home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Freelog 65 / Freelog065.iso / BAS / Bureautique / Gnumeric / gnumeric-1.3.92-rc1.exe / data-format.xml < prev    next >
Text File  |  2004-11-01  |  36KB  |  1,065 lines
  1. <sect1 id="sect-data-format">
  2.   <title>Formating Cells</title>
  3.  
  4.   <para>
  5.     Cell formats allow you to change the way cell data appears in the
  6.     spreadsheet. It is important to keep in mind that it only alters
  7.     the way the data is presented, and does not change the value of
  8.     the data.
  9.   </para>
  10.  
  11.   <para>
  12.     The formatting options allows for monetary units, scientific
  13.     options, dates, times, fractions,and more. Positive and negative
  14.     values can have different colors and formats for aiding in keeping
  15.     track of values. There are also a large variety of date and time
  16.     formats for virtually any time and date format one can think
  17.     of. Formatting also allows you to set font, background color, and
  18.     borders for selected cells.
  19.   </para>
  20.  
  21.   <para>
  22.     Finally, advanced formatting options allow you to lock some of the
  23.     cells so that their values cannot be changed, or restrict the
  24.     range of values that can be entered in the selected cells.
  25.   </para>
  26.  
  27.   <para>
  28.     To change the formatting of a cell or a selection, you can either
  29.     use the <guilabel>Format Cells</guilabel> dialog which holds all
  30.     of the formatting options or use specific formatting elements
  31.     available as buttons on the <guilabel>Format Toolbar</guilabel>.
  32.   </para>
  33.  
  34.  
  35.     <para>
  36.       This dialog, shown in <xref linkend="fig-number-format-dialog"
  37.       />, gives you access to all formatting options.
  38.     </para>
  39.  
  40.     <figure id="fig-number-format-dialog">
  41.       <title>Format Cells Dialog</title>
  42.       <screenshot>
  43.     <mediaobject>
  44.             <imageobject>
  45.               <imagedata fileref="figures/number-format-dialog.png" format="PNG" />
  46.             </imageobject>
  47.             <textobject>
  48.               <phrase>An image of the cell format dialog opened to the "Number" tab.
  49.               </phrase>
  50.             </textobject>
  51.            </mediaobject>
  52.       </screenshot>
  53.     </figure>
  54.  
  55.     <para>
  56.       To launch this dialog, select the cell or range of cells you want
  57.       to format (see <xref linkend="sect-data-selections" /> for details
  58.       on selecting cells) and then use one of the following methods:
  59.     </para>
  60.  
  61.     <itemizedlist>
  62.       <listitem>
  63.         <para>
  64.           Use keyboard shortcut <keycombo><keycap>Ctrl</keycap>
  65.         <keycap>1</keycap></keycombo> (this is number one, not
  66.           letter <keycap>l</keycap>). 
  67.     </para>
  68.       </listitem>
  69.       
  70.       <listitem>
  71.         <para>
  72.           Choose <menuchoice><guimenu>Format</guimenu>
  73.           <guimenuitem>Cells...</guimenuitem>
  74.       </menuchoice>
  75.           in the menubar.
  76.          </para>
  77.        </listitem>
  78.        
  79.        <listitem>
  80.          <para>
  81.            Click with the right mouse button on the cell grid area and
  82.            choose <guimenuitem>Format Cells...</guimenuitem> from the
  83.            context menu.
  84.          </para>
  85.        </listitem>
  86.     </itemizedlist>
  87.  
  88.     <para>
  89.       The <guilabel>Format Cells</guilabel> dialog contains tabs 
  90.       <guilabel>Number</guilabel>, <guilabel>Alignment</guilabel>,
  91.       <guilabel>Font</guilabel>, <guilabel>Border</guilabel>, 
  92.       <guilabel>Background</guilabel>,           
  93.       <guilabel>Protection</guilabel>, and  
  94.       <guilabel>Validation</guilabel>. These tabs are described in
  95.       detail in the subsequent sections.
  96.     </para>
  97.     <para>
  98.       To set one of formatting options, select the corresponding tab,
  99.       choose the options you need, and click
  100.       <guibutton>OK</guibutton>. This will apply the options you
  101.       selected (in all tabs) and close <guilabel>Format
  102.       Cells</guilabel> dialog. You can also click on
  103.       <guibutton>Apply</guibutton> to apply the and keep the dialog
  104.       open, or on <guibutton>Close</guibutton> to close the dialog
  105.       without applying changes.
  106.     </para>
  107.  
  108.     <para>
  109.         Some of the most commonly used formatting options, such as
  110.       font, background, and alignment, can also be accessed by using
  111.       the buttons in the <guilabel>Format Toolbar</guilabel>. This
  112.       toolbar is described in detail in <xref
  113.         linkend="fmt-toolbar" />, 
  114.     </para>
  115.  
  116. <!--       ******************************************* -->
  117. <sect2 id="number-formatting-overview">
  118.   <title>Number Formatting Tab</title>
  119.   <para>
  120.     This tab allows you to select the format for the cell's
  121.     contents. You can select one of the many preset formatting styles
  122.     which should be be more than adequate for the vast majority of cases. If none
  123.     of these meet the needs of the user, it is possible to create your own
  124.     formats. </para>
  125.   
