home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 4 / DATAFILE_PDCD4.iso / utilities / utilsp / powercas / StudrecDoc / Attend < prev    next >
Text File  |  1992-10-21  |  14KB  |  282 lines
  1. @#start
  2.  
  3. This is the user manual for !Attend. It is based on the Helpreader system
  4. which makes it much easier to use than an ordinary text file. Throughout the
  5. text you will find buttons like this @%start#.  Clicking with SELECT on
  6. these buttons takes you directly to related parts of the manual. To return
  7. to your original place, double-click anywhere in the text with ADJUST.
  8. HelpReader remembers the last 8 positions. Clicking MENU in this window
  9. allows you to choose the topic which interests you and go  straight to it. 
  10.  
  11.                       (@%helpreader# More about Helpreader)
  12.  
  13.  
  14.                                   !Attend
  15.  
  16. @#start
  17.                                 Starting up
  18.  
  19.   (a) If !Attend is already running (i.e. if its icon appears on the icon
  20.       bar) simply drag the required database from the directory window and
  21.       "drop" it on the !Attend icon.
  22.  
  23.   (b) If !Attend is not running, double-click on its icon in the directory
  24.       window.  Wait for the !Attend icon to appear on the icon bar then
  25.       proceed as in (a).
  26.  
  27. The data-entry screen, with a simple control panel at the bottom, will be
  28. displayed. (NOTE. If no class-list file yet exists for the database, there
  29. will be a short delay, with accompanying "hourglass activity", whilst
  30. !Attend creates one.  Another, albeit much shorter, delay will occur if
  31. there is no register file for the week to be entered.  Once these files
  32. exist the data-entry screen will appear.)
  33.  
  34. @#enter
  35.                               Entering absences
  36.  
  37. Check the date shown on the control panel. It defaults to the Monday of the
  38. PREVIOUS week (since absences are normally entered the week after they
  39. occur).  If some other week is required click on the "forward" or "backward"
  40. arrow as necessary. Moving to a different week in this way will make !Attend
  41. create a new register, as noted above, if one doesn't already exist.
  42.  
  43. Enter the required class and either click on OK or press RETURN. If you do 
  44. either of these things without entering a class a window will appear displ-
  45. aying a list of possible classes.  The same window is called up by clicking
  46. on 'List codes' @%codes#.
  47.  
  48. When the required class list is displayed absences may be entered by
  49. clicking in the boxes to the right of the students' names. Click a second
  50. time to cancel an entry.
  51.  
  52. Writing the absences to the register file occurs automatically whenever you:
  53.  
  54.                        *  change classes
  55.                        *  change weeks
  56.                        *  go to the print options
  57.                        *  close the database
  58.  
  59. You never need to do anything to make this happen.
  60.  
  61. @#class
  62.                            Printing class lists
  63.  
  64. A class list for subject teachers to report absences is obtained as follows:
  65.  
  66.          (a) Click MENU over the data-entry screen.
  67.          (b) Follow the arrow to the right of the 'Class lists' option.
  68.          (c) Enter the class code and click OK or press RETURN.
  69.  
  70. There are three options for the list destination:
  71.  
  72.          (i)   List to screen with optional save @%quick#
  73.          (ii)  High quality output direct to printer
  74.          (iii) High quality output to printer file
  75.  
  76. The second of these will be selected when !Attend is started up. It produces
  77. a good-looking form, especially if a laser printer is connected to the
  78. computer. If you have only a dot-matrix or ink-jet printer DON'T try to use
  79. this method of printing unless you have plenty of time: it takes about 10
  80. minutes per list.
  81.  
  82. Option (iii) is useful if you want to print to the laser printer but someone
  83. else is using it on another computer. It produces the same "pretty" output
  84. as (ii) but sends it to a file in a directory called 'PrintJobs', which is
  85. inside the database directory itself, instead of to the printer. There is a
  86. menu option, 'Show jobs done', which will display the contents of this
  87. directory. When the laser printer becomes available you can simply drag this
  88. file to the printer icon and it will be printed exactly as if you had used
  89. option (ii) - except that the printing will occur "in the background" so
  90. that you still have the use of the computer.
