home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Education / collectionofeducationcarat1997.iso / TEACHING / SCHCAT02.ZIP / BKG-HELP.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-08-03  |  10KB  |  287 lines
  1. AUTHOR    nbauers@samphire.demon.co.uk
  2.  
  3.         ══════════════════════════════════════
  4.         USING CAT,  COMPUTER  AIDED  TIMETABLE
  5.         ══════════════════════════════════════        
  6.  
  7. TO SAVE THE TIMETABLE
  8. ═════════════════════
  9.  
  10. Choose FILE | SAVE from the main menu or use the F2 short cut key.
  11.  
  12.  
  13. TO CLOSE THE TIMETABLE
  14. ══════════════════════
  15.  
  16. Choose FILE | CLOSE from the main menu or use the Alt-F3 short cut key.
  17.  
  18.  
  19. TO QUIT
  20. ═══════
  21.  
  22. Choose FILE | EXIT from the main menu or use the Alt-X short cut key.
  23.  
  24.  
  25. TO BOOK - Alt-B
  26. ═══════
  27.  
  28. To make a booking,  use the left mouse button or arrow and tab keys to select 
  29. the time,  room,  class, teacher and subject.  Then press Alt-B or click the 
  30. mouse on the <Book> button at the bottom of the screen.  Double bookings are 
  31. not permitted.  
  32.  
  33. #### NOTE ####  Use the TAB key or mouse to move between the different 
  34.         areas on the screen.
  35.  
  36.  
  37. TO UN-BOOK - Alt-U
  38. ══════════
  39.  
  40. To un-book a booking,  select the booking to be deleted using the mouse or
  41. arrow keys in the large bookings display area.  Then press Alt-U or click 
  42. the mouse on the <Un-Book> button at the bottom of the screen.  
  43.  
  44. >>>>>>> Un-book will not work unless a booking in the large display area is 
  45.     selected.  This reduces the chances of accidental un-booking.
  46.  
  47. If you un-book by mistake,  you can immediately re-create the lost booking 
  48. using <Book> as long as you have not moved any of the display areas.  
  49.  
  50.  
  51. RED BLOBS ß - Booked rooms, classes and teachers.
  52. ═══════════
  53.  
  54. Booked rooms, classes and so on are marked by a red blob.  Red is for booked
  55. items.  CAT does not permit double bookings.  If you need to double book,
  56. record it manually.  If you need many double bookings,  CAT is probably the
  57. wrong software tool for you.  On black and white screens a booking is marked
  58. with a 'ß' (Greek beta) for a booking.
  59.  
  60.  
  61. TO EXPORT  Alt-O
  62. ═════════
  63.  
  64. This program does not re-invent printer drivers and text formatting tools.
  65. To get fancy looking printed timetables,  a word processor or DTP program 
  66. should be used.  CAT will only export ascii files that can be imported into 
  67. word processors or other programs.  The ascii files can be printed from the 
  68. MS DOS prompt.  (Explained soon)
  69.  
  70. To get printable timetables,  use the menu option EXPORT (Alt-O) and choose 
  71. one of the options.
  72.  
  73. ASCII EXPORT
  74.     produces three ascii files with extensions
  75.  
  76.     .ROO for room bookings
  77.     .CLA for class bookings
  78.     .TEA for teacher bookings
  79.  
  80.     These files are in alphabetical order of rooms, classes or teachers and
  81.     they are further sorted by time,  period and day of the week.
  82.  
  83.     These print outs can be photocopied and posted in rooms,  given to
  84.     classes or given to teachers.
  85.  
  86.     The file name will be the same as the one in use for the timetable.
  87.     For example,  1993-4.TIM will give you 1993-4.ROO,  1993-4.CLA and
  88.     1993-4.TEA.
  89.  
  90. CURRENT WINDOW
  91.     can only be used when a timetable grid window is open.  This appends
  92.     the view in the window to ROOMS.TXT,  CLASSES.TXT or TEACHERS.TXT
  93.     depending which window you are looking at.
  94.  
  95. ALL ROOMS,  CLASSES,  TEACHERS
  96.     These three commands create the files ROOMS.TXT,  CLASSES.TXT or
  97.     TEACHERS.TXT depending which one you select.  Timetable grids are
  98.     exported for all the rooms,  classes or teachers.  
  99.     
  100.     #### NOTE #### The display will work overtime while using the above 
  101.                    option. Buy a more expensive program if you don't like it!
  102.  
  103.     All these files can be imported into a word processor or DTP program and
  104.     made to conform to your house style.
  105.  
  106. To print the timetable files without first word processing them,  at the
  107. DOS prompt type ...
  108.  
  109. COPY  ROOMS.TXT     PRN
  110. COPY  CLASSES.TXT   PRN
  111. COPY  TEACHERS.TXT  PRN
  112.  
