home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / pa-comp.lzh / MANUAL-G.TXT next >
Text File  |  1990-01-26  |  15KB  |  343 lines
  1.  
  2.  
  3.                 Painless Accounting Companion Table of Contents
  4.  
  5.  
  6.            I. INSTALLATION........................................ 2
  7.  
  8.           II. MULTIPLE COMPANIES.................................. 2
  9.  
  10.          III. GRAPH............................................... 2
  11.            1. Create Graph........................................ 2
  12.            2. Edit Graph.......................................... 3
  13.            3. Generate Graph...................................... 3
  14.            4. Recall Graph........................................ 3
  15.  
  16.           IV. REPORTS............................................. 4
  17.            1. Create Reports...................................... 4
  18.            2. Edit Reports........................................ 4
  19.            3. Generate Reports.................................... 4
  20.  
  21.           IV. EXPORTS............................................. 5
  22.            1. Create Exports...................................... 5
  23.            2. Edit Exports........................................ 5
  24.            3. Generate Exports.................................... 5
  25.  
  26.           IV. UTILITIES........................................... 5
  27.            1. Color Parameters.................................... 5
  28.            2. Graph Printer Setup................................. 6
  29.            3. Report Printer Setup................................ 6
  30.            4. DOS Window.......................................... 6
  31.            5. Graph to .PCX....................................... 6
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                                PAGE 1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.          INSTALLATION
  60.  
  61.          To install Painless Accounting Companion simply copy the disk
  62.          into you your current Painless Accounting Version 4.0
  63.          subdirectory, by typing the following command at the DOS
  64.          prompt:
  65.                      COPY A:*.* C:\subdirectory name  <return>
  66.  
  67.          If this is the registered Version type the following command
  68.          from your Painless Accounting subdirectory:
  69.                         PACOMP   <return>
  70.  
  71.          If this is the shareware version type the following command:
  72.                         PACOMP-D <return>
  73.  
  74.          To run the program type PAG or PAG-D depending on the
  75.          Version.
  76.  
  77.          MULTIPLE COMPANIES
  78.  
  79.          Press the number of  the  company  to access or highlight the
  80.          proper company by using the arrow keys and press enter.
  81.  
  82.          If you try to access a  company and receive the error message
  83.          that the company is not  installed,  you must run the install
  84.          process to create the data  files for the company.  You could
  85.          also receive this message if  an  invalid path is entered and
  86.          the data files are not found.
  87.  
  88.          GRAPH
  89.  
  90.          CREATE GRAPH  -  Select  this  option  to  create  your graph
  91.          formats.  You must  first  select  the  desired  data file to
  92.          graph.  All the data files  will  be displayed on the screen.
  93.          Highlight the file to  graph  and  press  enter, or press the
  94.          letter or number corresponding to  the  data file you want to
  95.          graph.
  96.  
  97.          Next enter the name of the  file  you want to store the graph
  98.          in.  You may then enter a  graph title, which will be printed
  99.          at the top of the graph.   You  can also specify a x-axis and
  100.          y-axis title.  The x-axis title  will appear along the bottom
  101.          of the graph and the y-axis  title will appear along the left
  102.          side of the graph.
  103.  
  104.          Next  the  fields  from  the   data  file  selected  will  be
  105.          displayed.  You must  then  select  the  field description to
  106.          sort by.  Only alphanumeric fields  will be displayed to sort
  107.          by.  When the graph is generated,  it  will be sorted by this
  108.          selection.  Next you must  select  the  x-axis.  It will only
  109.          allow alphanumeric  fields  for  the  x-axis.   These will be
  110.          displayed for each element graphed.   For example, if you are
  111.          graphing your expense accounts, and select account number for
  112.          the x-axis, for each account  graphed the account number will
  113.          be displayed along the bottom.
  114.  
  115.                              PAGE 2
  116.  
  117.  
  118.  
  119.          You can then select up  to  five  y-axis.   These can only be
  120.          numeric  fields.   For  example,  if  you  are  graphing your
  121.          expense accounts, and select  this month balance and previous
  122.          balance, these two balances will  be graphed for each expense
  123.          account.  The only exception is  if you generate a pie chart.
  124.          In this case only the first  y-axis will be graphed.  To save
  125.          the graph press F10.
  126.  
  127.          EDIT GRAPH - Select this  option to make modifications to any
  128.          graph created.  All graphs created  will  be displayed on the
  129.          screen.  Select the one you want  to edit.  At this point you
  130.          may go through and make any modifications necessary.
  131.  
