Enter a value that properly centers this line.
  732.  
  733.  Letterhead City, State & Zip Column Adjustment Value
  734.  
  735.  Enter a value that properly centers this line.
  736.  
  737.  Letterhead Telephone Column Adjustment Value
  738.  
  739.  Enter a value that properly centers this line.
  740.  
  741.  Heading Line 1.
  742.  
  743.  Enter  up  to  a  40  character optional header caption.  The text will appear
  744.  centered directly below the telephone number of the letterhead.  Typical  text
  745.  could  include:  'Federal  Tax  I.D.   Number  123-456', 'Social Security I.D.
  746.  Number 123-456', etc.
  747.  
  748.  Heading Line 2.
  749.  
  750.  A second header line is available if necessary.
  751.  
  752.  Dunning Comment
  753.  
  754.  Type in a short message you would like printed at the bottom of the  statement
  755.  for  all  accounts  past  due.   An  example  might be, "PLEASE ATTEND TO THIS
  756.  MATTER AT ONCE".  If  this  field  remains  blank,  no  dunning  message  will
  757.  appear.
  758.  
  759.  Dunning Comment Column Adjustment Value
  760.  
  761.  Enter a value that properly centers this line.
  762.  
  763.  Billing Comment
  764.  
  765.  Type  in  a  short  message  you  would  like  printed  at  the bottom of each
  766.  statement.  An example might be, "THANK YOU  FOR  YOUR  PROMPT  PAYMENT".   If
  767.  this field remains blank, no message will appear.
  768.  
  769.  Billing Comment Column Adjustment Value
  770.  
  771.  Enter a value that properly centers this line.
  772.  
  773.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    13
  774.  
  775.  
  776.            2.7 ENVELOPE OPTIONS: (Effective with laser printers only)
  777.  
  778.              ┌────────────────────────────────────────────────────┐
  779.              │  E N V E L O P E   O P T I O N S   S C R E E N     │
  780.              ├────────────────────────────────────────────────────┤
  781.              │ Enable Envelope Printing (Y/N) ?................ Y │
  782.              │ Print Return Address (Y/N) ?.................... Y │
  783.              │ Pause For Single Envelope Feed (Y/N) ?.......... Y │
  784.              │ Position Firm Return Address   At Row 00 Column 30 │
  785.              │ Position Client Address        At Row 10 Column 50 │
  786.              │ Position Attention Line        At Row 21 Column 10 │
  787.              │ Position USPS Postnet Barcode  At Row 22 Column 70 │
  788.              └────────────────────────────────────────────────────┘
  789.  
  790.  Enable Envelope Printing (Y/N) ?
  791.  
  792.  Answer "Y" if you want to print envelopes.
  793.  
  794.  Print Return Address (Y/N) ?
  795.  
  796.  Answer  "Y"  to print your firm or practice return address.  Answer "N" if you
  797.  are using glassine envelopes or pre-printed envelopes.
  798.  
  799.  Pause For Single Envelope Feed (Y/N) ?
  800.  
  801.  Answer "Y" if you need to feed envelopes one at a time.
  802.  
  803.  Position Firm Return Address At Row Column
  804.  
  805.  Enter the row and column where you want your return address to  begin  on  the
  806.  envelope.
  807.  
  808.  Position Client Address At Row Column
  809.  
  810.  Enter  the  row  and  column where you want the client address to begin on the
  811.  envelope.
  812.  
  813.  Position Attention Line At Row Column
  814.  
  815.  Enter the row and column where you want the contact  name  to  appear  on  the
  816.  envelope.
  817.  
  818.  Position USPS Postnet Barcode At Row Column
  819.  
  820.  Enter  the row and column where you want the USPS Postnet barcode to appear on
  821.  the envelope.  The USPS requires that the barcode be within 1/4 inch from  the
  822.  bottom of the envelope.
  823.  
  824.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    14
  825.  
  826.  
  827.                             2.8 NEW CLIENT DEFAULT:
  828.  
  829.        ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  830.        │        N E W   C L I E N T   D E F A U L T   S C R E E N       │
  831.        ├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  832.        │ Include This Client In Monthly Billing (Y/N)................ Y │
  833.        │ Include All Out Of Pocket Expenses In Quoted Flat Fee (Y/N). Y │
  834.        │ Display Only Service, Expense, Both Or No Detail (S/E/B/N).. B │
  835.        │ Display Only Time, Dollar Amount, Both Or None (T/D/B/N).... B │
  836.        │ Display Total Time At Bottom Of Statement (Y/N)............. Y │
  837.        │ Display Total Services At Bottom Of Statement (Y/N)......... Y │
  838.        │ Display Enumerated Expenses At Bottom Of Statement (Y/N).... Y │
  839.        │ Purge Slip Detail After Each Monthly Closing (Y/N).......... Y │
  840.        │ Display Trust/Escrow Action Detail (Y/N).................... Y │
  841.        └────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  842.  
  843.  These  master  default options will be appended to each new client.  Change to
  844.  your setup preference.  You can also  change  these  settings  for  individual
  845.  clients  from  the  Client  Data screen.  See page 31 for description of these
  846.  options.
  847.  
  848.  
  849.  2.9 ADD ATTORNEY (Biller) NAMES:
  850.  
  851.  The Attorney edit window will be displayed in the middle of your screen  along
  852.  with the following message:
  853.  
  854.  
  855.                  ┌───────────────────────────────────────────┐
  856.                  │ Database empty. Add records (Y/N) ?  [Y]  │
  857.                  └───────────────────────────────────────────┘
  858.  
  859.  a.  Press [Enter].
  860.  
  861.  The cursor will be positioned in the ATTORNEY NAME field.
  862.  
  863.  b.   Type  the  attorney's  (biller)  name in the format "John Q.  Public" and
  864.      press [Enter].
  865.  
  866.  The cursor will now be positioned in the INIT field.
  867.  
  868.  c.  Type the attorney's initials and press [Enter].
  869.  
  870.  NOTE: The attorney initials  are  also  used  to  identify  Archive  statement
  871.  files.  It is important that no two attorneys share the same letters.
  872.  
  873.  The cursor will now be positioned in the RATE field.
  874.  
  875.  d.   Type  in an amount representing this attorney's normal rate for services.
  876.      This default rate will appear on each slip to expedite the  slip  creation
  877.      process  by  not  having to type it in manually each time.  As an example,
  878.      if this is a firm, it is likely the senior partner demands  a  higher  fee
  879.      than  a junior partner.  When creating slips for a client, the rate of the
  880.      attending attorney for  this  matter  will  be  displayed.   If  a  single
  881.      practice,  then  your  standard  rate  will be displayed.  The rate can be
  882.  
  883.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    15
  884.  
  885.  
  886.      changed at anytime when creating slips.  Refer to the ADD A  BILLING  SLIP
  887.      section of this manual.
  888.  
  889.  The cursor will now be positioned in the TITLE field.
  890.  
  891.  e.   Type  a  professional  title for this name that you would like printed on
  892.      the client statement when  pre-printed  letterheads  are  not  used.   The
  893.      title  could  be, "Attorney At Law", "CPA", "Agent", "Esquire", etc.  This
  894.      is an optional field and may be left blank.  This field allows Legal  Time
  895.      & Billing to be adaptable to businesses other than the law profession.
  896.  
  897.  The first attorney's information will now be saved.
  898.  
  899.  
  900.  2.10 ADD FIRM ADDRESSES:
  901.  
  902.  Position the light bar on the attorney name and press the [F7] key.
  903.  
  904.  If  you  previously  answered  (F)irm  in  the Program Options, enter the firm
  905.  address to the first attorney.  Just be sure to enter only  one  address.   If
  906.  you  answered  (S)ingle  Practice  then  you must enter separate addresses for
  907.  each attorney.
  908.  
  909.  NOTE: The Firm address State field has been increased to four  (4)  characters
  910.  to  allow  users  from  other  countries  to  abbreviate a province, district,
  911.  country, etc.
  912.  
  913.  When printing client statements, you will have the option to  use  pre-printed
  914.  stationery or let the computer generate a letterhead.
  915.  
  916.  NOTE:  Any zipcode format for your firm/practice address can be used including
  917.  the Canadian alpha-numeric system.
  918.  
  919.  f.  Continue adding attorneys by selecting 'Exit' and press F5.  Repeat  steps
  920.      b - f.
  921.  
  922.  g.   When  you  have  completed  adding  all  of the attorneys in your firm or
  923.      professional group, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  924.  
  925.  
  926.  2.11 INITIALIZE DEFAULT BILLING CODES:
  927.  
  928.  Before using Legal Time & Billing, you must add your  firm's  attorney  Rates,
  929.  Action  codes  and  optional  State  Sales  Tax.   The following steps must be
  930.  performed:
  931.  
  932.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    16
  933.  
  934.  
  935.  2.12 ADD, UPDATE OR DELETE BILLING DEFAULT CODES:
  936.  
  937.  a.  From the Main Menu, position the light bar over the [Default]  option  and
  938.      press [Enter].
  939.  
  940.  The Default Menu will appear as shown:
  941.  
  942.  
  943.                             ┌──────────────────────┐
  944.                             │     Default Menu     │
  945.                             │ ──────────────────── │
  946.                             │  Hourly Rates        │
  947.                             │  Action Codes        │
  948.                             │  Sales Tax           │
  949.                             │  Biller Names        │
  950.                             │  Statement Options   │
  951.                             │  Program Options     │
  952.                             │  Printer Options     │
  953.                             │  Envelope Options    │
  954.                             │  Letterhead Options  │
  955.                             │  Color Options       │
  956.                             │  Client Options      │
  957.                             │  Return to Main Menu │
  958.                             └──────────────────────┘
  959.  
  960.  b.  Position the light bar over the 'Hourly Rate' option and press [Enter].
  961.  
  962.  
  963.  2.13 ADD, UPDATE OR DELETE HOURLY RATES:
  964.  
  965.  The  Hourly  Rate  edit  window  will  appear in the center of the screen with
  966.  several default (sample) entries.  You may elect to delete  these  and  create
  967.  your own rates or modify the existing entries.
  968.  
  969.  c.  Press the [F5] key to add a new hourly rate.
  970.  
  971.  d.  Type in an hourly rate and press [Enter].
  972.  
  973.  e.   Repeat  steps  c through e until you have added all of the various hourly
  974.      rates each attorney charge for services.
  975.  
  976.  (To delete an hourly rate position the light bar over the  rate  you  wish  to
  977.  delete and press the [F6] key.)
  978.  
  979.  NOTE:  The  Time  and Billing system will allow you to add or delete an hourly
  980.  rate of "0.00".  However deletion is not recommended  since  on  occasion  the
  981.  designated  attorney  may  desire to create a slip and not bill for the matter
  982.  but wishes to keep an audit record for the services rendered Pro Bono.
  983.  
  984.  g.  When completed, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  985.  
  986.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    17
  987.  
  988.  
  989.  2.14 ADD, UPDATE OR DELETE BILLING ACTION CODES:
  990.  
  991.  Position the light bar over the 'Action Codes' option of  the  Main  Menu  and
  992.  press [Enter].
  993.  
  994.  The  Action  Code  edit  window  will  appear in the center of the screen with
  995.  several default entries as shown on page 52.
  996.  
  997.  NOTE: You may elect to delete these and create your own Action  Code  verbiage
  998.  or  modify  the  existing  entries.  You may also change the numbering to meet
  999.  your requirements.  As an example, all 700 numbers might  represent  services,
  1000.  500 numbers as expenses, etc.
  1001.  
  1002.  Legal  Time  & Billing can be adapted to other professions other than legal by
  1003.  entering codes unique to that business.
  1004.  
  1005.  b.  Press the [F5] key to add a new action Code number.
  1006.  
  1007.  c.  Type in the Code number for this action and press [Enter].
  1008.  
  1009.  d.  Type in a description for this action and press [Enter].
  1010.  
  1011.  
  1012.  2.15 ACTION CODE CATEGORIES:
  1013.  
  1014.  A selection list will appear on the screen  with  the  following  action  code
  1015.  categories:
  1016.  
  1017.  
  1018.                                   ┌──────────┐
  1019.                                   │ Service  │
  1020.                                   │ Expense  │
  1021.                                   │ Credit   │
  1022.                                   │ Payment  │
  1023.                                   │ Debit    │
  1024.                                   │ Trust    │
  1025.                                   │ Transfer │
  1026.                                   │ Escrow   │
  1027.                                   │ Disburse │
  1028.                                   │ Refund   │
  1029.                                   └──────────┘
  1030.  
  1031.  e.   Position  the  light  bar  over  the  category  for this Action and press
  1032.      [Enter].
  1033.  
  1034.  f.  Repeat steps b - f until you have added all of the Action codes  for  your
  1035.      firm or practice .
  1036.  
  1037.      (To  delete  an Action Code, position the light bar over the Code you wish
  1038.      to delete and press the [F6] key.)
  1039.  
  1040.  g.  When completed, press the [Esc] key to return to the Default Menu.
  1041.  
  1042.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    18
  1043.  
  1044.  
  1045.  2.16 ACTION CODE CATEGORY DEFINITIONS:
  1046.  
  1047.  Standard Definitions
  1048.  
  1049.  Service - For TIME to be billed to a  Clients  Matter.   Ex:  Telephone  Time,
  1050.      Consult Time Etc.
  1051.  
  1052.  Expenses  - For OUT OF POCKET DIRECT EXPENSES billed to a clients Matter.  Ex:
  1053.      Copies, Fax, Filing Fees Etc.
  1054.  
