home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Hall of Fame / HallofFameCDROM.cdr / busi / purchase.lzh / PURCHASE.DOC < prev    next >
Text File  |  1990-05-07  |  13KB  |  389 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                                Purchase Order System
  15.                                =====================
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                              Version 4.0 - Revision 02
  23.            
  24.            
  25.            
  26.            
  27.  
  28.            
  29.            
  30.                         Copyrighted (c) 1988,90 by Ron Byxbe
  31.                                            
  32.                                 ALL RIGHTS RESERVED 
  33.            
  34.            
  35.            
  36.                                      _______ 
  37.                                 ____|__     |               (tm) 
  38.                              --|       |    |------------------- 
  39.                                |   ____|__  |  Association of 
  40.                                |  |       |_|  Shareware 
  41.                                |__|   o   |    Professionals 
  42.                              -----|   |   |---------------------
  43.                                   |___|___|    MEMBER
  44.  
  45.           Program Modification Request
  46.           -----------------------------------------------------------------
  47.  
  48.  
  49.           If you need  additional reports from  this system please fill  in
  50.           this request sheet and mail to:
  51.  
  52.                    Program Modifications
  53.                    Ron Byxbe & Associates
  54.                    P. O. Box 1844
  55.                    Dublin, Georgia  31040
  56.  
  57.           Please be very specific in  your request.  A sample  report would
  58.           be helpful.
  59.  
  60.           Documentation
  61.           -----------------------------------------------------------------
  62.  
  63.            . View Documentation
  64.  
  65.                Display the documentation  file to  the screen for  viewing.
  66.                Use the
  67.  
  68.                Pagedown key to scroll forward and  the Pageup Key to scroll
  69.                backwards.
  70.  
  71.                To exit press the ESC Key.
  72.  
  73.            . Print Documentation
  74.  
  75.                Prints the  documentation file to  the printer.   A  message
  76.                will appear requesting you  to ready your printer.   Be sure
  77.                your printer  is online and press the  ENTER key (or the ESC
  78.                key to Abort).
  79.  
  80.  
  81.           Post Purchase Orders
  82.           -----------------------------------------------------------------
  83.            F1  = Help Screen
  84.  
  85.                This is a  small screen display  the command options at  the
  86.                bottom of the screen.
  87.  
  88.            F10 = Options Menu
  89.  
  90.                Pressing this key will present a  pulldown menu at the right
  91.                hand side of the screen.  Select  your option by placing the
  92.                light bar on the appropriate option and pressing then  ENTER
  93.                key.  To exit the menu press the ESC key.
  94.  
  95.             .  Print Temp Orders
  96.  
  97.                This  option will print  all purchase orders  to plain white
  98.                paper with  the default  heading.   It will  NOT update  the
  99.                status codes.  This report is intended to be used as an edit
  100.                report.
  101.  
  102.             .  Print All Orders
  103.  
  104.                This option will  print ALL purchase  orders to the  printer
  105.                using the page size and heading  defined in the Set Purchase
  106.                Defaults option on the System Menu.
  107.  
  108.                It  WILL  update  the  status  code  changing  it  from  'I'
  109.                In-Process to 'P' Printed.  The purchase Order will be removed
  110.                from the In-Process screen and placed on the Maintenance Screen.
  111.  
  112.                All Inventory Values  will be  updated as being  On Hand  or
  113.                Ordered.
  114.  
  115.            Commands
  116.  
  117.            . Add
  118.  
  119.              Allows the user to create new purchase orders to the system.
  120.  
  121.            . Edit
  122.  
  123.              Allows the user to modify an existing purchase order.
  124.  
  125.            . Del
  126.  
  127.              Gives the  user the  ability  to delete  an existing  purchase
  128.              order.
  129.  
  130.            . Find
  131.  
  132.                Lets the  user  find a  particular  purchase order.    Input
  133.                values are based on the display order of the file.
  134.  
  135.            . Sel
  136.  
  137.                Takes you to the detail transactions associated with this
  138.                purchase order.  (See Purchase Order Detail).
  139.  
  140.            . Print
  141.  
