home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Freelog 65 / Freelog065.iso / BAS / Bureautique / Gnumeric / gnumeric-1.3.92-rc1.exe / data-entry.xml < prev    next >
Text File  |  2004-11-01  |  15KB  |  431 lines
  1. <sect1 id="sect-data-entry">
  2.   <title>Data Entry</title>
  3.  
  4.   <para>
  5.     There are several ways to add data into a spreadsheet. The
  6.     simplest data entry technique involves typing the data into a
  7.     spreadsheet by hand. This is usually necessary the first time that
  8.     data are introduced into a computer. If the data already exist in
  9.     a computer file of some kind, a simple way might exist to insert
  10.     these data into a <application>Gnumeric</application>
  11.     worksheet. If the data are in a text file, they can be inserted
  12.     into a worksheet rapidly using the text conversion facilities. If
  13.     data exist in a spreadsheet file of a different format,
  14.     <application>Gnumeric</application> may be able to open the file
  15.     and the data can then be copied where they are wanted.
  16.   </para>
  17.  
  18.   <para>
  19.     This section explains how to enter data by hand into a
  20.     spreadsheet. The techniques necessary to obtain data from other
  21.     computer sources are explained in <xref linkend="chapter-files" /> which
  22.     deals with external data sources.
  23.   </para>
  24.     
  25.   <warning>
  26.     <para>
  27.       If the information being entered into
  28.       <application>Gnumeric</application> cannot be interpreted
  29.       correctly, <application>Gnumeric</application> will display an
  30.       error message. The user may then be forced to edit the data
  31.       before continuing. For example, a formula may be mathematically
  32.       incorrect if the user has two operators in a row (e.g. =3+*4)
  33.       and the dialog will give the user the chance to re-edit the
  34.       entry or accept the entry as text rather than as a formula. When
  35.       the formula is corrected, the leading apostrophe can be removed
  36.       and <application>Gnumeric</application> will re-interpret the
  37.       entry as a formula.
  38.     </para>
  39.   </warning>
  40.  
  41.   <sect2 id="sect-data-entry-simple">
  42.     <title>Data Entry by Editing Cells.</title>
  43.  
  44.     <para>
  45.       The simplest method to place data in a spreadsheet involves
  46.       selecting the location for the data, typing the data on a
  47.       keyboard and then typing the <keysym>Enter</keysym> key to
  48.       finish the input.
  49.     </para>
  50.  
  51.     <procedure>
  52.       <title>Simple Data Entry</title>
  53.       <step>
  54.         <para>
  55.           Select the cell where you want to enter data by clicking on
  56.           it with the white cross cursor. This will place the thick
  57.           `selection' box around that cell.
  58.         </para>
  59.       </step>
  60.  
  61.       <step>
  62.         <para>
  63.           Type in the data or formula. The details of this step are
  64.           presented below for each of the five types of data which can
  65.           be entered.
  66.         </para>
  67.       </step>
  68.  
  69.       <step>
  70.         <para>
  71.           Press the <keysym>Enter</keysym> key. This will complete the
  72.           input and move the selection box down one cell which will
  73.           then be able to receive further input.
  74.         </para>
  75.       </step>
  76.     </procedure>
  77.  
  78.     <tip>
  79.       <para>
  80.         At any time while entering the data and before the
  81.         <keysym>Enter</keysym> is pressed, the user can cancel the
  82.         data entry by typing the <keysym>Esc</keysym> key. This will
  83.         return the spreadsheet to the selection mode and restore the
  84.         contents previously in the selected cell.
  85.       </para>
  86.     </tip>
  87.  
  88.  
  89.     <tip>
  90.       <para>
  91.         Instead of the <keysym>Enter</keysym> key, other keys can be
  92.         used to input the data in the current cell. These other keys
  93.         will move the selection box to other locations than does the
  94.         <keysym>Enter</keysym> key. The <keysym>Tab</keysym> key
  95.         inputs the entry in the currently selected cell and then moves
  96.         the selection box one cell to the right of the current
  97.         cell. The arrow keys input the entry into the currently
  98.         selected cell and move one cell in the direction of the
  99.         arrow. The <keysym>Enter</keysym> key can also be used in
  100.         conjunction with other keys. Typing the
  101.         <keycombo><keysym>Shift</keysym><keysym>Enter</keysym></keycombo>
  102.         combination will move the selection upwards after
  103.         entry. Typing the
  104.         <keycombo><keysym>Ctrl</keysym><keysym>Enter</keysym></keycombo>
  105.         combination will re-select the currently selected cell.