  1055.  Credit - To CREDIT a Client any amount against their Invoice  or  closing  out
  1056.      Client minor balances.  Ex: Invoice/Fee Dispute.
  1057.  
  1058.  Payment - For crediting a PAYMENT against a client matter.
  1059.  
  1060.  Debit  -  For DEBITING or charging back a client.  Ex: Bad check returned from
  1061.      bank.
  1062.  
  1063.      Trust Account Definitions
  1064.  
  1065.  Trust - For keeping track of Trust/Retainer Account Deposits Ex:  Client  pays
  1066.      $1000  Retainer for future services and or expenses to be rendered.  These
  1067.      monies are to be deposited into the TRUST Account.
  1068.  
  1069.  Transfer - For Transfering monies from the  TRUST  Account  to  the  Operating
  1070.      Account  for Services/Expenses Rendered MUST BE DONE IN A TIMELY MANNER AS
  1071.      PER STATE BAR REGULATIONS.
  1072.  
  1073.  Refund - For REFUNDING any Trust Account Balance not used  against  Matter  to
  1074.      the client.
  1075.  
  1076.      Escrow Account Definitions
  1077.  
  1078.  Escrow  -  For  Escrow  monies  held  by  Attorney for future disbursal as per
  1079.      client.  Ex: Attorney accepts $10,000.00 for Real  Estate  Closing  to  be
  1080.      Disbursed on day of Closing.
  1081.  
  1082.  Disbursal - For DISBURSING monies held in ESCROW.
  1083.  
  1084.  
  1085.  2.17 ADD, UPDATE OR DELETE SALES TAX (optional) :
  1086.  
  1087.  a.   Position  the  light  bar over the 'Sales Tax' option of the Default Menu
  1088.      and press [Enter].
  1089.  
  1090.  If applicable to your State, enter the State Sales Tax that must be  added  to
  1091.  your  client  statements  for SERVICES rendered.  An example would be to enter
  1092.  "6.00" to represent 6% otherwise leave blank and press [Enter]  to  return  to
  1093.  the Default Menu.
  1094.  
  1095.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    19
  1096.  
  1097.  
  1098.  2.18 CHANGE SCREEN COLORS:
  1099.  
  1100.  NOTE:  If  you  have  a monochrome or composite monitor installed, you will be
  1101.  able to select monochrome shades but be careful you  do  not  select  a  shade
  1102.  that  disables  reverse  video  items  such  as menu light bars and data entry
  1103.  fields.  If this occurs, simply return to this default screen and  select  the
  1104.  second  box  in  the second row for each D)isplay, P)ick Box, M)enus and E)dit
  1105.  Screens item.  This will restore the default monochrome settings.
  1106.  
  1107.      a.  Position the light bar over the [Colors] option of  the  Default  Menu
  1108.      and  press  [Enter].   You  will  be presented a screen with several color
  1109.      combinations.  Use the edit arrow keys to place  the  box  over  a  color,
  1110.      then press the letter of a screen item:
  1111.  
  1112.  D)isplay Messages
  1113.  
  1114.  P)ick Boxes
  1115.  
  1116.  M)enus
  1117.  
  1118.  E)dit Screens
  1119.  
  1120.  B)ackground
  1121.  
  1122.  Subsequent screens will be in the color combinations you select.
  1123.  
  1124.  
  1125.      ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1126.      │ YOU HAVE NOW COMPLETED THE INITIAL INSTALLATION OF TIME & BILLING │
  1127.      └───────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1128.  
  1129.  
  1130.  2.19 NORMAL PROGRAM OPERATION:
  1131.  
  1132.  The  Time  &  Billing Main Menu will appear in the middle of the screen in the
  1133.  format shown:
  1134.  
  1135.  
  1136.                                 ┌──────────────┐
  1137.                                 │  Main Menu   │
  1138.                                 │ ──────────── │
  1139.                                 │  Clients     │
  1140.                                 │  Slips       │
  1141.                                 │  Reports     │
  1142.                                 │  Billing     │
  1143.                                 │  Default     │
  1144.                                 │  Utilities   │
  1145.                                 │  Text Editor │
  1146.                                 │  Status      │
  1147.                                 │  Help        │
  1148.                                 │  Quit to DOS │
  1149.                                 └──────────────┘
  1150.  
  1151.  The Main Menu is the heart of Legal Time &  Billing  and  from  here  you  can
  1152.  select and return from other menus in the program.
  1153.  
  1154.  Chapter 2. STARTING LEGAL TIME & BILLING                                    20
  1155.  
  1156.  
  1157.  (A  menu  option  is selected by pressing either the up or down edit arrow key
  1158.  to move the "light bar" over the various menu items and  pressing  [Enter]  to
  1159.  activate that selection.)
  1160.  
  1161.  If  you have an older keyboard, check to see that the [Num Lock] key indicator
  1162.  is off!
  1163.  
  1164.  NOTE: The [Enter] key may be  labeled  [Return]  on  some  keyboards.   Either
  1165.  label refers to the same key.
  1166.  
  1167.  TIP: Pressing the [Esc] key will abort from any screen or menu situation!
  1168.  
  1169.  Legal Time & Billing is composed of two (2) major data entry screens:
  1170.  
  1171.  1 - Client Data screen
  1172.  
  1173.  2 - Billing Slip Data screen.
  1174.  
  1175.  These  two  screens  serve  as  both  data  entry  and  retrieval  display  of
  1176.  previously added information.
  1177.  
  1178.  Now that you have added the necessary information  concerning  your  practice,
  1179.  you are ready to begin adding billing client information.
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.                                    Chapter 3
  1187.  
  1188.                                     CLIENTS
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  3.1 ADD NEW CLIENT BILLING INFORMATION:
  1195.  
  1196.  a.   Position  the  light  bar  over the [Clients] option of the Main Menu and
  1197.      press [Enter].
  1198.  
  1199.  
  1200.                    ┌───────────────────────────────────────┐
  1201.                    │ CLIENT MENU : Add  Find  Browse  Exit │
  1202.                    └───────────────────────────────────────┘
  1203.  
  1204.  The Client Menu will appear as shown above.
  1205.  
  1206.  b.  The light bar is positioned over  the  [Add]  option.   Press  [Enter]  to
  1207.      select.
  1208.  
  1209.  NOTE: If the message:
  1210.  
  1211.  
  1212.                  ┌───────────────────────────────────────────┐
  1213.                  │ Missing Attorney Name.  Press Any Key.... │
  1214.                  └───────────────────────────────────────────┘
  1215.  
  1216.  appears.   It  indicates  there  are no attorney names to select from.  At the
  1217.  Main Menu, select the option "Default", and then  select  the  option  "Biller
  1218.  Name".  Refer to ADD ATTORNEY (Biller) NAMES section of this documentation.
  1219.  
  1220.  The Client Data screen will appear as shown:
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.                                        21
  1239.  
  1240.  Chapter 3. CLIENTS                                                          22
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  ╔═══════════════╤═══════════════════════════════════╗
  1246.  ║               │                                   ║  ┌─────────────────────┐
  1247.  ╠═══════════════╧════════╤══════════════════════════╣  │  Financial Status   │
  1248.  ║ Trust Acct.            │ Escrow Acct.             ║  │     All Matters     │
  1249.  ╠════════════════════╤═══╧══════════╤═══════════════╣  ├─────────────────────┤
  1250.  ║ Clinbr             │ Interest     │ Rate $        ║  │ Current             │
  1251.  ╠════════════════════╧══════════════╧═══════════════╣  │ 31 - 60             │
  1252.  ║ Matter                                            ║  │ 61 - 90             │
  1253.  ╠════════════════════════════╤══════════════════════╣  │ Over 90             │
  1254.  ║ Telephone                  │  Fax                 ║  │ Reserve             │
  1255.  ╟────────────────────────────┴──────────────────────╢  ╞═════════════════════╡
  1256.  ║ Company                                           ║  │ Services            │
  1257.  ╟───────────────────────────────────────────────────╢  │ Expenses            │
  1258.  ║ Client                                            ║  ├─────────────────────┤
  1259.  ╟───────────────────────────────────────────────────╢  │ Credits             │
  1260.  ║ Address                                           ║  │ Payments            │
  1261.  ╟───────────────────────────────────────────────────╢  │ Transfers           │
  1262.  ║ Address                                           ║  ╞═════════════════════╡
  1263.  ╟───────────────────────────────────────────────────╢  │ Balance             │
  1264.  ║ City/St/Zip                                       ║  └─────────────────────┘
  1265.  ╚═══════════════════════════════════════════════════╝
  1266.  
  1267.  
  1268.  3.2 CLIENT STATUS:
  1269.  
  1270.  The  Client  Status  pick  box  will then appear with the highlighted "ACTIVE"
  1271.  default status.  Press the [Enter] key to accept or select another status.
  1272.  
  1273.  ACTIVE - Default.
  1274.  
  1275.  INACTIVE - Select when you want to maintain the client in  the  database,  but
  1276.      do  not want client to appear on any statements or reports.  Any slips for
  1277.      an inactive client will not be purged when reconciling.
  1278.  
  1279.  FLAT FEE - Select when you accept matters for a flat fee.
  1280.  
  1281.      NOTE: If you select 'FLAT FEE', the  cursor  will  be  positioned  in  the
  1282.      'Services'  column  of  the  Financial Status box now changed to the label
  1283.      'Flat Fee'.  Enter the amount of the fee quoted to your client.
  1284.  
  1285.      The cursor will be positioned in the Client No.  field.
  1286.  
  1287.  c.  Type a unique client identification and press [Enter].  You  may  use  any
  1288.      format  you  wish  including  alpha  characters.  One suggestion.  Use the
  1289.      format "JONFRA" for a client name of "Frank Jones".  Simply use the  first
  1290.      three  letters  of  the last name and the first three letters of the first
  1291.      name.  It is much  easier  to  remember  "Jones"  than  a  code  such  as:
  1292.      "213.0456".  The Client pick box is sorted by Client ID code.
  1293.  
  1294.  NOTE:  If  you are a professional group comprised of independent attorneys and
  1295.  have occasion for this client to retain separate  services  of  others  within
  1296.  your group, the client number MUST be unique for each attorney.
  1297.  
  1298.  Chapter 3. CLIENTS                                                          23
  1299.  
  1300.  
  1301.  If  this  is  a  firm, the client number can remain the same regardless of the
  1302.  attorney selected.
  1303.  
  1304.  NOTE: The Trust Acct.  and Escrow  Acct.   fields  are  for  display  purposes
  1305.  only.   When  slips are created for Trust and Escrow deposits, the totals will
  1306.  appear here.
  1307.  
  1308.  The cursor will be positioned in the Interest field.
  1309.  
  1310.  d.  If you add late interest charges when a bill is not paid  on  time,  enter
  1311.      the  monthly  value here in percentage form.  Notice you can have separate
  1312.      interest values for each client.  Every time you reconcile  slips  at  the
  1313.      end  of  the  month,  this  interest  value will be added to the remaining
  1314.      balance.
  1315.  
  1316.      The cursor will be positioned in the Rate field.
  1317.  
  1318.  e.  Enter a default hourly rate for this matter or leave zero.
  1319.  
  1320.      The cursor will be positioned in the Matter field.
  1321.  
  1322.  f.  Type in the first matter reference for this client.  During the  statement
  1323.      generation,  you  will  have  the  option to include this reference at the
  1324.      heading of the bill.  This is useful when you wish to bill a  client  with
  1325.      multiple  matters.   The  reference at the top of the statement allows the
  1326.      client to  further  identify  the  matter  the  bill  represents.   Adding
  1327.      additional matters for this client will be discussed later.
  1328.  
  1329.      NOTE:  This  field has a length of 75 characters.  Screen scrolls after 44
  1330.      characters.
  1331.  
  1332.      The cursor will be positioned in the Telephone field.
  1333.  
  1334.  g.  Type in the client's telephone number including area code.
  1335.  
  1336.      The cursor will be positioned in the Fax field.
  1337.  
  1338.  h.  Type in the client's Fax telephone number including area code if known.
  1339.  
  1340.      The cursor will be positioned in the Company field.
  1341.  
  1342.  i.  If this client is NOT an individual, type in the company  or  organization
  1343.      name  responsible  for  payment.   It  is  imperative you leave this field
  1344.      BLANK if a company or organization is not applicable.  Press  the  [Enter]
  1345.      key to either bypass this field or to exit from the field.
  1346.  
  1347.      The cursor will be positioned in the Client/Contact field.
  1348.  
  1349.  j.   If  the  Company  field is other than blank, the Client field becomes the
  1350.      Contact field.  Type in the first, middle initial and  last  name  of  the
  1351.      contact  person  for  this  company or organization.  This could also be a
  1352.      department such as "Accounts Receivable".  You can use the first and  last
  1353.      name   fields   for  this  purpose.   Later,  during  billing  and  report
  1354.      generation the two fields  will  be  formatted  properly  with  one  space
  1355.      between the contents.  The middle initial field will be ignored.
  1356.  
  1357.  Chapter 3. CLIENTS                                                          24
  1358.  
  1359.  
  1360.      If  the Company field is left blank, type in the first, middle initial and
  1361.      last name of this client.  Each name field is  separate  and  may  require
  1362.      you to press the [Enter] key to advance to the next field.
  1363.  
  1364.      The cursor will be positioned in the first Address field.
  1365.  
  1366.  k.  Type in the mailing address of this client and press the [Enter] key.
  1367.  
