home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Education / collectionofeducationcarat1997.iso / COMPUSCI / PC_LEARN.ZIP / PART2.EXE / SPREAD.TUT < prev    next >
Text File  |  1992-01-25  |  12KB  |  227 lines
  1.  
  2.        ---------------------------------------------------------------- 
  3.  
  4.                               USING SPREADSHEETS 
  5.                         THAT FEELING OF MONEY AND POWER
  6.        
  7.        ---------------------------------------------------------------- 
  8.  
  9.        WHAT IS A SPREADSHEET? 
  10.                                                             
  11.        One simple definition for a spreadsheet, is: "a storage and 
  12.        calculation system which resembles a piece of graph paper." In 
  13.        many popular spreadsheet programs this "electronically alive 
  14.        grid" can act like a database (storage), calculator 
  15.        (accountant's pad) and graph production device (graph output). 
  16.        In effect the cells within the grid of this "electronic graph 
  17.        paper" can add, subtract, move and manage numbers and 
  18.        information. 
  19.  
  20.        ---------------------------------------------------------------- 
  21.        
  22.             DATABASE SPREADSHEET USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  23.  
  24.        ---------------------------------------------------------------- 
  25.  
  26.        Study the illustration below then read the explanation which 
  27.        follows:
  28.                                      
  29.                    A           B             C              D
  30.             ==========================================================   
  31.         1  ||            |   CLIENT CONTACT DATABASE   |             |
  32.         2  ||            |     --------------------    |             |
  33.         3  ||            |         1987-1988           |             |
  34.         4  ||            |                             |             |
  35.         5  ||NAME        | DAY TEL     | EVE TEL       | FIRM        |
  36.         6  ||            |             |               |             |
  37.         7  ||Brown, Sam  | 232-9090    | 111-7878      | Genl. Mega  |
  38.         8  ||Happ, Sue   | 687-9058    | 454-6767      | Whoops Inc  |
  39.         9  ||Davis, Bob  | 444-9999    | 343-0909      | Creamy Co   |
  40.        10  ||            |             |               |             |
  41.        11  ||            |             |               |             |
  42.        
  43.        Just as we could keep  client names, christmas card lists, key 
  44.        suppliers and inventories of goods in a book, we could also keep 
  45.        items to remember in a spreadsheet as illustrated. But the power 
  46.        and elegance of a spreadsheet is only partially storage and 
  47.        retrieval. We can also sort the data by phone number (list of 
  48.        all clients sorted by phone number or list of all clients sorted 
  49.        by last name). We can also search the data (find all clients 
  50.        employed by one firm). We can expand the database (add more 
  51.        names) We can expand the fields - columns in the spreadsheet 
  52.        (for example we could add yet more columns to the right to 
  53.        include address, birthdate, product ordered, date of last order, 
  54.        average dollar amount of order, date of first contact, etc). 
  55.        Once these new items of data have been added, we could again 
  56.        search and sort for various interesting facts (all clients in 
  57.        zip code 98040 having more than $2,000 of business with us). 
  58.                                 
  59.        A spreadsheet typically refers to the boxes where information is 
  60.        stored as cells. Each cell has an address. Thus in the example 
  61.        cell A7 contains the name Sam Brown. 
  62.  
  63.        Most spreadsheets are large! Many offer 256 columns and over 
  64.        8000 rows! You scroll or move around to view one screen of data 
  65.        at a time. True database programs differ from spreadsheets in 
  66.        how they view the information and process it, but for many 
  67.        people, a spreadsheet used as a database is a simple, 
  68.        understandable and very fast way of storing, searching and 
  69.        sorting information. For larger databases of several thousand 
  70.        items, you would probably be wiser to use a true database 
  71.        product, however. 
  72.  
  73.        ---------------------------------------------------------------- 
  74.  
  75.            ANALYSIS & CALCULATION USE OF A SPREADSHEET - AN EXAMPLE 
  76.        
  77.        ---------------------------------------------------------------- 
  78.        
  79.        Study the illustration below then read the explanation which 
  80.        follows:
  81.  
  82.                   A           B             C              D
  83.             ==========================================================   
  84.         1  ||            |   CHECKBOOK BALANCING FORM  |             |
  85.         2  ||            |     --------------------    |             |
  86.         3  ||            |              Outstanding    |Outstanding  |
  87.         4  ||            |              Withdrawals:   |Deposits:    |
  88.         5  ||Bal from    |             |               |             |
  89.         6  ||statement:  | 1500        |  50           |  25         |
  90.         7  ||            |             |  50           |  25         |
  91.         8  ||Sum of all  |             | 100           |  50         |
  92.         9  ||outstanding |             | 200           |             |
  93.        10  ||withdrawals:|  500        | 100           |             |
  94.        11  ||            |             |               |             |
  95.        12  ||Sum of all  |             |               |             |
  96.        13  ||outstanding |             |               |             |
  97.        14  ||deposits:   |  100        |               |             |
  98.        15  ||            |             |               |             |
  99.        16  ||Total:      | 1100        |               |             |
  100.        17  ||            |                                           |
  101.        18  ||Register:   | 1100  <--- When B16=B18, checkbook is balanced! 
  102.  
  103.        A spreadsheet can also do calculations. We all have balanced a 
  104.        checkbook at some time. Most of us use the printed form on the 
  105.        back of the statement. You fill in the boxes with a pencil, find 
  106.        missing checks, post forgotten deposits and generally scratch 
  107.        and erase your way to a balanced and reconciled checkbook each 
  108.        month. The spreadsheet above looks and acts about the same but 
  109.        does it more quickly. It adds new checks and erases errors more 
  110.        quickly, and when done prints out a final copy on your printer. 
  111.  
  112.        When you update an entry on the form, it instantly adds the 
  113.        columns to arrive at new totals. Trial and error the easy way! 
  114.        
  115.        The results from all numbers in column C are added and placed in 
  116.        the cell at position B10. Similarly, the numbers in column D are 
  117.        added and placed in cell B14. Finally, a calculation is done to 
  118.        produce the result of B6+B14-B10 and placed in B16. This all 
  119.        happens in about 1/4 second! 
  120.  
  121.        A feature common to many spreadsheets is the ability to create 
  122.        graphs of great variety: bar, pie, stacked bar, line and scatter 
  123.        graphs are quite commonly obtained from data placed into or 
  124.        calculated by the spreadsheet. 
  125.  
  126.        Obviously more elaborate spreadsheet examples can be prepared 
  127.        which produce projections, budgets, salary expenses, tax reports 
  128.        and so forth. Just remember that the spreadsheet in its 
  129.        calculation mode can do thousands of calculations quickly and 
  130.        can change all cells based on one or two small changes in a few 
  131.        cells. Many spreadsheets have special functions for advanced 
  132.        statistical, financial, date and real estate formulas already 
  133.        imbedded or hidden in the structure of the spreadsheet. Macros 
  134.        (a form of multiple step programming or allowing the computer to 
  135.        type many keystrokes at once) are a common feature which provide 
  136.        yet further shortcuts within most spreadsheets. 
  137.  
  138.        Many spreadsheets also have hidden "help screens" which you can 
  139.        quickly pop up into view for a refresher on points you have 
  140.        forgotten. These help screens are frequently "context sensitive" 
  141.        meaning you can stop while working with a spreadsheet formula 
  142.