  142.                Prints ONE purchase order.   All values are updated  and the
  143.                status codes are changed from 'I' In-Process to 'P' Printed.
  144.                Inventory values are also updated at this time.
  145.  
  146.  
  147.           Purchase Order Detail
  148.           -----------------------------------------------------------------
  149.            .  Add
  150.  
  151.                Lets the  user add  new detail  transactions to  an existing
  152.                purchase order.
  153.  
  154.            .  Edit
  155.  
  156.                Lets the user change  the values of a purchase  order detail
  157.                transaction.
  158.  
  159.            .  Delete
  160.  
  161.                Allows the deletion of a purchase order detail transaction.
  162.  
  163.            .  Compute
  164.  
  165.                Re-Computes  the purchase  Order  total.   If  you feel  the
  166.                Purchase Order  is not  totaled correctly  then select  this
  167.                option.
  168.  
  169.           Maintenance Menu
  170.           -----------------------------------------------------------------
  171.            F1  = Help Screen
  172.  
  173.            F10 = Menu
  174.  
  175.             . Change Display Order
  176.  
  177.                Gives the user the ability to  change the primary sort value
  178.                to one of the three option below.
  179.  
  180.                . Purchase Order Number
  181.                . Vendor Name
  182.                . Purchase Order Status
  183.  
  184.             . Print NOT Received
  185.  
  186.                Prints a report  of all purchase  orders that have not  been
  187.                received.  Status code is equal to 'P' or Printed.
  188.  
  189.             . Print Received Report (By Date)
  190.  
  191.                Prints  a  report of  all  purchase  orders that  have  been
  192.                received as of a given date.
  193.  
  194.             . Print In-Process Purchase Orders
  195.  
  196.                Prints  a  report of  all  purchase  orders that  are  still
  197.                outstanding.   Status code  is equal  to 'I'  or In-Process.
  198.                This purchase orders have not been printed.
  199.  
  200.             . Delete All Received Orders less than Given Date
  201.  
  202.                Lets the user remove all  unwanted, received purchase orders
  203.                from the system.   Once this option is  taken you should Re-
  204.                Index the datafiles. (See Main Menu).
  205.  
  206.           Maintenance Menu  Commands
  207.  
  208.             .  Edit
  209.  
  210.                Allows user to edit the purchase order header record.
  211.  
  212.             .  Del
  213.  
  214.                Allows  user  to delete  this  purchase order.    All detail
  215.                transactions are also deleted.
  216.  
  217.             .  Sel
  218.  
  219.                Selects the detail transactions for this purchase order.
  220.  
  221.             .  Rec
  222.  
  223.                A quick way  to receive the purchase order.  Place an 'R' by
  224.                the purchase order and it becomes received.
  225.  
  226.             .  Print
  227.  
  228.                Allows  the  user   to  Re-Print  a  given   purchase  Order
  229.                regardless of the status.
  230.  
  231.           Product Setup
  232.           -----------------------------------------------------------------
  233.            F1  = Help Screen
  234.  
  235.            F10 = Menu
  236.  
  237.              . Change Display Order (Product No., Product Name)
  238.  
  239.                Gives the user the ability to  change the primary sort value
  240.                to one of the three option below.
  241.  
  242.              . Print Product Descriptions
  243.  
  244.                Prints a report of all product descriptions.
  245.  
  246.              . Print Inventory ReOrder Report
  247.  
  248.                Prints  all product  descriptions along  with the  inventory
  249.                values  for  all  products that  fall  below  the designated
  250.                inventory level.
  251.  
  252.              . Adjust Inventory Totals from External File
  253.  
  254.                This allows the user to build  an external file for updating
  255.                the products in the product  inventory file.  The file  is a
  256.                plain DOS Text file with two values in it and must be called
  257.                ADJUST.INV.  The first  is the product number followed  by a
  258.                comma, then  the quantity  to add  to or  subtract from  the
  259.                inventory file.  If the quantity  is negative the value will
  260.                be added to the product file, if the qauntity is positive it
  261.                will be subtracted  from the file.   (** Please notice  that
  262.                the values are  reversed.  This is done because  most of the
  263.                time you will be subtracting values  from the inventory file
  264.                and I  didn't want to  force you to enter  a negative number
  265.                each time).