  1368.      The cursor will be positioned in the second Address field.
  1369.  
  1370.  l.   If  the  street  address  is  multiple line, you can type it in.  This is
  1371.      usually for Suite numbers, etc.  If not required, press  the  [Enter]  key
  1372.      to leave this field blank and advance to the City/St/Zip field.
  1373.  
  1374.      The cursor will be positioned in City/St/Zip field.
  1375.  
  1376.  m.   Type  in the city, state and zipcode for this client.  Any zipcode format
  1377.      can be used including the Canadian alpha-numeric system.
  1378.  
  1379.  NOTE:  The  Client  address  State  field  has  been  increased  to  four  (4)
  1380.  characters  to  allow  users  from  other  countries to abbreviate a province,
  1381.  district, country, etc.
  1382.  
  1383.  Repeat steps [a - m] if you wish to add more clients at this  time,  or  press
  1384.  the [Esc] key to return to the Main Menu.
  1385.  
  1386.  NOTE:  A  memo  window  is  available  to  store  random notes concerning this
  1387.  client.  To access the memo window, while the  cursor  is  positioned  on  any
  1388.  field,  press the [F7] key.  To save and close the memo window press the [F10]
  1389.  key or press the Esc key to abort.
  1390.  
  1391.  If a memo exists for the client, a "√" checkmark symbol  will  appear  in  the
  1392.  Attorney Name field of the Client Data Screen.
  1393.  
  1394.  
  1395.  3.3 FINANCIAL STATUS BOX:
  1396.  
  1397.  Chapter 3. CLIENTS                                                          25
  1398.  
  1399.  
  1400.  
  1401.  
  1402.                                                   ┌─────────────────────┐
  1403.                                                   │  Financial Status   │
  1404.       Total of All Matters For This Client        │     All Matters     │
  1405.                                                   ├─────────────────────┤
  1406.       Previous month, less than 31 days ────────> │ Current             │
  1407.       Past due between 31 and 60 days ──────────> │ 31 - 60             │
  1408.       Past due between 61 and 90 days ──────────> │ 61 - 90             │
  1409.       Past due over 90 days ────────────────────> │ Over 90             │
  1410.       Total prior credits available to client ──> │ Reserve             │
  1411.                                                   ╞═════════════════════╡
  1412.       Total slip services this month ───────────> │ Services            │
  1413.       Total slip expenses this month ───────────> │ Expenses            │
  1414.                                                   ├─────────────────────┤
  1415.       Total slip credits this month ────────────> │ Credits             │
  1416.       Total slip payments this month ───────────> │ Payments            │
  1417.       Total slip Trust transfers this month ────> │ Transfers           │
  1418.                                                   ╞═════════════════════╡
  1419.       Current balance of all matters ───────────> │ Balance             │
  1420.                                                   └─────────────────────┘
  1421.  
  1422.  NOTE:  If  the  client has the status of 'Flat Fee', the 'Services' label will
  1423.  be changed to 'Flat Fee' with  the  amount  quoted  to  the  client  for  this
  1424.  matter.
  1425.  
  1426.  
  1427.  3.4 FIND AND UPDATE CLIENT BILLING INFORMATION:
  1428.  
  1429.  a.   Position  the  light  bar  over  the [Find] option of the Client Menu and
  1430.      press [Enter].
  1431.  
  1432.  Type in the Client code and press the [Enter]  key  if  known,  or  press  the
  1433.  [Enter]  key  at  the  blank field to display the alphabetized pick box of all
  1434.  Client codes and associated names.  Place the light bar over the  Client  code
  1435.  and press the [Enter] key.
  1436.  
  1437.  When the client is found, the Edit Menu will appear as shown:
  1438.  
  1439.  
  1440.   ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1441.   │ EDIT MENU :  Update Next Back Delete Call Memo Matter Print Default Exit │
  1442.   └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1443.  
  1444.  b.  Position the light bar over the [Update] option and press [Enter].
  1445.  
  1446.  The  cursor  will  be  positioned in the attorney field allowing you to change
  1447.  names if desired.  First, press the [F2] key  to  blank  the  field  and  then
  1448.  press the [Enter] key to display the Attorney pick box.
  1449.  
  1450.  The  cursor  will  be positioned in the client field allowing you to update or
  1451.  add any information for this client.   Pressing  [Enter]  or  down  arrow  key
  1452.  allows  you to proceed through the fields and pressing the up arrow key allows
  1453.  you to reverse upward through the fields.
  1454.  
  1455.  Chapter 3. CLIENTS                                                          26
  1456.  
  1457.  
  1458.  At anytime, press the [F10] key to save the new information and return to  the
  1459.  Edit  Menu.   Otherwise  pressing  the  [Esc]  key  will abort the client data
  1460.  screen and will not save any corrections or additions for this client.
  1461.  
  1462.  NOTE: To jump to the last field, press together the  [Ctrl]  and  [End]  keys.
  1463.  To  jump  to  the  beginning field, press together the [Ctrl] and [Home] keys.
  1464.  This is true for all screens in the program.
  1465.  
  1466.  Four additional function keys are available:
  1467.  
  1468.  
  1469.  3.5 CLEAR CONTENTS OF A FIELD:
  1470.  
  1471.  F2 - Clears the field you are currently residing in.
  1472.  
  1473.  
  1474.  3.6 CHANGE CLIENT STATUS:
  1475.  
  1476.  F3 - Toggles client status between "ACTIVE", "INACTIVE" and "FLAT FEE".
  1477.  
  1478.  The default status is "ACTIVE".
  1479.  
  1480.  The "INACTIVE" status is used when you wish to keep a client in  the  database
  1481.  but not generate statements or appear on reports.
  1482.  
  1483.  The "FLAT FEE" status is selected when billing a client a flat fee amount.
  1484.  
  1485.  NOTE:  To  edit  the flat fee amount for those clients with that status, press
  1486.  the [F3] key to display the Status pick box.  Select 'Flat Fee'  to  highlight
  1487.  the  Flat Fee field.  Continue to press the [Enter] key until the cursor is in
  1488.  the Flat Fee field, or press the [Ctrl][End] keys together  to  quickly  enter
  1489.  this field.
  1490.  
  1491.  
  1492.  3.7 PAYMENT HISTORY:
  1493.  
  1494.  F6  -  A  window  will  appear  over  the client data screen listing dates and
  1495.      payments made by this client.   This  is  useful  when  accepting  monthly
  1496.      payments to settle an account.
  1497.  
  1498.  
  1499.  3.8 CLIENT MEMO WINDOW:
  1500.  
  1501.  F7  -  A  memo window will appear to store random notes concernng this client.
  1502.      To access the memo window, while the cursor is positioned  on  any  field,
  1503.      press  the  [F7] key.  To save and close the memo window, press [F10].  To
  1504.      close the memo window without saving, press the [Esc] key.
  1505.  
  1506.  If a memo exists for the client, a "√" checkmark symbol  will  appear  in  the
  1507.  Attorney Name field of the Client Data Screen.
  1508.  
  1509.  Position  the  light bar over the [Next] or [Back] option of the Edit Menu and
  1510.  press [Enter].
  1511.  
  1512.  Chapter 3. CLIENTS                                                          27
  1513.  
  1514.  
  1515.  The next or previous client data will  appear  in  chronological  Client  code
  1516.  order.   Continuing  to  select  [Next]  or  [Back]  will step thru all of the
  1517.  clients.
  1518.  
  1519.  NOTE: The 'Trust Acct.', 'Escrow Acct.' fields and the  Financial  Status  Box
  1520.  display the totals of all matters for this client.
  1521.  
  1522.  If  more  than  one  matter exists for this client, the Matter field will show
  1523.  the number of matters in lieu of a single matter description.
  1524.  
  1525.  The steps to view each individual matter will be described later.
  1526.  
  1527.  
  1528.  3.9 DELETE A CLIENT FROM THE DATABASE:
  1529.  
  1530.  Position the light bar over the [Delete] option of the  Edit  Menu  and  press
  1531.  [Enter].
  1532.  
  1533.  This  option allows you to delete this Client from the database.  Select [Yes]
  1534.  to delete.  If this Client has a balance remaining,  a  warning  message  will
  1535.  appear asking if you still want to delete this Client.
  1536.  
  1537.  
  1538.  3.10 TELEPHONE A CLIENT WITH AUTO-DIAL FEATURE: (Modem Required)
  1539.  
  1540.  Position  the  light  bar  over  the  [Call] option of the Edit Menu and press
  1541.  [Enter].
  1542.  
  1543.  If you have a Modem installed, you can optionally auto-dial any  client.   The
  1544.  telephone  number displayed in the client screen will be dialed.  Then pick up
  1545.  the telephone and wait for  an  answer.   Hang  up  the  phone  as  normal  to
  1546.  disconnect.   If  you  wish to abort the dialing process before picking up the
  1547.  phone, just press any key.
  1548.  
  1549.  NOTE: With this version, the auto dialer will not dial long distance  numbers.
  1550.  The area code is ignored.
  1551.  
  1552.  
  1553.  3.11 ADD, UPDATE, DELETE OR VIEW CLIENT MEMOS:
  1554.  
  1555.  Position  the  light  bar  over  the  [Memo] option of the Edit Menu and press
  1556.  [Enter].
  1557.  
  1558.  A memo window will appear to store random notes  concernng  this  client.   To
  1559.  save  and  close  the  memo  window,  press  [F10].   To close the memo window
  1560.  without saving, press the [Esc] key.
  1561.  
  1562.  If a memo exists for the  client,  a  checkmark  symbol  will  appear  in  the
  1563.  Attorney Name field of the Client Data Screen.
  1564.  
  1565.  Position  the  light  bar  over  the  [Exit] option of the Edit Menu and press
  1566.  [Enter] to return to the Client Menu.
  1567.  
  1568.  Chapter 3. CLIENTS                                                          28
  1569.  
  1570.  
  1571.  3.12 ADD, UPDATE, DELETE OR VIEW CLIENT MATTERS:
  1572.  
  1573.  Position the light bar over the [Matter] option of the  Edit  Menu  and  press
  1574.  [Enter].
  1575.  
  1576.  The Matter Menu will appear as shown:
  1577.  
  1578.  
  1579.          ┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1580.          │ MATTER MENU : Update  Next  Back  Browse  Initialize  Exit │
  1581.          └────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1582.  
  1583.  a.   Position  the  light  bar  over  the [Update] option of the Edit Menu and
  1584.      press [Enter].
  1585.  
  1586.  The MATTER DESCRIPTION  SCREEN  will  appear  listing  all  matters  for  this
  1587.  client.
  1588.  
  1589.  
  1590.  3.13 UPDATE A MATTER:
  1591.  
  1592.  Position  the  light  bar over the matter to update and press the [Enter] key.
  1593.  A flashing cursor will appear allowing you to edit the existing  text.   Press
  1594.  [Enter] when finished to save.
  1595.  
  1596.  NOTE:  If  only  one  matter  exists  for  this client, the description can be
  1597.  changed from either the Client Data  screen  or  here.   When  more  than  one
  1598.  matter  exists,  the  Matter  field  of  the Client Data screen is for display
  1599.  purposes only.
  1600.  
  1601.  
  1602.  3.14 ADD A MATTER:
  1603.  
  1604.  Press the [F5] key.  A blank field will appear.  Type in  a  matter  reference
  1605.  string and press [Enter] to complete.
  1606.  
  1607.  
  1608.  3.15 DELETE A MATTER:
  1609.  
  1610.  Position  the  light  bar over the matter to delete and press the [F6] key.  A
  1611.  warning message will appear if this  matter  has  an  outstanding  balance  or
  1612.  credit.
  1613.  
  1614.  Press the [Esc] key to return to the Matter Menu.
  1615.  
  1616.  Position  the  light  bar  over the [Next] or [Back] option of the Matter Menu
  1617.  and press [Enter].
  1618.  
  1619.  The next or previous client matter will appear.  Continuing to  select  [Next]
  1620.  or [Back] will step thru all of the client matters.
  1621.  
  1622.  NOTE:  Notice  that the 'Matter', 'Trust Acct.', 'Escrow Acct.' fields and the
  1623.  Financial Status box display the individual description and amounts  for  this
  1624.  matter.
  1625.  
  1626.  Chapter 3. CLIENTS                                                          29
  1627.  
  1628.  
  1629.  3.16 BROWSE THE CLIENT MATTER DATABASE:
  1630.  
  1631.  Position  the  light bar over the [Browse] option of the Matter Menu and press
  1632.  [Enter].
  1633.  
  1634.  The client matter database window will appear displaying the first few  fields
  1635.  and  contents listed alphabetically by client code.  Use the following keys to
  1636.  move around the database:
  1637.  
  1638.  
  1639.           ┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
  1640.           │ Ctrl-Home        - Jump to the first field column.      │
  1641.           │ Ctrl-End         - Jump to the last field column.       │
  1642.           │ Ctrl-PgUp        - Beginning of the file.               │
  1643.           │ Ctrl-PgDn        - End of the file.                     │
  1644.           │ Ctrl-Right arrow - Move to right one field.             │
  1645.           │ Ctrl-Left arrow  - Move left one field.                 │
  1646.           │ Right arrow      - Move right one character.            │
  1647.           │ Left arrow       - Move left one character.             │
  1648.           │ Up arrow         - Move up one line.                    │
  1649.           │ Down arrow       - Move down one line.                  │
  1650.           │ Ctrl-W           - Clear contents of field.             │
  1651.           │ PgUp             - Display next page up.                │
  1652.           │ PgDn             - Display next page down.              │
  1653.           │ Esc              - Exit browse mode and return to menu. │
  1654.           └─────────────────────────────────────────────────────────┘
  1655.  