  106.       </para>
  107.     </tip>
  108.  
  109.  
  110.     <sect3 id="sect-data-entry-advanced-editing-mode">
  111.       <title>Advanced Editing Mode</title>
  112.       
  113.       <para>
  114.         After selecting the cell and initially entering the data, the
  115.         user is in a limited editing mode. The main key for editing
  116.         mistakes in this mode is the backspace key.
  117.       </para>
  118.     
  119.       <para>
  120.         For a more complete set of editing options, especially for
  121.         longer entries, there is an advanced editing mode.  To enter
  122.         the advanced editing mode, press the <keycap>F2</keycap>
  123.         function key or click on the editing region. The keyboard
  124.         focus will then shift from the current cell to the editing
  125.         region at the top of the worksheet. There, you can use cursor
  126.         keys to position the cursor within the data in the cell, and
  127.         have all of the capabilities of the data entry area available.
  128.       </para>
  129.  
  130.        <para>
  131.          For example, you can use:      
  132.            <variablelist>
  133.          <varlistentry>
  134.            <term><keycap>Backspace</keycap></term>
  135.            <listitem><para>Delete the character to the left of the
  136.            cursor.</para></listitem>
  137.          </varlistentry>
  138.          <varlistentry>
  139.            <term><keycap>Cursor keys</keycap></term>
  140.            <listitem><para>Move the cursor appropriately.</para></listitem>
  141.          </varlistentry>
  142.          <varlistentry>
  143.            <term><keycap>Ctrl+K</keycap></term>
  144.            <listitem><para>Delete to the end of the line</para></listitem>
  145.          </varlistentry>
  146.            </variablelist>
  147.          See <xref linkend="sect-data-entry" /> For more info on the data
  148.          entry area.
  149.        </para>
  150.  
  151.       <tip>
  152.         <para>
  153.           All the normal key bindings for Gnome application entry
  154.           boxes also apply in the data entry box.
  155.         </para>
  156.       </tip>
  157.  
  158.       <para>
  159.         After finishing the data entry, pressing the
  160.         <keycap>Enter</keycap> key will input the data entry and move
  161.         the selection box downward just like for the simple editing
  162.         mode.
  163.       </para>
  164.  
  165.     </sect3>
  166.  
  167.   </sect2>
  168.  
  169. <!-- Below is a section for each data type explaining how to enter it. -->
  170.  
  171.   <sect2 id="sect-data-entry-text">
  172.     <title>Entering Text Data</title>
  173.  
  174.     <para>
  175.       Text can be entered by selecting a cell, typing the text and
  176.       then typing the <keysym>Enter</keysym> key. Anything that is not
  177.       interpreted to be a number, boolean, formula or error will be
  178.       treated as a text field. To prevent
  179.       <application>Gnumeric</application> from interpreting an entry
  180.       as one of these other elements, a leading apostrophe can be
  181.       added to force the entry to be text. Any entry, no matter what
  182.       the contents, which starts with a leading apostrophe (') will be
  183.       considered to be text.
  184.     </para>
  185.  
  186.     <tip>
  187.       <para>
  188.         Postal codes in the United States are series of five
  189.         integers. By default, <application>Gnumeric</application>
  190.         interprets these to be numbers. This interpretation means that
  191.         the leading zeros used in the postal codes of the northeastern
  192.         region will be lost by default. To retain these leading zeros,
  193.         either the code should be entered with a leading apostrophe
  194.         (e.g. '02917) or the cells should be formatted as text before
  195.         data entry (see <xref linkend="sect-data-format" /> for an
  196.         explanation of formatting).
  197.       </para>
  198.     </tip>
  199.  