  126.   <para>To use one of the preset formats, select the format category
  127.    (such as <guilabel>Number</guilabel> or <guilabel>Date</guilabel>) by
  128.     clicking on the corresponding radiobutton  in the left
  129.     side of the dialog. The right side of the dialog will show you how
  130.     the selected cell would look with this format and give more options
  131.     for the selected format. </para>
  132.    <para>
  133.     The following is a list of all available format categories:
  134.   </para>
  135.   <variablelist>
  136.     <!-- ************* -->
  137.     <varlistentry>
  138.       <term><guilabel>General</guilabel></term>
  139.       <listitem><para>    A swiss army knife of a format.  It will attempt
  140.       to display a value it the 'best' way possible.
  141.       The choice of format depends on the size of the cell
  142.       and <application>Gnumeric</application>
  143.       guess of what 'type' of value is 
  144.       being displayed (number, date, time ...).
  145.     </para></listitem>
  146.     </varlistentry>
  147.  <!-- ************* -->
  148.     <varlistentry>
  149.       <term><guilabel>Number</guilabel></term>
  150.       <listitem><para>Displays numbers with 0-30 digits after the decimal
  151.       place.  Negatives can be displayed normally, within
  152.       parentheses, or in  red color.  Optionally a delimiter
  153.       can be added every third order of magnitude (thousand,
  154.       million, ...). Both the decimal point and the
  155.       thousands separator have internationalization support.
  156.     </para></listitem>
  157.     </varlistentry>
  158.     <!-- ************* -->
  159.     <varlistentry>
  160.       <term><guilabel>Currency</guilabel></term>
  161.       <listitem><para>Similar to <guilabel>Number</guilabel>, with the addition of a
  162.       currency symbol.  Currently known symbols
  163.       include <literal>$</literal>,
  164.       <literal>¥</literal>,
  165.       <literal>£</literal>, 
  166.       <literal>¤</literal> 
  167.       and the three letter abbreviations of all major
  168.       currencies. By default, <application>Gnumeric</application>
  169.       will use currency symbol  and placement (before or after the
  170.       number) appropriate for your locale. 
  171.     </para></listitem>
  172.     </varlistentry>
  173.  <!-- ************* -->
  174.     <varlistentry>
  175.       <term><guilabel>Accounting</guilabel></term>
  176.       <listitem><para>A specialization of
  177.       <guilabel>Currency</guilabel> which pays more attention 
  178.       to the alignment of negative numbers.  It ensures that
  179.       a small amount of space is prepended to positive
  180.       numbers so that they align with negatives.
  181.       </para></listitem>
  182.     </varlistentry>
  183.  <!-- ************* -->
  184.     <varlistentry>
  185.       <term><guilabel>Date</guilabel></term>
  186.       <listitem><para>This category contains various formats for
  187.       presenting dates. By default,
  188.       <application>Gnumeric</application> will use date format
  189.       appropriate for your locale (country and language setting).  You
  190.       can also choose one of many 
  191.       possible date formats shown in the list in the right side of
  192.       the dialog. The following is an explanation of codes used in
  193.       these formats: 
  194.       <itemizedlist>
  195.         <listitem><para>
  196.         <guilabel>d</guilabel>: day of month (one or two
  197.         digits). Example: 9.
  198.           </para></listitem>
  199.         <listitem><para>
  200.         <guilabel>dd</guilabel>: day of month (two
  201.         digits). Example: 09.
  202.           </para></listitem>
  203.         <listitem><para>
  204.         <guilabel>ddd</guilabel>: day of week. Example: Wed. 
  205.           </para></listitem>
  206.         <listitem><para>
  207.         <guilabel>m</guilabel>: month (number, one or two
  208.         digits). Example: 3.
  209.           </para></listitem>
  210.         <listitem><para>
  211.         <guilabel>mm</guilabel>: month (number, two
  212.         digits). Example: 03. 
  213.          </para></listitem>
  214.         <listitem><para>
  215.         <guilabel>mmm</guilabel>: month (abbreviated
  216.         name). Example: Mar.
  217.           </para></listitem>
  218.         <listitem><para>
  219.         <guilabel>mmmm</guilabel>: month (full
  220.         name). Example: March.
  221.           </para></listitem>
  222.         <listitem><para>
  223.         <guilabel>mmmmm</guilabel>: month (first letter). Example: M.
  224.           </para></listitem>
  225.         <listitem><para>
  226.         <guilabel>yyyy</guilabel>: year (four digits).  Example: 1967.
  227.           </para></listitem>
  228.         <listitem><para>
  229.         <guilabel>yy</guilabel>: last two digits of year. Example: 67.
  230.          </para></listitem>
  231.       </itemizedlist>
  232.       Some date formats also include time using the codes
  233.       explained below. Examples of date formatting are shown in <xref
  234.         linkend="number-format-date-examples" />.  
  235.       </para></listitem>
  236.     </varlistentry>
  237.     <!-- ************* -->
  238.     <varlistentry>
  239.       <term><guilabel> Time</guilabel></term>
  240.       <listitem><para>    This category contains various formats for
  241.       presenting time of day. You can choose one of many
  242.       possible time formats shown in the list in the right side of
  243.       the dialog. The following is an explanation of codes used in
  244.       these formats: 
  245.       <itemizedlist>
  246.         <listitem><para>
  247.         <guilabel>h</guilabel>: hours.
  248.           </para></listitem>
  249.         <listitem><para>
  250.         <guilabel>mm</guilabel>: minutes.