  1656.  WARNING: The contents of each field can  be  cleared  or  edited  so  use  the
  1657.  browse  mode  with  care  or  you can disrupt accounting balances!  The browse
  1658.  feature is used mainly to view the overall contents of the client database.
  1659.  
  1660.  If you do wish to change an item:
  1661.  
  1662.  Place the light bar over the field contents you wish to alter  and  press  the
  1663.  [Enter]  key.   A  flashing cursor will appear in the field.  Using the normal
  1664.  edit keys [Ins], [Del], etc., make the  new  change  and  press  [Enter]  when
  1665.  complete.   To  abort  the change, press the [Esc] key.  The previous contents
  1666.  will re-appear.
  1667.  
  1668.  Press the [Esc] key to return to the Matter Menu.
  1669.  
  1670.  
  1671.  3.17 INITIALIZE BEGINNING CLIENT BALANCES:
  1672.  
  1673.  Position the light  bar  over  [Initialize]  of  the  Matter  Menu  and  press
  1674.  [Enter].
  1675.  
  1676.  The  "Initialize"  option  allows you to add beginning balances for all client
  1677.  matters.  This option is normally used only once when Legal Time & Billing  is
  1678.  replacing  your  previous  method  of time accounting.  After current balances
  1679.  have been entered,  this  option  normally  should  not  be  used  again.   If
  1680.  adjustments need to be made use the "Add Slip" option.
  1681.  
  1682.  a.   The  cursor  is  placed  in  the  "31  -  60" field.  Continue to add any
  1683.      additional previous balances due within the delinquency fields as noted:
  1684.  
  1685.  Chapter 3. CLIENTS                                                          30
  1686.  
  1687.  
  1688.        31 - 60
  1689.        61 - 90
  1690.        Over 90
  1691.  
  1692.  b.  The "Reserves" field allow you to manually add the total of  all  previous
  1693.      credits for this client.
  1694.  
  1695.  Press the [Esc] key to return to the Matter Menu.
  1696.  
  1697.  Position  the  light  bar  over the [Exit] option of the Matter Menu and press
  1698.  [Enter] to return to the Client Edit Menu.
  1699.  
  1700.  
  1701.  3.18 BROWSE THE CLIENT DATABASE:
  1702.  
  1703.  Position the light bar over the [Browse] option of the Client Menu  and  press
  1704.  [Enter].   The  client  database  window  will appear displaying the first few
  1705.  fields and contents listed alphabetically by client code.  Use the keys  shown
  1706.  on page 29 to move around the database.
  1707.  
  1708.  WARNING:  The  contents  of  each  field  can  be cleared or edited so use the
  1709.  browse mode with care or you can  disrupt  accounting  balances!   The  browse
  1710.  feature is used mainly to view the overall contents of the client database.
  1711.  
  1712.  If you do wish to change an item:
  1713.  
  1714.  Place  the  light  bar over the field contents you wish to alter and press the
  1715.  [Enter] key.  A flashing cursor will appear in the field.   Using  the  normal
  1716.  edit  keys  [Ins],  [Del],  etc.,  make  the new change and press [Enter] when
  1717.  complete.  To abort the change, press the [Esc] key.   The  previous  contents
  1718.  will re-appear.
  1719.  
  1720.  PRINT MENU:
  1721.  
  1722.  Position  the  light  bar  over  the [Print] option of the Edit Menu and press
  1723.  [Enter].
  1724.  
  1725.  The 'Print Menu' will appear as shown:
  1726.  
  1727.  
  1728.                  ┌────────────────────────────────────────────┐
  1729.                  │ PRINT MENU: Screen  Letter  Envelope  Exit │
  1730.                  └────────────────────────────────────────────┘
  1731.  
  1732.  
  1733.  3.19 PRINT CLIENT DATA SCREEN:
  1734.  
  1735.  To print the Client Data Screen, position the  light  bar  over  the  [Screen]
  1736.  option of the Print Menu and press [Enter] or simply press the 'S' key.
  1737.  
  1738.  Chapter 3. CLIENTS                                                          31
  1739.  
  1740.  
  1741.  3.20 CREATE CLIENT LETTER:
  1742.  
  1743.  Position  the  light  bar over the [Letter] option and press [Enter] or simply
  1744.  press the 'L' key.
  1745.  
  1746.  The Text Editor screen will appear with  your  letterhead,  current  date  and
  1747.  client  header  address.  The cursor is ready to begin typing a letter to this
  1748.  client.  When complete, press the [F7] key  to  print.   See  USING  THE  TEXT
  1749.  EDITOR for other options.
  1750.  
  1751.  
  1752.  3.21 PRINT CLIENT ENVELOPE:
  1753.  
  1754.  Position  the light bar over the [Envelope] option and press [Enter] or simply
  1755.  press the 'E' key.
  1756.  
  1757.  If you have a laser printer, a prompt will appear reminding you to  insert  an
  1758.  envelope  into  the  appropiate feeder.  Before the printer prints, you should
  1759.  see a message on the printer that says something like: "FEED LETTER" or  "FEED
  1760.  ME  ENVELOPE",  and the printer lights look funny compared to normal.  This is
  1761.  just fine, it's supposed to do that.  Usually pressing the  'On  Line'  button
  1762.  will commence printing.  Check your printer manual.
  1763.  
  1764.  
  1765.  3.22 CLIENT OPTIONS SCREEN:
  1766.  
  1767.  Position  the  light  bar over the [Default] option of the Edit Menu and press
  1768.  [Enter].
  1769.  
  1770.  The 'Client Options Screen' will appear as shown:
  1771.  
  1772.  
  1773.        ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
  1774.        │           C L I E N T   O P T I O N S   S C R E E N            │
  1775.        ├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
  1776.        │ Active/Inactive/Flat Fee (A/I/F)............................ A │
  1777.        │ Include This Client In Monthly Billing (Y/N)................ Y │
  1778.        │ Include All Out Of Pocket Expenses In Quoted Flat Fee (Y/N). N │
  1779.        │ Display Only Service, Expense, Both Or No Detail (S/E/B/N).. Y │
  1780.        │ Display Only Time, Dollar Amount, Both Or None (T/D/B/N).... B │
  1781.        │ Display Total Time At Bottom Of Statement (Y/N)............. Y │
  1782.        │ Display Total Services At Bottom Of Statement (Y/N)......... Y │
  1783.        │ Display Enumerated Expenses At Bottom Of Statement (Y/N).... Y │
  1784.        │ Purge Slip Detail After Each Monthly Closing (Y/N).......... Y │
  1785.        │ Display Trust/Escrow Action Detail (Y/N).................... Y │
  1786.        └────────────────────────────────────────────────────────────────┘
  1787.  
  1788.  Active/Inactive/Flat Fee (A/I/F)
  1789.  
  1790.  (See page 22)
  1791.  
  1792.  Include This Client In Monthly Billing (Y/N)
  1793.  
  1794.  Chapter 3. CLIENTS                                                          32
  1795.  
  1796.  
  1797.  Usually you want to send monthly statements.  Answering "N" will not  generate
  1798.  a  statement for this client during batch printing.  Individual statements can
  1799.  be printed or displayed at anytime regardless of this response.
  1800.  
  1801.  This option is generally used for flat fee, contingency and  clients  with  an
  1802.  on-going matter when you would not normally generate a monthly statement.
  1803.  
  1804.  Include All Out Of Pocket Expenses In Quoted Flat Fee (Y/N)
  1805.  
  1806.  If  you bill expenses in addition to a quoted flat fee, answer 'N'.  Otherwise
  1807.  answer 'Y' so bill total will only equal the flat fee  quoted  to  the  client
  1808.  regardless of your out-of-pocket costs.
  1809.  
  1810.  Display Slip Detail (Y/N)
  1811.  
  1812.  If you do not want to display slip detail for this client, answer "N".
  1813.  
  1814.  Display Only Time, Dollar Amount, Both Or None (T/D/B/N)
  1815.  
  1816.  You  can  elect  to display only time, only the dollar amount, both or none on
  1817.  the statement column adjacent to  the  action  description.   The  default  is
  1818.  Both.
  1819.  
  1820.  Display Total Time At Bottom Of Statement (Y/N)
  1821.  
  1822.  You  may  elect  to  display or omit the Total time reference at the bottom of
  1823.  the statement.
  1824.  
  1825.  Display Total Services At Bottom Of Statement (Y/N)
  1826.  
  1827.  You may elect to display or omit the Total services reference  at  the  bottom
  1828.  of the statement.
  1829.  
  1830.  Display Enumerated Expenses At Bottom Of Statement (Y/N)
  1831.  
  1832.  You  may  elect to display or omit enumerated expenses reference at the bottom
  1833.  of the statement.
  1834.  
  1835.  Purge Slip Detail After Each Monthly Closing (Y/N)
  1836.  
  1837.  If you do not want to purge slip detail records for this client  during  month
  1838.  end  reconciliation,  answer  "N".  An example would be for an on-going matter
  1839.  where you do not want slip detail to  be  deleted  until  the  final  bill  is
  1840.  prepared.
  1841.  
  1842.  Display Trust/Escrow Action Detail (Y/N)
  1843.  
  1844.  Normally  all  Trust  and  Escrow transactions are enumerated at the bottom of
  1845.  the statement and not detailed in the statement body.  If you want to  include
  1846.  Trust and Escrow action detail answer "Y".
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                                    Chapter 4
  1854.  
  1855.                                      SLIPS
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.  
  1861.  4.1 ADD A BILLING SLIP:
  1862.  
  1863.  a.   Position the light bar over the [Slips] option of the Main Menu and press
  1864.      [Enter] to toggle to the Slip display screen menu.
  1865.  
  1866.  The Slip Menu will appear as shown below:
  1867.  
  1868.  
  1869.                      ┌────────────────────────────────────┐
  1870.                      │ SLIP MENU: Add  Find  Browse  Exit │
  1871.                      └────────────────────────────────────┘
  1872.  
  1873.  b.  Position the light bar over the [Add] option and press [Enter].
  1874.  
  1875.  The Slip Data screen will appear as shown with the cursor on the Code field:
  1876.  
  1877.  
  1878.  ╔═══════════════════════════════════════════════════╗
  1879.  ║ Client                                            ║  ┌─────────────────────┐
  1880.  ╟────────────────────────┬──────────────────────────╢  │ Bill Date           │
  1881.  ║ Matter #               │ Rate/Matter              ║  ├─────────────────────┤
  1882.  ╠════════════════════════╧══════════════════════════╣  │ Hours Spent         │
  1883.  ║                                                   ║  ╞═════════════════════╡
  1884.  ╠═══════════════════════════════════════════════════╣  │ Amount              │
  1885.  ║ Code      -                                       ║  └─────────────────────┘
  1886.  ╟───────────────────────────────────────────────────╢
  1887.  ║                Invoice Narrative                  ║
  1888.  ║                                                   ║
  1889.  ║                                                   ║
  1890.  ║                                                   ║
  1891.  ║                                                   ║
  1892.  ║                                                   ║
  1893.  ╚═══════════════════════════════════════════════════╝
  1894.  
  1895.  Type in the Client code and press the [Enter]  key  if  known,  or  press  the
  1896.  [Enter]  key  at the blank field to display a pick box of all Client codes and
  1897.  associated  descriptions.   Position  the  light  bar  over  the  Action  that
  1898.  represents the transaction for this slip and press [Enter].
  1899.  
  1900.  NOTE:  You can quickly locate a particular Action by pressing the first letter
  1901.  of the action description.  The light bar will  be  positioned  on  the  first
  1902.  action alphabetically that begins with that letter (or number).
  1903.  
  1904.  
  1905.                                        33
  1906.  
  1907.  Chapter 4. SLIPS                                                            34
  1908.  
  1909.  
  1910.  If  you  prefer  to  select actions by code number instead of description, the
  1911.  default section of the program  allows  you  to  switch  between  the  two  or
  1912.  disable  the  pick  box  all together.  If you choose the later, a pick box of
  1913.  just the action type will appear.
  1914.  
  1915.  c.  If more than one matter exists for this client, a  matter  pick  box  will
  1916.      appear.   Place  the  light  bar  over the matter this slip represents and
  1917.      press [Enter].
  1918.  
  1919.  If you selected a Service action, the cursor will be positioned in the  Hourly
  1920.  Rate  $  field, otherwise it is assumed the Action is not time related such as
  1921.  Expense, Credit, Payment, etc.  and the Hourly Rate will be bypassed.
  1922.  
  1923.  NOTE: If the default hourly rate for this attorney appears in the  Rate  field
  1924.  and  is  acceptable, just press the [Enter] key to continue and bypass step e.
  1925.  The Rate field is locate in the far top right corner of the screen.
  1926.  
  1927.  If you wish to change this rate, press the [F2] key to first clear  the  field
  1928.  and then press [Enter] to display the Hourly Rate pick box.
  1929.  
  1930.  d.  Position the light bar over the hourly rate desired and press [Enter].
  1931.  
  1932.      The cursor will be positioned in the Bill Date field.
  1933.  
  1934.  e.   Press  [Enter]  to  accept  the current date as the billing date for this
  1935.      slip, otherwise type in another date.
  1936.  
  1937.  The cursor will be positioned in the Hours Spent field.
  1938.  
  1939.  
