home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Simtel MSDOS 1992 September / Simtel20_Sept92.cdr / msdos / lotus123 / lotushlp.arc / LOTUS6.DOC < prev    next >
Text File  |  1985-05-31  |  9KB  |  265 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.         Symphony Notes
  5.         Release 1
  6.  
  7.  
  8.         Note 102      Transferring a 1-2-3 Database to Symphony
  9.  
  10.  
  11.         Introduction
  12.  
  13.         Symphony  works with 1-2-3 database files in much the same way 1-
  14.         2-3 does.  To make use of Symphony's additional database capabil-
  15.         ities using the FORM window,  however, you must follow the proce-
  16.         dure outlined in this note.
  17.  
  18.         This  procedure involves retrieving the 1-2-3 file with  Symphony 
  19.         and  saving  it as a Symphony file,  creating  a  blank  Symphony 
  20.         worksheet,  and  then  combining the file's field name range  and 
  21.         Database range with the blank worksheet.
  22.  
  23.  
  24.         Before You Start
  25.  
  26.         1-2-3 and Symphony Databases
  27.  
  28.         There  are several differences between 1-2-3 and  Symphony  data-
  29.         bases:
  30.  
  31.         *  The  Input  range  in 1-2-3 is called the  Database  range  in 
  32.            Symphony.
  33.  
  34.         *  Symphony  classifies  this  Database  range  as  well  as  the 
  35.            Criterion  range  and  the Output range as the  Basic  ranges. 
  36.            Symphony   specifies   the  Database  and   Criterion   ranges 
  37.            automatically during form generation.
  38.  
  39.  
  40.         Symphony's Form Generation Process
  41.  
  42.         During  Symphony's form generation process,  you can  accept  the 
  43.         form  setting  defaults or you can change them.  The FORM  window 
  44.         Generate command offers the following form setting options:
  45.  
  46.         *  The default field type - Choose Label,  Number, Date, Time, or 
  47.            Computed. Label is the default.
  48.  
  49.         *  The  default  field length - Indicate the  column  width.  The 
  50.            default is 9.
  51.  
  52.         *  The  name  of  the Database settings sheet  - This  names  the 
  53.            settings sheet. The default name is MAIN.
  54.  
  55.         When Symphony generates a form,  it automatically creates several 
  56.         different  ranges.  These ranges adopt the name of  the  Database 
  57.         settings  sheet.  Refer  to  the Symphony How-To Manual  and  the 
  58.         Reference Manual for more information about these ranges.
  59.  
  60.  
  61.                                         1
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.         Procedure
  71.  
  72.         Before  you  begin,  be sure to make a backup copy of  the  1-2-3 
  73.         database file you are going to transfer.
  74.  
  75.         Start  with Symphony loaded in the computer.  If you have a  two-
  76.         disk drive computer, put the disk with the 1-2-3 database file in 
  77.         either  disk drive.  If you have a hard-disk  computer,  you  can 
  78.         either  put a disk with the 1-2-3 database file in the disk drive 
  79.         or work with a 1-2-3 database file on the hard disk.
  80.  
  81.          1.   Begin  in  a SHEET window and retrieve the 1-2-3  file  you 
  82.               want to transfer.
  83.  
  84.               Select Services File Retrieve and call up the 1-2-3 file.
  85.  
  86.               Note:  Be sure to indicate the appropriate disk drive  when 
  87.                      you type in the name of the file to be retrieved. If 
  88.                      your file is in a subdirectory,  make sure you indi-
  89.                      cate the subdirectory name.
  90.  
  91.                      You can retrieve the 1-2-3 file with its .WKS exten-
  92.                      sion.  When you select File Retrieve, Symphony lists 
  93.                      the  available  files  on the command  line  on  the 
  94.                      screen.  On  the status line,  you will see the path 
  95.                      ending  with \*.wrk.  Press the Escape key once  and 
  96.                      *.wrk  disappears.  Then  type in  *.wks  and  press 
  97.                      Return;  the  files  with a .WKS extension  will  be 
  98.                      listed. Or, when making the backup copy of the file, 
  99.                      you  can use the operating system command to  change 
  100.                      the  extension  from .WKS to .WRK and then  retrieve 
  101.                      the file.