  200.   </sect2>
  201.  
  202.  
  203.   <sect2 id="sect-data-entry-numbers">
  204.     <title>Entering Number Data</title>
  205.  
  206.     <para>
  207.       Numbers can be entered like other items. First the cell in which
  208.       the number should be entered must be selected, then a valid
  209.       number must be typed in and finally the entry must be inserted
  210.       using the <keysym>Enter</keysym> key. The valid formats for
  211.       numbers are presented in <xref linkend="sect-data-numbers" />.
  212.     </para>
  213.  
  214.     <para>
  215.       
  216.     </para>
  217.  
  218.   </sect2>
  219.  
  220.  
  221.   <sect2 id="sect-data-entry-booleans">
  222.     <title>Entering Boolean Data</title>
  223.  
  224.     <para>
  225.       A boolean can be entered by selecting the cell, typing the
  226.       boolean (either TRUE or FALSE) and then typing the
  227.       <keysym>Enter</keysym> key.
  228.     </para>
  229.  
  230.   </sect2>
  231.  
  232.  
  233.   <sect2 id="sect-data-entry-formulas">
  234.     <title>Entering Formulas</title>
  235.  
  236.     <para>
  237.       Formulas can be entered simply by typing a syntactically correct
  238.       formula in a cell. The correct syntax for formulas is explained
  239.       in detail in <xref linkend="sect-data-formulas" />. Formulas
  240.       begin with an equals sign (=) and contain arithmetic symbols,
  241.       functions with their arguments and cell references.
  242.     </para>
  243.  
  244.     <para>
  245.       To enter a formula, first the cell must be selected, then the
  246.       correct formula must be typed, and finally the
  247.       <keysym>Enter</keysym> key must be typed.
  248.     </para>
  249.  
  250.     <warning>
  251.       <para>
  252.         If the formula entered into
  253.         <application>Gnumeric</application> cannot be interpreted
  254.         correctly, <application>Gnumeric</application> will display an
  255.         error message giving the user the choice of re-editing the
  256.         formula or saving the formula as a text field to be edited
  257.         later. For example, a formula may be mathematically incorrect
  258.         if the user has two operators in a row (e.g. =3+*4). If the
  259.         formula is saved as text, when the formula is corrected the
  260.         leading apostrophe must be
  261.         removed. <application>Gnumeric</application> will then
  262.         re-interpret the entry as a formula.
  263.       </para>
  264.     </warning>
  265.  
  266.     <sect3 id="sect-data-entry-formulas-shortcuts-references">
  267.       <title>Shortcuts for including cell references and ranges in formulas
  268.       </title>
  269.  
  270.       <para>
  271.         Formulas often include cell references or references to ranges
  272.         of cells as arguments to functions. These references and
  273.         ranges can be entered into a formula simply by typing in the
  274.         proper syntax (see <xref
  275.         linkend="sect-data-formulas-references" /> for more details).
  276.         But manually entering in cell ranges is slow and
  277.         cumbersome. In order to speed up the entry of these cell
  278.         ranges, the mouse and the keyboard arrow keys can be used to
  279.         select these cell ranges quickly.
  280.       </para>
  281.  
  282.       <para>
  283.         When editing a formula, if the cursor is at a point where a
  284.         cell reference or range would be appropriate, the reference or
  285.         range can be selected using the mouse. If the mouse is used to
  286.         click on a cell, the reference of that cell will be entered
  287.         into a formula. Alternatively, if the mouse is used to drag a
  288.         selection over a range of cells, that cell range will become
  289.         part of the formula. The selected range will be highlighted by
  290.         a border of moving black dashes, commonly called the "marching
  291.         ants" border.
  292.       </para>
  293.  
  294.   <figure id="fig-editing-cell-selection">
  295.     <title>The highlighted selection</title>
  296.     <mediaobject>
  297.       <imageobject>
  298.     <imagedata fileref="figures/cell-selected.png"
  299.       format="PNG" />
  300.       </imageobject>
  301.     </mediaobject>
  302.   </figure>
  303.   