  1940.  4.2 ACTIVATE SLIP TIMER:
  1941.  
  1942.  NOTE: At this time, you can elect to use the Timer to allow  the  computer  to
  1943.  track  the  time  to  charge  for  this matter during such events as telephone
  1944.  consultation, office visits or research.  Press the [F6] key to  activate  the
  1945.  time.   Notice  the  Amount  and  Hours Spent fields are automatically updated
  1946.  using the Hourly Rate you selected.
  1947.  
  1948.  If you wish not to display the Amount field, press  the  'S'  key.   This  key
  1949.  acts  as  a  toggle  and  will turn the Amount field on and off but the dollar
  1950.  amount is constantly being updated.
  1951.  
  1952.  When you wish to stop the timer, press any key other then the  'S'  key.   You
  1953.  will  now  be  given the opportunity to accept the time and dollar value shown
  1954.  or type in a new value.
  1955.  
  1956.  The dollar value is updated every  second  while  the  Hours  Spent  field  is
  1957.  updated every minute.
  1958.  
  1959.  NOTE: If you are using the Timer option, bypass step f.
  1960.  
  1961.  f.  Type in the hours spent for this service action and press [Enter].
  1962.  
  1963.  Use  either  decimal or time format to enter the time for this matter.  If you
  1964.  spent three (3) hours and thirty (30) minutes  for  this  service,  you  could
  1965.  
  1966.  Chapter 4. SLIPS                                                            35
  1967.  
  1968.  
  1969.  type  in  3.5  or 3:30.  When entering just minutes, MAKE SURE you precede the
  1970.  value with a decimal "." or colon  ":"  symbol.   Doing  so  will  insure  the
  1971.  correct dollar amount is calculated.
  1972.  
  1973.       Correct    Incorrect           Result
  1974.         :02         02       two minutes become two hours
  1975.         :02         2        two minutes become two hours
  1976.         :20         :2       twenty minutes become two minutes
  1977.  
  1978.  NOTE:  You  must  enter  an  Hours Spent value or press the [Esc] key to abort
  1979.  this slip and return to the Slip Menu.
  1980.  
  1981.  The Amount field will show the total amount for  this  billing  slip  and  the
  1982.  cursor will be positioned in the Memo field.
  1983.  
  1984.  NOTE:  This  program  does  not  support entering a negative value to adjust a
  1985.  previously entered slip.  Although some accounting programs allow this, it  is
  1986.  more  logical  to  delete  the  incorrect  slip  and create a new one with the
  1987.  proper amount.
  1988.  
  1989.  g.  Type in  an  optional  memorandum  (Narrative)  in  the  window  provided.
  1990.      Twenty lines are available.  Typical edit keys include:
  1991.  
  1992.           [Ins]  - Insert key
  1993.           [Del]  - Delete key
  1994.           [PgUp] - Scroll up
  1995.           [PgDn] - Scroll down
  1996.           [F2]   - Clear text
  1997.           [F10]  - Save slip with narrative contents
  1998.           [Esc]  - Abort without saving slip
  1999.  
  2000.      NOTE: Custom bills can be generated and printed with the Text Editor.
  2001.  
  2002.  h.   A  prompt  will  then ask if you wish to add another slip for this client
  2003.      and matter.  The default is 'Yes' allowing you to  continue  adding  slips
  2004.      without  having  to  re-select  the  same  client name and matter.  Repeat
  2005.      steps c.  through h.  or answer 'No' to return to the Slip Menu to  select
  2006.      another client, matter or exit to the Main Menu.
  2007.  
  2008.  NOTE:  If  this  is  a  firm,  the Attorney Pick Box will appear for each slip
  2009.  generated so the working attorney can be noted on the  billing  statement  for
  2010.  this matter.
  2011.  
  2012.  
  2013.  4.3 ADD A DEPOSIT TO CLIENT'S TRUST OR ESCROW ACCOUNT:
  2014.  
  2015.  Create  a  slip  with the Action Code category of 'TRUST' or 'ESCROW' with the
  2016.  amount of the deposit.  Trust and Escrow balances will  now  be  displayed  on
  2017.  the Client Data screen.
  2018.  
  2019.  Chapter 4. SLIPS                                                            36
  2020.  
  2021.  
  2022.  4.4 TRANSFER MONIES FROM CLIENT'S TRUST OR ESCROW ACCOUNT:
  2023.  
  2024.  Create  a  slip  with  the  Action  Code  category  of  'TRANSFER'  (Trust) or
  2025.  'DISBURSE' (Escrow) and amount.
  2026.  
  2027.  The amount of transfer or disbursal will be deducted from  the  Trust  Account
  2028.  or  Escrow  balance  and be available to reduce any services or expenses.  The
  2029.  transfer or disbursal amount is displayed in the Financial Status box  of  the
  2030.  Client Data screen.
  2031.  
  2032.  NOTE:  When  the  Trust  or  Escrow Accounts are active, each client statement
  2033.  will show a detailed audit trail of these transactions that should conform  to
  2034.  your State BAR requirements.
  2035.  
  2036.  
  2037.  4.5 FIND A BILLING SLIP TO UPDATE:
  2038.  
  2039.  a.   Position  the light bar over the [Find] option of the Slip Menu and press
  2040.      [Enter].
  2041.  
  2042.      Type in the Client code and press the [Enter] key if known, or  press  the
  2043.      [Enter]  key  at  the  blank field to display the alphabetized pick box of
  2044.      all Client codes and associated names.   Place  the  light  bar  over  the
  2045.      appropriate client code and press the [Enter] key.
  2046.  
  2047.      NOTE:  You  can  quickly  locate a particular Client by pressing the first
  2048.      letter of the Client Code.  The light bar will be positioned on the  first
  2049.      Client alphabetically that begins with that letter.
  2050.  
  2051.      If  slips are found for this client, the first one found will be displayed
  2052.      and the Edit Menu will appear.
  2053.  
  2054.  c.  If this is not the slip you wish to update, position the  light  bar  over
  2055.      the [Next] option and press [Enter].
  2056.  
  2057.      If other current slips for this client exist, the next slip will appear.
  2058.  
  2059.  d.  Continue selecting the [Next] option until the correct slip is found.
  2060.  
  2061.  e.   Position  the  light  bar  over  the [Update] option of the Edit Menu and
  2062.      press [Enter].
  2063.  
  2064.  The cursor will be positioned in the attorney field  allowing  you  to  change
  2065.  names  if  desired.   First,  press  the  [F2] key to blank the field and then
  2066.  press the [Enter] key to display the Attorney pick box.
  2067.  
  2068.  The cursor will be positioned in the Action Code field.  You  can  change  any
  2069.  portion  of the slip.  All balances and credits will be adjusted if the action
  2070.  code is different than the original.
  2071.  
  2072.  NOTE: To change the Action Code of an existing slip, you  MUST  use  the  [F2]
  2073.  key  to  first  clear  the old code, then press the [Enter] key to display the
  2074.  Action Code Pick Box and make a new selection.  Press the [F10]  key  to  save
  2075.  the new slip contents or press the [Esc] key to abort.
  2076.  
  2077.  Chapter 4. SLIPS                                                            37
  2078.  
  2079.  
  2080.  4.6 FIND A BILLING SLIP TO DELETE:
  2081.  
  2082.  a.   Position  the  light  bar  over the [Find] option as of the Slip Menu and
  2083.      press [Enter].
  2084.  
  2085.  b.  Press the [Enter] key to display the  Client  pick  box  or  type  in  the
  2086.      Client  number  for  the  billing slip you wish to find for deletion, then
  2087.      press [Enter].
  2088.  
  2089.  If slips are found for this client, the first one found will be displayed  and
  2090.  the Edit Menu will appear as shown below:
  2091.  
  2092.  
  2093.                ┌───────────────────────────────────────────────┐
  2094.                │ EDIT MENU : Update  Next  Back  Delete  Exit  │
  2095.                └───────────────────────────────────────────────┘
  2096.  
  2097.  c.   If  this  is  not the slip you wish to edit or delete, position the light
  2098.      bar over the [Next] option and press [Enter].
  2099.  
  2100.      If other slips for this client exist the next one will appear.
  2101.  
  2102.  d.  Continue selecting the [Next] option until the correct slip is found.
  2103.  
  2104.  e.  Position the light bar over the [Delete]  option  of  the  Edit  Menu  and
  2105.      press [Enter].
  2106.  
  2107.  The following message will appear:
  2108.  
  2109.  
  2110.            ┌───────────────────────────────────────────────────────┐
  2111.            │ Are You Sure You Want To Delete This Slip (Y/N) ? [N] │
  2112.            └───────────────────────────────────────────────────────┘
  2113.  
  2114.  f.   Type the letter "Y" if you want to delete this slip otherwise press [Esc]
  2115.      to abort and return to the Edit Menu.
  2116.  
  2117.  Position the light bar over the [Exit] option  of  the  Edit  Menu  and  press
  2118.  [Enter] to return to the Slip Menu.
  2119.  
  2120.  
  2121.  4.7 BROWSE THE SLIP DATABASE:
  2122.  
  2123.  Position  the  light  bar  over the [Browse] option of the Slip Menu and press
  2124.  [Enter].  The slips database window  will  appear  displaying  the  first  few
  2125.  fields  and contents listed alphabetically by client code.  Use the keys shown
  2126.  on page 29 to move around the database.
  2127.  
  2128.  WARNING: The contents of each field can  be  cleared  or  edited  so  use  the
  2129.  browse  mode  with  care  or  you can disrupt accounting balances!  The browse
  2130.  feature is used mainly to view the overall contents of a  particular  client's
  2131.  slips or the entire database.
  2132.  
  2133.  If you do wish to change an item:
  2134.  
  2135.  Chapter 4. SLIPS                                                            38
  2136.  
  2137.  
  2138.  Place  the  light  bar over the field contents you wish to alter and press the
  2139.  [Enter] key.  A flashing cursor will appear in the field.   Using  the  normal
  2140.  edit  keys  [Ins],  [Del],  etc.,  make  the new change and press [Enter] when
  2141.  complete.  To abort the change, press the [Esc] key.   The  previous  contents
  2142.  will re-appear.
  2143.  
  2144.  
  2145.  4.8 PRINT OR DISPLAY A REPORT:
  2146.  
  2147.  a.   Position  the  light  bar  over the [Reports] option of the Main Menu and
  2148.      press [Enter].
  2149.  
  2150.  A Report Selection window will appear in the center of  the  screen  with  the
  2151.  following report options:
  2152.  
  2153.  
  2154.                            ┌───────────────────────┐
  2155.                            │      Report Menu      │
  2156.                            │ ───────────────────── │
  2157.                            │  Aging                │
  2158.                            │  Biller Time          │
  2159.                            │  Client Time          │
  2160.                            │  Review Client Slips  │
  2161.                            │  Master Client List   │
  2162.                            │  Action Code List     │
  2163.                            │  Main Menu            │
  2164.                            └───────────────────────┘
  2165.  
  2166.  b.  Position the light bar over the report you require and press [Enter].
  2167.  
  2168.  The  attorney  name list will appear if this is a professional group with more
  2169.  than one attorney.
  2170.  
  2171.  c.  Position the light bar over the attorney who  is  requesting  this  report
  2172.      and press [Enter].
  2173.  
  2174.  You  will  now  have an option to either print the report or display it on the
  2175.  screen.
  2176.  
  2177.  After the selected report has been printed or displayed, the  Main  Menu  will
  2178.  reappear in the center of the screen.
  2179.  
  2180.  
  2181.  4.9 PREPARING BILLING STATEMENTS:
  2182.  
  2183.  a.   Position  the  light  bar  over the [Billing] option of the Main Menu and
  2184.      press [Enter].
  2185.  
  2186.  A Billing Menu will appear in the center of  the  screen  with  the  following
  2187.  options:
  2188.  
  2189.  Chapter 4. SLIPS                                                            39
  2190.  
  2191.  
  2192.  
  2193.  
  2194.                           ┌─────────────────────────┐
  2195.                           │      Billing Menu       │
  2196.                           │ ─────────────────────── │
  2197.                           │  Print Single Statement │
  2198.                           │  Print All Statements   │
  2199.                           │  Reconcile Accounts     │
  2200.                           │  Main Menu              │
  2201.                           └─────────────────────────┘
  2202.  
  2203.  
  2204.  4.10 PRINT SINGLE STATEMENT:
  2205.  
  2206.  Select this option to print a single statement.
  2207.  
  2208.  
  2209.  4.11 PRINT ALL STATEMENTS:
  2210.  
  2211.  a.   Select  this  option when you are ready to batch print all statements for
  2212.      the firm or a particular attorney.  This  is  normally  performed  once  a
  2213.      month but may be used at anytime for preview purposes.
  2214.  
  2215.  When  generating  a single statement, the Client pick box will appear.  Select
  2216.  a Client and press the [Enter] key.
  2217.  
  2218.  If more than one matter exists for this  client,  the  Matter  pick  box  will
  2219.  appear.  Select the appropriate matter and press [Enter].
  2220.  
  2221.  The  message  'Send To Print, File Or Display On Screen (P/F/D) now appears at
  2222.  the bottom of the screen.  The default is D)isplay.  To preview the  statement
  2223.  press  the [Enter] key.  If you elect to print this statement, type the letter
  2224.  'P'.
  2225.  
  2226.  If you want to capture this statement to a file to print at a later  date,  or
  2227.  import  to  a  word  processor, type the letter 'F'.  A window will appear for
  2228.  you to enter a file name.   The  extension  .PRN  will  be  appended  to  this
  2229.  filename.   When  importing  this  file  to  your  word  processor, be sure to
  2230.  include the full filename, such as: FOOBAR.PRN.
