home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Best Objectech Shareware Selections / UNTITLED.iso / boss / busi / invo / 011 / gist.doc < prev    next >
Text File  |  1991-07-27  |  45KB  |  947 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                            (The Original)
  6.  
  7.                     GENERAL INVOICE SALES TRACKER
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                             336 Swain Blvd.
  13.                        Lake Worth, FL 33463-3342
  14.  
  15.                             (407) 969-3643
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                   PROGRAM AUTHOR: ROBERT F. KEBER JR.
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                              COPYRIGHT (C)
  24.                           All Rights Reserved
  25.  
  26.  
  27.  
  28.                  WHAT IS GENERAL INVOICE SALES TRACKER
  29.  
  30. General Invoice Sales Tracker is a program for small firms who use pre-
  31. printed, "Hand Written" Customer Invoices on most of their sales.
  32. General Invoice Sales Tracker's purpose is to allow those firms to use
  33. a computer for business purposes, but WITHOUT the need to change any of
  34. their existing paperwork, procedures or pre-printed forms. There is also
  35. NO NEED for a computer operator with Bookkeeping or Accounting skills.
  36.  
  37. General Invoice Sales Tracker is NOT an "Accounting Program", but it
  38. is a "GROSS INCOME" and "CUSTOMER BILLING" program. As such, General
  39. Invoice Sales Tracker provides all of the "Income" information that
  40. most Accountants or Bookkeepers require from a small business. In most
  41. cases, they only need some General Invoice Sales Tracker Printouts,
  42. your Bank Statements and Check Stubs to maintain your firm's books.
  43.  
  44. But, in addition to organizing and preparing your Income Data for your
  45. Accountant, General Invoice Sales Tracker will provide "You" (as a
  46. Manager) with a great deal of very useful business information.  It
  47. will also automatically handle routine monthly chores (such as
  48. Customer Statements) without most of the usual mistakes, "Short-Cuts"
  49. and oversights that occur when these same tasks are done by an
  50. employee with a typewriter.
  51. Customers:
  52.   - Shows "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" for every customer.
  53.   - Prints a Customer Telephone Directory (2 phones with extension #s).
  54.   - Prints Two Customer Address Directories (Long & Short Versions).
  55.   - Prints Customer Mailing Labels (by Name/City/State/Zip/Area/Etc.).
  56.   - Large "Comment Field" for every customer (Special Terms, Etc).
  57.   - Prints a Customer Statement or Customer Invoice for any account.
  58.  
  59. Invoices:
  60.   - Use normal "Hand Written" invoices or use this program's Invoices.
  61.   - Prints Accounts Receivable Statements with matching Mailing Labels.
  62.   - Prints a list of invoices with totals for any Time Period.
  63.   - Prints a list of invoices with totals for any Employee.
  64.   - Prints a list of invoices with totals for any Customer.
  65.   - Prints a list of invoices with totals for Accounts Receivable.
  66.   - Provides 12 "ReNameable" Sales Categories + Sales Tax.
  67.   - Double checks "Calculations" on hand-written employee invoices.
  68.  
  69. Income:
  70.   - Displays each "Unpaid Invoice" on screen.
  71.   - Displays "Income Totals by Sales Category" for any time period.
  72.   - Displays "Income Totals" from any Employee for any time period.
  73.   - Displays "Income Totals" from any Customer for any time period.
  74.   - Displays "Outstanding Income" for current Accounts Receivable.
  75.  
  76. General:
  77.   - Holds about 725,000 Customer Records & 725,000 Invoice Records.
  78.   - Data files NEVER need "File Maintenance, Sorting or Purging".
  79.   - Word Processing style commands for the majority of field entries.
  80.   - Use "NAMES or NUMBERS" for retrieving records.
  81.   - Find "Strong & Weak" categories of employee's performance.
  82.   - Unique "BROWSE" mode for viewing Customer & Invoice records.
  83.   - "Date & Time" appear on many screens.
  84.  
  85. System Requirements:
  86.   - Computer - PC/XT/AT or Compatible
  87.   - DOS or MS/DOS Version 3.0 or higher
  88.   - Ram Memory - 512k minimum
  89.   - Hard Drive Recommended
  90.   - Monitor - Mono or Color 80 column
  91.   - Printer - 80 Column - Dot Matrix - IBM or Epson compatible.
  92.   - CONFIG.SYS FILE - "FILES = 25" (Important!)
  93.  
  94.                              REGISTRATION
  95.  
  96. GENERAL INVOICE SALES TRACKER "Original" is being marketed as a
  97. "Shareware" software package. The term "Shareware" means that we
  98. provide you with a copy of the program for you to "try out" for a
  99. short evaluation time. After a few weeks of use, you are required to
  100. either dispose of the program or send us the purchase price for
  101. registration. Extended use without proper registration is a violation
  102. of our rights under the Copyright Laws of the United States.
