home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / payr222a.lzh / PAYUS22C.ZIP / BACKUP.TXT next >
Text File  |  1989-02-26  |  14KB  |  344 lines
  1.                         ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                                  563 Patricia Drive,
  3.                                  Oakville, Ontario,
  4.                                    CANADA L6K 1M4
  5.  
  6.                                  Phone 416-845-7959
  7.  
  8.                                                       19th. December, 1988
  9.         
  10.         
  11.                        MAKING BACKUPS OF YOUR EMPLOYEE DATA
  12.                        ====================================
  13.         
  14.         We STRONGLY recommend that you keep backup copies of  your  employee
  15.         data  as  it  was going into each pay cycle.  We suggest you keep as
  16.         many pay cycles as you have room for,  up to say a years worth,  but
  17.         at  least  keep the last two.  The backups should ideally be made on
  18.         real diskettes in case of a head crash or other catastrophic  damage
  19.         to the hard disk.
  20.         
  21.         
  22.         PAYROLL USA WILL MANAGE THE BACKUP FOR YOU.
  23.         -------------------------------------------
  24.  
  25.         Vers.  2.0 onwards of PAYROLL USA prompts you for a backup the first
  26.         time you access either the PAYUSEDT.EXE  (Employee  Update  Program)
  27.         after  running a pay cycle,  or in case all your people are salaried
  28.         and you have no hours  to  enter  or  other  changes  to  make  with
  29.         PAYUSEDT.EXE  between  pay  cycles,  then  it  will prompt you for a
  30.         backup before you do the next pay cycle (PAYUSCYC.EXE).  The  backup
  31.         prompt  appears automatically after the prompt asking if you wish to
  32.         copy the files from the pay cycle  output  directory  to  the  input
  33.         directory  (which makes the last pay cycle permanent and ensures the
  34.         YTD figures accumulate properly).
  35.         
  36.         The  automatic  backup creates a directory on the backup drive which
  37.         is named for the pay date the files were input to.  This also allows
  38.         you to backup several pay cycles on the same disk, space permitting,
  39.         (because each is in its own directory).
  40.         
  41.         Example:
  42.         
  43.         880726IN     <DIR>      7-26-88   9:17a
  44.  
  45.         The files in the above directory were INput to the pay  cycle  dated
  46.         880726 (1988,  July, 26th.) .  This directory will contain a copy of
  47.         everything that was on the PAYROLL  USA  input  directory  (normally
  48.         \PAYIN ). Example \880726IN might contain:
  49.  
  50.         .            <DIR>      7-26-88   9:17a
  51.         ..           <DIR>      7-26-88   9:17a
  52.         PAYUSA   DTA    44800   7-26-88   9:17a
  53.         PAYUS941 DTA     3456   7-26-88   9:17a
  54.         PAYUSA   INX     1280   7-26-88   9:17a
  55.  
  56.         The purpose of backing up the input directory rather than the output
  57.         directory  is  that the output directory can easily be re-created by
  58.  
  59.                                                               Continued ....
  60.  
  61.  
  62.               PAYROLL USA BACKUP INFORMATION - 19 Dec. 1988 - Page 2
  63.  
  64.         restoring the input directory  and  re-running  the  backed  up  pay
  65.         cycle.  (You  might  of  course  want  to  use  PAYUSEDT.EXE to make
  66.         changes to the Employees before the pay cycle if it were not just  a
  67.         straight  re-run).  This also assumes you are using the same version
  68.         of the program (i.e.  Federal  Taxes  have  not  changed  since  the
  69.         backup)  and that the PAYUSA.CNF configuration file is also the same
  70.         (e.g. State Taxes, Employee Base Information, etc.  have not changed
  71.         since the backup).
  72.         
  73.         
  74.         RESTORING THE PAYROLL USA BACKUP (IF NECESSARY)
  75.         -----------------------------------------------
  76.         