  2231.  
  2232.  
  2233.  4.12 RECONCILIATION OF ACCOUNTS:
  2234.  
  2235.  When this option is selected, the following message will be displayed:
  2236.  
  2237.  "Have All Statements Been Printed For The Previous Month (YES/NO) ?"
  2238.  
  2239.  This is to remind you that all statements should be printed for  the  attorney
  2240.  and  checked  before  reconciling.   If  you are satisfied that all statements
  2241.  have been previously completed then answer YES to continue.
  2242.  
  2243.  The following actions will then be performed in the order shown:
  2244.  
  2245.  1 - BACKS UP ALL DATA DATAFILES:
  2246.  
  2247.  Chapter 4. SLIPS                                                            40
  2248.  
  2249.  
  2250.  Asks you to insert a diskette in the appropriate disk drive.   A  prompt  with
  2251.  the  default  "A"  drive  appears.  Press [Enter] to accept or type "B" if you
  2252.  prefer.
  2253.  
  2254.  2 - CREATE ARCHIVE STATEMENT FILE:
  2255.  
  2256.  Then, automatically makes an archive file of all  statements  that  have  been
  2257.  prepared  during  the  previous  month for the selected attorney or firm.  The
  2258.  filename will be in  the  form  "mmmyyxxx.PRN".   Where  'mmm'  is  the  month
  2259.  abbreviation,  'yy'  represent  the  current year and 'xxx' are the attorney's
  2260.  initials.
  2261.  
  2262.       month  year      attorney's initials
  2263.           \\  \\     ///
  2264.            \\  \\   ///
  2265.             JUN 93 xxx.PRN
  2266.  
  2267.  If this is a single practice or professional group, the last three  characters
  2268.  will contain the initials of the posting attorney.
  2269.  
  2270.  Archive  statement  files  allow  you  to  keep  an  electronic 'copy' of each
  2271.  statement that can be loaded into any text editor  such  as  WordPerfect  (tm)
  2272.  and edited or re-printed at a later date.
  2273.  
  2274.  These  two  file steps insure redundancy protection of your slip and statement
  2275.  history.  Further record keeping action would be to maintain a paper  copy  of
  2276.  each  statement  either by copy machine or enabling the "Print Duplicate Copy"
  2277.  flag in the Default section of the program.
  2278.  
  2279.  3 - AGING OF ACCOUNTS:
  2280.  
  2281.  Aging is performed on each account for the selected attorney.  This  reconcile
  2282.  action  takes  a  few  seconds and if necessary, will add optional interest to
  2283.  any past due  account  and  then  position  balances  into  their  prospective
  2284.  Current, 31-60, 61-90 and Over 90 day delinquency.
  2285.  
  2286.  4 - PURGE SLIPS:
  2287.  
  2288.  All  slips created to date for the selected attorney are purged.  This process
  2289.  will insure a manageable slip file and prevents  it  from  ballooning  into  a
  2290.  storehouse  mixed  with  now  outdated information causing unnecessary loss of
  2291.  data storage space on your hard disk and  slowing  down  normal  processes  on
  2292.  current data.
  2293.  
  2294.  The  design  of  this  program  recommends  that  you  close  each month in an
  2295.  expedient manner.  It is expected that  you  preview,  edit  and  prepare  all
  2296.  statements  at  the  end  of  the  current  month after the last slip has been
  2297.  entered for that month.  Once you are assured the statements are  correct  and
  2298.  ready  for mailing, then on the FIRST day of the new month answer "YES" to the
  2299.  prompt message:
  2300.  
  2301.  "Have All Statements Been Printed For The Previous Month (YES/NO) ?"
  2302.  
  2303.  If you have not completed the previous month's statements or do  not  wish  to
  2304.  reconcile your accounts and archive at this time, answer NO.
  2305.  
  2306.  Chapter 4. SLIPS                                                            41
  2307.  
  2308.  
  2309.  NOTE:  If  you  performed  this  option  by  mistake  or wish to return to the
  2310.  current state before reconciling, select 'Restore Bill Data' from the  Utility
  2311.  Menu and use the newly created archive disk.
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.  
  2318.                                    Chapter 5
  2319.  
  2320.                                DATABASE UTILITIES
  2321.  
  2322.  
  2323.  
  2324.  
  2325.  
  2326.  5.1 DATABASE RECORD MAINTENANCE:
  2327.  
  2328.  Legal  Time  &  Billing  provides  various  utilities  and  record maintenance
  2329.  options to insure the size and integrity of your data.
  2330.  
  2331.  Position the light bar over the 'Utilities' option of the Main Menu and  press
  2332.  [Enter] to display the Utility Menu.
  2333.  
  2334.  
  2335.                             ┌──────────────────────┐
  2336.                             │     Utility Menu     │
  2337.                             │ ──────────────────── │
  2338.                             │  Rebuild Indexes     │
  2339.                             │  Pack Databases      │
  2340.                             │  Fix Databases       │
  2341.                             │  Backup Bill Data    │
  2342.                             │  Restore Bill Data   │
  2343.                             │  Stats               │
  2344.                             │  Export Bill Data    │
  2345.                             │  Print Calendar      │
  2346.                             │  Re-Total Balances   │
  2347.                             │  Append Slip Data    │
  2348.                             │  Append LCM Data     │
  2349.                             │  Main Menu           │
  2350.                             └──────────────────────┘
  2351.  
  2352.  
  2353.  5.2 REBUILD INDEXES:
  2354.  
  2355.  Position the light bar over the 'Rebuild Indexes' option and press [Enter].
  2356.  
  2357.  All  the  database  files  of  Legal  Time & Billing will be re-indexed.  This
  2358.  option is selected whenever any of these indexes become  corrupted  due  to  a
  2359.  power  failure  or any other system failure that could cause a failure for the
  2360.  program to properly find a selected record.
  2361.  
  2362.  
  2363.  
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.                                        42
  2371.  
  2372.  Chapter 5. DATABASE UTILITIES                                               43
  2373.  
  2374.  
  2375.  5.3 PACK DATABASES:
  2376.  
  2377.  Position the light bar over the 'Pack Databases' option and press [Enter].
  2378.  
  2379.  This option will  pack  (remove)  all  records  from  the  database  you  have
  2380.  previously selected for deletion.
  2381.  
  2382.  
  2383.  5.4 FIX DATABASES:
  2384.  
  2385.  Position the light bar over the 'Fix Databases' option and press [Enter].
  2386.  
  2387.  This option will usually fix a corrupted DBF file.
  2388.  
  2389.  
  2390.  5.5 BACKUP DATA FILES:
  2391.  
  2392.  Position the light bar over the 'Backup' option and press [Enter].
  2393.  
  2394.  This  option  allows  you  to  backup all of the Legal Time & Billing database
  2395.  files to a floppy disk.  It is recommended you perform this task on a  regular
  2396.  basis.  This function is automatically used during reconciliation.
  2397.  
  2398.  
  2399.  5.6 RESTORE DATA FILES:
  2400.  
  2401.  The  'Restore'  option allows you to restore your backup disks in the event it
  2402.  becomes necessary.
  2403.  
  2404.  
  2405.  5.7 STATISTIC SCREEN:
  2406.  
  2407.  Position the light bar over the 'Stats' option and press  [Enter].   A  screen
  2408.  will  appear  showing  all  of  the Legal Time & Billing data files with total
  2409.  number of records in each plus remaining disk space.  Press the [Esc]  key  to
  2410.  return to the Utility Menu.
  2411.  
  2412.  
  2413.  
  2414.  
  2415.  
  2416.  
  2417.                                    Chapter 6
  2418.  
  2419.                                  MISCELLANEOUS
  2420.  
  2421.  
  2422.  
  2423.  
  2424.  
  2425.  6.1 CALCULATOR:
  2426.  
  2427.  A  calculator  is  available  at  anytime  by  pressing  the  [F9]  key.  When
  2428.  activated, a calculator typical of the one you have on your desk will  appear.
  2429.  Operate  it  as  you  would  any  other.   You can add, subtract, multiply and
  2430.  divide.  Pressing  the  [Esc]  or  [X]  key  will  hide  it  from  view.   The
  2431.  calculator may be used concurrently with other client or slip operations.
  2432.  
  2433.    . Add - [+]
  2434.  
  2435.    . Subtract - [-]
  2436.  
  2437.    . Multiply - [*]
  2438.  
  2439.    . Divide - [/]
  2440.  
  2441.    . Number Keys - [0] [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9]
  2442.  
  2443.    . Total - [Enter]
  2444.  
  2445.           ACTIVE KEYS
  2446.  
  2447.    . Exit - [X] or [Esc]
  2448.  
  2449.  Move  calculator  left  or right on the screen - [Left arrow] or [Right arrow]
  2450.  Move calculator up or down on the screen - [Up arrow] or [Down arrow]
  2451.  
  2452.  
  2453.  6.2 ORDER FORM:
  2454.  
  2455.  a.  Position the light bar over the 'Order' option of the Main Menu and  press
  2456.      [Enter].
  2457.  
  2458.  If  this is the unregistered version of Legal Time & Billing, an order form is
  2459.  displayed for your convenience.  To obtain a  printed  copy,  make  sure  your
  2460.  printer is on-line and press the [Shift] [PrtSc] keys simultaneously.
  2461.  
  2462.  NOTE: On later keyboards only the [PrtSc] key need be pressed.
  2463.  
  2464.  
  2465.  
  2466.  
  2467.  
  2468.  
  2469.                                        44
  2470.  
  2471.  Chapter 6. MISCELLANEOUS                                                    45
  2472.  
  2473.  
  2474.  6.3 EXPORT BILL DATA
  2475.  
  2476.  Enter  filenames  for  client  and slip export data files when requested.  Any
  2477.  program able to import dBASE compatible delimited files can use Legal  Time  &
  2478.  Billing data.
  2479.  
  2480.  
  2481.  6.4 PRINT CALENDAR:
  2482.  
  2483.  If  you have a laser printer installed, select this option to print a calendar
  2484.  of the current month.  This may  be  used  to  carry  on  your  person  as  an
  2485.  organizer to jot down appointments, etc.
  2486.  
  2487.  Position  the  light  bar over the 'Return To Main Menu' option as shown above
  2488.  and press [Enter] to return to the Time & Billing Main Menu.
  2489.  
  2490.  
  2491.  6.5 RE-TOTAL BALANCES:
  2492.  
  2493.  When selected, the current slip  data  file  will  be  re-calculated  and  all
  2494.  client  totals  updated.   This  may  become  necessary if you changed data in
  2495.  error while browsing the  client  or  slip  files  or  anytime  totals  become
  2496.  corrupted.
  2497.  
  2498.  
  2499.  6.6 APPEND SLIP DATA:
  2500.  
  2501.  Some  situations  require  several  separate  computers (non-network) entering
  2502.  slip data wish to maintain a master database on  one  computer.   Select  this
  2503.  option to append slip data from backup diskettes.
  2504.  
  2505.  
  2506.  6.7 APPEND LCM DATA:
  2507.  
  2508.  If  you  have the companion program Legal Case Management and wish to transfer
  2509.  client data to the Legal Time & Billing database select this option.
  2510.  
  2511.  
  2512.  6.8 USING THE TEXT EDITOR:
  2513.  
  2514.  a.  Position the light bar over the 'Text Editor' option of the Main Menu  and
  2515.      press [Enter].
  2516.  
  2517.  A  text  editor  screen  will  appear  allowing you the basic features of word
  2518.  processing to create, store, print and edit text such as  letters,  documents,
  2519.  custom billing statements and memos.
  2520.  
  2521.  The Editor Menu will appear as shown:
  2522.  
  2523.  
  2524.                 ┌─────────────────────────────────────────────┐
  2525.                 │ EDITOR MENU : Get  Save  Delete  Text  Exit │
  2526.                 └─────────────────────────────────────────────┘
  2527.  
  2528.  Chapter 6. MISCELLANEOUS                                                    46
  2529.  
  2530.  
  2531.  Get - Displays a list of files to edit.
  2532.  
  2533.  Save - Save current document to disk.
  2534.  
  2535.  Delete - Displays a list of files to delete.
  2536.  
  2537.  Text - Return to the editor screen.
  2538.  
  2539.  Exit - Return to the Main Menu
  2540.  
  2541.  When the editor screen is active the following option keys are available:
  2542.  
  2543.  F1 - Help
  2544.  
  2545.  Esc - Display the Editor Menu
  2546.  
  2547.  When  the  [F1]  key  is  pressed, all of the edit commands will be displayed.
  2548.  Pressing the [Esc] key will display the Editor  Menu.   The  text  editor  was
  2549.  added  not  to replace your standard word processor but to allow you to create
  2550.  documents on the fly for those times when you need a quick and easy method  to
  2551.  write without having to leave this program.
  2552.  
  2553.  
  2554.  6.9 STATUS SCREEN:
  2555.  
  2556.  Position  the  light  bar  over the 'Status' option of the Main Menu and press
  2557.  [Enter].
  2558.  
  2559.  After a few seconds of  calculation,  a  window  will  appear  displaying  the
  2560.  current financial health of the selected attorney or firm.
  2561.  
  2562.  
  2563.  6.10 HELP:
  2564.  
  2565.  Position  the  light  bar  over  the  'Help' option of the Main Menu and press
  2566.  [Enter].