  132.          GENERATE GRAPH - Select this option to generate the graphs to
  133.          the screen, printer, or to  a  file.  All graphs created will
  134.          be displayed on  the  screen.   Select  the  one  you want to
  135.          generate.
  136.  
  137.          Next you can enter a low range and a high range to graph. You
  138.          can also Press  F4  and  select  individual  items.   You can
  139.          specify  if  you  want a legend or if you want hatching.  The
  140.          legend will appear  in the upper right hand corner indicating
  141.          the  y-axis  fields  selected.   If you select hatching, when
  142.          doing a bar chart, the bar will have lines through it instead
  143.          of just being a solid bar.
  144.  
  145.          Then you must specify where  you  want  the graph to be sent.
  146.          You may send it to the screen, printer, or to a file.  If you
  147.          select screen the graph will  be displayed on the screen.  If
  148.          you select printer, you can then  select if you want to print
  149.          the graph  in  portrait  or  landscape  form.   You  may also
  150.          specify the horizontal  and  vertical  size  of  the graph to
  151.          print.  The  default horizontal and vertical size is one, for
  152.          the standard graph size.  If you want the graph to be printed
  153.          bigger enter in a higher number.  If you want the graph to be
  154.          smaller enter in a lower number.
  155.  
  156.          If you select file you will  then be prompted to enter in the
  157.          file name to save  the  graph  in.   You  may then recall the
  158.          graph through the recall option.
  159.  
  160.          You will then be  prompted  to  select  the  type of graph to
  161.          generate.  Highlight  the  desired  graph  type  or press the
  162.          number corresponding to that graph type.  The graph will then
  163.          be generated to the screen.
  164.  
  165.          RECALL GRAPH - Select this option to look at a graph that has
  166.          already been generated and saved in a file.  All graphs saved
  167.          will be displayed on the screen.   Select the one you want to
  168.          recall.  You may then display the graph to the screen or send
  169.          it to the printer.
  170.  
  171.                              PAGE 3
  172.  
  173.  
  174.  
  175.          REPORTS
  176.  
  177.          CREATE REPORTS - Select  this  option  to  create your report
  178.          formats.  You must  first  select  the  desired  data file to
  179.          report on.  All  the  data  files  will  be  displayed on the
  180.          screen.  Highlight the file to  use and press enter, or press
  181.          the letter or number corresponding  to the data file you want
  182.          to select.
  183.  
  184.          Next enter the name of the  file you want to store the report
  185.          format in.  You may then  enter  up to three headings.  These
  186.          headings will appear  at  the  top  of  the report.  Next the
  187.          fields from the data  file  selected  will be displayed.  You
  188.          must then select the field to sort by.  You can then enter up
  189.          to 10 fields, and indicate whether to subtotal (S), total(T),
  190.          or group(G) on the fields selected and enter in a heading for
  191.          each field selected.   The  heading  you  input  will  be the
  192.          heading printed above that  particular  column.  Press F10 to
  193.          save the report format.
  194.  
  195.          When you select a alphanumeric  field  you have the option to
  196.          group on this field.  For example, if you select the accounts
  197.          file and sort by account type,  and enter the account type as
  198.          a field to group on, and  select  to subtotal on the previous
  199.          balance, each time the  account  type  changes you will get a
  200.          subtotal for the previous  balance.   You  may  only total or
  201.          subtotal on numeric  fields.   If  you  opt  to  total on the
  202.          previous balance, the total of  all previous balances will be
  203.          displayed at the end of the report.
  204.  
  205.          When you select to  group  on  a  field, everytime this field
  206.          changes,  subtotals  will  be   printed  for  any  field  you
  207.          indicated to subtotal on.  One thing  to  watch out for is if
  208.          you group on account number and subtotal on previous balance,
  209.          you will get  a  subtotal  for  each  account number. This is
  210.          because each account  number  is  different.  You should only
  211.          group on fields that are not unique.
  212.  
  213.          EDIT REPORT - Select this option  to  edit a report.  All the
  214.          reports created will be displayed  and you can select the one
  215.          you want to edit.  The report will be loaded and you can make
  216.          any changes necessary.  If you need to change field five, you
  217.          must go through all the previous fields before you can change
  218.          field five.  The information will  default to what is in each
  219.          for so just press enter until  you  get to the field you need
  220.          to change.  Then you can Press F10 to save the change.
  221.  