  91.  
  92. Using option (ii) or (iii) also gives you a choice of either a list covering
  93. a single week or a much more comprehensive one which lasts for a whole term.
  94. The latter is certainly the more desirable, IF you have the appropriate
  95. printing facilities, and is indeed the default setting.
  96.  
  97. @#holiday
  98. On these term registers each weekly column has the date of the Monday of
  99. that week as its heading. If a term is interrupted by any full holiday
  100. weeks, such as September or Spring Bank Holiday it is possible to make
  101. !Attend skip them in the week sequence. To do this a line must be added to
  102. the 'Config' file in the !Attend directory. This should take the form:
  103.  
  104.                    Mon 14-09-92/Mon 02-11-92 etc.
  105.  
  106. Note that dates are separated by a slash. 
  107.  
  108. The fields beside the radio button allow you to set the term and the date of
  109. the first Monday of term. Click on the arrowheads above and below the fields
  110. if the values offered are incorrect. !Attend tries to be as "intelligent" as
  111. possible here. The date offered will be the Monday of the current week and
  112. the term will depend on the month. Anywhere from August to December results
  113. in "Autumn" being displayed, January to March gives "Spring" and April
  114. onwards gives "Summer". However, because of the movable nature of Easter the
  115. setting of Spring and Summer terms should not be depended on.
  116.  
  117. @#quick
  118. Option (i) provides the quickest way of obtaining a class list. It will only
  119. give you weekly, not termly, lists so the buttons for selecting the type of
  120. list are greyed out when you select (i). The completed list appears in a
  121. window.  Clicking MENU over this window allows you to save the list. If you
  122. simply click OK it will be saved, under the class name, in the 'PrintJobs'
  123. directory. As an alternative to saving the file in 'PrintJobs' you may drag
  124. it to any other directory window, or even straight to the printer icon if
  125. the latter is displayed on the icon bar. In the latter case you will have no
  126. saved file containing the list; only a printed copy. It is more usual to
  127. save the list as a file and then print it by dragging it from the filer
  128. window to the printer icon. The printed output is serviceable but not very
  129. elegant. 
  130.  
  131. Class lists for all the classes which !Attend knows about may be generated
  132. in a single operation by typing ALL instead of a class code. Using the
  133. "quick and dirty" option (i) will produce a single file which contains all
  134. the lists. Dragging this file to the printer icon will produce each list on
  135. a separate sheet of paper. Make sure that the size of paper loaded into the
  136. printer is the same as that set by the printer configuration.
  137.  
  138. If you use the code ALL when output is directed to a printer file (option
  139. (iii)) then a separate file will be generated for each class. These files
  140. are both large in size (about 84K each for the week lists and 240K each for
  141. the term lists) and large in number. Make sure you have plenty of space on
  142. the hard disc (at least 6MB for week lists and 15 MB for term lists) and
  143. that 'PrintJobs' is empty before you begin, otherwise you may get a
  144. "Directory full" error.
  145.  
  146. The classes which !Attend "knows about" are those displayed when you click
  147. 'List codes' @%codes#, and it is this list which !Attend consults when you enter
  148. ALL.
  149.  
  150. A print operation can be aborted by pressing ESCAPE. Doing this when using
  151. option (ii) or (iii) may leave the last list incomplete. You can tell this
  152. by looking at the icons in 'PrintJobs': completed lists have a "printer"
  153. icon, unfinished lists don't. Using option (i) the current list is always
  154. completed before the print run ends.
  155.  
  156. For some classes you may require a provisional list without lesson times,
  157. subject name or block. This may be obtained by typing BLANK.
  158.  
  159. @#tutor
  160.                            Printing tutor reports
  161.  
  162. A weekly absence report to a group tutor is obtained as follows:-
  163.  
  164.          (a) Click MENU over the data-entry screen.
  165.          (b) Follow the arrow to the right of the 'Tutor reports' option.
  166.          (c) Enter the tutor code and click OK or press RETURN.
  167.  
  168. The displaying, saving and printing of tutor r