  2567.  
  2568.  The message, "Send Reference Manual To Print Or Display On Screen (P/D)"  will
  2569.  appear.   Press  the  [Enter] key to accept the default option "D" to display.
  2570.  Else press the "P" key to print.
  2571.  
  2572.  If you elect to print the Reference Manual, the message:
  2573.  
  2574.  "Make sure printer is On with paper.  Press Any  Key  or  [Esc]  to  Abort..."
  2575.  will  appear.   Press  any key to commence printing, or press the [Esc] key to
  2576.  abort and return to the Main Menu.
  2577.  
  2578.  Chapter 6. MISCELLANEOUS                                                    47
  2579.  
  2580.  
  2581.  6.11 EXIT TO DOS:
  2582.  
  2583.  a.  Position the light bar over the 'Quit to DOS' option and press [Enter]  to
  2584.      exit the program.
  2585.  
  2586.  
  2587.  
  2588.  
  2589.  
  2590.  
  2591.                                    Chapter 7
  2592.  
  2593.                                     APPENDIX
  2594.  
  2595.  
  2596.  
  2597.  
  2598.  
  2599.  7.1 KNOWN PROGRAM ABNORMALITIES AND FIXES:
  2600.  
  2601.  CONFIG.SYS File:
  2602.  
  2603.  Before  you  can use Legal Time & Billing you must check for a CONFIG.SYS file
  2604.  in the root directory of the start-up disk or  your  hard  drive.   This  file
  2605.  must  contain a line that reads "FILES=30" or an equivalent line with a higher
  2606.  number.  It's easy to check for  this  file.   At  any  DOS  prompt  type  the
  2607.  following:
  2608.  
  2609.  TYPE C:\CONFIG.SYS [Enter]
  2610.  
  2611.  If  you  receive a "file not found" message, you don't have this file and will
  2612.  have to create one according to the directions below.  If  you  do  have  one,
  2613.  check  for  the  "FILES=" line.  If the number is 10 or higher, continue on to
  2614.  the installation of Legal Time & Billing.  If DOS replies  with  a  "file  not
  2615.  found"  message,  if  you do not have a FILES line, or if your "FILES=" number
  2616.  is too small, please refer below, to  Creating  And  Editing  your  CONFIG.SYS
  2617.  file.  Do not start the program until you have done so.
  2618.  
  2619.  Creating And Editing Your CONFIG.SYS File:
  2620.  
  2621.  The  CONFIG.SYS  file resides in the root directory of the disk you start your
  2622.  computer from.  Your computer reads this file every time you turn it  on.   In
  2623.  order  for  Legal  Time  & Billing to function correctly, we must be sure that
  2624.  the necessary parameters exist in this file.  If you use MS or PC-DOS  5.0  or
  2625.  higher  (type VER and press [Enter] at the DOS prompt to be sure), simply type
  2626.  EDIT and the file name at the DOS  prompt  (example:EDIT  \CONFIG.SYS).   This
  2627.  will  run  the DOS editor to edit the file.  If you have a previous version of
  2628.  DOS, use the COPY CON commands listed below.
  2629.  
  2630.  If you received a "file not found" message, you may not have such a  file  and
  2631.  will  have  to  create  one according to the directions below.  If you have do
  2632.  one, check for the "FILES=" line.  If the number is  30  or  higher,  that  is
  2633.  alright.   If not, copy all the lines except the "FILES=" line from that file,
  2634.  type the following carefully at the DOS prompt:
  2635.  
  2636.       COPY CON C:\\CONFIG.SYS    [Enter]
  2637.       FILES=10                  [Enter]
  2638.  
  2639.  After pressing the first [Enter], the cursor will  simply  drop  to  the  left
  2640.  most  column in the next line.  Users who wrote down any additional lines from
  2641.  
  2642.  
  2643.                                        48
  2644.  
  2645.  Chapter 7. APPENDIX                                                         49
  2646.  
  2647.  
  2648.  the existing CONFIG.SYS file should now type in those  lines  very  carefully.
  2649.  If  you  make  a  mistake, please proceed immediately to the directions below,
  2650.  and start over from the beginning.
  2651.  
  2652.  After typing in the lines as instructed above, press Function key  F6.   A  ^Z
  2653.  will  appear  on  the screen.  Next press [Enter].  DOS will respond with a "1
  2654.  file copied" message and return you to the DOS prompt.  To  make  the  changes
  2655.  take  effect,  reboot  your system by pressing CTRL-ALT-DEL (all three keys at
  2656.  the same time).  You're now ready to use the program, or begin installation.
  2657.  
  2658.  Failure to have a CONFIG.SYS  file  with  the  proper  FILES  will  produce  a
  2659.  typical  error  message  shown  below  when attempting to run the Legal Time &
  2660.  Billing program:
  2661.  
  2662.  "Proc DA_USE line 717, open error ltb-slip.DBF (4) Retry?  (Y/N)"
  2663.  
  2664.  Premature Page Ejection:
  2665.  
  2666.  Some laser printers have a factory default setting of 60 lines per  page.   If
  2667.  any  of your statements or reports prematurely eject and print the last one or
  2668.  two lines on a separate sheet, try following these steps:
  2669.  
  2670.  If you have an HP DeskJet series printer, you can hardware select 66 lines  as
  2671.  default.   Turn  the  printer  off.   Facing the front of the printer, tilt it
  2672.  slightly upward and look below the paper storage bin.  You will see  two  sets
  2673.  of  8 dip switches.  They should be factory set with all switches facing down.
  2674.  With a sharp object such as a pen or toothpick, flip the two  middle  switches
  2675.  up.
  2676.  
  2677.       ┌────────┐ ┌────────┐     u = switch up
  2678.       │dddddddu│ │uddddddd│     d = switch down
  2679.       └────────┘ └────────┘
  2680.  
  2681.  Turn the printer on and use normally.
  2682.  
  2683.  Most  Laser  series  printers  can  also  be  set  via a built in menu control
  2684.  system.  Consult your printer manual on how to default from  60  to  66  lines
  2685.  per page or call your local printer dealer for support.
  2686.  
  2687.  Printer Stops Before Printing All Statements:
  2688.  
  2689.       HINT: Adding the line:
  2690.  
  2691.       MODE LPT1:,,B           (DOS 5.0 or greater)
  2692.       or
  2693.       MODE LPT1:,,P           (DOS 4.0 or earlier)
  2694.  
  2695.  to  your  AUTOEXEC.BAT  file will eliminate printer hangups for those printers
  2696.  that time-out during long printing sessions.  Make sure the file  MODE.COM  is
  2697.  in  your  path  or root directory and the printer is on-line before turning on
  2698.  the computer.  If your printer is attached  to  parallel  port  2,  substitute
  2699.  LPT2 for LPT1.  Consult your DOS manual for more information.
  2700.  
  2701.  When adding slips, the Action Code pick box never appears:
  2702.  
  2703.  Chapter 7. APPENDIX                                                         50
  2704.  
  2705.  
  2706.  There  is  an  Action  Code number with a blank description.  Select 'Default'
  2707.  from the Main Menu, then 'Action Codes'.  Find blank description and delete.
  2708.  
  2709.  FROSTBYTE COMPANY LICENSE STATEMENT:
  2710.  
  2711.  This  software  is  protected  by  both  United  States  Copyright   Law   and
  2712.  International  Treaty  provisions.   FrostByte Company grants you this license
  2713.  and your continued use confirms your agreement.   Therefore,  you  must  treat
  2714.  the  software  "just  like  a  book,"  with  the  following  single exception:
  2715.  FrostByte Company authorizes you to make archival copies of the  software  for
  2716.  the  sole  purpose  of backing up your software and protecting your investment
  2717.  from loss.
  2718.  
  2719.  By saying 'just like a book', FrostByte Company means, for example,  that  the
  2720.  software  may be used by any number of people and may be freely moved from one
  2721.  computer to another, so long as there is no possibility of being used  at  one
  2722.  location  while  it's  being  used  in another.  This is just like a book that
  2723.  cannot be read by two different people in two different  places  at  the  same
  2724.  time;  neither  can  this  software  be  used  by  two different people in two
  2725.  different places at the same time.  The only exception is this program may  be
  2726.  used in one closed network site.
  2727.  
  2728.  This  agreement  shall  be construed, interpreted, and governed by the laws of
  2729.  the state of Georgia and shall inure to the benefit of FrostByte  Company  its
  2730.  successors, administrators, heirs, and assigns.
  2731.  
  2732.  LIMITED WARRANTY:
  2733.  
  2734.  Limited  warranty  on product disks.  To the original buyer, FrostByte Company
  2735.  warrants the disk or disks on which this product is recorded  to  be  free  of
  2736.  defects  in  material and workmanship under normal use for a period of 90 days
  2737.  from the purchase date.  Any implied warranties of merchantability or  fitness
  2738.  for  a  particular  purpose  are  limited in duration to the period of 90 days
  2739.  from the date of purchase.  Your sole and exclusive remedy in the event  of  a
  2740.  defect  in  material  or  workmanship under normal use is expressly limited to
  2741.  replacement of the defective item.
  2742.  
  2743.  This warranty gives you specific legal rights, and you might also have  rights
  2744.  that vary from state to state.
  2745.  
  2746.  No  warranty on product software or User Guide.  Even though FrostByte Company
  2747.  has tested the software and User Guide and reviewed their contents,  FrostByte
  2748.  Company  and its distributors and dealers make no warranties, either expressed
  2749.  or implied, with respect  to  the  fitness  for  a  particular  purpose.   The
  2750.  software  and User Guide are distributed solely on an as is basis.  The entire
  2751.  risk as to their quality and performance  is  with  you.   Should  either  the
  2752.  software  or  User  Guide  or  both  prove  defective,  you (and not FrostByte
  2753.  Company and its distributors and  dealers)  assume  the  entire  cost  of  all
  2754.  necessary  servicing,  repair,  or  correction.   FrostByte  Company  and  its
  2755.  distributors and dealers will not be liable for direct, indirect,  incidental,
  2756.  or  consequential  damages  resulting from any defects in the software or User
  2757.  Guide, even if they have been advised of the possibility of such damages.
  2758.  
  2759.  Chapter 7. APPENDIX                                                         51
  2760.  
  2761.  
  2762.  Some states do not allow limitations on how long an implied warranty lasts  or
  2763.  the  exclusion  or  limitation  of incidental or consequential damages, so the
  2764.  above limitations or exclusions might not apply to you.
  2765.  
  2766.  COPYRIGHTS:
  2767.  
  2768.  The manual and the software described in it are copyrighted  with  all  rights
  2769.  reserved.   The manual or registered software may not be copied in whole or in
  2770.  part, without written consent of FrostByte Company.  You may not  sell,  rent,
  2771.  lease  nor  transfer  copies of the manual or registered software in any other
  2772.  way without  the  prior  written  consent  of  FrostByte  Company.   The  only
  2773.  exception  is  software  with  the  statement  "UNREGISTERED  -  FEEL  FREE TO
  2774.  DISTRIBUTE THIS PROGRAM" in its title screen  and  accompanying  documentation
  2775.  file may be copied and distributed by any means, but can not be sold.
  2776.  
  2777.  TRADEMARKS:
  2778.  
  2779.  FrostByte  Company  and  Legal  Time  &  Billing  are  trademarks of FrostByte
  2780.  Company.   IBM  is  a  trademark  of  International  Business  Machines  Corp.
  2781.  Microsoft  is  a registered trademark of Microsoft Corp.  All other trademarks
  2782.  are acknowledged.
  2783.  
  2784.  IN CASE OF DEFECTIVE DISKS:
  2785.  
  2786.  If the disk or disks should fail within 90 days  of  purchase,  please  return
  2787.  the  original disk with proof of purchase for FREE replacement.  After 90 days
  2788.  from date of purchase, include $10 in U.S.  funds for replacement.
  2789.  
  2790.  You can obtain a replacement disk of the program by  returning  the  defective
  2791.  copy,  with  your  proof  of  purchase  to  FrostByte  Company, 3398 Sir Henry
  2792.  Street, East Point, GA 30344.
  2793.  
  2794.  Chapter 7. APPENDIX                                                         52
  2795.  
  2796.  
  2797.      DEFAULT ACTION CODES
  2798.  
  2799.      NO.  DESCRIPTION CATEGORY
  2800.      =====================================================
  2801.  
  2802.    . 500 Retainer on account Payment
  2803.  
  2804.    . 501 Payment Payment
  2805.  
  2806.    . 502 Credit Credit
  2807.  
  2808.    . 504 Payment for Expenses Payment
  2809.  
  2810.    . 506 Escrow Account Deposit Escrow
  2811.  
  2812.    . 507 Escrow Account Disbursement Disburse
  2813.  
  2814.    . 510 Trust Account Deposit Trust
  2815.  
  2816.    . 511 Trust Account Transfer Transfer
  2817.  
  2818.    . 512 Trust Account Refund to Client Refund
  2819.  
  2820.    . 550 Court filing fees Expense
  2821.  
  2822.    . 551 Document recording fees Expense
  2823.  
  2824.    . 552 Title search fees Expense
  2825.  
  2826.    . 553 Photocopies and reproductions Expense
  2827.  
  2828.    . 554 Long distance telephone charges Expense
  2829.  
  2830.    . 555 Fascimile charges Expense
  2831.  
  2832.    . 556 Computer support service charges Expense
  2833.  
  2834.    . 557 Bank service charges Expense
  2835.  
  2836.    . 558 Messenger/delivery charges Expense
  2837.  