  304.     <procedure>
  305.       <title>Using the mouse to enter cell references</title>
  306.       <step>
  307.     <para>
  308.           Begin entering a formula as you would normally. Stop at the
  309.       point where a cell reference is appropriate. For example,
  310.       example, type <userinput>=exp(</userinput>
  311.     </para>
  312.     </step>
  313.       <step>
  314.     <para>
  315.       Click on the cell you want to reference. Its reference will
  316.       be entered into the formula.
  317.     </para>
  318.       </step>
  319.       <step>
  320.     <para>
  321.       To finish the formula, just type in the closing
  322.       parenthesis. This will also "unselect" the region.
  323.     </para>
  324.       </step>
  325.     </procedure>
  326.     
  327.     <para>The mouse can be used to select a single cell, a continuous
  328.     range of cells or several disjoint ranges of cells just like
  329.     regular selections. </para>
  330.  
  331.     <para>If entering lots of formulas or even just entering a few
  332.     formulas, it is often quickest to use the keyboard to select cells
  333.     and ranges of cells for use in formulas. Just as reaching a input
  334.     point allows the user to select cells with the mouse, it is
  335.     possible to use the keyboard to select cells. Just use the cursor
  336.     keys and selection modifiers to create a selection.</para>
  337.  
  338.     <procedure>
  339.       <title>Using the keyboard to enter cell references</title>
  340.  
  341.       <step>
  342.     <para>
  343.       Select a cell to enter a formula into. For example A1.
  344.     </para>
  345.       </step>
  346.       <step>
  347.     <para>Enter a formula, but stop the cursor at a point
  348.       where a cell reference is appropriate. For this example,
  349.       =SUM( 
  350.     </para>
  351.       </step>
  352.       <step>
  353.     <para>
  354.       Move the selection around with the cursor keys. Move the
  355.       selection cursor to cell B1 to start the selection.
  356.     </para>
  357.       </step>
  358.       <step>
  359.     <para>
  360.       Hold down <keycap>Shift</keycap> and move the selection one
  361.       cell over and one cell down. Cells B1,B2,C1,C2 should now be
  362.       selected and the formula should show =sum(B1:C2
  363.     </para>
  364.       </step>
  365.       <step>
  366.     <para>
  367.       To finish the function, close the parenthesis. The cell should
  368.       now show =sum(B1:C2). Press enter and the formula is entered.
  369.     </para>
  370.       </step>
  371.     </procedure>
  372.  
  373.     <para>To select a range of cell, hold <keycap>Shift</keycap> and
  374.     move over the desired area.</para>
  375.  
  376.     <para>To stop entering a selection or to start over, press
  377.     <keycombo><keycap>Shift</keycap>
  378.     <keycap>Backspace</keycap></keycombo></para>
  379.  
  380.  
  381.     </sect3>
  382.  
  383.     <sect3 id="sect-data-entry-formulas-list">
  384.       <title>Entering formulas using the function list</title>
  385.  
  386.     <para>
  387.       
  388.     </para>
  389.  
  390.     </sect3>
  391.  
  392.  
  393.     <sect3 id="sect-data-entry-formulas-guru">
  394.       <title>Entering formulas using the formula guru</title>
  395.  
  396.      <para>
  397.       
  398.     </para>
  399.  
  400.    </sect3>
  401.  
  402.   </sect2>
  403.  
  404.  
  405.   <sect2 id="sect-data-entry-errors">
  406.     <title>Entering Errors</title>
  407.  
  408.     <para>
  409.       Errors are almost never entered directly into a spreadsheet but
  410.       usually arise from problems which
  411.       <application>Gnumeric</application> encounters during
  412.       calculations. A list of errors with their meanings is presented
  413.       in <xref linkend="sect-data-errors" />.
  414.     </para>
  415.  
  416.     <para>
  417.       In an unusual case where it is needed, an error can be entered
  418.       by hand like the entry of other elements. First the cell must be
  419.       selected, then the error must be entered (e.g. #DIV/0!) and
  420.       finally the <keysym>Enter</keysym> key must be pressed.
  421.     </para>
  422.  
  423.   </sect2>
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429. </sect1>
  430.  
  431.