  251.           </para></listitem>
  252.         <listitem><para>
  253.         <guilabel>ss</guilabel>: seconds.
  254.           </para></listitem>
  255.       </itemizedlist>
  256.       Sometimes it is necessary to display more than 24 hours, or
  257.       more that 60 minutes/seconds without the values incrementing
  258.       the display unit of the next larger measure (e.g., 25 hours
  259.       instead of 1 day + 1 hour).  To achieve this, use codes 
  260.       '[h]', '[mm]', and '[ss]'.  Examples of time formatting are shown in <xref
  261.         linkend="number-format-time-examples" />.
  262.     </para></listitem>
  263.     </varlistentry>
  264.  <!-- ************* -->
  265.     <varlistentry>
  266.       <term><guilabel>Percentage</guilabel></term>
  267.       <listitem><para>Multiplies a value by 100 and appends a percent.
  268.             Can be used with 0-30 digits after the decimal place.
  269.     </para></listitem>
  270.     </varlistentry>
  271.     <!-- ************* -->
  272.     <varlistentry>
  273.       <term><guilabel>Fractions</guilabel></term>
  274.       <listitem><para>Approximate the value with a rational number with either
  275.       a specific denominator or with a maximum number of digits
  276.       in the denominator.
  277.       </para></listitem>
  278.     </varlistentry>
  279.     <!-- ************* -->
  280.     <varlistentry>
  281.       <term><guilabel>Scientific</guilabel></term>
  282.       <listitem><para>Formats the value using scientific notation,
  283.       e.g. <literal>5.334 E 6</literal> for
  284.       <literal>5,334,000</literal>. Allows up to 30
  285.       digits after the decimal place.  No provision 
  286.       for controlling the exponent are provided at this time.
  287.       </para></listitem>
  288.     </varlistentry>
  289. <!-- ************* -->
  290.     <varlistentry>
  291.       <term><guilabel>Text</guilabel></term>
  292.       <listitem><para>Treats numeric values as text.  This will show a
  293.       number with as much precision as available and will
  294.       lose knowledge of whether it represented a date, or
  295.       time.
  296.     </para>
  297.     <tip> 
  298.       <title>TIP</title>
  299.       <para>If your workbook contains serial numbers, ID numbers or
  300.         other similar entries, choose
  301.         <guilabel>Text</guilabel> format for them. If you choose
  302.         <guilabel>General</guilabel> or <guilabel>Number</guilabel>
  303.         format, <application>Gnumeric</application> will remove leading
  304.         zeros, so that <literal>01124</literal> will be shown as
  305.         <literal>1124</literal>. </para>
  306.     </tip>
  307.       </listitem>
  308.     </varlistentry>
  309.     <!-- ************* -->
  310.     <varlistentry>
  311.       <term><guilabel>Custom</guilabel></term>
  312.       <listitem><para>
  313.       This category allows you to define your own
  314.       format. This is only recommended for advanced users as
  315.       it requires understanding of the codes internally used
  316.       by <application>Gnumeric</application> for describing
  317.       formats. To make it easier, this category provides a
  318.       list of codes for all predefined formats so you can
  319.       create our own format by modifying one of them rather
  320.       than starting from scratch. 
  321.     </para></listitem>
  322.     </varlistentry>
  323.    </variablelist>
  324.  
  325. <!-- ****************** Table: date examples ******************* -->
  326.   <table id="number-format-date-examples">
  327.     <title>Examples of Date Formats</title>
  328.     <tgroup cols="4" align="left" colsep="1" rowsep="1">
  329.       
  330.       
  331.       <colspec colname="Format1" />
  332.     <colspec colname="Format2" />
  333.       <colspec colname="Sample1" />
  334.         <colspec colname="Sample2" />
  335.           <spanspec spanname="Format" namest="Format1"
  336.             nameend="Format2" />
  337.         <spanspec spanname="Sample" namest="Sample1"
  338.               nameend="Sample2" />
  339.           <thead>
  340.             <row>
  341.               <entry spanname="Format">Format</entry>
  342.               <entry spanname="Sample">Sample</entry>
  343.             </row>
  344.           </thead>
  345.           <tbody>
  346.             <row>
  347.               <entry spanname="Format">General</entry>
  348.               <entry spanname="Sample">36068.755</entry>
  349.             </row>
  350.             