  2838.    . 559 Travel charges Expense
  2839.  
  2840.    . 560 Tolls Expense
  2841.  
  2842.    . 561 Accomodations Expense
  2843.  
  2844.    . 562 Express/overnight mail Expense
  2845.  
  2846.    . 569 Miscellaneous charges Expense
  2847.  
  2848.    . 600 Conference Service
  2849.  
  2850.    . 601 Conference with client Service
  2851.  
  2852.  Chapter 7. APPENDIX                                                         53
  2853.  
  2854.  
  2855.    . 602 Conference with adversary Service
  2856.  
  2857.    . 605 Conference preparation Service
  2858.  
  2859.    . 606 Conference review Service
  2860.  
  2861.    . 610 Telephone conference Service
  2862.  
  2863.    . 611 Telephone conference with client Service
  2864.  
  2865.    . 612 Telephone conference with adversary Service
  2866.  
  2867.    . 613 Telephone conference with court Service
  2868.  
  2869.    . 615 Telephone conference preparation Service
  2870.  
  2871.    . 616 Telephone conference review Service
  2872.  
  2873.    . 620 Correspondence Service
  2874.  
  2875.    . 621 Correspondence with client Service
  2876.  
  2877.    . 622 Correspondence with adversary Service
  2878.  
  2879.    . 623 Correspondence with court Service
  2880.  
  2881.    . 625 Correspondence preparation Service
  2882.  
  2883.    . 626 Correspondence review Service
  2884.  
  2885.    . 628 Correspondence research Service
  2886.  
  2887.    . 630 Court appearance Service
  2888.  
  2889.    . 631 Court appearance Show Cause Service
  2890.  
  2891.    . 632 Court appearance motion Service
  2892.  
  2893.    . 633 Court appearance Status Conference Service
  2894.  
  2895.    . 634 Court appearance Pretrial Conference Service
  2896.  
  2897.    . 635 Court appearance preparation Service
  2898.  
  2899.    . 636 Court appearance review Service
  2900.  
  2901.    . 637 Court appearance Settlement Conf.  Service
  2902.  
  2903.    . 638 Court appearance municipal hearing Service
  2904.  
  2905.    . 639 Court appearance trial Service
  2906.  
  2907.    . 640 Pleadings Service
  2908.  
  2909.  Chapter 7. APPENDIX                                                         54
  2910.  
  2911.  
  2912.    . 645 Pleadings preparation Service
  2913.  
  2914.    . 646 Pleadings review Service
  2915.  
  2916.    . 647 Pleadings planning Service
  2917.  
  2918.    . 648 Pleadings research Service
  2919.  
  2920.    . 650 Interrogatories Service
  2921.  
  2922.    . 655 Interrogatories preparation Service
  2923.  
  2924.    . 656 Interrogatories review Service
  2925.  
  2926.    . 657 Interrogatories planning Service
  2927.  
  2928.    . 658 Interrogatories research Service
  2929.  
  2930.    . 660 Admissions Service
  2931.  
  2932.    . 665 Admissions preparation Service
  2933.  
  2934.    . 666 Admissions review Service
  2935.  
  2936.    . 667 Admissions planning Service
  2937.  
  2938.    . 668 Admissions research Service
  2939.  
  2940.    . 680 Deposition Service
  2941.  
  2942.    . 685 Deposition preparation Service
  2943.  
  2944.    . 686 Deposition review Service
  2945.  
  2946.    . 687 Deposition planning Service
  2947.  
  2948.    . 688 Deposition research Service
  2949.  
  2950.    . 690 Brief/Memorandum Service
  2951.  
  2952.    . 695 Brief/Memorandum preparation Service
  2953.  
  2954.    . 696 Brief/Memorandum review Service
  2955.  
  2956.    . 697 Brief/Memorandum planning Service
  2957.  
  2958.    . 698 Brief/Memorandum research Service
  2959.  
  2960.    . 699 Miscellaneous Service
  2961.  
  2962.    . 700 Real estate form Service
  2963.  
  2964.    . 705 Real estate form preparation Service
  2965.  
  2966.  Chapter 7. APPENDIX                                                         55
  2967.  
  2968.  
  2969.    . 706 Real estate form review Service
  2970.  
  2971.    . 707 Real estate form planning Service
  2972.  
  2973.    . 708 Real estate form research Service
  2974.  
  2975.    . 710 Wills Service
  2976.  
  2977.    . 715 Will preparation Service
  2978.  
  2979.    . 716 Will review Service
  2980.  
  2981.    . 717 Will planning Service
  2982.  
  2983.    . 718 Will research Service
  2984.  
  2985.    . 720 Trusts Service
  2986.  
  2987.    . 725 Trust preparation Service
  2988.  
  2989.    . 726 Trust review Service
  2990.  
  2991.    . 727 Trust planning Service
  2992.  
  2993.    . 728 Trust research Service
  2994.  
  2995.    . 730 Taxation Service
  2996.  
  2997.    . 735 Tax preparation Service
  2998.  
  2999.    . 736 Tax review Service
  3000.  
  3001.    . 737 Tax planning Service
  3002.  
  3003.    . 738 Tax research Service
  3004.  
  3005.    . 740 Corporate forms Service
  3006.  
  3007.    . 745 Corporate form preparation Service
  3008.  
  3009.    . 746 Corporate form review Service
  3010.  
  3011.    . 747 Corporate form planning Service
  3012.  
  3013.    . 748 Corporate form research Service
  3014.  
  3015.    . 750 Partnership forms Service
  3016.  
  3017.    . 755 Partnership form preparation Service
  3018.  
  3019.    . 756 Partnership form review Service
  3020.  
  3021.    . 757 Partnership form planning Service
  3022.  
  3023.  Chapter 7. APPENDIX                                                         56
  3024.  
  3025.  
  3026.    . 758 Partnership form research Service
  3027.  
  3028.    . 760 Business agreements Service
  3029.  
  3030.    . 765 Business agreement preparation Service
  3031.  
  3032.    . 766 Business agreement review Service
  3033.  
  3034.    . 767 Business agreement planning Service
  3035.  
  3036.    . 768 Business agreement research Service
  3037.  
  3038.    . 800 Foreclosure Service
  3039.  
  3040.    . 811 Returned Payment Check Debit
  3041.  
  3042.    . 812 Returned Retainer Check Debit
  3043.  
  3044.    . 840 Bankruptcy Service
  3045.  
  3046.    . 880 Workers Compensation Service
  3047.  
  3048.  Index                                                                       57
  3049.  
  3050.  
  3051.  Abnormalities, 48                           change status, 26
  3052.  Action Codes                                Client No., 22
  3053.     add, 17                                  company name, 23
  3054.     categories, 17                           contact name, 23
  3055.     create, 17                               create letter, 30
  3056.     default list, 52                         data screen, 21
  3057.     definitions, 17                          Default option screen, 31
  3058.     delete, 17                               default rate, 23
  3059.     escrow account, 18                       default status, 26
  3060.     other professions, 17                    delete, 27
  3061.     trust account, 18                        delete matter, 28
  3062.  Aging Of Accounts, 40                       escrow acct., 23
  3063.  Append LCM Data, 45                         FAX number, 23
  3064.  Append Slip Data, 45                        financial status, 24
  3065.  Archive Statement File, 40                  find, 25
  3066.  Attorney                                    FLAT FEE, 22
  3067.     add name, 14                             identification, 22
  3068.     address, 15                              INACTIVE, 22
  3069.     rates, 14                                initialize balances, 29
  3070.     title, 15                                initialize credits, 30
  3071.  Backup Data Files, 43                       interest value, 23
  3072.  Balances                                    matter, 23
  3073.     re-total, 45                             matter menu, 28
  3074.  Browse                                      matters, 27
  3075.     alter field contents, 29, 30,            memo, 24, 26
  3076.        38                                    memo exist symbol, 26
  3077.     slips, 37                                menu, 21
  3078.  Calculator, 44                              multiple matters, 27
  3079.     activate, 44                             payment history, 26
  3080.     active keys, 44                          print data screen, 30
  3081.     hide, 44                                 print envelope, 31
  3082.     move, 44                                 print menu, 30
  3083.  Calendar                                    status pick box, 22
  3084.     print, 45                                telephone number, 23
  3085.  Clear Field key, 26                         trust acct., 23
  3086.  Client                                      update, 25
  3087.  Client Options                              update matter, 28
  3088.     client status, 31                     CONFIG.SYS, 48
  3089.     display options, 32                   Date
  3090.     display trust/escrow detail, 32          verification, 4
  3091.     enumerate expenses, 32                Envelope Options
  3092.     flat fee expenses, 32                    attention line, 13
  3093.     purge slip detail, 32                    client address position, 13
  3094.     slip detail, 32                          enable, 13
  3095.     statement, 31                            feed pause, 13
  3096.     total services, 32                       return address, 13
  3097.     total time, 32                           return address position, 13
  3098.     ACTIVE, 22                               USPS Postnet Barcode, 13
  3099.     add matter, 28                        Export Bill Data, 44
  3100.     address, 24                           Financial Status Box, 24
  3101.     auto-dial, 27                         Fix Databases, 43
  3102.     browse, 30                            Help, 46
  3103.     browse keys, 29                       Hourly Rate
  3104.     browse matters, 29                       add, 16
  3105.     change attorney, 25                      delete, 16
  3106.  
  3107.  Index                                                                       58
  3108.  
  3109.  
  3110.  Letterhead Options                          wallpaper background, 6
  3111.     centering, 11                         Purge Slips, 40
  3112.     comment message, 12                   Re-Total Balances, 45
  3113.     dunning message, 12                   Rebuild Indexes, 42
  3114.     enable, 11                            Reconciliation Of Accounts, 39
  3115.     header caption, 12                    Reference Manual
  3116.     position adjustment, 11                  display, 46
  3117.     row position, 11                         print, 46
  3118.  Main Menu, 19                            Reports
  3119.  Matter, 27                                  display, 38
  3120.     add, 28                                  menu, 38
  3121.     browse, 29                               print, 38
  3122.     browse keys, 29                       Restore Data Files, 43
  3123.     delete, 28                            Sales Tax
  3124.     description, 28                          add, update, delete, 18
  3125.     menu, 28                              Screen
  3126.     update, 28                            Screen Colors
  3127.  Memo Window, 24, 27                         change, 18
  3128.     abort, 27                                monochrome, 18
  3129.     checkmark symbol, 27                     client data, 20
  3130.     save, 27                                 slip data, 20
  3131.  Menus                                    Slips
  3132.     billing, 38                              action code, 33
  3133.     client, 21                               activate timer, 34
  3134.     client edit, 25                          add, 33
  3135.     default, 16                              add escrow deposit, 35
  3136.     editor, 45                               attorney pick box, 35
  3137.     main, 19                                 bill date, 34
  3138.     matter, 28                               browse, 37
  3139.     print, 30                                change, 36
  3140.     report, 38                               change attorney, 36
  3141.     slip, 33                                 client code, 33
  3142.     slip edit, 37                            create escrow disburse, 36
  3143.     utility, 42                              create trust transfer, 36
  3144.  New Client Default, 14                      data screen, 33
  3145.  Pack Databases, 42                          delete, 37
  3146.  Printer Options                             disburse from escrow, 35
  3147.     feed source, 8                           edit menu, 37
  3148.     printer, 8                               find, 36
  3149.     printer port, 8                          hourly rate, 34
  3150.     single sheet printer, 8                  matter, 34
  3151.  Program Options                             menu, 33
  3152.     action codes, 6                          narrative, 35
  3153.     auto correction, 6                       purge, 40
  3154.     background color, 6                      transfer from trust, 35
  3155.     date format, 7                           update, 36
  3156.     display previous slip data, 7         Statement Options
  3157.     enable action code pick list, 6          biller initials, 10
  3158.     enable confirm, 7                        center heading, 10
  3159.     enable shadow effect, 7                  client account no., 9
  3160.     enable sound, 5                          duplicate copies, 9
  3161.     firm or single practice, 6               enable invoice no., 10
  3162.     monetary symbol, 7                       matter caption, 9
  3163.     phone dialer, 6                          matter prefix, 9
  3164.     professional title, 5                    position client address, 10
  3165.  
  3166.  Index                                                                       59
  3167.  
  3168.  
  3169.     slip body row, 10
  3170.     slip date column, 10
  3171.     slip date order, 10
  3172.     slip order by D/C/A, 9
  3173.     time format, 10
  3174.  Statements
  3175.     billing menu, 38
  3176.     client pick box, 39
  3177.     display, print, file, 39
  3178.     filename, 40
  3179.     multiple matters, 39
  3180.     prepare, 38
  3181.     print all, 39
  3182.     print single, 39
  3183.     reconsiliation, 39
  3184.  Statistic Screen, 43
  3185.  Status Screen, 46
  3186.  System Requirements, 2
  3187.  Telephone, 27
  3188.  Text Editor, 31, 45
  3189.     custom bills, 35
  3190.     function keys, 46
  3191.     menu, 45
  3192.  Timer
  3193.     activate, 34
  3194.     display amount, 34
  3195.     hide amount, 34
  3196.     stop, 34
  3197.     update display, 34
  3198.  Utilities
  3199.     backup data files, 43
  3200.     database, 41
  3201.     export bill data, 44
  3202.     fix databases, 43
  3203.     menu, 42
  3204.     pack databases, 42
  3205.     rebuild indexes, 42
  3206.     restore data files, 43
  3207.     statistic screen, 43
  3208.