home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / pacomp5.lzh / MANUAL-G.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-08-13  |  20KB  |  471 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.         PAINLESS ACCOUNTING/PAYROLL COMPANION TABLE OF CONTENTS
  5.  
  6.  
  7.         I.  DEFINITION OF SHAREWARE.......................... 1
  8.  
  9.        II.  DISCLAIMER-AGREEMENT............................. 1
  10.  
  11.       III.  ORDERING......................................... 2
  12.  
  13.        IV.  SUPPORT.......................................... 2
  14.  
  15.         V.  INSTALLATION..................................... 3
  16.  
  17.  
  18.        VI.  MULTIPLE COMPANIES............................... 3
  19.  
  20.  
  21.       VII.  GRAPH............................................ 3
  22.            1.  Create Graph.................................. 3
  23.            2.  Edit Graph.................................... 4
  24.            3.  Generate Graph................................ 4
  25.            4.  Recall Graph.................................. 5
  26.  
  27.  
  28.      VIII.  REPORTS.......................................... 5
  29.            1.  Create Reports................................ 5
  30.            2.  Edit Reports.................................. 5
  31.            3.  Generate Reports.............................. 6
  32.  
  33.  
  34.        IX.  EXPORTS.......................................... 6
  35.            1.  Create Exports................................ 6
  36.            2.  Edit Exports.................................. 6
  37.            3.  Generate Exports.............................. 6
  38.  
  39.  
  40.         X.  UTILITIES........................................ 7
  41.            1.  Color Parameters.............................. 7
  42.            2.  Graph Printer Setup........................... 7
  43.            3.  Report Printer Setup.......................... 7
  44.            4.  DOS Window.................................... 8
  45.            5.  Graph to .PCX................................. 8
  46.  
  47.                    i
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.      I.  DEFINITION OF SHAREWARE
  53.  
  54.      Shareware distribution gives users a chance to try software before
  55.      buying it.  If you try a Shareware program and continue using it, you
  56.      are expected to register.  Individual programs differ on details.
  57.      Some request registration while others require it, some specify a
  58.      maximum trial period.  With registration, you get anything from the
  59.      simple right to continue using the software to an updated program with
  60.      printed manual.
  61.  
  62.      Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, and
  63.      the copyright holder retains all rights, with a few specific
  64.      exceptions as stated below.  Shareware authors are accomplished
  65.      programmers, just like commercial authors, and the programs ar e of
  66.      comparable quality.  (In both cases, there are good programs and bad
  67.      ones!)  The main difference is in the method of distribution.  The
  68.      author specifically grants the right to copy and distribute the
  69.      software, either to all and sundry or to a specifi c group.  For
  70.      example, some authors require written permission before a commercial
  71.      disk vendor may copy their Shareware.
  72.      
  73.      Shareware is a distribution method, not a type of software.  You
  74.      should find software that suits your needs and pocketbook, whether
  75.      it's commercial or Shareware.  The Shareware system makes fitting your
  76.      needs easier, because you can try before you buy.  A nd because the
  77.      overhead is low, prices are low also.  Shareware has the ultimate
  78.      money-back guarantee -- if you don't use the product, you don't pay
  79.      for it.
  80.      
  81.      II.  DISCLAIMER - AGREEMENT
  82.      
  83.      Users of Painless Companion must accept this disclaimer of warranty:
  84.      "Painless Companion is supplied as is.  The author disclaims all
  85.      warranties, expressed or implied, including, without limitation, the
  86.      warranties of merchantability and of fitness for an y purpose.  The
  87.      author assumes no liability for damages, direct or consequential,
  88.      which may result from the use of Painless Companion."
  89.      
  90.      Painless Companion is a "shareware program" and is provided at no
  91.      charge to the user for evaluation.  Feel free to share it with your
  92.      friends, but please do not give it away altered or as part of another
  93.      system.  The essence of "user-supported" software i s to provide
  94.      personal computer users with quality software without high prices, and
  95.      yet to provide incentive for programmers to continue to develop new
  96.      products.  If you find this program useful and find that you are using
  97.      Painless Companion and continue to use Painless Companion after a
  98.      reasonable trial period, you must make a registration payment of
  99.      $45.00 to Painless Accounting.  The $45.00 registration fee will
  100.      license one copy for use on any one computer at any one time, and you
  101.      will receive a printe d manual.  You must treat this software just
  102.      like a book.  An example is that this software may be used by any
  103.      number of people and may be freely moved from one computer location to
  104.      another, so long as there is no possibility of it being used at one
  105.      location while it's being used at another.  Just as a book cannot be
  106.      read by two different persons at the same time.