  266.  
  267.                Example:   34R5T,567    Subtracts 567 from inventory count
  268.  
  269.                Example:   34R5T,-10    Adds 10 to inventory count
  270.  
  271.            Product Setup Commands
  272.  
  273.              .  Add
  274.  
  275.                Allows the user to add a new product to the system.
  276.  
  277.              .  Edit
  278.  
  279.                Allows the user to change a  product description.  Also note
  280.                that you can change the inventory values from this screen.
  281.  
  282.              .  Del
  283.  
  284.                Allows the user to delete a product description.
  285.  
  286.              .  Find
  287.  
  288.                Allows the user  to find  a particular product  description.
  289.                Please  note that the KEY  value is based  on the sort order
  290.                selected.
  291.  
  292.              .  +/- Adjust
  293.  
  294.                Allows the user to adjust the inventory count up or down  by
  295.                using the + or - key on the numeric key pad.  Enter a  + and
  296.                a  window will appear.  Enter an  amount and the record will
  297.                be updated.
  298.  
  299.  
  300.           Vendor Setup
  301.           -----------------------------------------------------------------
  302.            F1  = Help Screen
  303.            F10 = Menu
  304.  
  305.              .  Change Display Order (Name, Number)
  306.  
  307.                Gives the user the ability to  change the primary sort value
  308.                to one of the three option below.
  309.  
  310.              .  Print Vendor List
  311.  
  312.                Prints a list of all vendors in the vendor file.
  313.  
  314.  
  315.            Commands
  316.  
  317.              .  Add
  318.  
  319.                Allows user to add a new vendor.
  320.  
  321.              .  Edit
  322.  
  323.                Allows user to edit an existing vendor record.
  324.  
  325.              .  Del
  326.  
  327.                Allows user to delete a vendor  record.  (** If you do  very
  328.                much  deleting  you  should  Re-Index   the  data  files  to
  329.                permantly remove deleted records from the file).
  330.  
  331.              .  Find
  332.  
  333.                Lets the user find a particuler vendor.  The KEY is based on
  334.                the sort order selected for the file.  See F10 Menu for this
  335.                module.
  336.  
  337.           System Menu
  338.           -----------------------------------------------------------------
  339.           Edit System Name
  340.  
  341.                This is where you put the  name and address of your company.
  342.                This  value print at  the top of the  purchase order and all
  343.                reports.
  344.  
  345.           ReIndex Data Files
  346.  
  347.                This option will  permantly remove all deleted  records from
  348.                the file.   When a  record is  deleted it  is only  flagged.
  349.                This option removes it  permantly.  If you do  much deleting
  350.                you should select this option.
  351.  
  352.           Display System Status
  353.  
  354.           Set Purchase Defaults
  355.  
  356.             .  Page Size (66)
  357.  
  358.                This is the page  size of the paper  you are using.   If you
  359.                are using  a standard tractor  feed printer then  this value
  360.                should  be 66.  If  you are using a  shhet feeder or a laser
  361.                printer then this  value should be  60.  For other  printers
  362.                you may have to adjust up or down one line.
  363.  
  364.             .  First Line of Purchase Order (10)
  365.  
  366.                This is the first  line of the purchase order.   Normally it
  367.                will start on  line 10.  If  you use you  company letterhead
  368.                then you should set this to this first printable line on the
  369.                letterhead and set print heading to 'N'.
  370.  
  371.             .  Print Heading (Y)
  372.  
  373.                If  'Y' then  prints the  standard heading  on the  purchase
  374.                order.
  375.  
  376.             .  Default Terms
  377.  
  378.             .  Default Freight
  379.  
  380.             .  Default FOB
  381.  
  382.             .  Default Ship Via
  383.  
  384.             .  Default Tax Rate
  385.  
  386.                Sets the  default tax  rate for  purchases.   Values are  in
  387.                decimal.  Example:  0.06 = 6%.
  388.  
  389.