  77.         Backups  are like an insurance policy.  You hope you will never need 
  78.         them.  But,  once in a while you might and then you will be glad you 
  79.         took  the  trouble  to create them.  If it is necessary to restore a 
  80.         backup follow these steps: 
  81.  
  82.         STEP 1.
  83.         -------
  84.         The  files currently in \PAYIN (or wherever your input directory is) 
  85.         will be replaced by the backup.  If  \PAYIN  contains  some  garbage
  86.         then  you do not care if it is wiped out,  but depending on what you 
  87.         are doing you may want to later put the current \PAYIN back. If that
  88.         is the case, save it somewhere now.  Example, from the DOS prompt 
  89.         
  90.         C:
  91.         MD \CURRIN
  92.         COPY \PAYIN \CURRIN
  93.         
  94.         You might (or might not) also want to save the configuration file
  95.         
  96.         COPY \PAYPGMS\PAYUSA.CNF \CURRIN
  97.         
  98.         If you are not finished printing current checks or reports,  or have 
  99.         not  yet  made the last pay cycle permanent,  you might even want to 
  100.         save \PAYOUT 
  101.         
  102.         MD \CURROUT
  103.         COPY \PAYOUT \CURROUT
  104.  
  105.         If you do need to copy those back later  (e.g.  you  just  wanted  a 
  106.         temporary  look  at  a  previous  [backed  up] pay without permanent
  107.         changes to the current file) then AFTER you are finished looking  at 
  108.         the backup simply reverse the steps
  109.         
  110.         COPY \CURROUT \PAYOUT
  111.         RD \CURROUT
  112.         COPY \CURRIN\PAYUSA.CNF \PAYPGMS
  113.         ERASE \CURRIN\PAYUSA.CNF
  114.         COPY \CURRIN \PAYIN
  115.         ERASE \CURRIN
  116.         RD \CURRIN
  117.         
  118.                                                               Continued ....
  119.  
  120.  
  121.               PAYROLL USA BACKUP INFORMATION - 19 Dec. 1988 - Page 3
  122.  
  123.  
  124.         If you find you do not need to copy those files back again then you
  125.         can just get rid of them with
  126.         
  127.         ERASE \CURROUT
  128.         RD \CURROUT
  129.         ERASE \CURRIN
  130.         RD \CURRIN
  131.         
  132.  
  133.         STEP 2.  
  134.         -------
  135.         Step  1  is  only necessary if you think you might want to later put 
  136.         back what you have  now.  Step  2  restores  the  backup.  Put  your 
  137.         backup disk in Drive A .  
  138.         
  139.         A:
  140.         CD \
  141.         DIR
  142.  
  143.         will  give  you a list of available directory names ( pay dates ) to
  144.         pick from.  Assuming 880726IN is required
  145.  
  146.         COPY \880726IN C:\PAYIN
  147.  
  148.         then you can start up PAYROLL USA with
  149.  
  150.         C:
  151.         CD \PAYPGMS
  152.         PAYUSA
  153.  
  154.  
  155.         LARGE EMPLOYEE FILES
  156.         --------------------
  157.  
  158.         The  PAYROLL  USA  backup  is  a  FULL  SIZE  backup  to  ONLY  ONE
  159.         DISKETTE.  It has no provision for splitting files  between  several
  160.         diskettes.  If  the employee files will not fit on a single diskette
  161.         you have two choices:
  162.  
  163.         1. Use  the  DOS BACKUP.COM program (and DOS RESTORE.COM if you need
  164.            to put them back).
  165.  
  166.            If you are doing this you have to do it from the DOS prompt.  You
  167.            will  not need to use our backup procedure (reply N when prompted
  168.            for it) but do your own backup of \PAYIN immediately  after  each
  169.            pay  cycle.  Full instructions for the use of these programs will
  170.            be found in your DOS Manual.  They do a  full  size  backup,  but
  171.            will spread it over several diskettes if the files are too big to
  172.            go  on one diskette.  Assuming BACKUP.COM (and RESTORE.COM) is on
  173.  