  107.  
  108.  
  109.                                  PAGE 1
  110.  
  111.  
  112.      
  113.  
  114.      Commercial users of Painless Companion must register and pay for their
  115.      copies of Painless Companion within 30 days of first use or their
  116.      license is withdrawn.  Site-License arrangements may be made by
  117.      contacting Painless Accounting.
  118.      
  119.      Anyone distributing Painless Companion for any kind of remuneration
  120.      must first contact Painless Accounting at the address below for
  121.      authorization.  This authorization will be automatically granted to
  122.      distributors recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for
  123.      shareware distributors, and such distributors may begin offering
  124.      Painless Companion immediately (However Painless Accounting must still
  125.      be advised so that the distributor can be kept up-to-date with the
  126.      latest version of Painless Companion.).
  127.  
  128.      You are encouraged to pass a copy of Painless Companion along to your
  129.      friends for evaluation.  Please encourage them to register their copy
  130.      if they find that they can use it.  All registered users will receive
  131.      a copy of the latest version of the Painless Companion system, and a
  132.      printed manual.
  133.      
  134.      Painless Accounting
  135.      4401 Birdsong
  136.      Plano, TX 75075
  137.      
  138.      III.  ORDERING
  139.      
  140.      If you wish to register Painless Companion simply print the file
  141.      REGISTER.TXT and fill in the requested information, or call
  142.      (214)596-9164 anytime.  We can send your program COD and we also
  143.      accept American Express.
  144.      
  145.      As soon as your registration is received you will be sent the latest
  146.      copy of Painless Companion, and a printed manual.  You will also be
  147.      notified of any future releases of Painless Companion, and any new
  148.      products.
  149.      
  150.      IV.  SUPPORT
  151.  
  152.      We provide technical support Monday-Thursday at (214)596-9164 from
  153.      6pm-9pm Central Standard Time.  We can also be reached at R-Base 5000.
  154.      This is a BBS that provides a forum dedicated to Painless Accounting.
  155.      It operates 7 days a week 24 hours a day at 1 200-19200 baud.  You may
  156.      also reach Kendall B. Pierce on CompuServe at ID 70337,3337.
  157.  
  158.                                  PAGE 2
  159.  
  160.  
  161.      
  162.      V.  INSTALLATION
  163.      
  164.      
  165.      To install Painless Accounting/Payroll Companion simply copy the disk
  166.      into your current Painless Accounting Version 5.0 subdirectory, by
  167.      typing the following command at the DOS prompt:
  168.  
  169.                     COPY A:*.* C:\subdirectory name <return>
  170.  
  171.      If this is the registered Version type the following command from your
  172.      Painless Accounting subdirectory:
  173.  
  174.                     PACOMP <return>
  175.  
  176.      If this is the shareware version type the following command:
  177.  
  178.                     PACOMP-D <return>
  179.  
  180.      To run the program type PAG5 or PAG5-D depending on the Version.
  181.      
  182.      VI.  MULTIPLE COMPANIES
  183.      
  184.      Press the number of the company to access or highlight the proper
  185.      company by using the arrow keys and press enter.
  186.      
  187.      If you try to access a company and receive the error message that the
  188.      company is not installed, you must run the install process to create
  189.      the data files for the company.  You could also receive this message
  190.      if an invalid path is entered and the data file s are not found.
  191.      
  192.      VII.  GRAPH
  193.      
  194.      1.  CREATE GRAPH
  195.      
  196.      Select this option to create your graph formats.  You must first
  197.      select the desired data file to graph.  All the data files will be
  198.      displayed on the screen.  Highlight the file to graph and press enter,
  199.      or press the letter or number corresponding to the d ata file you want
  200.      to graph.
  201.  
  202.      Now you will be asked to provide a name for this graph.  You may then
  203.      enter a graph title, which will be printed at the top of the graph.
  204.      You can also specify a X-axis an Y-axis title.  The X-axis title will
  205.      appear along the bottom of the graph and the Y-axis title will appear
  206.      along the left side of the graph.
  207.  
  208.                                  PAGE 3
  209.  
  210.  
  211.  
  212.      
  213.      Next the fields from the data file selected will be displayed.  You may
  214.      then select the field description to sort by.  Only alphanumeric fields
  215.      will be displayed for sorting.  When the graph is generated, it will be 
  216.      sorted by this selection.  Next you must select the X-axis. It will 
  217.      only allow numeric fields for the X-axis.  These will be displayed for 
  218.      each element graphed.  For example, if you are graphing your expense 
  219.      accounts, and select account number for the X-axis, for each account 
  220.      graphed the account number will be displayed along the bottom.