  113. The .CLA .ROO and .TEA files can be printed in the same way.  For example
  114.  
  115. COPY  1993-4.CLA    PRN
  116.  
  117. If you select ALL rooms, classes or teachers,  any existing data is deleted
  118. and a complete set of new data is recorded.  If you select ...
  119.  
  120. PRINT | CURRENT WINDOW
  121.  
  122. ... the currently displayed timetable grid is appended to existing data.
  123.  
  124. This option only works if you have displayed a room, class or teacher
  125. timetable grid on the screen.
  126.  
  127.  
  128. The .TIM and .BKG files can be printed as follows ...
  129.  
  130. COPY mytable.tim prn        (Your description of the timetable)
  131. COPY mytable.bkg prn            (This contains your bookings)
  132.  
  133. Note : Instead of 'mytable',  use the name you gave to your timetable.
  134.  
  135. It is a good idea to print these files because all the timetable information
  136. is then available in hard copy. (The safest backup medium.)  These are the 
  137. least verbose printouts.
  138.  
  139. Alternatively these files can be imported into a word processor to customize
  140. the layout of the information.
  141.  
  142. The <PRINT SCREEN> button can be used to get a quick and nasty print of the
  143. Room, Class and Teacher views of the timetable described below.  A better 
  144. method was described above.
  145.  
  146.  
  147. .BKG and .TIM FILE
  148. ══════════════════
  149.  
  150. It is possible to alter the .BKG booking file using a text editor although
  151. this is not recommended.  The .BKG file can be imported into other programs
  152. such as databases.  This feature can be used to derive statistics not
  153. provided by CAT.  If you intend to do this,  make sure you choose names that
  154. do not violate the rules of the package you plan to import into.  BACKUP
  155. your data before experimenting.
  156.  
  157. The .TIM file-name must be the same as the .BKG file-name apart from the
  158. extension.
  159.  
  160.  
  161. Re-naming Items
  162. ═══════════════
  163.  
  164. If you want to rename a room, teacher or subject,  this can be done by
  165. making identical edits in the .TIM and .BKG files.  Make backups before you
  166. try this ! ! !
  167.  
  168.  
  169. SELECTING - Point and click left mouse button.
  170. ═════════
  171.  
  172. If you press the left mouse button,  the item you are pointing at is
  173. selected.
  174.  
  175.  
  176. AUTOREPEAT
  177. ══════════
  178.  
  179. You can auto-repeat by holding the left button down.  This is
  180. used to scan through the lists to look for free or booked items.
  181.  
  182.  
  183. SYNCHRONISE FIELDS - Alt-Y
  184. ══════════════════
  185.  
  186. If you press the right mouse button while pointing at a booked item,
  187. (red highlight),  the display will synchronise to show what the item is 
  188. booked with.  The 'Alt-Y' key synchronises the display to show what
  189. (if anything) is booked with the selected item.
  190.  
  191.  
  192. SEARCHING
  193. ═════════
  194.  
  195. In all the timetable screen areas,  if you type text,  a search will be 
  196. made to locate the text.  For example if the times are selected, you could 
  197. type "<Esc> MON 5" and the time will be found.  Press the Esc (Escape) key
  198. first to clear any earlier search you made and then when you type the "M",  
  199. the first M is found.  When you type the "O",  the first "MO" is found and 
  200. so on.  To cancel this process,  press the Esc (Escape) key.  You can then 
  201. start a new search.  This can be a great time saver!  Searches are not
  202. case sensitive.
  203.  
  204.  
  205. REPEAT SEARCHING - Alt-S
  206. ════════════════
  207.  
  208. It is possible to repeat the last search for times,  rooms,  classes, 
  209. teachers but not subjects.  Press Alt-S and the last item you searched for
  210. will be located.  The item will be displayed if found.  If you search for a 
  211. class,  the display in both the class and subject areas will update if the 
  212. item is found.
  213.  
  214.  
  215. ROOM, CLASS AND TEACHER GRID TIMETABLES - Alt-R,  Alt-C, Alt-T
  216. ═══════════════════════════════════════
  217.  
  218. If you double click the right button,  the room,  class and teacher timetable
  219. will be displayed for whichever item you are pointing at.
  220.  
  221. Using the keyboard,  the Alt-R,  Alt-C, Alt-T  keys also give the room,
  222. class and teacher timetable grid displays.
  223.  
  224. If you point the mouse at a booking in these displays and press the right
  225. hand button,  the window will close and the selected booking will be
  226. displayed.  There is no keyboard equivalent for this.
  227.  
  228. The <Esc> key or the left mouse button both close the window learving the 
  229. displays unchanged.
  230.  
  231. When you view a room,  class or teacher timetable, you initially see the one
  232. you asked for.  By pressing the Alt-N or clicking on Next,  you can step
  233. quickly through the three displays.  This makes it eas