  174.                                                               Continued ....
  175.  
  176.  
  177.               PAYROLL USA BACKUP INFORMATION - 19 Dec. 1988 - Page 4
  178.  
  179.            drive C:  directory \DOS and your backup disk is in drive A:  the
  180.            command is
  181.  
  182.            C:\DOS\BACKUP C:\PAYIN\*.* A:
  183.  
  184.            Anything already on the diskette in Drive A:  will be erased.
  185.  
  186.            To restore a DOS backup Check out Step 1  above,  then  put  your
  187.            backup disk in Drive A .
  188.  
  189.            C:\DOS\RESTORE A: C:\PAYIN\*.*
  190.  
  191.            Note that if more than  one  diskette  is  involved  they  are  a
  192.            matched  set.  They must be restored in the same sequence as they
  193.            were backed up - label them with pay date and sequence numbers as
  194.            they are created by BACKUP.COM Keep the disk sets for several pay
  195.            periods and rotate them so the oldest set is  re-used  each  pay.
  196.            The  filenames themselves will not contain the pay date,  but the
  197.            file creation dates will give you a clue which is  which  if  the
  198.            external labels are lost.
  199.  
  200.         - OR -
  201.  
  202.         2. Compress the Files.
  203.         
  204.         (i) PKARC / PKXARC
  205.         ------------------
  206.         There are several ShareWare data  compression  programs  which  will 
  207.         squeeze your files to about 15 or 20% of their original size.  Ideal 
  208.         for making your own backups of LARGE employee files (which might not 
  209.         otherwise  fit on a diskette).  If you are doing this you have to do 
  210.         it from the DOS  Prompt.  You  will  not  need  to  use  our  backup 
  211.         procedure  (reply  N when prompted for it) but do your own backup of
  212.         \PAYIN immediately after each pay cycle.  
  213.         
  214.         One such compression program is PKARC.EXE .  Assuming  this  program 
  215.         is  on drive C:  directory \UTILITY and your backup disk is in drive 
  216.         A: and the pay cycle for 26th. July 1988 has just been done then
  217.  
  218.         A:
  219.         CD \
  220.         C:\UTILITY\PKARC A 880726IN.ARC C:\PAYIN\*.*
  221.  
  222.         will create the backup file.  No  matter  how  many  files  were  on
  223.         \PAYIN  only  one file will appear on A:  but it will contain all of
  224.         \PAYIN.  Squeezed files have to be restored to  full  size  and  the
  225.         component  files  seperated,  before  they can be used.  PKARC has a
  226.         companion  program  PKXARC.EXE  for  this  purpose.   To  restore  a
  227.         squeezed backup Check out Step 1 above, then put your backup disk in
  228.         Drive A .
  229.  
  230.                                                               Continued ....
  231.  
  232.  
  233.               PAYROLL USA BACKUP INFORMATION - 19 Dec. 1988 - Page 5
  234.  
  235.  
  236.         A:
  237.         CD \
  238.         DIR
  239.  
  240.         will  give  you a list of available file names ( pay dates ) to pick
  241.         from.  Assuming 880726IN.ARC is required then
  242.  
  243.         C:
  244.         CD \PAYIN
  245.         \UTILITY\PKXARC A:\880726IN.ARC
  246.         
  247.         then you can start up PAYROLL USA with
  248.         
  249.         CD \PAYPGMS
  250.         PAYUSA
  251.         
  252.         (ii) PKZIP / PKUNZIP
  253.         --------------------
  254.         PKARC and PKXARC were authored by PKWARE,  Inc.  and  may  still  be 
  255.         available on the ShareWare market but due to a mid 1988 lawsuit from 
  256.         System  Enhancement  Associates  the  authors  of ARC claiming these 
  257.         programs infringe on their proprietory  use  of  the  ARC  name  and 
  258.         compression  methods  they were replaced Feb.  1989 by PKWARE,  Inc. 
