home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Education / collectionofeducationcarat1997.iso / COMPUSCI / COMPEZ1.ZIP / CHAPTER.4 < prev    next >
Text File  |  1993-07-21  |  3KB  |  51 lines
  1. 4
  2.                                   CHAPTER 4
  3.                                 THE SECRETARY
  4.  
  5.           There is the fallacy that a computer replaces people: well not
  6.           necessarily so. A computer is only as good as the data that is
  7.           fed into it.  And there will always have to be real live people
  8.           to determine what is going to go into the compter, how long the
  9.           information should stay there, and where it is to go when it is
  10.           finished being used.  There will always be need for secretaries!
  11.  
  12.           A big part of secretarial work is the compilation of documents.
  13.           Documents of all kinds.  Letters, forms, requisitions etc etc.
  14.           The typewriter was a major secretarial aid invention years ago to
  15.           make the secretary's work neater and more organized.  Now the
  16.           typewriter has been replaced by the word processor.... either as
  17.           a unit of itself, or as part of a larger computer system.  Now
  18.           the word processor can do what the secretary always wished the
  19.           typewriter could do.  Store information for later use.  Easier
  20.           modification of documents already in process - without white out
  21.           ... or starting all over again.  Easy deletion of work no longer
  22.           necessary, without tearing up massive amounts of paper and
  23.           folders.  Also, the ability to add graphics to the document,
  24.           not just words.  This is in fact what the WORD PROCESSOR of the
  25.           modern computer system is all about.   Major programs like WORD
  26.           PERFECT are geared to the processing of words, and anything at
  27.           all that needs to be done with that word when it is finished all
  28.           the way to printing personalized form letters and mailing
  29.           labels... all with minimum amount of effort and steps.  Finding a
  30.           word processing program suited for your needs is like shopping
  31.           for an automobile... there is the Volkswagen amd there's the
  32.           Cadillac and everything in between.  It all depends if you want
  33.           it to wash the break-time dishes or not!
  34.  
  35.           Another major principle in operating a computer is TRIAL AND
  36.           ERROR.  This is how mostly EVERYONE who uses a computer no matter
  37.           how experienced learns new programs.  TRIAL and ERROR, testing
  38.           things out, backing up, and going another direction until the
  39.           desired results are accomplished.  It is probably safe to say
  40.           that most major programs are only partially tapped in their
  41.           potentiality or capabilities ..... the programmers write much
  42.           more into them then anyone can even expect to learn to use.... so
  43.           a grasp of the basics in each program is all that anyone can
  44.           even expect to have.  So relax....... and another principle is
  45.           ... stop using a program for a while and go back to it .... you
  46.           will practically have to start all over again learning it!  Each
  47.           program is so different!  See, it is not a complicated as you may
  48.           have thought!
  49.  
  50.  
  51.