home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 2 / DATAFILE_PDCD2.iso / utilities2 / _addresses / !Addresses / !Help < prev    next >
Text File  |  1993-09-22  |  11KB  |  208 lines
  1. !Addresses
  2. v 1.26 (22nd September 1993)
  3.  
  4. This program is Shareware.
  5. This means that you can copy this program to anyone you like, but if you
  6. find the program useful, you should register, as explained below. This
  7. entitles you to the latest version of this program, and of all my other
  8. applications.
  9. If you do copy the program it should be in its original format, with ALL of
  10. the accompanying files. That is : !Boot
  11.                                   !Help
  12.                                   !Run
  13.                                   !RunImage
  14.                                   !Sprites
  15.                                   Code
  16.                                   MakeCode
  17.                                   Messages
  18.                                   Sprites
  19.                                   Templates
  20.  
  21.  
  22. Purpose
  23. -------
  24. A powerful address book, featuring sorts and searches, and also with space
  25. for up to 500 addresses.
  26.  
  27.  
  28. To use
  29. ------
  30. [For this !Help file, a record is defined as an entire window-full of data,
  31. i.e. name, address, post-code, and other, and an entry is defined as the
  32. name, address (all 5 lines), post-code, or other details (both lines)]
  33.  
  34.    Double click on the icon in the filer window to load the application.
  35. This will install an icon on the icon-bar. Clicking menu (the middle mouse
  36. button) on this icon will allow you to start a new file, look at the info
  37. about the program, to save the current file, and to quit. To save the
  38. current file, move the pointer across to the save dialog box, across the
  39. 'Whole file' entry and either enter a full pathname and filename in, e.g.
  40. 'adfs::0.$.Addresses', or enter just the filename, e.g. 'Addresses', and
  41. drag the icon to a filer window. The other option : 'This record' allows you
  42. to save the record which is being edited at that point in time. When using
  43. this, it is necessary to specify which entries are to be saved, before
  44. saving as above. The 'This record' option is greyed out if the 'Name'
  45. entry in the current record is empty. (N.B. Ram transfer is supported for
  46. this option)
  47.  
  48.    Clicking select on the icon on the icon bar will open the main window, as
  49. will double-clicking on a saved file, and as will dragging a saved file icon
  50. onto the icon on the icon bar. When the main window is open, there is the
  51. obvious space to enter the name, address, post-code, and any other details
  52. about the person, e.g. telephone number. In addition to this, however, is a
  53. space which allows you to keep records of any correspondance with the person
  54. listed in the record. To use this, click on one of the icons in the
  55. correspondance section. This should update the writeable icon at the top of
  56. the section, should update the 'file' option, and indicate whether the mail
  57. was sent or received. This can all be set up as is necessary by clicking on
  58. the relevant icons. Also, to the right of the 'Sent'/'Received' icons are
  59. two other icons. Clicking on these will open a window, asking for a date
  60. when the mail was sent or received. Dragging a file icon onto the writeable
  61. icon at the top of the correspondance icon will enter the filename as the
  62. name of the correspondance, will set the file option, and this will ungrey
  63. the 'Run' icon. Clicking on this icon will run the file which is specified.
  64. Also note that in the section of the window from which the correspondance is
  65. selected, green represents sent, and red represents received.
  66.  
  67.    Clicking menu (the middle mouse button) on the main window will open a
  68. menu, allowing you to open the control window, open the search window, open
  69. the sort window, perform a specific action on the record currently being
  70. edited, perform a specific action on the correspondance record currently
  71. being edited, show the information about the program, save the current file,
  72. and to quit the program. Also, when the main window has input focus (i.e.
  73. when you can type into the window), F3 will open the save window, F4 will
  74. open the search window, F5 will open the sort window, and F6 will open the
  75. control window.
  76.  
  77.    The control window, opened with F6 or by selection on the menu, allows
  78. you to step through the records one at a time in either direction (the plain
  79. left and right arrows), to go to the last record (the right arrow against
  80. the line), to go to the first record (the left arrow against the line), and
  81. to go to a specific record (the yellow writable icon). The control window
  82. also shows you what record you are currently editing and how many records
  83. there are in total. To add a record, click on the plain right arrow in the
  84. control window, whilst editing the last record. This will check to see if
  85. the 'Name' entry is blank. If it is blank it will not let you add another
  86. record. (I entered this as a precaution against ending up with 500 blank
  87. records, which would make for a very large file).
  88.  
  89.    The search window, opened with F4 or by selection on the menu, allows you
  90. to search through the database for a given string. The search text is
  91. entered in the yellow writable icon. It is also possible to select how the
  92. search is carried out : on all records, or just specific numbers;
  93. on all entries, or just specific ones; with case-sensitivity on or not.
  94.  
  95.    If the search is to be carried out on all records select the icon in the
  96. window. If, however, you wish to be specific, select the icon starting
  97. 'from', and specify your starting record, and your ending record.
  98. If the search is to be carried out on all entries, that icon should show the
  99. green diamond in the black diamond. However, to specify, clicking select on
  100. name, address, post-code, or other, will turn off 'All entries'. To search
  101. two entries, clicking adjust (the right mouse button), will turn that option
  102. on, and also keep the other ones on.
  103. If the search is to be carried out with case-sensitivity on, i.e. an entry
  104. with 'Neil' in it, would only be found with 'Neil', and not with 'neil', the
  105. blue star must be showing in the case-sensitive box. If the search is not to
  106. be carried out in a case-sensitive manner, then the star must not be
  107. visible. N.B. A case-sensitive search is slightly quicker than a non case-
  108. sensitive one.
  109. Clicking on the icon marked 'Previous' enters into the writable icon the
  110. last string which was searched for.
  111. The search string includes wildcard capabilities. These are the (fairly)
  112. standard ? and * wildcards. A ? represents a single character, and a *
  113. represents any string. (N.B. At this time, mixing of wildcards is not
  114. allowed. If you do try to do so, an error message will occur, reminding you
  115. (politely of course!) that you cannot do so.)
  116. The search is started by pressing return when the caret is in the search
  117. text writable icon in the search window, or by clicking on the OK icon.
  118.  
  119.    The sort window, opened with F5 or by selection on the menu, allows you
  120. to sort the records. N.B. At the moment, it is only possible to sort the
  121. entire database, and not just a specific area. The sort can be ascending,
  122. e.g. 'A' before 'C' before 'E', etc., or descending, e.g. 'Z' before 'A'.
  123. The sort can only be carried out on one entry at the moment, selected from :
  124. 'Forename'                         - the left-most text in the name entry
  125.                                      before the first space.
  126. 'Surname'                          - the right-most text in the name entry,
  127.                                      after the first space.
  128. 'Address 1' through to 'Address 5' - the five lines of the address entry.
  129. 'Post code'                        - the text in the post code entry.
  130. 'Other 1' and 'Other 2'            - the text in the two lines of the other
  131.                                      details entry.
  132. The sort is started by clicking on the OK icon.
  133.  
  134.    To delete an address, open the main menu, by clicking menu on the main
  135. window, move the pointer down to 'Address' and across. There you will see
  136. 'Delete', 'Insert', 'Raise' and 'Lower'. Selecting 'Delete' deletes the
  137. current record.
  138.  
  139.    Selecting 'Insert' from the same menu inserts a blank record before the
  140. record that is currently being edited.
  141.  
  142.    Selecting 'Raise' or 'Lower' from the same menu swaps the record
  143. which is currently being edited with the one higher or lower repsectively.
  144.  
  145.    A similar function is available for the corre