  222.          GENERATE REPORT - Select this  option  to generate any report
  223.          created.  All reports created  will  be displayed, select the
  224.          one you want to  generate.   You  may  then specify condensed
  225.          printing or normal  printing.   You  may  also  enter  a left
  226.          margin.  Next specify the range of items to print or press F4
  227.          to select specific items to report on.
  228.  
  229.                              PAGE 4
  230.  
  231.  
  232.  
  233.          You can then indicate if you  want the report to be displayed
  234.          on the screen, sent to the  printer, or stored in a file.  If
  235.          you display the report  to  the  screen,  after the report is
  236.          displayed you will have the option to send it to the printer.
  237.          If you select file it  will  prompt  you  for the name of the
  238.          file to save the report in.
  239.  
  240.          EXPORTS
  241.  
  242.          CREATE FORMAT  -  Select  this  option  to  create  an export
  243.          format.  Next select the desired  data  file to export.  Then
  244.          enter the export file name.   You  must then select the field
  245.          to sort by.  You can then enter up to 10 fields to export.
  246.  
  247.          EDIT FORMAT - Select this  option to modify any export format
  248.          created.  All  export  formats  created  will  be  displayed,
  249.          select the one you  want  to  edit.   You  can  then make any
  250.          changes necessary.
  251.  
  252.          GENERATE EXPORT -  Select  this  option  to  export data to a
  253.          file.  All export formats  created  will be displayed, select
  254.          the one you want to generate.  You can then enter a low range
  255.          and a high  range.   You  may  also  select specific items to
  256.          export by pressing F4.   Next  you  must indicate the type of
  257.          delimiters desired.  After this  selection  you must enter in
  258.          the name of file to export the information to.
  259.  
  260.          UTILITIES
  261.  
  262.          Color Parameters
  263.  
  264.          This  option  allows  you  to  customize  your  screen  color
  265.          attributes.   All   possible   color   combinations  will  be
  266.          displayed with  a  corresponding  number.   Just  enter  this
  267.          number in the option you wish to change.
  268.  
  269.          Following is a brief description of each option available for
  270.          change.
  271.  
  272.          Standard:   This is the  color  of  all  menus and data entry
  273.                      routines.
  274.          Enhanced:   This will be  the  color  of the fields currently
  275.                      available for input.
  276.          Active:     This is the  color  to  the  current  field, i.e.
  277.                      where the cursor is located.
  278.          Calc/Npad:  This is the  color  of  the pop-up calculator and
  279.                      notepad.
  280.          Status:     This  will  be  the  color  of  the  status  line
  281.                      displayed at the top of the screen at all times.
  282.          Window:     This is the windows that pop up for various input
  283.                      options.
  284.  
  285.                              PAGE 5
  286.  
  287.  
  288.  
  289.          View:       This  will  be  the  color  of  the  screen  when
  290.                      displaying lists of clients, vendors, etc. on the
  291.                      screen.
  292.          Help:       This is the color of all help panels.
  293.  
  294.          It will then ask if  you  want  to set the intensity off.  If
  295.          you set the intensity off,  the blocked cursor will no longer
  296.          be in a blocked form.  It  will  display the colors you chose
  297.          and ask if these  are  the  colors  you  wish to use.  If you
  298.          answer yes it will save these  as your colors.  If you do not
  299.          like the colors you have  chosen  answer  no and it will take
  300.          you back to the color options and you may change them.
  301.  
  302.  
  303.          GRAPH PRINTER SETUP
  304.  
  305.          Highlight the printer type  to  use  when printing graphs and
  306.          press enter.  Then select the  port  the printer is connected
  307.          to.  If you are not sure which port your printer is connected
  308.          select LPT1 and then try printing  a graph.  If this does not
  309.          work select LPT2  and  repeat  the  process  until  the graph
  310.          prints.
  311.  
  312.          REPORT PRINTER SETUP
  313.  
  314.          Highlight the printer type to  use  when printing reports and
  315.          press enter.  Select  other  if  your  printer  is not on the
  316.          list.  Then  enter  in  the  decimal  codes  for  normal  and
  317.          condensed  printing.   This  may  be  found  in  your printer
  318.          manual.
  319.  
  320.          DOS WINDOW
  321.  
  322.          This option will allow  you  to  exit  to  DOS.  To return to
  323.          Painless Accounting Companion type in 'EXIT'.
  324.  
  325.          GRAPH TO .PCX
  326.  
  327.          This option allows you  to  convert  any graph generated to a
  328.          file, into a PCX  file  format  to import into other software
  329.          packages that read PCX  formats.   Indicate  the file name to
  330.          save the PCX file in.
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.                              PAGE 6
  343.