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Text File  |  1989-09-27  |  7KB  |  108 lines
  1. >a2:"              LESSON3 -- Storing & Printing Your Spreadsheet
  2. >a5:"      Begin by moving the cursor to line 11 and enter the CREATE TWO
  3. >a6:" WINDOWS Command:
  4. >a8:"          Control--x  2  {answer no to the 'Synchronize Windows' prompt}
  5. >a10:"    Retrieve a copy of the 'b:stockex.pc' file and place it in the top
  6. >a11:" window.  This requires you go to the Other Window using the OTHER
  7. >a12:" WINDOW Command.
  8. >a13:"                   Control--x  o (the letter 'o')
  9. >a14:"     Then find the 'b:stockex.pc' file with the FIND FILE Command:
  10. >a15:"              Control--x  Control--f
  11. >a16:"   When Perfect Calc responds, "File to find <CR>: ", enter:
  12. >a17:"  'b:stockex.pc' {Remember to give the disk drive the file is
  13. >a18:"  located on},  followed by a carriage return.
  14. >a20:"  As before, scroll the bottow window with the 'Other Window' commands.
  15. >a22:"     When you read a file from diskette into the computer's memory it
  16. >a23:" is copied into a temporary work space called a 'buffer'.  While
  17. >a24:" in the  memory buffer, the spreadsheet represents only 
  18. >a25:" a 'copy' of the original spreadsheet which still remains on diskette.
  19. >a26:" Any changes you make to the copy in the buffer does not affect the
  20. >a27:" original version until you enter the SAVE FILE Command which then saves
  21. >a28:" the file by writing it onto the diskette, a process which 
  22. >a29:" OVERWRITES the original file with the modified version.
  23. >a30:"
  24. >a31:"       Perfect Calc provides two commands for storing your spreadsheet.
  25. >a32:" The first is the SAVE FILE Command.  At anytime during spreadsheet
  26. >a33:" editing type:
  27. >a34:"                  Control--x  Control--s
  28. >a35:"     Perfect Calc begins saving the spreadsheet to disk.  During this
  29. >a36:" process it displays the message:  "Writing STOCKEX.PC..."
  30. >a37:"       Perfect Calc copies the spreadsheet to disk, overwriting whatever
  31. >a38:" original version of the spreadsheet was there before.  If used often, 
  32. >a39:" the SAVE FILE Command guards against accidental losses of new data
  33. >a40:" during long editing sessions.
  34. >a41:"       The second command for storing a spreadsheet file is the WRITE
  35. >a42:" FILE Command, which allows you to save a spreadsheet to disk under a
  36. >a43:" DIFFERENT file name, thereby preserving the original version of the
  37. >a44:" spreadsheet on disk under the original filename. (The result is two 
  38. >a45:" files saved on disk--the original and the modified copy).  Let us 
  39. >a46:" practice the WRITE FILE Command:
  40. >a47:"                     Control--x  Control--w
  41. >a48:"       Perfect Calc responds with the message:
  42. >a49:"                       "Write to file: <CR>  "
  43. >a50:" Type a new filename for the Stock Portfolio spreadsheet, 'b:stocktwo.pc'
  44. >a51:"       Perfect Calc writes the spreadsheet to disk under the new file
  45. >a52:" name.  During this write operation the message is displayed:
  46. >a53:"                      "Writing B:STOCKTWO.PC..."
  47. >a54:"       After the write operation is complete Perfect Calc returns you
  48. >a55:" to the spreadsheet to continue working.  The spreadsheet now exists in
  49. >a56:" in two file locations:  the old version, 'stockex.pc', and the newly 
  50. >a57:" modified version, 'stocktwo.pc' .  The file you are working with is
  51. >a58:" now called 'stocktwo.pc', and hereafter, should a SAVE FILE Command
  52. >a59:" be given, Perfect Calc will overwrite the new version you have just 
  53. >a60:" written to disk.