  351.             <row>
  352.               <entry>m/d/yy</entry>
  353.               <entry>d/m/yy</entry>
  354.               <entry>9/30/98</entry>
  355.               <entry>30/9/98</entry>
  356.             </row>
  357.             <row>
  358.               <entry>m/d/yyyy</entry>
  359.               <entry>d/m/yyyy</entry>
  360.               <entry>9/30/1998</entry>
  361.               <entry>30/9/1998</entry>
  362.             </row>
  363.             <row>
  364.               <entry>d-mmm-yy</entry>
  365.               <entry>mmm-d-yy</entry>
  366.               <entry>30-Sep-98</entry>
  367.               <entry>Sep-30-98</entry>
  368.             </row>
  369.             <row>
  370.               <entry>d-mmm-yyyy</entry>
  371.               <entry>mmm-d-yyyy</entry>
  372.               <entry>30-Sep-199</entry>
  373.               <entry>Sep-30-9198</entry>
  374.             </row>
  375.             <row> 
  376.               <entry>d-mmm</entry>
  377.               <entry>mmm-d</entry>
  378.               <entry>30-Sep</entry>
  379.               <entry>Sep-30</entry>
  380.             </row> 
  381.             <row>
  382.               <entry>d-mm</entry>
  383.               <entry>mm-d</entry>
  384.               <entry>30-09</entry>
  385.               <entry>09-30</entry>
  386.             </row>
  387.             <row>
  388.               <entry>mmm/d</entry>
  389.               <entry>d/mmm</entry>
  390.               <entry>Sep/30</entry>
  391.               <entry>30/Sep</entry>
  392.             </row>
  393.             <row> 
  394.               <entry>mm/d </entry>
  395.               <entry>d/mm</entry>
  396.               <entry>09/30</entry>
  397.               <entry>30/09</entry>
  398.             </row>
  399.             <row> 
  400.               <entry>mm/dd/yy</entry>
  401.               <entry>dd/mm/yy</entry>
  402.               <entry>09/30/98</entry>
  403.               <entry>30/09/98</entry>
  404.             </row>
  405.             <row>
  406.               <entry>mm/dd/yyyy</entry>
  407.               <entry>dd/mm/yyyy</entry>
  408.               <entry>09/30/1998</entry>
  409.               <entry>30/09/1998</entry>
  410.             </row>
  411.             <row>
  412.               <entry>mmm/dd/yy </entry>
  413.               <entry>dd/mmm/yy</entry>
  414.               <entry>Sep/30/98</entry>
  415.               <entry>30/Sep/98</entry>
  416.             </row>
  417.             <row> 
  418.               <entry>mmm/dd/yyyy</entry>
  419.               <entry>dd/mmm/yyyy</entry>
  420.               <entry>Sep/30/1998</entry>
  421.               <entry>30/Sep/1998</entry>
  422.             </row>
  423.             <row> 
  424.               <entry>mmm/ddd/yy</entry>
  425.               <entry>ddd/mmm/yy</entry>
  426.               <entry>Sep/Wed/98</entry>
  427.               <entry>Wed/Sep/98</entry>
  428.             </row>
  429.             <row> 
  430.               <entry>mmm/ddd/yyyy</entry>
  431.               <entry>ddd/mmm/yyyy</entry>
  432.               <entry>Sep/Wed/1998</entry>
  433.               <entry>Wed/Sep/1998</entry>
  434.             </row>
  435.             <row>
  436.               <entry>mm/ddd/yy</entry>
  437.               <entry>ddd/mm/yy</entry>
  438.               <entry>09/Wed/98</entry>
  439.               <entry>Wed/09/98</entry>
  440.             </row>
  441.             <row>
  442.               <entry>mm/ddd/yyyy</entry>
  443.               <entry>ddd/mm/yyyy</entry>
  444.               <entry>09/Wed/1998</entry>
  445.               <entry>Wed/09/1998</entry>
  446.             </row>
  447.             <row>
  448.               <entry spanname="Format">mmm-yy</entry>
  449.               <entry spanname="Sample">Sep-98</entry>
  450.             </row>
  451.             <row> 
  452.               <entry spanname="Format">mmm-yyyy</entry>
  453.               <entry spanname="Sample">Sep-1998</entry>
  454.             </row>
  455.             
  456.             <row> 
  457.               <entry  spanname="Format">mmmm-yy</entry>
  458.               <entry spanname="Sample">September-98</entry>
  459.             </row>
  460.             <row> 
  461.               <entry spanname="Format">mmmm-yyyy</entry>
  462.               <entry  spanname="Sample">September-1998 </entry>
  463.             </row>
  464.             <row> 
  465.               <entry>d/m/yy h:mm</entry>
  466.               <entry>m/d/yy h:mm</entry>
  467.               <entry>9/30/98 18:07</entry>
  468.               <entry>30/9/98 187:07</entry>
  469.             </row>
  470.             <row> 
  471.               <entry>d/m/yyyy h:mm</entry>
  472.               <entry>m/d/yyyy h:mm</entry>
  473.               <entry>9/30/1998 18:07</entry>
  474.               <entry>30/9/1998 187:07</entry>
  475.             </row>
  476.             <row>
  477.               <entry spanname="Format">yyyy/mm/d</entry>
  478.               <entry spanname="Sample">1998/09/30</entry>
  479.             </row>
  480.             <row>
  481.               <entry spanname="Format">yyyy/mmm/d</entry>
  482.               <entry spanname="Sample">1998/Sep/30</entry>
  483.             </row>
  484.             <row>
  485.               <entry spanname="Format">yyyy/mm/dd</entry>
  486.               <entry spanname="Sample">1998/09/30</entry>
  487.             </row>
  488.             <row>
  489.               <entry spanname="Format"> yyyy/mmm/dd</entry>
  490.               <entry spanname="Sample">1998/Sep/30</entry>
  491.             </row>
  492.             <row>
  493.               <entry spanname="Format">yyyy-mm-d</entry>
  494.               <entry spanname="Sample">1998-09-30</entry>
  495.             </row>
  496.             <row>
  497.               <entry spanname="Format">yyyy-mmm-d</entry>
  498.               <entry spanname="Sample">1998-Sep-3</entry>
  499.             </row>
  500.             <row>
  501.               <entry spanname="Format">yyyy-mm-dd</entry>
  502.               <entry spanname="Sample">1998-09-30</entry>
  503.             </row>
  504.             <row>
  505.               <entry spanname="Format">yyyy-mmm-d</entry>
  506.               <entry spanname="Sample">1998-Sep-30</entry>
  507.             </row>
  508.             <row>
  509.               <entry spanname="Format">yy</entry>
  510.               <entry spanname="Sample">98</entry>
  511.             </row>
  512.             <row>
  513.         <entry spanname="Format">yyyy</entry>
  514.         <entry spanname="Sample">1998</entry>
  515.       </row>
  516.          </tbody>
  517.     </tgroup>
  518.   </table>
  519.  