  221.      
  222.      You can then select up to five Y-axis, these can only be numeric
  223.      fields.  For example, if you are graphing your expense accounts, and
  224.      select this month balance and previous balance, these two balances
  225.      will be graphed for each expense account.  The only ex ception is if
  226.      you generate a pie chart.  In this case only the first Y-axis will be
  227.      graphed.  To save the graph press F10.
  228.      
  229.      2.  EDIT GRAPH
  230.      
  231.      Select this option to make modifications to any graph created.  All
  232.      graphs created will be displayed on the screen.  Select the one you
  233.      want to edit.  At this point you may go through and make any
  234.      modifications necessary.
  235.  
  236.      3.  GENERATE GRAPH
  237.      
  238.      Select this option to generate the graphs to the screen, printer, or
  239.      to a file.  All graphs created will be displayed on the screen.
  240.      Select the graph you wish to generate.  Next you can enter a low range
  241.      and a high range to graph, you can also Press F4 a nd select
  242.      individual items.  You can specify if you want a legend or if you want
  243.      hatching.  The legend will appear in the upper right hand corner
  244.      indicating the Y-axis fields selected.  If you select hatching, when
  245.      doing a bar chart, the bar will have lin es through it instead of just
  246.      being a solid bar.
  247.      
  248.      You must also specify where you want the graph to be sent.  You may
  249.      send it to the screen, printer, or to a file.  If you select screen
  250.      the graph will be displayed on the screen.  If you select printer, you
  251.      can then select if you want to print the graph i n portrait or
  252.      landscape mode.  You may also specify the horizontal and vertical size
  253.      of the graph to print.  The default horizontal and vertical size is
  254.      one, for the standard graph size.  If you want the graph to be printed
  255.      bigger enter in a higher number.  If you want the graph to be smaller
  256.      enter in a lower number.  If you select file you will then be prompted
  257.      to enter in the file name in which to save the graph.  You may then
  258.      recall the graph through the recall option.
  259.  
  260.                                  PAGE 4
  261.  
  262.  
  263.      
  264.      You will then be prompted to select the type of graph to generate.
  265.      Highlight the desired graph type or press the number corresponding to
  266.      that graph type.  The graph will then be generated.
  267.      
  268.      4.  RECALL GRAPH
  269.      
  270.      Select this option to look at a graph that has already been generated
  271.      and saved in a file.  All graphs saved will be displayed on the
  272.      screen.  Select the graph you wish to recall.  You may then display
  273.      the graph to the screen or send it to the printer.
  274.      
  275.      VIII.  REPORTS
  276.      
  277.      
  278.      1.  CREATE REPORTS
  279.      
  280.      Select this option to create your report formats.  You must first
  281.      select a data file.  All the data files will be displayed on the
  282.      screen.  Highlight the file to use and press enter, or press the
  283.      letter or number corresponding to the data file you wish to select.
  284.      
  285.      Now the fields from the data file selected will be displayed.  You
  286.      must then select the field to sort by.  You can then enter up to 10
  287.      fields, and indicate whether to subtotal (S), total(T), or group(G) on
  288.      the fields selected and enter in a heading for e ach field selected.
  289.      The heading you input will be the heading printed above that
  290.      particular column.  Press F10 to save the report format.
  291.  
  292.      When you select a numeric field you have the option to group on this
  293.      field.  For example, if you select the accounts file and sort by
  294.      account type, and enter the account type as a field to group on, and
  295.      select to subtotal on the previous balance, each tim e the account
  296.      type changes you will get a subtotal for the previous balance.  You
  297.      may only total or subtotal on numeric fields.  If you opt to total on
  298.      the previous balance, the total of all previous balances will be
  299.      displayed at the end of the report.
  300.  
  301.      When you select to group on a field, every time this field changes,
  302.      subtotals will be printed for any field you have chosen to subtotal.
  303.      One thing to be aware of, is if you group on account number and
  304.      subtotal on previous balance, you will get a subtotal for each account
  305.      number.  This is because each account number is different.  You should
  306.      only group on fields that are not unique.
  307.      
  308.      2.  EDIT REPORT
  309.      
  310.      Select this option to edit a report.  All the reports created will be
  311.      displayed.  You can select the one you wish to edit.  The report will
  312.      be loaded and you can make any changes necessary.  If you need to
  313.      change field five, you must go through all the pr evious fields before
  314.      you can change field five.  Then you can Press F10 to save the change.