  54. >a61:" PRINTING
  55. >a62:"       Printing the spreadsheet is very simple, and can be performed
  56. >a63:" at anytime during editing.  You can print either the entire spread-
  57. >a64:" sheet, or any defined region of it.  Let us print 'stocktwo.pc' now. 
  58. >a65:" Make sure your printer is turned on and properly attached.  If you have
  59. >a66:" no printer, ignore the print commands.  Enter the PRINT Command:
  60. >a67:"                Control--x  Control--p
  61. >a68:"   Perfect Calc responds with the message:   "Print to file: <CR> "
  62. >a69:"        Hit a carriage return.  Perfect Calc outputs the spreadsheet to
  63. >a70:" your printer.  Perfect Calc prints by columns.  It will print the first
  64. >a71:" 80 character-columns in their entirety before proceeding to print the
  65. >a72:" second 80 character-columns.  For spreadsheets that are long (i.e.,
  66. >a73:" have many lines), it may take several pages to print the first screen-
  67. >a74:" ful of columns, before moving on to print the next group of columns.
  68. >a76:"       Printing a 'region' of the spreadsheet is accomplished in
  69. >a77:" exactly the same way, except that before executing the PRINT REGION
  70. >a78:" Command, you must define the region to be printed.  Let us see how this
  71. >a79:" works by printing the first column of our spreadsheet.  
  72. >a81:"       Position the cursor at 'a1'.
  73. >a82:"       Set a boundary mark using the MARK SET Command:
  74. >a83:"             Escape...<space bar>  {the long bar used for typing spaces}
  75. >a84:"       Perfect Calc responds:  "Mark set at a1" .
  76. >a85:"       Move the cursor to the bottom of the column using the BOTTOM OF
  77. >a86:" COLUMN Command:
  78. >a87:"                      Escape...>
  79. >a89:" (The new position of the cursor marks the other boundary of the 
  80. >a90:" region to be printed.)
  81. >a92:"       Now, type the PRINT REGION Command:
  82. >a94:"                      Control--x   p
  83. >a96:"       When Perfect Calc responds "Print to file", type a carriage
  84. >a97:" return.  Perfect Calc prints the defined region.
  85. >a101:"  PRINTING TO 'PERFECT WRITER'
  86. >a102:"       It is possible to print the spreadsheet, or any portion thereof,
  87. >a103:" to disk as a 'screen image'.  This is unlike the form in which a file
  88. >a104:" is stored using the WRITE FILE or SAVE FILE Commands.  Printing to
  89. >a105:" disk is convenient  when you want to include your spreadsheet in a 
  90. >a106:" report that you are preparing with Perfect Writer.  Execute the print
  91. >a107:" commands as you would normally, except that when Perfect Calc presents
  92. >a108:" the message "Print to file",  supply a file name that can later
  93. >a109:" be accessed by Perfect Writer.  (Perfect Writer uses the suffix ".mss"
  94. >a110:" on all its filenames. Thus, 'stocktwo.pc' will become 'stocktwo.mss'.)
  95. >a111:"       This concludes the lesson on storing and printing your spread-
  96. >a112:" sheet.  If you wish to continue to the next lesson which deals with
  97. >a113:" replicating formulas, inserting, deleting, and moving, clear the
  98. >a114:" entire memory and read in the "lesson4.pc" file.
  99. >a116:"      The CLEAR ENTIRE MEMORY Command is:  Control--x  Control--k
  100. >a118:"      The FIND FILE Command is:  Control--x  Control--f
  101. >a120:"       If you do not wish to continue with the lessons, type the
  102. >a121:" QUIT Command:
  103. >a123:"                Control--x  Control--c
  104. >a125:"     Answer 'y' for yes to Perfect Calc's question:  "Ignore changes 
  105. >a126:" this session?"
  106. >a128:"                      END OF LESSON 3
  107. >a1
  108.