  520.  <!-- ****************** Table: date examples ******************* -->
  521.  <table id="number-format-time-examples">
  522.     <title>Examples of Time Formats</title>
  523.     <tgroup cols="2" align="left" colsep="1" rowsep="1">
  524.  
  525.       
  526.       <colspec colname="Format1" />
  527.     <colspec colname="Sample1" />
  528.       <thead>
  529.         <row>
  530.           <entry>Format</entry>
  531.           <entry>Sample</entry>
  532.         </row>
  533.       </thead>
  534.       <tbody>
  535.         <row>
  536.              <entry>General</entry>
  537.           <entry>36068.755</entry>
  538.         </row>
  539.         <row>
  540.           <entry>h:mm AM/PM</entry>
  541.     <entry>6:07 PM</entry>
  542.       </row>
  543.     <row>
  544.       <entry>h:mm:ss AM/PM</entry>
  545.       <entry>6:07:12 PM</entry>
  546.     </row>
  547.       <row>
  548.     <entry>h:mm</entry>
  549.     <entry>18:07</entry>
  550.       </row>
  551.       <row>
  552.     <entry> h:mm:ss</entry>
  553.     <entry>18:07:12</entry>
  554.       </row>
  555.       <row>
  556.     <entry>m/d/yy h:mm</entry>
  557.     <entry>9/30/98 18:07</entry>
  558.       </row>
  559.       <row>
  560.     <entry>d/m/yy h:mm</entry>
  561.     <entry>30/9/98 18:07</entry>
  562.       </row>
  563.       <row>
  564.     <entry> mm:ss</entry>
  565.     <entry>07:12</entry>
  566.       </row>
  567.       <row>
  568.     <entry>[h]:mm:ss</entry>
  569.     <entry>865650:07:12</entry>
  570.       </row>
  571.       <row>
  572.     <entry>[h]:mm</entry>
  573.     <entry>865650:07</entry>
  574.       </row>
  575.       <row>
  576.     <entry>[mm]:ss</entry>
  577.     <entry>51939007:12</entry>
  578.       </row>
  579.       <row>
  580.     <entry>[ss]</entry>
  581.     <entry>3116340432</entry>
  582.       </row>
  583.     </tbody>
  584.     </tgroup>
  585.   </table>          
  586. </sect2>
  587.  
  588. <!--       ******************************************* -->
  589. <sect2 id="alignmentandothertabs">
  590.   <title>Alignment, Font, Border, and Background Tabs</title>
  591.  
  592.   <sect3 id="alignment">
  593.     <title>Alignment Tab</title>
  594.     <para>
  595.       This tab allows you to set horizontal and vertical alignment
  596.       and justification options. 
  597.     </para>
  598.     
  599.     <figure id="number-format-justification-dialog">
  600.       <title>Alignment Tab</title>
  601.       <screenshot>
  602.     <mediaobject>
  603.             <imageobject>
  604.               <imagedata 
  605.               fileref="figures/number-format-justification-dialog-2.png"
  606.               format="PNG" />
  607.             </imageobject>
  608.             <textobject>
  609.               <phrase>An image of the cell format dialog opened to the
  610.               "Alignment" tab.</phrase>
  611.             </textobject>
  612.            </mediaobject>
  613.    </screenshot>
  614.     </figure>
  615.     
  616.     <variablelist>
  617.       <title>Horizontal justification options.</title>
  618.       <!-- ********** -->
  619.       <varlistentry>
  620.     <term><guibutton>General</guibutton></term>
  621.     <listitem>
  622.       <para>The standard default justification. Use 
  623.         right justification for numbers and formulas, and left
  624.         justification for  text strings.</para>
  625.     </listitem>
  626.       </varlistentry>
  627.       <!-- ********** -->
  628.       <varlistentry>
  629.     <term><guibutton>Left</guibutton></term>
  630.       <listitem>
  631.       <para>Left justify all cell contents.</para>
  632.     </listitem>
  633.       </varlistentry>
  634.        <!-- ********** -->
  635.       <varlistentry>
  636.     <term><guibutton>Center</guibutton></term>
  637.     <listitem>
  638.         <para>Center all cell contents.</para>
  639.     </listitem>
  640.       </varlistentry>
  641.       <!-- ********** -->
  642.       <varlistentry>
  643.     <term><guibutton>Right</guibutton></term>
  644.     <listitem>
  645.       <para>Right justify all cell contents.</para>
  646.     </listitem>
  647.       </varlistentry>
  648.       <!-- ********** -->
  649.       <varlistentry>
  650.     <term><guibutton>Fill</guibutton></term>
  651.     <listitem>
  652.       <para>Fill the cell with the contents. This will repeat
  653.         the cell's contents as necessary to fill the width of
  654.         the cell.</para>
  655.     </listitem>
  656.       </varlistentry>
  657.       <!-- ********** -->
  658.       <varlistentry>
  659.     <term><guibutton>Justify</guibutton></term>
  660.     <listitem>
  661.       <para>For text, wrap long lines of text and left
  662.         justify. For other formats, same as 
  663.         <guilabel>Left</guilabel>.  </para>
  664.     </listitem>
  665.       </varlistentry>
  666.       <varlistentry>
  667.     <term><guibutton>Center across selection</guibutton></term>
  668.       <listitem>
  669.       <para>
  670.         Centers the cell's contents so the middle of each line is
  671.         aligned with the middle of other lines.  This only works
  672.         with multiple cells.