  315.  
  316.                                  PAGE 5
  317.  
  318.  
  319.      
  320.      3.  GENERATE REPORT
  321.      
  322.      Select this option to generate any report created.  All reports
  323.      created will be displayed, select the one you wish to generate.  You
  324.      may then specify condensed printing or normal printing.  You may also
  325.      enter a left margin.  Next specify the range of item s to print or
  326.      press F4 to select specific items to report on.
  327.      
  328.      You can then indicate if you wish the report to be displayed on the
  329.      screen, sent to the printer, or stored in a file.  If you display the
  330.      report to the screen, after the report is displayed you will have the
  331.      option to send it to the printer.  If you selec t file you will be
  332.      prompted for the name of the file in which to save the report.
  333.      
  334.      IX.  EXPORTS
  335.      
  336.      
  337.      1.  CREATE FORMAT
  338.      
  339.      Select this option to create an export format.  Next select the
  340.      desired data file to export.  Then enter the export file name.  You
  341.      must then select the field to sort by.  You can then enter up to 10
  342.      fields to export.
  343.      
  344.      2.  EDIT FORMAT
  345.      
  346.      Select this option to modify any export format created.  All export
  347.      formats created will be displayed, select the one you want to edit.
  348.      You can then make any changes necessary.
  349.           
  350.      3.  GENERATE EXPORT
  351.           
  352.      Select this option to export data to a file.  All export formats
  353.      created will be displayed, select the one you want to generate.  You
  354.      can then enter a low range and a high range.  You may also select
  355.      specific items to export by pressing F4.  Next you must indicate the
  356.      type of delimiters desired.  After this selection you must enter in
  357.      the name of file to export the information to.
  358.      
  359.  
  360.                                  PAGE 6
  361.  
  362.  
  363.      
  364.      X.  UTILITIES
  365.           
  366.      1.  COLOR PARAMETERS
  367.           
  368.      This option allows you to customize your screen color attributes.  All
  369.      possible color combinations will be displayed with a corresponding
  370.      number.  Just enter this number in the option you wish to change.
  371.           
  372.      Following is a brief description of each option available for change.
  373.           
  374.      Standard:   This is the color of all menus and data entry routines.
  375.      Enhanced:   This will be the color of the fields currently available
  376.             for input.
  377.      Active:     This is the color to the current field, i.e.  where the
  378.                  cursor is located.
  379.      Calc/Npad:  This is the color of the pop-up calculator and notepad.
  380.      Status:     This will be the color of the status line displayed at the
  381.             top of the screen at all times.
  382.      Window:     This is the windows that pop up for various input options.
  383.      View:       This will be the color of the screen when displaying lists
  384.             of clients, vendors, etc.  on the screen.
  385.      Help:  This is the color of all help panels.
  386.      
  387.      It will then ask if you want to set the intensity off.  If you set the
  388.      intensity off, the blocked cursor will no longer be in a blocked form.
  389.      It will display the colors you chose and ask if these are the colors
  390.      you wish to use.  If you answer yes it will save these as your colors.
  391.      If you do not like the colors you have chosen answer no and it will
  392.      take you back to the color options and you may change them.
  393.      
  394.      2.  GRAPH PRINTER SETUP
  395.      
  396.      Highlight the printer type to use when printing graphs and press
  397.      enter.  Then select the printer port for this printer.  If you are not
  398.      sure which port your printer is connected select LPT1 and then try
  399.      printing a graph.  If this does not work select LPT2 and repeat the
  400.      process until the graph prints.
  401.      
  402.  
  403.      3.  REPORT PRINTER SETUP
  404.      
  405.      Highlight the printer type to use when printing reports and press
  406.      enter.  Select other if your printer is not on the list.  This will
  407.      allow you to enter in the decimal codes for normal and condensed
  408.      printing.  These may be found in your printer manual.
  409.      
  410.  
  411.                                  PAGE 7
  412.      
  413.  
  414.  
  415.  
  416.      4.  DOS WINDOW
  417.      
  418.      This option will allow you to exit to DOS.  To return to Painless
  419.      Accounting/Payroll Companion type in 'EXIT'.
  420.      
  421.      
  422.      5.  GRAPH TO .PCX
  423.      
  424.      This option allows you to convert any graph generated to a file, into
  425.      a PCX file format to import into other software packages that read PCX
  426.      formats.  Indicate the file name in which to save the PCX file in.
  427.      
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.                                  PAGE 8
  462.  
  463.      
  464.      
  465.      
  466.      
  467.      
  468.      
  469.      
  470.      
  471.