  103.  
  104. WARNING: "Shareware" versions of any of our programs are, and will always
  105. remain, fully functional. But any of several safeguards "may" exist to
  106. encourage User Registration and to help detect and expose unauthorized
  107. retailing of any version which may have been "Doctored" or "Altered".
  108.  
  109.  
  110.                   <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  111.                          BONUS FOR REGISTERING
  112.                   <<<<<<<<<<<<<<<<<>>>>>>>>>>>>>>>>>>
  113.  
  114. Users who register always receive the latest, updated and improved
  115. version of this program. They are also kept advised of all of our new
  116. programs, and many times, they are offered special discounts toward
  117. (or free Demos of) our new programs.
  118.  
  119. Registered Users also receive a "SUPPORT FILE" called "GISTTOOL.EXE".
  120. This Support File let's the registered user do four (4) very useful
  121. tasks related to manipulating "RAN" files.
  122.  
  123.  
  124.                        "GISTTOOL.EXE" - FEATURES
  125.  
  126. 1- EXTRACT Invoices from your "INVOICE.RAN" data file and create
  127. assorted "smaller" invoice data files.  This allows "Date Specific"
  128. Invoice files to be created with "Yearly, Semi-Annual, Quarterly or
  129. Monthly" data only.
  130.  
  131. This feature allows the User to keep "current" Invoice files much
  132. smaller in size.  A smaller file allows the program to work at a
  133. faster speed during data searches, and will allows program use on
  134. some of the "smaller" disk drives.
  135.  
  136. 2- MERGE Invoice files. Allows you to merge together two or more
  137. General Invoice Sales Tracker Invoice files into a larger Invoice
  138. file which can contain many years worth of invoices (up to about
  139. 725,000 separate invoices).
  140.  
  141. 3- CLEAR the "Last Sale Date" & "Total Amount Spent" fields from all
  142. the records in "CUSTOMER.RAN". Then Recalculate and insert new values
  143. for both those fields based on the current INVOICE.RAN file.
  144.  
  145. 4- Offers some additional ability to repair corrupted data files
  146. through a "File Maintenance" routine which removes all "Deleted" and
  147. "Corrupt" records. Many times this will "fix" a corrupted data file.
  148.  
  149.                           HOW DO I REGISTER?
  150.  
  151. Print out (and fill out) the file named "REGISTER.DOC" with the DOS
  152. Command....  "COPY REGISTER.DOC LPT1"    <...hit 'Enter'>
  153.  
  154. When you have completed the Registration Form, Mail it to us with your
  155. payment. Make all checks payable to "R. KEBER JR.".
  156.  
  157.      (All Prices & Features Are Subject To Change Without Notice)
  158.  
  159.  
  160.                            REGULAR SHIPMENTS
  161.  
  162. Our normal method of shipping a pre-paid order is by regular 1st Class
  163. Mail. In such cases there is NO SHIPPING CHARGE, and delivery time is
  164. usually just a few days.
  165.  
  166.  
  167.            Files included with General Invoice Sales Tracker
  168.          ====================================================
  169. BRUN45  .EXE - MicroSoft "Run-Time Module" - Allows Smaller EXE Files.
  170. CNF-64  .EXE - "Set-Up" Changable Parameters - Backup Data Files.
  171. CUSTOMER.RAN - Data file of sample records
  172. GIST    .DOC - This Instruction Manual
  173. GIST    .EXE - Main Program
  174. INSTALL .EXE - Installs G.I.S.T. on a Hard Drive & Prints This Manual.
  175. INVOICE .RAN - Data file of sample records
  176. REG     .DAT - Program Registration - User's Name & Serial Number.
  177. REGISTER.DOC - Form For Registering Your Copy Of G.I.S.T.
  178. SCREENS .OVL - General Invoice Sales Tracker Display Screens
  179.  
  180. GISTTOOL.EXE - Shipped With Registered Versions only.
  181.  
  182.  
  183.               Files which are created when Program is run
  184.              =============================================
  185.  
  186. CUSTOMER.RAN - Random Data file for Customer records
  187. CUSTNAME.NDX - Index file - Customer Names
  188. CUSTNUMB.NDX - Index file - Customer ID Numbers
  189. CUSTOMER.BAK - Backup file - Copy of CUSTOMER.RAN
  190.  
  191. INVOICE .RAN - Random Data file for Invoice records
  192. INVNAME .NDX - Index file - Invoice Customer Names
  193. INVNUMB .NDX - Index f