  673.       </para>
  674.     </listitem>
  675.       </varlistentry>
  676.     </variablelist>
  677.     <para>
  678.       <guilabel>Left</guilabel> and <guilabel>Right</guilabel>
  679.       justification options also allow you to specify indent from left
  680.       (respectively, right) side of the cell. Indent is measured in
  681.       multiples of the current font size: for font size 10, indent 4
  682.       means 40 pts. 
  683.     </para>
  684.  
  685.     <variablelist>
  686.       <title>Vertical Justification Options</title>
  687.        <!-- ********** -->
  688.       <varlistentry>
  689.     <term><guibutton>Top</guibutton></term>
  690.     <listitem>
  691.         <para>Align the top of the cells contents with the top of
  692.         the cell.</para>
  693.       </listitem>
  694.       </varlistentry>
  695.       <!-- ********** -->
  696.       <varlistentry>
  697.     <term><guibutton>Center</guibutton></term>
  698.       <listitem>
  699.       <para>Center the cells contents vertically. Equally space
  700.         between the top and bottom.</para>
  701.       </listitem>
  702.     </varlistentry>
  703.       <!-- ********** -->
  704.     <varlistentry>
  705.     <term><guibutton>Bottom</guibutton></term>
  706.     <listitem>
  707.       <para>Align the contents of the cell with the bottom of
  708.         the cell.</para>
  709.     </listitem>
  710.       </varlistentry>
  711.       <!-- ********** -->
  712.       <varlistentry>
  713.     <term><guibutton>Justify</guibutton></term>
  714.     <listitem><para>For text, wrap long lines and spread lines
  715.         of text evenly to fill the cell. For other formats (or if
  716.         the text contains no long lines), same as
  717.         <guilabel>Bottom</guilabel> justification.</para>
  718.     </listitem>
  719.       </varlistentry>
  720.     </variablelist>
  721.   </sect3> <!-- ****** alignment tab ******** -->
  722.  
  723.  <!-- ************************************** -->
  724.   <sect3 id="font">
  725.     <title>Font Tab</title>
  726.     <para>This tab allows you to change the font used for cells
  727.       content. 
  728.       <figure id="number-format-font-dialog">
  729.     <title>The Font Tab</title>
  730.     <screenshot>
  731.       <mediaobject>
  732.             <imageobject>
  733.               <imagedata fileref="figures/number-format-font-dialog.png"
  734.               format="PNG" />
  735.             </imageobject>
  736.             <textobject>
  737.               <phrase>An image of the cell format dialog opened to the
  738.               "Font" tab.</phrase>
  739.             </textobject>
  740.            </mediaobject>
  741.     </screenshot>
  742.       </figure>
  743.       To change cells font, select font family (such as
  744.       <guilabel>Times</guilabel>, <guilabel>Helvetica</guilabel>,
  745.       etc), style (<guilabel>Normal</guilabel>,
  746.       <guilabel>Bold</guilabel>, ...) and size in points.  You can
  747.       also select font color and special effects such as underlining
  748.       or strikethrough. 
  749.     </para>
  750.     <para>
  751.       <application>Gnumeric</application> allows you to use any of the
  752.       fonts known to GNOME printing system,
  753.       <application>gnome-print</application>. The same fonts are used
  754.       for screen display and for printing, assuring that the printed
  755.       document will look identical to the one you see on
  756.       screen. Advanced users can refer to documentation for
  757.       <application>gnome-print</application> package to find out more about
  758.       adding fonts and font management in GNOME. 
  759.     </para>
  760.     <tip>
  761.       <title>TIP</title> 
  762.       <para>
  763.     A quicker way to change the selected cells' font is to use
  764.     <link linkend="fmt-toolbar">Format Toolbar</link>.
  765.       </para>
  766.     </tip>
  767.   </sect3>
  768.  <!-- ************************************** -->
  769.   <sect3 id="border">
  770.     <title>Border Tab</title>
  771.     <para>
  772.       This tab allows you to choose the border for the selected
  773.       cells. You can select one of many border styles (none, single
  774.       line, double line,...) and colors. You can also have different
  775.       borders on different sides of the cell. 
  776.     <figure id="number-format-border-dialog">
  777.       <title>Border Tab</title>
  778.       <screenshot>
  779.     <mediaobject>
  780.             <imageobject>
  781.               <imagedata fileref="figures/number-format-border-dialog.png"
  782.               format="PNG" />
  783.             </imageobject>
  784.             <textobject>
  785.               <phrase>An image of the cell format dialog open to the
  786.               "Border" tab.</phrase>
  787.             </textobject>
  788.            </mediaobject>
  789.       </screenshot>
  790.     </figure>
  791.       To choose a border for a cell or a selection, select border
  792.       style and color in the right side of the tab and click on the
  793.       buttons corresponding to the sides of the cells in the left side
  794.       of the tab. In addition to the buttons for left, right, top, and
  795.       bottom sides, you also have buttons for drawing diagonal and
  796.       reverse diagonal of the cell. (Strictly speaking, these cannot
  797.       be called borders, but it is natural to put them in this tab.)