  102.  
  103.          2.   Next,  name  two  separate ranges:  the  field  name  range 
  104.               (consisting  of the column headings) and the Database range 
  105.               (consisting of all the data in the worksheet).  Be sure  to 
  106.               write  down  the  range  names you  use.  To  simplify  the 
  107.               transfer process, you might use "fields" and "data" for the 
  108.               range names.
  109.  
  110.               *  Select  Menu Range Name Create.  Type in a name for  the 
  111.                  field name range. Highlight the range and press Return.
  112.  
  113.               *  Follow the same procedure to name the Database range and 
  114.                  highlight its boundaries.
  115.  
  116.               *  Save the file with the Services File Save command.
  117.  
  118.               Note:  It's a good idea to change the 1-2-3 .WKS  extension 
  119.                      to  the  Symphony .WRK extension now if you  haven't 
  120.                      done it yet.
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                         2
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.          3.   Copy the field name range onto a blank worksheet.
  137.  
  138.               *  Select Services New Yes to create a blank worksheet.
  139.  
  140.               *  Copy  the  field name range onto the  new  worksheet  by 
  141.                  selecting Services File Combine Copy Named-Area.
  142.  
  143.                  Type  in the name of the field name range (for  example, 
  144.                  fields) and select Read and either Value or Formula.
  145.  
  146.                  Finally, type in the name of the saved file.
  147.  
  148.               The  field  names should appear at the pointer position  on 
  149.               the worksheet.  Don't worry if some of the field names  are 
  150.               shortened  on the screen.  You can adjust the column widths 
  151.               individually later.
  152.  
  153.          4.   Switch to the FORM window and generate an entry form.
  154.  
  155.               *  Select   Menu  Generate.   You  can  accept  or   change 
  156.                  Symphony's  default  settings  for the  field  type  and 
  157.                  length  and  the Database settings sheet  name  at  this 
  158.                  point  or you can wait and change them later.  To accept 
  159.                  the defaults, press Return three times.
  160.  
  161.               *  Highlight  the field name range so that it includes  all 
  162.                  of the field names.
  163.  
  164.               *  Press Return and you will see the entry form.
  165.  
  166.          5.   Copy the Database range on the new worksheet.
  167.  
  168.               *  Switch back to the SHEET window.  You will see the data-
  169.                  base that Symphony generated.  The following ranges  are 
  170.                  on  the screen:  Entry range,  Definition  range,  Above 
  171.                  Report range,  Main Report range,  Criterion range,  and 
  172.                  Database range. (Full definitions of these ranges can be 
  173.                  found in the Symphony How-To Manual.)
  174.  
  175.               *  Press Goto and type in the name of the Database settings 
  176.                  sheet followed by _DB.  For example, if you accepted the 
  177.                  default  name  for the settings sheet,  you  would  type 
  178.                  MAIN_DB. Press Return and the pointer moves to the first 
  179.                  field name of the Database range.  Move the pointer down 
  180.                  one row.
  181.  
  182.               *  Copy  the  Database  range  into the  new  worksheet  by 
  183.                  selecting Services File Combine Copy Named-Area.
  184.  
  185.               Type  in the Database range name (for  example,  data)  and 
  186.               select Read and either Value or Formula.
  187.  
  188.               Type in the name of the saved file.
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                         3
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.          6.   Since  Symphony  has not yet extended the range of the  new 
  203.               database  past  the field name row,  you  must  extend  the 
  204.               Database range.
  205.  
  206.               *  With the pointer on the leftmost field name, select Menu 
  207.                  Query Settings Basic Database.
  208.  
  209.               *  Highlight  the  range to include all the data  that  has 
  210.                  been brought into the Database range to the worksheet.
  211.  
  212.               *  Press Return and then press Quit three times.
  213.  
  214.               Symphony  will now automatically adjust the Database  range 
  215.               downward  each  time  a new record is entered  through  the 
  216.               entry form.
  217.  
  218.          7.   Switch  back to the FORM window and you will see  the  data 
  219.               for  the first record on the entry form.  Use the Page Down 
  220.               key to see the next record on the entry form.
  221.  
  222.               Select Services File Save to save the file.  You now have a 
  223.               Symphony database file.
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                         4
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.