  259.         with a new set of programs  PKZIP  and  PKUNZIP  using  a  different 
  260.         compression  routine and different file extension name (.ZIP instead
  261.         of .ARC).  Note that because of the terms of the settlement  of  the 
  262.         lawsuit  .ZIP  files  could  not be made compatible with .ARC files, 
  263.         therefore  PKUNZIP  cannot  be  used  to  decompress  a  .ARC  file.
  264.         Whatever program you use to compress the files with,  you must later 
  265.         use the appropriate (matching) decompression program  to  decompress 
  266.         them again.  
  267.         
  268.         Equivalent instructions for using PKZIP and PKUNZIP are:
  269.         
  270.         A:
  271.         CD \
  272.         C:\UTILITY\PKZIP -a 880726IN.ZIP C:\PAYIN\*.*
  273.  
  274.         will  create  the  backup  file.  No  matter  how many files were on
  275.         \PAYIN only one file will appear on A:  but it will contain  all  of 
  276.         \PAYIN.  Squeezed  files  have  to  be restored to full size and the 
  277.         component files seperated,  before they can be  used.  PKZIP  has  a 
  278.         companion  program  PKUNZIP.EXE  for  this  purpose.  To  restore  a 
  279.         squeezed backup Check out Step 1 above, then put your backup disk in 
  280.         Drive A .  
  281.  
  282.         A:
  283.         CD \
  284.         DIR
  285.         
  286.         will give you a list of available file names ( pay dates )  to  pick 
  287.         from.  Assuming 880726IN.ZIP is required then 
  288.  
  289.                                                               Continued ....
  290.  
  291.  
  292.               PAYROLL USA BACKUP INFORMATION - 19 Dec. 1988 - Page 6
  293.  
  294.  
  295.         C:
  296.         CD \PAYIN
  297.         \UTILITY\PKUNZIP A:\880726IN.ZIP
  298.  
  299.         then you can start up PAYROLL USA with
  300.  
  301.         CD \PAYPGMS
  302.         PAYUSA
  303.         
  304.         
  305.         Where to obtain further information on PKZIP
  306.         --------------------------------------------
  307.         
  308.         For PKZIP / PKUNZIP a contribution of U.S. $25 to $47 can be sent to
  309.         
  310.         PKWARE, Inc.
  311.         7545 N. Port Washington Rd.
  312.         Glendale,
  313.         WI 53217-3442
  314.         
  315.         Phone:
  316.  
  317.         414-352-3670 Voice
  318.         414-352-7176 BBS
  319.         414-352-3815 Fax
  320.         
  321.         We  suspect that the $25 Registration is for people who already have 
  322.         a copy of PKZIP / PKUNZIP obtained in the ShareWare marketplace - it
  323.         may not include a disk and manual.  With each registration of $47 or
  324.         more you will receive a diskette & manual for the next version  when 
  325.         available.  Add  $3.50  Shipping  and Handling (plus Wisconsin Sales 
  326.         Tax if you live in Wisconsin).  
  327.         
  328.         PKWARE ask that if you already have a version of their programs  you 
  329.         state  the  version  number when Registering.  If you do NOT already 
  330.         have PKZIP then we suggest you mention that when writing to Glendale 
  331.         and ask them to be sure to send you the latest version.  
  332.  
  333.         Note that PKWARE,  Inc.  have no connection to either PAYROLL USA or 
  334.         to  Anthistle  Systems  &  Programming Ltd.  Do NOT send PAYROLL USA 
  335.         registrations to Glendale.  PKWARE,  Inc.  are mentioned  here  only 
  336.         because  they have some excellent low cost data compression programs 
  337.         that you might find useful.
  338.         
  339.  
  340.  
  341.                           Christopher Anthistle, President,
  342.                                  19th. December, 1988
  343.                 (Revisions re. PKZIP / PKUNZIP added 26th. Feb. 1989)
  344.