  798.       The lowest row of buttons contains buttons
  799.       <guibutton>None</guibutton> and
  800.       <guibutton>Outline</guibutton>. Clicking on 
  801.       <guibutton>None</guibutton> removes all borders from the cell;
  802.       clicking on <guibutton>Outline</guibutton> puts border on all
  803.       sides of the cell or selection. 
  804.     </para>
  805.     <para>
  806.       Please note that for a selection of cells, the buttons will put
  807.       borders on one of the sides of selection, not of individual
  808.       cells. For example, clicking on <guibutton>Bottom</guibutton>
  809.       button will put the border along the bottom of the selection, so
  810.       only the cells in the bottom row will be affected. In addition
  811.       for selections you have three more buttons in the bottom row:
  812.       <guibutton>Inside vertical</guibutton>,
  813.       <guibutton>Inside</guibutton>, and <guibutton>Inside
  814.       horizontal</guibutton>. <guibutton>Inside vertical</guibutton>
  815.       puts borders on all inside vertical borders in the selection;
  816.       <guibutton>Inside horizontal</guibutton> puts borders on all
  817.       inside horizontal borders in the selection, and
  818.       <guibutton>Inside</guibutton> puts borders on all inside
  819.       borders in the selection, both vertical and horizontal.
  820.     </para>
  821.     <para>
  822.       To remove an existing border from one of the sides of a cell or
  823.       selection, click on the corresponding button again. 
  824.     </para>
  825.   </sect3>
  826.  <!-- ************************************** -->
  827.   <sect3 id="background">
  828.     <title>Background Tab</title>
  829.     <para>
  830.       This tab allows you to change the background of selected
  831.       cells. You can choose solid color or patterned background. A
  832.       preview of the selected background will be shown in the right
  833.       part of the tab. 
  834.     </para>
  835.   
  836.     <figure id="number-format-color-dialog">
  837.       <title>Background Tab</title>
  838.       <screenshot>
  839.     <mediaobject>
  840.             <imageobject>
  841.               <imagedata fileref="figures/number-format-color-dialog.png"
  842.               format="PNG" />
  843.             </imageobject>
  844.             <textobject>
  845.               <phrase>An image of the cell format dialog open to the
  846.               "Background" tab.</phrase>
  847.             </textobject>
  848.            </mediaobject>
  849.       </screenshot>
  850.     </figure>
  851.     <para>
  852.       To select a solid color background, select the color from
  853.       <guilabel>Background Color</guilabel> drop-down box. You can use
  854.       of the standard colors or define your own color by clicking on
  855.       <guibutton>Custom Color</guibutton> button.  
  856.     </para>
  857.     <para>
  858.       To select a patterned background, choose the background color in
  859.       <guilabel>Background Color</guilabel> section. After this,
  860.       choose the pattern color and type in
  861.       <guilabel>Pattern</guilabel> section. Please note that the
  862.       pattern type buttons use  black pattern on white background,
  863.       regardless of the colors you have chosen. 
  864.     </para>
  865.     <para>
  866.       To remove pattern, choose <guilabel>Solid</guilabel> pattern
  867.       type (top left button, looking like a white square). 
  868.     </para>
  869.   </sect3>
  870.  
  871.  
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876. </sect2>
  877.  
  878.  
  879. <!--       ******************************************* -->
  880. <sect2 id="sect-data-format-protectionandvalidation">
  881.   <title>Protection and Validation Tabs</title>
  882.   <para>
  883.     These two tabs are used to control user's access to cells and
  884.     restrict values of data allowed in a cell. Unlike other
  885.     formatting options, these two tabs have no effect on a cells
  886.     appearance. These options are mostly used for writing templates
  887.     and forms to be filled by others. 
  888.   </para>
  889.  
  890.   <sect3 id="protection">
  891.     <title>Protection Tab</title>
  892.     <para>
  893.  
  894.     <figure id="format-protection">
  895.       <title>Protection Tab</title>
  896.       <screenshot>
  897.     <mediaobject>
  898.             <imageobject>
  899.               <imagedata fileref="figures/number-format-protection.png" 
  900.                   format="PNG" />
  901.             </imageobject>
  902.             <textobject>
  903.               <phrase>An image of the cell format dialog open to the
  904.               "Protection" tab.</phrase>
  905.             </textobject>
  906.            </mediaobject>
  907.       </screenshot>
  908.     </figure>
  909.  
  910.       This tab allows you to see and
  911.       change cell protection in imported Excel
  912.       workbooks. Cell protection has no effect in
  913.       <application>Gnumeric</application>: you can edit cells whether
  914.       or not they are marked as protected. However,
  915.       <application>Gnumeric</application> keeps the protection setting
  916.       of imported Excel workbooks. If you later save your workbook in
  917.       Excel format, <application>Gnumeric</application> will save the
  918.       protection information too. For more information about cell
  919.       protection in <application>Excel</application>, please refer to
  920.       <application>Excel</application> documentation. 
  921.     </para>
  922.  
  923.  </sect3>
  924.  
  925.   <sect3 id="sect-data-format-validation">
  926.     <title>Validation Tab</title>
  927.     <para>This tab allows you to set restrictions on allowed values of
  928.       data in the cells. If you (or someone else) attempts to enter a
  929.       data that does not meet the set criteria, a warning (or an error
  930.       message, depending on the options set in this tab) will be shown. 
  931.     </para>
  932.  
  933.     <figure id="fig-format-dialog-validation-tab">
  934.       <title>Validation Tab</title>
  935.       <screenshot>
  936.     <mediaobject>
  937.             <imageobject>
  938.               <imagedata fileref="figures/number-format-validation.png" 
  939.                   format="PNG" />
  940.             </imageobject>
  941.             <textobject>
  942.               <phrase>An image of the cell format dialog open to the
  943.               "Validation" tab.</phrase>
  944.             </textobject>
  945.            </mediaobject>
  946.       </screenshot>
  947.     </figure>
  948.  
  949.     <para>
  950.       This tab consists of two part. The first part,
  951.       <guilabel>Criteria</guilabel> is used to set the criteria for
  952.       the cell values. The second part, <guilabel>Error
  953.       Alert</guilabel>, is used to choose  the action when data
  954.       entered does not meet the criteria. 
  955.     </para>
  956.     <para>
  957.       To set the criteria for cell values, follow these steps:
  958.     </para>
  959.       <procedure>
  960.     <step>
  961.       <para>
  962.         Choose the type of data contained in the cells, using the
  963.         <guilabel>Allow</guilabel> drop-down list. 
  964.       </para>
  965.     </step>
  966.     <step>
  967.       <para>
  968.         Choose a condition that must be satisfied by the cells
  969.         value, using <guilabel>Condition</guilabel> drop-down
  970.         list. In these conditions, <literal>val</literal> stands
  971.         for the cells value (for text, <literal>val</literal>
  972.         stands for the length of text string) and
  973.         <literal>min</literal>, <literal>max</literal>, and
  974.         <literal>bound</literal> are constants that you need to
  975.         specify. 
  976.       </para>
  977.     </step>
  978.     <step>
  979.       <para>
  980.         Enter the values of constants used in condition. For
  981.         example, if you chose condition
  982.         <literal><![CDATA[ min<=val<=max ]]></literal>, you need to enter values
  983.         of constants <literal>min</literal> and
  984.         <literal>max</literal>.
  985.       </para>
  986.     </step>
  987.       </procedure>
  988.  
  989.     <para>
  990.       After specifying the criteria, you need to specify how
  991.       <application>Gnumeric</application> should respond to incorrect
  992.       cell value. You can choose one of four possible actions from
  993.       <guilabel>Action</guilabel> drop-down list:
  994.       <variablelist>
  995.          <!-- ********* -->  
  996.     <varlistentry>
  997.       <term><guilabel>None</guilabel></term>
  998.       <listitem><para>
  999.           Accept invalid value without any warning. Equivalent to
  1000.           having no validation. 
  1001.            </para></listitem>
  1002.         </varlistentry>
  1003.          <!-- ********* -->  
  1004.     <varlistentry>
  1005.       <term><guilabel>Stop</guilabel></term>
  1006.       <listitem><para>
  1007.           Do not accept the invalid value. Show the user an error
  1008.           message which you need to specify (see below). 
  1009.         </para></listitem>
  1010.         </varlistentry>
  1011.          <!-- ********* -->  
  1012.     <varlistentry>
  1013.       <term><guilabel>Warning</guilabel></term>
  1014.       <listitem><para>
  1015.           Show the user a warning dialog, giving him a choice
  1016.           whether to accept or reject the invalid value. You need
  1017.           to specify the message to use in the warning dialog (see
  1018.           below). 
  1019.            </para></listitem>
  1020.         </varlistentry>
  1021.         <!-- ********* -->  
  1022.     <varlistentry>
  1023.       <term><guilabel>Information</guilabel></term>
  1024.       <listitem><para>
  1025.           Accept invalid values but show the user a warning
  1026.           dialog. You need to specify the the message to use in
  1027.           the warning dialog (see below).  
  1028.         </para></listitem>
  1029.         </varlistentry>
  1030.       </variablelist> 
  1031.     </para>
  1032.     <para>
  1033.       If you choose one of the options <guilabel>Stop</guilabel>,
  1034.       <guilabel>Warning</guilabel>, or
  1035.       <guilabel>Information</guilabel>, you must enter the message
  1036.       that will be show to the user in the error or warning
  1037.       dialog. Otherwise, the dialog will be empty so it will be
  1038.       completely useless. You need to enter the title (which will be
  1039.       used as the window title for the dialog window) and the message
  1040.       itself. For example, the values shown in <xref
  1041.       linkend="sect-data-format-validation" /> will
  1042.       produce the dialog shown in <xref
  1043.       linkend="fig-format-validation-warning" />. 
  1044.     </para> 
  1045.  
  1046.     <figure id="fig-format-validation-warning">
  1047.       <title>Warning dialog in response to invalid input</title>
  1048.       <screenshot>
  1049.     <mediaobject>
  1050.             <imageobject>
  1051.               <imagedata fileref="figures/number-format-validation-warning.png" 
  1052.                   format="PNG" />
  1053.             </imageobject>
  1054.             <textobject>
  1055.               <phrase>An image of the validation error notification
  1056.               box.</phrase>
  1057.             </textobject>
  1058.            </mediaobject>
  1059.       </screenshot>
  1060.     </figure>
  1061.     
  1062.   </sect3>
  1063. </sect2>
  1064. </sect1>
  1065.